Dimensión

Evaluación de Resultados
Está dimensión busca que las entidades públicas desarrollen una cultura
organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la
toma de decisiones y la mejora continua a partir del seguimiento a su gestión y
desempeño, a fin de conocer permanentemente los avances en la consecución de los
resultados previstos en su marco estratégico y de esta forma medir los efectos de la
gestión institucional en la garantía de los derechos, satisfacción de las necesidades
y/o resolución de los problemas de los grupos de valor.

Ahora bien, para que las entidades conozcan permanentemente los avances de su
gestión y si los resultados alcanzados corresponden a las metas previstas, se
lograron dentro de los tiempos planeados, con los recursos disponibles y generaron
los efectos deseados en los grupos de valor, el Modelo plantea la Evaluación en dos
momentos así:

1. Seguimiento a la gestión institucional: monitoreo periódico a todos planes que

se implementan en la entidad (plan de acción, el PAAC, el PAA, entre otros)
2. Evaluación de los resultados obtenidos

La dimensión contempla evaluar resultados y metas en tres perspectivas:

1. Resultados que se obtienen a nivel institucional

2. Resultados frente a metas priorizadas en el Plan Nacional de Desarrollo y
proyectos de inversión
3. Evaluación y seguimiento a los planes de desarrollo territorial

Las principales acciones o lineamientos a tener en cuenta para desarrollar la

dimensión en el marco de las perspectivas citadas son:

PERSPECTIVA INSTITUCIONAL
Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

PROPOSITOS:

Realizar seguimiento a la ejecución en los planes, metas, programas y

proyectos orientados al logro de la misión correspondiente a las Entidades,

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evaluar su cumplimiento, así como la gestión del riesgo y la percepción de los

grupos de valor, documentándolo de forma tal que sus resultados se
constituyan en insumo en la toma de decisiones para mejorar o reorientar la
gestión.
Adelantar un ejercicio de autodiagnóstico.

Lineamiento 1. Definir un área o servidor responsable del diseño,

implementación y comunicación de los mecanismos de seguimiento y
evaluación

Actividad 1:
Identifique los planes, programas y proyectos orientados al logro de la misión
correspondiente a la Entidad y frente a cada uno de ellos los responsables de:

diseño
ejecución
seguimiento
definición de acciones de corrección cuando haya lugar
evaluación

Establezca el alcance de las áreas de planeación y de los líderes de procesos en el

seguimiento y la evaluación de resultados.

Actividad 2:
Identifique los mecanismos y/o herramientas diseñadas para el informe de avances
de cada uno de los planes, programas y proyectos y la periodicidad con que deben
hacerse los reportes por los ejecutores, así como los responsables de registrar o
suministrar los datos en los diferentes sistemas de información de que dispone la
organización y otras autoridades para tal fin.

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Actividad 3:
Establezca responsable de la consolidación de reportes para seguimiento y la
oportunidad de entrega de información a los responsables del seguimiento y
evaluación.

Recomendación:
Aunque generalmente son las áreas de planeación las respónsales de liderar los
ejercicios de seguimiento y evaluación, debe ser claro para los servidores que tienen
a su cargo cada plan, programa y/o proyecto, que son ellos los responsables del
seguimiento en sus diferentes etapas de desarrollo y de la evaluación.

Lineamiento 2: Revisar y actualizar los indicadores y demás

mecanismos de seguimiento y evaluación establecidos en la entidad y
por otras autoridades

Actividad 1:
Reconozca los indicadores diseñados para establecer el grado de avance de los
planes propuestos y la evaluación de sus resultados.

Identifique a que tipología corresponden los indicadores existentes conforme a:

Eficiencia: pretenden medir la relación existente entre el avance en el logro de

un determinado objetivo y los recursos empleados para la consecución del
mismo.
Eficacia: buscan establecer el cumplimiento de los planes y programas de la
entidad, sin referirse al costo de los mismos informando sobre los productos o
resultados intermedios o finales.
Efectividad: involucran la eficiencia y la eficacia, es decir “el logro de los
resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables
posibles”.
Economía: permiten medir la capacidad de las entidades para producir,
administrar, focalizar y destinar los recursos financieros disponibles de la

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forma más conveniente y adecuada, atendiendo a los requerimientos de los

distintos programas en pro de cumplir con los objetivos planteados.
Calidad: Mide la capacidad de la institución para responder en forma
consistente, rápida y directa a las necesidades de los usuarios

Actividad 2:
Valide que los indicadores brindan la información suficiente y pertinente para
establecer los logros frente a los objetivos planteados en cada caso.

Responda para cada uno las siguientes preguntas:

¿El indicador expresa qué se quiere medir de forma clara y precisa? -

Pertinencia
¿El indicador es monitoreable? - Funcionalidad
¿La información del indicador está disponible? - Disponibilidad
¿De dónde provienen los datos? - Confiabilidad
¿El indicador es relevante con lo que se quiere medir? - Utilidad

Actividad 3:
Establezca si los indicadores previstos son suficientes frente a lo que se requiere
medir, atendiendo a lo propuesto, los resultados esperados por los grupos de valor y
los grupos de interés.

Si validados los indicadores se encuentra que los mismos no son suficientes o no son
pertinentes deben efectuarse los ajustes correspondientes para garantizar que la
información sobre desempeño, que con ellos se demuestra, mida aspectos claves
respecto de resultados esperados y posibilite la evaluación de los mismos por la
Entidad, los grupos de valor y los grupos de interés.

Recomendaciones:

Para facilitar la atención de requerimientos de los órganos de control y de los entes

líderes de políticas frente a las cuales tiene alguna responsabilidad la Entidad, se
recomienda tener como referente indicadores utilizados por éstos para medir el

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desempeño de la organización. (Plan de racionalización de trámites – Plan Ampliado

de Inmunización: Municipio, Departamento y Ministerio)

Lineamiento 3: Evaluar el logro de los resultados, la gestión del riesgo

en la entidad y la percepción de los grupos de valor

Actividad 1- Evaluar el logro de resultados

Aplique los indicadores validados atendiendo a los lineamientos de política frente a

las maneras, plazos, grupos de valor y grupos de interés a quienes se entrega la
información del seguimiento y evaluación y las disposiciones establecidas en las
normas respecto a:

Oportunidad: Cuándo se debe hacer

Periodicidad: Cada cuánto se debe hacer
Propósito de la medición o evaluación. Qué se desea establecer con la
aplicación de los indicadores (avances en la gestión, en la ejecución de
recursos, de cumplimientos parciales o finales de resultados).
Escalas de valoración o sistema de medición. Conjunto de los posibles valores
que una cierta variable puede tomar. Es un continuo de valores ordenados
correlativamente, que admite un punto inicial y otro final. Ejemplo: escalas
cualitativas (alto, medio, bajo) o cuantitativas (porcentajes o valores
absolutos).
Usuarios de la información. A quién se hará entrega de los resultados de la
aplicación de indicadores. Ejemplo: la alta dirección, el área de control interno,
organismos de control, otros organismos nacionales o territoriales o la propia
comunidad.
Técnicas de levantamiento de información e instrumentos para su registro.

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Evaluación de Resultados

En los seguimientos confronte resultados obtenidos en la aplicación de indicadores

frente a lo esperado al momento del seguimiento y establezca si se ha avanzado
conforme a lo propuesto (ejecución de actividades, el cumplimiento de metas y/o el
uso de recursos).

En la evaluación confronte resultados obtenidos en la aplicación de indicadores

frente a lo esperado y establezca si se lograron los objetivos del plan, programa o
proyecto y si se cumplieron las metas atendiendo condiciones de cantidad, calidad,
oportunidad previstos y con el uso óptimo de recursos.

Actividad 2- Evaluar la gestión del riesgo en la entidad

Si se observan desviaciones respecto de los avances esperados que puedan afectar

el logro de uno o varios de los objetivos propuestos en el plan, programa o proyecto,
identifique las causas de las mismas y de forma inmediata defina acciones para su
control.

Si lo identificado se percibe como la materialización de un riesgo, determine si las

causas corresponden a las ya establecidas, revise los controles verificando si se
implementaron o no y su suficiencia conforme a lo previsto para la administración de
riesgos en la organización y la necesidad de actualizar el mapa correspondiente.

Actividad 3 – Evaluar la percepción de los grupos de valor

A través de encuestas a ciudadanos de los grupos de valor de la entidad indague

sobre:

Qué necesidades o problemas espera que le sean solucionados por la entidad

El nivel de satisfacción frente los servicios prestados
La percepción sobre la gestión de la entidad
Sugerencias para la mejora

Analice el comportamiento de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias,

felicitaciones y denuncias identificando además del volumen de cada tipología y sus
variaciones, los temas en los cuales se presentan más solicitudes, así como las
valoraciones positivas y oportunidades de mejora que identifican los usuarios.

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Evaluación de Resultados

Teniendo en cuenta los resultados anteriores, evalúe la percepción de los grupos de

valor sobre los efectos de la gestión institucional en la garantía de sus derechos, la
satisfacción de sus necesidades y la atención de sus problemas.

Recomendaciones

La realización de seguimientos en diferentes momentos de la ejecución de los

planes, programas o proyectos posibilita identificar desviaciones frente a las
cuales se tendrá mayor oportunidad para implementar las acciones correctivas
que se consideren pertinentes para el logro de lo propuesto.
Los resultados de los seguimientos y evaluaciones y su análisis deben
constituirse en insumo para la toma de decisiones que orienten la mejora en la
gestión y el logro de los objetivos y facilitar la rendición de cuentas a los
ciudadanos y organismos de control.

Lineamiento 4: Adelantar un ejercicio de autodiagnóstico

Realice periódicamente el autodiagnóstico para conocer el avance en cada uno de las

dimensiones de MIPG utilizando la herramienta diseñada para cada una. Atendiendo a
los resultados defina acciones orientadas a la mejora.

Lineamiento 5: Documentar los resultados de los ejercicios de

seguimiento y evaluación

Documente la información proveniente del seguimiento y o la evaluación conforme se

allá dispuesto en la normativa aplicable (informes, reportes, tableros de control,
entre otros), consolidándola, organizándola y en lo posible sistematizándola.

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Evaluación de Resultados

Valide la información generada en los seguimientos y evaluaciones para garantizar

que sea confiable, comprensible y útil para:

la toma de decisiones para mejorar o reorientar la gestión

servir de línea base para los siguientes ejercicios de Direccionamiento
Estratégico y Planeación
facilitar la atención de requerimientos de organismos de control u otros entes
gubernamentales y para la rendición de cuentas, entre otros

En la medida en que lo documentado permita a la entidad aprender de lo evaluado,

se constituye en insumo para el desarrollo de la dimensión de Gestión del
Conocimiento.

Recomendaciones

La forma en que se documenten los resultados de los seguimientos y de las

evaluaciones, debe atender entre otras cosas a los usuarios a quienes se
entregarán, para que serán utilizados, la periodicidad con que se elaboren y si
se consolidarán o no posteriormente con otros resultados.

PERSPECTIVA NACIONAL
Evaluación de indicadores y metas de gobierno de
entidades nacionales

PROPOSITO: Realizar seguimiento y evaluación la gestión de las entidades del

orden nacional en la consecución de los objetivos priorizados por el Gobierno
Nacional.

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Evaluación de Resultados

Para adelantar el monitoreo de los avances y resultados de los principales

programas de acción de Gobierno las entidades de la Rama Ejecutiva involucradas
directamente en su cumplimiento deben reportar periódicamente la información de lo
alcanzado con respecto a las metas cuatrienales y anuales en los Sistemas definidos
para ello, entre otros en:

El Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno - SINERGIA del DNP: una

herramienta de trabajo interinstitucional y de información gerencial en línea
que permite seguimiento continuo y sistemático en el cual, a partir de la
recolección y análisis de la información reportada por las entidades ejecutoras,
se determina el grado de avance de las políticas públicas. Su información se
actualiza mensualmente, los 10 primeros días de cada mes, según lo establece
la Directiva Presidencial 021 de 2011

El Sistema de Seguimiento a Proyectos de Inversión – SPI: herramienta que

facilita la recolección y análisis continúo de información para identificar y
valorar los posibles problemas y logros frente a los mismos y constituye la
base para la adopción de medidas correctoras, con el fin de mejorar el diseño,
aplicación y calidad de los resultados obtenidos.

El Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Públicas – SUIFP: sistema de

información que integra los procesos asociados a cada una de las fases del
ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su
formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los
programas de gobierno y las políticas públicas.

Sistema de Seguimiento a CONPES – SISCONPES: es el conjunto de procesos

metodologías y herramientas definidos en el Sistema de Gestión de Calidad del
Departamento Nacional de Planeación para asesorar la elaboración de
Documentos CONPES y efectuar el monitoreo de los compromisos
consignados en ellos.

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PERSPECTIVA TERRITORIAL
Evaluación y seguimiento a los planes de desarrollo
territorial -PDT

PROPOSITO: Realizar seguimiento y evaluación a la ejecución del Plan de

Desarrollo Territorial, permitiéndole al alcalde o gobernador tener evidencias sobre
los avances y retos de su gestión frente a la ciudadanía.

A través del ejercicio de seguimiento, las entidades territoriales recopilan, analizan y

divulgan información asociada con la ejecución del PDT, permitiéndole al alcalde o
gobernador tener evidencias sobre los avances y retos de su gestión frente a la
ciudadanía.

El DNP ha dispuesto de un Kit de Seguimiento a PDT, en donde las entidades

territoriales encuentran los manuales, formatos e instructivos que les ayudarán en el
alistamiento, diseño e implementación de un sistema de seguimiento para medir los
avances en la consecución de los resultados previstos en sus PDT para contribuir a la
consolidación de una gestión pública territorial orientada a resultados en los
departamentos y municipios.

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