ADMINISTRACIÓN II: O Y M

UNIDAD IV
ANÁLISIS DE DATOS,
INFORMACIONES Y
DOCUMENTOS

FUENTE:
MARTÍN FLOR ROMERO
UNAD
 CONTENIDO
• Procedimientos para efectuar análisis
• Clasificar y ordenar datos, informaciones y documentos de cada proceso.
• Efectuar el análisis de los procesos o procedimientos
• Proceso de análisis mediante cuestionarios
• Efectuar el análisis de los formularios
• Análisis de la estructura organizacional y las relaciones jerárquicas
• Análisis de la interrelación de las actividades entre los diversos sectores de la
empresa.
• Casos prácticos
 INTRODUCCIÓN

Una vez finalizado el proceso de recolección de datos, el siguiente paso que debe de dar el
analista de Organización y Procesos empresariales es el Análisis de los datos,
informaciones y documentos obtenidos. Para tal efecto, debe partir de un análisis general
hasta llegar a un examen minucioso de cada paso del proceso. Cuando todos los datos,
informaciones y documentos hayan sido debidamente clasificados, seleccionados y
ordenados de acuerdo a cada proceso o procedimiento, serán posible las comparaciones y
anotaciones de las tendencias respectivas. Esas comparaciones podrán ser efectuadas
mediante normas preestablecidas, términos medios o simplemente mediante puntos que
tengan entre si un común denominador.
 INTRODUCCIÓN

El análisis es fundamental para determinar la relación causas-efectos de los

problemas referentes a organización, sistemas y procesos operacionales.

Asimismo, el análisis es importante, no solamente para la solución de problemas

organizaciones y de gestión, sino también para la mejora continuada los sistemas
de procesos operacionales.
 Procedimiento para efectuar el análisis
de datos, informaciones y documentos.

En esta etapa, el analista de organización y procesos empresariales debe hacer un

análisis detallado, delimitando los problemas e integrando las ideas, de manera a
sacar sus conclusiones sobre la organización o sobre los métodos, sistemas y/o
procesos o procedimientos habitualmente utilizados, y , definir las alternativas de
solución para cada caso estudiado.
 Procedimiento para efectuar el análisis
de datos, informaciones y documentos.

Para efectuar el análisis de los datos, informaciones y documentos

recolectados, así como los hechos registrados, el analista debe seguir
los siguientes pasos básicos:
Pasos básicos de procedimiento para efectuar el
análisis de datos, informaciones y documentos.

1. Clasificar y ordenar los datos, las informaciones y los

documentos de cada proceso

2. Efectuar el Análisis de los procesos o procedimientos

3. Análisis de la distribución del trabajo.

1. Clasificar y ordenar los datos, las informaciones y
los documentos de cada proceso

Una vez que tenga a mano los datos, informaciones y documentos de cada
proceso.
 Clasificar los formularios y demás documentos, en cada proceso o
procedimiento.
Por ejemplo, si el trabajo comprende estudio de cinco procesos o procedimientos
diferentes, separar los formularios y demás documentos agruparlos por cada
proceso. Es decir, P1,P2,P3,P4, P5.
 1. Clasificar y ordenar los datos, las informaciones y
los documentos de cada proceso

 En Cada proceso o procedimiento, ordenar los formularios y demás

documentos, teniendo en cuenta su orden de utilización.
Por Ejemplo, el proceso de facturación son utilizados cuatro formularios
diferentes, en este caso, se procede al ordenamiento de tales formularios teniendo
en cuenta la secuencia de la utilización de los mismos.
 Preparar los fluxogramas o flujogramas y demás diagramas de flujos de los procesos o
procedimientos utilizados actualmente.
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

El análisis de los procesos o procedimientos en uso se efectúa a través de los fluxogramas y

flujogramas.
El analista de Organización y procesos inicia el análisis de los datos examinando el
fluxograma como un todo. De esta forma, puede tener una visión general de
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

• Del proceso o procedimiento respectivo, pudiendo notar los problemas

resaltantes, como: Donde existen repetición de pasos, retrasos y retrocesos,
exceso o falta de control, si existe excesivo numero de pasos y otras
anomalías del proceso en estudio.
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

Al analizar cada proceso, hay que tener en cuenta:

• Los pasos y las secuencias, el método de ejecución, así como las consecuencias de los
problemas actuales.
• Los riegos inherentes los errores de las maquinas y de los recursos humanos
• El desperdicio de materiales, materias primas, insumos y del tiempo. Que constituyen
factores negativos para la gestión y además aumentan el costo operativo.
• Las sugerencias, los reclamos y las necesidades de los responsables de los distintos
puestos.
• Los criterios utilizados por otros profesionales, con anterioridad, en casos similares.
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

Además, es importante considerar:

• Las tareas y responsabilidades de cada puesto. Están claramente delimitadas, o están
debidamente documentadas.
• Los responsables de cada puesto. Conocen sus tareas y los limites de sus responsabilidades.
• Los responsables de cada puesto. Son conscientes de la interrelación, e interdependencia de los
trabajos que realizan los demás
• Existen tareas que no tienen claramente identificados los responsables.
• Están claramente delimitadas la autoridad y responsabilidad de cada nivel gerencia.
• Las personas que realizan los trabajos. Son las indicadas
• Los responsables de los distintos puestos conocen y son conscientes del valor tiempo.
• Están claramente definidos los niveles de control
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

Posteriormente, el analista realiza el análisis de cada paso de los procesos, aplicando

las preguntas que se mencionan a continuación:
• Cual es el /los sector/res y/o el/los procesos/s objeto del estudio
Por ejemplo:
a) Sector: Gerencia General
Procesos: - Ventas al contado
- Ventas a Crédito
- Facturación
- Distribución
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

b) Sector: Departamento de Tesorería

Procesos: - Pagos a proveedores
- Pagos de salarios y otras remuneraciones
- Cobranzas
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

• Cual es o cuales son los sectores que participan en el proceso

Por ejemplo:
a) Proceso: Ventas
Sectores que participan: - Departamento Ventas
- Caja – Dpto. de finanzas
- Empaque
- Departamento de Contabilidad
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

b) Proceso: Pagos Proveedores

Sectores que participan - Departamento de Tesorería
- Gerencia de Administración y Finanzas
- Gerencia General
- Departamento de contabilidad
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

• Que se hace en cada paso? Para que?

Es decir, cual es la finalidad de ese paso? Contribuye en algo para lograr el Objetivo?
• Por que se hace el paso? Es necesario ese paso? La eliminación de ese paso, Podría afectar al
proceso?
• Donde se hace el paso? y/o Donde debería hacerse?
Es decir, si el paso se esta realizando en el lugar adecuado o debería hacerse en otro lugar.
• Cuando se hace el paso? Con que frecuencia se hace el paso?
También podría ser : Cuando se debería hacer el paso?
Es decir, si el paso se esta ejecutando en su debido momento o podía haberse hecho antes o podría
hacerse después
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

• Quien hace el paso? O quien debería hacer el paso?

Es decir, si el paso es realizado por la persona indicada o si otro podía hacerlo mejor.
• Como se hace el paso? O Como debería hacerse el paso?
O sea, si el paso se hace de la forma adecuada o si habría una forma mejor de hacerlo.
• Cuanto tiempo consume la ejecución de ese paso?
• Cuanto cuesta ese paso? Se justifica ese paso de acuerdo con los resultados obtenidos.
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos
• En síntesis
Mediante las Preguntas

Qué y Se pueden eliminar los pasos del proceso o procedimientos

Por qué que se consideran innecesarios.
y Para qué

Dónde Se puede combinar y ordenar la ejecución de los pasos,

Cuando y pudiendo ser realizados estos en otro lugar, por otras
Quién personas o en otro orden

Cómo y Se puede modificar o cambiar las formas de realizar

Cuanto una determinada tarea proceso.
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

 Proceso de Análisis mediante Cuestionarios

Al efectuar el análisis de un fluxograma o flujograma o diagrama de flujos de procesos,
se deben aplicar todas las preguntas de análisis citadas anteriormente, a cada paso
del proceso, entre otros.

Ver ejemplos en hoja Excel

 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

 Efectuar el análisis de los formularios

Una vez finalizado el análisis de cada paso del proceso, el analista de Organización y
procesos Empresariales debe realizar un estudio minucioso de todos los formularios
y demás documentos utilizados en el proceso o procedimiento. A tal efecto, debe
seguir los siguientes pasos:
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

• Analizar cada uno de los formularios utilizados en cada proceso o procedimiento,

impresos y/o electrónicos
Ej. Considerar el numero de copias de formulario utilizados es suficiente o
insuficiente, si el contenido del mismo es adecuado a los requerimientos del
proceso o procedimiento respectivo, si es necesario un formulario pre impreso o
debería ser emitido por el sistema informático.
 2. Efectuar el Análisis de los procesos o
procedimientos

• Diseñar nuevos Formularios o modificar los que se utilizan actualmente de acuerdo

la necesidad.

• Eliminar los formularios y demás documentos innecesarios. Concluido el

procedimiento de análisis de los datos, informaciones, formularios, demás
documentos, debe prepararse un resumen general, incluyendo todas las
informaciones, documentos y el resultado del análisis efectuado para formular las
propuestas respectivas.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

También llamado Cuadro de distribución del Trabajo, es un

cuadro que contiene el conjunto de labores que realiza un grupo de
empleados, los cuales conforman una unidad administrativa, que
revela al analista gran parte de lo que necesita saber a cerca de la
división del trabajo en esa unidad.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

El diagrama de distribución del trabajo debe cubrir un grupo de

empleados que realice actividades homogéneas, con una
presentación lógica y ordenada para facilitar su análisis.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Preparación del diagrama de distribución:

El primer paso se hace con base en textos escritos y no en símbolos, se registran
los datos relacionados con todas las personas que hacen parte de una unidad

funcional, dicha descripción se realiza mediante dos listas:

•Lista de tareas por empleado.

•Lista de actividades por unidad.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Lista de tareas.
Todos los empleados preparan una lista de sus tareas y el supervisor las
verifica, en esta lista se describen las tareas o deberes asignados a cada
empleado. Esta descripción debe ser detallada, clara y debe ir acompañada del
tiempo que se dedica semanalmente a cada una de ellas.
La utilización de una forma, hace que la labor sea más fácil para él, y además,
se traduce en la exactitud, y realza la importancia del estudio.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Debe contar con el encabezado (Empresa, Nombre del

funcionario, Cargo, Unidad, Fecha, etc.), y tres columnas
bautizadas con los nombres: Número de tarea, descripción y por
último horas por semana, al final de la primera columna se
conocerá cuantas tareas realiza el empleado y al final de la última
se deben sumar las horas y se conocerá cuantas horas trabaja el
empleado por semana.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

La forma más recomendable para hacer la descripción de tareas es comenzar

por las tareas o deberes principales o esenciales y seguir con aquellas que se
realizan esporádicamente, o de vez en cuando, pero que no constituyen tareas
básicas para alcanzar el objetivo fundamental de la unidad; éstas pueden ser
denominadas tareas esporádicas.
Se recomienda que las listas sean preparadas con la colaboración directa del
analista de O. y M.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Lista de actividades.
Es un inventario de actividades realizadas por la unidad que se estudia, allí se
identifican las funciones principales de la unidad las cuales justifican su
existencia.
Mediante su análisis se puede establecer fácilmente una relación lógica entre las
funciones y las tareas descritas en la lista de tareas de manera individual.
La utilización de una forma, hace que la labor sea más fácil para él, y además,
se traduce en la exactitud, y realza la importancia del estudio.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Debe contar con el encabezado (Empresa, Unidad, Fecha, etc.), y

dos columnas bautizadas con los nombres: Número de actividad y
descripción de las actividades, al final de la primera columna se
conocerá cuantas actividades se realizan en la unidad.
Se recomienda que la lista de actividades sea preparada por el
supervisor con la colaboración directa del analista de O. y M.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Formato propuesto:
Con base en la información recolectada mediante las dos listas
antes mencionadas se hace el cuadro de distribución del trabajo,
para ello se recomienda el siguiente formato:
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Filas:
En la primera fila, debe contar con el encabezado (Nombre del cuadro, Empresa, Preparado por,
Aprobado por, Unidad, Fecha, Actual, Propuesto.).
Segunda fila, debe contener en primer lugar el titulo de la primera columna "Actividades", luego el
titulo de la segunda columna "total de horas por semana", a continuación tendrá el nombre de cada
uno de los empleados.
Tercera fila, debe contener debajo del nombre de cada empleado dos informaciones, el cargo del
empleado y el titulo horas semanales.
Luego cada actividad de la unidad debe contar con una fila.
Al final, la última columna debe contener los totales de las columnas en las que se registraron las
horas semanales.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Columnas:
En la primera columna se registran todas las actividades realizadas por la unidad en
estudio.
En la segunda columna se registra el número de horas frente a cada actividad.
De la tercera columna en adelante se registran los nombres de los empleados, debajo sus
cargos y debajo de los cargo, frente a cada actividad, las tareas que ellos realizan
relacionadas con la actividad.
La cuarta columna corresponde a la cantidad de horas dedicadas por cada empleado a las
tareas que se registraron frente a las actividades correspondientes.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Departamento analizado: Sección  de  Compras.  Fecha:   Febrero  4  de 

2008                      Actual: X
Preparado por: Luís  Palacio               Probado por:   José 
Palma                       Propuesto:
Álvaro Figueredo Luís Aguirre Rafael Becerra Gloria Quevedo Ricardo Mora
Jefe de Sección H Asistente H Almacenista H Secretaria H Cotizador H

ACTIVI
DADES
Determinar  16 Preparar  20 Determinar  16 Digita  16  
12 prioridades. programas faltantes. documentos,   
1. Programar  8       corresponde  
compras. Analizar  6 Comparar  12 Elaborar  el  ncia, etc. Cotizar  3
  cotizaciones. cotizaciones análisis  de  2
cotizaciones
 
Recibe 
6 precios  en el  4
comercio
2. Recibir  facturas, 
cotizaciones corresponde
ncia, etc.
 
3. Efectuar  Analizar  4 Colaborar  Recibir  y  10 Atender  el   
compras  compras con  las  almacenar  teléfono 10  
Administrac 64   compras 6 elementos     
ión y   4   que  entran    Colaborar  en  1
4. Supervisión  Manejar  el  Recibir  al almacén.   general 0
de personal personal consultas   Recibir 
Suministrar  10 público  en  10
elementos general
3. Análisis de la distribución del trabajo.

¿Para qué sirve el diagrama de distribución del trabajo?.

Tiene dos propósitos:
1. El análisis.
o Ayuda a detectar una mala distribución de las cargas de trabajo.
o La falta de especialización de funciones.
o El mal aprovechamiento de las habilidades personales.
o La duplicación de las funciones.
2. Los costos.
o Determinar el promedio de costos por actividad.
o Determinar el costo total.
3. Análisis de la distribución del trabajo.

Respuestas que ofrece el diagrama:

¿Qué se hace en la empresa?.
¿Quién lo hace?.
¿En cuánto tiempo lo hace?.
¿A qué actividades se dedica la mayor parte del tiempo?.
¿Existen esfuerzos que producen resultados pobres?.
¿este esfuerzo justifica los resultados?.
¿Se emplean adecuadamente las habilidades de los funcionarios?
¿Los empleados están desarrollando demasiadas tareas inconexas?.
¿Están equilibradas las cargas de trabajo?.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Diagrama resumen de la empresa:

Con base en los diagramas individuales se puede elaborar un diagrama resumen de la
empresa para realizar análisis en conjunto.
Paralelamente a este análisis conviene realizar un estudio de materiales que se emplean,
de las máquinas y equipos utilizados y del tiempo que se invierte.
Deben sacarse conclusiones de las herramientas de trabajo, del diseño del producto, de la
disposición del lugar de trabajo, de la seguridad en el trabajo y de las condiciones
ambientales.
La accidentalidad es uno de los aspectos que más cuesta a las empresas en razón a lo
costoso que resultan los accidentes.
 3. Análisis de la distribución del trabajo.

Pasos finales:
•Proponga un nuevo diagrama de distribución del trabajo.
•Compare el diagrama inicial con el propuesto.
•Aplique las medidas necesarias.
•Elimine tareas innecesarias, reasigne tareas,
 Análisis de datos, informaciones y documentos

Mecanismos coordinadores: Existen mecanismos coordinadores

que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el
trabajo.
Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la
coordinación del trabajo, como a la comunicación y al control.
 Análisis de datos, informaciones y documentos

1) Ajuste Mutuo: Logra la coordinación del trabajo por medio de la comunicación informal.
El control y el poder de coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es utilizado en
las organizaciones más simples (2 personas en una canoa) y en las organizaciones más
complejas (equipo de trabajo interdisciplinario)
2) Supervisión directa: Logra la coordinación al tener una persona que toma la
responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando
sus acciones.
3. Estandarizado: La coordinación es lograda antes de comenzar el trabajo, principal
diferencia con los otros mecanismos coordinadores.
 Análisis de datos, informaciones y documentos

4. Estandarización de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas

escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las
actividades)
5. Estandarización de producción o de resultados: Consiste en un conjunto de
normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.
6. Estandarización de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los
conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.
PREGUNTAS?