PROCEDIMIENTO PARA LA INSPECCION Y VERIFICACION DE PEDIDOS PR-COP-002

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1. PROCEDIMIENTO: INSPECCION Y VERIFICACION DE PEDIDOS

1.1 PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para la inspección y verificación de cada uno de los pedidos de bienes y suministros comprados para
venta y uso de la Empresa VITAL GESTION DE RIESGOS.

1.2. ALCANCE

El procedimiento para la inspección y verificación de pedidos, comprende desde el momento en que llegan los pedidos a la
Empresa, ya sea al almacén o directamente al área donde se requiere su utilización hasta el momento en que se aprueba su uso y
recibido de conformidad por parte de la Empresa.

1.3. REFERENCIA

 Constitución nacional del 1991

 Plan Único de Cuentas Universal de Inventarios

ACTIVIDAD RESPONSABLE FIRMA FECHA

ELABORACIÓN Coordinador operativo
REVISIÓN Coordinador Administrativo y Financiero
APROBACIÓN Gerente
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1.4. DEFINICIONES

Características críticas: Son aquellas características que afectan directamente la calidad del producto que se está recibiendo y por
consiguiente la calidad del servicio para el cual fue requerido como materia prima. Si el producto o pedido no cumple con el total de
estas características la Empresa no lo aceptara y hará la respectiva devolución.
Características No críticas: Son aquellas características que aunque son importantes no llegan afectar la calidad del servicio
cuando el producto es utilizado como materia prima. La aceptación o no, de un producto que no cumpla con estas características,
queda a consideración del responsable del proceso y/o Coordinador Operativo
Inspección: Consiste en verificar mediante una lista de chequeo los requisitos y condiciones de los productos.
Lote de Pedido: es un conjunto de productos, cuyo tamaño, tipo, características y fecha de producción son idénticos. De dicho lote
se tomará una muestra para decidir si los artículos del lote cumplen con los criterios de la inspección de aceptación.
Muestra: Es una parte o una porción de un producto que permite conocer la calidad del mismo.
Producto Aceptado: Es un producto que cumple con todas las especificaciones de calidad con las cuales fue solicitado y fabricado.
Producto en Cuarentena: Es un producto que es aislado o apartado durante un período, para evaluar su condición de calidad, para
posteriormente decidir su aceptación o rechazo.
Producto Rechazado: Es un producto que no cumple con las características ni la calidad requerida o establecida.
Recepción: Proceso mediante el cual se realiza una verificación de la orden de compra o pedido contra lo recibido físicamente y con
lo contenido en la remisión o factura.
Recepción Administrativa: Permite constatar si el producto o servicio y la factura o remisión cumple las especificaciones pactadas
con el proveedor, como son: condiciones de transporte, confrontación de la orden de compra con la factura, confrontar la mercancía
con la factura y confrontar traslado con físico.
Recepción Técnica: Nos permite constatar el grado de cumplimiento de las características y especificaciones técnicas del producto.
Como son: Características físicas y químicas; Condiciones de almacenamiento; Características Organolépticas;

1.5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Para la ejecución de este procedimiento se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. Cada vez que llegue un suministro debe recibirse en el área de recepción de materiales, en donde se hará la verificación
comparando la solicitud con la entrega física que hace el proveedor, de tal forma que permita determinar si cumple o no.

2. En todo caso el producto será analizado teniendo en cuenta la clasificación de condiciones críticas y no criticas establecidas
en este procedimiento, y será aceptado o no según el tipo de condición, sin embargo el proveedor será evaluado tal como lo
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estipula el Procedimiento PR-CAF-005 Evaluación y control de proveedores.

3. Cuando el producto presenta un incumplimiento a una condición crítica (de acuerdo a la ficha técnica), es decir, que afecte la
calidad del trabajo y por ende la calidad misma del servicio, se procederá a rechazar los materiales, insumos, equipos y
herramientas suministradas, y no se hará entrada de los mismos a almacén, para lo cual se hará la comunicación respectiva con el
proveedor.
4. Cuando la verificación arroje un resultado no crítico, el Coordinador Operativo debe llamar a quien solicitó el material, insumo,
equipo o herramienta, para que determine si puede ser recibido o no, para lo cual se dejará registro de la aprobación por parte del
Coordinador de proceso y el Coordinador Operativo
5. Si el producto es recibido debe realizarse el proceso administrativo de entrada a almacén ver procedimiento de Entradas de
Almacén PR-COP-003
6. Cuando el producto es recibido y requiere de la aplicación de pruebas físicas, químicas y/o microbiológicas, la Empresa tendrá un
periodo de 05 días hábiles para realizar dichas pruebas y emitir juicio de aceptación del pedido, para lo cual se trasladarán los
materiales al área de cuarentena y se debe colocar rótulo de Cuarentena mediante el formato F1-PR-COP-002
7. En caso que el resultado emitido por el o el Coordinador del Grupo sea negativo, se debe colocar el rótulo de rechazado F2-PR-
COP-002 y Se debe hacer la devolución justificando las causas de la misma al proveedor. La devolución se hará entregando el
pedido al proveedor y haciendo el proceso de descargue del inventario, mediante el formato Devoluciones de Entradas.
8. Cuando el material, insumo, equipo o herramienta llega directamente al área donde se lleva a cabo el proceso, será recibido por el
responsable del mismo, quien deberá informar al Coordinador Operativo todos los detalles de la inspección y resultado, mediante el
formato F4-PR-COP-002, para proceder a la asignación del número de control registrado en el libro El Coordinador Operativo, no
recibirá la documentación y el artículo, cuando se dictamine que un producto no cumple con alguna característica de calidad
establecida en sus especificaciones, y se debe levantar acción correctiva indicando al proveedor el motivo de esta. Al artículo se le
debe colocar un sello de color rojo “PRODUCTO RECHAZADO” F2-PR-COP-002 con el nombre del producto, fecha de ingreso, N.
de control, N. de lote y la firma del Almacenista general o responsable de proceso.
9. Se emitirá resultado de aprobación de un producto cuando cumpla con todas las especificaciones de calidad con las que fue
establecido en las fichas técnicas. Se debe colocar de un sello de color verde de "PRODUCTO ACEPTADO" F3-PR-COP-002, con
el nombre del producto, fecha de ingreso, N. de inspección y N. de lote la firma del Coordinador Operativo o responsable de proceso.
10. Si el producto requiere de análisis físicos, químicos y microbiológicos o tiempo o pruebas adicionales, para determinar la
calidad y aprobación del mismo. Se debe colocar de un sello de color amarillo "PRODUCTO EN CUARENTENA" F1-PR-COP-002
con el nombre del producto, fecha de ingreso, N. de inspección la firma del Almacenista general o responsable de proceso.
11. Si el resultado es favorable se ubicara en su respectivo lugar de Producto Aceptado. Si el producto no cumple con las
especificaciones se ubicara en el lugar de producto rechazado, mientras se realiza la respectiva devolución del mismo.
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1.5.1. MUESTREO DE PEDIDOS

Cuando el producto viene en presentación de unidades se realizara el muestreo con el 100% del total, el cual se hará tomando las
unidades para su inspección y verificación, se registrara en el formato Inspección de pedidos F4-PR-COP-002. Cuando el producto
viene al por mayor y supera en número de más de 50 unidades el Coordinador Operativo o el responsable de la inspección, deberá
tomar el 10% de cada presentación del producto, de tal forma que se inspeccione el 10% del total de los elementos del pedido.

Del 10% del total de productos inspeccionados, el 100% de las unidades deberá cumplir con las especificaciones técnicas y/o
legales solicitadas al proveedor. Cuando el porcentaje de productos que no cumplen con las especificaciones técnicas supera el
10%, el producto se rechazara, ubicándolo en el lugar destinado para tal fin y se iniciara el proceso de devolución de pedidos.

El Coordinador Operativo o responsable del proceso, revisara el producto de la muestra tomada considerando las especificaciones
requeridas en la ficha técnica del producto. El técnico de almacén, clasificara las unidades defectuosas bajo tres categorías: críticas,
mayores ó menores, y el proceso de inspección se suspenderá en el momento de localizar un defecto crítico, ó en el momento en
que se iguale o supere alguno de los números de rechazo establecidos.

 Características criticas de un producto

 Dimensiones
 Peso
 Material
 Cumplimiento de norma técnica y/o legal
 Composición física ( inspección visual)

 Características mayores

 Cantidad
 Marca
 Color
 Presentación

 Características menores
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 Precio
 Forma de pago
 Tiempo de entrega

1.5.2. INSPECCIÓN DEL PEDIDO SEGÚN EL LUGAR DE RECEPCIÓN

Los pedidos que llegan a VITAL GESTION DE RIESGOS., generalmente entran a través de la sede principal ubicada en la Calle 33
sur # 91 c 25 Barrio riveras de occidente en la ciudad de Bogotá.

Para efectos de verificación e inspección de pedidos, se establece que los productos que llegan directamente al Almacén, serán
inspeccionados por el Coordinador Operativo. Si el producto llega a otro frente de trabajo de la Empresa, será el Coordinador del
Grupo el encargado de realizar la inspección y verificación o en su efecto una persona idónea para tal proceso y debe dejar registro
en el formato de inspección F4-PR-COP-002, informar del resultado al Responsable del almacén como se describe en el numeral 2
de este procedimiento Inspección y Verificación de Pedidos.

Para cualquiera de los dos casos los responsables del proceso de inspección y verificación de pedidos se harán de acuerdo a la
siguiente tabla para comparar el producto con las especificaciones requeridas.

Variable a medir Instrumento de medición Método Responsable

Longitud Cinta métrica Comparación con el patrón de
medida
Diámetro Pie de rey Comparación con el patrón de Coordinador Operativo
medida
Peso Balanza Comparación con el patrón de
medida
Color Inspección visual Comparación con el patrón de
medida
Homogenización Inspección visual Comparación con el patrón de Coordinador Operativo
medida
Apariencia Inspección visual Inspección visual
Especificaciones técnicas y/o Inspección visual o ensayos Comparación con orden de
legal particulares. pedido.
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1.6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES

El proceso de inspección y
verificación se realiza cada vez
INICIO que llega un pedido a la
Empresa, ya sea al almacén o
directamente al área de trabajo
El Coordinador Operativo o
responsable de proceso recibe F5-PR-COP-002
Recibir pedido y El Coordinador
el pedido y hace la inspección y Ficha técnica del
hacer inspección Operativo o
verificación según las producto
y verificación responsable de
especificaciones estipuladas en Formato orden de
proceso
la ficha técnica del producto y suministro
en la orden de suministro
El Coordinador Operativo
¿El inspecciona cada uno de los
suministro suministros comparando el
No cumple las Si
especificaciones producto con las F4-PR-COP-002
El Coordinador
acordadas? especificaciones acordadas en Formato inspección
Operativo
la orden de suministro, la de pedidos
01 información será registrada en
el formato F4-PR-COP-002
Inspección de pedidos
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El Coordinador Operativo
El Coordinador
basado en los resultados de la F4-PR-COP-002
Rechazar el Operativo Almacén
inspección hace la devolución El Coordinador Formato inspección
pedido deberá explicar el
del suministro y establece con el Operativo de pedidos
motivo por el cual se
proveedor los términos para la
devuelve el pedido
6 nueva entrega
El Coordinador Operativo
7 realiza el proceso de entrada a
almacén tal como se especifica Formato entrada a
Realizar la entrada del El Coordinador
en el procedimiento para la almacén
suministro al almacén Operativo
recepción y entrada de bienes y
suministros al almacén PR-
CAF-007
El Coordinador Operativo según
la ficha técnica del producto,
¿Es promueve la realización de las
F5-PR-COP-002
necesario pruebas para aprobar su uso El Coordinador
Si hacer pruebas No por parte de la Empresa. Si no Operativo Ficha técnica del
de laboratorio? producto
es necesaria la aplicación de
pruebas, el proceso concluye en
FIN
este paso.

Si el pedido ha sido rechazado

7
El Coordinador Operativo
El Coordinador Devolución de
elabora y registra el suceso en
Registrar movimiento Operativo entradas
el formato Devolución de
en Almacén entradas

El Coordinador Operativo
Enviar reporte a El Coordinador Formato entradas a
presenta a contabilidad, el
contabilidad Operativo almacén
formato entradas a almacén
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Archivar documentos El Coordinador Operativo

y soportes archiva documentos y soportes El Coordinador
en la carpeta de almacén Operativo

FIN

1.7. HISTORIAL DE REVISIONES

# DE VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

001 Aprobación del documento

1.8. DOCUMENTOS SOPORTE

F5-PR-COP-002 Ficha Técnica del Producto

F4-PR-COP-002 Formato inspección de pedidos
F3-PR-COP-002 Formato Producto Aceptado
F1-PR-COP-002 Formato Producto Cuarentena
F2-PR-COP-002 Formato Producto Rechazado

1.9. REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO: El procedimiento es entregado a:

Coordinador SGC
Coordinador Operativo