Entregable

Yaqueline Monsalve García, Sergio A. Ariza y Manuela Quirama

Tecnóloga en Gestión Administrativa, Servicio Nacional de Aprendizaje

2279603-B Organizar Documentos

ins. Juan Camilo León

26 de mayo de 2022 Medellín

 Introducción

Barbe Boyal es un emprendimiento que surgió a mediados del 2021, que se dedica al cuidado de la
belleza personal masculina, con nuestros servicios de corte y diseño de barba.

La archivística es necesaria para mantener en orden los documentos y la clasificación de los

mismos. Así, se garantiza tener una respuesta ágil al consultar cualquier documento, en el
momento oportuno y sin demoras en su ejecución. De igual manera, es importante para proteger
los derechos de acceso a la fuente de información, aplicación, cumplimiento de las normas y
apoyo en los procesos administrativos.

La presente guía establece la organización documental de Barber Royal, para mantener un control
interno de la organización y así mismo lograr que la calidad de los procesos administrativos sé dé
acorde a los objetivos de la empresa, satisfaciendo las necesidades de los clientes. Es por eso que
una buena organización documental permitirá que la empresa sea aún mucho más organizada,
eficiente y competitiva.

Objetivo General

Definir el procedimiento para la organización de los documentos de las diferentes secciones de

Royal Barber

objetivos específicos:

● establecer los principios de la clasificación documental

● determinar la valoración documental
● implementar de manera adecuada las tablas de retención
● aplicar la correcta ordenación de los documentos
● describir los pasos para la descripción de documentos
principios universales para la organización de documentos

Para comenzar, se hablará de la importancia de los principios de la archivística dentro de Barber

Royal, uno por uno.

Principio de procedencia: consiste en separar los documentos producidos por una institución u
organización de otra, por lo tanto, no se pueden mezclar los documentos de dos instituciones o
dos oficinas en un mismo archivo o carpeta.

Principio de orden original: se trata de la ubicación física de los documentos, aplicando el orden
cronológico en que se recibieron, elaboraron o gestionaron, con el objetivo de darle fin a un
asunto.

Barber Royal ordenará cada documento en forma consecutiva uno tras otro, de acuerdo al orden
en que se originaron.
La Clasificación documental: es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas, cuya
finalidad es la agrupación documental, un esquema que refleja la jerarquización dada por la
documentación producida en la que se registra toda tipología documental, agrupada por series y
sub series documentales relacionadas por dependencia, con la respectiva codificación. La
clasificación de documentos se realiza de acuerdo al organigrama de Royal Barber.
 La valoración documental: Se define como la fase archivística que nos permite la selección de los
documentos que serán dados de baja y los que se transfieren a los archivos históricos. Analiza y
determina los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando plazos,
transferencias y eliminación total o parcial.

Formato tabla de retención documental

Royal Barber implementará la valoración documental para llevar en orden la documentación de la

empresa, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental.
Selección Documental: “es la operación por la cual se identifica y extrae una pequeña cantidad de
expedientes o carpetas de carácter representativo, de una serie o grupo documental, para ser
trasladadas al archivo histórico con fines de conservación permanente.”

Con este ejemplo se puede observar algunos documentos de una empresa que deben ser
trasladados a la parte de conservación total y leyendo las convenciones y los procesos, sé
entenderá adonde deben ser ubicados y cuanto tiempo tendrán de respuesta de acuerdo a las
columnas de retención y disposición final.

Ordenación Documental: es el proceso mediante el cual se ubican físicamente los documentos,

teniendo en cuenta que la ordenación es una tarea en la que se relacionan unos documentos con
otros, de acuerdo a un criterio establecido, previamente, que pueden ser numéricos, alfabéticos y
alfanuméricos.

En Royal Barber se aplicará la ordenación documental organizando los documentos de forma

ascendente por números, series y fechas de llegada, con el fin de obtener el orden que se ha
establecido.
Descripción documental: “proceso de organización documental en el que se identifican los
principales elementos que caracterizan un expediente, como nombre de la serie, contenido del
expediente, fechas extremas, números de folios, entre otros, con el fin de elaborar inventarios,
guías, índices y catálogos, permitiendo localizar y recuperar la información de los documentos.”

En Royal Barber se realizan análisis periódicamente del archivo para describir los documentos que
han sido organizados, para ello se debe llenar en la tabla las columnas del Formato Único de
Inventario Documental, que corresponden a: nombre, series, sub series, fechas extremas, unidad
de conservación, número de folios, soporte.

En Royal Barber utilizamos el formato de inventario documental donde se pondrán los códigos
consecutivos según las series y sub series de los documentos, su fecha extrema y de cierre. En la
unidad de conservación se determina cuál es el número de la caja y de la carpeta, con el fin de
conocer el número de folios y soporte.
Bibliografía

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