UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

CENTRO TUTORIAL SAN JUAN NEPOMUCENO

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

TUTOR: ELIZABETH DIAZ

CIPA: DANNA TROCHA DE LA HOZ

MAYERLIS CASTRO JULIO
NIVER HERAZO BARRIOS
KEYNER RODELO MERCADO
FRANCISCO DIAZ MERCADO
YULIANA BUELVAS SIERRA

30/01/2021
 Naturaleza del control
• ¿Qué es el control?

El control en el proceso administrativo es la etapa clave que permite a las organizaciones

poder mejorar y rectificar, sobre aquellos posibles errores que se hayan podido generar
en las distintas fases de trabajo. El control corresponde a la última de las etapas de las
que dispone el proceso administrativo, después de la planificación, la dirección y la
organización.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas
durante la fase de administración han sido las adecuadas

• ¿Cuál es el campo de acción del control?

Diferentes campos de acción del control:

 Área de producción
 Área comercial
 Área financiera
 Área recursos humanos

• ¿Cómo se desarrolla el proceso de control?

 Establecimiento de estándares. Se establecen los criterios de evaluación o

comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables:
De cantidad: establece el volumen de producción, cantidad de existencias,
materias primas, número de horas de trabajo.
De calidad: establece la calidad del producto, sus especificaciones.
De tiempo: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo
medio de elaboración de un producto.
De costos: establece los costos de producción, administración, costos de ventas.
 Evaluación del desempeño: Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.
 Comparación de desempeño con el estándar establecido: Compara el desempeño
de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para
verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño
esperado.
 Acción correctiva: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.
• ¿Qué son los estándares y para qué se establecen?

Los estándares son puntos seleccionados de todo un programa de planeación. Son tipos
de modelos y normas patrón o referencia. Esto sirve para que los administradores
reciban indicios sobre cómo van las cosas y tengan que vigilar cada paso en la ejecución
de los planes.

Los estándares son puntos de referencia respecto de los cuales se mide el desempeño
real o esperado.

En condiciones operativas simples un administrador podría ejercer el control mediante

una cuidadosa observación personal del trabajo que se realiza.

Para que sirven:

 Rendimiento de beneficios: son los beneficios obtenidos por la empresa.

 Posición en el mercado: estándares utilizados para determinar la aceptación de
algún producto en el mercado, y la efectividad de las técnicas mercadológicas.
 Productividad: este tipo de modelo debe establecerse no solo para el área de
producción, si no para todas las aéreas de la empresa.
 Calidad del producto: este estándar se establece para determinar la primacía en
cuanto la calidad del producto, en relación con la competencia.
 Desarrollo del personal: su objetivo es medir los programas de desarrollo de la
gerencia, y su efectividad.
 Evaluación de la actuación: establece las condiciones que deben existir para que
el trabajo, desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente,
los límites de productividad del personal de la empresa.

• ¿Qué efectos tiene el control sobre el factor humano?

Es una actividad relacionada a la buena práctica gerencial y que debe contar con el
patrocinio y participación directa del más elevado nivel jerárquico así como de sus
empleados y colaboradores de la organización

Es por lo tanto el factor humano crucial en la implementación de cualquier modelo de

riesgo o de gestión empresarial, ya que los controles en un gran porcentaje son
desarrollados y controlados por personas.

• Describa los diversos tipos de control.

 Controles enfocados en el proceso: se caracterizan por su grado de intervención

antes, durante y después del proceso productivo.
 Controles de fomento al avance o anteriores a la acción: ejemplos de este tipo de
control son los presupuestos, la calendarización de actividades y los programas
de trabajo.
  Controles directivos o concurrentes. Ejemplo de este tipo de control es la
supervisión directa.
 Controles por su magnitud o extensión. Se caracterizan por su alcance
organizacional; pueden estar destinados a controlar a los miembros, áreas o a la
organización en total.
 Miembros de la organización. Los administradores contemplan técnicas e
instrumentos que permitan controlar el comportamiento de los miembros de la
organización, y tienen que estar enfocados a sus objetivos individuales de trabajo.
 Subsistemas o áreas funcionales: cada área funcional deberá establecer sus
propios controles y a la vez cumplir con los que la dirección general les diseñe.
Ejemplos son los controles financieros, de producción y de ventas
 Controles por el grado de intervención humana: se caracteriza por el medio
preponderante a través del cual es llevado a cabo el control.
 Control cibernético: se auxilia de computadoras para llevar a cabo sus
mediciones.
 Controles por su horizonte temporal: destacan la periodicidad con la que son
aplicados en atención a su carácter operativo o estratégico a corto o largo plazo.

• ¿Qué debe hacer un administrador para lograr un control efectivo?

 Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: representa un plano

ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de
planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen
fechas límites específicas.
 Medir los resultados: en muchos sentidos este es el paso más fácil del proceso de
control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros
pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o
criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas,
los gerentes pueden suponer «que todo está bajo control».
 Tomar medidas correctivas: este paso es necesario si los resultados no cumplen
con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben
tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambio en una o
varias actividades de las operaciones de la organización. Por ejemplo; el dueño
director de una franquicia podría ver que necesita más empleados en el mostrador
para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por
McDonald’s.
 Retroalimentación: es básica en el proceso de control en la empresa, ya que a
través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema
administrativo al correr del tiempo.
 Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos
miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones.
• ¿Qué es el control hacia el futuro?

El control se orienta hacia el futuro y tiene como objetivo la prevención de problemas

antes de que sucedan. Se lleva a cabo antes del comienzo de las operaciones. Y diseña
políticas, procedimientos y reglas para asegurar que las actividades planificadas se
ejecutarán apropiadamente.

• ¿Qué son las técnicas de control?

Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso
de control. Algunas de estas técnicas son: los sistemas de información, gráficas-
diagramas, estudio de métodos. Métodos cuantitativos y el control interno.

• ¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula

para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos
monetarios. En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear
lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Un ejemplo son los viajes. Uno
se pone a planear, entre otras cosas, cuánto hay que gastar en pasajes o gasolina,
comidas y hospedaje. Y ya que has visto todo eso, entonces sabrás cuánto necesitas
ahorrar y, por lo tanto, cuándo te podrás ir.

• ¿Qué clases de presupuesto pueden existir en las organizaciones?

 Según el periodo de tiempo que abarcan, hablamos de presupuestos a corto o

largo plazo.
 Según el sector en el que se mueve la empresa, los presupuestos son públicos o
privados.
 Según el campo de aplicabilidad dentro de la empresa, se dividen los
presupuestos en dos grandes grupos, los financieros y los de operación.
 Según su flexibilidad, hay presupuestos variables y presupuestos fijos.
 Según la técnica que se use para evaluarlos, están los presupuestos estimados o
los presupuestos estándares.

• ¿Qué son los datos estadísticos y para qué sirven?

La importancia de los datos estadísticos se funda en el hecho de que sirven para evaluar
la tendencia futura de un fenómeno determinado. En efecto, luego de un análisis
concienzudo, los datos estadísticos pueden revelar en alguna medida que esperar a
futuro en algún área de la actividad humana.

• ¿En qué consiste el análisis de punto de equilibrio?

Un análisis del punto de equilibrio le indica cual es esa cantidad de ingresos que
necesitará para cubrir sus gastos antes de que pueda lograr una ganancia. Es un cálculo
 básico y fácil de hacer, lo único que necesita para llevarlo a cabo es saber cuáles son
sus gastos fijos y sus ingresos por ventas.

• ¿Qué son las razones financieras y para qué sirven?

Las razones financieras son indicadores utilizados en el mundo de las finanzas para
medir o cuantificar la realidad económica y financiera de una empresa o unidad
evaluada, y su capacidad para asumir las diferentes obligaciones a que se haga cargo
para poder desarrollar su objeto social.

Las razones financieras son las herramientas más comunes y generalizadas para
analizar la situación financiera de una empresa. Las razones son fáciles de entender y
fáciles de calcular. También se pueden utilizar para comparar diferentes empresas en
distintas industrias.

Dado que una razón es simplemente una comparación matemática basada en

proporciones, tanto empresas grandes como pequeñas pueden utilizar razones para
poder comparar su información financiera.

En cierto modo, las razones financieras no toman en consideración el tamaño de una

empresa o industria. Las proporciones son solo un cálculo en bruto de la posición
financiera y el rendimiento.

• ¿Cuál es la importancia de la auditoria operacional?

La Auditoría Operativa es importante porque es el instrumento de control posterior sobre

la administración en general. Tiene un significado más importante para el sector público
ya que normalmente el sector privado tiene un instrumento automático que determine su
eficiencia y efectividad.

• ¿Cuál es la importancia que tiene la información para el control?

La información es un factor muy importante porque esta ayuda a tomar las mejores
decisiones para la empresa, también es fundamental para tener un buen control dentro y
fuera de la empresa. La información confiable es crucial para el proceso de toma de
decisiones tanto operativas como estratégicas, siendo éstas más certeras cuando están
basadas en fuentes de información que ayudan a la empresa a reducir la incertidumbre y
el riesgo

AUTOEVALUACION POR SUB TEMAS

• Defina con sus propias palabras qué es el control y subraye los puntos básicos del
concepto.

El control es un mecanismo del proceso administrativo que fue creado para verificar si
se están cumpliendo todos los objetivos de la empresa, este busca controlar todos los
recursos de la empresa, que se cumplan con todas las normas y las reglas para
 cumplir con todo, es aquel que controla y evalúa todo el rendimiento de una empresa
a través de todas sus normas y reglas buscar tomar las mejores decisiones.

• Indique qué significa para usted la frase: “ El control no puede existir sin funciones
administrativas previas”

Para mi esta frase significa que para que puede existir un control dentro de una
empresa es muy importante que ella existan funciones que ayuden al cumplimiento
de objetivos y metas, buscando controlar coda actividad que se de en la empresa. De
lo contrario el control no puede existir sin funciones administrativas previas porque
será un total desastre en la empresa.

• ¿Cuáles son las bases para el proceso de control?

• Las bases del control son las actividades por las cual el control existe. Ellas
son:

• • Planear y organizar.

• • Hacer.

• • Evaluar.

• • Mejorar.

• ¿Qué indican los estándares de rentabilidad?

Los indicadores de rentabilidad son aquellos índices financieros que sirven para
medir la efectividad de la administración de la empresa, para controlar los costos y
gastos. Los indicadores más utilizados son: margen bruto, margen operacional,
margen neto y rendimiento de patrimonio.

 Margen bruto de utilidad: es la relación entre la utilidad bruta y las ventas

totales (ingresos operacionales) Es el porcentaje que queda de los ingresos
operacionales una vez se ha descontado el costo de venta.
 Margen operacional: es la relación entre la utilidad operacional y las ventas
totales. Mide el rendimiento de los activos operacionales de la empresa en el
desarrollo de su objeto social. Este indicador debe compararse con el costo
ponderado de capital a la hora de evaluar la verdadera rentabilidad de la
empresa.
 Margen neto de utilidad: es la relación entre la utilidad neta y las ventas
totales. Es la primera fuente de rentabilidad en los negocios y de ella depende
la rentabilidad sobre los activos y sobre el patrimonio.
 Rentabilidad sobre el patrimonio: evalúa la rentabilidad (antes o después de
impuestos) que tienen los propietarios de la empresa.
 • Frente a cada una de las siguientes afirmaciones escriba una “F” si considera que es
falsa y una “V” si es verdadera.

• Los controles deben ser objetivos para que estén más cerca de la realidad.
___v____

• Los estándares de productividad determinan en términos de cantidad más no de

horas o velocidad, lo que debe producir cada segmento de la empresa.__f____

• Señale con una X la alternativa que considere correcta:

• Un base para la labor de control es :

_ Medir de manera eficiente el rendimiento._______

_Crear un sistema de control con efecto estimulante.________

_Basar el control en un plan._____

_Ninguna es correcta.___x___

• Para evitar malestar entre el personal ante un sistema de control, el administrador

debe:

_ Implantar controles objetivos___x___

_ Eliminar todo el sistema de control._______

AUTOEVALUACION POR SUBTEMAS

 Indique qué es el precontrol.

Es una técnica de control de calidad que se usa para evaluar la capacidad,
comportamiento de un proceso de producción. Se trata de un método cuyo objeto es
supervisar el proceso teniendo en cuenta directamente las especificaciones del producto.

• Enumere por lo menos cuatro requisitos del sistema de control anticipante.

 Analizar cuidadosamente el sistema de planeación y control

 Desarrollar un modelo de sistema
 Procurar mantener actualizado el modelo (si las e identificadas siguen generando las
mismas s)
 Actuar (acción correctiva)

• Cuáles son los principales obstáculos para el éxito del control.

 Dar demasiada importancia al corto plazo

 Descuidar las circunstanciadas atenuadas
 Perspectivas inadecuadas
  La frustración causada por el control

• Señalando con una F o con una V indique si cada una de las siguientes afirmaciones son
falsas o verdaderas.

• El objeto de control durante el trabajo es asegurar en la marcha que los planes se

están desarrollando a cabalidad a fin de impedir errores. ____v___

• El control no necesariamente debe valer lo que cuesta ya que el concepto de

economía es relativo. ____f__

• Para no obstaculizar el éxito del control los administradores deben darle prioridad al
corto plazo. ____v__

• El administrador puede asegurar el éxito del control así no esté ajustado a las
necesidades. __f___

• Los procedimientos siempre desplazan a las políticas en la solución de problemas.

___f__

• Considerando, entre otras cosas, los procedimientos como planes, estos se pueden
tener bajo control. __v___

• ¿Cuáles son las técnicas de control más utilizadas?

Los administradores disponen de una serie de recursos para controlar las operaciones
de una empresa, entre las cuales tenemos:

Las técnicas presupuestarias

En éstas, los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos

cuantitativos, medibles, lo que facilita en gran manera la comparación de lo realizado con
relación a lo planificado. Ejemplos de este tipo de presupuestos son: los presupuestos de
ingresos, presupuestos de egresos, presupuestos de insumos y materiales, presupuesto
de mano de obra, etc.

Las técnicas no presupuestarias

Son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente en cualquier

empresa. Entre estas técnicas encontramos los datos estadísticos, reportes o análisis
especiales, observación directa, programas de auditoría, el punto de equilibrio, etc.

Técnicas modernas de control

Entre estas técnicas podemos encontrar la técnica de revisión y evaluación de

programas (PERT por sus siglas en inglés), gráfico de Gantt o cronograma de
actividades, costeo directo y la investigación de operaciones, entre otras
• ¿Qué significa estar en punto de equilibrio?

Se le conoce así a la situación en la cual, las ventas totales de una empresa igualan los
costos totales de la misma, es decir, situación en la que la empresa no gana ni pierde.
Este análisis permite a los administradores contar con datos precisos, relacionados al
total de costos fijos y variables más convenientes para la organización, para maximizar
las utilidades a través de las ventas planificadas.

El punto de equilibrio se establece a través de un gráfico que muestra la relación de los

beneficios con los diferentes volúmenes de ventas, en el que los ingresos cubren
exactamente los costos, y por tanto no hay ni beneficios ni pérdidas.

Para calcular el punto de equilibrio es necesario descomponer los costos en fijos y

variables. Los costos fijos permanecen constantes, cualquiera que sea el volumen de
producción. Los costos variables guardan relación directa con el nivel de producción. El
período para realizar el análisis del punto de equilibrio debe ser especificado,
recomendándose trabajar con datos de un año. Se puede determinar gráficamente y
algebráicamente basándose en datos de cualquier año.

Se presenta a manera de ilustración una gráfica con el punto de equilibrio.

Los costos totales se representan por la línea CT, que inicia de la intersección de CF.
Las ventas en la línea V desde el punto de origen o cero en la gráfica. El punto en que se
cruzan las líneas de CT y V representa el punto de equilibrio. La zona que resulta a la
derecha de este punto refleja el beneficio potencial y la que queda a la izquierda
demuestra las pérdidas potenciales

• ¿Qué información necesitan quienes toman decisiones de control operacional?

Un aspecto importante en la toma de decisiones es la información de la que dispone el

decisor. Las decisiones pueden tomarse en un contexto de certidumbre, incertidumbre o
riesgo. En el primer caso, que es el más inusual en las empresas, se conocen todos los
datos necesarios para tomar la decisión. En estado de incertidumbre los datos de las
alternativas son incompletos, por lo que la decisión se basa en supuestos. Finalmente,
existe riesgo si se conocen las probabilidades asociadas a un resultado satisfactorio para
cada alternativa. Dependiendo de la situación se pueden utilizar métodos cuantitativos de
ayuda a la toma de decisiones.

En la toma de cualquier decisión se necesita algún tipo de información, aunque sea muy
escasa. Con la obtención de información se elaboran, sintetizan y almacenan datos
sobre un determinado hecho. Esta información es útil antes de la toma de decisiones,
pero también enriquece la solución final si se incorpora paulatinamente durante todo el
proceso. Por supuesto, a más información, más garantía de éxito en la toma de
decisiones, pero hay que tener en cuenta la relación directa entre la información, su
coste y el tiempo de recopilación, resumen, etc. Actualmente existe tal cantidad de
 información sobre cualquier hecho que llega a sobrepasar la capacidad humana de
búsqueda y síntesis, por lo que son útiles las bases de datos u otros sistemas de
información computarizada La información es el principio y el fin del ciclo Información-
Decisión-Acción, Con información podemos tomar una decisión, que impulsa a la
implementación de una acción. Esta acción genera nueva información con la que se
retroalimenta el proceso y se vuelve a iniciar la necesidad de tomar nuevas decisiones.

• ¿Cómo se puede mejorar el funcionamiento de un SIA?

El Sistema de Información Administrativa, SIA, es una aplicación informática cuya

función básica es la de actuar como catálogo de información sobre tramitación
administrativa, incluyéndose procedimientos administrativos y servicios tanto dirigidos al
ciudadano como propios de las administraciones públicas.

En la actualidad muchas empresas enfocan sus esfuerzos en aumentar la eficiencia de

producción pero descuidan las áreas administrativas. Esto implica todo un reto: quitar el
miedo al cambio para implementar un proceso nuevo que al principio nos pueda parecer
más complejo. Debemos asumir y enfrentar los nuevos retos cada vez más exigentes,
con el propósito de mantenernos posicionados en el mercado, ante el ambiente tan
competitivo y cambiante.

En la medida que nosotros podamos identificar nuestros procesos administrativos y

empecemos a medirlos, podremos aplicar la mejora continua para:

 Automiza
 Estandarizar
 eliminar actividades que se traducirán en ahorros para la empresa

Y a su vez aprovechar el tiempo optimizado para generar conocimiento innovando y

adaptándonos a nuevos procesos.

• ¿Qué son los presupuestos de gasto de capital?

El presupuesto de capital es el proceso de planificación por el cual una empresa

determina y evalúa posibles gastos o inversiones que por su naturaleza son de gran
tamaño. Estos gastos e inversiones incluyen proyectos tales como la construcción de
una nueva planta o la inversión en un emprendimiento a largo plazo. Los gastos que
alargan la vida útil de un activo también pueden ser considerados gastos de capital. Por
ejemplo, la instalación de aire acondicionado en una instalación suma valor a la
propiedad por más de un año, y el gasto puede ser depreciado a efectos fiscales por más
de 39 años.

• ¿Qué es la razón de prueba ácida?

La prueba ácida, prueba de ácido o liquidez seca, es uno de los indicadores de liquidez
frecuentemente usados como indicador de la capacidad de la empresa para cancelar sus
 obligaciones corrientes, sin contar con la venta de sus existencias, es decir, básicamente
con los saldos de efectivo, sus cuentas por cobrar, sus inversiones temporales y algún
otro activo de fácil liquidación, sin tocar los inventarios. Es un indicador más riguroso que
la razón corriente. Para el caso de las empresas de servicios, donde los inventarios son
reducidos, los valores numéricos de la prueba ácida y de la razón corriente son
prácticamente iguales.

La prueba ácida (Pa) se determina por la expresión:

Rc = (Activo Corriente - Inventario) / Pasivo Corriente

• Señalando con una “F” o con una “V” indique si cada una de las siguientes afirmaciones
son falsas o verdaderas.

• Una técnica de control es una política que representa información de una

organización. __v__

• Los presupuestos son planes financieros que se utilizan para cubrir periodos no
específicos y en los cuales se indica la forma como los fondos serán obtenidos y
usados. __f_ ___

• El presupuesto de balance general pronostica el estado de los pasivos, activos y

cuentas de capital para momentos determinados del futuro. __v___

• El análisis de punto de equilibrio es útil en la planeación y el control porque pone de

relieve el concepto de marginalidad. __f__

• El valor del recurso humano se calcula sumando el costo de reemplazo y el valor de

la contribución de los individuos a la producción. _f___

Deseo para cada uno de Ustedes los mejores éxitos en el logro del objetivo propuesto al
iniciar este proceso de formación para el fortalecimiento personal y profesional.

Recuerden que la Exigencia trae la Excelencia.

Los quiero mucho, por eso mi insistencia en que sepan aprovechar el tiempo y las
oportunidades que tiene para salir adelante en la vida.

Un abrazo,

Ely