PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CODIGO: VERSIÓN: FECHA ACTUALIZACIÓN:

CO-PR-01 0 10/03/2023

1. OBJETIVO
Establecer el método organizacional para la realización de compras o contratación de servicios y productos con proveedores, los controles a aplicar en el proceso, así como los criterios de selección, evaluación, seguimiento y reevaluación de los
proveedores externos.
2. ALCANCE
Este procedimiento Inicia desde que se realiza el requerimiento de un producto o servicio por parte de un proceso, continua con la entrega y termina con la evaluación del proveedor.
3. DEFINICIONES
Cotización: Documento que establece las características de un producto o servicio y ofrece el valor real de un bien o un servicio.
Producto: Es un elemento tangible o intangible destinado para satisfacer alguna necesidad.
Proveedor: Es aquella persona natural o jurídica que suministra un determinado bien o servicio.
Requerimiento de compra: Es una solicitud que se hace al proceso de Compras con el fin de abastecer bienes o servicios.
Servicio: Es la acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer una determinada necesidad.
Salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV): Es la remuneración mínima que debe recibir un trabajador por parte de un empleador.
Evaluación de Proveedores: Procedimiento por medio del cual se determina si el proveedor cumple con los criterios establecidos en la organización.
Orden de Compra: Es un documento mediante el cual se autoriza al proveedor la entrega para el suministro de un producto o servicio.

4. POLITICAS
• Toda compra menor a dos (2) salarios minimos podra ser aprobada por el Coordinador de compras, y a fin de mes deberá entregar un informe de las compras realizadas al Jefe de compras con el fin de realizar auditoria.
• Toda compra entre dos (2) y cinco (5) salarios minimos deberá ser aprobada por el jefe de compras, sin la firma de él no se podra realizar la compra.
• Toda compra mayor a cinco (5) salarios minimos debera tener la aprobación del Gerente administrativo y financiero.
• Unicamente se recibiran solicitudes de los Lideres de proceso, ninguna otra persona tiene autorización para realizar este tipo de solicitudes.
• El jefe de compras tendra 3 días para responder el correo con la solicitud de la compra o servicio e informar que inicia el proceso de compra.
• Todo producto que sea de importación sera responsabilidad del jefe de compras realizar dicha adquisicion teniendo en cuenta la normatividad vigente.

5. RESPONSABLES
• Jefe de compras
• Coordinador de Compras
6. DESARROLLO
ETAPA FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE

El líder de algún proceso organizacional realiza el

requerimiento de un producto o servicio al área de
compras mediante el formato "CO-FO-01 Solicitud
de compras o servicios" el cual se encuentra en la
Lider de área
plataforma documental GECCOX, en la carpeta de
formatos corporativos "compras". Se debe
SOLICITUD DEL especificar las caracteristicas del producto o
SERVICIO servcio que se requiere.

Una vez es diligenciada la solicitud, el lider del

área solicitante deberá enviar un correo al jefe de
Lider de área
compras adjuntando el formato y realizando la
solicitud de manera formal.

El Jefe de compras recibe el correo del Lider de

proceso y de acuerdo al producto o servicio y su
costo, asi mismo direcciona a la persona
encargada de realizar la gestión en la plataforma
VERIFICACIÓN DE LA
de compras. (menos de 2 salarios minimos al Jefe de compras
SOLICITUD
Coordinador de Compras; de 2 a 5 salarios
minimos al Jefe de compras y mayor a 5 salarios
minimos junto con el Director Administrativo y
Financiero).

Una vez sea recibido el requerimiento de

productos o servicio, se envia la información al
auxiliar de compras y este procede a solicitar
mínimo tres (3) cotizaciones con apoyo del área Auxiliar de Compras
solicitante, en aras de garantizar que el producto o
servicio a adquirir cumpla con las especificaciones
técnicas necesarias.

Las cotizaciones serán cargadas al requerimiento

generado en la plataforma de compras, en un Auxiliar de Compras
tiempo máximo de 5 días hábiles.
COTIZACIÓN DEL BIEN O
SERVICIO
La cotización se confirma con el área que solicita
el bien o servicio para que sean evaluadas las
especificaciones y proceder a enviar por correo Auxiliar de Compras / Lider de área
electronico para que se le adjunte al formato "CO-
FO-02 Orden de compra".

En caso de que el producto o servicio solicitado

sea de compra periódica o concurrida se hará la
orden de Coordinador de Compras
compra con el proveedor elegido y evaluado
previamente según las características y precio.

Una vez sean entregadas las cotizaciones, por el

solicitante del producto o servicio.El Coordinador y
ELECCIÓN DEL
el Auxiliar de compras, hacen la elección del Coordinador de Compras / Auxiliar de compras
PROVEEDOR
proveedor bajo los criterios de calidad, precio,
características y servicio.

Si el producto o servicio requerido no es

suministrado por proveedores inscritos en la
empresa, se hace necesario gestionar nuevas
cotizaciones, realizando las Coordinador de Compras / Auxiliar de compras
respectivas actividades de registro y selección del
proveedor en el formato CO-FO-03 "Registro de
Proveedores".

Se solicita al proveedor nuevo el diligenciamiento

INSCRIPCIÓN DE
del Formato CO-FO-03 Registro de Proveedores
PROVEEDOR
con los documentos allí solicitados, el cual deberá
enviarlos por correo electrónico al Oficial de
cumplimiento.
Posteriormente, el Oficial de cumplimiento verifica Oficial de cumplimiento
el proveedor en listas restrictivas y descarta
cualquier riesgo LAFT. Una vez se verifica el
proveedor y no tiene novedades, se ingresa al
sistema y se envia al Coordinador de compras
para continuar con el proceso .

Cuando la compra de bien o producto requiera un

contrato, el proveedor debe enviar un borrador de
las obligaciones de las partes al jefe de Compras,
CONTRATO este a su vez se remite al área juridica para que se Jefe de compras
revise y apruebe el borrador. Una vez aprobado,
se envía correo a secretaria de Gerencia para
revisión y firma por parte del representante legal.
 Una vez seleccionada la cotización, se pasa la
orden de compra para aprobación a qien
corresponda; de acuerdo con los montos
establecidos:
• menos de 2 salarios minimos al Coordinador de
Compras
• De 2 a 5 salarios minimos al Jefe de compras.
• Mayor a 5 salarios minimos junto con el Director
Administrativo y Financiero.
Según los criterios anteriores, a través del
APROBACIÓN DE ORDEN aplicativo de compras, el Auxiliar de compras
Auxiliar de compras
DE COMPRA envía a la persona responsable la orden para su
debida autorización.
El responsable de la aprobación le da su visto
bueno en el aplicativo y regresa la orden al Auxiliar
de compras, en caso de que la orden no sea
aprobada, se devuelve
por el aplicativo con la justificación de la negación.
Cuando se aprueban las ordenes de compra el
responsable de la autorización deberá firmar la
cotización y ser entregada al área de compras
para cargarlo en el aplicativo.

Una vez se realice la elección del proveedor, el

ENVÍO DE ORDEN DE Jefe de compras tendrá 1 día hábil para generar la
Jefe de compras
COMPRA "CO-FO-02 Orden de compra" y enviarla al
proveedor a través de correo electrónico.

El Coordinador del proceso de compras junto con

el auxiliar recibe el producto por parte del
proveedor, o las personas que ofrecerán el
servicio; teniendo en cuenta lo relacionado en la
orden de compra versus la remisión del proveedor, Coordinador de compras / Auxiliar de compras
validando que este corresponda a lo solicitado, en
caso contrario se genera devolución al proveedor
de manera inmediata, hasta que el producto
cumpla con las especificaciones definidas.

Para los productos, con especificaciones técnicas

RECEPCIÓN DE (Mobiliario, publicidad, equipos de tecnología,
PRODUCTO O SERVICIO
entre otros) la verificación se debe realizar en
compañía del líder del proceso que realizó el
requerimiento.
Después de recibir por parte del proveedor los
productos o servicios solicitados en la Orden de
Compra, el área de compras tendrá un (1) día Coordinador de compras
hábil para entregar el requerimiento al área
solicitante.
Cuando la compra generada sea un servicio, quien
hace la solicitud, será la persona responsable en
notificar al área de compras el recibido a
satisfacción (fumigación, mantenimientos,
proyectos civiles, etc.)

La facturación se radica en la sede principal de la

empresa siglo XX de manera física o electrónica.
En caso de estar obligado a facturar
electrónicamente se envía al correo
fac.elect@sigloxx.co.
RECEPCIÓN DE FACTURACIÓN La factura se envía al Jefe de compras en un lapso Proveedor / Jefe de compras
de 24 horas, el jefe de Compras revisa la factura y
da el visto bueno a la facturación.
La factura es registrada en la plataforma de
compras en pago a proveedores para dejar
trazabilidad.

El pago de las facturas se realiza en la plataforma

de compras con los siguientes tiempos:
- Radicación 0 horas
- Remisión de facturas 24 horas
- VoBo por parte del Jefe 24 horas
- Validación de soportes 24 horas
- Causación 24 horas
PAGO DE FACTURA ÁREA FINANCIERA
- VoBo causación 24 horas
- Programación de pagos 480 horas
- Generar egreso 16 horas
- VoBo comprobante de egreso 8 horas
- Informe programación de pagos 16 horas
-VoBo control interno 16 horas
- Pago de facturas 32 horas.

El líder del proceso de compras previo al Comité

de Evaluación califica cada proveedor con el área
solicitante, en el formato CO-FO-04 Evaluación de
proveedores, teniendo en cuenta los criterios de Jefe de compras
Servicio al Cliente, Suministro del Producto o
Servicio y características de Calidad.

La evaluación se realiza una vez cada año, solo a

los proveedores que tuvieron transacciones
Coordinador de compras
comerciales con la organización durante este
último año.

El Comité de Evaluación de Proveedores está

conformado por el Jefe de compras, Coordinador
de compras, Jefe de seguridad y salud en el Jefe de compras
trabajo y si es del caso algunos solicitantes si se
requieren de su concepto técnico.

EVALUACIÓN DE Cada año el comité se reúne y con base en la

PROVEEDORES evaluación realizada por los solicitantes
previamente, evalúa el criterio de requisitos de
Seguridad y Salud en el Trabajo para aquellos
Jefe de compras
proveedores a los cuales les aplica este criterio.
De esta manera se define la puntuación
acumulada de cada proveedor y esta se puede
clasificar en: Confiable, Aceptable y No Confiable.

Luego de la calificación final, si el proveedor queda

calificado como NO CONFIABLE, el jefe de
Compras en conjunto con el proveedor establece
un plan de mejoramiento según los aspectos mal Jefe de compras
evaluados y se deja registro en un acta. En caso
de que el proveedor incumpla dicho plan se
procede a retirarlo del Listado de Proveedores.

En caso de ser evaluado como CONFIABLE o

ACEPTABLE, se envía un correo al proveedor
Jefe de compras
informándole los resultados de su evaluación y con
un mensaje de agradecimiento.

Se envía a través de la plataforma de compras, la

Encuesta de Satisfacción a solicitantes,
ENCUESTA DE
posteriormente, se revisan los casos donde se Jefe de compras
SATISFACCIÓN
respondió NO estar satisfecho y se establecen
planes de mejoramiento.

7. DOCUMENTACION NECESARIA:
DOCUMENTO CODIGO EMISOR RECEPTOR
FORMATO SOLICITUD DE COMPRAS CO-FO-01 LIDER DE ÁREA JEFE DE COMPRAS
FORMATO ORDEN DE COMPRA CO-FO-02 JEFE DE COMPRAS PROVEEDOR
FORMATO REGISTRO DE PROVEEDORES CO-FO-03 JEFE O COORDINADOR DE COMPRAS PROVEEDOR
FORMATO EVALUACIÓN DE PROVEEDORES CO-FO-04 JEFE DE COMPRAS LIDERES DE ÁREA
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA
OBJETIVO
ALCANCE

DEFINICIONES

POLITICAS

DESARROLLO

DOCUMENTACION NECESARIA

CONTROL DE CAMBIOS
Es un enunciado que resume la idea central y finalidad de un trabajo.
Aclara desde donde y hasta donde se va a aplicar el procedimiento
Hacer claridad de algunos términos, por lo general se dé una explicación más amplia de
palabras técnicas que contenga el documento.
Son las reglas y directrices básicas que se deben llevar a cabo para la correcta
implementacion del procedmiento.

La parte donde se describe paso a paso la actividad a realizar. Este apartado es el más
importante del procedimiento, y el que más espacio suele ocupar. De hecho, se podría
decir que todos los apartados anteriores sólo sirven para definir y acotar lo que se va a
incluir en este apartado.

Que procedimientos, instructivos, formatos y otra documentacion va ligada al documento

Actualizacion de la version de documento de acuerdo a cambios en el mismo