SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04

OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y CAPACITACIÓN

CONTROL DE EMISIONES Y CAMBIOS

RESPONSABLES
VERSIÓN FECHAS FIRMAS
ACTIVIDAD NOMBRE CARGO
Elaborado por:

00 Revisado por:

Aprobado por:

IDENTIFICACIÓN DE LAS MODIFICACIONES

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Copia
Nota: Las copias impresas de este documento no emitidas por el RESPONSABLE SSOMA son
Controlada N°
Copias No Controladas. Es responsabilidad del usuario verificar la vigencia del presente
documento antes de su uso consultando Responsable SSOMA de la empresa

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 1
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

Copia Controlada N°

I. TABLA DE CONTENIDO.

I. Tabla de contenido................................................................................................................................3
1. Objetivo..................................................................................................................................................3
2. Alcance...................................................................................................................................................3
3. Documento de referencia......................................................................................................................3
4. Definiciones............................................................................................................................................3
5. Responsabilidades..................................................................................................................................3
5.1.Gerente General...............................................................................................................................3
5.2. Responsable SSOMA .......................................................................................................................3
5.3.Jefes y supervisores..........................................................................................................................3
6.Procedimiento.............................................................................................................................................4
6.1.Comunicación interna.......................................................................................................................4
6.1.1.A todos el personal...................................................................................................................4
6.1.2.Responsable SSOMA.................................................................................................................4
6.2.Comunicación externa......................................................................................................................5
6.2.1.Gerencia General.....................................................................................................................5
6.2.2. Coordinador SSOMA...............................................................................................................5
6.2.3. Contratistas.............................................................................................................................5
6.2.4.Visita.........................................................................................................................................5
6.3.Participación.....................................................................................................................................6
6.3.1.Responsable SSOMA................................................................................................................6
6.3.2.Todo el personal......................................................................................................................6
6.4.Consultas...........................................................................................................................................6
6.5.Capacitaciones...................................................................................................................................6
7. Registros....................................................................................................................................................7
8. Anexos ......................................................................................................................................................7

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 2
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

1. OBJETIVO
Este procedimiento establece los mecanismos en comunicación interna entre los diversos niveles
de la organización, la comunicación con los contratistas y visitantes del lugar, además de
documentar, recibir y responder a las comunicaciones de las partes interesadas externas.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todo el personal de la organización y las partes interesadas externas,
incluidos los contratistas y visitantes.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 OHSAS 18001, Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
 ISO 14001, Sistema de Gestión Ambiental
 SSOMA-M-01, Manual Integrado en Gestión, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente.
 Ley 29783, Ley de Seguridad y Salud en el trabajo

4. DEFINICIONES
 Autoridad: Facultad para mandar o dar indicaciones.
 Responsabilidad: Cumplimiento de las obligaciones, o el cuidado al tomar decisiones.
 SSOMA: Supervisor de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 Retroalimentaciones de seguridad: Actividad de información de estándares de seguridad
siendo una herramienta eficaz para corregir las prácticas de trabajo que son incorrectas,
además ayudan a formar la conciencia de Prevención de Accidentes y las consecuencias
ambientales.

5. RESPONSABILIDADES
5.1. Gerencia General.
 Responsable del establecimiento de la autoridad, con la asignación de responsabilidades.
 Definir los conductos de comunicación.
5.2. Responsable SSOMA
 Responsable de convocar las reuniones.
 Recoger documentar y responder las comunicaciones externas e internas.

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 3
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

5.3. Jefes y Supervisores.

 Recibir las sugerencias del personal a su cargo y dar respuesta inmediata.
 Responsable de respetar los conductos de comunicación establecidos en la operación de
cada procedimiento.
 Comunicar cualquier sugerencia de SSOMA

6. PROCEDIMIENTO
6.1. COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna garantiza que todos los mandos y empleados comprendan el Sistema
de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio ambiente, conozcan los riesgos para la
Seguridad e impactos ambientales de sus operaciones, así como los objetivos del Sistema y
puedan contribuir a cumplir la Política Integrada en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente contribuyendo constantemente a la mejora continua de Sistema de Gestión.
La Gerencia determina que los conductos de comunicación entre los diversos niveles de la
organización tomando como referencia el propio organigrama funcional, tanto en sentido
ascendente como descendente. Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación
horizontal, dentro de departamentos y entre departamentos. (Anexo 1)

6.1.1. Todo el personal

a) Dentro de la Organización el medio más común de comunicación ´será por vía
ascendente (el personal al Supervisor) o también por medios digitales (correos
electrónicos)
b) Otros medios informativos para el personal interno son mediante publicaciones en
los murales, comunicados, capacitaciones, retroalimentaciones de seguridad y
sensibilización referentes al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente. Cada vez que se realice una capacitación o sensibilización quedará
registrado en el formato de SSOMA-F-10 Inducción, capacitación y simulacros de
emergencia, donde todos los participantes se anotaran con letra clara, para luego
firmar.
c) Para la interacción entre áreas, sobre todo para la entrega de documentación
originales (mayormente documentos externos) delegando la responsabilidad a otra
área se utilizará el registro de SSOMA-F-11 Cargo de Recepción donde firmará la
persona que recibe y la que entrega.

6.1.2. Responsable SSOMA

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 4
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

a) El responsable SSOMA enviará el informe SSOMA SSOMA-F-13 a la Gerencia General

como resumen de las actividades e incidencias de seguridad.
b) será encargado de llevar un registro general de los incidentes que ocurran dentro de
planta en el Registro de SSOMA-F-12 Incidencias Diarias.
6.2. COMUNICACIÓN EXTERNA
6.2.1. Gerencia General
Es quien autoriza que información del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente, se brindará a las personas externas a la organización
y/o partes interesadas.
6.2.2. Responsable SSOMA
a) Llevar a cabo el seguimiento de la contestación a las partes interesadas externas.
b) Difundir la información a organizaciones e individuos ajenos a la organización.
6.2.3. Contratistas
a) Los trabajos realizados dentro de las instalaciones deberán ser comunicados con 48
horas de anticipación mediante correo electrónico (indicando cantidad de
trabajadores, horarios y zona de trabajo), por el responsable que realiza la solicitud
del trabajo, de lo contario el trabajo no procederá.
b) Se comunicarán los riesgos existentes en las instalaciones, así como los permisos
requeridos para realizar sus trabajos, mediante la inducción a la seguridad
debiendo llenar el registro SSOMA-F-10 Inducción, capacitación y simulacros de
emergencia
c) Los contratistas informarán sobre los peligros y riesgos expuestos correspondientes
a sus labores entregando la siguiente documentación: IPERC, procedimiento escrito
seguro de trabajo, registro de entrega de EPP y capacitaciones previas por la
empresa.
6.2.4. Visitas
a) Las visitas deberán ser comunicadas con 24 horas de anticipación mediante correo
electrónico (indicando cantidad de visitantes, horarios y zona de visita), por el
responsable que realiza la solicitud de la visita.
d) Se comunicarán los riesgos existentes en las instalaciones, mediante la inducción a
la seguridad debiendo llenar el registro SSOMA-F-10 de Inducción, capacitación y
simulacros de emergencia.
b) En el caso que sea una visita inopinada (ministerio), se facilitará su ingreso e
informará al Responsable SSOMA para que este les brinde las medidas de
protección adecuadas, así como la información a los riesgos que están expuestos

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 5
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

durante su visita, este último estarán exonerados de la inducción a la seguridad,

pero firmarán igualmente el registro SSOMA-F-10 Inducción, capacitación y
simulacros de emergencia.

6.3. PARTICIPACIÓN
6.3.1. Responsable SSOMA
Garantizará la participación del personal de la organización facilitando los mecanismos
de comunicación por parte de jefes inmediatos, así mismo todos los trabajadores y
externos podrán proponer cambios o mejoras dentro del Sistema de Gestión de la
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, llenando el registro SSOMA-F-14 de
Sugerencias de Seguridad
6.3.2. Todo el Personal
a) Todos los trabajadores pueden identificar peligros para la seguridad e impactos
ambientales desfavorables en sus respectivas áreas para ser comunicados y
posteriormente agregados a sus respectivas matrices, para efectuar la evaluación
de los riesgos y determinación de controles a fin de reducir los incidentes que
pueda ocasionar a las personas (trabajadores propios, visitas, contratistas,
proveedores, otros) dentro o fuera de la Organización.
b) En los meses de diciembre se reunirá con el personal para que puedan llenar el
formato SSOMA-F-09 Consulta de riesgos por puesto de trabajo. Esto servirá para
poder hacer la actualización Matriz de Identificación de Peligros, Evaluación de
Riesgos y Determinación de Controles - IPERC del SSOMA-F-33
c) Es obligación de todos los trabajadores la participación en los simulacros que se
programen o en las capacitaciones a las que se les convoque, así mismo se ha
creado brigadas de emergencia para que los trabajadores se involucren en la
seguridad de sí mismos.
d) De darse alguna reunión de coordinación entre diferentes áreas o cuando sea
necesario se podrá utilizar el formato SSOMA-F-15 Acta de Reunión en donde se
registrará los participantes y los acuerdos alcanzados.

6.4. Consultas
6.4.1. Responsable SSOMA
a) Las consultas en materia de seguridad Salud Ocupacional y Medio Ambiente
podrán ser transmitidas por los responsables de cada equipo de trabajo.

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 6
 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD CÓDIGO: SSOMA-P-04
OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
VERSIÓN 00
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN, CONSULTA Y
CAPACITACIÓN VIGENCIA 04/04/19

6.5. Capacitaciones
6.5.1. Responsable SSOMA
a) Coordinará las capacitaciones que se programen para el personal y las llevará a cabo
en las fechas que queden establecidas.
b) Las capacitaciones, tanto internas como externas serán programadas dentro del
programa anual de seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente SSOMA-PR-01
c) El registro SSOMA-F-10, Inducción, capacitación y simulacros de emergencias es
multipropósito, entre otras funciones tiene:
 Inducción
 Capacitaciones
 Retroalimentación de seguridad (Charla de 5 minutos)
 Simulacros de emergencia

7. REGISTROS
 SSOMA-F-09 Consulta de riesgos por puesto de trabajo.
 SSOMA-F-10 Inducción, capacitación y simulacros de emergencia
 SSOMA-F-11 Cargo de recepción
 SSOMA-F-12 Registro de Incidencias Diarias.
 SSOMA-F-13 Informe SSOMA.
 SSOMA-F-14 Sugerencias de Seguridad.
 SSOMA-F-15 Acta de Reunión

8. ANEXO
 Organigrama

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA será considerado NO CONTROLADO 7
 SISTEMA DE GESTIÓN EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO SSOMA-PL-02
AMBIENTE
Versión 00
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE
RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES Vigencia 04/04/2019

Anexo 01: Organigrama

II.

Todo documento impreso que no tenga el sello de COPIA CONTROLADA, será considerado NO 8
CONTROLADO