Universidad de oriente

Núcleo De Sucre
Departamento De Contaduría y Administración

Macarena Aguilera C.I: 24.129.619

Cumana 04 de junio de 2022

TEMA 5 ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMEINTOS
Análisis Y Diseño De Sistemas
Es una guía para estructurar el proceso de desarrollo de sistemas de información, estos
proceso representan esfuerzo, inversión de tiempo y recursos por parte de las
organizaciones, todo esto se realiza con el fin de reducir al mínimo los riesgos de fracaso de
los nuevos proyectos ya que es común que muchos errores se generen al usar nuevos
sistemas de información ya sea por no adaptarse correctamente a las necesidades reales o
por desempeñarse de forma inadecuada.
El análisis de sistemas trata fundamentalmente de determinar los objetivos y límites del
sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marca las directrices
que permiten alcanzar los objetivos propuestos y evalúa sus consecuencias.
Fases del proceso del análisis de los sistemas y procedimientos

1) Planeación Del Estudio

Comprende la tarea de integrar un número de elementos que el analista de sistemas debe
tener presente aun durante el estudio preliminar; de otro modo podrá más tarde tener
dificultades, par- ticularmente en lo que se refiere a personal y a la fecha de terminación del
trabajo.

 Solicitud Para El Estudio De Sistemas.

Es el resultado de una entrevista entre el solicitante y el analista de sistemas, el solicitante
describe el problema y los resultados anticipados obtenidos de una propuesta; si la solicitud
requiere de una definición, se proyectan entrevistas adicionales entre los interesados, estas
entrevistas ayudan al analista a determinar la extensión y urgencia del problema; una vez
que se identifican el problema, la solicitud es evaluada en términos de resultados.

 Asignación De Proyecto.
Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del
departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su
experiencia, capacidad técnica y estudio realizado.

 Planeación Del Proyecto.

Una vez que se asigna el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo del estudio
que requerirá la aprobación del jefe de sistemas y procedimientos antes de comenzar a
realizar el trabajo, el bosquejo servirá de base para coordinar la investigación y el
desarrollo del trabajo; además tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no
dejar escapar aspectos y áreas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar
para realizar una investigación detallada que lo capacitara para efectuar el trabajo con
idoneidad. El objeto de la planeación es asegurarse que el curso del proyecto sea
determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las
diferentes fases del estudio como:
Primer paso: determinar quién, cual y por cuánto tiempo.
Quien: determinar a quién beneficiaran los resultados del proyecto. Además de quien se
requerirá ayuda, sobre todo de los especialistas en el campo bajo estudio.
Cual: determinar cuál será el resultado final del proyecto, tal como un informe, un manual o
una carta de instrucción
Por cuánto tiempo: determinar cuánto tiempo se necesitara para determinar el proyecto.
Segundo Paso: Obtener Antecedentes.
El problema en general con las personas que tienen el conocimiento en el trabajo y de cómo
se ha ejecutado la labor, en cuanto a los informes, manuales, cartas de instrucción y otros
informes concernientes al tema, para luego seleccionar el material de referencia.
Tercer paso: seleccionar el lugar para dirigir el estudio. Elegir la oficina o estrato de la
organización en el cual pueda hacerse con más propiedad.
Cuarto paso: preparar planes de prueba. Los planes deberán abarcar en secuencia
cronológica, los pasos que se proponen seguir del principio a fin del proyecto y así el
analista estará capacitado para emprender el estudio verdadero.

 Estudio Preliminar.
Es un estudio destinado a separar los problemas pero que no proponen soluciones,
simplemente es una rápida acumulación de información en forma muy amplia y general,
solo con fines exploratorios. El estudio preliminar sirve para separar los factores del
problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta
la unidad solicitante del estudio y estimular su relevancia.
Pasos A Seguir Para Definir El Problema:

 Se realiza un estudio exploratorio para conocer la opinión de la persona que solicito

el estudio.

 Se conserva con las personas que ocupan los puestos claves.

 Se concluye si es un problema, causa o consecuencia.

 El analista y el solicitante deben tener la misma opinión.

Una vez que el analista ha recolectado toda la información clave, se define el problema; al
llegar a este paso el analista debe saber dónde y cuándo se originó el problema y cuál es su
causa, se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposición de equipos, de
procedimientos u otros.

 Redefinición Del Proyecto.

La definición del problema, el alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener,
están sujetos a la redefinición para que los resultados esperados queden garantizados, aun
en el entendido de que la solicitud puede estar plegada de malas interpretaciones, esta fase
es utilizada por el analista como diagnóstico del problema, es importante saber:

 Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos, equipos,

personal a usar, entre otros.

 Se debe limitar el alcance del estudio al área a investigar.

 Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado.

2) Análisis De La Situación Actual
El análisis consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar en lo que se
tiene que hacer y lo que se hace, como:

 Recopilación De Información

Consiste en obtener una información más detallada y exacta posible de cómo se desarrolla
las operaciones que integran el procedimiento, y el tiempo de ejecución de la misma,
tomando nota del número de personas asignadas.

 Registro De Datos

Registrar ordenadamente la información recopilada de cualquier investigación que se

realice es de existencia general. Una vez resumida la información se emplean varias
herramientas para registrar la información, de manera clara y sistemática, por ejemplo:

 Organigrama de puesto
 Tabla de distribución
 Hoja de análisis

 Análisis de la situación actual

Esta fase permite analizar los hechos en base a los objetivos estratégicos, los pasos
significativos; y las causas externas que los afectan.

Durante Esta Fase Se Analiza:

 Qué hacer: Cuestiona sobre la naturaleza de las actividades y los resultados

conseguidos.

 Quién lo hará: Vislumbran las unidades y aptitudes de las personas que hará el
trabajo, así como las relaciones que mantienen entre ellos la empresa.

 Cómo hacerlo: Considera los métodos y técnicas que se aplican para realizar el
trabajo los mecanismos y equipos que se utilizaran.
  Cuándo hacerlo: Considera la secuencia de pasos, honorarios y tiempos que se
utilizaran.

 Dónde hacerlos: Confirmación de la ubicación y domicilio de las oficinas, su

funcionalidad, distribución del espacio dentro de los departamentos y sus relaciones
en las operaciones y tareas del personal.

 Porque hacerlo: Trata de hacer razonable las existencias del trabajo, sus objetivos y
determinar su continuidad.

3) Diseño y Presentación a la Gerencia.

Comprende la aplicación de técnicas especializadas para la creación de los nuevos
sistemas con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física; y
la presentación a la gerencia a fin de obtener la autorización respectiva para la instalación
definitiva.
 Diseño
El diseño de sistemas se ocupa de desarrollar las directrices propuestas durante el análisis
en términos de aquella configuración que tenga más posibilidades de satisfacer los
objetivos planteados tanto desde el punto de vista funcional como del no funcional.
 Presentación A La Gerencia.
Uno de los aspectos más importantes de análisis de sistemas es la aprobación de los nuevos
métodos por parte de la gerencia y es precisamente la presentación pública de un informe
que incluye la descripción del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesión
y decisión favorable de la directiva de la organización en este sentido, también es
recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentación para ganar su apoyo y
colaboración con lo cual se puede vencer la resistencia al cambio.
 Aprobación De La Gerencia:
Es necesario la autorización o aprobación del nuevo sistema por parte de la gerencia para
proceder a su instalación y ejecución. También debe ser autorizado por la directiva y que
debe incluir:

 Comunicación al personal sobre la decisión de la gerencia.

 Construcción de procedimientos, normas, manuales, informes entre otros.

 Programas de entrenamiento para los usuarios

El Rechazo Del Proyecto Puede Ser:
Parcial: Por costo o por tiempo.
Total: Debe brindarse la debida importancia al problema para no ser rechazado,
presentando los costos actuales y adecuados al proyecto a la realidad de la empresa.
4) Construcción, Instalación, Ejecución Y Seguimiento Del Nuevo Sistema
 Construcción
Es donde el analista se dispone a construir el nuevo sistema e inicia:
El diseño de los procedimientos que consiste en la elaboración definitiva de las gráficas de
flujo, diseño de formas, informes, archivos, etc.
El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos métodos, sus
características, ventajas, archivos, etc.
 Instalación
Cuando el analista está satisfecho con los resultados obtenidos en las pruebas pilotos,
comenzará la instalación física del nuevo sistema, es entonces cuando procederá a:
• Elaborar manuales
• Reproducir formas, informes, registros, etc
• Compra de equipos
• Organizar oficinas
• Crear archivos
• Crear registros
 Ejecución
Consiste en la instalación definitiva del nuevo sistema mediante cualquiera de los
siguientes métodos:
• Instantáneo o total
• En paralelo o dual
• Parcial o por aproximaciones sucesivas
 Seguimiento Del Nuevo Sistema
Después de haber culminado la instalación de un sistema, y durante el tiempo que tomara
debido a su dificultad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo
realizado para verificar si se están logrando los objetivos establecidos cerciorándose que
todas las partes del sistema anterior están desincorporadas asegurarse si el nuevo sistema
funciona adecuadamente; utilizar la retro alimentación para mejorar, afinar, agregar,
eliminar o modificar el trabajo realizado.
TEMA 6 GRÁFICAS DE FLUJO
Procedimientos
Es la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se
constituyen en una unidad, en función de una realización de una actividad o tarea específica
dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Clasificación De Los Procedimientos
 Procedimientos que afectan y no afectan los estados financieros
La organización administrativa en una compañía puede establecerse a través de la
clasificación de los procedimientos contables en dos grupos:

 Procedimientos contables

 Procedimientos no contables
Procedimientos Contables
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se define los procedimientos contables,
como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el
registro de transacciones u operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad,
Desde el punto de vista del análisis, se puede establecer procedimientos contables, para el
manejo de cada uno de los grupos de cuentas de los estados financiero, algunos ejemplos de
procedimientos contable, son los siguientes:

 Recepción de inventarios

 Ventas de productos

 Fabricaciones de productos

 Registro de estimaciones

 Destrucción de inventarios

 Procedimientos para el registro de los desembolsos realizados por cajas.

 Procedimientos para autorización de desembolsos

Procedimientos no Contables
Procedimientos no contables son aquellos que no afectan las cifras de los estados
financieros. En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados, los
procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados financieros; algunos
ejemplos de este tipo de procedimientos son los siguientes:

 Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista

  Procedimiento para contratación de empleados

 Procedimiento para cambio de horario laborable

 Procedimiento para tramitar reclamos de clientes

El objeto final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor grado de información para evaluar
si los procesos contables o no contables se realizan conforme lo establecen las políticas y normas
de la empresa.

Requisitos de los Procedimientos

 Deben ser cronológicos y sucesivos.

 Que contengan operaciones relacionadas entre sí.

 Deben estar destinados a la realización de una actividad o tarea específica.

 Las actividades deben estar coordinadas entre el personal.

 Deben estar realizado bajo las normativas de cada empresa.

Formas descriptivas de los procedimientos
El proceso de dirigir un departamento requiere que se disponga de herramientas de tipo
gerencial adecuadas para poder entender cómo se llevan a cabo los procedimientos.
Entre las técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos en una
empresa tenemos:

 Memorándum: son comunicaciones internas que en forma breve deben

expresar una pauta, normas o decisión de algún funcionario.

 Instructivos: son documentos que norman en formas detallados la manera en

que debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico.

 Circulares: Son instrumentos que comunican a un gran número de personas,

situaciones o guías de acción, por casos específicos y en forma puntual los
procedimientos que deben ser limitados.

 Manuales: es el documento que contiene la descripción de actividades que

deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de
dos o más. Este manual debe ser usado por el personal de la organización para
conocer el proceso que debe seguir en los trámites administrativos que tenga que
realizar para el desarrollo de sus labores, ya que aquí se indica la forma a utilizar y
los departamentos involucrados en los procedimientos.
  Narrativos: consisten en la descripción detallada y descriptiva de un
procedimiento y todos los pasos que lo componen

Metodología para describir un Procedimiento

La metodología propuesta para la descripción de un procedimiento comprende las
siguientes etapas:
 Planeación de estudio
Aquí se procede a definir la naturaleza del problema, permitiendo fijar las bases para
determinar el objetivo de estudio y para una investigación preliminar que proporcione
elementos de juicios para decidir la formulación y ejecución de un plan de trabajo.
 Investigación de la situación actual
La finalidad es obtener una visión del procedimiento tal come se desarrolla en el momento
actual, básicamente esta fase influye:

 Recopilación de la información: Consiste en obtener toda la información necesaria

de la manera más detallada y exacta posible de la forma como se desarrollan las
operaciones que integran el procedimiento.

 Registro y documentación del procedimiento actual: Es fundamental registrar y

documentar ordenadamente la información recopilada de la investigación que se
realice con la debida claridad para que cualquiera persona pueda entenderlos.

 Obtención de la aprobación correspondiente: Una vez documentada el

procedimiento actual, se procederá a obtener la aprobación de los responsables de
su operación.
 Análisis y crítica de la información
Para analizar un procedimiento, se debe efectuar un examen crítico de la situación actual
del mismo, a fin de determinar las causas o posibles fallas que impiden su óptima ejecución
y ver como puede ser mejorado. En esta etapa se debe asumir una actitud interrogativa a fin
de comprobar si lo que se está haciendo es correcto y necesario; y si los esfuerzos son
convenientes y tienen una secuencia lógica.
 Diseño gráfico y descriptivo de un procedimiento
Diagramas de flujo
El Flujo grama, es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica. Según
su formato o propósito, puede contener información adicional sobre el método de ejecución
de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo
empleado, etc.
El Flujograma o Diagrama de Flujo, es una gráfica que representa el flujo o la secuencia de
rutinas simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las
unidades involucradas y los responsables de su ejecución”.
Características
 Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos
dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser prácticos.
 Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en
su interpretación.
 De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía aérea que contiene los
rasgos principales de una región, y que a su vez permite observar estos rasgos o
detalles principales.
Tipos de diagramas de flujo
 Secuenciales: Se caracterizan porque los mismos no separan las personas y/o
departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de la
información es presentado en forma totalmente secuencia de izquierda hacia la
derecha.
 Columnares: son los más utilizados en las empresas y se diferencian de los
secuenciales en la separación que se realiza de cada una de las tareas y
responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un procedimiento.
 Analíticos: se caracterizan por poseer una columna adicional para comentarios, o
sencillamente, con llamadas en el cuerpo del Flujo grama se realizan observaciones
en una hoja adicional respecto a cualquier aspecto que desee destacar
SIMBOLOGÍA
Los diagramas de flujo usan formas especiales para representar diferentes tipos de acciones
o pasos en un proceso. Las líneas y flechas muestran la secuencia de los pasos y las
relaciones entre ellos. Estos son conocidos como símbolos de diagrama de flujo.

Normas para la representación de graficas de flujo

 El sentido de un diagrama de flujo generalmente es de arriba hacia abajo.
 Es un símbolo solo puede entrar una flecha de flujo si varias líneas se dirigen al
mismo símbolo, se deben unir en una sola flecha.
 Las líneas de flujo no deben cruzarse, para evitar los cruces se utilizan los
conectores.
 De un símbolo excepto el de decisión, solo puede salir una línea de flujo.
 Los símbolos Terminal, Conector dentro de página y conector fuera de página solo
pueden estar conectados al diagrama por una sola flecha, ya que por su naturaleza es
imposible que tenga una entrada y una de salida.
  Los símbolos de decisión tendrán siempre una sola flecha de entrada y dos o tres
flechas de salida según la cantidad de alternativas que se presentan.
 Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una continuidad de
principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al
diagrama pues el flujo seria interrumpido.
Un diagrama de flujo debe estar complemente cerrado, teniendo una continuidad de
principio a fin, no pueden quedar flechas en el aire ni símbolos sin conexión al diagrama
pues el flujo seria interrumpido.

Metodología para elaborara una diagrama de flujo

 Propósito: Analizar cómo se pretende utilizar el Diagrama de Flujo. Es decir
verificar que su Diagrama de Flujo es apropiado para las aplicaciones que se
pretenden emplear.
 Ordene las actividades: El diagrama de procesos de negocio es un flujo, por lo que
se necesita ordenar estas actividades. Haga una lista en orden cronológico.
 Elija los símbolos correctos para cada actividad: Hay varias notaciones usadas
para dibujar diagramas de flujos de procesos. Por lo tanto, al indicar correctamente
cada tipo de actividad, utilizando los símbolos correctos, será mucho más fácil para
cualquiera que esté familiarizado con los símbolos, poder entender el flujo
rápidamente.
 Haga la conexión entre las actividades: Para esto se utilizan conectores,
normalmente flechas y líneas de puntos, o continúas. Sus significados se describen
también en las publicaciones indicadas más arriba.
 Indique el comienzo y el final del proceso: Puede parecer trivial, pero a veces, las
personas se olvidan de indicar cuándo el proceso comienza y cuándo termina. Y esta
es una información muy importante para establecer límites para los propietarios de
los procesos, gerentes y supervisores.
 Revise su diagrama: Revíselo, estúdielo nuevamente y asegúrese de que su
representación gráfica del proceso aun es adecuada.
Casos prácticos
Crear un diagrama de flujo de procesos en el que se almacenen 3 números en 3 variables A,
B y C. El diagrama debe decidir cual es el mayor y cual es el menor
 ANALISIS

1) Los análisis y diseño de sistemas en una organizaron o empresas están diseñados para
estudiar la situación con la finalidad de trabajar y decidir si es necesario realizar una
mejora, también podemos decir sistemas trata fundamentalmente de determinar los
objetivos y límites del sistema objeto de análisis, caracterizar su estructura y
funcionamiento, marca las directrices que permiten alcanzar los objetivos propuestos y
evalúa sus consecuencias.
Los aspectos positivos
 Tiene como objetivo planificar el desarrollo de los sistemas de información

2) Las graficas de flujo son importantes porque nos facilita la manera de representar
visualmente el flujo de datos por medio de un sistema de información, en este realizamos
un análisis de los procesos o procedimientos que requerimos para realizar un programa o un
objetivo en general. De igual forma también son identificados mediante símbolos
determinados, incluyendo toda la información que sería necesaria para un posterior análisis
Por ejemplo: si nosotros queremos realizar una pizza, primero necesitamos los ingredientes,
este ya seria un proceso, luego de haber conseguido los ingredientes necesitamos realizar la
masa, este seria otro proceso, luego realizamos la salsa, este seria otro procesos y
finalmente unimos todo lo que hemos hecho y agregamos los complemento como el jamón,
el queso, etc. Para la realización de esta pizza ya contamos con 4 procesos los cual
podemos desarrollar en un diagrama de flujo y unirlos en el mismo. Para así obtener un
producto final que seria nuestra pizza
Los aspectos positivos
 Establecen el orden que deben seguir las actividades.

 Promueven la eficiencia y la optimización.

 Fijan la manera cómo deben ejecutarse las actividades, quién debe ejecutarlas y cuándo.

 Permiten identificar los problemas y conocer en qué lugar surgen estos problemas
Los aspectos negativos
 Pueden ser muy tediosos ala hora de sus elaboración
 puede ser difícil el seguimiento si el diagrama tiene diferentes caminos.
 no tiene normas fijas para la elaboración de los diagramas de flujos.