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1. Alcance

Este procedimiento se aplica en los procesos de recepción, inventariado y

entrega de materiales en las diferentes áreas del laboratorio.

2. Responsabilidades

Es responsabilidad del jefe de almacén, los analistas y los auxiliares, la

aplicación de este procedimiento.

3. Referencia

El contenido del procedimiento se basa en lo dispuesto en la norma ISO/IEC

17025:2017, cláusula 6.6 y en el Manual de Calidad.

4. Procedimiento

4.1 El equipo de trabajo de cada área del laboratorio debe analizar anualmente
las necesidades de materiales de acuerdo con la planificación de actividades a
realizar el siguiente año.

Esto se debe hacer teniendo en cuenta el inventario actualizado de materiales,

el consumo histórico del laboratorio, las nuevas solicitudes de pedidos,
investigaciones de campo, metodologías nuevas o cambios en los ensayos de
laboratorio, nuevos clientes, validaciones o verificaciones de métodos, entre
otros.

4.2 La planificación, el consolidado de necesidades, la compra y la evaluación

de proveedores se hace siguiendo el “Procedimiento para la selección y
control de los productos y servicios externos”.

4.3 Una vez lleguen los materiales, recibir los embalajes enviados por los
proveedores revisando que estén acordes con la planilla o guía de transporte,
los requisitos de transporte para cada ítem y las características establecidas por
el proveedor o el fabricante.

4.4 Para cada pedido recibido, se debe constatar que se cumplan las
condiciones y especificaciones pactadas con los proveedores en cuanto a
cantidad, precio, concentración, presentación, pureza, calidad, trazabilidad
metrológica, entre otros. Para ello, el jefe de almacén debe:

 Verificar que el pedido llegue con la factura o remisión de insumos

enviados; si son entregas parciales, generalmente la factura llega con la
última entrega.

 Verificar si las especificaciones técnicas de los materiales y las

cantidades recibidas coinciden con lo contratado y lo facturado por el
proveedor. Si el material requiere almacenamiento especial, tomar las

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medidas necesarias según el proveedor o fabricante. Diligenciar el

formato “Inspección de entrada de materiales”.

 Cuando se presente alguna novedad, diligenciar el formato

“Formulario de novedades de recepción de materiales”. Los
materiales que presentan la novedad se ubican en la zona de cuarentena
del almacén.

 Informar al proveedor para el cambio o devolución a que haya a lugar

de acuerdo con la novedad presentada.

Nota: Los documentos técnicos o certificados de análisis, certificados de

trazabilidad metrológica, certificados de conformidad, entre otros, se deben
archivar en sus carpetas de archivo.

4.5 Almacenar cada material que ingrese al laboratorio en la bodega

especifica.

4.6 Inventariar todo en el software de inventario. En el software se debe

registrar la información relevante de los materiales que ingresen al laboratorio,
esta información es, pero sin limitarse a:

 Fecha de ingreso al laboratorio.

 Fecha de vencimiento reportado por el fabricante.

 Cantidad de entrada al laboratorio.

 Presentación (botella, caja, sachet, etc).

 Cantidad de salida a las áreas o a eliminación.

 Cantidad final o saldo.

 Lote de producción o fecha de producción.

 Proveedor.

 Marca.

 Condiciones de almacenamiento.

4.7 Para solicitar un material al jefe de almacén desde cada área del
laboratorio, se debe diligenciar el formato “Solicitud interna de materiales”.

Todas las salidas del almacén deben ser registradas en el software de

inventario.

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4.8 Con el fin de controlar la rotación de materiales acorde a su fecha de

vencimiento y disminuir las pérdidas por este motivo, se debe utilizar un
código de colores conocido normalmente como semáforo, de la siguiente
manera:

 Color rojo: Materiales con fecha de vencimiento menor a seis meses.

 Color amarillo: Materiales con fecha de vencimiento mayor a seis

meses y menor a doce meses.

 Color verde: Materiales con fecha de vencimiento mayor a doce meses

En el empaque de cada material debe ir adherido un stiker con el color

correspondiente. Esto se debe actualizar trimestralmente o cada vez que
ingrese un material al laboratorio.

Registrar en el empaque de cada material la fecha de ingreso al laboratorio, y

una vez se destape, registrar la fecha de inicio de uso.

4.9 El jefe de almacén informa cada trimestre a los jefes de área y a la

dirección del laboratorio las cantidades existentes de los materiales con su
respectivo código de colores.

4.10 En caso de tener que eliminar un material que haya cumplido con la
fecha de vencimiento, estabilidad, especificaciones técnicas o degradación
comprobable, entre otros, se debe seguir los lineamientos y protocolos según
el procedimiento “Gestión y manejo de residuos”.

5. Registros

Registro Código Responsable Tiempo de

retención
Lista de productos y R-LPSE-01 Líder de calidad 3 años
servicios externos
Inspección de entrada de R-EML-01 Líder de calidad 3 años
materiales
Formulario de novedades R-FNRM-01 Líder de calidad 3 años
de recepción de
materiales

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6. Control de cambios
-Cambio del Líder de Calidad.

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Raiman Duarte Tejeda Tejeda Raiman Duarte