Fundamentos

de administración

Derechos de Autor Reservados. ENSEÑANZA E INVESTIGACIÓN SUPERIOR, A.C. (UNIVERSIDAD TECMILENIO®).

 Módulo 1.

Aspectos
generales de la
administración y la
planeación

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Tema 5. Eficacia y eficiencia en las
organizaciones

Seguramente has escuchado los términos eficacia y eficiencia. ¿Conoces la

diferencia entre uno y otro? ¿Por qué son importantes en las organizaciones?

Dichos términos no se pueden separar del concepto de administración, ya que

éste también va ligado al cuidado de los recursos y al logro de metas.

A continuación abordarás estos conceptos, los cuales son parte inherente a la

administración misma.

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5.1 Eficacia y eficiencia

Para Robbins y Coulter (2009), la administración consiste en coordinar las

actividades, con el fin de que se realicen de forma eficiente y eficaz, a través de
los individuos.

Eficiencia y eficacia en la administración

(Robbins y Coulter, 2014)

En ocasiones eficiencia y eficacia se utilizan como sinónimos, sin embargo, no lo

son. Koontz, Weihrich y Cannice (2012) hacen la siguiente distinción entre estos
dos términos:

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En ocasiones eficiencia y eficacia se utilizan como sinónimos, sin embargo, no lo
son. Koontz, Weihrich y Cannice (2012) hacen la siguiente distinción entre estos
dos términos:

Eficiencia

Significa maximizar los resultados con el mejor aprovechamiento de los recursos

disponibles. Es un término que proviene del área ingenieril de las empresas.
También se refiere a hacer más con menos. Una forma de saber si se está siendo
eficiente es comparar los recursos utilizados y los resultados. De manera que si
dos empresas hacen lo mismo, pero una de ellas emplea menos recursos, ésta
será la más eficiente de las dos.

Eficacia

Es la capacidad de conseguir el objetivo, es decir, si se logró el efecto esperado

tras una acción se está siendo eficaz o efectivo. El cumplir con lo deseado
implica satisfacer a los clientes, apegarse a las metas y hacer lo que se tiene que
hacer.

Para conocer sobre la eficacia y eficiencia en las organizaciones, revisa el

siguiente video:

Mauricio Tulesi. (2012, 18 de junio). 1- Eficacia y

Eficiencia Organizacional.mp4 [Archivo de video].
Recuperado
de https://www.youtube.com/watch?v=vmAxZKKLdmQ

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¿Se puede ser eficiente sin ser eficaz?
Desafortunadamente sí. Muchas empresas
realizan actividades rutinarias; sin embargo,
esta secuencia no es necesariamente lo
que se debe hacer para el logro de los
objetivos.

Por ejemplo, en un banco se procesaba

cada fin de mes un programa que extraía
datos de los clientes, con el fin de
determinar el cierre contable de un seguro
de accidentes personales. Esto se hizo
puntualmente durante cuatro años
consecutivos (eficiencia). No obstante,
hubo varios siniestros que tuvieron algunos
clientes con el seguro contratado, los
cuales tenían activa su cuenta (que era el
requisito primordial para cobrar el seguro),
pero que no estaban incluidos en el archivo
del cierre contable, por lo que no se tenía
contemplada la reserva para cubrir el
incidente. En otras palabras, el proceso fue
durante varios años eficiente, pero ineficaz.

Esto se corrigió al analizar detalladamente

el programa y descubrir que había un
renglón con un parámetro incorrecto. Su
modificación implicó el reproceso de toda
la información, es decir, se tuvo que correr
nuevamente el cierre contable ¡para 48
meses!

Por otra parte, también se puede ser eficaz

sin ser eficiente; esto ocurre cuando se
logran los objetivos, pero no se cuidan los
recursos. Por ejemplo, si en un restaurante
se logra tener contenta a la clientela, pero
se incurre en reprocesos o se desperdician
recursos (al volver a preparar algo que no
fue bien hecho la primera vez, o al no
calcular bien la compra de insumos, los
cuales se echan a perder).
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¿Cuáles son los beneficios de la eficiencia y la
eficacia organizacionales?
Una organización eficiente tendrá mayor probabilidad de trasladar a sus clientes
los ahorros realizados, de mejorar sus productos o de reportar a sus accionistas
mayores ganancias; mientras que una organización eficaz cumplirá sus objetivos y
tendrá satisfechos a sus clientes.

Estos conceptos son fuente importante de diferenciación de los productos y

servicios, lo cual hace que las empresas sean más competitivas. Un claro ejemplo
de ello es la empresa Walmart, que puede ofrecer precios bajos siempre, debido a
que cuenta con un eficiente sistema de distribución logística, además de cumplir
lo prometido a sus clientes en cuanto a niveles de servicio y calidad de sus
productos.

Por el contrario, una organización que no sea eficiente y eficaz estará destinada al
fracaso, al no poder mantener la preferencia de los clientes y, finalmente, al ver las
repercusiones de ello en la disminución de sus utilidades.

Es por ello que estos dos conceptos deben estar articulados desde la planeación
en las organizaciones. Todas las metas que tienen que ver con reducción de
desperdicios, aumentos de productividad, surgen del deseo de los
administradores de aumentar la eficiencia. Por otra parte, los planes de mediano y
largo plazo que se orientan hacia la satisfacción del cliente y hacer lo correcto,
derivan de la eficacia.

Hay que considerar también que para lograr ser eficientes y eficaces se requiere
de la cooperación de todos los miembros de la organización. De ello se hablará en
temas posteriores.

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5.2 Productividad

La productividad es un concepto asociado directamente con la buena

administración, es por esto que escucharás que una persona es productiva al
terminar una jornada (factor tiempo), cuando logró lo que se propuso para ese
lapso de tiempo (resultados satisfactorios). Tanto para Taylor en su planteamiento,
como para Drucker en tiempos recientes, el enfoque siempre ha sido lograr que
los trabajadores sean más productivos.

En un proceso de trabajo, ya sea de productos o servicios, la productividad es la

relación existente entre las salidas o resultado y entradas o insumos en un periodo
de tiempo determinado, con énfasis en la calidad de dichos resultados.

Una manera de expresar este concepto es mediante la siguiente fórmula:

Anteriormente, la productividad era un término utilizado generalmente para

referirse a niveles de trabajadores. En la actualidad un índice de productividad
está compuesto por varios elementos; por ejemplo, en las fábricas hay que
considerar mano de obra, materia prima, materiales, entre otros.

Existen incluso, factores motivacionales grupales en empresas grandes como los

bonos de productividad (dinero reflejado en la nómina), que otorgan a las áreas
de trabajo que integran la estructura medular considerando la productividad del
mes, del año o del semestre, según sea el caso.

Drucker (s.f., citado por Koontz, Weihrich y Cannice, 2012) enfatiza en el tema,
señalando que la mayor oportunidad para incrementar la productividad debe
encontrarse con seguridad en el conocimiento del trabajo mismo y, en especial,
en la administración.

En la actualidad, el uso de las tecnologías de la información permite elevar la

productividad, al agilizar las tareas que anteriormente se realizaban de forma
manual y al tener acceso a información en cuestión de segundos.

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Cierre
Ahora que ya sabes la diferencia entre eficacia y eficiencia y el significado de la
productividad, puedes tener una visión más completa de lo que la administración
representa. Coordinar las tareas de otros es complejo, pero lo es más cuando se
deben cuidar los recursos y el logro de metas.

A continuación conocerás las fases del proceso administrativo, con lo cual tendrás
más elementos para conformar tu entendimiento de la labor administrativa.

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Referencias bibliográficas

Ideas para crear empresa. (2014,

14 de mayo). Como mejorar mi
negocio -- Mejorar la productividad
en la empresa [Archivo de video].
Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v
=hB5-SltBZkc

Koontz, H., Weihrich, H. y Cannice,

M. (2012). Administración: Una
perspectiva global y
empresarial (14ª ed.). México:
McGraw Hill.

Mauricio Tulesi. (2012, 18 de

junio). 1- Eficacia y Eficiencia
Organizacional.mp4 [Archivo de
video]. Recuperado
de https://www.youtube.com/watch
?v=vmAxZKKLdmQ

Mauricio Tulesi. (2012, 18 de

junio). 2 - Eficacia y Eficiencia
CONCLUSIÓN.mp4 [Archivo de
video]. Recuperado de
https://www.youtube.com/watch?v
=iUEquO1BWXQ

Robbins, S. P. y Coulter, M.
(2009). Administración (10ª ed.).
México: Pearson.

Robbins, S. P. y Coulter, M.
(2014). Administración (12ª ed.).
México: Pearson

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