DOCUMENTO PARA EL BANCO INTERAMERICANO DEDESARROLLO

COLOMBIA

“Restauración ecológica, rehabilitación y recuperación de

ecosistemas degradados”
Código de operación: GRT/CM-19357-CO

REGLAMENTO OPERATIVO DEL PROYECTO

Agosto de 2022

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CONTENIDO

ACRÓNIMOS ................................................................................................................................... 5
1. GENERALIDADES ...................................................................................................................... 6
1.1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 6
1.2. PROPÓSITO Y ALCANCE............................................................................................................. 6
1.3. MARCO REGULATORIO APLICABLE ........................................................................................... 6
1.4. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN ..................................................................................... 7
2. ESQUEMA INSTITUCIONAL PARA LA COORDINACIÓN, EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN .............. 7
2.1 MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................ 7
2.1.1 Organismo Ejecutor Amazon Conservation Team .................................................................... 7
2.1.3 Articulación Interinstitucional .................................................................................................. 9
2.1.3 Fondo local para la Co-Ejecución (pequeñas subvenciones). ........................................................ 9
2.2 ORGANISMO EJECUTOR .......................................................................................................... 11
2.3 EQUIPO CENTRAL DEL PROYECTO .......................................................................................... 12
2.3.1 Coordinador General del Proyecto ......................................................................................... 12
2.3.2 Especialista Administrativo y Financiero ................................................................................ 13
2.3.3 Especialista en monitoreo y evaluación ................................................................................. 13
2.3.4 Modelo composición Equipo del Proyecto ............................................................................. 13
2.4 ESQUEMA DE EJECUCIÓN ....................................................................................................... 17
2.5 INFORMES AL BANCO ............................................................................................................. 19
2.5.1 Informes de Seguimiento........................................................................................................ 19
2.5.2 Estados Financieros del Proyecto ........................................................................................... 19
2.5.3 Otros Informes Financieros .................................................................................................... 20
2.6 EVALUACIONES DEL PROYECTO .............................................................................................. 20
2.6.1 Evaluación de Resultados ....................................................................................................... 20
2.7 MODIFICACIONES AL REGLAMENTO OPERATIVO DEL PROYECTO ......................................... 21
3. DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES Y RESULTADOS ............................................................. 21
4. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN.................................................................................................. 25
4.1 MATRIZ DE RESULTADOS – MR............................................................................................... 25
4.2 PLAN DE EJECUCIÓN PLURIANUAL – PEP................................................................................ 25
4.3 PLAN OPERATIVO ANUAL – POA ............................................................................................. 26
4.4 PLAN DE ADQUISICIONES – PA ............................................................................................... 26
4.5 PLAN FINANCIERO – PF ........................................................................................................... 26
4.6 PLAN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO ................................................................................. 27
5. GESTIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO ..................................................................................... 27
5.1 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL........................................................................................... 27
2
 5.2 FLUJO DE RECURSOS .............................................................................. 27
5.3 USO DE RECURSOS Y ELEGIBILIDAD DE LOS GASTOS ............................................................. 29
5.4 DESEMBOLSOS ........................................................................................................................ 29
5.4.1 Disposición sobre desembolsos .............................................................................................. 30
5.4.2 Anticipos ................................................................................................................................. 30
5.4.3 Reembolso de gastos .............................................................................................................. 31
5.4.4 Solicitudes de desembolsos .................................................................................................... 31
5.4.5 Overhead................................................................................................................................. 31
5.4.6 Aporte local ............................................................................................................................. 32
5.5 CALENDARIO DE DESEMBOLSOS............................................................................................. 34
5.6 JUSTIFICACIONES DE GASTOS ................................................................................................. 34
5.7 CONTABILIDAD ........................................................................................................................ 35
5.7.1. Preparación de los estados financieros ...................................................................................... 35
5.7.2 Manejo de los Activos Fijos .......................................................................................................... 36
5.8 MONITOREO Y SUPERVISIÓN DE LA GESTIÓN FINANCIERA ................................................... 37
5.8.1 Plan de supervisión ................................................................................................................. 37
5.8.2 Documentación de respaldo y registros ................................................................................. 39
6. GESTIÓN DE ADQUISICIONES .................................................................................................. 39
6.1 MARCO LEGAL ......................................................................................................................... 40
6.2 BIENES Y SERVICIOS DIFERENTES A CONSULTORÍA ................................................................ 41
6.3 SELECCIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES ........................................................................ 42
6.4 SELECCIÓN DE FIRMAS CONSULTORAS .................................................................................. 44
6.5 REVISIONES DEL BANCO ......................................................................................................... 44
6.6 PLAN DE ADQUISICIONES........................................................................................................ 45
6.7 EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS - ENTREGA DE PRODUCTOS, PRESENTACIÓN DE INFORMES
Y PAGOS. ............................................................................................................................................... 46
6.8 GESTIÓN DE RIESGOS .............................................................................................................. 46
6.8.1 Generalidades .......................................................................................................................... 46
6.8.2 Valoración de Riesgos .............................................................................................................. 46
6.8.3 Plan de mitigación/respuesta .................................................................................................. 47
6.9 GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL DEL PROYECTO ..................................................................... 47
6.10 AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO ........................................................................................... 47
6.10.1 Auditoría Externa .............................................................................................................. 48
6.10.2 Control Interno ................................................................................................................. 48
7. POLÍTICA DE INTEGRIDAD....................................................................................................... 49

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 7.1 OFERENTES, PROPONENTES, CONTRATISTAS O CONSULTORES
INDIVIDUALES. ...................................................................................................................................... 49
7.2 CONSULTORES INDIVIDUALES. ............................................................................................... 50
7.3 EQUIPO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.................................................................................. 50
7.4 DIVULGACIÓN. ........................................................................................................................ 50
7.5 DOCUMENTACIÓN. ................................................................................................................. 51
7.6 IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE DEBIDA DILIGENCIA ...................................................... 51
7.7 REPORTE DE POSIBLES PRÁCTICAS PROHIBIDAS .................................................................... 51
7.8 CÓDIGO DE ÉTICA ................................................................................................................... 52
7.9 GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES ....................................................................... 54
8. ANEXOS ................................................................................................................................. 54

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 ACRÓNIMOS

BAE Banco de Agencias Ejecutoras

BID Banco Interamericano de Desarrollo
CD Comité Directivo
3HV Comparación de Calificaciones de Hojas de Vida
CP Comparación de precios,
CCIN Comparación de Calificaciones Individuales
CD Contratación directa
CT Cooperación Técnica
EE Equipo de Ejecución
ETEC Especificaciones Técnicas
FAI Firma de Auditores Independientes
FCS Fondo Colombia Sostenible
MR Matriz de Resultados
MADS Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
NOB NO Objeción
OE Organismo Ejecutor
PAA Plan de Acción Anual
PA Plan de Adquisiciones
PEP Plan de Ejecución Plurianual
PF Plan Financiero
POA Plan Operativo Anual
PPI Plan Plurianual Integral
PDET Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial
ROP Reglamento Operativo del Proyecto
SD Selección Directa
3HV Selección basada en la comparación de calificaciones
SCC Selección basada en las calificaciones de los consultores
TdR Términos de Referencia
ACT The Amazon Conservation Team
UTC Unidad Técnica Coordinadora

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 1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

En el marco del cumplimiento de los objetivos de la “Facilidad del Fondo Multidonante del Programa
Colombia Sostenible”, el Comité Directivo del Fondo Colombia Sostenible (FCS), aprobó el Plan Plurianual
Integral 2021-2022 (PPI), en el cual se especificaron las líneas de inversión a desarrollar, los proyectos a
financiar y el presupuesto indicativo de los mismos y definió que para el Plan de Acción Anual 2021 (PAA),
se avanzará con un portafolio de diez proyectos. Así mismo, como resultado del proceso de inscripción,
preevaluación y evaluación de las entidades que conforman el Banco de Agencias Ejecutoras (BAE) del
FCS, el Comité Directivo seleccionó a distintas entidades como Organismos Ejecutores del PPI, siendo
The Amazon Conservation Team - ACT, uno de ellos.

El presente Reglamento Operativo del Proyecto, en adelante ROP, tiene como objeto establecer las
normas, los procedimientos, el esquema institucional y operativo para dar cumplimiento a lo establecido
en los acuerdos del Convenio de Financiamiento No Reembolsable para Inversión No. GRT/CM-19357-
CO, suscrito el tres (03) de Agosto (08) de 2022, entre Amazon Conservation Team, en adelante
Organismo Ejecutor (OE) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).

1.2. PROPÓSITO Y ALCANCE

El ROP contiene la reglamentación para la operación del proyecto y constituye una guía general de
implementación, ejecución, administración, coordinación, seguimiento y monitoreo de cada uno de los
componentes del proyecto y una herramienta flexible de consulta que permitirá apoyar la organización
y dirección de este, reuniendo la información general, las reglas, los procedimientos, y los instrumentos
para su ejecución, así como los sistemas de seguimiento y control. El ROP ha sido diseñado para guiar y
facilitar la ejecución del Proyecto.

El ROP será usado por todos los participantes en la ejecución del Proyecto, incluido el personal del OE,
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS), comunidades locales y/o organizaciones locales;
y otras instituciones clave en la implementación del Proyecto, que contribuyen con contrapartidas a la
cofinanciación en caso de que aplique y los consultores que sean contratados para preparar, diseñar,
desarrollar, supervisar o revisar cualquier aspecto o productos del Proyecto (incluyendo a empresas o
individuos).

1.3. MARCO REGULATORIO APLICABLE

El Proyecto se regirá por lo dispuesto en el Convenio de la Operación No Reembolsable para Inversión

No. GRT/CM-19357-CO y en las disposiciones contenidas en el presente ROP. Cuando existiere
contradicción entre las disposiciones del ROP y el citado Convenio, prevalecerán las disposiciones

6
contenidas en el Convenio.

1.4. PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN

El ROP podrá ser modificado por el OE con la No Objeción del BID, de acuerdo con lo establecido en el
numeral 2.7 del presente ROP denominado “Modificaciones al Reglamento de Operaciones del
proyecto”.
La entrada en vigor del ROP, de acuerdo con lo establecido en el Convenio de Inversión No Reembolsable
No. GRT/CM-19357-CO, es condición especial previa al primer desembolso de los recursos de la
contribución.

2. ESQUEMA INSTITUCIONAL PARA LA COORDINACIÓN, EJECUCIÓN Y ADMINISTRACIÓN

2.1 MARCO INSTITUCIONAL

2.1.1 Organismo Ejecutor Amazon Conservation Team

ACT es una organización extranjera, de derecho privado, sin ánimo de lucro, creada hace 26 años con la
misión de proteger los bosques tropicales y fortalecer las comunidades locales en Colombia, Brasil, Perú
y Surinam. Desarrolla el trabajo bajo tres líneas estratégicas: Territorio y Biodiversidad, Medios de Vida
y Gobernanza. ACT cuenta con una amplia experiencia en proyectos de restauración y conectividad
ecológica con enfoque de paisaje, control de la deforestación y sistemas productivos sostenibles y de
conservación bajo arreglos agroforestales.

Esta experiencia se ha visto materializada a la largo de los últimos 12 años con la implementación de
proyectos que recogen los tres frentes propuestos desde el Plan Nacional de Restauración: Restauración,
Rehabilitación, Recuperación. Algunas de las estrategias de restauración de uso común que ha
implementado la Organización incluyen encerramiento del bosques o ecosistemas en óptimo estado de
conservación, enriquecimiento vegetal, consolidación de cercas vivas, y el establecimiento de franjas
protectoras en los retiros de corrientes hídricas. Lo anterior promueve y consolida estructuras de paisaje
que garantizan la conectividad y se disminuye la presión sobre los recursos naturales en los territorios
en los que se implementan. A continuación, se relacionan algunos de los proyectos más relevantes y que
impactan a escala de paisaje:
• Financiador: Patrimonio Natural / US Agency for International Development (USAID)
Proyecto: Promover un desarrollo sustentable e integrado en la zona de influencia del PNN Alto
Fragua Indi Wasi
Información clave: Este proyecto se desarrolló con 500 familias campesinas e indígenas en la
zona de influencia del parque nacional natural Alto Fragua Indi Wasi con la implementación de
sistemas productivos sostenible bajo sistemas agroforestales, sistemas silvopastoriles y
agroforestería comunitaria, para mejorar los ingresos económicos y restaurar áreas en uso.

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 • Financiador: The Nature Conservancy / US Agency for International Development
Proyecto: Proyecto de cero deforestación en la Amazonia Andina. Componente Colombia
Información clave: Este proyecto desarrollado con 8 comunidades indígenas de los pueblos
Coreguaje y Uitotos, del medio río Caquetá, capacitó promotores indígenas de cada comunidad
para dejar capacidad instalada, quienes en conjunto con el equipo técnico construyeron los
planes de manejo de los resguardos y territorios habitados por las comunidades, realizaron
diagnósticos productivos, construyeron acuerdos de conservación y formularon e
implementaron proyectos productivos y de conservación con cada comunidad destacándose el
intercambio de conocimientos y la recuperación de semillas locales para el fortalecimiento de la
soberanía alimentaria y la búsqueda de alternativas económicas como la siembra y recolección
de castaño de monte, ají, artesanías.
• Financiador: Fondo Acción / Agency for International Development (USAID)
Proyecto: Caquetá. Manteniendo y restaurando conexiones entre sistemas naturales y sociales
andinos amazónicos"- Paisajes Conectados Corredor Fragua Churumbelos
Información Clave: Este proyecto tenía como unos de sus propósitos principales aportar al
Manteniendo y restauración de las Conexiones entre Sistemas Naturales y Sociales Andino
Amazónicos. A través de esta iniciativa se aportó a la transformación del paisaje mediante
manejo sostenible y conservación de recursos naturales
En este paisaje, el PROYECTO trabajó con comunidades indígenas y campesinas para
transformar los paisajes productivos en paisajes productivos sostenibles con una conectividad
aumentada de hábitat, emisiones de carbono reducidas, retorno económico aumentado y
seguridad y soberanía alimentaria fortalecida, facilitando además la adaptación a los desafíos
que el cambio climático.
• Financiador: ICI / The Nature Conservancy
Proyecto: Condiciones habilitadoras para reducir la deforestación en la Amazonia colombiana
(Caquetá) a través de agroforestería sostenible bajo un enfoque de Paisaje - Agroforestería para
la conservación
Información clave: Este proyecto tuvo dentro de sus propósitos principales Implementar
sistemas agroforestales sostenibles como una estrategia para reducir la deforestación, mejorar
la conservación de la biodiversidad y promover la producción sostenible. De esta manera se
desarrolló un modelo de implementación para productos agroforestales sostenibles,
Como una estrategia de bajo carbono para reducir la deforestación, mejorar la conservación de
la biodiversidad y promover la producción sostenible y un ejercicio de monitoreo de la
cobertura de bosque y otros usos de suelo, las reservas de carbono y la biodiversidad.

2.1.2 Comité Directivo del Proyecto

Se conformará un Comité Directivo (CD) del Proyecto. Este comité estará integrado por cuatro
integrantes. Tres integrantes del comité participarán con voz y voto, estos serán: 1) un representante
del MADS, 2) un representante de la Unidad Técnica Coordinadora (UTC) del Fondo Colombia Sostenible,
y 3) el representante legal de la OE Amazon Conservation Team, el cuarto integrante del comité 4) un
representante del BID, presenciará los comités en calidad de observador (sin voto). Los integrantes del
comité proporcionarán lineamientos estratégicos para la ejecución del proyecto, velarán por la adecuada

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ejecución de las actividades del Proyecto y apoyarán las gestiones relacionadas con el Fondo local para
la Co-ejecución.

Las funciones específicas del CD del Proyecto serán: (i) proponer lineamientos estratégicos, (ii) hacer
seguimiento al desarrollo general del proyecto y de sus actividades, (iii) propiciar la coordinación
interinstitucional, (iv) apoyar las gestiones relacionadas con el Fondo local para la Co-ejecución y (v)
asegurar la coordinación y lineamiento con otros proyectos e iniciativas que desarrollen otros actores.

Cada entidad designará adicional al representante, una persona alterna a fin de facilitar la realización de
las sesiones en caso de ausencia de los miembros titulares. Los representantes al comité designados
serán personas con experiencia y facultades para tomar decisiones vinculantes durante las sesiones (con
voz y voto) y serán delegados de manera oficial (correo electrónico o carta oficial) por la institución
correspondiente.

La secretaria técnica del comité será responsabilidad del OE. El CD del Proyecto será convocado por el
OE del Proyecto y se reunirá de manera presencial y/o virtual con una periodicidad trimestral con el fin
de considerar los temas técnicos y estratégicos asociados a la gestión del proyecto, revisar el progreso
del Proyecto basado en el PEP-POA, y tomar decisiones sobre cuestiones técnicas para su ejecución,
incluyendo modificaciones y cambios importantes en el proyecto. A las sesiones de CD, podrán asistir
invitados especiales con voz, pero sin voto, considerando la pertinencia de su participación de acuerdo
con las agendas que sean definidas.

2.1.3 Articulación Interinstitucional

La articulación de trabajo con el MADS será de manera permanente, teniendo en cuenta la ejecución del
Proyecto y en el marco de la gestión del Comité Directivo, quienes además de entregar lineamientos
estratégicos para su desarrollo, también contribuirán a propiciar desde sus competencias la coordinación
interinstitucional con otros actores. Así mismo, el Coordinador general del Proyecto estará encargado
de realizar el acercamiento con otros actores del orden Nacional, las comunidades rurales y campesinas,
autoridades ambientales regionales, entidades territoriales y entidades del nivel nacional, así como otras
instituciones identificadas en el mapeo de actores.

2.1.3 Fondo local para la Co-Ejecución (pequeñas subvenciones).

Amazon Conservation Team destinará al menos el 15% del valor de la contribución de la Facilidad a las
organizaciones de base comunitaria que agremien mujeres y pequeños productores y que sean
beneficiarios directos del Convenio de Financiamiento No Reembolsable para Inversión, con el objetivo
de generar y fortalecer capacidades de organización y de gestión a nivel local. Estas subvenciones serán
por valor máximo de US$80.000 y mínimo de US$40.000 por organización de base comunitaria. Los
recursos asignados serán destinados a la implementación de acciones orientadas a contribuir con el
cumplimiento de los objetivos y resultados definidos para este proyecto.

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Para ser elegibles a recibir recursos del Fondo local para la Co-Ejecución (pequeñas subvenciones), las
organizaciones de base comunitaria que agremien mujeres y pequeños productores deberán cumplir
como mínimo, con los siguientes requisitos:
• Acreditar la constitución formal de la organización o asociación, mediante el certificado de
existencia y representación legal expedido por Cámara de Comercio correspondiente o su
documento equivalente, con un tiempo mínimo de constitución de dos (2) años.
• Acreditar que se trate de pequeños productores conforme con lo establecido en el Artículo
2.1.2.2.8. del Decreto 691 de 2018 que define como pequeño productor la persona natural que
posea activos totales no superiores a los doscientos ochenta y cuatro (284) SMMLV, en el
momento de la respectiva operación de crédito. Deberá demostrarse que estos activos no
excedan de ese valor.
• Acreditar el apoyo y/o la ejecución de proyectos productivos o de desarrollo rural durante un
período mínimo de un año.

Para el proceso de convocatoria se diseñarán Términos de Referencia (TdR) que orienten a las
comunidades en el proceso, estos TdR, de acuerdo con el numeral 8.6 del Reglamento Operativo del FCS,
versión 4 de enero de 2021, definirán al menos:
• Descripción general de los objetivos y alcance de las actividades para la subvención.
• Definición de requisitos de elegibilidad: Postulantes, Actividades y Gastos.
• Criterios de evaluación y su respectiva calificación.
• Fondos estimados disponibles y montos por cada subvención.
• Duración prevista del apoyo.
• Requerimientos de contrapartida, según corresponda.
• Información de contacto del proyecto financiado.
• Declaración de que el Organismo Ejecutor se reserva el derecho de financiar parte o ninguna de
las solicitudes enviadas.
• Plazo para la presentación.
• Modelo de formulario de solicitud de subvención.
• Certificaciones requeridas.

El CD del proyecto será el encargado de evaluar las propuestas, para lo cual tendrán en cuenta el
cumplimiento a los criterios de elegibilidad y los TdR. Adicional, calificará con un mayor puntaje a las
organizaciones postulantes que cumplan con los siguientes criterios (numeral 8.7 del Reglamento
Operativo del FCS, versión 4 de enero de 2021).
• Organizaciones dirigidas por mujeres, y/o conformadas por pueblos indígenas y comunidades
afrodescendientes.
• Organizaciones que tienen la capacidad de recopilar datos y monitorear su progreso.
• Organizaciones que puedan movilizar recursos adicionales y cofinanciar (en especie o en
inversiones de capital), con la excepción de las organizaciones de base que no cuentan con la
capacidad financiera

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Los comités podrán invitar a profesionales expertos en los temas de la convocatoria para la evaluación.
El OE acompañará técnicamente a las organizaciones seleccionadas en el proceso de participación a la
convocatoria y en la ejecución de los recursos.

La implementación del Fondo local para la co-ejecución (pequeñas subvenciones) se regirá por lo
establecido en los numerales 8.2 a 8.7 del Reglamento Operativo del FCS, versión 4 de enero de 2021

2.2 ORGANISMO EJECUTOR

The Amazon Conservation Team (ACT) será el Organismo Ejecutor (OE) responsable de la administración,
implementación, monitoreo y seguimiento del Proyecto, lo cual incluye la aplicación de las herramientas de
planificación, manejo financiero y contable, procesos de adquisiciones y contrataciones, así como de
verificar la calidad de bienes y servicios generados por contratistas y el cumplimiento de condiciones
previas, entre otros.

Las funciones específicas de Amazon Conservation Team como OE en este Proyecto serán las
siguientes:

• Coordinar el desarrollo de las actividades de los componentes del Proyecto.

• Realizar las labores de administración, gestión financiera y contable del Proyecto, incluyendo la
preparación del Plan de Adquisiciones y de los Planes de Operaciones Anuales (POA).
• Cumplir las condiciones previas al primer desembolso de recursos, especificadas en la Operación
de Inversión No Reembolsable.
• Preparar y enviar las solicitudes de desembolso al Banco, con la justificación de los gastos
elegibles y los estados financieros auditados.
• Asegurar la calidad de los procesos de compras y adquisiciones.
• Verificar la calidad de los bienes y servicios provistos por las partes contratadas y realizar los
pagos correspondientes.
• Mantener registros contables precisos y actualizados.
• Llevar a cabo las labores de seguimiento y monitoreo y preparar los informes respectivos acorde
con los formatos establecidos, enviándolos al Banco y poniéndolos a disposición del público.
• Promover el Proyecto entre los agentes sociales e institucionales a nivel regional y local, así como
entre beneficiarios.
• Identificar y definir las actividades a ser financiadas con recursos del Proyecto, en el marco de
los objetivos establecidos en el mismo y del cumplimiento del Convenio con el Banco.
• Asegurar el cumplimiento de todas las condiciones establecidas con el Banco en la Operación de
Inversión No Reembolsable GRT/CM-19357-CO.

En última instancia, la responsabilidad del Proyecto con el Banco reside en la Dirección General de
Amazon Conservation Team.

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2.3 EQUIPO CENTRAL DEL PROYECTO

El OE constituirá un Equipo interdisciplinario responsable de ejecutar las acciones necesarias para el

cumplimiento de los objetivos del Proyecto, de acuerdo con las condiciones técnicas, económicas,
ambientales y estándares de calidad definidos. Este equipo estará integrado por un i. Coordinador
general del Proyecto, ii. un especialista administrativo y financiero y iii. un especialista en monitoreo y
evaluación. Este equipo tendrá dedicación exclusiva al proyecto.

Los dos primeros cargos será financiados con recursos propios del OE, estas personas hacen parte del
staff del OE al estar vinculados a través de un contrato laboral y se reportarán en los estados financieros
dentro de la ejecución del aporte local (contrapartida).

El especialista en monitoreo y evaluación será financiado con recursos del Banco (recursos de la
Contribución), sus funciones se ejecutarán bajo un contrato de prestación de servicios. Dando
cumplimiento a la CLÁUSULA 3.01. del Convenio de financiamiento no reembolsable para inversión No.
GRT/CM-19357-CO, el especialista en monitoreo y evaluación será contratado para cumplir una de las
condiciones especiales previas al primer desembolso. Los recursos para financiar los meses de contrato
antes de la fecha de elegibilidad del proyecto serán aportados por el OE. Una vez el proyecto cuenta con
elegibilidad y se ha realizado el primer desembolso, el Banco reembolsará los recursos invertidos al OE.
Este proceso de reembolso se realizará siguiendo lo estipulado en el ARTÍCULO 3.06. de las Normas
generales.

Este equipo central estará ubicado en la ciudad de Bogotá bajo la supervisión directa del Coordinador
general del Proyecto. Los profesionales del equipo central serán seleccionados de acuerdo con la
normativa vigente del Banco, según se describe en el Capítulo VI Gestión de Adquisiciones, de este ROP.

2.3.1 Coordinador General del Proyecto

El Coordinador General del Proyecto asegurará el cumplimiento de todas las condiciones pactadas en el
Convenio de financiamiento no reembolsable para inversión GRT/CM-19357-CO, suscrita entre el Banco
y Amazon Conservation Team. Es la persona designada por el OE para responder por la planeación,
implementación técnica y el cumplimiento de metas, realizar la coordinación técnica y operativa que
permita el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Abarca la coordinación del equipo de trabajo, la interlocución permanente con el Banco, la UTC, el MADS
y demás actores nacionales y locales involucrados en los procesos, para incrementar las áreas en proceso
de restauración ecológica, rehabilitación y/o recuperación en cuatro (4) municipios priorizados por el
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS) en núcleos activos de deforestación.

Todas las comunicaciones oficiales para el Banco serán enviadas por el Coordinador general del Proyecto
o por el especialista administrativo y financiero cuya firma también ha sido autorizada mediante el oficio
SEC 410 del OE enviado al Banco de acuerdo con el Convenio suscrito.

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2.3.2 Especialista Administrativo y Financiero

El Especialista Administrativo y Financiero es responsable de la implementación, actualización y

seguimiento del Plan Financiero del Proyecto. Tiene experiencia en el manejo de recursos del BID.
Tramitará las No Objeciones, asegurando el cumplimiento de los procesos y realizará el seguimiento
presupuestal, garantizando que los recursos se inviertan de manera razonable y elegible. De igual
manera, será responsable de la presentación de reportes presupuestales y financieros, generando
alertas sobre la ejecución del presupuesto; liderará la contratación y atención de requerimientos de las
auditorías, dando cumplimiento a los procesos, políticas y regulaciones del Banco y Amazon
Conservation Team. Del mismo modo, será responsable de aportar los insumos necesarios para el
proceso de selección de la Firma Auditora Independiente (FAI), de la preparación de información y
atención de requerimientos de la auditoría externa del Proyecto, entre las demás actividades definidas
en los Términos de Referencia del Especialista Administrativo y Financiero.

2.3.3 Especialista en monitoreo y evaluación

Apoyará la planificación de las actividades financiadas con los recursos del proyecto, así como en la
preparación, formulación y actualización del Plan de Ejecución Plurianual del Proyecto (PEP), Plan
Operativo Anual (POA) y Plan de Adquisiciones (PA). Implementará el plan de seguimiento y evaluación
de la ejecución del Proyecto, para lo cual deberá llevar, entre otros: (i) registro en las herramientas de
planificación del avance sistemático de todas las actividades del proyecto, en las que se incluye la
ejecución del Plan de Adquisiciones, (ii) detalle de los procesos de selección, contratación y pagos a
consultores, beneficiarios y todo tipo de contratistas y proveedores de servicios del Proyecto, (iii)
Seguimiento al cumplimiento de los indicadores y a la matriz de resultados del proyecto, (iv) seguimiento
y monitoreo a los riesgos del proyecto y a las actividades de mitigación para los riesgos materializados.

2.3.4 Modelo composición Equipo del Proyecto

Tal como se enuncia en párrafos anteriores Amazon Conservation Team es una Organización que tiene
como misión la protección de los bosques tropicales y el fortalecimiento de las comunidades locales;
para el logro de esta misión se implementan tres líneas estratégicas que demarcan las acciones de
intervención en el territorio:

• Territorio y Biodiversidad
• Medios de Vida y
• Gobernanza

Para la implementación de estas acciones y para materializar el cumplimiento de esta misión se tienen
documentadas las metas de Plan Estratégico 2022 – 2025 en donde se define además de las metas, el
alcance de las líneas estratégicas que se enuncia a continuación:

• Territorio y biodiversidad: Promover la protección y conservación del territorio, desde sistemas

integrales de gobernanza territorial liderados por las CL en áreas de especial importancia
ecosistémica y cultural.
• Medios de vida: Promover territorios estables y adaptados a las formas de vida de las CL y a los

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 objetivos de la gobernanza efectiva, que aporten al bienestar de las comunidades locales en
términos de nutrición y soberanía alimentaria, la vivienda, infraestructura comunitaria y
equipamientos culturalmente pertinentes, sistemas interculturales en salud y generación de
excedentes que complementen la economía familiar.
• Gobernanza: Promover formas de gobernanza efectiva en el territorio. Construcción de
capacidad institucional, entre diversos actores involucrados en el proceso de decidir e incidir en
el territorio: redes, normas, confianza, que constituyen la capacidad requerida para avanzar en
la construcción de futuros sostenibles.

Para avanzar en el cumplimiento de lo expuesto para nuestras líneas estratégicas y de nuestra misión;
ACT cuenta con una estructura organizativa que dan cuenta del relacionamiento entre las diferentes
áreas y procesos.

Por parte del OE se pondrá a disposición toda la estructura organizativa de la entidad. El equipo central
del proyecto trabajará de manera articulada con cada una de las instancias establecidas en la estructura
organizacional de Amazon Conservation Team, es decir la coordinación del proyecto dependerá de la
Dirección General del Programa, el especialista en monitoreo y evaluación trabajará articuladamente
con la Coordinación de planeación, seguimiento y evaluación, mientras que el especialista administrativo
y financiero trabajará articuladamente con la Subdirección Administrativa y Financiera SAF. A
continuación, se ilustra el organigrama del OE y las dependencias anteriormente mencionadas; y
posterior a este se incluye el organigrama del Proyecto.

Organigrama OE – Amazon Conservation Team

14
Figura 1. Organigrama actual de Amazon Conservation Team

15
 Figura 2. Organigrama del Proyecto.
*Áreas de ACT incluidas en el organigrama actual de la organización (Figura 1).

El OE pondrá a disposición el personal perteneciente a la Subdirección Administrativa y financiera, tal

como se presenta en el organigrama, con el fin de apoyar al equipo central responsable de la
implementación de este. El Coordinador general del Proyecto y el especialista administrativo y financiero
serán financiados con recursos propios del OE, estas personas hacen parte del staff del OE al estar
vinculados a través de un contrato laboral y se reportarán en los estados financieros dentro de la
ejecución del aporte local (contrapartida). El especialista en monitoreo y evaluación será financiado con
recursos del Banco.

• Subdirectora administrativa y financiera: Garantizará y coordinará el desarrollo adecuado de

los procesos administrativos y financieros de la organización, a fin de brindar un soporte eficaz
a los procesos operativos y de soporte que la organización desarrolla, en cumplimiento de la
misión y de los objetivos estratégicos de la organización. Adicionalmente es la persona
encargada de autorizar los pagos en la plataforma del BID.
• Especialista en Adquisiciones: Desarrollará las actividades necesarias para apoyar las
adquisiciones del proyecto entre las que se encuentran: (i) elaborar, mantener actualizado y
velar por la oportuna ejecución y cumplimiento del Plan de Adquisiciones del proyecto utilizando
para tal fin los documentos indicados por el Banco.

16
 • Contadora: Garantizará el cumplimiento adecuado de las medidas de control en todo el proceso
contable, financiero y fiscal de la Organización, asegurando la oportunidad, racionalidad y
confiabilidad de toda la información contable que se produce en la organización.
• Tesorería: Manejará los recursos monetarios y de valores, relacionado con los recaudos y
desembolsos de la OE, será quien administra, registra y controla las operaciones de tesorería de
la entidad, así como de los recursos ejecutados de los proyectos, de acuerdo con la normatividad
vigente. Así mismo realiza el seguimiento a la disponibilidad de efectivo y la realización de los
pagos de los compromisos adquiridos.
• Profesional Contable: Garantizará el control de inventarios de activos fijos del OE. Preparará y
consolidará la presentación de reportes financieros requeridos tanto para uso interno, como
externo. Realizará el seguimiento a los anticipos girados a los empleados o contratistas.
• Auxiliar contable: Garantizará el cumplimiento de todo el proceso contable de la Organización,
asegurando con oportunidad, racionalidad y confiabilidad de las operaciones, las cuales deben
estar ajustadas a la normatividad vigente.

2.4 ESQUEMA DE EJECUCIÓN

La ejecución del Proyecto se llevará a cabo considerando los procesos y procedimientos técnicos y
financieros que describe el manual de procesos del OE. La ejecución transcurre a través de cuatro
procesos: i. planeación, ii. formalización del contrato o convenio, iii. implementación técnica y financiera
y iv. cierre del proyecto (ver Figura 1). Estos procesos se aplicarán durante todos los procedimientos de
administración, control, seguimiento y acompañamiento del Proyecto.

17
 Formalización
Planeación Implementación Cierre del proyecto
del contrato

•Construcción de •Elaboración, ajuste y •Abrir y actualizar el •Elaboración de informe

diagnósticos firma de archivo del proyecto final de ejecución técnica
participativos con las contrato/convenio entre •Realizar reunión de y financiera.
comunidades locales ACT Colombia y el iniciación del proyecto. •Revisión aspectos legales
•Elaboración y aprobación aliado/comunidad •Gestionar la y elaboración acta de
de un perfil posible de programación de liquidación del proyecto.
proyecto desembolsos. •Firma acta de
•Formulación técnica y •Implementación técnica liquidación.
financiera del proyecto. y financiera del proyecto •Consolidado del archivo
•Realizar seguimiento a documentos del
ejecución técnica y proyecto
financiera
•Elaborar y presentar
informes técnicos y
financieros.

Figura 3. Esquema de ejecución de proyectos.

Fuente: Manual de procesos Amazon Conservation Team

Durante el proceso de implementación, para los procedimientos de adquisiciones se adoptarán las

políticas de adquisiciones del Banco. Las siguientes normas serán aplicables, Consultorías (GN-2350-15)
consultores individuales y firmas Bienes y obras (GN-2349-15): materiales, equipos, insumos Servicios
diferentes a consultoría (GN-2349-15): logística, talleres, servicios diferentes a generación de
conocimiento. Adicionalmente el OE podrá celebrar convenios con las comunidades y/o organizaciones
locales beneficiarios con el objetivo de implementar el Fondo local para la co-ejecución (pequeñas
subvenciones).

El proceso de cierre de proyecto descritos en la figura 3 hace parte del Manual de procesos internos de
ACT. Para el cierre del proyecto, se adoptarán las condiciones estipulas en el ARTÍCULO 3.14. de las
Normas Generales. Como OE en el período de cierre del proyecto se (i) finalizarán los pagos pendientes
a terceros, si los hubiere; (ii) se realizará la reconciliación a los registros y se presentará, a satisfacción
del Banco, la documentación de respaldo de los gastos efectuados con cargo al Proyecto y demás
informaciones que el Banco solicite; y (iii) se devolverá al Banco el saldo sin justificar de los recursos
desembolsados de la Contribución. Adicionalmente, se realizará la contratación de una auditoría
financiera externa financiada con cargo a los recursos de la Contribución. Adoptando lo estipulado en el
ARTÍCULO 5.03.

El Coordinador del Proyecto verificará constantemente que el Proyecto se está desarrollando de acuerdo
con el plan aprobado y que las metas propuestas se están alcanzando según lo planeado, e introducirá
medidas correctivas cuando corresponda. De igual manera, el OE pondrá a disposición del Proyecto su
capacidad operativa desde los órganos directivos, comités asesores y hasta la participación de los
equipos técnicos, administrativos, operativos, jurídicos, contractuales y financieros.

18
2.5 INFORMES AL BANCO

2.5.1 Informes de Seguimiento

De acuerdo con lo establecido en la CLÁUSULA 5.01. del Convenio de financiamiento no reembolsable

para inversión No. GRT/CM-19357-CO, se presentarán los siguientes informes de seguimiento:

• Informes semestrales de progreso. Serán presentados al Banco dentro de los treinta (30) días
siguientes contados a partir de la finalización de cada semestre. Este informe incluir, entre otros,
el detalle de los avances en el cumplimiento de las metas y objetivos, de acuerdo con la Matriz
de Resultados del Proyecto (MR), con el POA y con el Plan de Adquisiciones.
• Informe final. Será presentado al Banco dentro de los treinta (30) días siguientes de realizado el
último desembolso de los recursos de la Contribución. Este informe incluirá, entre otros, el
detalle de los avances en el cumplimiento de las metas y objetivos, de acuerdo con la Matriz de
Resultados del Proyecto (MR), con el POA y con el Plan de Adquisiciones. Adicionalmente,
incluirá conclusiones, lecciones aprendidas, recomendaciones y una estrategia para la gestión
del conocimiento.

El OE es responsable de llevar a cabo el seguimiento y monitoreo del proyecto, según las políticas y
procedimientos del Banco.

El responsable de la elaboración de los informes semestrales de progreso e informe final será el

coordinador general del proyecto y el responsable de su aprobación será la directora general del OE.

Los informes de seguimiento serán presentados al Banco, al Comité Directivo y demás actores
relevantes.

2.5.2 Estados Financieros del Proyecto

De acuerdo con el documento OP-273-12 del Banco y la cláusula 5.02 (a) del Convenio de financiamiento
no reembolsable para inversión No. GRT/CM-19357-CO, el OE presentará los siguientes estados
financieros para supervisar la gestión financiera del Proyecto:

• Estados financieros mensuales. Contarán con la información referente a la Contribución y al

Aporte Local. Serán presentados al Banco el décimo día hábil de cada mes. El responsable de la
elaboración de los estados financieros mensuales es/será Especialista Administrativo y
financiero y el responsable de la aprobación será la subdirectora financiera del OE.
• Estados financieros anuales auditados. Serán presentados al Banco dentro de los noventa (90)
días siguientes al cierre de cada ejercicio económico del OE, comenzando con el año que inicie
la ejecución del Proyecto. El último estado financiero anual auditado del Proyecto será
presentado al Banco dentro de los noventa (90) días siguientes a la fecha del último desembolso

19
 de los recursos de la Contribución o sus extensiones. Los estados financieros anuales incluirán la
información referente a los recursos de la Contribución y al Aporte Local, los contratos
ejecutados por el OE dentro del Proyecto y cualquier gasto incurrido en el marco del Proyecto,
incluyendo los comprobantes correspondientes a los gastos realizados. El responsable de la
elaboración de los Estados financieros anuales es/será Especialista Administrativo y financiero y
el responsable de la aprobación será la subdirectora financiera del OE.

Para efectos de lo dispuesto en el Artículo 5.03(a) de las Normas Generales, el ejercicio fiscal del Proyecto
es el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año.

Todos los estados financieros se presentarán en dólares de Estados Unidos de América.

De acuerdo con el Artículo 3.03. de las Estipulaciones Especiales, la tasa de cambio para justificar los
gastos realizados en Moneda Local será la indicada en el inciso (b)(i) de Artículo 3.10 de las Normas
Generales, y corresponde a la tasa de cambio efectiva en la fecha de conversión de la moneda del
desembolso a la Moneda Local del país del Beneficiario. La tasa de cambio para determinar la
equivalencia de gastos, será la tasa de cambio en la fecha efectiva en el que el OE efectúe los pagos
respectivos en favor del contratista, proveedor o beneficiario.

Para el seguimiento en la gestión financiera que realiza el Banco, se podrá preparar información adicional
con el propósito de ampliar la información que ofrecen los Estados Financieros del Proyecto y así mismo,
proveer análisis y explicaciones acerca de la ejecución financiera, incluidos los reportes de conciliación
de la cuenta especial en pesos, los flujos de efectivo y las solicitudes de desembolsos. La información se
obtendrá de los registros contables y demás documentación relativa al Proyecto.

2.5.3 Otros Informes Financieros

El OE elaborará y presentará todos los informes que sean requeridos por el Banco y por otras partes
interesadas, como donantes, la UTC, entidades de Gobierno que hacen parte de la gobernanza de la CT,
entre otras.

2.6 EVALUACIONES DEL PROYECTO

2.6.1 Evaluación de Resultados

Teniendo en cuenta la CLÁUSULA 5.01. del Convenio de financiamiento no reembolsable para inversión
No. GRT/CM-19357-CO se realizará una evaluación de resultados para determinar el grado de
cumplimiento del objetivo del Proyecto y sus resultados. Esta evaluación será presentada dentro de los
treinta (30) días siguientes del último desembolso del Proyecto. Dicha evaluación incluirá: (i) las
conclusiones sobre el logro de los resultados del Proyecto (o la probabilidad de alcanzarlos a la
terminación del Proyecto); (ii) el estudio de la sostenibilidad de los resultados del Proyecto; (iii) las
lecciones aprendidas del Proyecto; y (iv) las recomendaciones para la aplicación del Proyecto en otras

20
operaciones similares al mismo.

La evaluación será contratada por el OE con recursos propios del proyecto, a través de un proceso
competitivo y transparente bajo los lineamientos exigidos por el Banco. Los resultados y
recomendaciones se presentarán al BID, UTC y países donantes.

2.6.2 Otras Evaluaciones

El Proyecto y los consultores vinculados al mismo, pueden eventualmente ser invitados a participar en
otros tipos de evaluaciones, tales como evaluaciones temáticas o específicas del Proyecto, llevadas a
cabo por el BID o las diferentes entidades de Gobierno; así como en evaluaciones de programas
nacionales.

2.7 MODIFICACIONES AL REGLAMENTO OPERATIVO DEL PROYECTO

Por su propia iniciativa, el OE podrá sugerir modificaciones al Reglamento Operativo del Proyecto, para
adaptarlo a las nuevas condiciones o circunstancias que puedan presentarse durante la etapa de
ejecución. Los cambios sugeridos serán consultados con el Banco y remitidos oficialmente para su No
Objeción.

La entrada en vigor del ROP, de acuerdo con lo establecido en el Convenio de Inversión No Reembolsable
No. GRT/CM-19357-CO, es condición especial previa al primer desembolso de los recursos de la
contribución.

3. DESCRIPCIÓN DE LOS COMPONENTES Y RESULTADOS

El objetivo general del Proyecto es incrementar las áreas en proceso de restauración ecológica,
rehabilitación y/o recuperación en cuatro (4) municipios priorizados por el Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible en núcleos activos de deforestación. Con este objetivo se busca el restablecimiento
de los sistemas socio ecológicos, la protección de las fuentes hídricas, la recuperación de tierras
degradadas, la conservación de la biodiversidad, la reducción de las emisiones de gases de efecto
invernadero y el aumento del componente forestal, al tiempo que se contribuye al desarrollo
socioeconómico y el mejoramiento de los medios de vida de las comunidades rurales.

Para el desarrollo de los componentes de la operación, el MADS adelantó una priorización inicial de
municipios, con base en los siguientes criterios: (i) hacer parte de los municipios PDET; (ii) tener altas
tasas de deforestación, transformación de coberturas y cultivos ilícitos; (iii) contar con procesos en
marcha de restauración y de viverismo comunitario en el marco de proyectos como Visión Amazonia e
iniciativas locales de restauración como la Escuela Campesina de Restauradores del Caquetá. A partir de
esta preselección se definió un listado definitivo de cuatro (4) municipios, para los cuales se aplicaron
los siguientes criterios adicionales: (iv) localizarse en áreas de especial importancia ambiental por oferta
de servicios ecosistémicos de provisión y regulación hídrica; (v) hacer parte de las áreas priorizadas en
el Plan Nacional de Restauración Ecológica, Rehabilitación y Recuperación de Áreas Disturbadas; y (vi)

21
ser priorizados en los planes de manejo instrumentos de gestión de las Corporaciones Autónomas
Regionales. La selección de las áreas y predios en los cuatro (4) municipios seleccionados tendrá como
principal criterio la implementación de acciones a escala de paisaje que permitan en lo posible generar
procesos de conectividad y evitar intervenciones atomizadas en el territorio.

Los beneficiarios de este proyecto serán pequeños productores y organizaciones de base comunitaria
para lo cual se tendrá en cuenta la Unidad Agrícola Familiar (UAF), las organizaciones campesinas y de
colonos, y las organizaciones de mujeres que se encuentran en los territorios priorizados.

Para alcanzar los objetivos, el Proyecto comprende los componentes que se describen a continuación,
las fechas de ejecución de las actividades, estarán plasmadas en las herramientas de gestión del
proyecto:

Componente 1: Priorización de áreas degradadas y transformadas para la implementación de procesos

de restauración ecológica, rehabilitación y recuperación (US$57.190).

Se realizarán tres (3) mesas de trabajo por cada municipio priorizado con representantes de las
comunidades con el fin de unificar conceptos sobre la restauración, priorizar las áreas y predios a
intervenir en las veredas o microcuencas y definir las reglas de gobernanza que garanticen la
participación de las comunidades rurales en la implementación de los componentes del proyecto.

Se realizará un diagnóstico que partirá desde los ejercicios de micro ordenamiento de cada uno de los
predios y continuará con la recolección de información de línea base primaria y secundaria que incluya
la caracterización ambiental, biofísica, social, cultural y legal, el análisis de los factores y causas que están
generando la pérdida de cobertura vegetal en la microcuenca o vereda, y una identificación de las
estrategias ya implementadas, a partir del conocimiento tradicional y la experiencia local. Los resultados
se consolidarán en una memoria técnica por cada municipio cuyo contenido incluirá como mínimo: (i)
las áreas de intervención; (ii) los resultados del diagnóstico; (iii) los objetivos y metas; (iv) el diseño de
las técnicas y estrategias de restauración, rehabilitación y/o recuperación a implementar; (v) el plan de
trabajo y cronograma de actividades; (vi) los requerimientos de material vegetal, materiales y equipos;
(vii) la identificación de posibles permisos; (viii) el programa de monitoreo; y (ix) el programa de
mantenimiento. Esta memoria técnica se entregará a los seis (6) meses de iniciada la ejecución del
componente.

Se impartirán tres (3) talleres teórico-prácticos por cada municipio con el fin de realizar el fortalecimiento
de capacidades en las técnicas y estrategias de restauración, rehabilitación y/o recuperación diseñadas
y priorizadas en la memoria técnica, la preparación de bioinsumos y de unidades de compostaje, y el
monitoreo de las áreas en proceso de restauración, que conduzca a la implementación de una estrategia
de monitoreo comunitario y mantenimiento con la vinculación y participación de mujeres y jóvenes
rurales. Se diseñará además una estrategia de sensibilización, divulgación y comunicación del proyecto.

Componente 2: Implementación participativa de procesos de restauración, rehabilitación y

recuperación (US$1.524.147).

Se realizará la implementación participativa de las acciones de restauración, rehabilitación y/o

recuperación, priorizadas en la memoria técnica, en mínimo 360 hectáreas, y se realizará el

22
mejoramiento de un (1) vivero comunitario por municipio para un total de cuatro (4) viveros
comunitarios fortalecidos en donde participen mujeres y jóvenes.

Para implementar las acciones de restauración, recuperación y rehabilitación s se formalizarán acuerdos

voluntarios y/o de conservación con los beneficiarios del proyecto y se socializarán con la autoridad
ambiental competente buscando establecer compromisos entre las partes, que garanticen la
implementación del plan de trabajo del proyecto, incluyendo el mantenimiento de las áreas en proceso
de restauración. Estos acuerdos contienen actividades específicas para garantizar la equidad de género
y la participación equitativa de las mujeres en los beneficios del proyecto. Al respecto de estos acuerdos
la formalización de los mismos no genera transferencia de recursos a los beneficiarios.

Las acciones podrán contemplar estrategias de restauración ecológica y recuperación como el

establecimiento de material vegetal, enriquecimientos de bosque, establecimiento de cercas vivas,
establecimiento de artilugios para atraer fauna silvestre, recuperación de suelos, entre otras.
Igualmente, podrán contemplar estrategias de rehabilitación a partir de sistemas con arreglos de
agroforestería como los agroforestales, silvoagrícolas y silvopastoriles, que contribuyan al incremento
de la producción de biomasa y de los ingresos en las fincas.

Se realizará el acompañamiento y asistencia técnica a los beneficiarios del proyecto, durante mínimo 24
meses, donde se generen conocimientos sobre las buenas prácticas ambientales y productivas para la
implementación de las acciones definidas.

Se implementará el plan de monitoreo comunitario propuesto en la memoria técnica con el fin de

evaluar la efectividad de las actividades de restauración ecológica, rehabilitación y/o recuperación a
través de la instalación de parcelas concertadas con la comunidad para tener una muestra representativa
del 10% del total de las hectáreas establecidas. Esta actividad se realizará de manera articulada con el
IDEAM, tomando en consideración su estrategia de monitoreo comunitario.

Se realizará el registro de las acciones implementadas en el aplicativo "Proyectos de restauración” del

MADS. En el marco de la estrategia de comunicaciones diseñada en el componente anterior, se
divulgarán los logros, avances, resultados y lecciones aprendidas en la restauración ecológica,
rehabilitación y/o recuperación, a todos los sectores y actores locales. Se generará un espacio de
socialización de buenas prácticas ambientales y productivas con actores claves priorizados.

En aplicación de lo establecido en los numerales 8.2 a 8.7 del Reglamento Operativo del FCS, 7 se
constituirá un fondo local de pequeñas subvenciones que estarán enfocadas principalmente en el logro
de la meta de la Matriz de Resultados del proyecto relacionada con el establecimiento y el
mantenimiento de las 360 hectáreas bajo procesos de restauración, rehabilitación y/o recuperación.
Para acceder a las subvenciones, las familias que hacen parte del Proyecto participarán en una
convocatoria abierta (realizada por el OE), en donde tendrán que cumplir con algunos requisitos mínimos
habilitantes, garantizando en su objetivo que los recursos serán empleados para generar mejores
condiciones en la etapa de implementación de las acciones de restauración. El OE generará espacios de
diálogo y capacitación para garantizar que las familias cuenten con la información y formación para
acceder a estas subvenciones. (Manual de pequeñas donaciones)

Componente 3: Mantenimiento de procesos de restauración, rehabilitación y recuperación

23
(US$439.663).

Se implementará el plan de mantenimiento elaborado en la memoria técnica para el total de las

hectáreas con acciones de restauración, rehabilitación y/o recuperación para garantizar la sostenibilidad
de estas a corto plazo en dos ciclos coincidentes con la época de mayores lluvias. Adicionalmente, se
pondrán en marcha las acciones de mantenimiento pactadas con los beneficiarios en los acuerdos
voluntarios y/o de conservación para propender por la sostenibilidad del proyecto en el marco de la
gobernanza comunitaria, que podrán contemplar deshierbe manual o con herramientas menores que
no afecten el material vegetal establecido, control de invasoras, fertilización y replantes de material
vegetal que no superen el 15% del total establecido en la restauración, rehabilitación y/o recuperación.

Las pequeñas subvenciones estarán enfocadas principalmente en el logro de la meta relacionada con el
mantenimiento de 360 hectáreas en proceso de restauración, rehabilitación y/o recuperación. Para
acceder a las subvenciones, las familias que hacen parte del Proyecto participarán en una convocatoria
abierta (realizada por el OE), en donde tendrán que cumplir con algunos requisitos mínimos habilitantes,
garantizando en su objetivo que los recursos serán empleados para generar mejores condiciones en la
etapa de mantenimiento de las acciones de restauración, rehabilitación y/o recuperaciones
implementadas. El OE generará espacios de diálogo y capacitación para garantizar que las familias
cuenten con la información y formación para acceder a estas subvenciones

Otros costos. Overhead, Monitoreo y Auditoría (US$329.000)

Se financiará el pago de costos operativos / administración a la agencia ejecutora (8%), así como el costo
de auditorías y evaluaciones. El proyecto contempla aportes del recurso local, conforme se observa en
la siguiente tabla:

Contrapartida Financiamiento
Actividad / Componente* BID / COL
local Total

Componente 1. Priorización de áreas

degradadas y transformadas para la
36.504 20.686 57.190
implementación de procesos de restauración
ecológica, rehabilitación y/o recuperación.

Componente 2. Implementación participativa

de procesos de restauración, rehabilitación y/o 972.860 551.287 1.524.147
recuperación.

Componente 3. Mantenimiento de procesos de

280.636 159.027 439.663
restauración, rehabilitación y/o recuperación.

Overhead, monitoreo y auditoria 210.000 119.000 329.000

Total 1.500.000 850.000 2.350.000

Tabla 1. Presupuesto del proyectol.

24
 4. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

Amazon Conservation Team, como OE, será el responsable de la administración del Proyecto, lo cual
incluye la aplicación de las siguientes herramientas de planificación. El Coordinador general del Proyecto
será la persona encargada de su elaboración y/o actualización con el apoyo del equipo central de
ejecución y las presentará a la Dirección General de la entidad, para su posterior envío de solicitud de
No Objeción al Banco. En el caso de los instrumentos PEP/POA, PA y PF, estos podrán ser actualizados
según se requiera.

4.1 MATRIZ DE RESULTADOS – MR

La matriz de resultados fue elaborada en la etapa de planeación del proyecto. Es una herramienta que
permite relacionar los objetivos del proyecto con los indicadores de resultados del mismo proyecto. Sirve
como instrumento de planeación, seguimiento y monitoreo del progreso al cumplimiento de los
resultados, atendiendo a los componentes y objetivos definidos en el Proyecto. Contiene los siguientes
elementos: indicadores, unidad de medida, metas y fuentes o medios de verificación.

El seguimiento a esta matriz será reflejado en los informes de seguimiento semestrales. Es

responsabilidad del OE hacer el reporte de los indicadores y reprogramar en los casos que no es posible
dar cumplimiento a lo planeado. El seguimiento será responsabilidad del especialista en monitoreo y
evaluación. El Coordinador general del Proyecto tendrá la responsabilidad de velar por el progreso en el
logro de productos y resultados, con el apoyo del OE.

4.2 PLAN DE EJECUCIÓN PLURIANUAL – PEP

Plan de Ejecución Plurianual (PEP) es el documento que recoge la lógica de ejecución del proyecto. El
PEP muestra la estrategia de ejecución. Permite hacer seguimiento a las actividades y tareas de la
ejecución del proyecto siguiendo la ruta crítica de ejecución; y permite generar alarmas tempranas para
la toma de decisiones que garanticen el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Este instrumento agrupa las herramientas de planificación POA, Plan de Adquisiciones y MR y define las
fuentes de financiación. Será revisado y actualizado por parte del especialista en monitoreo y evaluación
y por el especialista administrativo y financiero y contará con la aprobación del Coordinador general del
Proyecto.

El PEP será empleado para la realización de los informes semestrales y final del proyecto.

El PEP se actualizará cuando fuere necesario durante la ejecución del proyecto, y será remitido con el
informe semestral.

25
4.3 PLAN OPERATIVO ANUAL – POA

En el POA se establecerá el estado de avance de la operación y el nivel de cumplimiento de

resultados/productos esperados, en cada período de ejecución. El POA estará integrado en el Plan de
Ejecución Plurianual.

Como herramienta de planificación, el POA se actualizará cuando fuere necesario durante la ejecución
del proyecto, y será remitido con el informe semestral.

El Coordinador del Proyecto realizará seguimiento periódico al estado de avance en la implementación

de las actividades del POA, previstas a ejecutarse en cada vigencia.

4.4 PLAN DE ADQUISICIONES – PA

Es una herramienta que identifica las necesidades del Proyecto, en cuanto a recursos humanos, bienes
y servicios y facilita el monitoreo y seguimiento a los compromisos contractuales para el desarrollo de
las actividades. Este instrumento será elaborado y actualizado por el OE según lo requiera la ejecución
del Proyecto y será aprobado por el Coordinador General del Proyecto. Cada versión actualizada será
sometida a la revisión y No Objeción del Banco.

Este Plan de adquisiciones se articulará con el PEP/POA del Proyecto e incluirá el costo estimado de cada
contrato, la agrupación de los contratos y los métodos de adquisición y selección aplicables. Los informes
semestrales de avance incorporarán el seguimiento al Plan de Adquisiciones del Proyecto, reportando
cuantitativamente el número de compromisos completados, en proceso y pendientes de finalizar.

4.5 PLAN FINANCIERO – PF

El Plan Financiero es un instrumento generalmente articulado con el PEP, el POA y también incorpora el
Plan de Adquisiciones, permite planificar y controlar los flujos de fondos del Proyecto, necesidades de
caja, fuentes presupuestales, entre otros. El Plan Financiero se actualizará de acuerdo con la evolución
de la ejecución del Proyecto, reflejando sus necesidades reales de liquidez. Este Plan será preparado y
actualizado por el Especialista administrativo y financiero y será aprobado por el Coordinador general
del Proyecto.

Dentro de sus objetivos está asegurar que el proyecto cuente oportunamente con los recursos
financieros de acuerdo con lo previsto en el presupuesto, tanto del Banco como de aporte local,
permitirá al Banco efectuar la supervisión y el monitoreo de la ejecución del proyecto y servirá como
respaldo y soporte de la solicitud de desembolsos al Banco.

26
4.6 PLAN DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO

Las actividades de seguimiento y monitoreo registrarán el progreso de los procesos e hitos del Proyecto,
basado en la Matriz de Resultados. Se realizarán informes semestrales, con el avance de la Matriz de
Resultados, POA y Plan de Adquisiciones, con destino al Banco y la UTC. El seguimiento y monitoreo del
Proyecto se harán con cargo a los recursos de la contribución y estará a cargo del especialista en
monitoreo y evaluación con el apoyo del Coordinador general del Proyecto. El OE aportará información
actualizada de la ejecución financiera del Proyecto con la periodicidad necesaria.

5. GESTIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO

Esta sección se enfoca en el manejo financiero del Proyecto y busca integrar los mecanismos de
programación y seguimiento del Banco, sus políticas y procedimientos, con los sistemas que empleará
el OE para atender la ejecución financiera del Proyecto. El propósito general es orientar a los usuarios
del ROP en los procesos del esquema de ejecución que involucran los recursos del Programa, desde su
planeación hasta la rendición de cuentas.

5.1 PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL

De acuerdo con la estructura organizacional del Proyecto, el manejo financiero es responsabilidad del
OE quien adelantará las acciones para garantizar que el Proyecto cumpla con las disposiciones de
desembolsos, flujos de caja, sistemas de gestión financiera, control y auditoría establecidos en el
documento OP-273-12 Política de Gestión Financiera, o el que se encuentre vigente, para proyectos
Financiados por el Banco.

El presupuesto del proyecto será administrado a través de control extracontable por parte del
Especialista administrativo y financiero, por medio de la revisión mensual de la ejecución del proyecto y
el Plan de Adquisiciones vigente. Adicionalmente se llevará control mensual de conciliación de registros
contables vs. Ejecución presupuestal con los módulos que tiene el software SAP B1, que incluye los
módulos tanto de Presupuesto, como Contabilidad, y a su vez para la elaboración de los informes
financieros conciliará con el módulo de Tesorería. Dicha revisión se realiza en pesos y en dólares, así
como el control de la ejecución y seguimiento a la ejecución y avance de los contratos.

5.2 FLUJO DE RECURSOS

A través del flujo de recursos se distribuirán los recursos del Proyecto entre los años/meses de ejecución.
Es importante tener clara la diferencia entre la fecha de firma del Proyecto y la fecha de cumplimiento

27
de condiciones de elegibilidad, a partir de la cual se inicia el período de ejecución. Para el caso, la fecha
de firma del proyecto es el tres (03) de Agosto (08) de 2022 y la fecha de elegibilidad es el xxx de xxxx de
2022; esta última corresponde al plazo otorgado en el Convenio para que el OE cumpla las condiciones
previas al primer desembolso, para lo cual se dan los 180 días desde la vigencia (firma) del Convenio, de
acuerdo al Capítulo III, articulo 3.02, sobre el Plazo para cumplir las condiciones previas al primer
desembolso.

El flujo general de recursos será el siguiente:

• El OE realiza a su vez, la apertura de la cuenta corriente con el Banco Bancolombia en Pesos de

Colombia. Dicha cuenta será exclusiva para la administración de los recursos, desde la cual se
realizarán los pagos para la ejecución del proyecto.
• El Especialista administrativo y financiero del Proyecto elaborará cada solicitud de desembolso,
con base en las necesidades y proyecciones de ejecución del proyecto, y estas serán aprobadas
por el Coordinador del Proyecto.
• La solicitud será elaborada en el formulario de solicitud de desembolso y sus anexos.
• El Banco desembolsará a la cuenta exclusiva los montos solicitados.
• Para la monetización de los recursos, se aplicará la TRM de acuerdo con el valor recibido en la
cuenta bancaria en pesos de Colombia, respecto de los dólares solicitados y desembolsados por
el BID.
• Las conciliaciones mensuales de la cuenta bancaria son responsabilidad de la OE, en cabeza del
Especialista Administrativo y Financiero del proyecto.
• Se identificarán los rendimientos y gastos financieros derivados del manejo de la Cuenta Especial
y serán reportados al BID.
• Los rendimientos financieros derivados del uso de la cuenta exclusiva y de los efectos positivos
de la monetización en una tasa más alta que la presupuestada serán empleados en los objetivos
del proyecto.

El siguiente es el gráfico del flujo de recursos del Proyecto:

28
 Figura 4. Gráfico del flujo de recursos del Proyecto

5.3 USO DE RECURSOS Y ELEGIBILIDAD DE LOS GASTOS

Los recursos del Proyecto serán usados de una manera efectiva, eficiente y transparente, para alcanzar
los objetivos, productos y metas establecidos en la Matriz de Resultados (MR) del Proyecto. Los recursos
del Proyecto se invertirán de acuerdo con los componentes técnicos especificados en el Convenio No.
GRT/CM-19357-CO. Para que los gastos se consideren elegibles, deberán cumplir con los siguientes
requisitos:

• Que sean necesarios para el logro de los objetivos del proyecto (pertinencia del gasto)
• Que cumplan con lo establecido en el Convenio y las normas y políticas de adquisiciones del
Banco
• Que estén efectivamente pagados, registrados y adecuadamente documentados

Estos gastos serán revisados y actualizados periódicamente de acuerdo con la Guía de Gestión Financiera
para Proyectos Financiados por el Banco (OP-273-12), que constituye un anexo del ROP.

5.4 DESEMBOLSOS

29
5.4.1 Disposición sobre desembolsos

El Proyecto será elegible para desembolsos una vez sean cumplidas las condiciones previas al primer
desembolso, contempladas en la cláusula 3.01 del Convenio y de las normas generales en el capítulo III
del Convenio.

De acuerdo con la cláusula 2.04 del Convenio, el plazo de Desembolsos será de treinta y seis (36) meses
contados a partir de la fecha de entrada en vigencia del Convenio.

La última solicitud de desembolso será presentada a más tardar 30 días antes de la fecha de expiración
del plazo vigente para desembolsos.

5.4.2 Anticipos

El OE podrá solicitar desembolsos bajo el método de anticipo de fondos, con cargo a los recursos de la
Contribución, para atender gastos elegibles del Proyecto de acuerdo con las Normas Generales Artículo
3.07. Anticipo de Fondos. El monto del Anticipo de Fondos será fijado por el Banco con base en:
(i) las necesidades de liquidez del Proyecto para atender previsiones periódicas de Gastos Elegibles
durante un período de hasta seis (6) meses, a menos que el Plan Financiero determine un período mayor
que en ningún caso podrá exceder de doce (12) meses; y (ii) los riesgos asociados a la capacidad
demostrada del OE, para gestionar y utilizar los recursos de la Contribución.

Cada Anticipo de Fondos estará sujeto a que: (i) la solicitud del Anticipo de Fondos sea presentada de
forma aceptable al Banco; y (ii) con excepción del primer Anticipo de Fondos, el OE, haya presentado y
el Banco haya aceptado, la justificación del uso de al menos, el ochenta por ciento (80%) del total de los
saldos acumulados pendientes de justificación por dicho concepto, a menos que el Plan Financiero
determine un porcentaje menor, que en ningún caso podrá ser menor al cincuenta por ciento (50%).

El Banco podrá incrementar el monto del último Anticipo de Fondos vigente otorgado al OE, según sea
el caso, una sola vez durante la vigencia del Plan Financiero y en la medida que se requieran recursos
adicionales para el pago de Gastos Elegibles no previstos en el mismo.

El OE presentará la última solicitud de Anticipo de Fondos, a más tardar, treinta (30) días antes de la
fecha de vencimiento del Plazo de Desembolsos o sus extensiones, en el entendimiento que las
justificaciones correspondientes a dicho Anticipo de Fondos serán presentadas al Banco durante el
Período de Cierre. El Banco no desembolsará recursos con posterioridad al vencimiento del Plazo de
Desembolsos o sus extensiones.

El valor de cada Anticipo de Fondos debe ser mantenido por el valor equivalente expresado en la moneda
del desembolso respectivo o en la Moneda de Aprobación. La justificación de Gastos Elegibles incurridos
con los recursos de un Anticipo de Fondos debe realizarse por el equivalente del total del Anticipo de
Fondos expresado en la moneda del desembolso respectivo o en la Moneda de Aprobación, utilizando
el tipo de cambio establecido en el Convenio. El Banco podrá aceptar ajustes en la justificación del
Anticipo de Fondos por concepto de fluctuaciones de tasa de cambio, siempre que éstas no afecten la
ejecución del Proyecto.

30
5.4.3 Reembolso de gastos

El Banco puede reembolsar al OE los gastos elegibles que haya pagado con recursos propios para el
financiamiento del Proyecto conforme a lo estipulado en el Artículo 3.06. de las Normas Generales del
Convenio.

5.4.4 Solicitudes de desembolsos

El Banco girará los correspondientes recursos de cooperación del Proyecto a una Cuenta Especial del OE,
para lo cual la misma efectuará los procedimientos y diligenciará los formatos establecidos por el Banco
para el manejo de Cuenta Especial en el Convenio No. GRT/CM-19357-CO. El OE solicitará al Banco los
desembolsos de la Contribución, de acuerdo con lo previsto en el Capítulo III de las Normas Generales y
adelantará las siguientes actividades para el giro de los recursos de la cooperación:

• Elaborar la solicitud de avance a la Cuenta Especial, del monto requerido para la ejecución del
proyecto, de acuerdo con el Plan de Adquisiciones.
• Verificar el depósito por parte del Banco de los recursos en la Cuenta Especial.

5.4.5 Overhead

Definición: La figura del overhead en el marco del FCS es un reconocimiento que hace el BID de los gastos
administrativos en los que incurren las OE en la ejecución de los proyectos. Se entiende por “gasto
administrativo” todas aquellas actividades de apoyo operativo que los organismos ejecutores deban
llevar a cabo para brindar el soporte en la adecuada ejecución y desarrollo del proyecto.

Con el objetivo de brindar elementos para la verificación de cada gasto del proyecto al auditor,
independientemente de la fuente de financiación, el overhead será incluido en los instrumentos de
seguimiento financiero del Banco (informes de seguimiento financiero, estados financieros, entre otros)
en un cuadro de control para el reconocimiento de dichos gastos.

Criterios para la elegibilidad: Los gastos de overhead deben hacer parte del proyecto, deben ser
necesarios y se deben acordar con el Banco y estarán orientados a financiar las necesidades operativas
que requieren las operaciones, según lo establecido en el Convenio firmado entre el Banco y la OE.

Gastos elegibles. Podrán incorporarse dentro del overhead los siguientes conceptos:
a) Servicios públicos y privados (agua, luz, internet) de forma proporcional, si se trata de la sede
principal. En los casos en los que el ejecutor deba abrir una sede temporal exclusivamente para la
ejecución del proyecto y durante el plazo establecido en el Convenio, podrá financiarse con recursos
de financiamiento del proyecto o con aporte local.
b) Salarios de personal de la agencia ejecutora con funciones de apoyo administrativo de forma
proporcional a su intervención en el proyecto.
c) Gastos generales como papelería, mensajería, cafetería, aseo y vigilancia de forma proporcional, si
se trata de la sede principal. Aquellos gastos similares que corresponden al funcionamiento de una

31
 sede temporal en los términos establecidos en el literal a), podrán ser financiados con recursos del
proyecto o con aporte local.
d) Sistemas de información que sean requeridos para apoyar el desarrollo de las actividades diarias del
equipo del proyecto, como correo electrónico, paquetes de Microsoft o Teams y similares.
e) Gastos administrativos adicionales que no se planearon en el inicio del proyecto como pago de
pólizas (cumplimiento o de riesgo) o tasas e impuestos que se requieren para el desarrollo de la
operación.

Los gastos operativos tales como: (i) salarios / honorarios de personal a nivel de coordinación (que no
es personal de la Entidad Ejecutora); y (ii) dotación para el personal en campo (distintivos, kit de
protección, herramientas, etc.) serán cubiertos con los recursos de contribución del Banco.

Porcentaje: El overhead corresponde hasta un 8% de los recursos aportados por el FCS, el cual es
auditable.

Justificación: En las justificaciones de gastos de recursos del financiamiento que se hagan ante el Banco,
el valor del overhead reportado debe ser proporcional a la ejecución financiera de los componentes
técnicos. No se requiere que se incluya el detalle del overhead en las justificaciones ante el Banco, pero,
en todo caso, la OE deberán llevar un cuadro de control con el detalle por concepto y fuente de
financiación (overhead y aporte local), con la debida documentación de soporte que sustente las
inversiones incluidas en los estados financieros del proyecto, para que sean revisados oportunamente
por el auditor o por el Banco.

5.4.6 Aporte local

De acuerdo con el Convenio No. GRT/CM-19357-CO Capítulo IV. Ejecución del Proyecto, Cláusula 4.01.
Aporte Local el monto del Aporte Local se estima en ochocientos cincuenta mil dólares (US$850.000). El
OE contribuirá los recursos correspondientes al Aporte Local de forma oportuna. Este aporte Local se
invertirá de la siguiente forma de acuerdo los componentes y líneas del proyecto.

Costo estimado
Restauración ecológica, rehabilitación y recuperación de ecosistemas Vr en Pesos
# de la Adquisición
degradados / GRT/CM-19357-CO (COP$)
(US$)
COMPONENTE 1. Priorización de áreas degradadas y transformadas
1 para la implementación de procesos de restauración ecológica, 82,743,200 20,686
rehabilitación y/o recuperación
Realizar tres mesas de trabajo en cada Municipio con representantes de
las comunidades con el fin de unificar conceptos sobre la restauración,
priorizar las áreas y predios a intervenir en las veredas o microcuencas y
1-1 24,824,000 6,206
definir las reglas de gobernanza que garanticen la participación de las
comunidades rurales en la implementación de los componentes del
proyecto.

32
 Realizar un diagnóstico por municipio que partirá desde los ejercicios de
micro ordenamiento de cada uno de los predios y continuará con la
recolección de información de línea base primaria y secundaria que
incluya la caracterización ambiental, biofísica, social, cultural y legal, el
1-2 8,274,400 2,069
análisis de los factores y causas que están generando la pérdida de
cobertura vegetal en la microcuenca o vereda, y una identificación de las
estrategias ya implementadas, a partir del conocimiento tradicional y la
experiencia local
Construir un documento - Memoria técnica por Municipio que consolide
los resultados del diagnóstico que tenga como mínimo: (i) las áreas de
intervención; (ii) los resultados del diagnóstico; (iii) los objetivos y metas;
(iv) el diseño de las técnicas y estrategias de restauración, rehabilitación
1-3 y/o recuperación a implementar; (v) el plan de trabajo y cronograma de 8,274,400 2,069
actividades; (vi) los requerimientos de material vegetal, materiales y
equipos; (vii) la identificación de posibles permisos; (viii) el programa de
monitoreo; y (ix) el programa de mantenimiento. Esta memoria se
entregará a los seis (6) meses de iniciada la ejecución del componente
Realizar tres (3) talleres teórico-prácticos por Municipio con el fin de
realizar el fortalecimiento de capacidades en las técnicas y estrategias de
restauración, rehabilitación y/o recuperación diseñadas y priorizadas en
la memoria técnica, la preparación de bioinsumos y de unidades de
1-4 33,096,000 8,274
compostaje, y el monitoreo de las áreas en proceso de restauración, que
conduzca a la implementación de una estrategia de monitoreo
comunitario y mantenimiento con la vinculación y participación de
mujeres y jóvenes rurales
Diseñar una estrategia de sensibilización, divulgación y comunicación del
1-5 8,274,400 2,069
proyecto
COMPONENTE 2. Implementación participativa de procesos de
2 2,205,148,800 551,287
restauración, rehabilitación y/o recuperación
Realizar el mejoramiento de un (1) vivero comunitario por municipio para
2-2 un total de cuatro (4) viveros comunitarios fortalecidos en donde
participen mujeres y jóvenes.
Formalizar acuerdos voluntarios y/o de conservación con los
beneficiarios del proyecto y se socializarán con la autoridad ambiental
competente buscando establecer compromisos entre las partes, que
garanticen la implementación del plan de trabajo del proyecto,
2-3 incluyendo el mantenimiento de las áreas en proceso de restauración.
Estos acuerdos contienen actividades específicas para garantizar la
equidad de género y la participación equitativa de las mujeres en los
beneficios del proyecto. Al respecto de estos acuerdos la formalización
de los mismos no genera transferencia de recursos a los beneficiarios 35,204,000 8,801
Se realizará el acompañamiento y asistencia técnica a los beneficiarios
del proyecto, durante mínimo 24 meses, donde se generen
2-4
conocimientos sobre las buenas prácticas ambientales y productivas para
la implementación de las acciones definidas
Se cuantificarán las toneladas equivalentes de dióxido de carbono no
liberadas a la atmósfera, en coherencia con la literatura existente y con
2-6 las políticas nacionales establecidas al respecto, y se consolidarán los
resultados en un documento que será socializado con actores
estratégicos para su réplica en proyectos de restauración
Se realizará el registro de las acciones implementadas en el aplicativo
2-7
"Proyectos de restauración” de MinAmbiente
En el marco de la estrategia de comunicaciones diseñada en el
componente anterior, se divulgarán los logros, avances, resultados y
2-8 34,000,000 8,500
lecciones aprendidas en la restauración ecológica, rehabilitación y/o
recuperación, a todos los sectores y actores locales

33
 Generar un espacio de socialización de buenas prácticas ambientales y
2-9
productivas con actores claves priorizados (COM)
2-11 Pequeñas Subvenciones / Componente 2 - (Segunda Convocatoria)
Implementación de un plan de gestión ambiental y social que incluya
medidas de mitigación y control para minimizar cualquier riesgo o
2-12
impacto (Se debe tener en cuenta también en el COMPONENTE 3.
Mantenimiento)
2-13 Comités Directivo del Proyecto (Semestral)
Gestión Técnica del Proyecto (Equipo Técnico implementación del
2-14 2,135,944,800 533,986
Proyecto)
COMPONENTE 3. Mantenimiento de procesos de restauración,
3 636,108,000 159,027
rehabilitación y/o recuperación
Gestión Técnica del Proyecto (Equipo Técnico implementación del
3-3 636,108,000 159,027
Proyecto)
TOTAL 2,924,000,000 731,000
Tabla 2. Distribución de recursos en especie del aporte local.

Con el objetivo de brindar elementos para la verificación de cada gasto del proyecto al auditor,
independientemente de la fuente de financiación, el aporte local será incluido en los instrumentos de
seguimiento financiero del Banco (informes de seguimiento financiero, estados financieros, entre otros)
en un cuadro de control para el reconocimiento de dichos gastos.

La OE llevará un cuadro de control con el detalle por concepto y fuente de financiación (aporte local),
con la debida documentación de soporte que sustente las inversiones incluidas en los estados financieros
del proyecto, para que sean revisados oportunamente por el auditor o por el Banco.

5.5 CALENDARIO DE DESEMBOLSOS

El Banco desembolsará los recursos del Proyecto, de acuerdo con las necesidades reales de liquidez del
mismo, para seis (6) meses, tal como se evidencian en los formatos provistos por el Banco al OE, para
reportar los compromisos y obligaciones actuales y previstos en el futuro. Las solicitudes de desembolso
del OE serán realizadas en concordancia con el plan financiero del Proyecto, con el Plan de Adquisiciones
vigente, con su presupuesto anual y el correspondiente Plan Operativo Anual. El Banco realizará los
desembolsos bajo las condiciones de que (i) la solicitud de desembolso y los documentos de soporte
sean remitidos al Banco por parte del OE; (ii) la presentación de la solicitud de desembolso no sea
realizada después de la fecha límite para su presentación, o sea 30 días antes de la fecha de expiración
del desembolso, o de su correspondiente extensión; y (iii) El Banco no haya suspendido los desembolsos.

5.6 JUSTIFICACIONES DE GASTOS

Para efectos de los recursos de la Contribución, el Especialista administrativo y financiero en

coordinación con el área Financiera del Banco elaborará las justificaciones de gastos de manera oportuna

34
para asegurar que el Proyecto cuente con la disponibilidad de recursos requeridos para garantizar el
cumplimiento del PEP/POA. La justificación de gastos del Proyecto se realizará utilizando la tasa del día
de la monetización. Las conciliaciones bancarias de la cuenta designada especial serán soportadas por
los extractos bancarios del último mes de corte del cual se estén presentando los gastos.

5.7 CONTABILIDAD

El OE cuenta con un sistema de gestión financiera adecuado y confiable para el ingreso de información
de presupuesto, registro contable y el seguimiento a las actividades de tesorería. A través de la
Subdirección Administrativa y financiera y del Especialista Administrativo y Financiero del Proyecto, se
realizará el seguimiento y control financiero del proyecto, así como el seguimiento al Plan de
adquisiciones control presupuestal y de tesorería, por medio de los diferentes reportes de ejecución e
informes financieros.

El OE cuenta con un ERP - Sistema de planificación de recursos empresariales, el cual está conformado
por los módulos de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Activos fijos, el cual se parametrizo bajo los
principios de contabilidad de causación conforme a la legislación colombiana y se desagrega la
información por centro de costos y fuentes de financiación, permitiendo tener control de la información
de manera oportuna.

El método de contabilidad que emplea el OE, en concordancia con la normativa nacional, es el método
de causación y el método aceptado por el Banco es base efectivo, lo que significa que el registro contable
de las actividades y operaciones del Proyecto se hará sobre la base de pagos reales y el pago a
beneficiarios finales de dichas obligaciones se constituirá en inversión efectiva de los fondos del
Proyecto.

Todas las transacciones del Proyecto serán contabilizadas oportunamente de acuerdo a las normas
nacionales vigentes. Adicionalmente se llevará la contabilidad en pesos colombianos por ser la moneda
circulante del entorno en donde se ejecutará el proyecto, sin embargo, los estados financieros y otros
reportes que pueda solicitar el Banco se presentarán en dólares americanos empleando la tasa de
monetización. De acuerdo con la CLÁUSULA 3.03. de las Estipulaciones Especiales, la tasa de cambio
para justificar los gastos realizados en Moneda Local será la indicada en el inciso (b)(i) de Artículo 3.10
de las Normas Generales, y corresponde a la tasa de cambio efectiva en la fecha de conversión de la
moneda del desembolso a la Moneda Local del país del Beneficiario. La tasa de cambio para determinar
la equivalencia de gastos, será la tasa de cambio en la fecha efectiva en el que el OE efectúe los pagos
respectivos en favor del contratista, proveedor o beneficiario.

Dentro de las actividades de revisión se elaborarán las conciliaciones de cuentas contables para la
correcta elaboración de los Estados Financieros. Esta responsabilidad estará a cargo de la SAF del OE y
se realizará de manera mensual.

5.7.1. Preparación de los estados financieros

35
Dentro de los cinco primeros días de cada mes, el Especialista administrativo y financiero preparará los
estados financieros del proyecto del mes inmediatamente anterior; estos se realizarán con base en el
sistema de caja y se expresarán en dólares de Estados Unidos, cumpliendo con las políticas financieras
del Banco.

El Especialista administrativo y financiero generará el reporte del centro de costos del proyecto extraído
del ERP para las cuentas contables de bancos y cuentas por pagar del proyecto.

Tomando como base el procedimiento del OE para realizar las conciliaciones bancarias, documentará la
conciliación correspondiente a la cuenta bancaria del proyecto; esta conciliación será revisada y
aprobada por el Contador de la entidad y se realizará dentro de los primeros diez (10) días de cada mes.

A partir de los movimientos crédito de la cuenta contable de bancos, correspondientes a pagos a

terceros, se efectuará conciliación con la información extracontable de los pagos con el fin de identificar
aquellos efectivamente realizados dentro del periodo de preparación de los estados financieros.

Conciliada la información anterior, se diligenciarán los formatos de presentación de estados financieros

del Banco teniendo en cuenta que estos se presentan en dólares; para tal fin, con base en lo establecido
en el Convenio, Cláusula 3.03 Tasa de cambio para justificar gastos realizados en moneda local del país
de Colombia y Artículo 3.10 Tasa de Cambio de las normas generales, literal (b) Con el fin de determinar
la equivalencia de un gasto elegible que se efectúe en moneda local del país del Beneficiario a la moneda
en que se realicen los desembolsos, para efectos de la rendición de cuentas y la justificación de gastos,
cualquiera sea la fuente de financiamiento del gasto elegible, se utilizará la tasa de cambio efectiva en
la fecha de conversión de la moneda del desembolso a la moneda local del país del OE.

Los estados financieros mensuales serán revisados y aprobados por la subdirectora administrativa y
financiera del OE.

5.7.2 Manejo de los Activos Fijos

Para la administración de los activos fijos, el OE realizará el registro de los mismos en el ERP - Sistema de
planificación de recursos empresariales. Este sistema permite registrar datos como: descripción del
activo, fecha de adquisición, valor, vida útil, estado, ubicación física, depreciación real, métodos de
depreciación según criterios legales, retiro de activos, asignar números de serie y códigos de barras al
activo, categorizarlos según el centro de costos y adjuntar documentos a los activos.

Dentro de la información de los activos fijos, se llevará el control de los activos, por el uso que se le da a
los bienes, y será posible determinar cuales están activos y cuáles se dan de baja. Cada registro de activo
fijo controla las condiciones para calcular la depreciación, de acuerdo a sus características.

Los datos de un activo fijo se organizarán en las siguientes fichas:

Información Muestra la información básica sobre el activo fijo, como las asignaciones
general organizacionales actuales, fecha de compra, fecha de inicio de depreciación y
método de depreciación.

36
 Datos maestros Las asignaciones organizaciones y el intervalo de asignación, los términos de
depreciación sobre toda la vida del activo fijo e información sobre los materiales
individuales asignados.
Valores Valores de valoración para cada sistema contable:
• Valores contables
• Depreciación, depreciación especial, interés y valores de sustitución
calculados y contabilizados automáticamente con la ejecución de
depreciación para cada ejercicio. El ejercicio abierto incluye una vista
previa de ejercicios futuros.
• Asientos contables
Modificaciones Muestra los cambios realizados en el activo fijo.
Anexos Muestra los documentos adjuntos, como la factura o actas.
Tabla 3. Formato de ficha para la organización de activos fijos
Fuente: Manual de uso del SAP Business One

Como parte de los procesos de control interno, se hará una conciliación semestral de los activos fijos
físicos frente a la información que se tiene en el Software contable. Esto se realizará mediante una
plantilla de seguimiento a Activos fijos (ver Anexo 3. Relación de activos fijos a 2022) que permitirá
identificar las siguientes características del activo fijo:

• Ubicación
• Valor de compra
• Fecha de adquisición
• Nombre del activo
• Marca
• Serie
• Modelo
• Placa de identificación
• Proveedor
• Estado del bien

De igual manera se cuenta con un modelo de acta administrativa para la baja de activos fijos dañados u
obsoletos (ver Anexo 2. Acta de baja de Activos fijos), con el cual se dejará trazabilidad de los bienes.
Adicionalmente, para la baja de activos correspondientes a equipos electrónicos, el Ingeniero de
Sistemas del OE emitirá un informe técnico sobre el estado del bien, para dictaminar que el mismo ya
no tiene vida útil.

5.8 MONITOREO Y SUPERVISIÓN DE LA GESTIÓN FINANCIERA

5.8.1 Plan de supervisión

El Proyecto contará con mecanismos de seguimiento, monitoreo, auditoría y evaluación para garantizar

37
la eficiencia y eficacia en la adquisición de bienes y servicios, a través de una serie de instrumentos
dirigidos a facilitar el control de la operación y a tomar correctivos de manera oportuna e informada.

El OE será responsable por establecer los procedimientos de seguimiento que sean necesarios para
asegurar que las actividades del Proyecto se desarrollen de acuerdo con los objetivos previstos, los
lineamientos del Comité Directivo del Proyecto, así como con lo estipulado en la Operación de Inversión
no Reembolsable No. GRT/CM-19357-CO y en el presente ROP, brindando especial atención al
cumplimiento oportuno de:

• Los compromisos establecidos en la Operación de Inversión no Reembolsable No. GRT/CM-

19357-CO
• La ejecución de las actividades previstas en el Plan de Adquisiciones y en el POA vigente
• Las normas y procedimientos acordados entre el OE y el Banco para la ejecución de las
actividades del Proyecto
• Las normas y procedimientos acordados para todas las adquisiciones y contrataciones que se
lleven a cabo con los fondos del Proyecto
• La actualización en el seguimiento a los avances de los indicadores del Proyecto
• La presentación al Banco de los Estados Financieros Auditados
• Las misiones de supervisión y la remisión de los informes periódicos de programación y ejecución
del Proyecto y el estado de los recursos del Proyecto
• La adecuada justificación del uso de recursos, respetando los plazos indicados por el Banco
• La entrega de los POA y revisiones del Plan de Adquisiciones, de los Informes de Avance y de la
información que sea necesaria para atender los requerimientos del Banco
• Los procedimientos para el recibo a satisfacción de bienes y servicios, dirigidos a verificar el
cumplimiento de los estándares de calidad requeridos en los documentos mediante los que
fueron contratados
• El mantenimiento adecuado de los equipos adquiridos con fondos del Proyecto durante el
período de la operación del Convenio.

Las actividades de seguimiento y monitoreo registrarán el progreso de los procesos e hitos del Proyecto,
y permitirán seguir el avance en el logro de productos y resultados, basado en la Matriz de Resultados.
Se realizarán informes de seguimiento semestrales, con el monitoreo a la Matriz de Resultados, POA y
Plan de Adquisiciones.

El monitoreo y la evaluación del proyecto, incluyendo el monitoreo cotidiano de las actividades del
proyecto, será responsabilidad del Coordinador general del proyecto y el profesional de monitoreo y
seguimiento.

El Coordinador general del proyecto elaborará semestralmente los siguientes informes para monitorear
y evaluar el progreso general del proyecto y el cumplimiento de los indicadores incluidos en el Marco de
Resultados:

• Plan de Operaciones Anual (POA) al comienzo del año de ejecución del proyecto;

38
 • Informe Semestral de Progreso, a principio y mitad de año;
• Informe Final

El envío de estos informes al Banco será responsabilidad del Coordinador general del proyecto o en su
defecto, de la Dirección General del OE.

5.8.2 Documentación de respaldo y registros

De acuerdo con las Normas Generales, Artículo 4.01. literal (c) el OE conservará los documentos y
registros originales del Proyecto por un período mínimo de tres (3) años después del vencimiento del
Plazo de Desembolsos o cualquiera de sus extensiones. Estos documentos y registros serán adecuados
para: (i) respaldar las actividades, decisiones y transacciones relativas al Proyecto, incluidos todos los
gastos incurridos; y (ii) evidenciar la correlación de gastos incurridos con cargo a la Contribución con el
respectivo desembolso efectuado por el Banco.

Los procesos de monitoreo y supervisión de la gestión financiera que establezca el Banco, así como las
auditorías que reciba el Proyecto tendrán acceso a esta información en originales y ser suficiente para la
determinación de la elegibilidad de los gastos del Proyecto.

Para la gestión documental de las transacciones del proyecto, el OE aplicará su conducto de “Gestión
Documental”, cuyo objetivo es: Definir los lineamientos generales para el control de la estructura
documental perteneciente a los procesos identificados en ACT – COL y mediante el cual se describen los
procesos para la planificación, manejo y organización de la documentación producida o recibida por
ACT-COL desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
El documento señala que el proceso de gestión documental estará bajo la responsabilidad de la
Subdirección Administrativa y Financiera (SAF), pero todo el personal de planta y de contrato tendrá
relación con el mismo; el procedimiento también identifica las unidades o áreas productoras y
receptoras de la información.

Finalmente, de acuerdo con el Artículo 4.01. literal (d) de Normas Generales, se incluirá en los
documentos de licitación, las solicitudes de propuestas y en los contratos financiados con recursos de la
Contribución, que éstos respectivamente celebren, una disposición que exija a los proveedores de bienes
o servicios, contratistas, subcontratistas, consultores y sus representantes, miembros del personal,
subconsultores, subcontratistas, o concesionarios, que contraten, conservar los documentos y registros
relacionados con actividades financiadas con recursos de la Contribución por un período de siete (7)
años luego de terminado el trabajo contemplado en el respectivo contrato.

6. GESTIÓN DE ADQUISICIONES

39
6.1 MARCO LEGAL

Las normas aplicables para todas las adquisiciones que se financien con recursos de la Contribución y
que se requieran en desarrollo del proyecto, en orden de preeminencia son:

• Disposiciones de adquisiciones contenidas en el Convenio de Financiamiento no Reembolsable,

GRT/CM-19357-CO
• Políticas de adquisiciones del Banco.

La adquisición de bienes y servicios diferentes a consultoría se llevará a cabo de conformidad con las
disposiciones establecidas en las Políticas para la adquisición de obras y bienes financiados por el Banco
(GN-2349-15).

La selección y contratación de consultores será llevada a cabo de conformidad con las disposiciones
contenidas en las Políticas para la selección y contratación de consultores financiados por el Banco (GN-
2350-15).

Es importante mencionar que las generalidades en cuanto a adquisiciones, se enmarcaran en el Plan de

Adquisiciones, en el cual se puede identificar plenamente los gastos elegibles y los gastos no elegibles,
de tal manera, se acordará un Plan de Adquisiciones para los primeros 18 meses de ejecución. Cualquier
propuesta de revisión del Plan debe ser acordada con el Banco. La supervisión del Banco de las
adquisiciones y contrataciones del Proyecto se llevarán a cabo en forma ex ante, excepto cuando el Plan
de Adquisiciones indique lo contrario.

Ahora bien, a modo general los gastos y adquisiciones que se tendrán en cuenta para la formulación del
Plan de Adquisiciones, entre otros deberán: (i) ser necesarios para el proyecto, (ii) estar alineados con
los objetivos del proyecto, y (iii) estar debidamente registrados y sustentados.

Los tipos de adquisiciones que se contemplan para el proyecto son:

• Consultorías (GN-2350-15): consultores individuales y firmas

• Bienes y obras (GN-2349-15): materiales, equipos, insumos
• Servicios diferentes a consultoría (GN-2349-15): logística, talleres, servicios diferentes a
generación de conocimiento

Para todos los procedimientos de adquisiciones se remitirán las solicitudes al correo oficial con copia al
jefe de equipo y consultores de apoyo del Banco, indicando como mínimo dentro del oficio No Objeción
(NOB) remisorio lo siguiente:

• Componente y línea que corresponda al PA aprobado y vigente

• Plazo y/o compra que se utilizará
• Monto en $ y estimado en US$
• Contexto de la solicitud y necesidad

40
 • Método de adquisición y rol a contratar
• Tener en cuenta los anexos que soportan la adquisición conforme a cada solicitud

Nota: Tipo de política que corresponde para justificación del Banco (GN-2349 y/o GN-2350, otras). Aplica
solo para el método de adquisición de Selección Directa (SD) o Contratación Directa (CD).

Los correos a los que se remitirán las solicitudes de No Objeción serán: bidcolombia@iadb.org
Con copia: Especialista de la gerencia michaelc@iadb.org
Coordinadora del fondo catalinavi@iadb.org
Consultores vivianae@iadb.org - jenifera@iabd.org y otros.
Por la persona designada previamente por el OE.

El asunto iniciará con el número de contrato y/o número de operación, seguido del tipo de solicitud.

Para el ejercicio de Selección directa (SD) o contrataciones directas (CD) es importante que estén
previamente acordadas en el Plan de Adquisiciones con el Banco y en ese caso, el oficio remisorio incluirá
la justificación correspondiente basada en los tipos de excepciones, además de:

• Línea del PA
• Valor aprobado
• Valor contratado
• Justificación conforme con la política GN-2349-15/GN-2350-25 (incluir la causal específica de la
política): esta justificación se incluirá además en el PA de la operación

6.2 BIENES Y SERVICIOS DIFERENTES A CONSULTORÍA

El procedimiento para la adquisición de bienes y servicios diferentes a consultoría al marco de las normas
y procedimientos de la política GN-2349-15.

Teniendo en cuenta la política GN-2349-15, el OE iniciará los procesos de adquisiciones de bienes y

servicios diferentes a consultoría con la elaboración de las Especificaciones Técnicas de las
contrataciones, documento que contará con la NOB previa del Banco, salvo que este indique lo contrario.
Los métodos de contratación que se podrán emplear serán:

• CP: Comparación de precios, este método aplica cuando la adquisición es entre los $ 5.000 US y $
100.000 USD
• CD: Contratación directa, este método aplica cuando la adquisición es inferior o igual a los $ 5.000
USD

Para el ejercicio de CP se tendrá en cuenta las siguientes premisas:

• El proceso se da mediante no objeción a las Especificaciones Técnicas (ETEC) y posteriormente a

la Matriz de Evaluación del Proceso. Este método aplicar tanto para la contratación de personas

41
 naturales o jurídicas, que en este caso se asemeja a la figura de proveedores de bienes o
servicios.
• Las ETEC son un documento que se enfocan en describir con precisión las características o
atributos de los bienes o servicios a adquirir.
• Incluyen por lo general las cantidades y otro tipo de características complementarias como
empaque, despacho, etc. según aplique. Las cotizaciones deben especificar de manera clara si el
precio incluye o no impuestos.
• La CP es una comparación de cotizaciones, por tanto, es clave que las cotizaciones incluyan los
mismos ítems y cantidades a efectos de poder realizar en forma adecuada la comparación entre
ellas. Bajo este método se selecciona la mejor “cotización” considerando el precio más bajo.
• Es muy importante considerar que en ningún momento se debe sacrificar la calidad o
funcionalidad en función del precio, se trata de adquirir exactamente lo que se requiere con las
características, condiciones y cantidades definidas por el Ejecutor en las Especificaciones
Técnicas.
• Cuando se trata de bienes de tecnología como computadores, por ejemplo, es fundamental que
las ETEC sean realizadas por personas con conocimiento idóneo sobre los bienes a adquirir. Este
mismo criterio aplica para cualquier bien o servicio especializado.

El Banco dará No objeción a:

• Las Especificaciones Técnicas (ETEC)

• Evaluación realizada a las cotizaciones
• Firmas que integran la Lista Corta
• Acta de selección firmada en la cual el programa indica el resultado de la evaluación y la
propuesta-cotización seleccionada
• Borrador del contrato a suscribir. El contrato también debe incluir el anexo obligatorio sobre
elegibilidad e integridad para bienes y servicios diferentes a consultoría

6.3 SELECCIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES

Para la selección y contratación de consultores individuales, el marco de las normas y procedimientos

será la política GN-2350-15.

Conforme con esta política el OE preparará los TdR con información detallada sobre el objeto de la
consultoría, productos y entregables, requisitos y forma de pago. Adicionalmente, es responsable de las
siguientes actividades:

• Evaluación de las hojas de vida.

• Selección indicando el resultado de la evaluación y el candidato seleccionado.
• Elaboración y firma de contrato (los contratos deben incluir anexo obligatorio sobre elegibilidad e
integridad para consultores individuales).

Las No Objeciones que se tramitarán ante el Banco son:

42
 • Solicitud de NOB a los TdR
• Solicitud de NOB a las hojas de vida o firmas que integran la lista corta
• Solicitud de NOB a la evaluación realizada de las HV o propuestas
• Solicitud de NOB al acta de selección con el resultado de la evaluación
• Solicitud de NOB a la minuta de contrato a suscribir

Los métodos de contratación que se utilizarán son:

• 3HV: Selección basada en la comparación de calificaciones de hojas de vida, este método aplica
cuando el proceso supera los $ 30.000 USD
• SD: Selección Directa, este método aplica cuando el proceso es inferior o igual a los $ 30.000 USD

Para el ejercicio de comparación de calificaciones de hoja de vida, se tendrá en cuenta:

• Los Términos de Referencia (TdR) los cuales deben brindar información detallada sobre el objeto
de la consultoría, así como de sus productos y entregables. También se incluye la información
acerca de los requisitos y forma de pago.
• La selección de consultores individuales se basa únicamente en la evaluación de sus hojas de
vida (HV). La hoja de vida se evalúa mediante la calificación de 3 criterios principales (Formación,
30%, Experiencia General, 30% y Experiencia Específica, 40%) los cuales deben estar alineados
con el propósito de la consultoría.
• Para el Banco no se puntúa la entrevista, no se incluye en la evaluación, pero si el Ejecutor lo
desea, sí puede practicarla en una fase preliminar a la conformación de la lista corta, la cual se
conformar a partir de tres Hojas de vida.

Se privilegiarán los procesos competitivos para la selección de consultores individuales, sin que esto
signifique que no se puedan adelantar Selecciones Directas (SD), se revisa según el caso, la necesidad y
las condiciones específicas de la adquisición, por tal motivo se tendrá en cuenta las especificidades de
cada adquisición. En este último caso, debe estar en el Plan de Adquisiciones y acordada por el BID y se
enmarcarán en las causales que permiten adelantarla conforme con la Política GN-2350-15.

El paso a paso para las No Objeciones que da el Banco a la contratación de consultores individuales en
el marco del proceso competitivo de Selección Basada en la Comparación de Calificaciones Individuales
(CCIN) o Comparación de Calificaciones de Hojas de Vida (3HV) son:

• Términos de Referencia
• Evaluación de hojas de vida
• Hoja de Vida que integran la lista corta
• El acta de selección firmada en la cual el Programa indica el resultado de la evaluación y el
candidato seleccionado
• Borrador del contrato a suscribir y anexo. El contrato también debe incluir el anexo obligatorio
sobre elegibilidad e integridad para bienes y servicios diferentes a consultoría

43
6.4 SELECCIÓN DE FIRMAS CONSULTORAS

Se utilizarán los distintos métodos de selección y contratación de firmas establecidos en las Políticas de
Adquisiciones del Banco, tales como:

• SCC: Selección basada en las calificaciones de los consultores (método sugerido para
adquisiciones de hasta USD$200.000)
• SD: Selección Directa, este método aplica cuando el proceso es inferior o igual a los $ 30.000 USD

En el caso de requerir adelantar una Selección Basada en las Calificaciones de los Consultores (SCC),
que es un proceso que se puede utilizar para servicios menores, que no revistan complejidad, para los
cuales no se justifica ni la preparación ni la evaluación de propuestas competitivas, la OE preparará los
TdR, solicitará expresiones de interés e información sobre la experiencia y la competencia de los
consultores en lo que respecta al trabajo, confeccionará una lista corta, de al menos tres (3) firmas, y
seleccionará a la firma que tenga las calificaciones y las referencias más apropiadas. Se pedirá a la firma
seleccionada que presente una propuesta técnica juntamente con una propuesta de precio y se la
invitará luego a negociar el contrato.

Para la contratación de firmas de consultoría a través de Selección Directa (SD), se solicitará No Objeción
previa del Banco, en donde se realice la justificación en el contexto de los intereses del Proyecto.

No Objeciones que da el Banco en el caso SCC:

• OE: Solicita al Banco NOB a la pertinencia del gasto (indicando línea del PA aprobado al cual
corresponde el proceso) y envía el modelo de expresión de interés.
• OE: Remite solicitud de expresión de interés y confecciona lista corta. Solicita al Banco NOB a la
lista corta indicando la Firma Consultora con las características de experiencia específica y las
referencias más apropiadas para el trabajo (es obligatorio que la carta incluya la recomendación
del Comité de Evaluación). En la misma carta pide autorización a pedir propuesta técnica y a
negociar el contrato con dicha Firma Consultora.
• OE: Solicita al Banco NOB al contrato negociado anexando la propuesta técnica.
• OE: Remite en forma posterior copia del contrato suscrito para registro del Banco.

6.5 REVISIONES DEL BANCO

La supervisión de los procedimientos de contratación ex ante que aplicará el Banco se ha establecido de

acuerdo con los resultados del análisis de capacidad institucional realizado al OE. Los desembolsos se
supervisarán bajo la modalidad ex ante, para lo cual el ejecutor cuenta con: (i) un sistema de información
aceptable para el Banco, que permita el registro contable, presupuestario y financiero y la emisión de
estados financieros y otros informes relacionados con los recursos Banco y de otras fuentes de
financiamiento, si fuera el caso, y (ii) una estructura de control interno que permita el manejo efectivo

44
del Proyecto, que proporcione información financiera contable, registros y archivos físicos, magnéticos
y electrónicos y facilite el cumplimiento de las disposiciones previstas.

Las solicitudes de No objeción al Banco en materia de adquisiciones serán presentadas a través del
Coordinador General del Proyecto. La solicitud de No objeción podrá ser revocada por el Banco y
eventualmente declarar no elegible una adquisición si la información que le fue suministrada y sobre la
cual se basó su análisis y consideración fue incompleta, inexacta o engañosa.

La auditoría externa del Proyecto adelantará las revisiones definidas en materia de gestión de
adquisiciones, para lo cual se realizará la contratación de una Firma de Auditoría externa de forma
oportuna.

6.6 PLAN DE ADQUISICIONES

Una de las funciones específicas de Amazon Conservation Team como OE de este Proyecto con el apoyo
de la UTC, es la preparación del Plan de Adquisiciones (PA), el cual, incluirá el costo estimado de cada
contrato, la agrupación de los contratos y los métodos de adquisición y selección aplicables. Este plan
será actualizado mínimo cada doce meses o según sea necesario durante la ejecución del Proyecto, y
cada versión actualizada será sometida a la revisión y aprobación del Banco. Igualmente, debido a que
el PA establecerá la elegibilidad de los gastos, se solicitará la aprobación del Banco cuando se introduzcan
modificaciones mayores a dicho plan.

El Banco financiará sólo las adquisiciones que estén registradas en el Plan de Adquisiciones No objetado
por el Banco. El OE debe implementar el Plan de Adquisiciones de la manera como haya sido No objetado
por el Banco.

Por norma general los procesos de adquisiciones y contratación seguirán los siguientes principios:

• Valor por el dinero

• Economía
• Eficiencia
• Igualdad de oportunidades
• Transparencia
• Integridad

El OE contribuirá los recursos correspondientes al Aporte Local de forma oportuna. Este aporte Local se
realizará en especie y se invertirá de acuerdo los componentes y líneas del proyecto (ver Tabla 2.
Distribución de recursos en especie del aporte local)

45
6.7 EJECUCIÓN DE LOS CONTRATOS - ENTREGA DE PRODUCTOS, PRESENTACIÓN DE INFORMES Y
PAGOS.

Para todos los Contratos de Adquisición de Servicios de Consultoría, los términos de referencia detallarán
las actividades a realizar, el contenido de los informes que los consultores presentarán como productos,
su alcance y los plazos de presentación. En cada uno de los contratos se establecerá un supervisor
designado por el OE.

Para la aprobación de informes y órdenes de pagos se requerirá: (i) el recibo a satisfacción por parte del
Supervisor del Contrato, de los informes y/o productos presentados por el consultor, y (ii) la radicación
de los documentos y soportes para el pago de los contratistas, para que el OE proceda de conformidad
con lo establecido en su Sistema de Gestión de Calidad, con el trámite del pago correspondiente.

6.8 GESTIÓN DE RIESGOS

6.8.1 Generalidades

Con el objetivo de manejar la incertidumbre relativa a cualquier posible afectación negativa al proyecto
causada por factores internos o externos a la ejecución se realizará la identificación, el análisis y la
valoración del riesgo, para luego establecer las estrategias de mitigación o respuesta al mismo. Un riesgo
podrá referirse a numerosos tipos de amenazas causadas por el medio ambiente, la tecnología, los seres
humanos, las organizaciones y la política.

6.8.2 Valoración de Riesgos

El nivel de riesgo será valorado considerando dos criterios: i. el efecto negativo que pueda generar sobre
los resultados del proyecto (impacto) y ii. la probabilidad de ocurrencia. La valoración del riesgo será
cualitativa y cuantitativa. Cualitativamente se usará una escala de 4 valores: Alto, Medio-alto, Medio-
bajo y Bajo. Cuantitativamente se usará el producto del impacto por la probabilidad de ocurrencia,
teniendo estos criterios una escala de 1 a 4. Es importante mencionar que el riesgo y su valoración son
asuntos subjetivos y dependen de la aversión al mismo.

La imagen a continuación ilustra la matriz de valoración de riesgo para cada una de las afectaciones
negativas que se identifiquen en el proyecto.

46
6.8.3 Plan de mitigación/respuesta

Una vez identificado el riesgo y valorado el nivel de afectación, se definirá un plan de respuesta en caso
que el riesgo se presente durante la ejecución del proyecto. Este plan de respuesta contemplará una
estrategia y acción de respuesta, el medio disipador y un responsable de la ejecución de la acción.

6.9 GESTIÓN AMBIENTAL Y SOCIAL DEL PROYECTO

De conformidad con la Política de Medio Ambiente y Cumplimiento de Salvaguardias (OP-703), la

operación del proyecto ha sido clasificada por el Banco como Categoría C debido a que los impactos
ambientales y sociales serán mínimos o inexistentes.

Sin embargo, con el objetivo de garantizar que la implementación del proyecto se realice de manera
asociativa y sostenible, y cumplimiento con la legislación socio – ambiental nacional y las políticas de
salvaguarda del Banco, se implementará un plan de gestión ambiental y social. Además, se incluirá un
programa de información y comunicación que permita la participación continua de la comunidad
beneficiaria y otras partes interesadas.

Este plan de gestión ambiental y social, será un instrumento de planeación y gestión que permita el
análisis específico de los potenciales riesgos e impactos ambientales y sociales en los que pueda incurrir
el proyecto durante su ejecución y cierre. Incluirá las medidas para la prevención y mitigación de dichos
riesgos e impactos, así como las acciones para promover la participación de los beneficiarios y la gestión
del riesgo, con las correspondientes estrategias de monitoreo y seguimiento. También considerará un
instrumento que permita alinear las salvaguardas ambientales y sociales que tenga el OE y que puedan
armonizarse a las políticas del BID.

6.10 AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

De acuerdo con el Convenio GRT/CM-19357-CO, se asegurará que los recursos no reembolsables

47
otorgados por el Banco sean utilizados atendiendo a los principios de valor por el dinero, economía,
eficiencia, igualdad de oportunidades, transparencia, integridad y solamente para los propósitos para
los cuales fueron proporcionados. A continuación, se describen dos procesos de control que buscan
garantizar el adecuado uso de los recursos.

6.10.1 Auditoría Externa

Los Estados Financieros y la elegibilidad de los gastos del Proyecto serán auditados por una Firma de
Auditores independiente (FAI) aceptable para el Banco y será contratada por el OE atendiendo los
procedimientos del Banco para este proceso de contratación. Los servicios de auditoría serán financiados
con recursos del convenio.

El objetivo de la auditoría externa del Proyecto es abordar los distintos aspectos institucionales del OE
que intervienen en el desempeño del Proyecto, enfocándose particularmente en los Estados Financieros,
la estructura de control interno y los procedimientos establecidos para la ejecución del Proyecto.

La selección y contratación de la auditoría del Proyecto será adelantada de conformidad con la Guía de
Gestión Financiera para Proyectos Financiados por el Banco OP 273-12 y la “Guía de Informes Financieros
y Auditoría Externa de las Operaciones Financiadas por el Banco Interamericano de Desarrollo”.

El OE pondrá a disposición de la Firma Auditora Interna (FAI) y del Banco toda la documentación del
Proyecto que pueda ser requerida para las inspecciones a que haya lugar. Es responsabilidad del OE
revisar y enviar al Banco el informe anual de auditoría del Proyecto, así como elaborar el plan de
mejoramiento y seguimiento del mismo. El OE pondrá a disposición de la firma auditora los documentos
y la información requerida para la revisión de los Estados Financieros Auditados (EFAs).

La auditoría del Proyecto será ejecutada de acuerdo con el “Instructivo de Informes Financieros y Gestión
de Auditoría Externa”. Además, los auditores deben ser aceptables para el Banco y realizar su trabajo
tomando en consideración el documento OP-273-12 del Banco, que incluye los requisitos y políticas de
auditoría de Proyectos.

En cumplimiento de lo establecido en la cláusula 5.02 de las Estipulaciones Especiales (EE) en

concordancia con lo descrito en el artículo 5.03 de las Normas Generales, el OE se compromete a
presentar al Banco los informes de auditoría financiera externa y otros informes identificados en las
Estipulaciones Especiales, dentro del plazo de noventa (90) días, siguientes al cierre de cada ejercicio
fiscal del Proyecto durante el plazo para el desembolso de los recursos y sus extensiones, y dentro del
plazo de noventa (90) días siguientes a la fecha del último desembolso.

6.10.2 Control Interno

Los procesos de control interno, de acuerdo con el Artículo 4.01. aseguran razonablemente, que: (i) los
recursos del Proyecto sean utilizados para los propósitos de este Convenio, con especial atención a los
principios de economía y eficiencia; (ii) los activos del Proyecto sean adecuadamente salvaguardados;
(iii) las transacciones, decisiones y actividades del Proyecto sean debidamente autorizadas y ejecutadas
de acuerdo con las disposiciones de este Convenio y de cualquier otro contrato relacionado con el

48
Proyecto; y (iv) las transacciones sean apropiadamente documentadas y sean registradas de forma que
puedan producirse informes y reportes oportunos y confiables.

Como lo menciona este ROP en la sección 5.7.1. La preparación de los estados financieros se realizará
diligenciando los formatos de presentación del Banco, teniendo en cuenta la tasa de cambio para
justificar los gastos en moneda local, para la presentación de la información en dólares, tal como lo
menciona el Artículo 3.10 Tasa de Cambio de las normas generales, literal (a) el Beneficiario se
compromete a justificar o a que, en su caso, el OE justifique, los gastos efectuados con cargo a la
Contribución o al Aporte Local, expresando dichos gastos en la moneda de denominación del respectivo
desembolso, por lo tanto a continuación, se relacionan los procedimientos de control para la preparación
y presentación de los estados financieros del proyecto

• Conciliación entre módulos: Se realizará una conciliación de los módulos de presupuesto,

contabilidad y tesorería del ERP SAP. Este proceso garantiza que toda la información financiera
del proyecto está en el centro de costo que le corresponde. Así mismo se verifica la planificación
vs la ejecución real, los hechos cumplidos por medio de la contabilidad y el manejo de los
recursos financieros que disponen los proyectos por medio de los bancos y la tesorería.
• Modificación al Plan de adquisiciones: Desde el área de presupuesto, se realizará el proceso de
verificación y actualización del Plan de adquisiciones, en los casos que aplique, reasignando
valores a los rubros y haciendo los ajustes requeridos para garantizar el mejor uso de los
recursos. Este proceso se hará dando cumplimiento a la CLÁUSULA 4.05. de las estipulaciones
especiales y a los ARTÍCULOS 4.03 y 4.04 de las Normas Generales.
• Conciliación bancaria: Este proceso se realizará mediante el cruce del módulo de tesorería y las
cuentas bancarias de los proyectos contrastando las fuentes para contar con la información
completa y real de los recursos financieros. Busca asegurar que los valores registrados en el ERP
SAP coinciden con los valores en bancos y no se han realizado movimientos errados en ninguna
etapa del proceso contable.
• Conciliación de bienes: Este proceso lo realizará la SAF para conciliar la información
administrativa de los bienes con la información contable. Este proceso se realiza semestralmente
y busca verificar que los activos fijos financiados con las diferentes fuentes están cargados al
centro de costos adecuado.

Estos procesos, a excepción del último, se realizarán durante el cierre mensual, con el fin de verificar que
la información ingresada en el software contable es correcta.

7. POLÍTICA DE INTEGRIDAD

7.1 OFERENTES, PROPONENTES, CONTRATISTAS O CONSULTORES INDIVIDUALES.

Los consultores individuales, oferentes y contratistas deberán revelar las situaciones que pueden
presentar un conflicto de interés durante todas las etapas del proceso de contratación, desde la

49
presentación de ofertas o propuestas, hasta la ejecución y evaluación. Los consultores individuales
deben completar la Certificación de Elegibilidad y de Integridad del Banco. La declaración debe ser
actualizada si durante cualquier etapa de la implementación del contrato surge un conflicto de interés
(real o aparente).

7.2 CONSULTORES INDIVIDUALES.

Un consultor o candidato a consultor tendrá un conflicto de interés, real o aparente, si: a. Mantiene
simultáneamente más de un contrato financiado con diferentes fuentes de financiamiento del Programa
(e.j. recursos del Banco, de una compañía contratista del Programa; del Organismo Ejecutor). b. Ha
participado directamente o participará en una operación que se encuentra vinculada a la contratación
de los servicios de consultoría objeto de este contrato. c. Tiene una relación de trabajo o familiar con
algún miembro del personal del OE; del personal del Prestatario; del Organismo Ejecutor del Proyecto o
del Beneficiario de una Cooperación Técnica que esté directa o indirectamente involucrado de cualquier
manera con: (i) la preparación de los Términos de Referencia (TR) de este contrato; (ii) el proceso de
selección de dicho contrato; o (iii) la supervisión de dicho contrato.

7.3 EQUIPO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO.

Un miembro del equipo de ejecución del proyecto, incluyendo a miembros de Comités Evaluadores,
tiene un conflicto de interés, real o aparente si: a. Tiene o ha tenido una relación familiar, personal,
laboral o financiera con un oferente, alguno de sus socios mayoritarios o de su personal clave que esté
presentándose a un proceso de licitación particular. b. Tiene o ha tenido una relación familiar, personal,
laboral o financiera con un contratista, alguno de sus socios mayoritarios o de su personal clave que esté
ejecutando un proyecto financiado con recursos del Programa. c. Tiene una relación laboral, personal
cercano o de familia con algún otro miembro del personal del OE, del Organismo Ejecutor del Proyecto
o del personal del Prestatario que tengan influencia sobre las decisiones del Programa. d. Tiene una
relación familiar con algún beneficiario directo de los bienes, obras o servicios diferentes de consultoría
que son objeto de un contrato financiado con recursos del Programa. e. Después de haber sido miembro
del OE, es contratado por una empresa que reciba financiación del Programa. Es importante mencionar
que el mentir, tergiversar u ocultar deliberadamente una situación que pudiese generar un conflicto de
interés puede constituir una práctica prohibida (i.e. fraude) tal y como lo definen las Políticas de
Adquisiciones del Banco y puede ser objeto de una sanción por parte del Sistema de Sanciones del Grupo
Banco.

7.4 DIVULGACIÓN.

La naturaleza de los conflictos de intereses revelados, junto con su valoración y mitigación respectiva,
serán comunicados al Banco para que éste determine si han sido resueltos a su satisfacción.

50
7.5 DOCUMENTACIÓN.

Las declaraciones y resoluciones sobre conflictos de interés se realizarán de manera escrita y serán
archivadas como parte del expediente del contrato respectivo para poder ser consultadas en caso de ser
necesario.

7.6 IMPLEMENTACIÓN DE MEDIDAS DE DEBIDA DILIGENCIA

La debida diligencia en materia de integridad se entiende como el proceso de recolectar información

para confirmar la capacidad técnica y financiera del oferente o proponente y monitorear banderas rojas
relacionadas con el contratista para reducir la probabilidad de ocurrencia de una práctica prohibida, y
reducir el impacto en la consecución de los objetivos de desarrollo del Programa o en la reputación del
Banco/Programa. Previo a la recomendación de adjudicar un contrato, los integrantes del Comité
Evaluador confirmarán que el oferente efectivamente tiene la capacidad técnica y financiera que
acredita en su oferta, mediante verificaciones sobre su experiencia y validez de documentos y/o
garantías de oferta. Estas medidas permitirán al OE conocer y monitorear al contratista potencial con el
objetivo de reducir las probabilidades de ocurrencia de prácticas prohibidas durante la ejecución del
contrato. El Comité Evaluador también verificará la Lista de Partes Sancionadas del Banco
Interamericano de Desarrollo para asegurarse que tanto la firma/consultor recomendado para
adjudicación, como sus representantes legales, directivos y personal clave no se encuentran sancionados
por el Banco, ni por otros bancos multilaterales de desarrollo. La información sobre las firmas e
individuos sancionados, y toda la información sobre cómo denunciar una posible práctica prohibida
puede encontrarse en www.iadb.org/integridad.

7.7 REPORTE DE POSIBLES PRÁCTICAS PROHIBIDAS

El Banco requiere que se observen los más altos estándares éticos de parte de todos los Prestatarios,
organismos ejecutores y organismos contratantes, al igual que todas las firmas, entidades o individuos
oferentes por participar o participando en actividades financiadas por el Banco incluidos, entre otros,
solicitantes, oferentes, contratistas, firmas de consultoría y consultores individuales, miembros del
personal, subcontratistas, subconsultores, y proveedores de bienes o servicios (incluidos sus respectivos
funcionarios, empleados y representantes, ya sean sus atribuciones expresas o implícitas).

El personal del OE tiene la obligación de reportar al Banco todo acto sospechoso de constituir una
práctica prohibida del cual tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección,
negociación o la ejecución de un contrato. Es importante que el personal del Equipo Central del Proyecto
le comunique también a sus órganos internos y externos de control la importancia de reportar al Banco
si tienen conocimiento de alguna denuncia de práctica prohibida relacionada al proyecto. Cualquier
información relacionada con un posible suceso de prácticas prohibidas en el Programa deberá ser
comunicada a la menor brevedad posible a OII por medio del correo electrónico bidcolombia@iadb.org
o través de la forma electrónica en https://cuentame.iadb.org. Otros canales de reporte pueden
encontrarse en la página web del Banco www.iadb.org/integridad.

51
7.8 CÓDIGO DE ÉTICA

El Código de Ética del OE está basado en la Misión, Estrategias y Valores de la organización que rigen e
inspiran su razón de ser y su actuar. Sin que ello implique la sustitución, modificación o eliminación de
disposiciones, políticas o reglamentos de la organización. Comprende una serie de pautas e instrucciones
asociadas al comportamiento que deben ser plenamente observados por los empleados, proveedores y
contratistas de la organización y organizaciones aliadas.

Cualquier acto u omisión que constituya una presunta violación a sus disposiciones, podrá ser objeto de
investigación e imposición de sanciones disciplinarias cuando haya lugar, observando en todo momento
los principios a la objetividad, debido proceso y legítima defensa que garanticen un debido proceso.

Cuando en el trabajo diario se presenten situaciones que generen dudas o inquietudes sobre cómo
actuar frente a las disposiciones del Código de Ética, las personas interesadas podrán consultar en
primera instancia, a su jefe inmediato o al Comité de Ética quienes las atenderán de manera rápida y
efectiva.

El Código de Ética contempla los siguientes asuntos particulares, sin limitarse a ellos y de manera
enunciativa, más no taxativa:

• Conflictos de interés
• Lavado de activos
• Confidencialidad
• Discriminación y acoso
• Trata de personas
• Relaciones con el público
• Mal manejo y administración financiera

El Código de Ética no incluye todas las situaciones a las que pudieran enfrentarse las personas a quienes
aplican sus disposiciones. Por tanto, en cada caso en particular se analizarán las circunstancias
específicas del hecho con el fin de establecer si son o no objeto de estas disposiciones.

En todo caso, cuando la conducta de las personas a las que aplique este Código de Ética pueda conllevar
la posible ocurrencia de un delito, el hecho deberá ponerse en conocimiento del Comité de Ética.

En el siguiente enlace se puede consultar el Código de Ética vigente del OE

https://www.amazonteam.org/wp-content/uploads/2022/11/codigo_de_e%CC%81tica_vf.pdf

7.8.1 Canal de denuncias

• Canal de denuncias: El objetivo del Canal de denuncias es la recepción, retención y tratamiento

de las denuncias sobre irregularidades o incumplimientos de la normativa, cometidos por
empleados o colaboradores de la entidad.

52
 • Ámbito de las denuncias: Se podrá comunicar cualquier posible irregularidad o incumplimiento
relacionado con malas prácticas financieras, contables, técnicas o de cumplimiento normativo
cometidas por empleados o colaboradores.
• Comunicación de la denuncia: La comunicación se realizará desde la página web de Amazon
Conservation Team, diligenciando el formulario adjunto que se remitirá al Canal de denuncias
de la entidad. Las declaraciones sobre hechos y/o situaciones referentes al Código de Ética
podrán ser formuladas directamente al jefe inmediato o al Comité de Ética.
• En todos los casos, las declaraciones que se hagan serán formuladas con consistencia,
objetividad y respeto y contarán con todos los soportes que sustenten dicha declaración para su
respectivo análisis.
• Contenido de la denuncia: Las denuncias recibidas contendrán los datos necesarios para poder
llevar a cabo la investigación de los hechos denunciados. Así, las comunicaciones recibidas
cumplirán como mínimo los siguientes requisitos:
o Nombre y datos de contacto del denunciante y su vinculación con la entidad para
facilitar el análisis y seguimiento de la denuncia.
o Identificación de las personas involucradas con el comportamiento denunciado o con
conocimiento del mismo.
o Exposición clara y detallada de los hechos. Momento en el que ocurrió o ha estado
ocurriendo el hecho.
o Identificación de la ciudad en la que hayan tenido lugar.
o Cuantificación, siempre y cuando sea posible, del impacto del hecho denunciado sobre
la información financiera.
o Aportar, si se considera necesario, documentos, archivos u otra información que se
estime relevante para la evaluación y resolución de la denuncia.
o AMAZON CONSERVATION TEAM hará todos los esfuerzos posibles por proteger la
identidad de quien presente declaraciones sobre hechos y situaciones que constituyan
una posible infracción al Código de Ética, e investigará todas las denuncias, incluyendo
aquellas que sean presentadas anónimamente.
o Las respuestas a las consultas y/o denuncias se entregarán a través de los mismos
canales que fueron utilizados para su presentación y se pondrán a disposición de las
partes interesadas.

7.8.2. Comité de Ética

El Comité de Ética será el responsable del seguimiento y control del cumplimiento de los valores,
principios y demás normas de conducta previamente establecidas con el Código de Ética, como la
profundización en la búsqueda de soluciones a los diferentes inconvenientes que se puedan presentar,
con el fin de resolver las denuncias que se reciban y apoyar la ejecución de las medidas correctivas.

El Comité de Ética estará conformado por: la Dirección del OE, la Subdirección Administrativa y
Financiera SAF, abogado, psicóloga y los coordinadores de cada uno de los procesos del OE. Cabe anotar
que cuando la situación denunciada implique a un integrante del Comité de Ética, este será excluido del
Comité hasta tomada una decisión.

53
Todos los empleados, contratistas y demás colaboradores, u organizaciones aliadas, sin distinción de
nivel, están sujetos a acciones disciplinarias por tomar parte en cualquier actividad que vaya en contravía
de lo consagrado en el presente Código de Ética.

Para tal efecto, ante una situación que constituya una posible violación al código de ética, el Comité de
iniciará la investigación. La investigación de los hechos y la imposición de sanciones se llevarán a cabo
en todo caso en el marco de la objetividad y respeto, así como del reconocimiento de los derechos
humanos.

Las sanciones podrán ir dependiendo de la gravedad y las circunstancias propias de cada infracción,
desde el simple llamado de atención verbal o escrito, la suspensión, hasta el despido del trabajador
cuando medie una relación laboral, o la terminación anticipada del contrato o convenio cuando se refiera
a un contratista o proveedor u organización aliada.

Cuando la conducta de las personas a las que aplique este Código de Ética pueda conllevar la ocurrencia
de un delito, el hecho será puesto en conocimiento de las autoridades competentes.

7.9 GESTIÓN DOCUMENTAL Y COMUNICACIONES

El OE dispondrá, para acompañar y liderar los procesos de gestión documental y comunicaciones, un

profesional comunicador, como lo contempla el Plan de adquisiciones del proyecto. El comunicador será
el responsable, con el coordinador general del proyecto y el equipo de comunicaciones del OE, de hacer
un plan de comunicaciones y un plan de difusión, que contemple todos los públicos y actores que sean
parte del proyecto de manera directa o indirecta y que sea de interés.

Como acompañamiento y apoyo a este comunicador, el OE conformará un comité de comunicaciones

que se reunirá periódicamente, el cual evaluará los resultados de las estrategias implementadas en
términos de comunicaciones y gestión del conocimiento, y tomará acciones de mejora para el beneficio
del proyecto.

En cuanto a la gestión del conocimiento se recogerá la información generada desde la socialización,

planificación, implementación, evaluación, hasta la devolución de los resultados. Se hará énfasis en la
sistematización de las metodologías, lecciones aprendidas y los resultados para compartir no solo con
los cooperantes y las organizaciones y comunidades locales donde se implemente, sino con otras
instituciones del orden local, regional y nacional a quienes les pueda ser útil este contenido.

8. ANEXOS

Anexo 1. Plan de cuentas

Anexo 2. Relación de activos fijos a 2022

54
Anexo 3. Acta de baja de activos fijos

55