Sistema de Información (SI)

Es un conjunto de componentes interrelacionados que trabajan juntos para recopilar,

procesar, almacenar y difundir información para apoyar la toma de decisiones. Además
apoyan la coordinación, control, análisis y visualización de una organización.
La primera cuestión que tenemos que pensar con relación a ese asunto es que un
sistema de información no está restricto a un hardware o software. Este es un concepto
bastante común y que asusta algunas personas, pero que necesita ser desmitificado, ya
que estos sistemas son de alcance mucho mayor.
El objetivo de los sistemas de información es entender y analizar cómo ocurre el impacto
de la adopción de las tecnologías de información en los procesos de decisión gerenciales
y administrativos de las empresas. Por eso, como ya afirmamos, su elemento principal es
la información, ya que es esto lo que guiará las tomas de decisiones. ¿Pero de dónde
surge esta información?
Básicamente, de la interacción que ocurre entre procedimientos, personas y tecnologías,
que trabajan en conjunto con los sistemas de información para alcanzar las metas
definidas por la empresa.
En este sentido, necesitamos destacar que el sistema el dividido en subsistemas. Uno de
ellos es social (incluyendo personas, informaciones, procesos y documentos) y el otro,
automatizado (compuesto por máquinas, redes de comunicación y ordenadores). Eso
demuestra que realmente las personas son fundamentales para esta herramienta.
Características de este sistema
Relevancia
El sistema debe generar informaciones relevantes y necesarias a la empresa, que deben
ser generadas a tiempo y ser confiables. Así, esas informaciones tienen un costo cercano
al estimado por la organización y atienden a los requisitos de gestión y operación de la
empresa.
Integración
Hay que tener una integración entre el sistema de información y la estructura de la
empresa. De esta manera, es más fácil coordinar los departamentos, sectores, divisiones
y otros tipos de unidades de organización. Además, este proceso de integración facilita y
agiliza la toma de decisiones.
Flujo independiente
Esa característica es bastante diferenciada, porque, al mismo tiempo en que hay un flujo
de procesamiento de datos, que ocurre de manera interna y externa, también hay un flujo
independiente de los sistemas de información.
Está integrado a los subsistemas existentes y, por eso, actúa de manera más rápida y con
menos costos.
Control
No es obligatorio, pero los sistemas de información pueden contener herramientas de
control interno, cuya finalidad es asegurar que las informaciones generadas son
confiables y actuar de manera a proteger los datos controlados.
Directrices
Sirven para garantizar que los objetivos de la empresa serán atingidos de manera
objetiva, eficiente y directa.
Tipos de sistemas de información

ERP

 Los sistemas Enterprise Resource Planning (o Planeamiento de Recursos de la

Empresa) son softwares que integran diferentes procesos y datos de la empresa,
reuniéndolos en un solo lugar.
 De esta manera, los datos de todos los departamentos de la organización son
integrados y almacenados.
 Los datos brindados por los softwares ERP ayudan a traer más agilidad a los
procesos y permiten cumplir la producción por demanda, también llamada de just
in time.
 El objetivo es reducir los stocks hasta eliminarlos, evitando los costos de
almacenamiento.
 Un ejemplo de funcionamiento de software ERP es en el momento de la venta de
una mercancía.
CRM

 Los softwares Customer Relationship Management (o Gestión de Relación con el

Cliente) automatizan todas las funciones relativas al contacto con los clientes,
permitiendo que las organizaciones recolecten y almacenen los datos de contacto,
las preferencias de los clientes, el histórico de compras de ellos, entre otros.
 Así, la empresa puede contactar los clientes para estrategias específicas, con el
objetivo principal de atender a las necesidades de los consumidores de manera
anticipada.
SCM

 Ya los sistemas Supply Chain Management (o Administración de la Cadena de

Suministro) integran los diferentes procesos relativos a los proveedores de
servicios, productos e informaciones.
 La finalidad es crear valor para el consumidor, satisfaciéndolo cuando él adquiere
un producto o servicio.
 Así, ese tipo de software integra los datos relativos a fabricantes, proveedores y
puntos de venta, garantizando que los productos sean entregues en las cantidades
necesarias y en el plazo correcto, evitando la falta de mercancía o el exceso de
stock.
  Así, se alcanza un buen nivel de servicio al mismo tiempo que los gastos son
reducidos.

 Es importante resaltar que este software es compuesto por los sistemas de gestión
de suministros y componentes, de la cadena de suministros, de la estructura de
producto, del rastreo de origen y uso y de control de la cadena de suministros.

 De esta manera, se consigue hacer desde la previsión de ventas, inventario y

clasificación de productos hasta reducir el costo de manipulación y creación de
piezas.

SIG

 Los Sistemas de Información Gerenciales son dirigidos hacia el apoyo a la toma

de decisiones y actúan en los niveles estratégico, operacional y táctico.
 Las informaciones pueden ser reportadas por medio de gráficos, hojas de cálculo
o, los habituales informes.

En el caso de los informes, ellos pueden ser categorizados en 4 tipos, como verás ahora.
Informes programados
Son una de las formas más tradicionales para la visualización de informaciones. Como el
propio nombre afirma, ellos son programados, o sea, son generados de acuerdo a una
programación.
Algunos ejemplos de informes programados son los de ventas por día y por semana y las
demostraciones financieras mensuales, por ejemplo.
Informes de excepción
Son generados en situaciones excepcionales con la finalidad de obtener informaciones
específicas.
Por ejemplo, un informe enfocado en la lista de deudas por cobrar o uno que presente a
los clientes que sobrepasan el límite de crédito ofertado.
Informes y respuestas por solicitación
Presentan las informaciones de acuerdo con la solicitación del emprendedor. Por eso, no
informan datos específicos, pero sí una visión general para que el gestor pueda analizar
los datos rápidamente y encontrar soluciones inmediatas.
Informes en pilas
Las informaciones son puestas en pilas en el área de trabajo en red del gestor o
emprendedor. Así, él puede acceder al informe siempre que quiera o necesite.
¿Cómo el sistema de información ayuda el funcionamiento de la empresa?
Como vimos, los sistemas de información tienen diferentes niveles y funcionalidades. Por
eso, es evidente que estos softwares ayudan a la empresa a funcionar de manera más
adecuada.
Por medio de la adopción de estos sistemas, el gestor consigue reunir una serie de
informaciones importantes, que pueden impactar tanto en el servicio al cliente como en
los procesos internos.
Además, la obtención de estos datos permite que el gestor o el emprendedor analice los
datos y pueda interpretarlos.

Datos
Es un término que se refiere a hechos, eventos, transacciones, etc., que han sido
registrados. Es la entrada sin procesar de la cual se produce la información. Información
se refiere a los datos que han sido procesados y comunicados de tal manera que pueden
ser entendidos e interpretados por el receptor.
Procesamiento de datos
El concepto de procesamiento de datos se entiende como la técnica consistente en la
recolección de los datos de entrada, que son valorados y organizados, para conseguir
información útil y, además, luego son analizados por el usuario que lo requiera, para
poder tomar decisiones o llevar a cabo acciones convenientes en base a dichos datos.
El procesamiento de datos trata de un subconjunto del 'procesamiento de la información',
el cambio (procesamiento) de la información de cualquier manera detectable por un
observador. El procesamiento de textos es un subconjunto del procesamiento de datos
porque los textos no son más que una forma especial de datos.
6 etapas del procesamiento y análisis de datos ciclos
¿Qué es el ciclo de tratamiento de datos?

El ciclo de tratamiento de datos son las etapas que atraviesan los datos desde su
recogida inicial hasta su uso y eliminación finales. Fomenta varias etapas de
procesamiento de datos para transformar los datos desorganizados en información
significativa. Las distintas etapas del tratamiento de datos son las siguientes:

 Recogida de datos
 Introducción de datos
 Tratamiento de datos
 Almacenamiento de datos
 Análisis de datos
 Visualización de datos
 Interpretación de los datos
  Toma de decisiones
 Informes
 Comentarios

Recogida de datos: La recopilación de datos es la fase inicial, en la que los datos no

estructurados se obtienen de distintas fuentes, como transacciones, encuestas,
interacciones en redes sociales y muchas otras fuentes. Los datos recopilados deben
tener una precisión y una calidad que puedan propagarse a lo largo de todo el ciclo de
procesamiento.
Introducción de datos: Una vez recogidos los datos, la información se introduce en el
sistema para su posterior tratamiento que puede ser manual u otros métodos alternativos,
que sin duda dependen de las fuentes y el volumen de datos.
Procesamiento de datos: los datos brutos se limpian y transforman en información útil, lo
que incluye identificar y rectificar errores, datos duplicados y valores que faltan. La
transformación de datos implica convertirlos a un formato estructurado, agregarlos o
resumirlos, y realizar cálculos para prepararlos para una evaluación posterior.
Almacenamiento de datos: Los datos procesados se almacenan en los sistemas,
almacenes de datos u otros sistemas de almacenamiento, garantizando su fácil
recuperación e integridad. La elección de la tecnología y la arquitectura de
almacenamiento dependen de elementos como el volumen, la frecuencia de acceso y los
requisitos específicos.
Análisis de datos: El análisis de datos incluye diferentes tecnologías estadísticas o
informáticas para explorar los datos y desvelar patrones y tendencias. El análisis de datos
puede incluir datos resumidos y análisis de previsiones empresariales futuras.
Visualización de datos: Tras el análisis, los datos se presentan a menudo de forma
visual mediante cuadros, gráficos y paneles de control, lo que hace que los datos
complicados sean más comprensibles y permite a las partes interesadas captar fácilmente
las conclusiones clave.
Interpretación de los datos: Los expertos o gestores de datos interpretan los datos
analizados para extraer conclusiones y puntos de vista significativos y alcanzar los
objetivos que guíen la toma de decisiones adecuada.
Toma de decisiones: Utilizando los conocimientos obtenidos de la interpretación de los
datos, las partes interesadas toman decisiones adecuadas que ayudan en las
operaciones de la organización, procesando y realizando estrategias adecuadas que van
desde ajustes tácticos hasta iniciativas estratégicas.
Presentación de informes: El resultado obtenido de las interpretaciones de los datos, las
partes interesadas toman decisiones valiosas documentadas y comunicadas a través de
presentaciones, informes o cuadros de mando interactivos.
Retroalimentación: Las organizaciones utilizan los resultados de las decisiones y
acciones tomadas a partir de los datos procesados para evaluar su eficacia, lo que ayuda
a perfeccionar las estrategias, optimizar los procesos y mejorar las acciones posteriores.
Procesamiento de transacciones
Los sistemas del procesamiento de transacciones están compuestos de hardware del
equipo y software que hospedan una aplicación orientada a transacciones que realiza las
transacciones rutinarias necesarias para realizar el negocio. Los ejemplos incluyen
sistemas que administran entradas del pedido de ventas, reservas de la línea aérea,
nómina, registros del empleado, fabricación y envío.
Procesamiento de la información
Permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para
la toma de decisiones. Salida de información: es la capacidad del sistema para producir la
información procesada o sacar los datos de entrada al exterior.
El ciclo de vida del desarrollo de sistemas (SDLC, Systems Development Life Cycle)
Identificación de problemas, oportunidades y objetivos: en esta etapa se deberá
descubrir lo que la organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas
de información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas.
Determinación de los requerimientos de información: Esto se hace a partir de los
usuarios particularmente involucrados, para determinar los requerimientos de información
dentro de una organización pueden utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen:
muestreo, el estudio de los datos y formas usadas para la organización, la entrevista, los
cuestionarios; la observación de la conducta de quien tomó las decisiones.
Análisis de las necesidades del sistema: Se analizan las necesidades propias del
sistema. También se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que son
decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas de acción
podrán determinarse.
Diseño del sistema recomendado: Se usa la información recolectada con anterioridad y
se elabora el diseño lógico de sistemas de información, esta etapa también incluye el
diseño de los archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por
quien toma las decisiones en la organización.
Desarrollo y documentación del software: Dentro de las técnicas estructuradas para el
diseño y documentación del software se tienen: el método HIPO, los diagramas de flujo,
los diagramas Nassi-Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el pseudocódigo es aquí
donde se transmite al programador los requerimientos de programación.
Pruebas y mantenimiento del sistema: Todo sistema de información debe probarse
antes de ser utilizado, ya que el costo es menor si se detectan los problemas antes de
que entre en funcionamiento.
Implantación y evaluación del sistema: Esta es la última etapa del desarrollo del
sistema, esto incluye el adiestramiento que el usuario requerirá. Uno de los criterios
fundamentales que debe satisfacerse, es que el futuro usuario utilice el sistema
desarrollado.
Sistemas de apoyo a decisiones Kendall y Kendall
Una clase de más alto nivel en los sistemas de información, son los sistemas de apoyo a
decisiones (DSS). El DSS es similar al sistema de información gerencial tradicional en que
ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones
se aparta del sistema de información gerencial tradicional en que enfatiza el apoyo a la
toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del dominio
del tomador de decisiones.
7 pasos para tomar las mejores decisiones

 Identificar la decisión.
 Reunir la información pertinente.
 Identificar las alternativas.
 Analizar la evidencia.
 Elegir entre las alternativas.
 Actuar.
 Revisar tu decisión.
Clasificación de la toma de decisiones
La toma de decisiones puede ser individual o grupal. Las decisiones individuales se toman
por una persona, mientras que las decisiones grupales involucran a varias personas que
trabajan juntas para llegar a un consenso.
En primer lugar, la clasificación por nivel distingue tres tipos de decisiones que dependen
de la posición jerárquica del decisor. Estas decisiones son: estratégicas o de planificación,
tácticas o de pilotaje y operacionales o de regulación.
Decisiones programadas:
Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son repetitivas y se convierte en una
rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve y se presentan con cierta
regularidad ya que se tiene un método bien establecido de solución y por lo tanto ya se
conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por esta razón, también se las
llama decisiones estructuradas. La persona que toma este tipo de decisión no tiene la
necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se rige por la que se ha
seguido anteriormente.
Decisiones no programadas:
También denominadas no estructuradas, son decisiones que se toman ante problemas o
situaciones que se presentan con poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un
modelo o proceso específico de solución, por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo
producto al mercado”, en este tipo de decisiones es necesario seguir un modelo de toma
de decisión para generar una solución específica para este problema en concreto.