Vaf PR 006 Udes

SGC - VAF
Procedimiento de Gestión
del Cambio
Vicerrectoría Administrativa y Financiera

UNIVERSIDAD DE SANTANDER
SGC - VAF
Sistema de Gestión de la Calidad VAF
Versión: 05
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DEL CAMBIO
VAF-PR-006-UDES
SC-CER440961 Página 2 de 17
1. PROPÓSITO
Establecer la metodología para la implementación de soluciones eficaces, en

respuesta a cambios identificados a partir del análisis de posibles impactos positivos
o negativos de factores internos y externos, que pueden afectar el desempeño de los
diferentes procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, y en materia de la seguridad y
salud en el trabajo, a la comunidad académica.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado el Sistema de Gestión de la Calidad VAF, en los campus de
Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar y en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 que
establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Capítulo 6,
artículo 2.2.4.6.26, para toda la comunidad Universitaria de la UDES en todos sus
campus, cuando se requiera algún cambio o transformación debido a factores
internos o externos afecten el desempeño o el desarrollo de actividades propias o
afecten la seguridad y salud en el trabajo.
3. RESPONSABLE
3.1 Aplicación del procedimiento para el SGC-VAF:
Todo el personal que integra los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF es
responsable por la aplicación de este procedimiento para, definir las actividades a
realizar para la implementación de los cambios solicitados por la Alta Dirección, para
asegurar el desarrollo de las actividades, continuidad de la prestación del servicio y
la eficacia del SGC-VAF.
3.2 Aplicación del procedimiento para el SG-SST:
Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal de los

procesos académico-administrativos, contratistas, estudiantes y visitantes de la UDES
en todos sus campus, podrán identificar posibles afectaciones por factores internos y
externos, pero corresponderá al líder del proceso académico-administrativo la
aplicación del procedimiento.
La coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la

responsable del seguimiento a la implementación de los cambios solicitados y de
coordinar con el líder del proceso académico-administrativo respectivo, la
capacitación del cambio antes de su implementación, cuando aplique.
Documento avalado para aplicación en la Universidad de Santander según Acuerdo de Consejo Superior 004 de 2015
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VAF-PR-006-UDES
3.3. Actualización del procedimiento:
La coordinación de calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización de este

documento con el apoyo de la Coordinación del SG-SST, en cuanto al contenido
relacionado con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1. SGC-VAF
Para el sistema de gestión de calidad, se establece en la ISO 9001:2015, en el

requisito 6.3 Planificación y control de cambios, que la organización debe planificar
los cambios que requiere su Sistema de Gestión de Calidad y considerar para la
implementación de los cambios:
a. El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.

b. La integridad del Sistema de Gestión de Calidad.
c. La disponibilidad de recursos.
d. La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.
4.2. SG-SST
De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, en el artículo ARTÍCULO 2.2.4.6.26. el

empleador debe implementar y mantener un procedimiento que le permita la
identificación oportuna de cambios que requiere para atender factores internos y
externos que puedan afectar la seguridad y salud en el trabajo de la población
identificada dentro del alcance de su Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en
el trabajo.
5. DESARROLLO DEL CONTENIDO
La gestión del cambio tiene como fundamento un enfoque sistemático que permite a
los procesos y subprocesos del SGC-VAF y al SG-SST, implementar estrategias para
efectuar los cambios, controlarlos y coadyuvar para que las partes interesadas
pertinentes se adapten al mismo. A partir de los avances tecnológicos y cambios en
las necesidades de las partes interesadas o requisitos para los servicios, se identifican
modificaciones internas a realizar para asegurar el logro de objetivos estratégicos.
Se identifican los siguientes tipos de cambio:
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VAF-PR-006-UDES
a. Cambio de desarrollo: permite mejorar los procesos y procedimientos de una

organización, previamente establecidos. Por ejemplo: cambios en los métodos
para la provisión y prestación del servicio, por innovaciones tecnológicas, cambios
en los métodos.
b. Cambio de transición: para resolver determinados problemas. Por ejemplo:

cambios implementados en respuesta a contingencias.
c. Cambio transformacional: impacta en la cultura y el funcionamiento de un proceso

o subproceso. Ejemplo: cambios derivados de las políticas institucionales que se
traducen en toma de conciencia en la optimización de recursos (política ambiental;
política cero papel; política de tratamiento de datos personales).
5.1 ROLES DENTRO DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO
a. Promotor del cambio: la Alta Dirección de los sistemas de gestión

implementados, solicita o inicia un cambio a partir de una necesidad manifiesta
o identificada a partir de los factores internos o externos en el desarrollo de las
actividades de los procesos y/o subprocesos académico-administrativos, por
necesidades de las partes interesadas o por afectaciones de la seguridad y salud
en el trabajo de la población identificada dentro de su campo de acción.
b. Gestor del cambio: es el responsable de velar por la coordinación en el

tratamiento de los cambios y asesora y apoya al responsable del cambio en la
operación, en el proceso de cambio. En ambos sistemas de gestión será el
Representante de la Dirección quien asumirá este rol.
c. Responsable del cambio: es el líder del proceso y/o subproceso que debe
implementar el cambio aprobado, efectuar las actividades de seguimiento de los
controles definidos y obtener e informar los resultados del cambio implementado,
al promotor del cambio para el seguimiento y a las respectivas coordinaciones
de los sistemas de gestión para la evaluación y cierre de las acciones.
5.2 FACTORES INTERNOS O EXTERNOS, FUENTES PARA LA APLICACIÓN DE ESTE

PROCEDIMIENTO
La planificación de los cambios en los Sistemas de Gestión de la UDES, se realiza a

partir de factores internos o externos identificados y su impacto en el desempeño de
los procesos y/o subprocesos del SGC-VAF, del Sistema de Gestión de Calidad VAF y/o
afectación de la seguridad y salud en el trabajo de la comunidad académica de la
Universidad de Santander.
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VAF-PR-006-UDES
En el siguiente cuadro se identifican posibles factores internos o externos a considerar

para identificar cambios en los sistemas de Gestión. Para el Sistema de Gestión de
Calidad VAF, estos se mencionan en el numeral 3.3 Planificación de los cambios del
Manual de Calidad VAF-MN-001-UDES.
SGC- SG- SGC- SG-

Factores Internos Factores Externos
VAF SST VAF SST
Cambios en la Política u Objetivos. Nuevas versiones de la NTC-ISO 9001.

√ √ √ N/A
Cambios en la estructura
organizacional como creación de
nuevos cargos, eliminación de Cambios en especificaciones de los
cargos actuales, y modificación de √ √ diferentes Convenios establecidos. √ √
funciones de las personas que
interactúan con el Sistema de
Gestión.
Inclusión de nuevos procesos, Cambios en la legislación aplicable.
subprocesos o procedimientos del
SGC. √ √ √ √
Cambios en la realización del Directrices gubernamentales.

servicio. √ √ √ √
Cambios en las instalaciones o Evolución del conocimiento en

√ √ √ √
equipos. Seguridad y Salud en el Trabajo.
Asesoría y asistencia técnica brindada
Cuando se implementan acciones por la ARL para el desarrollo de
√ √ programas de prevención. N/A √
de mejoramiento propuestas.
5.3 IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO
5.3.1 SGC-VAF
Anualmente en la revisión por la dirección, a partir del análisis de los factores internos
y externos, la Alta Dirección del SGC-VAF determina, los cambios a implementar en
los procesos y/o subprocesos que conforman el SGC-VAF, en la realización del servicio,
en el Sistema de Gestión de Calidad y comunica la decisión a la Representante de la
Dirección para que informe al proceso o subproceso responsable de la
implementación del cambio. Si durante el transcurso del año, o por ocurrencia de
contingencias se identifican otros cambios a implementar, deben presentarse a la Alta
Dirección para la respectiva revisión y aprobación
Teniendo en cuenta los factores internos y externos considerados, el líder del proceso
o subproceso responsable del cambio solicitado, evalúa el impacto del cambio en el
desempeño del proceso o subproceso, en la prestación del servicio, el Sistema de
Gestión y Calidad, el cumplimiento de los requisitos aplicables y la satisfacción de las
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VAF-PR-006-UDES
partes interesadas y formula las acciones a ejecutar para la implementación del

cambio y para el tratamiento de los riesgos u oportunidades identificados a partir del
cambio solicitado, las cuales son aprobadas por el líder del proceso o líder nacional
del subproceso, según corresponda.
Los cambios aprobados que deben implementarse por parte del equipo facilitador del
SGC-VAF, serán definidos por la Representante de la Dirección e incluidos en la
planeación de la vigencia correspondiente.
El líder del proceso y subproceso, responsable del cambio, debe registrar en el eje
estratégico de la planeación de la vigencia, las actividades y sub actividades a realizar
para la implementación del cambio, incluyéndolas dentro del eje estratégico
correspondiente, de acuerdo a su objetivo. Las mismas deberán definirse de acuerdo
a los requisitos de modo, tiempo, lugar y responsable.
5.3.2 SG-SST
A partir de la solicitud del cambio, el líder del proceso académico administrativo

responsable del cambio, realiza el análisis de los factores internos o externos
reportados o identificados, evalúa el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo
que pueden ocasionar estos los factores internos o externos identificados y determina
las estrategias tendientes a mitigar o controlar la situación no deseada o mejorar el
desempeño del SG-SST.
La coordinación del SG-SST debe realizar la identificación de peligros y evaluación de

riesgos que puedan derivarse de estos cambios y definir las acciones para abordar los
riesgos y oportunidades, identificados.
El líder responsable del cambio, registra la solicitud de autorización del cambio en el

formato SST-FT-014-UDES Solicitud y aprobación del cambio, y gestiona la aprobación
del cambio a implementar con el líder de SST. Los procesos y/o subprocesos del SGC-
VAF registrarán las solicitudes de actualización de documentos y de oportunidades de
mejora de acuerdo a los lineamientos de los procedimientos de Control de
Documentos GED-PR-004-UDES y Registros y Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejora VAF-PR-003-UDES.
5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Y CONTROLES
5.4.1 SGC-VAF
El líder del proceso o subproceso del SGC-VAF, responsable de la implementación del

cambio, debe definir las actividades y sub actividades a realizar, incluyendo
actividades de control con sus respectivas fechas límite de ejecución y responsables
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VAF-PR-006-UDES
y registrarlas en el módulo de planeación en el eje estratégico correspondiente. El

plazo para la planeación del cambio, es de quince días hábiles y aplica a partir de la
notificación de aprobación del cambio solicitado, por parte de la Representante de la
Dirección.
En caso de requerirlo, el responsable del cambio puede solicitar apoyo o asesoría del
Gestor del cambio para el SGC-VAF, quien está facultado para realizar
recomendaciones adicionales previas a la implementación del cambio, si lo considera
necesario. También para coordinar con otros procesos y/o subprocesos involucrados
en la implementación del cambio.
Una vez aprobada la planeación del cambio por el responsable y de acuerdo a la

programación, se ejecutan las actividades y sub actividades y de acuerdo a la
periodicidad definida, se registra el avance de ejecución de las mismas, con las
respectivas evidencias objetivas para el seguimiento correspondiente.
En concordancia con las etapas para la gestión del cambio, deberán incluirse en el
respectivo eje estratégico de la planeación de la vigencia o vigencias durante las
cuales se implementará el cambio, actividades y sub actividades para:
a. Planificación y prueba del cambio (en los casos que aplique; prueba piloto de
funcionalidades; ensayos; pruebas; demos, etc.).
b. Comunicación del cambio a las partes interesadas pertinentes: definición de

grupos de interés, definición del tipo de estrategia de comunicación de acuerdo
a cada segmento del público objetivo y nivel de participación en la aplicación del
cambio a implementar. Cuando el cambio concierne a la prestación del servicio,
será el responsable del cambio, quien debe comunicar a los clientes y otras
partes interesadas.
c. Implementación del cambio: definir las etapas y los responsables, así como las
evidencias de la conformidad de los resultados del cambio implementado con la
planificación realizada. En caso de identificar requerimientos de ajustes,
evidencia de la toma de acciones y validación de los cambios.
d. Información documental: de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de

Control de documentos y registros GED-PR-004-UDES, determinar el tipo y
alcance de la información documentada requerida en cuanto a creación y
actualización e identificar los documentos a eliminar, cuando se determine la
obsolescencia producto de la implementación del cambio. El alcance de esta
actividad, también incluye la comunicación a las partes interesadas pertinentes
de las novedades de la información documentada como resultado de la
documentación del cambio realizado.
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VAF-PR-006-UDES
e. Evaluación de los efectos de la transformación: determinar el tipo de

herramientas de seguimiento y medición que permitan demostrar la eficacia de
los cambios implementados. El alcance y tipo de control, debe considerar los
siguientes aspectos:
 Seguimiento al cumplimiento de las actividades y sub actividades: de acuerdo

a la periodicidad definida para el seguimiento a la planeación de cada proceso y
subproceso.
 En lo posible, determinar opciones de medición del impacto del cambio realizado

en variables del servicio como: mejora en el desempeño del talento humano
(índices de productividad); impacto en la efectividad del proceso y subproceso a
partir de la implementación del cambio (aumento de la productividad;
disminución de costos); resultados de la evaluación de la calidad del servicio;
seguimiento al nivel de satisfacción de las partes interesadas pertinentes, y
demás que se consideren aplicables.
A partir de los resultados de los controles aplicados y su respectivo análisis, aplicaría

la evaluación de la conveniencia y adecuación de la toma de acciones. Las
actividades y sub actividades, pueden incluirse en la planeación de la vigencia en
curso o en la siguiente, teniendo en cuenta el impacto de las acciones en la eficacia
del cambio implementado. Por ejemplo: refuerzo de entrenamiento; otras actividades
de capacitación adicionales o complementarias; gestión del conocimiento.
5.4.2 Gestión del riesgo
Adicionalmente, el líder del proceso y/o subproceso responsable de la implementación

del cambio, debe aplicar el procedimiento de la Gestión del Riesgo VAF-PR-007-UDES
para determinar las acciones para el tratamiento de los riesgos y oportunidades,
identificados en la aplicación del cambio. La identificación de riesgos y oportunidades
debe considerar los tres ámbitos definidos para la gestión del riesgo en el SGC-VAF,
teniendo en cuenta la fuente del cambio identificado.
De acuerdo a los criterios de evaluación que se definen en el procedimiento de la

Gestión del Riesgo, se determinarán los riesgos y oportunidades para el respectivo
tratamiento. En este caso aplica el registro en el módulo de mejoramiento continuo
del respectivo plan de acción, en cumplimiento a lo establecido en el procedimiento
de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora VAF-PR-003-UDES. Para la
definición de la fecha de cierre de estas oportunidades de mejora, debe tenerse en
cuenta la fecha límite de implementación del cambio. Posteriormente al cierre del
cambio, aplica la revisión y actualización de las matrices de riesgo, según
corresponda.
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VAF-PR-006-UDES
5.4.2 SG-SST
En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable

del proceso académico administrativo que debe ejecutar el cambio solicitado, con el
apoyo del COPASST, deberán implementar el cambio aprobado. De acuerdo a lo
establecido en el Decreto 1072 de 2015, también debe actualizarse el plan de trabajo
anual en seguridad y salud en el trabajo incluyendo las actividades de control para
verificar la eficacia de las acciones implementadas para mitigar o eliminar el riesgo
asociado al cambio implementado. Como lo establece el requisito legal, antes de
implementar los cambios se debe informar y capacitar a los trabajadores relacionados
con las modificaciones.
El responsable del cambio realiza el registro a las actividades realizadas en el formato

SST-FT-014-UDES. En caso de requerirlo, el líder responsable del cambio puede
solicitar apoyo o asesoría del Gestor del cambio del SG-SST, cada Sistema de Gestión,
quien está facultado para realizar recomendaciones adicionales previas a la
implementación del cambio, si lo considera necesario. También para coordinar con
otros procesos y/o subprocesos involucrados en la implementación del cambio.
5.5 SEGUIMIENTO Y CONTROLES DEFINIDOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO
5.5.1 SGC-VAF
De acuerdo a la periodicidad definida para el seguimiento a la planeación estratégica

de la vigencia de cada proceso y subproceso, el responsable deberá registrar la
evidencia del seguimiento realizado, así como las recomendaciones o requerimientos
de ajustes, en los casos que aplique. Finalizado el periodo correspondiente, debe
revisarse el nivel de avance o cumplimiento de las actividades y sub actividades
planificadas y registrar la respectiva retroalimentación. Las actividades y sub
actividades pendientes se reprogramarán en la vigencia siguiente, previo análisis de
la conveniencia y adecuación de su continuidad y considerando el impacto de las
mismas en la eficacia del cambio implementado.
Las oportunidades de mejora para el tratamiento de riesgos y atención de

oportunidades reportados, derivados de la implementación del cambio, deben seguir
el trámite determinados para las acciones de mejora, en cuanto a ejecución,
seguimiento, evaluación y cierre. Sin embargo, los plazos definidos deben considerar
en concordancia con la implementación del cambio. Posteriormente a la
implementación del cambio, deberá realizarse nuevamente la evaluación de riesgos
y oportunidades, para evidenciar que el riesgo se ha controlado o los resultados de la
mejora.
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
5.5.2 SG-SST
Para el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable del proceso académico

administrativo aplica los controles establecidos, hace seguimiento a los resultados y
los comunica a la Coordinación del SG-SST, quien valida la información y determina
el cierre de las actividades definidas en la Gestión del Cambio.
5.6 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
En los casos que aplique la actualización de la información documentada relacionada

con el cambio implementado, ésta se realiza de acuerdo a lo establecido en el
Procedimiento de Control de Documentos y Registros GED-PR-004-UDES.
5.6.1 SGC-VAF
Conforme a la planeación deben ejecutarse las actividades relacionadas con la

actualización de la información documentada implementada, incluidas las actividades
de difusión, divulgación, socialización y sensibilización que apliquen para las
novedades documentales, de acuerdo a la participación de los grupos de interés en
el cambio. Tener en cuenta la recomendación de la identificación de ajustes en toda
la documentación del proceso y subproceso, en los que se mencionen, actividades,
entregables y demás variables que se modifican a partir del cambio realizado.
Teniendo en cuenta que para la gestión del cambio se considera la revisión de los
riesgos y oportunidades, deben revisarse las Matrices de Identificación y Valoración
de Riesgos del proceso y subproceso responsable del cambio y el Programa de
Capacitación, en los casos en que el cambio se oriente a la realización del servicio.
5.6.2 SG-SST
Para el SG-SST el responsable actualiza el Programa de Capacitación y el Plan de

Trabajo Anual, incluyendo los controles aplicables, teniendo en cuenta el cambio
implementado. Una vez se haya determinado la eficacia de los controles se
actualizan la Matriz de Peligros, Evaluación y Valoración del Riesgo TAH-FT-006-UDES
y demás documentos relacionados con el cambio implementado.
5.7 CIERRE DEL CAMBIO
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
Una vez se han ejecutado al 100% las actividades y sub actividades planificadas para
la gestión del cambio y las evidencias aportadas, permitan determinar la eficacia del
cambio implementado, aplica el cierre del cambio.
5.7.1 SGC-VAF
Finalizada la vigencia de la planeación del proceso y subproceso responsable de la

gestión del cambio, se revisa el cumplimiento de las actividades y sub actividades
definidas para la implementación del cambio, verificando que se hayan ejecutado al
100% y que las evidencias aportadas permitan determinar la eficacia del cambio
implementado, de acuerdo al objetivo del cambio solicitado. En este caso, debe
incluirse dentro del informe de gestión correspondiente, la información relacionada
con el resultado del cambio implementado y su impacto en el aspecto considerado
para la mejora, a partir del cambio implementado. Conviene incluir el estado del
aspecto de calidad antes y después de la implementación del cambio.
5.7.2 SG-SST
Después de transcurrido el tiempo estimado para la implementación del cambio y de

aplicar los controles establecidos, se realizará la verificación de la eficacia del cambio.
Esta revisión será realizada por el responsable del cambio y el líder de SST en el
campus, con la participación de un integrante del COPASST.
La coordinación del SG-SST validará el resultado del cambio implementado y evaluará

la eficacia de los controles establecidos. Cuando se consideren 100% eficaces
autorizará el cierre del cambio y actualizará el estado del cambio en el formato SST-
FT-014-UDES.
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
7. FORMATOS
 Formato de SOLICITUD Y APROBACIÓN DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.
8. DEFINICIONES
A continuación, se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en

este procedimiento:
CAMBIO: modificación significativa de un proceso, métodos de trabajo, infraestructura

y equipos.
EFICACIA: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.
EVIDENCIA OBJETIVA: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. La

evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición,
ensayo/prueba u otros medios.
GESTIÓN: actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.
GESTIÓN DEL CAMBIO: conjunto de actividades que se emplean en una organización

para garantizar que los cambios significativos se realizan en forma ordenada,
controlada y sistemática.
ORGANIZACIÓN: conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones.
REVISIÓN: actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia

del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.
VERIFICACIÓN: confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se

han cumplido los requisitos especificados.
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
ANEXOS
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
Anexo 1. Formato de SOLICITUD Y APROBACION DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.
Versión: 05
VAF-PR-006-UDES
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
03
FECHA DE APROBACIÓN Se ajusta en el encabezado logo ICONTEC según protocolo de
05/10/2020 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC
RESPONSABLE V. 03.
Gloria Osorio Avendaño Se elimina del encabezado la fecha de implementación del formato,
Representante de la según disposición de la Alta dirección Consejo Superior.
Dirección
En la revisión anual del documento no se identifican cambios.
Esperanza Rojas Rojas
Directora de Gestión
Documental
VERSIÓN
04
FECHA DE APROBACIÓN Se modifica el propósito del procedimiento (1)
12/01/2022
RESPONSABLE Se incluye en el Desarrollo de contenido, descripción y tipos de
cambio (5)
Carmen E. Guerrero G.
Coordinadora de Calidad En Promotor del cambio, se modifica término necesidades de los
clientes por partes interesadas (5.1).
En Implementación del cambio y controles, SGC-VAF, se modifica la

descripción (5.4.1).
VERSIÓN
05
FECHA DE APROBACIÓN
22/12/2022 En el numeral 7. Formatos Se actualiza imagen Anexo 1. Solicitud y
Aprobación del Cambio SST-FT-014-UDES.
RESPONSABLE
Se elimina mención del formato Solicitud Documental, que no aplica
Carmen E. Guerrero G. actualmente.
Coordinadora de Calidad
Se ajusta logo institucional, tamaño del logo Icontec, tipología y
Lorena Sánchez Baquero color en código de certificación.
Directora de Gestión
Documental Se ajustan entradas y presentación del control de cambios, según
Procedimiento Control de Documentos y Registros.

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SGC - VAF

Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Establecer la metodología para la implementación de soluciones eficaces, en

3.1 Aplicación del procedimiento para el SGC-VAF:

3.2 Aplicación del procedimiento para el SG-SST:

Para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el personal de los

La coordinación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo es la

3.3. Actualización del procedimiento:

La coordinación de calidad del SGC-VAF es la responsable de la actualización de este

Para el sistema de gestión de calidad, se establece en la ISO 9001:2015, en el

a. El propósito de los cambios y sus potenciales consecuencias.

De acuerdo al Decreto 1072 del 2015, en el artículo ARTÍCULO 2.2.4.6.26. el

5. DESARROLLO DEL CONTENIDO

Se identifican los siguientes tipos de cambio:

a. Cambio de desarrollo: permite mejorar los procesos y procedimientos de una

b. Cambio de transición: para resolver determinados problemas. Por ejemplo:

c. Cambio transformacional: impacta en la cultura y el funcionamiento de un proceso

5.1 ROLES DENTRO DE LA GESTIÓN DEL CAMBIO

a. Promotor del cambio: la Alta Dirección de los sistemas de gestión

b. Gestor del cambio: es el responsable de velar por la coordinación en el

5.2 FACTORES INTERNOS O EXTERNOS, FUENTES PARA LA APLICACIÓN DE ESTE

La planificación de los cambios en los Sistemas de Gestión de la UDES, se realiza a

En el siguiente cuadro se identifican posibles factores internos o externos a considerar

SGC- SG- SGC- SG-

Cambios en la Política u Objetivos. Nuevas versiones de la NTC-ISO 9001.

Cambios en la realización del Directrices gubernamentales.

Cambios en las instalaciones o Evolución del conocimiento en

5.3 IDENTIFICACIÓN DEL CAMBIO

partes interesadas y formula las acciones a ejecutar para la implementación del

A partir de la solicitud del cambio, el líder del proceso académico administrativo

La coordinación del SG-SST debe realizar la identificación de peligros y evaluación de

El líder responsable del cambio, registra la solicitud de autorización del cambio en el

5.4 IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO Y CONTROLES

El líder del proceso o subproceso del SGC-VAF, responsable de la implementación del

y registrarlas en el módulo de planeación en el eje estratégico correspondiente. El

Una vez aprobada la planeación del cambio por el responsable y de acuerdo a la

b. Comunicación del cambio a las partes interesadas pertinentes: definición de

d. Información documental: de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de

e. Evaluación de los efectos de la transformación: determinar el tipo de

 Seguimiento al cumplimiento de las actividades y sub actividades: de acuerdo

 En lo posible, determinar opciones de medición del impacto del cambio realizado

A partir de los resultados de los controles aplicados y su respectivo análisis, aplicaría

5.4.2 Gestión del riesgo

Adicionalmente, el líder del proceso y/o subproceso responsable de la implementación

De acuerdo a los criterios de evaluación que se definen en el procedimiento de la

En cuanto al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable

El responsable del cambio realiza el registro a las actividades realizadas en el formato

5.5 SEGUIMIENTO Y CONTROLES DEFINIDOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DEL CAMBIO

De acuerdo a la periodicidad definida para el seguimiento a la planeación estratégica

Las oportunidades de mejora para el tratamiento de riesgos y atención de

Para el caso de Seguridad y Salud en el Trabajo, el responsable del proceso académico

5.6 ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

En los casos que aplique la actualización de la información documentada relacionada

Conforme a la planeación deben ejecutarse las actividades relacionadas con la

Para el SG-SST el responsable actualiza el Programa de Capacitación y el Plan de

5.7 CIERRE DEL CAMBIO

Finalizada la vigencia de la planeación del proceso y subproceso responsable de la

Después de transcurrido el tiempo estimado para la implementación del cambio y de

La coordinación del SG-SST validará el resultado del cambio implementado y evaluará

 Formato de SOLICITUD Y APROBACIÓN DEL CAMBIO SST-FT-014-UDES.

A continuación, se definen algunos significados importantes para tener en cuenta en

CAMBIO: modificación significativa de un proceso, métodos de trabajo, infraestructura

EFICACIA: grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los