Mapeo de Procesos

Calidad y producción
Proceso
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algún tipo
de lógica que se enfoca en lograr algún resultado específico.
• Los procesos son mecanismos de comportamiento que diseñan los
hombres para mejorar la productividad de algo, para establecer un
orden o eliminar algún tipo de problema.

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Mapeo de Procesos
El mapeo de procesos es la actividad que consiste en identificar, entender y
describir los procesos para producir productos o servicios.
Tiene como propósito identificar los procesos de negocio y cómo estos están
operando actualmente, para posteriormente analizarlos y ajustarlos para
generar mejores procesos.
Es utilizado para:
• Un entendimiento claro de los procesos
• Ofrecer visibilidad completa del negocio
• Facilitar la inducción y capacitación
• Permitir que se apliquen las mejores prácticas
• Permitir identificar problemas o áreas de oportunidad
Proceso del mapeo de Procesos
Primer paso: Determinación de sus objetivos
• Dentro de toda la cadena de valor de la empresa, cada proceso tiene
un objetivo específico que cuando se tiene en cuenta en todas las
actividades de la organización, contribuye para alcanzar sus objetivos
finales.
• En este punto, tenemos que entender el papel de este proceso en
cuestión dentro de los límites de su actividad: ¿cuál es el motivo de
su existencia?

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Proceso del mapeo de Procesos
Segundo paso: Identificación de las salidas del proceso
• Salidas o “outputs” son las entregas que se producen al final de cada
proceso. Las mismas agregan valor a lo largo de la cadena de
producción, hasta culminar en el producto final o servicio de la
empresa.
• Muchos se confunden y ven las salidas como algo físico y tangible,
como una parte o un producto. De hecho, las salidas pueden ser de
varios tipos, tales como gráficos, datos, toma de decisiones,
aprobaciones y muchas otras.

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Tercer paso: Identificación de los clientes del proceso
• Identifique a los clientes y su jornada en el proceso. Preste atención a
los “momentos de la verdad”, que son aquellas interacciones con sus
clientes que crean una percepción del valor.

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Cuarto paso: Identificación de las entradas del proceso
• Las entradas o “inputs” son todos los elementos que se modifican
durante el proceso de añadir valor a la cadena de producción. Pueden
ser físicas o de otras formas, como información y datos, por ejemplo.

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Quinto paso: Identificación de los componentes del proceso
• Todos los recursos utilizados en el proceso y que colaboran en la
transformación de entradas en salidas, son llamados componentes
del proceso y pueden ser materiales, energía, maquinaria, recursos
humanos, metodologías, tecnologías y muchos otros.

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Sexto Paso: Identificación de los proveedores del proceso
• Si hay entradas, hay alguien encargado de encaminarlas al inicio del
proceso. Sólo así, esa persona podrá empezar a transformarlas en
salidas. Al igual que los clientes, hay dos tipos de proveedores:
• Proveedores internos: individuos o grupos dentro de la empresa que
entregan las entradas o los componentes de un proceso.
• Proveedores externos: empresas o particulares que suministran la
organización con los insumos, servicios y materias primas.

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Séptimo paso: Comprensión de los límites del proceso
• Los límites son los puntos extremos de un proceso, cuando se inicia y
cuando termina. El inicio del proceso se caracteriza por la recepción
de las entradas y su terminación ocurre con la entrega de las salidas.
• Tenga en cuenta de que los involucrados en el proceso sólo empiezan
a tener control sobre este al recibir las entradas y, del mismo modo,
ya no tienen más control en el momento en que se hacen las salidas.

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Octavo paso: Documentación del proceso actual
• Una de las formas comúnmente utilizadas para documentar los
procesos, es mediante el uso de un diagrama de flujo. Es muy
importante que toda la información recopilada hasta la fecha esté
documentada y sea analizada por todos los involucrados, que deben
estar de acuerdo con lo determinado por el grupo de trabajo.

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Proceso del mapeo de Procesos
Noveno Paso: Identificación de las mejoras que el proceso necesita
• Este es el momento de ver lo que funciona y lo que no funciona en el
proceso. Se deben indicar los incumplimientos, retrasos y obstáculos.
También se deben identificar las actividades críticas y las que agregan
más valor.
• Por último, se debe prestar gran atención a las actividades en las que
se entra en contacto directo con el cliente y asegurarse de que tenga
la mejor experiencia posible.

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Proceso del mapeo de Procesos
Décimo Paso: Elegir las mejoras que se deben aplicar al proceso
• Después de decidir las mejoras que se aplicarán en el proceso, las
mismas se deben revisar. Y más tarde, cuando se aplican, es necesario
vigilar su aplicación para asegurar su éxito.

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Proceso del mapeo de Procesos
Undécimo Paso: Documentar el proceso mejorado
• Una vez más, la documentación es crucial para poder estandarizar
todas las mejoras y adoptarlas en el futuro. Se pueden utilizar BPMN
y otras herramientas más apropiadas para que este proceso de
documentación alcance el mejor resultado posible.

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Tipos de Mapeo de Procesos
• Diagrama de Flujo
También conocido como flowchart, es el diseño simplificado de un
proceso que utiliza ciertos símbolos estándar.
Esta característica gráfica, como otras que analizaremos, tiene como
objetivo facilitar el análisis de los procesos con el fin de buscar
oportunidades de mejora.
De hecho, el diagrama de flujo es uno de los tipos de mapeo de
procesos más sencillo, con anotaciones algo limitadas y por lo tanto, se
substituyó gradualmente por otras metodologías.
Tipos de Mapeo de Procesos
• Diagrama de Flujo Horizontal
El flujo de trabajo se transfiere a una matriz que indica los procesos en
curso en el eje horizontal, y en el vertical, indica quiénes son los
responsables de las tareas o de los pasos de cada proceso.
Tipos de Mapeo de Procesos
• Mapeo del Diagrama de Flujo sobre linea de Producción

• Es la unión del diagrama de flujo de procesos con el diseño de una

línea de producción, y lo representa visualmente de manera
superpuesta a la planta del sitio donde ocurren los procesos.
• Es especialmente útil para los procesos de producción donde hay una
gran cantidad de movimiento de materiales y existe la necesidad de
almacenar los componentes.
Tipos de Mapeo de Procesos
• Diagrama sistemático UML – Unified Modeling Language
El énfasis de la UML es para poder realizar el seguimiento del proceso
de mapeo con el tiempo, muy utilizado en la gestión empresarial y la
programación, utilizando como elementos principales, la estructura del
proceso, el comportamiento y las interacciones.
Se puede usar para modelar distintos tipos de sistemas: sistemas de
software, sistemas de hardware, y organizaciones del mundo real.
Es ante todo un lenguaje. Un lenguaje proporciona un vocabulario y
una reglas para permitir una comunicación. En este caso, este lenguaje
se centra en la representación gráfica de un sistema.
Tipos de Mapeo de Procesos
• Business Process Model and Notation (BPMN)
En español Modelo y Notación de Procesos de Negocio, es una
notación gráfica estandarizada que permite el modelado de procesos
de negocio, en un formato de flujo de trabajo (workflow).

Vease Principales símbolos utilizados en la notación BPMN.pdf

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