PROCEDIMIENTO PARA LA Código: P-FASI-01

FORMULACIÓN, ANÁLISIS Versión: 1

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Alcance

Este procedimiento aplica para todos los procesos desarrollados en el

laboratorio, incluyendo las áreas operativas, técnicas, logísticas y
administrativas.

1. Responsabilidades

Es responsabilidad del director del laboratorio, el líder de calidad, el jefe de

área y analistas, la aplicación de este procedimiento.

2. Referencia

El contenido del procedimiento se basa en lo dispuesto en la norma ISO/IEC

17025:2017, Cláusula 7.13 y el Manual de Calidad.

3. Procedimiento

4.1 Los buenos indicadores de calidad (también llamados métricas) deben

tener las siguientes características:

 Medibles: Permiten cuantificar ya sea en términos de grado o de

frecuencia.
 Interpretables: Son entendidos e interpretados fácilmente por todos los
que los usan.
 Actuables: Permiten tomar decisiones de mejora.
 Completos: Examinan el trabajo de todo el personal sin limitarse sólo a
un grupo.
 Temporales: Con implicaciones tanto a corto como a largo plazo.
 Realistas. Están relacionados con las dimensiones significativas de la
calidad del proceso, producto o servicio.
 Suficientes. Ser un número representativo de las áreas prioritarias o que
requieran supervisión constante.
 Objetivos. Están centrados en el verdadero impacto de la calidad.

Matriz de riesgos y oportunidades: Los indicadores que estén asociados a la

matriz de riesgos y oportunidades deben brindar información relacionada con
la eficacia de los controles impuestos.

4.2 Clasificación:

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Los indicadores de calidad pueden clasificarse:

Según su naturaleza, en indicadores de:

 Eficacia: Miden el logro de los objetivos.

 Eficiencia: Miden el rendimiento de los recursos para el logro de los
objetivos.
 Efectividad: Miden la utilidad.
 Económicos: Miden la eficiencia de los recursos monetarios.
 Calidad: Miden el cumplimiento de las expectativas del cliente y
requisitos aplicables.

Según el objetivo a medir, en indicadores de:

 Resultado: Evalúan el logro.

 Proceso: Monitorean los procedimientos.
 Estructura: Miden los resultados en los niveles estratégicos, tácticos y
operativos.

4.3 Definir la pertinencia del indicador mediante el planteamiento de la

siguiente pregunta: ¿El indicador expresa lo que se quiere medir de forma
inequívoca y precisa?

La respuesta busca establecer que el indicador permita describir la situación o

fenómeno a medir, el objeto de la acción.

4.4 Definir la funcionalidad del indicador mediante el planteamiento de la

siguiente pregunta: ¿El indicador es de fácil seguimiento?

La respuesta permite establecer y verificar que el indicador sea medible,

operable y sensible a los cambios registrados en la situación inicial.

4.5 Definir la disponibilidad del indicador mediante el planteamiento de la

siguiente pregunta: ¿La información del indicador está disponible y accesible?

La respuesta permite prestablecer que los indicadores deben ser formulados a

partir de variables sobre las cuales exista información estadística.

4.6 Definir la confiabilidad del indicador mediante el planteamiento de la

siguiente pregunta: ¿De dónde provienen los datos o información?

La respuesta permite instaurar que los datos deben ser medidos con estándares
de calidad y la información ser estadísticamente confiables.

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4.7 Definir la utilidad del indicador mediante el planteamiento de la siguiente

pregunta: ¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir o tiene
impacto en el proceso?

La respuesta respaldara a que los resultados y análisis permitan tomar

decisiones y lograr las metas.

4.8 Si se responde de forma afirmativa a todas las preguntas, el indicador será

adecuado, de lo contrario se debe considerar la posibilidad de construir otro
indicador que cumpla con dichos controles de calidad o que satisfagan las
características y especificaciones descritas anteriormente, esta información se
debe diligenciar en el formato “Recopilación y análisis de información para
formular indicadores de calidad”.

4.9 Identificar y establecer el objetivo a alcanzar con el indicador y redactar

dicho objetivo respondiendo preguntas como: ¿Qué? ¿Para qué? y ¿Cómo?
Para alcanzar dicho objetivo.

4.10 Identificar el tipo o naturaleza del indicador (eficiencia, eficacia,

efectividad, impacto, oportunidad, resultado, entre otros).

4.11 Identificar y describir las variables del indicador, tanto la variable 1

(superior) y la variable 2 (inferior) de la ecuación matemática para el cálculo.

Plantear la fórmula del indicador o expresión matemática mediante la cual se

calcula el indicador. La fórmula se debe presentar con siglas claras y que, en
lo posible, den cuenta del nombre de cada variable.

Definir la meta establecida para el indicador a alcanzar en el desempeño

deseado o esperado del proceso, se debe definir teniendo en cuenta que sea
posible de cumplir, sin sobrestimarla.

Cuando sea necesario o en un periodo de tiempo anual, se puede replantear la

meta del indicador teniendo en cuenta el comportamiento histórico del
indicador.

4.12 Documentar el indicador haciendo referencia a documentos, sistemas de

información, bases de datos, grupos o personas que poseen y proveen la
información necesaria para diligenciar la hoja de vida del indicador según el
indicador definido (hoja de vida y seguimiento).

Los datos suministrados por la fuente de información deben ser:

Verificables: Que la información registrada en la hoja de vida del indicador

pueda ser cotejada contra la fuente de la cual se obtuvieron los datos.

Confiables: Que la información suministrada refleje la realidad de la situación

u objeto analizado y permita tomar decisiones oportunamente.

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Pertinentes: Es decir que la información represente o corresponda con lo que

se pretende medir.

4.13 Definir la unidad de medida del indicador. Por ejemplo: Porcentaje,

cantidad, número, moneda, entre otros.

Definir la frecuencia de medición, teniendo en cuenta entre otros aspectos, la

complejidad del proceso, la facilidad para obtener, analizar y generar los
datos, la periodicidad de ejecución del proceso, así como la disponibilidad de
los datos.

La periodicidad debe establecerse para cada indicador en específico o se

puede fijar por defecto a doce meses, (si no se especifica otra periodicidad).

4.14 Definir el responsable de medición del indicador (precisando cargo o rol

del responsable), quien será el responsable de recopilar y recolectar la
información, registrar los datos periódicamente y aplicar las variables en la
fórmula de cálculo.

4.15 Definir el responsable del análisis del indicador (precisando cargo o rol
del responsable), quien será responsable de analizar y evaluar el
comportamiento del indicador a través de todos los periodos evaluados.

4.16 Registrar toda la información descrita y definida anteriormente en el

formato “Matriz de indicadores”.

4.17 Establecer el seguimiento del indicador, el periodo de tiempo para su

análisis y evaluación, indicando las herramientas de seguimiento a emplear
que pueden ser los enlistados a continuación, sin excluir otros que se
consideren oportunos para indicadores específicos:

 Gráficos de control o gráficos de tendencias.

 Cumplimiento o no cumplimiento neto de la meta.
 Rangos de aceptabilidad.
 Análisis de causa y efecto (acciones correctivas y de mejora).
 Matriz de indicadores.

4.18 Registrar toda la información descrita y definida anteriormente en el

formato “Matriz de indicadores”.

4.19 Actualizar los resultados obtenidos tanto de la evaluación como del

seguimiento del indicador en la hoja de vida del mismo, y realizar un informe
donde se recopile toda la información inherente al proceso en el formato
“Informe de análisis y seguimiento de indicadores”.

4.20 Entregar el informe de análisis y seguimiento de los indicadores al

director del laboratorio, tomando esta información como entrada para la
Revisión por la dirección y poder formular acciones preventivas, correctivas o
de mejora para corregir desviaciones que se hayan presentado en el indicador.

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4.21 Los cambios en frecuencia, formula, meta, rango y responsable, deberán

estar debidamente soportados y justificados y la nueva medición se llevará a
cabo a partir del siguiente mes posterior a la Revisión por la dirección y la
solicitud de cambio.

4. Registros

Registro Código Responsable Tiempo de

retención
Recopilación y análisis de R-RAIC- Líder de calidad 3 años
información para formular 01
indicadores de calidad
Matriz de indicadores R-MTI-01 Líder de calidad 3 años
Informe de análisis y R-ASI-01 Líder de calidad 3 años
seguimiento de
indicadores

5. Control de cambios
-Cambio del Líder de Calidad.

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Juan Pablo Marcela Pérez Marcela Pérez Juan Pablo
Raiman Duarte Tejeda Tejeda Raiman Duarte