TEMA 4: COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

COMPRAS Y ABASTECIMIENTO
• INTRODUCCIÓN
• FUNCIÓN DE COMPRAS Y
ABASTECIMIENTO CON LA
ORGANIZACIÓN
• PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
• CONTROL DE CALIDAD EN LAS
COMPRAS
• IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA
INFORMACIÓN DE LA REQUISICIÓN
INTRODUCCIÓN
• Uno de los elementos cruciales
para el éxito de una organización
empresarial, es la adecuada
gestión de los recursos,
especialmente en esta época en
la que el contexto económico
obliga a las empresas a ser muy
eficientes en su gestión.
INTRODUCCIÓN
• En la época actual por la que las
industrias están pasando, que es de
crisis económica, escasez de
dinero, precios inestables,
dependencia de materia prima
importada, así como de tecnología,
contracción de mercados, etc., es
de vital importancia la eficiente
inversión del dinero de una
empresa, ya que de no hacerlo
adecuadamente se presentará la
irremediable desaparición de la
misma.
FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO CON LA
ORGANIZACIÓN
• En la época actual, es necesario • Dirección
poseer una clara comprensión de • Producción
los objetivos y principios básicos de
la función de compras que nos • Ventas
permita adaptar las decisiones
pertinentes que toda empresa
moderna requiere ya que los
esfuerzos coordinados de una
organización, que ejecutan diversas
labores necesarias para lograr el
objetivo final de una organización,
están interrelacionadas.
FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO CON LA
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
• La relación con la Dirección
General es mediante reportes
oportunos de las actividades de
compras en lo que se refiere a la
totalidad de sus funciones por
determinado período de tiempo
y los conceptos por grandes
rubros.
PRODUCCIÓN
• Esta es la función del grupo
comprometido en la elaboración
del producto, sea manufacturarlo,
procesarlo o realizar operaciones
de refinamiento. La relación
cardinal entre compras y
producción, es la de que compras
procure los materiales necesarios
para la producción y de qué
producción descanse en compras
para tal servicio.
FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO CON LA
ORGANIZACIÓN
VENTAS
• La relación entre compras y ventas
puede ser cercana y vital. La
función de ventas es la de vender
el producto final logrado con el
esfuerzo de la organización; el
éxito de este esfuerzo de ventas
depende del producto, del precio,
cantidad, y contabilidad de
entrega, por lo cual las ventas
dependen de la eficiencia de su
departamento compras entre
otros.
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
• Aunque muchas veces no están • Almacén
identificadas en forma separada • Ingeniería
como una entidad en la
organización, sin embargo se • Contabilidad
planean y programan las • Relaciones públicas
actividades y los objetivos a
largo plazo.
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
ALMACÉN
• Es responsabilidad de la función
de almacenamiento con ayuda
de un buen y efectivo sistema de
procesamiento de datos para un
control de
inventarios, solicitar los
materiales especificando
cantidad necesaria y los
requisitos y programas de
entrega.
INGENIERÍA
• La relación entre compras e
ingeniería, es de servicio mutuo.
Compras sirve a ingeniería procurando
los abastecimientos y el equipo
solicitados bajo la autoridad de
ingeniería, obteniendo las
cotizaciones y la asistencia técnica de
los proveedores, asistencia en la
preparación y evaluación de
alternativas e investigación de
mercado, y estudios para mejores y
nuevos materiales y equipos.
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN
CONTABILIDAD
• La relación ideal entre estos es
aquella de socios iguales.
Compras hace gastos;
contabilidad, de acuerdo con
el comprobante correcto del
proveedor, hace los pagos.
RELACIONES PÚBLICAS
• La función de compras, por
razones del amplio e íntimo
contacto con todos sus círculos
de proveedores, es de una
influencia importante en las
relaciones públicas de la firma
para bien o para mal. Por lo
tanto, sus relaciones con este
departamento son de un aliado
valioso.
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
Los tres principales factores en la
decisión de una compra son:
• La calidad del producto.
• El servicio que da el producto.
• El precio que se paga por el
producto.
• Calidad, precio y costo
• La calidad debe de ser definida
• El papel de las especificaciones
• Tipos de descripciones de
calidad
• Una visión proactiva de calidad
• Manejo de problemas de calidad
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
CALIDAD, PRECIO Y COSTO
• La calidad no se mide por el
precio, ha sido comprobado
tantas veces que el mayor precio
por sí mismo no denota mayor
calidad en el producto que esto
ya no sirve de guía para un
comprador.
LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA
La calidad tiene un significado especial en el
vocabulario de las áreas de compra, no puede
ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de
componentes inherentes al material, estas
dimensiones son definidas como:
• La ejecución del producto.
• El estilo.
• La contabilidad.
• La conformidad.
• Nivel de servicio que tiene el producto.
• La estética y la calidad que se percibe.
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES
• Como en todo proceso de compras
el primer pasó para preparar las
especificaciones es analizar las
partes o materiales y determinar
que función van a tener en el
producto final. Escribir sobre las
especificaciones alrededor de un
diseño o describir solamente sus
características no es la
aproximación adecuada.
TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDAD
• Especificaciones de acuerdo a
características químicas o físicas
• El grado del mercado
• Las órdenes de compra o comprar algo
por la marca
• Especificaciones del desempeño del
producto o uso del producto
• Ordenar una compra por un ejemplo
• Estándares comerciales o de la industria
• Dibujos o diseños de ingeniería formales
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRAS
UNA VISIÓN PROACTIVA DE CALIDAD
• Más que utilizar la inspección y
regresar el producto que no
satisface la necesidad del
cliente, de lo que se trata es que
los compradores deben trabajar
muy de cerca con los
proveedores para tratar de
implementar técnicas que los
lleven a tener cero defectos en
sus materiales y componentes.
MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDAD
• Probablemente es muy académico el
argumento que de quién es la
responsabilidad técnica de aceptar o
rechazar y un producto por haber
alcanzado o no la calidad, pero es
importante tener en mente que hay
diferentes niveles de responsabilidad,
la obligación del Depto. de compras es
comprar materiales de la calidad
adecuada y la obligación del vendedor
es de entregar estos productos de
acuerdo a la orden establecida.
IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN
DE LA REQUISICIÓN
• La requisición de compra es la
forma con la que se solicita al
departamento de compras la
adquisición de materiales, partes,
implementos o servicios, según sea
el caso.
Los elementos básicos que debe contener,
son:
• Persona que solicita el material.
• Fecha en que se formula la requisición.
• Número de requisición.
• Cantidad requerida.
• Descripción clara y exacta del material
solicitado.
• Código (en caso de que haya catálogos).
• Unidad de medida (pieza, metros, cajas,
kilogramos, litros, etcétera).
• Nombre y firma de la persona que
formuló la solicitud y el V°B° del
departamento correspondiente.
IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN
DE LA REQUISICIÓN
DIVULGACIÓN DE LAS ACTUALIDADES TECNOLÓGICAS Y APROVECHAMIENTO DE
OPORTUNIDADES
• Una pregunta central para tratar Algunos de los cambios que se están reformulando el
plano industrial a nivel mundial, y con él la función de
este punto, es en relación a compras de una organización competitiva para los años
90 son:
cuanto podemos esperar de la • Ya no es posible hablar de que un sólo país o bloque
función de compras dentro de la domina la escena de los negocios internacionales
• Casi todos los negocios se están viendo en la
organización. necesidad de aprender a operar en un mercado
mundial único
• Los rápidos avances tecnológicos han modificado
ciertos aspectos de los negocios y de la educación
técnica, y han creado una demanda de nuevos
especialistas en la función de compras.
• La computarización de los procesos ha abierto la
puerta de la era de la información
IMPORTANCIA DE LA CLARIDAD EN LA INFORMACIÓN
DE LA REQUISICIÓN
TENDENCIAS ACTUALES DE LA FUNCIÓN Y EL PROCESO DE COMPRAS

• Según un análisis hecho en 1987 • Creciente utilización de tecnología informática.

por la Asociación Nacional de
Administración de Compras
(NAPM) de Estados Unidos, las
tendencias más notables que
afectarían todos los aspectos de
la administración de compras
durante los años 90 son:
• Creciente énfasis en la calidad.
• Reducción del número base de proveedores.
• Creciente empleo de la negociación.
• Mayor énfasis en los análisis que permitan
determinar la competitividad.
• Creciente desarrollo de sistemas de manufactura
flexibles o de “producción fragmentada”.
• Creciente participación de la función de compras
en la transferencia de tecnología.
• Desarrollo de fuentes extranjeras más selectivas.
• Variación en la planificación estratégica para las
compras.