CÓDIGO: GH PR 08

VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
FECHA DE
APROBACIÓN 01/08/2016
:

1. OBJETIVO: Controlar los cambios realizados o propuestos en la organización y relacionados con las
actividades que realiza VECOBA Transportes S.A.S.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todas las actividades que realiza la empresa y aplica a todas las
personas que trabajan en la empresa, incluyendo personal contratista, subcontratista y visitante.

3. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad del coordinador HSE y / o Director Sistema Integrado de Gestión

HSEQ .el cumplimiento de las actividades del presente instructivo.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen con los requisitos.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

Desempeño: Resultados medibles de la gestión de una organización en relación con sus riesgos de HSEQ.

Peligro: Fuente, situación o acto con un potencial de daño en términos de lesión o enfermedad o una combinación
de estas
.
Riesgo: Combinación de la posibilidad de la ocurrencia de un evento peligroso o exposición y la severidad de
lesión o enfermedad que pueden ser causados por el evento o la exposición.

5. DESCRIPCIÓN Y ACTIVIDADES
5.1 CAMBIOS EN PELIGROS Y RIESGOS

Los cambios en las operaciones, procedimientos, equipos, insumos, instalaciones, leyes o personal deben ser
evaluados y manejados para asegurar que los riesgos relacionados con HSEQ y generados por estos cambios
permanezcan en niveles aceptables.

La gestión de cambio inicia cuando se identifica una necesidad o mejora.

La identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles estará sujeta a revisión y/o
modificación continua, sobre todo cuando se presenten los siguientes cambios:

 Nuevos trabajos o nuevos frentes de trabajo.

 Nuevos procesos o procedimientos.
 Modificaciones en los procesos, procedimientos, instructivos, documentos, registros o actividades (incluye
cambios de los equipos, Infraestructura, instalaciones y materiales proporcionados por la empresa u otros).
 Nueva legislación o reformas en la normativa legal aplicable a las actividades que realiza la empresa.
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PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
FECHA DE
APROBACIÓN 01/08/2016
:

 Detección de daños a la propiedad o anomalías en la salud de los trabajadores.

 Requerimientos del cliente.
 Hallazgos en inspecciones realizadas.
 Comportamiento humano, capacidades, actitudes y otros factores humanos.
 Personal nuevo o reasignación de personal a un proyecto o frente de trabajo.
 Peligros identificados que se originan fuera del sitio de trabajo.
 Peligros creados en la vecindad del sitio de trabajo por actividades propias de la empresa.
 Adquisición o modificación de instalaciones, maquinaria o equipos.
 Diseño de áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria / equipos, procedimientos operativos y
trabajo de la compañía, incluyendo adaptación a las capacidades o actitudes del personal vinculado.
 Condiciones ambientales diferentes.
 Alteración de parámetros técnicos.
 Alteración de cronogramas o costos.
 Retorno a condiciones originales o normales.
 Modificaciones en la estructura organizacional y/o modificación de las funciones o responsabilidades en
HSEQ.
 Actualizaciones del referencial aplicado para el sistema de gestión e inclusión de otros sistemas de
gestión.
 Entrar en un área de alto riesgo desde un área de bajo riesgo.

Si el cambio potencial, puede afectar los requerimientos contractuales o resultados de un trabajo o actividad, el
cliente o un representante de este, debe ser involucrado en el proceso de manejo de cambios y se debe elaborar
un acta de reunión,

Los cambios pueden dejar obsoleto o invalidar un documento, en el siguiente orden:

1.- Manual Del Sistema De Gestión Integrado HSEQ

2.- Documentos Sistema Integrado de Gestión
3.- Contratación con los clientes

Estos documentos, entre otros, describen métodos, recurso humano, medios y equipos en uso y cualquier cambio
que se presente en estos aspectos invalidan estos documentos. La gestión el cambio permite asegurar que las
modificaciones son benéficas y seguras.

Cuando se presenten cambios en procedimientos operativos, se debe revisar y si es el caso replantear el ATS
Análisis de Trabajo Seguro, registró que deben firmar las personas que están realizando la actividad.

La identificación continua de peligros en los diferentes frentes de trabajo o proyectos también se realiza
diligenciado los formatos de Análisis de Trabajo Seguro de los diferentes clientes, denominados JSA, ATS o AST.
En el caso de que el cliente no tenga este formato, VECOBA Transportes S.A.S.diligencia el ATS, el cual debe
diligenciarse junto con él.
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PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
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Todos los cambios que se presenten deben ser evaluados por los responsables de la operación, proceso,
procedimiento o actividad, en coordinación con el área HSEQ, quienes tomaran las decisiones del caso. A través
de la metodología Identificación De Peligros, Evaluación Y Control De Riesgos

5.2. IMPLEMENTACION PROCESO DE CAMBIO

La implementación del proceso de cambio incluye, entre otras actividades las siguientes:

 Planear para la implementación del cambio de parte de un grupo de trabajo idóneo. describir el PHVA, el
cual se registra en el Formato Gestión del Cambio, general para todos los cambios
 Comunicar el cambio que se va a realizar a todo el personal involucrado.
 Implementa precauciones o medidas de mitigación para mantener segura la operación.
 Identificar las capacitaciones y entrenamientos requeridos.
 Identificar cambios en normas.
 Diligenciar permisos requeridos.
 Modificar y distribuir todos los documentos y registros relacionados con el cambio.
 Realizar las reuniones requeridas para documentar e implementar el cambio.

Para asegurar que el proceso de cambio se ha llevado a cabo, se deben tener en cuenta al menos las siguientes
actividades:

 Verificar que todas las partes fueron informadas.

 Verificar que las medidas de precaución, mitigación y entrenamiento se implementaron de acuerdo al plan.
 Verificar que los documentos y registros pertinentes fueron modificados.

Verificar que la duración del cambio temporal fue claramente establecido y que una vez finalizado este periodo se
retornara a la normalidad, o se obtendrá una prorroga o extensión, si es el caso.
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PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
FECHA DE
APROBACIÓN 01/08/2016
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5.3 DESCRIPCION Y ACTIVIDADES

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VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
FECHA DE
APROBACIÓN 01/08/2016
:

REGISTR
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
O
La gestión de cambio inicia cuando se identifica una
necesidad o mejora.
Cambios En Di. Sistema
La identificación de peligros, evaluación de riesgos y
Peligros Y Integrado de
determinación de controles estará sujeta a revisión
Riesgos Gestión/
y/o modificación continua, sobre todo cuando se
Coordinador HSE
presenten los cambios enunciados en el número 5.1
del presente documento:
Implementación La implementación del proceso de cambio incluye, Di. Sistema Formato
Proceso De entre otras actividades las siguientes: Integrado de Gestión del
Cambio Gestión/ Cambio
 Planear para la implementación del cambio
Coordinador HSE
de parte de un grupo de trabajo idóneo.
describir el PHVA
 Comunicar el cambio Implementa
precauciones o medidas de mitigación para
mantener segura la operación.
 Identificar las capacitaciones y
entrenamientos requeridos.
 Identificar cambios en normas.
 Diligenciar permisos requeridos.
 Modificar y distribuir todos los documentos y
registros relacionados con el cambio.
 Realizar las reuniones requeridas
Para asegurar que el proceso de cambio se ha
llevado a cabo, se deben tener en cuenta al menos
las siguientes actividades:
 Verificar que todas las partes fueron
informadas.
 Verificar que las medidas de precaución,
mitigación y entrenamiento se
implementaron de acuerdo al plan.
 Verificar que los documentos y registros
pertinentes fueron modificados. Verificar que
la duración del cambio temporal fue
claramente establecido y que una vez
finalizado este periodo se retornara a la
normalidad, o se obtendrá una prorroga o
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VERSIÓN: 1
PROCEDIMIENTO GESTION DEL CAMBIO
FECHA DE
APROBACIÓN 01/08/2016
:

REGISTR
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
O
extensión, si es el caso.

6 REGISTROS

No TÍTULO RESPONSABLE
1 Gestión del Cambio Coordinador HSE
2 ATS Coordinador HSE

7 DOCUMENTOS CON LOS QUE SE RELACIONA:

INTERNOS
TÍTULO
N.A

EXTERNOS
PERIODICIDAD DE
TÍTULO RESPONSABLE LUGAR ARCHIVO
VALIDACIÓN
Normas Asociadas Coordinador HSE Carpeta digital Anual

8 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN CAMBIOS REVISÓ APROBÓ

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