SENA COMERCIO Y SERVICIOS

TECNOLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

APRENDICES

HALISON STEFANIA BARRERO CARRILLO

ELIZABETH HERNANDEZ AHUMADA

FICHA: 2748217

INSTRUCTOR

OCTAVIO MANUEL MERCADO GOMEZ

BARRANQUILLA 19 DE MARZO DE 2024

2. ¿Investigue que es un inventario en estado natural? Presente en un inventario
documental de una organización.

Descripción de las unidades documentales que integran un archivo o un fondo

acumulado, levantados en el estado en que se encuentran las series y documentos de
cada oficina o de toda la entidad
3. Elabore un modelo de acta de eliminación documental, para ser enviado al comité
institucional de gestión de desempeño o el comité de archivo que corresponda.

ACTA DE ELIMINACIÓN DOCUMENTAL.

Acta 001

En la ciudad de Barranquilla, a los 19 días del mes de marzo de 2024, se reúne el comité
de archivo de la Entidad GODY, con el fin de determinar las series y subseries para
eliminar teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental o la Tabla de Valoración
Documental de acuerdo a las Normativas vigentes y los lineamientos establecidos o el
Comité de Archivo correspondiente

Miembros Presentes

Halison Barrero - Cargo Jefe de Recursos Humano.

Elizabeth Hernández - cargo Jefe de Gestión Documental.

Se procedió a revisar detalladamente los documentos a eliminar, verificando que no

contienen información relevante, sensible o necesaria para la entidad. Posteriormente, se
procedió a la destrucción de los mismos de manera segura y confidencial, cumpliendo con
los protocolos de seguridad establecidos.

Se adjunta listado detallado de los documentos eliminados y se solicita la aprobación del

comité institucional de gestión de desempeño o del comité de archivo correspondiente
para proceder con la eliminación definitiva de los mismos.
 SERIES
BOLETINES DIARIOS DE TESORERIA
CERTIFICACIONES
CERTIFICACIONES
CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL
COMPROBANTES CONTABLES
COMPROBANTES CONTABLES
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
SUBSERIES
Certificaciones Informativas
Certificaciones de Viabilidad y
Disponibilidad inmediata del servicio de
Acueducto y Alcantarillado
Comprobantes Contables de Egreso
Comprobantes Contables de Ingreso
Declaraciones de Impuesto sobre ventas

Por lo tanto, se firma la presente acta en conformidad con lo acordado.

Firma del Presidente de Archivo: Elizabeth Hernández Ahumada

C.c 1045690383

Firma del Secretario de Archivo: Halison Stefania Barrero carrillo

C.c 1045753911
4. ¿Que es selección documental? Presente varios ejemplos (mínimo 5)

R/. La selección documental se refiere al proceso de identificar, evaluar y clasificar los

documentos que serán preservados y archivado de manera permanente.
Este proceso implica cuáles son los documentos importantes, valiosos o tienen un interés
histórico para la organización o institución, y cuáles pueden ser descarados o destruidos
de acuerdo a las políticas normativas establecidas.
La selección documental en archivo también implica la clasificación y organización de los
documentos de acuerdo a su temática, fecha, origen, entre otros criterios, para facilitar su
localización y consulta posterior. Este proceso es fundamental para garantizar la eficiencia
en la gestión de documentos, la preservación de la memoria institucional y el
cumplimiento de requisitos legales y normativos.

Ejemplos de selección documental.

. En un archivo gubernamental, se realiza una selección documental para determinar que

informes, leyes, decretos, correspondencia oficial u otros documentos deben ser
archivados de forma permanente de acuerdo a la normativa legal y administrativa.
. En una organización sin fines de lucro, se lleva a cabo una selección documental para
identificar qué proyectos, informes de impacto, evaluaciones de programas o iniciativas
deben ser conservados como parte del archivo organizacional, con el fin de documentar
sus actividades y logros.
. En un archivo de una institución educativa, se realiza una selección documental para
decidir qué planes curriculares, notas de clases, proyectos de investigación, tesis de
grado u otros documentos académicos deben ser preservados como parte de la memoria
institucional.
. En un archivo fotográfico, se lleva a cabo una selección documental para seleccionar
que fotografías, negativos, diapositivas, álbumes o material audio- visual deben ser
catalogados y archivados de forma organizada y accesible para su consulta.
. En un archivo personal de un artista, se realiza una selección documental para
determinar que bocetos, obras de artes, correspondencia con galerías, fotografías, de
exposiciones o documentos relacionados con su carrera deben ser conservados para
documentar su Trayectoria y evolución artística
5. Presente un ejemplo de transferencia documental para los documentos de
conservación total al archivo histórico diligenciado el formato único de inventario
documenta y la respectiva acta. (Simule series que conozca)
Acta de transferencia Documental

Acta 001

En la ciudad de Barranquilla, a los 19 días del mes de marzo de 2024, se ha realizado el

inventario de documentos de la empresa GODY de digitalización, ubicada en la dirección
Carrera 6ª 1 # 34c – 25
Queda constancia de la revisión exhaustiva de los documentos pertenecientes a la
empresa, organizándolo por categorías y clasificándolos debidamente sean identificado
listado de series y subseries que se encuentran en las instalaciones de la empresa.
El propósito de este inventario es asegurar un adecuado control y gestión de la
documentación de la empresa, garantizando su integridad y disponibilidad en todo
momento. Se establece el compromiso de mantener actualizado este inventario y revisar
revisiones para su actualización.

A continuación, se detallan las Series y Subseries de conservación total

ACTAS (Actas de comité de conciliación y defensa jurídica)

ACUERDOS
CIRCULARES (Circulares Dispositivas)
MANUALES (Manuales de imagen corporativa)
PLANES (Planes de Comunicaciones)

Firma : Elizabeth Hernández Ahumada

C.c : 1045690383
6. ¿Describa el proceso de digitalización y almacenamiento de los documentos en
los sistemas de información con los requisitos técnicos para digitalización de
documentos?

R/ El proceso de digitalización y almacenamiento de documentos en los sistemas de

información implica la conversión de documentos físicos en formato digital y su posterior
almacenamiento en dispositivos electrónicos o servidores. Estos son los pasos y
requisitos técnicos que describen para este proceso.
Preparación de los documentos:
Antes de la digitalización, es importante preparar los documentos físicos eliminando
cualquier elemento como grapas, clips o abrochadores asegurándose de que estén en
buen estado y que la calidad de la información sea legible.
Digitalización de documentos:
Los documentos físicos se escanean utilizando un escáner de alta calidad para crear
archivos digitales en formatos como PDF, JPEG o TIFF es importante ajustar la
configuración de escaneo para garantizar una alta resolución y nitidez en la imagen.
Indexación de documentos:
Una vez digitalizados, es necesario asignar metadatos o etiquetas a los documentos para
facilitar su búsqueda y recuperación en el sistema de información. Esto puede incluir
como nombre del documento, fecha, autor, tipo de documento entre otros.
Almacenamiento de documentos:
Los archivos digitales resultantes de la digitalización se almacenan en dispositivos de
almacenamiento de datos como discos duros, servidores locales o en la nube. Es
importante contar con medidas de seguridad para proteger la integridad y confidencialidad
de la información almacenada.
Requisitos técnicos para la digitalización de documentos:

- Equipo de digitalización: se necesita un escáner de alta resolución y calidad que

sea capaz de capturar con precisión información de los documentos físicos.
- Software de digitalización: se requiere un software de escaneo que permita ajustar
la configuración de escaneo, realizar la indexación de documentos y generar
archivos digitales en diferentes formatos.
- Dispositivos de almacenamiento: Es necesario contar con dispositivos de
almacenamiento suficiente para almacenar los archivos digitales de forma segura
y organizada.
- Medidas de seguridad: Se deben implementar medidas de seguridad como
cifrados de datos, firewall, autenticación de usuarios, entre otros para proteger la
información digitalizada contra accesos no autorizados o perdida de datos.
- Protocolos de respaldo: Se deben establecer protocolos de respaldo regular de los
archivos digitales para prevenir la perdida de información en caso de fallas en el
sistema de almacenamiento