Nombre de la materia: Sistemas de Información en la Empresa

MATERIA: Sistemas de Información en la Empresa

SEMANA: 3
Temas:
Los sistemas de información en la actualidad:
• Sistemas Transaccionales (TPS)
• Sistemas de Gestión del Conocimiento (KWS) y Sistemas de
Automatización de Oficinas (OAS)
• Sistemas de Información Gerencial (MIS)
• Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS)

Preguntas:
1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos o
componentes interrelacionados que recaban (insumos / entradas),
manipulan (proceso), almacenan y distribuyen (producto / servicio /
salida) datos e información y proporciona una reacción correctiva
(mecanismo de retroalimentación) si no se ha logrado cumplir un
objetivo (ver la imagen). El mecanismo de retroalimentación es el
componente que ayuda a las organizaciones a cumplir sus objetivos, tales
como incrementar sus ganancias o mejorar sus servicios al cliente.
En los sistemas de información, la retroalimentación es la información
proveniente del sistema que se utiliza para realizar cambios en las
actividades de entrada y de procesamiento. Por ejemplo, los errores o
problemas podrían imponer la necesidad de corregir los datos de entrada
o realizar cambios en un proceso.
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Ejemplos:

- En sistema de información puede ser manual o computarizado.

Por ejemplo, algunos analistas de inversiones dibujan
manualmente gráficas y líneas de tendencias con el fin de
ayudarse en la toma de decisiones de inversiones. Mediante el
registro de datos acerca de los precios de las acciones (entrada)
de los últimos meses o años, dichos analistas desarrollan
patrones sobre papel graficado (procesamiento) que les ayudan
a determinar cuáles van a ser los precios de las acciones en los
próximos días o semanas (salida). Algunos inversionistas han
hecho millones de dólares mediante los sistemas de información
manuales para el análisis del mercado accionario. Desde luego,
en la actualidad una gran cantidad de sistemas de información
computarizados siguen los índices de los mercados bursátiles y
sugieren cuándo deben comprarse o venderse grandes bloques
(llamados programas de comercio) con el fin de aprovechar las
discrepancias del mercado.

2. ¿Los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) son

sistemas del tipo TPS?

Desde la década de 1950, las computadoras se han utilizado para realizar

operaciones de negocios comunes. Un gran número de estos sistemas
tradicionales se diseñó para reducir costos mediante la automatización de
las transacciones comerciales rutinarias y que implicaban mucha mano de
obra. Una transacción es cualquier intercambio relacionado con el negocio,
como ventas a los clientes o pagos a los proveedores o a los empleados.
Por lo tanto, el procesamiento de las transacciones de negocios representó
la primera aplicación de computadora que se desarrolló en muchas
compañías. Un sistema de procesamiento de transacciones (TPS, por sus
siglas en inglés: Transaction Processing System) es un conjunto
organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y
dispositivos que se utilizan para registrar operaciones de negocios
terminadas.

Los beneficios que proporciona un TPS eficiente son tangibles y justifican

sus costos asociados en lo que respecta a equipo de cómputo, programas,
personal especializado y suministros, pues puede acelerar las actividades
comerciales y reducir los costos administrativos. A pesar de que los TPS
de contabilidad y finanzas antiguos tenían gran valor, pronto las empresas
se dieron cuenta de que podían utilizar los datos almacenados en dichos
sistemas para ayudar a los funcionarios a tomar mejores decisiones, ya
sea en la administración de recursos humanos, marketing o en la
administración en general. Satisfacer las necesidades de los
administradores y de las personas que toman decisiones es hoy en día un
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factor esencial en el desarrollo de los sistemas de información. Aquí

algunas de sus principales características:

– Suelen dirigirse especialmente al área de ventas, finanzas, marketing,

administración y recursos humanos.
– Suelen ser los primeros sistemas de información que se implementan
en una organización.
– Sus cálculos y procesos suelen ser simples.
– Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos.
– Los beneficios de este tipo de sistemas en una organización son
rápidamente visibles.
– Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volúmenes
de datos, pero no para analizar los mismos.

El sistema para la planeación de recursos empresariales (ERP, por sus

siglas en inglés: Enterprise Resource Planning) es un conjunto de
programas integrados que administran las operaciones vitales de los
negocios, incluso de toda una organización global con presencia en
muchos países. Estos sistemas pueden reemplazar muchas aplicaciones
con un conjunto de programas unificados, lo que lo hace más eficientes y
fáciles de utilizar. A pesar de que el alcance de un sistema ERP puede
variar de una compañía a otra, la mayoría proporciona software integrado
para dar soporte a la manufactura y a las finanzas. La mayoría de los
sistemas ERP también cuentan con un subsistema de adquisiciones que
genera una orden de compra de los artículos que se necesitan. Además
de estos procesos asociados con el negocio principal, algunos sistemas
ERP pueden contar con funciones tales como servicio al cliente, recursos
humanos, ventas y distribución. Entre los beneficios principales de la
implementación de este tipo de sistema se destacan la fácil adopción de
los procesos de trabajo mejorados y un mejor acceso a datos confiables
para la toma de decisiones.

Ejemplos:

- Uno de los primeros sistemas de negocio que se computarizó fue el

sistema de nómina. Las entradas principales del TPS de nómina son
el número de horas que el empleado trabajó en la semana y la tarifa
salarial. La salida principal consiste en el pago y este puede ser
mediante cheque, o una lista para el depósito electrónico en la
cuenta de cada empleado.
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- Dentro de otras aplicaciones rutinarias encontramos los pedidos de

venta, la administración del cobro a clientes, las relaciones con éste
y el control de inventarios.
- Algunas fábricas de automóviles, por ejemplo, utilizan sus TPS para
comprar miles de millones de pesos en refacciones que necesitan
durante todo el año mediante el uso de internet.
- En el ambiente de los ERP´s se prepara un pronóstico que calcula la
demanda del cliente durante un determinado periodo. Luego el
sistema comprueba la disponibilidad de productos en el inventario de
mercancías terminadas para poder cumplir con la demanda
proyectada. El departamento de manufactura, por ende, debe
producir suficiente inventario para evitar la falta de cualquier
producto. Para diseñar la programación de la producción, el sistema
ERP verifica los inventarios de materia prima y materiales para el
empacado y determina qué es necesario ordenar para cumplir con
ella.

Como se observa en los ejemplos los ERP´s procesan

operaciones del negocio como su función principal, lo cual
comprueba que encajan como TPS.

Podemos decir que los sistemas aquí ilustrados manejan y

procesan un gran número de intercambios de información
comercial diariamente, por lo tanto, todos se clasifican como
TPS.

Es importante realizar una precisión para los ERP´s, si bien en

principio son TPS, también la mayoría de estos sistemas incluye
funciones que apoyan a la gerencia media e incluso a la alta
dirección.

3. ¿Qué son los Sistemas de Gestión del Conocimiento (KWS) y

Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS)?
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Sistemas de Gestión del
Conocimiento (KWS)
Propósito: Hacer visible el
conocimiento y mostrar a las
personas el rol del conocimiento en
la organización usando herramientas
como:
– Mapas de conocimiento,
– Páginas amarillas e
– Hipertextos.
En las organizaciones se distinguen
dos tipos de conocimiento:
– El conocimiento explícito de la
empresa que se encuentra en las trabajadores de datos en la
bases de datos y en todos los
documentos impresos o
electrónicos.
– El conocimiento intangible está
conformado por el conocimiento, administrativos, oficinistas,
la experiencia y las competencias contables, operadores,
de todo el personal.
Es importante destacar como este
tipo de sistemas son los que más se
relacionan con lo que se ha dado en
llamar los trabajadores del
conocimiento, en donde podríamos
encontrar a análistas y técnicos
especializados, entre otros.
Ejemplos de este tipo de sistema:
– El software para las mesas de
ayuda que entre sus funciones
incluyen el registro de
conocimiento para alimentar
bases de datos con casos
resueltos y estar en posibilidad
de consultar previamente para
encontrar más rapidamente las
soluciones aplicadas a casos
anteriores.
– Otro ejemplo son los
denominados CAD (Computer
Sistemas de Automatización
de Oficinas (OAS)
Los OAS consisten en
aplicaciones destinadas a
apoyar al trabajo diario de la
gestión administrativa y
operativa de una organización.
Los sistemas típicos de
automatización de oficinas
manejan y controlan
documentos, programan
actividades y comunican.
Diseñado para aumentar la
productividad de los
oficina apoyando las actividades
de coordinación y comunicación
de la oficina típica.
Entre los principales usuarios,
encontramos a:
asistentes, capturistas, etc.
Forman parte de este tipo de
software las aplicaciones de:
– Los procesadores de textos,
– Las hojas de cálculo,
– Los editores de
presentaciones,
– Los clientes de correo
electrónico,
– Sistemas de gestión
documental
– Sistemas de imágenes de
documentos
– Los gestores de agenda y
calendario y
– Muchos, muchos más.
Al conjunto de estas
aplicaciones, se le conoce con el
nombre de suite ofimática.
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Sistemas de Gestión del Sistemas de Automatización

Conocimiento (KWS) de Oficinas (OAS)
Aided Design), esto es software
para el diseño, formado por un
amplio rango de herramientas
computacionales que asisten a
ingenieros, arquitectos y en
general profesionales del diseño
en sus respectivas actividades.

Estos sistemas se soportan de las bases de datos corporativas, utilizan y

complementan la información generada por los TPS, así como otros datos
no estructurados. su función es apoyar a los trabajadores del
conocimiento y a la empresa a integrar nuevos conocimientos para el
negocio y para que la organización controle el flujo de la documentación.
Tanto los KWS como los OAS satisfacen las necesidades de información
en el nivel de conocimientos de la organización. En general, los
trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados
universitarios.
Estos sistemas, constituyen las aplicaciones de mayor crecimiento
en la actualidad en los negocios.
4. ¿Qué diferencias existen entre los Sistemas de Información
Gerencial (MIS) y los Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS)?
Sistemas de Información Gerencial (MIS). Sistema de información en
el nivel de administración de una organización que sirve a las funciones
de supervisión, control y toma de decisiones, proporcionando informes
rutinarios resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes
acerca de las operaciones básicas de la compañía, proporcionan
información para la toma de decisiones, crean valor para el negocio
monitorizando los procesos críticos, procurando evitar errores.
Los MIS sirven a los administradores interesados en resultados
semanales, mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas
estructuradas que se conocen con antelación. Estos sistemas son poco
flexibles y tienen una capacidad analítica reducida.
Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS). Sistema de información en el
nivel de administración de una organización que combina datos y modelos
analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la
toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Proporcionan
herramientas de visualización y análisis para ayudar y mejorar la toma de
decisiones; contribuyen al valor del negocio con decisiones basadas en
datos para descubrir nuevas oportunidades de negocio.
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Usan datos procedentes de los TPS y de los MIS (orientación interna); así
como datos procedentes del entorno (cotizaciones de acciones, precios de
productos de competidores, etc.), aunque estos en menor grado.
Este tipo de SI ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y rápida
respuesta. Dan soporte a decisiones y problemas cuyas soluciones no se
pueden especificar de antemano.
Utilizan sofisticadas técnicas estadísticas y modelos matemáticos para el
análisis de datos.
Son desarrollados expresamente para realizar el análisis de las diferentes
variables de negocio y servir de apoyo en el proceso de toma de
decisiones.
Algunas de las principales características de cada uno de ellos son:
Sistemas de Información Sistemas de Apoyo a la
Gerencial (MIS) Decisión (DSS)
– Los MIS apoyan decisiones – Suelen introducirse después
estructuradas en los niveles de de haber implantado los TPS
control operativo y más relevantes de la
administrativo, pero también empresa, ya que estos
son útiles para las actividades últimos constituyen su
de planificación de los plataforma de información,
administradores de nivel medio. incluso después de los MIS.
– Los MIS generalmente están – La información que generan
orientados hacia los informes de sirve de apoyo a los mandos
supervisión y el control; están intermedios y a la alta
diseñados para informar acerca administración en el proceso
de las operaciones existentes y, de toma de decisiones.
por tanto, para coadyuvar al – Suelen ser intensivos en
control cotidiano de las cálculos y escasos en
operaciones. entradas y salidas de
– Los MIS se apoyan en datos y información
flujos de datos que ya existen – No suelen ahorrar mano de
en la organización, digamos, obra. Debido a lo que, la
datos de los TPS. justificación económica para
– Los MIS tienen poca capacidad el desarrollo de estos
analítica. sistemas es difícil, pues no se
– Los MIS generalmente ayudan a conocen los ingresos del
tomar decisiones empleando proyecto de inversión.
datos del pasado y el presente. – Suelen ser interactivos y
– Los MIS son relativamente amigables, con altos
inflexibles. estándares de diseño gráfico
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Sistemas de Información Sistemas de Apoyo a la

Gerencial (MIS) Decisión (DSS)
– Los MIS tienen una orientación y visual, ya que están
interna, más que externa. dirigidos al usuario final.
– Apoyan la toma de decisiones
que por naturaleza son
repetitivas y de decisiones no
estructuradas que no suelen
repetirse

Por último algunas de las ventajas que ofrecen los DSS a una organización
son:
– Sistemas interactivos con resultados aplicables a los procesos de
negocios.
– Eliminación de intermediarios en el proceso de adquisición de
información.
– Reportes personalizados, a la medida del gerente o ejecutivo.
– Disminución del lead time en el proceso de adquisición de datos.
– Información expuesta en términos de negocios.
– Análisis de alternativas de acción en entornos controlados.
– Visualización gráfica de los indicadores claves para los distintos
procesos de la empresa.
– Facilita el proceso de toma de decisiones y por ende la productividad
de la organización.
– Dependiendo del sistema específico de soporte que la empresa u
organización desee implementar, se obtendrán beneficios palpables
en cuanto a tiempos optimizados, disminución de costos y beneficios
obtenidos en aquellos procesos de negocios a los que se aplique.

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Referencias:
• Sistemas de información en la empresa (2011). Recuperado de
http://www.kybele.etsii.urjc.es/docencia/SI/2012-2013/Material/%5BSI-2010-11%5DTema3_SI.pdf
• Sistemas de información en la empresa (Universidad Católica Bolivariana, n.d). Recuperado de
http://es.scribd.com/doc/111506597/Taxonomia-de-Sistemas
Stair, Ralph M., George W. Reynolds (2010). Principios de sistemas de información: un enfoque
administrativo, 9a. ed. Cengage Learning.