Taller instrumentos archivísticos – Gestión administrativa

En grupos colaborativos responda las siguientes preguntas sobre los ejemplos presentados de
Cuadro de Clasificación Documental y Tablas de Retención Documental.

De acuerdo al CCD, responda:

1. ¿A qué entidad y sección pertenece el Cuadro de Clasificación Documental presentado

para el ejercicio?
Entidad: Alcaldía de Bogotá
2. ¿Cuántas series y subseries son creadas por el Despacho del alcalde Mayor? Elabore el
listado.
Series:
Circulares (código 27)
Decretos (código 18)
Directivas (código 58)
Resoluciones (código 139)
Informes (código 89)

Subseries:
Informe a otros organismos Código 89.01
Informe al consejo de Bogotá D.C. Código 89.02
Informe de gestión Código 89.23
Informes del plan de desarrollo Entidades de Desarrollo Código 89.12

3. ¿Cuántas series y subseries son creadas por el Despacho del Secretario General? Elabore el
listado.
Series:
Circulares código 27
Conceptos código 36
Directivas código 58
Informes código 89
Peticiones, quejas y reclamos código 119
Proposiciones código 128
Resoluciones código 113

Subseries:
Conceptos proyectos de acuerdo código 36.11
Informe final de la administración código 89.32
Informe entidades de control y vigilancia código 89.06
Informes a otros organismos 89.01
Informe de empalme de la secretaria general 89.20
 Informe de empalme de las entidades distritales código 89.21
Informe de gestión 98.23
Informe del plan de desarrollo distritales 89.12

De acuerdo a las TRD, responda:

1. Explique el procedimiento determinado por las TRD para las circulares y decretos del
Despacho del alcalde

Circular
Serie de conversación total, dado que permite brindar orientación e instrucción sobre
asuntos internos o externos en el distrito capital, solicitar información a las entidades u
organismos distritales o de asuntos de interés. Las circulares están en custodia se la
subdirección de servicios administrativos.
De acuerdo con el trámite y procedimiento administrativo, cumplido el tiempo de
retención aplica desde la última actuación de acuerdo con el trámite y procedimiento
administrativo, para facilitar su consulta y disminuir la manipulación del documento con el
fin de asegurar su conservación en el tiempo por lo tanto el soporte original no se
eliminará por ser documento histórico.

Decretos
Los derechos son actos administrativos que definen o resuelven situaciones de carácter
general, son expedidos por el alcalde mayor como jefe de gobierno y de la administración
distrital. Se conservan totalmente porque adquieren valores históricos y culturales ya que
pueden ser fuente de información para la investigación.
El tiempo de retención aplica desde la última actuación de acuerdo con el trámite y el
proceso administrativo, cumplido el tiempo total, para facilitar su consulta y disminuir la
manipulación del documento con el fin de conservar su conservación en el tiempo se
recomienda su producción en medio tecnológico por lo tanto el soporte original no se
elimina por ser documento histórico.

2. Indique los tiempos de retención en Archivo Central e Histórico para las siguientes series:
“Desarrollo y cubrimiento de la agenda protocolaria del alcalde mayor”, de la Oficina de
Protocolo; y “Actas de donación o canje de recursos bibliográficos”, de la Oficina de la Alta
Consejería para los derechos de las víctimas, la paz y la reconciliación.

Desarrollo y cubrimiento de la agenda protocolaria del alcalde mayor.

Archivo gestión: 1años
Archivo central

3. Explique la forma de disposición final para las series “Peticiones, quejas, reclamos y
sugerencias”, de la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y
Comunicaciones TIC; y “Acompañamiento agenda del alcalde mayor”, de la Oficina
Consejería de Comunicaciones.