FORMATO INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN

DIAGNOSTICA

Proceso: Ejecución de la Formación Profesional Desarrollo Curricular

INFORMACIÓN GENERAL
PROGRAMA DE
Técnico en Asistencia en Organización de Archivos No. Ficha:
FORMACIÓN:
COMPETENCIA (210602021) Organizar archivos de gestión de acuerdo con normativa
ASOCIADA:
RESULTADO(S) DE 01 INTERPRETAR EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE
APRENDIZAJE(S): ARCHIVO DE GESTIÓN ACORDE CON LOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS, Y LA
NORMATIVA.
02 ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTION TENIENDO EN CUENTA
PRINCIPIOS ARCHIVÌSTICOS Y NORMATIVA.
03 PRESERVAR Y CONSERVAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN DE
ACUERDO CON POLÍTICAS INSTITUCIONALES, UNIDADES DE CONSERVACIÓN Y
NORMATIVA.
04 PREPARAR LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS DE ACUERDO CON
LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Y EL CRONOGRAMA INSTITUCIONAL.
05 VERIFICAR LOS PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTIÓN DE ACUERDO NORMATIVA Y POLÍTICAS EMPRESARIALES.
06 PRESENTAR INFORMES RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE
GESTIÓN, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVA Y POLÍTICA EMPRESARIAL

ACTIVIDAD DE Respuesta a preguntas relacionadas con la organización de archivos de gestión y la

APRENDIZAJE:
normatividad vigente.
CRITERIOS DE EVALUACIÓN: Interpreta procesos archivísticos, organiza archivos en base a principios archivísticos y
normativos, preserva la documentación de acuerdo con políticas generales, elabora y presenta
informes de acuerdo con las reglas y políticas empresariales.

DI:
NOMBRE DEL APRENDIZ:

NOMBRE Diana Isabel González Rodríguez

INSTRUCTOR/TUTOR:

FECHA DE APLICACIÓN: 27/05/2021

Tiempo de la Prueba 1 hora (60 minutos)

Objetivo: Identificar los conocimientos previos que tenga el aprendiz sobre los conceptos investigados en
la sesión de formación.

Instrucciones de diligenciamiento:

Respetado aprendiz; A continuación, encontrará un cuestionario de preguntas el cual debe responder en su totalidad, donde
encontrará 16 preguntas de sondeo para medir sus conocimientos y conceptos sobre la competencia desarrollada; Organizar archivos
de gestión de acuerdo con normativa. Recuerde que debe diligenciar sus datos personales en su totalidad, con lapicero negro, con
letra clara y legible, sin tachones o enmendaduras.
Recuerde leer con Atención cada pregunta dado que algunas son de selección y selección múltiple con única respuesta, donde debe
seleccionar con una x la opción que considere es la correcta de acuerdo con el enunciado.
 FORMATO INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
DIAGNOSTICA

Proceso: Ejecución de la Formación Profesional Desarrollo Curricular

Tipo de Pregunta:

1. Relacione términos con definiciones, en la casilla en blanco va a poner la letra a la cual corresponde
cada definición:

a. FONDO b. SECCIÓN c. SERIE d. UNIDAD

DOCUMENTAL

Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos

en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Suelen ser temáticas.
Es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales se organizan
de acuerdo con la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo,
siguiendo los principios de procedencia y respeto al orden original.
Elemento indivisible de una serie documental. Los hay de dos tipos: simples
(documento) o compuestos (expedientes).
Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma entidad creadora, ya sea
institucional, familiar o individual. Viene definida por el principio de procedencia.

2. Al frente de cada ítem escriba la agrupación documental a la que pertenece:

Historia Laboral   ___________________________________________

EPM    ___________________________________________
Secretaría de Gobierno de un Municipio ___________________________________________  
Decretos ___________________________________________ 
Informe de gestión del gerente del Hospital ___________________________________________
Historia Laboral de Álvaro Pérez ___________________________________________

3. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en
el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Suelen ser temáticas.

_____ Fondo
_____ Sección
_____ Serie
_____ Unidad Documental

4. Relacione términos con definiciones, en la casilla en blanco va a poner la letra a la cual corresponde
cada definición.
a. Onomástico b. Cronológico c. Ordinal o numérico d. Alfanumérico

Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico

Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos por
lapsos grandes de tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clínicas, los
Expedientes Académicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido, segundo apellido y
el nombre al final.
Consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha
en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido
del mes y al final el día.
consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la
numeración que los identifica
 FORMATO INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
DIAGNOSTICA

Proceso: Ejecución de la Formación Profesional Desarrollo Curricular

5. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
Niveles de descripción: Comprende el conjunto de documentos
producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones y actividades.

_____ Fondo
_____ Sección y subsección
_____ Serie y subserie o Asunto
_____ Expediente
_____ Unidad Documental Simple

6. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
¿Cuál es la norma principal de descripción archivística?

_____ ISAD-G
_____ ISAD-F
_____ PGA
_____ AGN

7. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar
su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro almacenamiento.
La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio
correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

_____ Conservación Documental

_____ Preservación Digital
_____ Preservación a largo plazo
_____ Unidad Documental Simple

8. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
Es el traslado de documentos de Archivos de Gestión o de oficina al Archivo Central para su
conservación preventiva, según los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención
Documental. TRD.

_____ Transferencia Documental Primaria

_____ Transferencia Documental Secundaria
_____ Transferencia Documental Terciaria
_____ Transferencia Documental

9. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y registros de los
movimientos económicos de una entidad pública o privada

_____ Valor Histórico

_____ Valor Contable
_____ Valor Científico
_____ Valor Legal
 FORMATO INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
DIAGNOSTICA

Proceso: Ejecución de la Formación Profesional Desarrollo Curricular

10. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
¿Qué instrumentos archivísticos ordena la realización de las transferencias documentales?

_____ Cuadros de Clasificación Documental – CCD

_____ Tablas de Retención Documental – TRD
_____ Programa de Gestión Documental
_____ Formato único de Inventario Documental

11. Pregunta de selección múltiple con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere
es la correcta de acuerdo con el enunciado.
¿Qué instrumentos archivísticos acompañan la realización de las transferencias documentales?

_____ Formato Único de Inventario Documental - FUID

_____ Tablas de Valoración Documental – TVD
_____ Programa de Gestión Documental
_____ Cuadros de Clasificación Documental – CCD

12. Pregunta de selección con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere es la correcta
de acuerdo con el enunciado.
¿La guía técnica colombiana (GTC) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la
Gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplificar y organizar la presentación
y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas?

_____ Verdadero
_____ Falso

13. Pregunta de selección con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere es la correcta
de acuerdo con el enunciado.
¿La Cartilla de Ordenación Documental No es una herramienta de fácil acceso que oriente las
labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico, en instituciones públicas y
privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que
les permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con
las características propias de las series documentales?

_____ Verdadero
_____ Falso

14. Pregunta de selección con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere es la correcta
de acuerdo con el enunciado.
La historia laboral se organiza con base en los requisitos mínimos para la organización de esta
serie documental, señalados en la Circular Externa AGN No.004 de 2003 y teniendo en cuenta el
principio de orden original, es decir la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo, lo establecido en las tablas de retención documental
de la entidad y bajo la observancia de lo dispuesto en el artículo 36 de la ley 1437 de 2011
“Formación y examen de expedientes”, el Acuerdo AGN 005 de 2013 donde se establecen “los
criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas”. y el Acuerdo 002 de 2014.

_____ Verdadero
_____ Falso
 FORMATO INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN
DIAGNOSTICA

Proceso: Ejecución de la Formación Profesional Desarrollo Curricular

15. Pregunta de selección con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere es la correcta
de acuerdo con el enunciado.
¿Al responder a un derecho de petición por medio digital la firma electrónica puede considerarse
como válida en términos legales?

_____ Verdadero
_____ Falso

16. Pregunta de selección con única respuesta. Seleccione con una x la opción que considere es la correcta
de acuerdo con el enunciado.
¿Es necesario utilizar los códigos de las dependencias y series documentales en los documentos
oficiales para establecer los controles y procedimientos que permitan hacer un adecuado
seguimiento a las entidades oficiales?

_____ Verdadero
_____ Falso

___________________________________ ______________________________
Firma del Instructor – Tutor Firma del Aprendiz