ORGANIZACIÓN SANITAS INTERNACIONAL

DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE

DISTRIBUCIÓN Y TRANSPORTE

Objetivo del proceso: Asegurar mediante la distribución y el transporte la entrega

oportuna y conservación de los alimentos, a fin de prestar el servicio de acuerdo
a lo requerido por clientes y usuarios de la empresa.

Objetivo del procedimiento: Establecer las condiciones para el transporte y

distribución de alimentos, a fin de garantizar las características de los alimentos y
su entrega oportuna a los clientes y los consumidores.

MARCO LEGAL

- Resolución 2505 de 2004 emitido por el Ministerio de Transporte, por la

cual se reglamentan las condiciones que deben cumplir los vehículos para
transportar carne, pescado o alimentos fácilmente corruptibles.

- Decreto 3075 de 1997 emitido por el Ministerio de Salud, por el cual se

reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras disposiciones.

NORMAS

1. El transporte de alimentos lo realiza el proveedor seleccionado por

Inversiones Iberocaribe, cuando se requieren entregar alimentos en
ubicaciones externas al centro de producción o al lugar de almacenamiento
de productos.

2. La distribución de los alimentos es realizada por los funcionarios de la

empresa, cuando los alimentos requieren ser trasladados dentro de las
mismas instalaciones en donde se preparan o almacenan.

3. De acuerdo a las necesidades de cada línea de negocio, Inversiones

Iberocaribe hace uso del servicio de transporte de alimentos, o de la
distribución interna, tal como se indica a continuación:

 Línea Hospitalaria: Los alimentos (Dietas) son distribuidos por los

Auxiliares de Nutrición desde el centro de producción a las
habitaciones de los pacientes, que se encuentran ubicados en las
mismas instalaciones de la institución hospitalaria, y se realiza a
través de carros termos que mantienen la temperatura de los
alimentos.

Para este tipo de distribución, Inversiones Iberocaribe debe atender

las restricciones establecidas por el cliente, en cuanto a los horarios,

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rutas de desplazamiento, uso de ascensores de servicio o de público,

entre otras.

 Línea Gourmet: Los alimentos son distribuidos a través de carros

transportadores cuando el punto de venta se encuentra ubicado en
las mismas instalaciones del centro de producción o del almacén, o
entre puntos de venta que también se ubiquen en las mismas
instalaciones.

Se hace uso del servicio del proveedor de transporte de alimentos,

cuando se requieren enviar alimentos para su venta y consumo desde
el centro de producción a puntos de venta externos.

 Línea Eventos: Los alimentos son distribuidos a través de carros

transportadores cuando el evento se desarrolla en las mismas
instalaciones del centro de producción; y se hace uso del servicio del
proveedor de transporte de alimentos, cuando el evento se realiza en
un lugar externo al centro de producción.

 Línea Vending: Los alimentos son transportados por parte del

proveedor de transporte de alimentos desde las instalaciones del
proveedor logístico (Quien recibe y almacena los productos
entregados por los proveedores de alimentos) a los diferentes lugares
en donde Inversiones Iberocaribe tiene ubicadas máquinas
dispensadoras. Estos vehículos operan como bodegas móviles,
permitiendo a los funcionarios de la empresa abastecer las máquinas
con los productos requeridos, por tal razón, estos vehículos son de
uso exclusivo para la operación de esta línea de negocio.

Al interior de las instalaciones del cliente los funcionarios (Ruteros)

hacen uso de carros transportadores para abastecer los productos en
las diferentes máquinas, ayudados por los respectivos contenedores.

4. Es responsabilidad de los funcionarios del centro de producción remitir los

alimentos en las condiciones (Incluye empaque para el transporte de
alimentos, rótulo y toma de temperatura de entrega) y calidad definidos en
el proceso de TRANSFORMACIÓN DE ALIMENTOS.

5. Es responsabilidad del almacenista o del funcionario asignado por el Jefe de

Alimentos y Bebidas o Administrador de sede remitir los productos de
acuerdo a las condiciones definidas en el procedimiento de
ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.

6. A través del formato de “ENVÍO DE ALIMENTOS - PROVEEDOR DE

TRANSPORTE” se entregan por parte del área de producción los alimentos a
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ser transportados por el proveedor para su posterior entrega al punto de

venta externo; diligenciando los campos del aparte “1. Relación de
alimentos enviados”.

7. Diariamente y para cada despacho, el auxiliar administrativo debe revisar

que el vehículo cumpla con todos los parámetros que garanticen
condiciones sanitarias para el transporte de los alimentos y diligenciar el
formato de “ENVÍO DE ALIMENTOS - PROVEEDOR DE TRANSPORTE en el
aparte de “2. Inspección del transporte de alimentos”.

8. Para la distribución o transporte de alimentos requeridos para la atención

de eventos , el capitán o el funcionario que éste disponga debe realizar el
alistamiento, a través del formato de “VERIFICACIÓN PARA LA ATENCIÓN
DE EVENTOS”.

9. Para el transporte y distribución de los alimentos se debe dar cumplimiento

a lo establecido en el instructivo técnico de “Condiciones de Transporte”.

10. Es responsabilidad del Jefe de Alimentos y Bebidas, del Administrador de

Sede y del Coordinador Vending informar al proveedor de transporte de
alimentos sobre los horarios para el despacho y entrega de alimentos y
productos, y cualquier modificación sobre estos.

11. La Dirección Administrativa y Operativa debe velar porque la

documentación requerida al proveedor de Transporte de Alimentos
(Licencia de conducción, Tarjeta de propiedad, SOAT Seguro Obligatorio de
Accidentes de transito, Certificado de Revisión Tecnico-mecánica, Tarjeta
de operación, Solicitud para el transporte de carga, Licencia de transporte
de alimentos, Carné de manipulación de alimentos del conductor), se
encuentre disponible en la carpeta del proveedor; de manera adicional que
el proveedor suministre y mantenga actualizado el listado de vehículos y de
conductores autorizados para prestar el servicio de transporte.

Cualquier cambio en el personal asignado por el proveedor debe ser

informado oportunamente a Inversiones Iberocaribe para garantizar el
cumplimiento de la documentación exigida.

12. El proveedor de transporte de alimentos debe cumplir con los horarios

definidos por Inversiones Iberocaribe, a fin de asegurar la entrega oportuna
de los alimentos a los clientes.

13. Cuando en el transporte se alteren las características de los alimentos o la

de sus embalajes, se impida o se retrase su entrega oportuna, el conductor
debe informar inmediatamente al Jefe de Alimentos y Bebidas,
Administrador de Sede, Coordinador Vending, Capitán de Meseros o
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Director Comercial, dependiendo del servicio a prestar, para que se proceda

de acuerdo a lo establecido en el “Plan de Contingencias y Emergencias”.

14. De presentarse incumplimientos en la prestación del servicio de transporte

de alimentos por parte del proveedor, se debe informar al Jefe de
Alimentos y Bebidas, Administrador de Sede, Coordinador Vending, Capitán
de Meseros o Director Comercial según corresponda, para que se dirima la
situación directamente con el proveedor, sin embargo, los incidentes
presentados deben registrarse siempre en el formato de “VERIFICACIÓN
DEL SERVICIO”, y proceder de acuerdo a lo definido en el procedimiento de
Selección, Evaluación y Seguimiento de proveedores.

15. Semestralmente, el Jefe de Alimentos y Bebidas, el Administrador de Sede

o el funcionario que estos dispongan y el Coordinador Vending o quien éste
asigne, llevan a cabo la verificación de la totalidad de vehículos de
transporte de alimentos asignados por el proveedor, registrando los
resultados de dichas revisiones en el formato de “INSPECCIÓN SEMESTRAL
DE VEHÍCULOS DE TRANSPORTE DE ALIMENTOS”. De este formato se le
debe remitir una copia al representante del proveedor para que firme y se
le informe formalmente sobre los resultados de la inspección.

Frente a cualquier novedad encontrada, el proveedor debe generar una

respuesta y/o compromiso de cumplimiento, al cual se le debe realizar el
respectivo seguimiento por parte del Jefe de Alimentos y Bebidas, el
Administrador de Sede o el Coordinador Vending.

16. Los conductores de los vehículos del Proveedor tienen la obligación de

llevar una planilla de recorrido, con el fin de ejercer un control de tiempo,
además de establecer las actividades adelantadas durante el turno.

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CONTROL ACTUALIZACIONES

COMUNICACIÓN
VERSIÓN
TEMA BREVE DESCRIPCIÓN DEL
QUE SE
MODIFICADO CAMBIO SOLICITADA
MODIFICA FECHA APROBADA POR
POR

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