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CIRCULAR INTERNA 007

Valledupar, Junio 11 de 2020.

PARA: Consejo de Administración Conjunto Cerrado Entresierras

DE: Administrador - Conjunto Entresierras

ASUNTO: Respuesta a comunicación denominada: Directrices por parte


del Consejo de Administración.

De acuerdo con la comunicación recibida vía WhatsApp por parte del


Señor Juan Carlos Velázquez Mazabel, quien funge como Presidente del
Consejo de la Copropiedad Entresierras, tengo las siguientes
apreciaciones a saber:

REUNIONES ORDINARIAS O EXTRAORDINARIAS

Para resolver la inquietud acerca de la potestad de realización de


Asambleas se debe comenzar por decir que la ley 675 de 2001, es la que
rige el sistema de propiedad horizontal, donde se establece en su artículo
39 quiénes son las personas y órganos administrativos facultados para
convocar a una asamblea general de propietarios:

“ARTÍCULO 39. REUNIONES. La Asamblea General se reunirá


ordinariamente por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el
reglamento de propiedad horizontal y, en silencio de este, dentro de los
tres (3) meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal;
con el fin de examinar la situación general de la persona jurídica, efectuar
los nombramientos cuya elección le corresponda, considerar y aprobar las
cuentas del último ejercicio y presupuesto para el siguiente año. La
convocatoria la efectuará el administrador, con una antelación no
inferior a quince (15) días calendario.”. Negrilla y Subrayado fuera
de texto.

Igualmente, en este mismo artículo (39 de la ley 675) señala que las
reuniones extraordinarias de la asamblea general de propietarios
pueden ser convocadas por las siguientes personas:
 El administrador.
 El consejo de administración.
 El revisor fiscal.
 Un grupo de propietarios que representen mínimo el 20% de los
coeficientes de la propiedad horizontal.

Donde dicho artículo (39 de la Ley 675 de 2001) establece la


obligatoriedad para los copropietarios de reunirse, mínimo una vez al
año, durante los tres primeros meses siguientes al vencimiento de
cada período presupuestal.
La reunión se realiza con el objetivo de examinar la situación general
de la persona jurídica, efectuar los nombramientos cuya elección
le corresponda, considerar y aprobar las cuentas del último
ejercicio, así como el presupuesto para el siguiente año.

¿Con qué Antelación?


Una antelación no inferior a quince (15) días calendario de la fecha de
la respectiva reunión. Dentro de este término no debe contabilizarse el día
en que se envía la convocatoria ni el día establecido para la reunión.
Donde las citaciones mencionadas a Asambleas Ordinarias, no son de
competencia del Consejo de Administración ni de ningún tipo de ente
diferente a al Administrador y las citaciones a Asambleas Extraordinarias,
deberán tener un soporte legal y jurídico, donde estas no se cumplen y
están flagrantemente incumpliendo con ley 675 de 2001 y no tienen
sustento jurídico en ser realizadas. Al igual, se puede evidenciar el
desconocimiento de la norma con la reunión realizada el día de ayer en
horas de la noche, que sin ningún tipo de antelación fue realizada y sin
conocimiento por parte del Administrador.

ACATAMIENTO DE DIRECTRICES DEL CONSEJO DE


ADMINISTRACION

En lo concerniente al acatamiento de directrices y lineamientos del


Consejo de Administración del Conjunto se debe establecer algunos
parámetros a saber:

1. Aunque el presidente del Consejo pueda firmar el contrato


con el administrador, por delegarse esta función por parte
de la Asamblea de propietarios, esto no significa que el
Presidente del Consejo se convierta en el jefe directo del
administrador.

2. El presidente del consejo preside el consejo y no en lo relacionado


con el administrador. De ahí que las decisiones tomadas
por este órgano deben constar en actas, de lo cual tendrá un
soporte el administrador para que realice la gestión
encomendada, siempre y cuando se encuentren
en concordancia con la ley y el reglamento.

3. El consejo de administración toma las determinaciones “necesarias


en orden a que la persona jurídica cumpla sus fines, tal como lo
señala el Art. 55 de la ley 675 de 2001.

4. El administrador no hace parte del consejo, ya que sus


reuniones, deliberaciones y votaciones no exigen la
presencia, ni la participación del éste; aunque sí deben
trabajar en equipo con el administrador, establecer las necesidades
de la P.H., crear planes de trabajo, hacerles acompañamiento y
seguimiento.

5. El consejo debe establecer ciertas políticas de contratación


que no se presten para dudas en lo que se refiere a las
contrataciones que se realicen.

6. El Consejo de Administración no debe ni


puede extralimitarse en sus funciones, no interferir con las
decisiones que le corresponden a la Asamblea General, ni
realizar las funciones que le corresponden al administrador,
según el artículo 51 de Ley 675 de 2001.

7. No puede exigirle al administrador para que actúe en contra


del reglamento de propiedad horizontal.

8. Los miembros del Consejo deben ser imparciales en todos sus


actos, tratando a todos los copropietarios y residentes
equitativamente, sin otorgar beneficios a alguno en particular.

9. Los miembros del Consejo deben estar a paz y salvo por todo
concepto con la P.H., por lo que no pueden estar en mora con sus
cuotas de administración ordinarias, ni extraordinarias, o cualquier
otra obligación tomada por la Asamblea o señalada en el
Reglamento.
10.Su gestión la realizan de manera gratuita, aunque la ley no
restringe la posibilidad de que los consejeros reciban remuneración;
sin embargo, en la mayoría de los reglamentos de propiedad
horizontal se establece que su gestión sea voluntaria y sin recibir
pago por ello.

11.Este Consejo debe componerse por un número impar de tres o


más de los propietarios de las propiedades privadas, de acuerdo al
periodo que se encuentra establecido dentro de los estatutos de la
P.H. que, de no ser así, será de un año.

12.Hay que tener en cuenta que el consejo de administración no


representa a los copropietarios ante las autoridades y terceros.
Solo realiza gestiones de coordinación, orientación y asesoría a la
administración de turno.

FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO

Para las funciones legales de un Presidente de Consejo de Administración


de una Propiedad Horizontal se tienen los siguientes:

El Presidente del Consejo deberá llevar a cabo como mínimo, las


siguientes funciones:

 Convocar y elaborar el orden del día del Consejo.


 Presidir y dirigir las reuniones del Consejo.
 Validar las certificaciones del Secretario (Visto Bueno de las
certificaciones).
 Recibir notificaciones de los socios.
 Elevar a público acuerdos sociales.
 Presidir la Junta General salvo previsión estatutaria distinta.

PRIMERA SOLICITUD DEL CONSEJO

“Se abstenga a partir de la fecha, de realizar alguna operación que


involucre los dineros de la cuenta del Conjunto, hasta tanto no se realice
la asamblea extraordinaria previamente convocada por parte del Consejo
de Administración.”

SEGUNDA SOLICITUD DEL CONSEJO

“En caso de ser extremadamente necesario hacer una operación de este


tipo, deberá tener autorización por parte del Consejo de Administración”

Estas solicitudes del Consejo de Administración, muestran


fehacientemente el exceso en sus funciones como Consejo de
Administración y de esta forma transgrede las responsabilidades
del Administrador que Funge como Representante Legal de la
Propiedad Horizontal, donde se demuestra explícitamente la
Coadministración, causal de incumplimiento de la Norma 675 del
2001.

Al igual, esta solicitud establece un total desconocimiento de las normas


por parte del Consejo de Administración, donde se demuestra el
inapropiado manejo de los temas legales que rigen la Propiedad
Horizontal.

Aunado a lo anterior, se menoscaba la relación entre el Consejo de


Administración y el suscrito, al igual conlleva a tomar acciones
legales como la tomada el día de hoy en contra del Presidente del
Consejo de Administración, a quien se colocó una demanda Penal
por Injuria y Calumnia, puesto que no es la primera vez que
arremete contra el suscrito en el desarrollo de sus funciones.
PRESENTACION DE ESTADOS FINANCIEROS

Acerca de la Presentación de los Estados financieros, el suscrito en ningún


momento ha tenido los mismos en estado recóndito y siempre ha estado
atento a tenerlos disponibles para la comunidad en general, no como lo
señala el Consejo de Administración en la Misiva recibida.

INFORME DE GESTION

Como su nombre lo dice, es un Informe (escrito) que debe elaborar la


administración de una sociedad mercantil, relatando la forma en que
llevaron su gestión durante el último periodo o ejercicio al que fueron
nombrados o elegidos.

De igual manera, en dicho Informe de Gestión, la administración de la


sociedad, hace las recomendaciones y proposiciones al máximo órgano
social (Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios), quien en
últimas es el que tiene el poder máximo para determinar el rumbo de la
sociedad y la remoción de funcionarios de dirección.

Si bien el Informe de Gestión es presentado por la Junta Directiva en las


sociedades que lo tengan, su preparación puede delegarse en el
Representante Legal de la sociedad, claro está, que dicho Informe de
Gestión será previamente aprobado por la Junta Directiva por su
mayoría (mitad más uno), antes de ser publicado y presentado a la
Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios.

¿En qué momento debe realizarse el Informe de Gestión?

Siempre que se convoca al máximo órgano social ( Asamblea de


Accionistas o Junta de Socios) para la aprobación de los Estados
Financieros, la convocatoria debe realizarse con una antelación
mínima de 15 días hábiles, ya que durante dicho término deben
estar a disposición de los Accionistas o Socios  en las instalaciones
de la sociedad, los Estados Financieros, los libros contables, pero
también debe estar a disposición el Informe de Gestión.

Como se observa, el Informe de Gestión debe estar preparado


para el momento en que se haga la convocatoria al máximo
órgano social, pues durante el término mínimo de 15 días hábiles,
junto a los Estados Financieros, los Libros Contables y el Dictamen
del Revisor Fiscal, debe estar el Informe de Gestión de la
Administración.

Los libros de contabilidad de las copropiedades deben cumplir con los


requerimientos generales sobre el tema, especialmente los siguientes:

 Oportunidad: los libros de contabilidad deben permitir conocer la


historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el
estado general de los negocios (artículo 48 del Código de Comercio)

 Comprobantes de contabilidad: los libros de contabilidad deben


estar soportados por comprobantes que sirvan de respaldo a las
partidas presentadas (artículo 51 del Código de Comercio)

 Orden de los registros: los registros deben insertarse en la


contabilidad en orden cronológico haciendo referencia a los
comprobantes en los cuales se sustentan (artículo 53 del Código de
Comercio)

 Almacenamiento de los registros contables: los libros deben


conservarse en medios físicos o electrónicos, siempre que se
garantice su inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación
(artículo 55 y 56 del Código de Comercio).

TERCERA SOLICITUD DEL CONSEJO

“Se reintegren los elementos de cómputo a la oficina de administración,


con el fin de iniciar el trabajo por parte del Contador, el cual en varias
ocasiones le ha requerido sin obtener respuesta favorable”

Decidir sobre la contratación del contador

La Ley 675 del 2001 determina, como responsabilidad del


administrador, llevar bajo su dependencia y responsabilidad la
contabilidad del edificio o conjunto. Por ello, quien debe elegir y
contratar al contador es el representante legal, pero en algunas
copropiedades es el Consejo de Administración quien realiza las
entrevistas, decide a qué contador debe contratar el administrador o un
consejero impone a su contador para que sea contratado por el
administrador, olvidándose de que es el administrador quien debe elegirlo
y contratarlo porque es el responsable de la contabilidad y el Consejo de
Administración no puede coadministrar.

Por lo anterior se impugna esta solicitud y se manifiesta que se


acatará lo reglado en la Ley 675 del 2001.

Igualmente, se muestra en esta solicitud el desconocimiento de normas


de Propiedad Horizontal y las reglamentaciones de la misma, donde se
solicitan vicisitudes, sin tener en cuenta su Marco Jurídico.

RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE PROPIEDAD


HORIZONTAL

La administración es el conjunto de actividades orientadas al cuidado y


manejo de los bienes de los copropietarios; es ejercida por la entidad sin
ánimo de lucro que nace como consecuencia de la figura de propiedad
común sobre un inmueble, sujeto al régimen de propiedad horizontal.

La administración de los bienes comunes y de propiedad de la


copropiedad recae sobre el administrador.

El Administrador representa legalmente a la copropiedad, su actividad se


dirige principalmente a la administración de recursos para atender los
gastos propios de funcionamiento, mantenimiento, conservación y
seguridad de la copropiedad. Los actos y contratos que celebre en
ejercicio de sus funciones se radican en cabeza de la persona jurídica,
siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias.

El Administrador responde por los perjuicios causados a los


copropietarios, a las personas jurídicas y a terceros, por dolo, culpa leve y
culpa grave. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de
incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del
reglamento de propiedad horizontal

PARQUEADEROS

Dependiendo la norma urbanística del sector, y el proyecto de división, así


como el reglamento original y sus reformas, se establece si son bienes
comunes o parqueaderos comunales.

En este último caso se puede asignar el uso de parquear, SEGÚN


REGLAMENTO INTERNO, mas no asignar un uso exclusivo de los que
menciona el art. 22 y 23 de la ley 675 de 2001, porque es un área y un
mínimo de parqueaderos por norma para satisfacer las necesidades de
todos los propietarios o residentes del conjunto.
Donde lo anterior, se trabajará para dar cumplimiento a lo Reglado en
estos casos y NO tener ningún tipo de preferencia y/o afinidad para el uso
ADECUADO DE LOS MISMOS.

Igualmente, solicito de la manera más cordial, tengan con los


Copropietarios del Conjunto la rectificación que No he renunciado, ni ya
no funjo funciones como Administrador y todo está totalmente
descontrolado y den partes de tranquilidad acerca de problemas que nos
aquejan como Propietarios y Vecinos de Nuestro conjunto.

Por lo anterior solicito una rectificación por medios escritos y orales, de mi


permanencia en el Conjunto como Representante Legal, basado en el
derecho de rectificación el cual se describe a continuación:

“La jurisprudencia de la Corte Constitucional ha desarrollado el contenido


y alcance del derecho a la rectificación en variados casos de acciones de
tutela, en las que se presentan tensiones entre la libertad de información
y prensa y los derechos fundamentales a la honra, al buen nombre y a la
intimidad. Estableció esta Corporación las siguientes premisas, que
posteriormente serían reglas constantes de su jurisprudencia sobre el
derecho de rectificación: (i) El derecho a la información, como lo ha
subrayado la jurisprudencia, es de doble vía, con lo cual se quiere
significar que puede ser reclamado tanto por el sujeto activo como por
los sujetos pasivos de la relación informativa, es decir, por quien emite
las informaciones y por quien las recibe. Este último puede exigir que le
sean suministradas con veracidad e imparcialidad y aquél, por la misma
razón, tiene a su cargo los deberes correlativos, (ii) del lado del receptor,
la garantía del derecho a la información implica que ésta sea cierta –
verdadera y sustentada en la realidad-, objetiva –su forma de
presentación no es sesgada, pretenciosa o arbitraria- y oportuna –entre
los hechos y su publicación existe inmediación, es decir, que entre el
hecho y la información no medie un tiempo amplio en el que la noticia
pierda interés o incidencia-,  (iii) la relevancia de la responsabilidad
social de los medios de comunicación, la cual implica que la información
que difundan sea veraz e imparcial, y (iv)  la solicitud previa de
rectificación como requisito de procedibilidad de la acción de tutela
contra el medio de comunicación. De esa forma, en el evento en que se
haya afectado el derecho al buen nombre o a la honra, el interesado
deberá, para acudir a la acción de tutela, previamente solicitar al medio
responsable rectificar la información errónea, falsa o inexacta.”

Solo me resta informarles a los MIEMBROS DEL CONSEJO DE


ADMINISTRACIÓN, que como se los había mencionado en una
comunicación anterior, “Consejo”, con “s”, proviene de la palabra latina
“aconsejare”, dar consejo y que no son “Concejo”, con “c”, que son los
que provienen de la palabra latina “concilian, por ello no pueden los
consejos de administración llegar a legislar y/o a coadministrar.

Atentamente,

Andrés Montaño Quintero

Administrador
conjunto Cerrado Entresierras