VERSIÓN No.

03
PROCEDIMIENTO DE GESTION CAMBIO
CÓDIGO PLPHSEQ-052
VIGENTE DESDE 15-ene-14
APROBÓ: GERENTE GENERAL
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PETROLAND SAS
PROCEDIMIENTO DE GESTION CAMBIO
PLPHSEQ-052

MODIFICACIÓN CONTENIDO DE LA
FECHA
Nro. MODIFICACIÓN
15 DE ENERO DE 1 Se emite por primera vez.
2014
27 de mayo del 2 Se incluye la observación para
2016 todo cambio en campo tenga
responsables los líderes de
proceso y exista la evidencia por
email del soporte del análisis de
riesgo dependiendo la criticidad
del cambio y su aspecto que
pueda ocasionar.
01 de feb 2017 3 Se incluye el formato de acciones
correctivas y preventivas.

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1. OBJETIVOS

Establecer la metodología llevada a cabo cuando exista la necesidad de efectuar

cambios considerables de procesos tales como: modificación de equipos, sustitución
de puestos de trabajo, sustitución de productos, implementación de tecnología,
modificación de ambientes de trabajo, entre otros, implementando para esto una
metodología de evaluación, aprobación, registro y comunicación.

2. ALCANCE

El presente procedimiento aplica para todos los “cambios” dentro de las

operaciones, que comprometan directa o indirectamente el desarrollo habitual de
una actividad. Consolidando de esta manera, la política de Seguridad, salud
Ocupacional y ambiente, así como la legislación vigente.

2. DEFINICIONES

Cambio: Transformación del estado actual de las cosas hacia un estado previsto
deseado. Rompimiento de la inercia en la forma de ser y de hacer las cosas.

Manejo del Cambio: El cambio no es un acontecimiento aislado; generalmente no

ocurre de forma imprevista, pues se desarrolla en fases definidas, situación que
facilita la identificación de las necesidades o requerimientos para la implementación
bien sea de un nuevo proceso o la incorporación de una nueva tecnología,
materiales, equipos, software, etc.

3. ROLES Y RESPONSABILIDADES

Todas las personas afectadas por este procedimiento tienen la responsabilidad de

aplicarlo y supervisar su cumplimiento.

4. MANEJO DEL CAMBIO (Secuencia de tareas para realizar el trabajo)

4.1 EVALUACIÓN DEL CAMBIO

4.1.1 Justificación / Razón del cambio.

Todo cambio debe estar sujeto a un propósito específico, el cual debe estar
orientado a una necesidad en particular de la operación, o cambios considerables a

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notificar al personar y que este sea contemplado desde el punto de vista de la

Calidad, de Seguridad, Salud y/o el Ambiente.

4.1.2 Base técnica para el cambio propuesto.

El cambio debe estar sustentado técnicamente cumpliendo con estándares,
legislación y normativas que aplique al desarrollo de las operaciones en
PETROLAND SAS.

4.1.3 Impacto del cambio sobre salud, seguridad y el ambiente.

Todo cambio debe ser evaluado permitiendo identificar su incidencia sobre la salud,
la seguridad y el ambiente, dejando registros de la identificación y evaluación de
riesgos a los cuales se estará expuesto con dicho cambio, determinando así su
factibilidad.

4.1.4 Cambios a procedimientos de operación si se requiere.

Si el cambio realizado genera una modificación o la elaboración de un nuevo
procedimiento, se debe aplicar lo estipulado en el procedimiento Control de
Documentos y Registros.

4.1.5 Duración del cambio (tiempo autorizado si no es permanente).

Una vez establecido el cambio debe determinarse la duración del mismo, incluyendo
la aplicación del mismo y su duración.

5. APROBACIÓN DEL CAMBIO

5.1 Aprobación para el cambio propuesto.

Cada vez que exista la necesidad de realizar un cambio y dependiendo de la
magnitud del mismo, debe ser participado por el jefe del área donde se realizara
dicho cambio, para su posterior aprobación por parte del gerente; quien convocará a
una reunión de aprobación, la cual debe estar integrada por: el Gerente General o
Representante por la dirección, Gerencia Operativa, Gerencia Administrativa,
Gerencia HSEQ o solicitante del cambio y cualquier otro participante que se
considere necesario. De esta reunión se derivara el plan de acción con las debidas
observaciones o recomendaciones definidas en el formato PLFHSEQ-188.

Observaciones: Para todo cambio que se vaya a realizar en campo de manejo

Operativo, administrativo, Social, HSE y demás deben llamar al líder de proceso sin
interesar la hora y notificar si recibe autorización, la medidas que se implementaran

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para realizar este tipo de procesos será respuesta por Email, en el cual se defina
que se revisó y se aprobó, no solo bastara con la aprobación de una sola línea o
líder proceso, debe existir el apoyo mínimo de otra área, y copiar en todo email a la
Gerente general quien es finalmente que aprueba los procesos.

Registrar el análisis y tareas a realizar para implementar el cambio en el formato

PLFHSEQ-188 ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA en cual se incluyen fechas
y responsables de cumplimiento, así como el seguimiento.

6. COMUNICACIÓN DEL CAMBIO

Todos los trabajadores o contratistas, involucrados directa o indirectamente en el

proceso donde se llevo a cabo el cambio, debe ser notificado por escrito o vía email
del cambio realizado antes de poner en ejecución la modificación del proceso.

7. ENTRENAMIENTO:
Todo cambio contempla la debida capacitación del personal, previo a la puesta en
ejecución de dicho cambio. La capacitación estará orientada a instruir a cada
trabajador afectado por el cambio, de acuerdo a la incidencia de este, en el
desempeño rutinario, en el desarrollo de sus actividades.

8. CONSIDERACIONES GENERALES DE SGSST

Dependiendo del tipo de cambio el departamento HSEQ, solicitará las condiciones

necesarias para minimizar la exposición del personal a cualquier peligro o riesgo
generado por dicho cambio, o minimizar cualquier posible impacto ambiental y
solicitara la siguiente documentación como soporte.

 Planos
 Formato diligenciado para el control del cambio y firmado.
 Análisis de áreas
 Aprobación del cambio

Para ello se considerara la aplicación de los procedimientos de identificación de

peligros y el procedimiento de Identificación de aspectos e impactos, con el
propósito de identificar los peligros y aspectos, que se podrían llegar a presentar en

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el desarrollo del cambio, para de esta manera definir los respectivos controles y
documentarlo en plan de Contingencia de Petroland sas.