RELEVAMIENTO

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RELEVAMIENTO

Conceptos Generales
El objeto de esta fase es "Determinar la situacin existente en
elsistemaactual".
Es unainvestigacindetallada de las reas componentes de
laorganizacin.
Puede durar entre 20 y 40 das, dependiendo de la magnitud y
sobre todo de la complejidad del sistema afectado.
Tcnicas para la recoleccin dedatosydocumentos:
Entrevistapersonal.
Observacin personal.
Investigacin.
Reunin detrabajo.
Cuestionario.
Estimaciones.
Muestreo.
Redaccin deinformes.
Graficacin.

Directiva Para El
Relevamiento

La da el ms alto nivel posible.

Normalmente es verbal y permite

continuar con la aplicacin de la
metodologa.

El hecho de dar esta directiva

significa que se aprueba el
informedel reconocimiento.

2. Preparacin del plan de re

levamiento
Antecedentes

Ejecucin

a. Identificacin del problema

Descripcin.

Plan de reconocimiento.

Informe de reconocimiento.

b. Identificacin del contexto

Tcnicas a emplear.

Detallar lastcnicasa emplear

durante esta fase.

En caso de haber ms de un
problema debe asignarse el
orden de prioridad para su
anlisis.

Asignacin de prioridades.

Divisin de la tarea en etapas.

Idem reconocimiento. (Limitacin

del rea o reas afectadas por el
problema en la organizacin)

Es conveniente dividirla de la
siguiente manera:

Primera visita, anlisis.

Segunda visita, anlisis yevaluacin.
Preparacin de informe.
Exposicin de resultados.
Otra sub-divisin necesaria.

3.Exposicindel plan de relevamiento

a.

El objeto de este informe es difundir el plan entre el personal

directivo dela organizacin.

b.

Convendr que elgerenteoautoridadrepresentativa presida la

reunin. De esta forma se motivar al usuario para que apoye la
tarea del EP.

c.

La exposicin la realizar el Jefe del EP o el AS.

d.

Participarn los encargados de las reas afectadas o vinculadas

con el problema.

e.

Se tomar nota de los participantes, fechas, instrucciones

adicionales recibidas y otros datos deinters.

4. Identificacin del flujo del producto

Concepto

El flujo de producto debe considerarse en relacin con el flujo de

informacin derivado del primero e identificar la relacin entre
ambos.

Su recorrido a travs del organismo recepcin control decalidad

transporte almacenaje etc. no tiene que coincidir necesariamente
con el flujo de informacin que genera control de remitos
actualizacin de stock registroscontables pago de facturas etc.

Por ejemplo: en un sistema decompras, el producto est

representado por losbienesdecambioo uso que se obtienen.

Normalmente seprogramala visita segn la secuencia del flujo del

producto.

Algunos aspectos a tener

en cuenta:

La visita se har acompaado

por personas que conozcan las
operaciones.

Seguir elprocesoen secuencia

lgica.

Observar el cumplimiento de las

normasde control.

Registrar resultados.

Comprobaciones a efectuar

Tiempos (De transporte, de demoras

y total de proceso)

a.

Porcentaje deltiempoinsumido en
transportes, con respecto al tiempo
de proceso.

b.

Porcentaje de los retrasos o demoras

en el proceso, con respecto al
tiempo total.

Exactitud

a.

Porcentaje de destinos errneos.

b.

Tipo decontrol de calidad: total o

muestreo. Porcentaje de rechazos de
insumos y deproductosterminados.

Diagrama de flujo

Sirve para visualizar la secuencia.

Convendr completarlo con las observaciones que se recojan en
las visitas.
Resultado a obtener
Diagrama de flujo del producto.

5. Identificacin del flujo de informacin

Concepto
Es fundamental para la visin del
conjunto del sistema relevado.

b.

Analiza el conjunto de tareas,

informes yarchivosen cada
departamento que interviene en
el sistema.
Nomuestrael pasaje de
documentos entre los
departamentos.

Estmulo-respuesta

a.

Se comienza por un estmulo por ejemplo la

solicitud de alta de un empleado y se sigue el
flujo hasta que concluye laaccin
correspondiente.

b.

Permite seguir los documentos a travs de los

distintos departamentos, detectar los archivos
que se usan y el destino final de cada una de
las copias.

Mtodos

- Por departamentos
a.

Orientado hacia actividades

a.

Elmtodoestmulo-respuesta permite el
seguimiento de una actividad, pero un
sistema, normalmente, abarca un conjunto de
actividades interrelacionadas.

b.

Con este mtodo deben identificarse cada

actividad. Ejemplo de un sistema de control
deinventario:

6. Necesidades de las areas

Concepto
Elobjetivoes obtener la primera opinin sobre las necesidades
de las reas afectadas por el problema y de las que se aprecie,
intervendrn en el nuevo sistema.
Estas necesidades podrn ser:

Directas Son:

- Los datos a agregar (Necesarios pero que no se reciben en el rea relevada).

a modificar, a transferir (a otra rea), o a suprimir.
- Las tareas a agregar
a modificar, a transferir, a suprimir.

Indirectas

Personal, equipos, locales u otro recurso que puede ser necesario para el cumplimiento de tareas del
sistema actual.
Evaluacin De La Situacin Existente
Concepto
El objeto de este paso ser reunir, analizar y evaluar la informacin obtenida en los pasos anteriores, la
que permitir elaborar nuevas ideas para perfeccionar el sistema actual.

Evaluacin de rendimientos
Costos
En este aspecto intervienen factores:

Directos:costosen personal,mantenimientode equipos, compra-alquiler, papelera, etc.

Indirectos: costos por carencia de informacin oportuna y confiable, por ineficiencia de controles, etc.

Estos costos adquieren relevancia si se los analiza en funcin del beneficio que el sistema relevado
proporciona. Recordar que la informacin oportuna y confiable para latoma de decisiones claves en la
organizacin es de vital importancia.

7. Presentacin del informe

de relevamiento

Se recalcar la finalidad del relevamiento: "Determinar la

situacin existente en el sistema actual".

Se definir el problema. Para ello se complet la informacin

durante eldesarrollode esta etapa.

Es necesario dejar aclarado que inconvenientes produce el

problema.

Ej.:

Prdidas de tiempo, de beneficio, de informacin, etc.

Problemas legales como ser infracciones aleyes,

reglamentaciones, decretos, normas contables, etc.

Problemas deseguridadcomo son losaccidentes, siniestros, etc.

8. Formulario de identificacion
de documentos
Identificacion:

colocar elcdigo, el nombre y unadescripcin.

Finalidad: expresar su objeto.
Origen: rea que lo genera.
Cantidad De Copias Y Distribucion: expresar la cantidad y como se las
distribuye individualmente.
Volumen: cantidad en un cierto intervalo.
Tiempos Promedio: en cada rea, duracin de losprocesos.
Soporte: medio.
Formatos Tamaos Y Calidad De Papel:
Este formulario acompaar a cada uno de los listados, archivos y
formularios que se incluyan en el diagrama de flujo.