COMPRAS

     
Descripci�n General
Objetivo: Describir el sistema que permita asegurar que los productos
comprados cumplen todos los requisitos y especificaciones t�cnicas
aplicables.
Alcance: Aplica a los productos comprados (Materias primas criticas, m.p.c.)
que a criterio del Director T�cnico tengan una incidencia directa en
la calidad de los productos fabricados.

Requerimientos
Glosario: Administraci�n de la Calidad
Aspecto de la funci�n general de la gesti�n que determina y aplica
la Pol�tica de la Calidad.
Aseguramiento de la Calidad
Conjunto de acciones planificadas y sistem�ticas que son
necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un
producto satisfar� los requisitos de calidad dados.
Auditor�a de calidad
Examen met�dico e independiente que se realiza para determinar si
las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las
disposiciones previamente establecidas, y para comprobar que estas
disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para
alcanzar los objetivos previstos.
Calibraci�n
Conjunto de operaciones encaminadas a determinar el valor del error
de medida de un instrumento de medida.
Calidad
Conjunto de propiedades y caracter�sticas de un producto o
servicio que le confieren su aptitud para satisfacer unas necesidades
expresadas o impl�citas.
E.D.
Especificaciones de dise�o
E.F.
Especificaciones de Producto Final
E.M.
Especificaciones de Materias Primas
Especificaci�n
Documento que establece los requisitos con los que un producto
debe estar conforme.
Formatos
Son los soportes sobre los que se cumplimentan los cuatro tipos
anteriores de documentos
MANUAL DE CALIDAD
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCCIONES DE TRABAJO
REGISTROS
I.C.
Instructivos de calibraci�n
I.E.
Instructivos de ensayo
I.I.
Instructivos de Inspecci�n
I.P.
Instructivos de Proceso
Incertidumbre
Valor del intervalo, dentro del cual se encuentra con alta
probabilidad el valor real de la magnitud medida.
Inspecci�n
Acci�n de medir, examinar, ensayar o verificar una o varias
caracter�sticas de un producto y de compararlas con los requisitos
especificados, con el fin de establecer su conformidad.
Instrucciones de trabajo
Describen las operaciones que hay que realizar en cada proceso o en
cada puesto de trabajo. Es un conjunto muy amplio de documentos
que debe ser revisado cada vez que se modifica un proceso o un
m�todo de trabajo.

Instrumento de Medida
Equipo empleado para indicar la magnitud que se quiere controlar.
Manual de Calidad
Manual de Calidad
Manual de calidad
El manual de Calidad es un documento que, debidamente
autorizado, formaliza la Pol�tica de la empresa relativa a la
Administraci�n de la Calidad, definiendo las normas y los
procedimientos operativos de referencia, los objetivos de calidad, el
sistema de responsabilidad y las normas internas. Se trata de una
recopilaci�n estructurada de todas las normas, los criterios, las
instrucciones y las recomendaciones que aseguran la calidad del bien
o servicio, teniendo como fin los objetivos fijados por la Direcci�n.
No conformidad
Falta de cumplimiento de los requisitos especificados.
P.T.
Procedimientos T�cnicos
Periodo de calibraci�n
Es el plazo de tiempo definido para un equipo, durante el cual el
instrumento se encuentra en estado de uso.
Pol�tica de Calidad
Directrices y objetivos generales de una empresa, relativos a la
calidad, expresados formalmente por la Direcci�n General.
Procedimiento
Forma espec�fica de llevar a cabo una actividad.
Reclamaci�n
Queja oral o escrita relativa a problemas de Calidad, realizada por
un Cliente en base a una No Conformidad detectada y que imputa a
la responsabilidad del Proveedor.
Registros
Documento que proporciona evidencia objetiva de actividades
realizadas o de resultados obtenidos.
Revisi�n del Sistema de Calidad
Evaluaci�n formal, realizada por la Direcci�n, del estado en que
se encuentra el Sistema de Calidad y de su adecuaci�n a lo que
establece la Pol�tica de Calidad y a los nuevos objetivos que se
deriven de la evoluci�n de circunstancias cambiantes.
Sistema de Calidad
Conjunto de la estructura de organizaci�n, de responsabilidades, de
procedimientos, de procesos y de recursos que se establecen para
llevar a cabo la Administraci�n de la Calidad.
Trazabilidad
Capacidad para reconstruir el historial de la utilizaci�n, o la
localizaci�n de un art�culo o de una actividad mediante una
identificaci�n registrada.
Responsabilidades
1. Evaluaci�n de Proveedores
2. Ordenes de Compra
3. Verificaci�n de los Productos Adquiridos
4. Supervisi�n de los Proveedores

Resp. detalladas
1. Evaluaci�n de Proveedores
El Director Calidad es responsable de elaborar una Lista de
Proveedores Aceptados, donde se incluye los proveedores de las
materias primas criticas, evaluados de acuerdo con alguna de las
siguientes combinaciones:
- Evaluaci�n del Sistema de Calidad del Proveedor.
- Evaluaci�n de Primeras Muestras
- Existencia de Datos Hist�ricos
- Certificaci�n del Proveedor por un Organismo reconocido.
Del resultado de la evaluaci�n se emitir� un Informe de
Evaluaci�n de Proveedores donde queda reflejada la calificaci�n
asignada

2. Ordenes de Compra
El Director Compras es responsable de emitir las Ordenes de
Compra (O.C.) a los Proveedores Aceptados
La Orden de Compra debe contener como m�nimo:
- Descripci�n del Producto
- Especificaci�n de Compra aplicable
- Certificados a suministrar por el proveedor
- Datos sobre el embalaje, transporte y env�o
- Cantidades, plazos y precios
Las O.C. son aprobadas por la Direcci�n. Todas las revisiones que
afecten a una O.C. son documentadas y aprobadas de forma
id�ntica a las O.C. originales.

3. Verificaci�n de los Productos Adquiridos

El Director Manufactura establecer� las Instrucciones de
Inspecci�n necesarias para la verificaci�n de las Materias Primas
 Cr�ticas.
El resultado de la inspecci�n se reflejar� en el Informe de
Verificaci�n de Materia Prima.
En caso de que se detecte alg�n Producto No Conforme, el Director
Manufactura cumplimentar� el Informe de No Conformidad y se
tramitar� tal y como se indica en Ver: "MC - 4.13" de este Manual
de Calidad

4. Supervisi�n de los Proveedores

El Director Calidad, a la vista de los I. Recepci�n y los I. No
Conformidad, mantendr� un hist�rico del suministro de cada
Proveedor. Cuando a juicio del Director Calidad los resultados de la
supervisi�n no sean aceptables, se dar� de baja al proveedor en la
L.P.A., con comunicaci�n al Director Compras y Director
Manufactura.

Anexos
Lista de Proveedores Aceptados (Formato LPA-6.1)
 Haga clic para abrir el archivo
Informe Evaluaci�n de Proveedores (Formato IEP-6.2)
 Haga clic para abrir el archivo
Ordenes de Compra
Especificaci�n de Materias Primas Cr�ticas (Formato EE-2.9)
 Haga clic para abrir el archivo
Instrucciones de Inspecci�n (Formato IN-2.5, IN-2.8)
 Haga clic para abrir el archivo
Informe de Verificaci�n M. Prima
Informe de No Conformidad (Formato INC-13.1)
 Haga clic para abrir el archivo

Control de Documentos
Documentos relacionados
A continuaci�n se muestran los documentos
relacionados con el actual.
Manual de Calidad / 1
MC - 4.01
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
Proceso
MC - 4.02
SISTEMA DE CALIDAD
MC - 4.03
REVISION DE CONTRATOS
MC - 4.04
CONTROL DE DISE�O
MC - 4.05
CONTROL DE LA DOCUMENTACION
MC - 4.07
PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE
MC - 4.08
IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DEL PRODUCTO
MC - 4.09
CONTROL DE LOS PROCESOS
MC - 4.10
INSPECCION Y ENSAYO
MC - 4.11
CONTROL DE EQUIPOS DE INSPECCION, MEDICION Y
ENSAYO
MC - 4.12
ESTADO DE INSPECCION Y ENSAYO
MC - 4.13
CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES
MC - 4.14
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
MC - 4.15
MANEJO, ALMACENAMIENTO, EMBALAJE Y ENTREGA
MC - 4.16
CONTROL DE LOS REGISTROS DE LA CALIDAD
MC - 4.17
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
MC - 4.18
CAPACITACION
MC - 4.19
SERVICIO POSTVENTA
MC - 4.20
TECNICAS ESTADISTICAS
Una visión proactiva de calidad
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no nos gusta, de lo que
se trata es que los compradores deben  trabajar muy de cerca con los
proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos
en sus materiales y componentes.

Jack Reddy y Able Berger sugieren que esta meta de cero defectos podra
obtenerse cuando las áreas de compra se vean a ellos mismos como los gerentes
de producción de las empresas a las empresas que ellos les compran y que son
los responsables de comunicar a los proveedores  una actitud  de 100% logro y
calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones.

La clave para todo esto es desarrollar claras y realisticas especificaciones, y

trabajar con los proveedores  de una manera cooperativa para asegurar que ellos
logren este nivel de conformancia.

David Garvin nos proprciona las siguientes preguntas para mejorar nuestra
calidad:

1.- Cómo está el departamento de calidad organizado en tu planta?

Qué departamentos tienen la responsabilidad de mejorar el diseño del producto?
- control de proyectos
- depto. de reducción
- depto. de diseño de problemas
Cuál es el rol de ingenieria, producción y compras en estas áreas?

2.- Cómo está organizado el depto. de servicio al cliente? Qué rol juega el depto.
de servicio al cliente en administrar la calidad?

3.- Ustedes tienen políticas de calidad en la compra de sus materiales? Como son
establecidas?  

4.- Qué clase de datos uds. guardan y archivan cuando tienen algún problema?

5.- Qué clase de cosas hacen  acerca del control estadístico para la calidad? Qué
niveles de calidad son aceptables para ustedes? Qué tipo de entrenamiento de
calidad dan a las áreas de producción?

6.- Como instalan uds. el compromiso de calidad en su grupo de trabajo?

7.- Qué tipos de programas de calidad practica su fuerza de trabajo?

8.-  Su firma utiliza el sistema de control total de calidad y cómo está organizado?
9.- Qué clase de costos de calidad reportan en su sistema y qué tipo de auditorias
de calidad manejan?

10.- Qué pasos toman para asegurar que sus proveedores les entregen la calidad
de los componentes que uds. necesitan?

11.- Su gente visita a sus proveedores?

12.- Qué rol juegan sus áreas de compras en asegurar la calidad de sus
proveedores?

13.- Cómo desarrollan en gral. un nuevo producto, cuales son los pasos, en que
punto incluyen  al cliente y que deptos. se involucran  

Volver al principio

Manejo de problemas de calidad

Probablemente es muy académico el argumento que de quién es la
responsabilidad técnica de aceptar o regresar y un producto por haber alcanzado
o no la calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de
responsabilidad, la obligación del depto. de compras es comprar materiales de la
calida adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de
acuerdo a la orden establecida.

El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del

depto. de compras hayan sido las adecuadas y  guiar al proveedor de su decisión
de si el producto tiene las caracteristicas que se especificaron en el contrato.

El vendedor evidentemente argumentará que estos estandares fueron alcanzados

durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la oficina de
compras  tener una consulta técnica y utilizar a los deptos. internos para probar si
esta calidad se logro o no.

Hay 3 métodos de proceder para regresar una orden que no alcanza los
estandares establecidos:

a) regresar el pedido (a quien se le van a entregar los papeles, copias, etc)

b) regresarlo para ser remplazado (cuando se fabrico algo especialmente para uno
y no en materiales en gral.)
c) cuando se regresa para un ajuste técnico.

CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS

  -CALIDAD. PRECIO Y COSTO  
 -LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA  
 -EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES  
 -TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD  
 -UNA VISION PROACTIVA DE CALIDAD  
 -MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD  

Volver al principio

Importancia de la claridad en la información de la

requesición
La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de
compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea
el caso. Es recomendable en este caso, que descripción de los materiales
requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar
confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.

Los elementos básicos que debe contener, son:

  1.- Persona que solicita el material.
  2.- Departamento.
  3.- Sucursal.
  4.- Fecha en que se formula la requisición.
  5.- Número de requisición.
  6.- Cantidad requerida.
  7.- Descripción clara y exacta del material solicitado.
  8.- Clave (en caso de que haya catálogo).
  9.- Partida.
10.- Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos, litros, etcétera).
11.- Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y el VoBo del
departamento            correspondiente.
12.- Observaciones.

Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar,

negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es
fundamental. Un adecuado servicio de mecanografia debe ser proporcionado al
equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de
compra y transcribir la correspondencia.  

Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena

comunicación para el agente de compras, ya que es la base para el desarrollo y la
admisión de la órden de compras. La requisición proporciona al comprador la
autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consigiente es
necesario que haya claridad y exactitud en la información,  ya que todas las
compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán
en base a dichas requisiciones de cotizaciones.  

Volver al principio

Divulgación de las actualidades tecnológicas y

aprovechamiento de las oportunidades
Una pregunta central para tratar este punto es en relación a qué tanto podemos
esperar de la función de compras dentro de la organización.

Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que
realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la
economía mundial, la función de compras esta cambiando en su propia
naturaleza, organización y responsabilidades.

Algunos de los cambios que están reformulando el plano industrial a nivel

mundial, y con él, el de la función de compras de una organización competitiva
para los 90's son:

* Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque domina la escena de los

negocios internacionales. La calidad y precio de los productos provenientes de
naciones como Japón han probado tener un irresistible poder de atracción sobre
los consumidores de todo el mundo. La calidad japonesa y sus técnicas de control
de inventarios están siendo ámpliamente estudiadas y hasta cierto grado imitadas
incluso en los Estados Unidos.

* Casi todos los negocios se están viendo en la necesidad de aprender a operar

en un mercado mundial único. Los avances en los sistemas de transportación y de
comunicación ponen a los proveedores extranjeros casi tan cerca como los
domésticos y las sesiones de negociación con proveedores extranjeros se hacen
cada vez más comunes para los ejecutivos de compras de las grandes industrias.

* Los rápidos avances tecnológicos han redirigido ciertos aspectos de los negocios
y de la educación técnica y han creado una demanda de nuevos especialistas en
la función de compras.

* La computarización de los procesos ha abierto la puerta de la era de la

información. La información, los datos y hechos específicos están siendo
generados, colectados, difundidos y analizados a velocidades soñadas apenas
hace una generación. Esto ha conducido hacia una mayor división del trabajo. De
un lado están quienes se encargan de colectar y transmitir la información, y en el
otro lado aquellos que toman decisiones basadas en la interpretación de los datos.

Individualmente o en combinación, estos cambios tienen profundas implicaciones

para la función de compras ya que son retos que, de saberlos manejar
adecuadamente, representan grandes oportunidades de desarrollo para la
organización. Los administradores de compras y sus equipos de trabajo están
siendo llamados a jugar un rol activo en la "administración" del cambio. No es una
exageración el decir que el qué tan bien ayude la función de compras a ajustar a la
empresa dentro de las fuertes tendencias de la economía mundial, será
determinante para la rentabilidad e incluso la sobrevivencia de la misma empresa.

Volver al principio

Tendencias actuales de la función y del proceso de

compras
Según un análisis hecho en 1987 por la Asociación Nacional de Administración de
Compras (NAPM) de Estados Unidos, las tendencias más notables que afectarían
todos los aspectos de la administración de compras durante los 90's son:

1. Creciente utilización de tecnología informática.

2. Creciente énfasis en la calidad.
3. Reducción del número base de proveedores.
4. Creciente empleo de la negociación.
5. Mayor énfasis en los análisis que permitan determinar la competitividad.
6. Creciente desarrollo de sistemas de manufactura flexibles o de "producción
fragmentada".
7. Creciente involucramiento de la función de compras en la transferencia de
tecnología.
8. Desarrollo de fuentes extranjeras más selectivas.
9. Variación en la planeación estratégica para las compras.  

Volver al principio

Planeación y programación de compras

En cada empresa u organizaciòn existen amplias variaciones,por lo tanto, no
resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o
programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda instituciòn, estos
son, en resumen la identificaciòn de necesidades, y la selecciòn de las mejores
opciones.

     La planeación sistemática requiere de una recopilación  de datos, la

determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales
como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

      Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte

de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por
investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal por servicios
de compra.

     Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e
importantes acciones y actividades, que asì mismo van de la mano:  

Volver al principio

¿Qué es planeación?
      De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como:   El proceso de
selecciòn de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una
empresa , u organizaciòn .

Veámoslo con detalle:

PLANEACION A NIVEL CORPORATIVO

     Ha existido mucho interés en la planeación a nivel corporativo que podria

describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organizacion
en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado,
sobre varios supuestos respecto a como haya de ser dicho futuro, el trazar
estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida
independientemente de que puediera suceder.

     Otros términos , que en la práctica parece ser que tienen implicaciones
similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la
planeacion estratégica.

     Dicha planeación, la necesitan mas las grandes organizaciones dentro de

medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro hubiere de ser muy
similar al presente , de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro,
pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación,
que se hace cuando las condiciones estan sujetas a cambios bruscos.  

     La planeación estratégica a largo plazo deberà tomar en consideración tanto el

insumo de materiales, asi como los productos terminados y en ocasiones se
deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de
compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro,
dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación si es que haya de hacer útil
contribución  a la planeación futura de la organización de la cual forma parte, y en
efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento  a largo
plazo , mas que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que
posiblemente  podrían haberse evitado.

Volver al principio

Investigación relativa al área de compras

     Según Fearon se define como: la investigación sistématica y la búsqueda de
información que haya de mejorar la actuación de la función de compras

     Cierta cantidad de investigación  sistemática es realizada como parte normal

de un proceso de compras.

    Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista  para un

proyecto importante o tomar una desición  final sobre la inversión en un equipo
costoso o la adopción  de un material novedoso , habría de esperarse que un
departamento de compras competente realizara un cierto tipo de investigación
crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada.  

     Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un
incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones
excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las
transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio.

     Pero existe un problema relativo a la administración de compras al organizar la

investigación : los rápidos adelantos en la tecnología , los cambios en la estructura
de la economía y la contínua evolución del medio ambiente complejo dentro de la
cual se toman desiciones  de compra han hecho a este problema mas urgente.

     Por tanto existe una tendencia creciente para un departamento  de compras
más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a
quienes  se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones
sistemáticas y búsqueda  de información  que les ayude a mejorar la actuación
respecto a compras.

     Las personas encargadas de compras deben captar  que el personal de

investigación habrà de interferir con la forma como efectúan sus compras.

    El personal de otros departamentos podrá contribuir, por ejemplo los ingenieros
dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores.

     La mejor forma para mantener un interès vivo podrìa ser  el tener diversos
enfoques operando simultáneamente, tambien en el caso en que el personal no
sea de tiempo completo.

     Una vez organizado  un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por

tiempo completo  o parcial, una tarea adicional para los administradores  de
compras es seleccionar los temas de investigación. Estos podrían ser:

1. cambios futuros que pudieran afectar las operaciones.

2. datos actuales que podrían ser útiles  para los compradores.
3. sistemas y mètodos  de Programación

     La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los

insumos para la producción  y el funcionamiento de la empresa u organización.
 
    En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para
lograr la estandarizaciòn.
 
    Las ventajas de las compras en gran volúmen no pueden aprovecharse  si no
existe la standarizaciòn.Muchas empresas compran productos especiales cuando
en realidad los productos standarizados podrían funcionar tan bien como los otros,
costar menos, permitir una entrega màs rápida, ahorrar valioso tiempo
administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.

     EL PRECIO podrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí
solo tiene poco significado , lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.*

   * El precio,se logra obtener de varias maneras . Para artìculos stàndares  de

bajo volùmen  los precios se obtienen de las listas y catàlogos de los proveedores.

     Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el

regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.
     El tercer mètodo de obtener el precio es a travès de una solictud de ofertas.
Los agentes de compras gubernamentales estàn obligados a permitir que todos
los proveedores calificados hagan ofertas.

      Al  ejecutar esta acciòn , se elegirà al proveedor mas conveniente.

IR A SIGUIENTE

Volver al principio

Bibliografía
 Adquisiciones y abastecimientos, Cristobal del Río, ed. Ecafsa. (Comprar)

 http://www.unamosapuntes.com.mx/masapuntes/
Presentación

Amigo micro o pequeño comerciante detallista, el material de este manual se

te ha proporcionado con la finalidad de darte una herramienta práctica y
sencilla para la actividad diaria que desarrollas en tu comercio.

El contenido del manual ha sido previamente analizado y conformado con

temas que van desde el conocimiento del medio ambiente, en el cual se
desenvuelve tu comercio, hasta el tema de la visión integral que deberás
tener del mismo.

En total son cuatro manuales: Administración Básica-Toma de Decisiones;

Compras y Manejo de Inventarios; Mercadotecnia; y, por último,
Contabilidad. Estos manuales no tienen una secuencia, pero se te recomienda
que estudies y apliques todos y cada uno de ellos.

El Manual de Administración-Toma de Decisiones aborda temas que van

desde el medio ambiente de tu comercio, hasta las funciones básicas de la
administración (planeación, organización, dirección y control).

El Manual de Compras y Manejo de Inventarios busca que conozcas el uso y

el manejo adecuado de tus mercancías, así como la mejor manera de adquirir
las mismas.

El Manual de Mercadotecnia busca que comprendas la forma de ofrecer tus

mercancías al cliente o consumidor.

El Manual de Contabilidad hace mención a la importancia del conocimiento

de las funciones básicas de la contabilidad, como un medio para tomar
decisiones rápidas y acertadas.

No olvides que este manual es una herramienta de trabajo que deberás

conocer y luego aplicar de manera ordenada y consciente, con ella tu función
será más sencilla y práctica.

Al final del tema encontrarás un Cuaderno de Trabajo, con el cual se busca

que refuerces el tema estudiado y también es uno de los requisitos para que
puedas obtener tu evaluación.

Para cualquier duda o aclaración busca la ayuda de la Secretaría de Comercio

y Fomento Industrial (Secretaría de Economía) en la hoja de "Ayuda
Secretaría de Economía", localizada al final de tu manual. Ahí encontrarás la
información necesaria para contactarte con un instructor, quien te orientará y
resolverá tus dudas.

Recuerda que necesitarás esforzarte, pero al final verás recompensada tu

perseverancia. Aplica todo lo que estudies a la realidad de tu comercio y
practícalo.

¡Adelante y buena suerte!

Manejo del manual

Los siguientes puntos son recomendaciones para que puedas tener un mejor
aprovechamiento de este manual:

· Lee despacio cada tema de tu manual y trata de relacionar las situaciones y

conocimientos que se te presentan, con tu propia experiencia como
comerciante.

· No avances a otro tema si tienes dudas en alguna idea nueva que se

presenta, anótalas para que no las olvides y puedas aclararlas con tu
instructor.

· En este manual los términos "empresa" y "comercio" significan lo mismo,

también quieren decir lo mismo "artículos" y "mercancías".

· Lo más importante, para que tengas resultados, es que todo lo que aprendas
lo apliques en tu comercio lo más rápido posible.

· Completa los ejercicios que se incluyen en el Cuaderno de Trabajo. Éstos te

ayudarán a comprender mejor los temas.

· Ten en cuenta las recomendaciones y sugerencias que te haga tu instructor.

· Para explicar cada uno de los temas se emplea un lenguaje sencillo e

ilustraciones amenas.

Los personajes que te acompañarán en este recorrido son:

Don Chema: Comerciante detallista, es el protagonista de la historia.

Doña Maty: La esposa de Don Chema.

Pepe: Es el hijo mayor de Don Chema. Es testarudo y se niega a cambiar.

Rosy: Es la hija de Don Chema, le gusta ayudar a trabajar en la tienda y

generalmente discute con su hermano el mayor.

Pablito: Hijo de Don Chema, apenas tiene 6 años, es travieso y juguetón.

Sr. Domingo Claro: Es el asesor - instructor de Secretaría de Economía que
le brindará apoyo en la capacitación a Don Chema en su establecimiento.

Don Juan: Compadre de Don Chema.

Meche: Esposa de Chuy.

Lalito: Es el hijo de Don Chuy.

A lo largo de los diferentes manuales de Administración-Toma de

Decisiones; Compra y Manejo de Inventarios; Mercadotecnia; y Contabilidad
se mostrará cómo el señor Domingo Claro, instructor de Secretaría de
Economía, le explica a Don Chema cómo manejar mejor su comercio por
medio de un Modelo de Capacitación en el Establecimiento.

Contenido

I. Compras y Manejo de Inventarios

Concepto de compras

Proceso de compras

Políticas de compra

Orden de compra

Pronóstico de ventas

Manejo de inventarios

Alianzas

Las Herramientas para manejar mejor tu

comercio

(comercio electrónico)

II. Cuaderno de Trabajo

Ayuda Secretaría de Economía

Glosario

Bibliografía
II. Cuaderno de Trabajo

Después de haber estudiado el tema y de haber resuelto tus dudas, te

invitamos a que continúes contestando este pequeño Cuaderno de Trabajo.

El objetivo principal es que refuerces los puntos estudiados anteriormente.

Únicamente tienes que completar los espacios en blanco, con la información
faltante. Si tienes alguna duda regresa a tu manual y léelo con detenimiento,
y cuando encuentres la respuesta regresa a completar los espacios en blanco.
Te recomiendo que leas detenidamente las preguntas o párrafos que se te
presentan. Si tienes alguna duda sabes que puedes contar con un instructor a
distancia, el cual te orientará y te ayudará a resolver tus dudas. Puedes revisar
esta información en la hoja de «Ayuda Secretaría de Economía»,que se
encuentra al final de este manual.

Por último recuerda que el completar este cuaderno, es uno de los pasos para
obtener tu evaluación. La cual es un reconocimiento que Secretaría de
Economía te otorgará cuando hayas aprobado, satisfactoriamente, el Modelo
de Capacitación Genérica.
COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIOS
GLOSARIO

Compras y Manejo de Inventarios

Almacén: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los

productos de la empresa.

Bien: Conjunto de atributos físicos y tangibles reunidos en una forma

identificable, para satisfacer las necesidades del cliente.
Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del
comprador.

Cantidad económica del pedido: Cantidad óptima de reorden cuando se

reabastece el inventario, como lo indica el volumen en que es mínima la
suma de los costos de mantenimiento de inventario y los de procesamiento
de pedidos.

Cliente: Individuo u organización que toma una decisión de compra.

Comprar: Implica vender bien las mercancías que tus clientes necesitan;
implica recuperar el costo de la compra y obtener una ganancia para la
empresa.

Comprador: Situación en la que un cliente hace directamente la compra a la

empresa.

Control de inventarios: Mantener el control sobre el tamaño y composición

de los inventarios, con la finalidad de surtir los pedidos de los clientes en
forma oportuna, total y exacta, a la vez que se reducen al mínimo la
inversión y fluctuación de inventarios.

Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un producto.

Factura: Cuenta detallada de las mercancías compradas o vendidas, en

donde se desglosa el IVA.

Forma de pago: Forma en la que pagará un producto o un servicio a una

empresa y ésta puede ser: al contado, a crédito o por anticipado.

Impuesto al valor agregado: Impuesto pagado por las empresas sobre el

aumento de valor que ellas dan, en las diferentes fases de producción, o a un
bien o servicio a la venta.

Instalaciones físicas: Local, diseño y distribución de la tienda.

Manejo de inventarios: Es el tener un nivel adecuado de las mercancías que

se necesitan comprar y tener en el inventario para que se puedan vender en el
momento preciso.

Mercancía: Todo lo que se vende o se compra.

Orden de compra: Documento que establece los términos en que se solicita

la compra de las mercancías.
Pagaré: Obligación escrita de pagar una cantidad en un tiempo determinado.

Política de compra: Ciertos puntos de referencia que se revisan y toman en

cuenta para tomar una decisión.

Precio: Cantidad de dinero o de otros elementos con utilidad que se

requieren para comprar un producto.

Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles, como el empaque,

color, precio, calidad y marca junto con los servicios y la reputación del
vendedor. Un producto puede ser un bien, un servicio, un lugar o una idea.

Pronóstico de ventas: Cálculo de la cantidad de mercancía que se pretende

vender durante un determinado periodo en un mercado específico y
suponiendo una planeación de ventas.

Proveedores: Personas o empresas que ofrecen los bienes o servicios

necesarios para que una organización produzca lo que vende.

BIBLIOGRAFÍA

1) Anzola, Sérvulo, El comportamiento de la pequeña empresa mexicana,

ITESM Campus Monterrey, 3a. ed., México, 1991.

_____ , Administración de pequeñas empresas, Mc Graw-Hill, 1a. edición,

México, 1993.

_____ , D e la idea a tu empresa, Ed. Limusa, México, 1993.

Brandt, Steven, El ejecutivo emprendedor. La administración hacia el siglo

XXI, Cía. Editora Continental, S.A. de C.V., México, 1989.

Burch, John, Entrepreneurship, John Wiley and Sons Inc., New York, 1986.

Demac, Desarrollo de emprendedores, Mc Graw-Hill, México, 1991.

Promicro Nafin, Colección de temas para microindustrias,Subdirección

Industrial y de Publicaciones, México, 1993.

Rodríguez, Leonardo, Planificación, organización y dirección de la pequeña

empresa, South-Western Publications, Cincinnati, 1980.

Ronstadt, Robert, Entrepreneurship: Text, cases and notes, Lord Publishing,

2da . impresión, Dover, 1985.
 Sánchez, Alfonso y Humberto Cantú, El plan de negocios del emprendedor,
Mc Graw-Hill, 1a. edición, México, 1993.

Siropolis, Nicholas, Small business management, Ed. Houngthon Mifflin,

4ta. edición, Boston, 1990.

Steihoff, Dan y John F. Burgess, Small business management fundamentals,

Mc Graw-Hill, Inc., 6a. edición, New York, 1993.

Dr. Nicholas Negroponte Director del MIT, en su libro :

“ Ser Digital “ ( Being Digital año 1996), establecía un
concepto que abria las puertas al futuro en el proceso de
transferencia de información y utilización de la misma,
decia : “ debemos cambiar átomos de papel por bits de
información”
Dicha frase resume con extrema sencillez un concepto fundamental para lograr la eficiencia
en los sistemas de información, esto es evitar el interminable proceso de ingresar datos a
sistemas informáticos para que los mismos emitan listados o documentos que nuevamente
se vuelven a ingresar en otros sistemas informáticos que vuelven a emitir documentos, etc.

El Dr. Negroponte proponía en su libro que todo este proceso en el cuál la doble , triple o n-
enesima digitación de un sistema a otro se sustituyera por transferencias digitales de
información, esto es sistemas capaces, entre usuarios distintos de distintas empresas de “
entenderse “ en forma digital…..

2) El proceso de compra en la actualidad:

Vamos a detenernos un momento y analizar como se produce un proceso de compra en la

actualidad en una entidad que tenga una capacidad informatica instalada con sistemas de
compras, stock y facturación y conexión a internet.

Como vemos la situación descrita, implicaría que la empresa pudiera trabajar de manera
eficiente con sus clientes o proveedores, dado que cuenta con la capacidad de soft y
hardware necesario, sin embargo no es así.

Analicemos, a continuación las distintas etapas de un proceso de comercialización desde su

inicio, a saber:
2.1) Ingreso de productos en lista de precios:

Supongamos que contamos con los productos a comercializar, o bien adquiridos o

terminados en caso de producción propia, y realizados los cálculos de costos de los mismos
y determinado el márgen de ganancia de la empresa, estamos en condiciones entonces de
emitir una lista de precios, por lo cuál la administración generará mediante el ingreso de : 

Código Descripció Precio

n
     
     
     

 Una lista o tabla de precios la cuál mediante diversas vías , mail, impresión o fax, por
nombrar las más comunes llegarán a nuestros clientes.

2.2.) Determinación de la necesidad de compra:

Periódicamente, nuestros clientes, en función de la revisión de stocks, determinaran una

necesidad de compra, debiendo por tanto generar internamente un proceso de selección del
artículo a comprar en base a la lectura de las diferentes listas de precios, su comparación y
un criterio de selección en base a determinados parámetros, precios de compra, condiciones
de pago, plazos de entrega, etc.

2.3) Emisión de Orden de Compra:

Una vez determinado el pedido, se emitirá por parte de nuestro cliente una Orden de
Compra, la cuál contendrá los datos necesarios para que su pedido sea aceptado, esto es : 

Artículo Descripció Precio

n
     

2.4) Ingreso de pedidos - facturación:

Una vez que los pedidos son aceptados, se ingresaran los mismos a los sistemas de
facturación y stock a efectos de emitir las facturas y / o remitos necesarios para entregar las
mercaderías a nuestros clientes y proceder al registro contable de las mismos.

2.5) Ingreso de mercadería stock – contabilización - pago :

Enviada la mercadería, nuestros clientes una vez controlada fisicamente la misma,

procederán a su ingreso a stock, para ello : ….. recodificarán …., los artículos en base a sus
códigos internos, y los ingresarán a sus sistemas de stock y cuentas corrientes para luego
proceder a su pago.

O sea que la norma habitual en los procesos de intercambio comercial es que cada empresa
tenga su código propio, diferente en general al de su proveedor, esto es cada artículo se
llama “ distinto “ , en función de lo que cada cliente denomine, si fueran nombres propios
sería :

Proveedo Cliente Cliente 2 Cliente

r 1 3
Juan Santiago Guillermo Pedro
María Teresa Daniela Natalia

 Aunque suene risueño el cuadro anterior, esta es la realidad, cada producto tiene un “
nombre “ (código) distinto en función del lugar donde se encuentre ubicado.

En mi experiencia personal, encontré esta situación aún mas compleja, en una misma
entidad ( Ministerio de Salud ) , cada Centro Hospitalario codificaba los artículos de forma
diferente.

3) Nuestra concepción del sistema :

3.l) Juan es Juan en todos lados :

Nosotros creemos que todo el proceso de transferencia de información de sistemas a papel

para volver a ser ingresados y controlados, se evitaría logrando una mayor eficiencia si se
dejara de lado la recodificación de los artículos comprados.

No existe de acuerdo a mi razonamiento personal y a las mas diversas opiniones

consultadas, razón alguna para que las empresas ingresen en sus sistemas códigos propios
dejando de lado los códigos de los proveedores y teniendo que volver a digitar lo que digitó
en sus oficinas quién efectuó la facturación en nuestros proveedores.
 
3.2) El sistema propuesto:
 
Nuestra propuesta, es que se establezcan como códigos internos de las empresa los códigos
de sus proveedores y que se utilice la potencia de los sistemas digitales para el intercambio
y control de la información, a nivel de cada empresa, deberían existir tablas, que vincularan
ante la existencia de distintos proveedores, los distintos códigos de cada uno de ellos y
posteriormente en base a quién se  le efectue la compra, se utilizará el código adecuado.

Proveedor  Proveedor  Proveedor

1 2 3
Aaaa Bb. Ccc
      

El sistema reconoce las equivalencias entre lo distintos códigos de los distintos proveedores
del mismo o similar artículo, este caso es muy frecuente en la industria famaceútica, en la
cuál para la misma droga con el mismo o similar efecto terapéuitico, existen distintos
laboratorios.

3.3) Funcionamiento del sistema:

Aceptado el principio de igual codificación proveedor – cliente, se comienza a aprovechar

al máximo las facilidades de los sistemas informáticos y de la conexión a internet.

Repasemos nuevamente las etapas del proceso de compra:

3.3.1) Ingreso de productos en lista de precios: esta etapa no sufre modifación respecto al
proceso anterior, pero tiene la particularidad que se constituye la única oportunidad que se
ingresan manualmente datos, como se verá a continuación.

3.3.2.) Determinación de la necesidad de compra: esta etapa que responde a una

constatación de un hecho administrativo se mantiene incambiada.

3.3.3) Emisión de Orden de Compra: es en esta etapa en donde comienza a sentirse las
ventajas de la digitalización , los sistemas en base a las necesidades de compra y a la
selección realizada del proveedor, emitiran en forma digital órdenes de compra,
simplemente seleccionado de la tabla ( lista ) de precios del proveedor los artículos a
comprar, que se enviarán por mail con los códigos del propio proveedor.

3.3.4) Ingreso de pedidos - facturación: una vez recibidos los pedidos, los sistemas de
facturación y stock, emitirán las facturas correspondientes en formato digital para su
registro y control y en papel para su archivo.

3.3.5) Ingreso de mercadería stock – contabilización - pago : una vez controlada la

mercadería los sistemas de los clientes podrán leer  los formatos digitales de las facturas de
compra para su contabilización y registro sin necesidad de digitación alguna, sin repetición
de función alguna realizada en otra instancia del proceso.

El ahorro de tiempo y control de registro de documentación es incalculable, en lugar de

personas digitando en las empresas compradoras  exactamente lo mismo que se digitó en
las empresas vendedoras, tendremos sistemas informáticos que podrán leer archivos
digitales incorporando automáticamente a sus tablas los datos de compras.

4) Conclusiones:

Creemos que nuestra propuesta cambia el concepto de registro de las transacciones

comerciales, hecho que ya sucede a nivel de la banca, en donde los movimientos de dinero
son digitales, y se logra con ello un gran avance en cuanto a la reducción de costos de
registro, así como una ganancia incalculable en contar con la información en tiempo real.

Creemos firmemente en este primer paso, el mundo de la era digital recién comienza, de
madurar esta idea llegaremos a diálogos entre sistemas capaces de actuar en forma
inteligente y casi autónoma, pero eso es otra historia….

Cuando aún son muchos los que se preguntan en qué consiste el “e-procurement” y cómo puede
beneficiar a sus respectivas empresas, ha aparecido recientemente en el foro tecnológico un
nuevo término: el “e-sourcing”. La relación entre e-sourcing y e-procurement es estrecha. El e-
sourcing es una técnica nacida a partir del e-procurement, que ha estado tradicionalmente
enfocado a compras de bienes y servicios muy estandarizadas. Este tipo de compras genera un
gran número de transacciones de un valor relativamente bajo, en las que el precio y las
condiciones están dentro de unos parámetros concretos.
Por el contrario, el e-sourcing surge de la necesidad de un sistema que soporte procesos de
compra complejos, donde el valor no está directamente relacionado con el precio y el volumen de
transacciones es relativamente bajo. Esta complejidad se debe asimismo a un gran número de
características y opciones de los servicios y productos que deben ser analizados. Entre los
productos y servicios típicos para adquirir vía e-sourcing se encuentran las compras de
equipamiento IT, equipos industriales y vehículos.
En este tipo de procesos de compra, aunque la cantidad de proveedores no es muy alta y la oferta
es limitada, se maneja una gran cantidad de información. Y el e-sourcing permitirá a las empresas
solicitar y obtener ofertas de mayor número de proveedores y por lo tanto mejorar el proceso de
compra, tanto en el valor obtenido como en el precio.
Las técnicas de e-sourcing pueden aportar a las empresas grandes ventajas en los procesos de
compras. Según un estudio de Giga Group, las compañías pueden experimentar mejoras en el
valor de las compras de entre un 3% y un 5%, y ahorros en los costes administrativos de hasta un
75%. Por otra parte, y desde el punto de vista del usuario involucrado en procesos complejos de
compra, el e-sourcing puede facilitar enormemente toda la parte administrativa, que genera poco
valor añadido y es farragosa, y puede ser además una ayuda importante para el proceso de
evaluación y comparación de ofertas.

Cómo funciona. El mecanismo de compras por e-sourcing es similar a una subasta inversa,
mecanismo genérico utilizado en diversos procesos de compras, ya sea por Internet o por
cualquier otro medio convencional. El procedimiento es como sigue: el comprador pide a los
proveedores ofertas sobre un producto o servicio a una serie de proveedores cualificados,
especificando los requisitos que deben reunir. Posteriormente, el sistema recopila todas las
propuestas que se adaptan a los requisitos del formulario de petición detallado, y ayuda al
comprador a valorarlas, determinando cuál aporta el mayor valor de compra.
La pregunta ahora es si las empresas van a estar interesadas en un sistema de estas características
y hasta qué punto van a estar dispuestas a apostar por él. La tecnología puede ser más o menos
compleja, pero el concepto y sus implicaciones son muy claras: mejorar las compras y ahorrar
costes son conceptos que están en la mente de los directores financieros de todas las empresas.
En la medida en que el e-sourcing produzca resultados reales, la difusión será rápida.
Los sistemas de e-sourcing, al menos en una primera etapa, están orientados a grandes empresas,
con procesos de compra de cierta envergadura, ya que para ellas porcentajes pequeños de mejora
en estos procesos pueden suponer cantidades muy importantes que justifiquen las inversiones
que suponen. Estamos hablando de entre un 10 y un 15% de las empresas.
Como en el resto de los avances tecnológicos, paulatinamente irán apareciendo en el mercado
compañías especializadas en proveer el servicio de e-sourcing, haciéndolo cada vez más asequible
para un segmento más amplio de empresas. Las Administraciones y empresas públicas constituyen
otro mercado potencial muy claro.
En nuestro país ya hay varias referencias más generales de e-procurement que incluyen
funcionalidades de e-sourcing, como la plataforma Adquira, de Telefónica, BBVA, Repsol e Iberia.
No obstante, éste es un campo innovador en el que empezaremos a ver más proyectos durante los
próximos meses.
Cada vez más, en lugares como Hong Kong, los clientes estan presionando a sus proveedores
para que se den a la tarea de diseño y construcción. Se espera que los proveedores provean un
rango completo de servicios y también se espera que se hagan responsables de los riesgos de
mala calidad. Parece una solución perfecta para muchos pequeños compradores, pero en la
realidad los problemas se convierten en problemas más complejos.

Los servicios de Amrep de manejo de proveedores (SMS) es un rango de servicios de fin a fin, que
le da proveedores confiables y rentables, pongalos listos para la producción de su producto y
mantengalos entregando su producto sin problemas. Escencialmente, Amrep toma todo el proceso
interno de la calidad de su proveedor de sus manos y dejmamos que usted se enfoque a la
mercadotecnia, distribución y diseño de su producto.

A través de una alianza estratégica con QuoteBuySell, una compañia independiente y separada de

Amrep, también somos capaces de asistirle con sus logros.

El servicio de Manejo de Proveedores incluyen:

 Identificación de Proveedores
 Inspección al proveedor
  Certificación y Calificación del Proveedor
 Enlace Cliente-Proveedor
 Facilidad de Implementación del contrato.
 Inspección antes del embarque
 Auditorias de sistema de calidad y auditorias técnicas.
 Monitoreo del proceso
 Funcionando como un agente de compras (através de QuoteBuySell)

SMS es ideal para pequeñas compañias interesadas en tomar un prototipo con un bajo costo de
manufactura, pero que no estan listos para manejar el proceso de producción y los problemas que
estos con llevan. Es también la solución perfecta para empresas medianas que se estan
reduciendo debido a la situación economica actual y que les gustaría tener un amplio rango de
servicios con los que pueden contar dependiendo del nivel de activiad.