Especial

Comercial

ASAMBLEAS
DE
COPROPIETARIOS

FEBRERO 28 DE 2023

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Asambleas
de copropietarios
L a asamblea general de copropietarios tiene como fin examinar la situación
general de la propiedad horizontal, efectuar los nombramientos necesarios y
aprobar las cuentas del período anterior y el presupuesto para el siguiente año.
A continuación detallamos algunos aspectos relevantes en estas importantes
reuniones anuales.

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Tabla de
contenido
PÁG.

REUNIÓN DE ASAMBLEA ORDINARIA Y EXTRAORDINARIA 4

¿Cuál sería un quorum válido y decisorio en la asamblea de
copropietarios? 4
Reunión por derecho propio 5
Inasistencia a la convocatoria y sanciones 5

ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 5

Miembros del consejo de administración 6
Actas de la asamblea 6
Asambleas no presenciales 7

SELECCIÓN DE RECURSOS ACTUALÍCESE 8

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Reunión de asamblea
ordinaria y extraordinaria

D
e acuerdo con el artículo 39 de la Ley 675 de 2001, la asamblea ordinaria de copropietarios
se debe celebrar al menos una vez al año. Si en el reglamento de propiedad horizontal no
existe estipulada una fecha definida, la asamblea debe realizarse dentro de los tres (3) meses
siguientes al vencimiento del período presupuestal, que generalmente coincide con el último día
de cada año; es decir, la asamblea se debe celebrar máximo el 31 de marzo. Al respecto, el admi-
nistrador deberá realizar la convocatoria para la asamblea y comunicar sobre dicha reunión con una
antelación no inferior a quince (15) días calendario.

Cabe anotar que no todas las situaciones que se pretenden divulgar están para ser atendidas justo en
el momento de la asamblea ordinaria. Durante todo el año se pueden presentar asuntos que requie-
ren ser divulgados y atendidos de forma inmediata; por tanto, la norma mencionada permite que se
celebren asambleas extraordinarias, las cuales pueden ser convocadas por el revisor fiscal, el consejo
de administración, los propietarios (que representen al menos la quinta parte de los coeficientes de la
copropiedad) o el administrador. Para esto no se exige que la convocatoria se realice con antelación
de quince (15) días calendario como en la asamblea ordinaria. Para el caso de la asamblea extraordi-
naria, en la convocatoria se deben incluir el orden del día y los puntos que se tratarán, teniendo en
cuenta que no se pueden tomar decisiones de asuntos distintos a los allí mencionados.

¿Cuál sería un quorum válido y decisorio en la asamblea de

copropietarios?
De acuerdo con el artículo 45 de la Ley 675 de 2001, para ejecutar la asamblea (siempre y cuando el
reglamento de propiedad horizontal no exija un quorum mayor) deberán asistir más de la mitad de los
coeficientes de la copropiedad, y para tomar decisiones se necesitará el voto favorable de la mitad
más uno de los que asistieron a dicha reunión. Por otra parte, la asamblea “tomará decisiones con el
voto favorable de la mitad más uno de los coeficientes de propiedad representados en la respectiva
sesión”; en otras palabras, si la mitad más uno de los coeficientes de propiedad vota a favor de una
decisión, esta se ejecutará.
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Reunión por derecho propio
Según establece el artículo 40 de la Ley 675 de 2001, cuan-
do el administrador no convoque a los copropietarios a la
celebración de la asamblea general ordinaria, estos podrán
reunirse por derecho propio el primer día hábil del cuarto
mes siguiente al vencimiento del período presupuestal, a
las 8:00 p.m., en las instalaciones de la copropiedad o en el
lugar que indique el reglamento interno.
Inasistencia a la
convocatoria y sanciones
Es importante que todos los copropietarios asistan a la
asamblea; de lo contrario, se puede presentar la imposi-
bilidad de realizarla por falta de quorum. Por esta razón,
se opta por fijar multas a quienes no asistan a la reunión.
Al respecto, el artículo 59 de la Ley 675 de 2001 indica las
clases de sanciones por incumplimiento de obligaciones no
pecuniarias.
Es importante tener en cuenta que la imposición de multas
debe estar consignada en el reglamento de la propiedad;
cuando no sea así, si se desea fijar una, este se debe re-
formar. Así, para poder fijar una multa por inasistencia a la
asamblea de copropietarios se deben cumplir dos requisi-
tos: por ejemplo, la oportuna citación por parte del admi-
nistrador, con un término de antelación no inferior a quince
(15) días calendario, y que se le permita explicar el motivo
de su ausencia al propietario.
Requisitos para que proceda la sanción
Tanto para crear la sanción como para imponerla a los
ausentes se deben considerar los siguientes aspectos:
1. La imposición de multas por inasistencia a las asambleas
debe estar plasmada en los estatutos o en una adi-
ción o reforma a ellos debidamente notificada, al igual
que el monto a cobrar, pues la Ley 675 de 2001 no la
establece expresamente, pero sí permite la creación de
sanciones pecuniarias y no pecuniarias en los estatutos.
2. Que la convocatoria se haya efectuado con la debida
antelación señalada en el artículo 39 de la Ley 675 de
2001, es decir, quince (15) días calendario.
3. Que se haya notificado debidamente a los propietarios
de cada inmueble mediante comunicación enviada a
la última dirección registrada por ellos ante la admi-
nistración. No necesariamente se le debe notificar a
un propietario en el mismo inmueble de su propiedad,
pues es posible que lo tenga desocupado o arrendado,
de tal manera que se le deberá notificar en la dirección
que informe a la administración.
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4. Que se le permita el derecho a la legítima defensa al
propietario que será sancionado por no asistir. La asam-
blea o el consejo de administración deben escucharlo
en diligencia de descargos para que el propietario pue-
da presentar debidamente las excusas que prueben la
causal de inasistencia. Luego el ente sancionador podrá
determinar si acepta o no las pruebas de dicha inasis-
tencia y si lo multará o no.
Valor de la sanción
por inasistencia injustificada
El valor máximo de la sanción por inasistencia injustificada
es definido por la asamblea de propietarios, será incor-
porado en los estatutos y debe respetar un límite que
impone la ley.
El valor de la multa por no asistir a una asamblea de pro-
pietarios no puede ser superior, en ningún caso, al valor
de dos (2) cuotas mensuales de administración. Además, la
sanción por inasistencia injustificada debe ser una decisión
autónoma de la asamblea de propietarios, quienes podrán
establecer por estatutos el cobro de dinero o una sanción
no económica, por ejemplo, la restricción de usar determi-
nados bienes comunes por un tiempo específico (piscinas,
juegos, salones sociales o zonas de recreación); eso sí,
nunca los bienes comunes esenciales.
Elección del consejo de
administración
El consejo de administración es un órgano de la propiedad
horizontal que tiene como finalidad servir de intermediario
entre los copropietarios y el administrador. Su principal fun-
ción consiste en tomar decisiones para el cumplimiento de
los objetivos de la propiedad horizontal, además de coordi-
nar, orientar y asesorar a la administración de turno.
Según lo establece el artículo 53 de la Ley 675 de 2001, el
consejo de administración debe ser constituido de manera
obligatoria en:
• Los conjuntos de uso comercial o mixto integrados por
más de treinta (30) bienes privados (sin tener en cuenta
los parqueaderos o depósitos).
De manera potestativa en:
• Los conjuntos destinados a su uso comercial o mixto
que contengan un número inferior o igual a treinta (30)
bienes privados (sin tener en cuenta los parqueaderos o
depósitos).
• Los edificios o conjuntos destinados a su uso residencial
integrados por más de treinta (30) bienes privados (sin
tener en cuenta los parqueaderos o depósitos), con la
previa aprobación de la asamblea de propietarios.
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Miembros del
consejo de administración
El consejo de administración debe estar conformado por
un número impar de integrantes, por lo que será necesario
que se constituya con mínimo tres (3) miembros.
Es preciso que sean propietarios o sus delegados, en caso
de que los primeros no puedan asistir a las reuniones. La
elección de los consejeros es realizada por la asamblea
de propietarios mediante quorum, en cumplimiento de lo
previsto en el artículo 45 de la Ley 675 de 2001.
Funciones
Frente a las funciones del consejo de administración, debe
tenerse en cuenta lo siguiente:
1. El presidente del consejo puede firmar un contrato con
el administrador, función delegada por parte de la asam-
blea de copropietarios; no obstante, esto no implica que
el primero se convierta en jefe del segundo.
2. Las acciones de los consejeros no pueden interferir en
lo que compete a las funciones del administrador. Las
decisiones que se tomen en el consejo de administración
deben constar en actas, las cuales le servirán de soporte
al administrador para realizar la labor encomendada.
3. Las decisiones tomadas por los consejeros, tal como lo
establece el artículo 55 de la Ley 675 de 2001, deben ir
encaminadas al cumplimiento de los fines previstos en el
reglamento de la propiedad horizontal.
4. El consejo de administración debe trabajar en equipo
con el administrador para la elaboración de planes de
trabajo de acuerdo con las necesidades de la propiedad
horizontal. En este punto es importante precisar que,
aunque se realice un trabajo en conjunto, el administra-
dor no hace parte del consejo.
5. El consejo de administración no debe extralimitarse en
sus funciones, es decir, no puede interferir en las decisio-
nes tomadas por la asamblea general ni realizar las funcio-
nes previstas para el administrador, estas últimas estable-
cidas a través del artículo 51 de la Ley 675 de 2001.
6. El consejo de administración no puede realizar peticio-
nes al administrador que vayan en contra de lo dispuesto
en el reglamento de la propiedad horizontal.
7. Los actos y decisiones tomados por los consejeros
deben ser imparciales, es decir, deben dar tratamiento
equitativo a los copropietarios y residentes sin otorgar
beneficios particulares.
8. Los consejeros deben encontrarse a paz y salvo frente a
todas las obligaciones pactadas en el reglamento de la
propiedad horizontal (por ejemplo, las cuotas ordinarias
o extraordinarias de administración).
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9. La gestión de los consejeros se realiza, en principio, de
manera gratuita; no obstante, la ley no establece la pro-
hibición de que su labor pueda ser remunerada (aunque
en la mayoría de los reglamentos de propiedad horizon-
tal está estipulado que sus actividades son voluntarias y
gratuitas).
Actas de la asamblea
Luego de una reunión ordinaria o extraordinaria, y de la
toma de decisiones en la copropiedad, se debe dejar cons-
tancia de estas; por tal motivo se debe redactar un acta.
Contenido del acta y firma
El acta debe cumplir con una serie de requisitos. Acer-
ca del contenido general, debe expresar si la reunión es
ordinaria o extraordinaria; la forma en la que se hizo la
convocatoria; los nombres de los asistentes (expresando si
estos son propietarios o delegados, revisor fiscal, invitados,
asesores, etc.); el porcentaje de coeficiente que represen-
tan los propietarios o sus delegados asistentes; el orden
del día; un breve relato de los asuntos, sus discusiones y
propuestas planteadas y sometidas a votación; y finalmente
la votación emitida.
Una vez iniciada la reunión, los propietarios o sus delega-
dos asistentes designarán, para que actúen en dicha reu-
nión, a un presidente y un secretario, los cuales, por regla
general, son los que firman las actas.
En algunas ocasiones, especialmente cuando hay gran
cantidad de conflictos internos, la asamblea de copropieta-
rios podrá encargar una comisión de verificación del acta;
quienes la conformen tendrán como función verificar la
redacción.
La sanción por inasistencia
injustificada debe ser una
decisión autónoma de la
asamblea de propietarios,
quienes podrán establecer por
estatutos el cobro de dinero o
una sanción no económica, por
ejemplo, la restricción de usar
determinados bienes comunes
por un tiempo específico; eso
sí, nunca los bienes comunes
esenciales.
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Libro de actas Asambleas no presenciales

Una vez finalizada la asamblea de copropietarios, el ad-
ministrador tendrá veinte (20) días hábiles para poner a
disposición de los propietarios y de los moradores que lo
soliciten la copia del acta debidamente suscrita por los
mencionados. Esa disposición podrá ser de dos formas:
dejando una copia en la sede del administrador (oficina o
zona común –cartelera–) o entregando una copia directa-
mente en cada apartamento o casa. El administrador está
en la obligación de llevar un libro de actas en el que se
incorporará el documento pertinente, así como también la
fecha y el lugar en que se publicó.
¿Y si el administrador no entrega
copia de las actas?
Los propietarios, moradores y revisores fiscales pueden
solicitar copia de las actas de las asambleas de copropieta-
rios. Si el administrador se niega a entregarla, el solicitante
podrá acudir ante la alcaldía (dependencia encargada del
registro de las propiedades horizontales) e interponer la
queja; será el ente público el que exigirá al administrador
su entrega, so pena de sanción de carácter policivo (sancio-
nes administrativas).
Algunos propietarios han optado por suspender las asam-
bleas presenciales y realizarlas de manera virtual, para lo
cual se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. A través de los artículos 42 y 43 de la Ley 675 de 2001 se
establecen, respectivamente, la realización de asambleas
no presenciales y por comunicación escrita.
2. Para la aplicación del artículo 42 en mención se deben
establecer los mecanismos para que los propietarios o
sus representantes puedan deliberar y decidir por comu-
nicación simultánea o sucesiva, de conformidad con el
quorum requerido para el respectivo caso.
3. Las votaciones y comunicaciones deberán ocurrir de ma-
nera inmediata, de acuerdo con el medio utilizado, de lo
cual dará fe el revisor fiscal de la copropiedad.
4. El artículo 44 (ibidem) establece que las decisiones de las
asambleas establecidas en los referidos artículos 42 y 43
son ineficaces cuando alguno de los copropietarios o apo-
derados no participe en la comunicación simultánea o su-
cesiva, o en la comunicación escrita. Así pues, se entiende
que con un solo propietario o apoderado que no participe
o no vote se harán inválidas las decisiones tomadas.

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• Febrero 2023 7
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Selección de recursos
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Formato
Modelo de convocatoria de asamblea de
copropietarios
Para convocar a la asamblea de copropietarios a reuniones ordinarias, el administrador de
la propiedad horizontal debe enviar una comunicación escrita a cada copropietario con la
información de la reunión.

Compartimos un modelo que será de gran utilidad

para hacer esta convocatoria.

Formato
Modelo de poder para nombrar delegado o
apoderado en asamblea de copropietarios
Cuando el copropietario no pueda asistir a una asamblea ordinaria o extraordinaria, podrá
delegar a un tercero para que asista en su representación.

Para ello, se debe realizar formalmente dicha delegación mediante un poder que faculte
al tercero.

Encuentra aquí un modelo que te permitirá realizar

la delegación.

Formato
Modelo de acta de decisiones de asamblea
general ordinaria de copropietarios
Este modelo de acta de asamblea general ordinaria de copropietarios, que ha sido elabo-
rado conforme a los lineamientos de la Ley 675 del 2001, te permitirá dejar constancia de
los temas y decisiones aprobados por los copropietarios de cada propiedad horizontal.

¡Descárgalo aquí!

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• Febrero 2023 8
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Selección de recursos
Actualícese
Reel
Requisitos de una buena convocatoria
El éxito de una convocatoria para la realización de una asamblea ordinaria o extraordinaria
de copropietarios está en cumplir 4 requisitos:

1) ¿A quién se le envía la convocatoria?

2) ¿A dónde se le envía?
3) ¿Con qué antelación se debe hacer?
4) ¿Qué documentos se deben tener?

Lo anterior debe ser tenido en cuenta por los adminis-

tradores o miembros del consejo de administración.

Reel
A quién se envía la convocatoria en PH
Muchas personas piensan que la convocatoria para la asamblea ordinaria de copropietarios
se le debe hacer llegar al propietario.

Pero cuidado, el propietario no es quien tiene la tenencia material del inmueble, vive en
este por muchos años o paga la administración. No. El propietario es quien figura en el
certificado de tradición. Por lo que a la hora de realizar esta convocatoria se debe verificar
este punto.

Reel
Qué debe contener la convocatoria en PH
Para saber dónde se envía la convocatoria para las asambleas de copropietarios, sin importar que esta
sea presencial o no, ordinaria o extraordinaria, se tendrá en cuenta lo que indica el parágrafo 1 del
artículo 39 de la Ley 675 de 2001.

Un primer punto es a la dirección registrada por el propietario.

Segundo, si el propietario no responde al punto anterior, el administrador notificará en el mismo in-
mueble que está sometido al régimen de propiedad horizontal.

Tercero, para los bienes que pertenecen a personas jurídicas

estos aparecen registrados en cámaras de comercio y allí hay
notificaciones judiciales.

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• Febrero 2023 9
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Selección de recursos
Actualícese
Reel
Qué debe contener la convocatoria en PH
Al hablar sobre los anexos que se deben incluir para la convocatoria de una asamblea de
copropietarios, la Ley 675 de 2001 nos habla de la lista de morosos, quienes deben expensas
ordinarias y extraordinarias, nada más. Puede ser entonces la citación y la lista de morosos.

Sin embargo, por practicidad se recomienda que se Al hablar sobre los anexos que se deben
incluir para la convocatoria de una asamblea de copropietarios, la Ley 675 de 2001 nos habla
de la lista de morosos, quienes deben expensas ordinarias y extraordinarias, nada más. Pue-
de ser entonces la citación y la lista de morosos.

De esta forma, el administrador logra que la asamblea

se agilice, pero si nos vamos puntualmente a la norma
solamente nombra la lista de morosos.

Reel
¿Es necesario que tanto convocatoria como
asamblea sean dentro de los 3 meses?
Al hacer una lectura literal de la Ley 675 de 2001 esta indica que se la asamblea se deberá
reunir dentro de los tres meses siguientes al vencimiento presupuestal del período anterior.
Lo anterior significa que en estos tres meses se deberían hacer las dos cosas, tanto la convo-
catoria como la asamblea. De lo contrario, la consecuencia es la reunión por derecho propio.

Profesionales que manejan este tema indican que, lo

importante es que si la convocatoria se realiza en estos
tres meses y la fecha de la asamblea queda para el
cuarto mes no hay ningún tipo de ilegalidad.

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• Febrero 2023 10
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• Febrero 2023 11
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Especial Actualícese:
Asambleas de copropietarios

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Derechos reservados
© 2023 Editora actualicese.com Ltda.
Edición febrero 2023, Cali, Colombia

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