CÓDIGO HSEQ-P-17

PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES VERSION 6

CORRECTIVAS Y OPORTUNIDADES DE FECHA 01/05/2020
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1. OBJETIVO:
Establecer una metodología para tomar acciones para eliminar las causas de las no
conformidades reales (Correctivas) o potenciales de Mejora con objeto de prevenir su
ocurrencia o recurrencia.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los servicios, procesos del Sistema de Gestión de
Integrado.

3. RESPONSABLES:
• Trabajadores: Cualquier colaborador tiene la autoridad y el deber de identificar y/o
reportar un no conformidad real o potencial que genere una acción correctiva, o de
mejora.
• Gerente, cliente o Entidades competentes: Tienen la autoridad de aprobar las acciones
o realizar los ajustes que sean necesarios.
• Líderes de cada proceso: Son responsables de los líderes de cada proceso junto con su
grupo de trabajo, cumplir con los compromisos establecidos para el cierre de las acciones.
La demora injustificada en el cumplimiento de las acciones puede generar una nueva no
conformidad.
• Coordinador HSEQ: Tiene la responsabilidad de programar y coordinar los seguimientos
a las acciones tomadas para el cierre de las no conformidades.

4. DEFINICIONES:
No Conformidad: El no-cumplimiento de un requisito especificado por el Sistema de Gestión
Integrado. El no-cumplimiento de un requisito especificado, detectado durante la revisión o
verificación de los procesos o de sus servicios; dicho requisito puede ser del Cliente, de
carácter legal o establecido por la empresa.
Hallazgo: Situación indeseable que ha sucedido o puede suceder pero que no constituye
incumplimiento de un requisito especificado en el Sistema de Gestión Integral.
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad detectada
u otra situación indeseable.
Corrección: Acción tomada para resolver un problema cotidiano que no implique No
Conformidad.
Acción Mejora: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial u
otra situación potencialmente indeseable.

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Servicio no conforme: Es aquel involucrado en la prestación del servicio y cuya deficiencia

impacta la conformidad del servicio. Ej.: Equipo utilizado, personal, documentación,
incumplimiento, entre otros.

6. DESARROLLO

En caso de presentarse una No Conformidad o un Hallazgo se inicia la acción correctiva o de

mejora según sea el caso.

Si el problema se resuelve con una corrección y no reviste consecuencias significativas, se

registra en el formato ACCIONES CORRECTIVAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA
HSEQ-FR-40, en la casilla CORRECCIÓN, indicando la acción tomada.

6.1 GENERALIDADES

Al identificar la No Conformidad, se notifica al líder del proceso, o Coordinador HSEQ para

analizar la gravedad de la misma y establecer si se trata de una No Conformidad o un
Hallazgo. Está notificación deberá realizarse por cualquier medio.

6.1.1. Acciones Correctivas

Las acciones correctivas se generan de la detección de las causas de un problema en

particular, mediante diferentes factores tales como:

• Reclamos del cliente y partes interesadas

• Salidas no Conformes.
• No conformidades.
• Reportes de auditoría interna o de clientes.
• Resultado de Indicadores de cada proceso.
• Encuesta de satisfacción del cliente negativo.
• Resultado de evaluaciones de proveedores negativa.
• Resultados de las revisiones del Sistema de Gestión Integrado.
• Incumplimiento de requisitos legales
• Situaciones de emergencia
• Verificación de controles operacionales
• Otros

6.1.2 Acciones de Mejora

Las acciones de mejora se generan del resultado de una revisión o auditoria previa, que
indica que las actividades se están ejecutando bien, pero se pueden mejorar.

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• Sugerencias de clientes.
• Experiencia propia o ajena
• Observaciones de Auditorias
• Recomendaciones de mejora de las auditorías internas
• Acciones de mejora de la revisión por la dirección

6.2 ANALIZAR Y DETERMINAR LA (S) CAUSA (S)

La persona que identifica el no cumplimiento del requisito especificado a través de alguna de
las anteriores fuentes diligencia la primera (tipo de acción), segunda (origen) y tercera parte
(descripción de la no conformidad real o potencial) del formato ACCIONES CORRECTIVAS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA HSEQ-FR-40.
El Coordinador HSEQ lo lee y lo entrega al responsable del área o proceso en donde se
presentó el problema.
Si la no conformidad afecta otros procesos se deben realizar una divulgación del hallazgo con
los involucrados en donde se dé la mejor solución a la No conformidad.
El líder del proceso analizara la (s) causa (s) y determina la causa raíz utilizando algunas de
las siguientes herramientas:
Tres Por Qué: Es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis
de problemas para buscar causas principales de un problema.

6.3 PROPONER PLAN DE ACCIÓN

El líder del proceso define un plan de mejoramiento a seguir, el cual contiene las acciones
correctivas, los responsables de ejecutar dichas acciones y las fechas máximas de ejecución
para realizar cada acción, dándole cumplimiento al formato ACCIONES CORRECTIVAS Y
OPORTUNIDADES DE MEJORA HSEQ-FR-40

5.4 REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

El Coordinador HSEQ es el responsable de hacer seguimiento a los líderes de procesos
involucrados, quienes deben implementar las acciones correctivas y/o de mejora, una vez se
ha cumplido la fecha máxima de ejecución, para el cierre de la No conformidad y verificar si la
acción tomada fue efectiva o no. De no ser efectiva se debe realizar una nueva acción.
El control de las acciones tomadas las llevara el Coordinador HSEQ, revisando
periódicamente el ACCIONES CORRECTIVAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA HSEQ-
FR-40 y verificando que cada líder de proceso involucrado le haya dado cierre a la No
conformidad y que deje las evidencias de su levantamiento.
Cualquier acción relacionada con los riesgos de la empresa debe verse reflejada en la
documentación del sistema de gestión y documentado también en ACCIONES
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Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo o en

parte sin previa autorización de la empresa SOTIPET S.A.S.

QUIEN ELABORO
Nombre Cargo Firma

COORDINADORA
MARIA EUGENIA ZAMBRANO
DE HSEQ

QUIEN APROBO
Nombre Cargo Firma
REPRESENTANTE
MARIA CRISTINA TRUJILLO
LEGAL

MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO

REALIZADO
FECHA VERSIÓN CÓDIGO DECRIPCIÓN CARGO
POR
Creación del Coordinador
04/02/2010 001 P-MS-004 Leidy Pérez
documento HSEQ
Se cambia el formato
del procedimiento, se
Diana Carolina Coordinador
02/02/2011 002 P-MS-002 agrega alcance y
Medina HSEQ
definiciones y se
cambia el código
Se cambia código y se
P-HSEQ- Coordinador
03/05/2011 003 agregan algunas Andrés Rincón
031 HSEQ
condiciones
P-HSEQ- Se agrega cuadro de Coordinador
17/07/2012 004 Leidy Pérez
031 modificaciones HSEQ
Se modifica la
P-HSEQ- metodología del Alejandra Coordinador
04/08/2014 005
031 análisis de causas a Delgado HSEQ
lluvia de ideas.
Se Realiza
HSEQ-P- actualización general María
01-05-2020 6 Coordinador
al SGI HSEQ Eugenia
17 HSEQ
incorporación nuevos Zambrano
requisitos NTC ISO

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