AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIVERSIDAD AREANDINA

PRESENTADO POR:

MARITZA ALVAREZ RODRIGUEZ

PROFESOR:

FABIAN ALEJANDRO SANABRIA

MATERIA:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

SAN JOSE DE CUCUTA

CIENCIAS CONTABLES, ECONOMICAS Y CONTABLES

23 MARZO DEL 2020

 DIAGNOSTICO Y PRESENTACION DE LA AUDTORIA ADMINISTRATIVA

EMPRESA: Coagronorte Ltda.

NIT: 890.550.571-9
DIRECCION: Administración: Av. 6 N°13-06 Barrio el Salado
Planta de Producción: km 8 vía al Zulia frente al Tejar Santa
Teresa

TITULO: Procedimiento para realizar la toma de muestras de recibo de Arroz Paddy.

DESCRIPCION DEL PROBLEMA: Actualmente COAGRONORTE cuenta con un

procedimiento para la toma de muestras en recibo de arroz paddy; el cual consta en realizar una
muestra de paddy cada 5 bultos con una cuchara metálica de aproximadamente 250 gramos, la
cual se va almacenando en un recipiente para acumular un aproximado de 5 kilos, producto que
luego es llevado por el tomador de la muestra al laboratorio.
De estas muestras llevadas al laboratorio se realiza el análisis de humedad e impurezas con los
diferentes equipos de laboratorio. Estos resultados ( impureza y humedad) son tomados como
base para liquidar la compra del arroz paddy al agricultor. Todo este procedimiento se encuentra
estipulado en el manual de procesos estratégicos establecido por el sistema de Gestión de
Calidad y Mejoramiento de COAGRONORTE.
Actualmente se han presentado quejas e inconformidad por parte del agricultor al momento de
liquidar la compra del arroz paddy, debido a que los índices de impurezas y humedad del
producto han salido del margen de parámetros establecidos.
Por lo anterior el trabajo a desarrollar se basa en hacer una verificación física y seguimiento al
cumplimiento del procedimiento establecido desde el recibo del arroz paddy hasta el análisis de
humedad e impureza por parte de laboratorio.
OBJETIVO DEL TRABAJO:

Realizar sseguimiento y verificación al cumplimiento del procedimiento establecido con los

mecanismos de control existentes para la toma de muestra en recibo y análisis de laboratorio del
arroz paddy, identificando debilidades y cuellos de botella que nos lleven a proponer acciones de
mejora en el proceso ya existente, con el fin de garantizarle al agricultor la transparencia de los
datos suministrados para la liquidación de la compra de su producto por parte de
COAGRONORTE Ltda.

JUSTIFICACION: Para COAGRONORTE es muy importante mantener a sus asociados y

agricultores satisfechos respecto a los servicios y beneficios prestados teniendo en cuenta que
ellos son la base social de la cooperativa. No obstante es indispensable garantizarle que los
procedimientos establecidos son totalmente confiables y que constantemente está mejorando
para así brindarles mejores beneficios.

DESARROLLO DEL TEMA:

Verificación del cumplimiento del proceso en el recibo de paddy.

Verificación del cumplimiento del proceso en la realización de las muestras de laboratorio.

Analizar efectos externos en el procedimiento que pueda afectar directamente la toma de la

muestra o contaminar la misma.

Analizar y proponer mejoras para cumplir satisfactoriamente con el procedimiento.

 HISTORIA

COAGRONORTE, nació como un apoyo a los programas de reforma agraria iniciados en el

Departamento en 1965 con el objetivo de suministrar elementos agropecuarios a precios
razonables, comercializar la producción agrícola y pecuaria de los asociados, fomentar el sector
agropecuario, montar Agroindustria para transformación de la producción agrícola, prestar
servicios de maquinaria agrícola y generar desarrollo y Bienestar Social.
Inicialmente su base social fue de 272 afiliados, con mayor participación de la región de Tibú y
su crecimiento se reflejó en la apertura de almacenes de insumos, grandes volúmenes de ventas
de productos como maíz, cacao, caraota, sorgo, cebolla, ajonjolí, compras de maquinaria,
vehículos, apertura del programa ganadero, arrocero y maderero; así fue como su base social se
incrementó a 932 asociados.
Ya en el año 1972, como en toda empresa se presentaron problemas de manejo por la variedad de
programas desarrollados y la distancia que dificultó su control y seguimiento; esta situación
conllevó a la Cooperativa a una crisis de tal magnitud que se pensó en su liquidación.
En adelante se realizó la instalación de un molino que fue mejorado a través del tiempo para
alcanzar competitividad frente a otros molinos de la ciudad y se adquirió otro que también fue
modernizado hasta finalmente llegar a tener hoy la tecnología de automatización más avanzada
del país, de la cual nos sentimos orgullos y nos permite proveedor a nuestros clientes de arroces
de alta calidad.
Coagronorte en los años 80, también incursionó en la producción de semillas certificadas con el
asesoramiento del ICA, permitiendo asegurar este importante insumo dentro de la cadena de
producción del arroz; sin embargo los cambios en la legislación nacional, son la causa de que
hoy este material, base de la producción, esté en manos de unos pocos, monopolizando el
mercado con las ya sabidas consecuencias para los agricultores.
Coagronorte durante toda su historia ha apoyado la renovación de maquinaria agrícola en la zona
arrocera, desde tractores y combinadas hasta implementos como cincel, gradas rotativas,
desbrozadoras y la tecnología de nivelación laser, que nos permitirá racionalizar el uso del agua
tan escasa en estos últimos tiempos
En los años 90 sobrevino otra crisis, obligando a la administración a tomar medidas urgentes,
tales como incrementar las ventas de arroz empacado, reducir inventarios, seleccionar los
clientes, suspender el programa de maquinaria agrícola, reestructurar la planta de personal y con
la participación decisiva de los asociados que permanecieron y creyeron en la Cooperativa y al
esfuerzo de los empleados en general, se logró recuperar la credibilidad con el sector financiero y
solventar la difícil situación.
Como apoyo a la base social, la Cooperativa ha desarrollado diversos programas como la
provisión de alimentos y elementos de aseo a través del servicio de canasta familiar, la atención
en salud y riesgos profesionales por medio de las entidades prestadoras del servicio en la ciudad,
implementación de seguros de vida, créditos sin intereses o a tasas muy blandas, giras técnicas y
turísticas, así como nuestro campeonato deportivo anual realizado en zona rural que permite la
integración de la familia Coagronorte y la comunidad en general mediante actividades
recreativas y culturales.
Con la llegada del milenio entramos en una etapa de cambios y nuevos sueños y Coagronorte
decidió explotar la industria del transporte de vehículos automotores en sus modalidades de
carga dentro del medio de acción, conforme a las prescripciones que
Dicta el gobierno en esta materia y es así como hoy contamos con una flota de 24 vehículos
surcando los caminos de nuestro país.
Mediante la actividad de Extensión Rural se dio comienzo al programa de buenas prácticas
agrícolas que propende por la recuperación y sostenibilidad de los suelos, buscando mejorar la
competitividad de nuestros asociados, por lo que Coagronorte realizó una inversión en una planta
productora de enmiendas y abonos orgánicos.
En esta década también llegaron los reconocimientos, clasificando a Coagronorte entre las 100
mejores cooperativas del país, destacándose por el valor de sus activos y por su actividad
agroindustrial. La fundación FORD otorgó a la cooperativa un premio y una condecoración por
ocupar el segundo lugar en innovación en programas de micro finanzas en el sector rural
Colombiano, Fenalco Solidario de Medellín nos certificó con el sello de Responsabilidad Social
por nuestras prácticas de responsabilidad con asociados y el entorno, en las diferentes visitas
realizadas por la Superintendencia de Economía Solidaria, los funcionarios delegados al finalizar
su trabajo mostraron su complacencia con la organización de la empresa y hubo reconocimiento
a nuestros empleados y felicitaciones a la administración por los logros obtenidos en el
Desarrollo Social y Económico.
Desde el mes de agosto de 2006 la Cooperativa recibió el encargo de parte del Ministerio de
Agricultura y Desarrollo Rural de operar el Proyecto de “Establecimiento de 200 hectáreas de
cacao clonado, bajo el sistema agroforestal en los corregimientos de Buena Esperanza, Palmarito
y Banco Arena”, para la Asociación de Cacaoteros de Palmarito ASOCAPAL. Se logró un
cumplimiento del 70% en área y el 85% en usuarios.
El 2007 resultó un año bondadoso para la agricultura de la región, por cuanto se gozó de una
oferta climática excelente durante 11 meses del año, que permitió un desarrollo del cultivo
normal, las cosechas en general resultaron satisfactorias, COAGRONORTE ofreció el mejor
precio, y en términos de mercado se evidenció que nuestra Cooperativa es un ente que regula,
sustenta el precio y corrige la distorsión en momentos difíciles.
El sector Arrocero finalizó el año 2008 con una bonanza de precios como resultado de una
disminución de los inventarios a nivel mundial, pasando desapercibida la crisis económica
mundial que se venía gestando en todos los países desarrollados originada especialmente en
Estados Unidos.
Los años 2010 y 2011 se caracterizaron por distintas situaciones negativas para el sector, como
lo fueron la ola invernal afectando seriamente los corredores viales del Departamento,
dificultando el despacho de arroz blanco hacia otras regiones del país, el paro de los
transportadores, la variación climática con una marcada influencia sobre los Rendimientos del
cultivo y por ende en la disminución de la rentabilidad de nuestros agricultores, las
importaciones de arroz desde el Ecuador y el notable incremento del contrabando que obligaron
a una tendencia a la baja de los precios. Coagronorte creó instrumentos que le permitieron
resarcir las pérdidas de los agricultores asociados, demostrando nuevamente su total compromiso
con la base social.
En el 2012 con la nueva administración se dio un cambio en la imagen corporativa y de la
presentación de la marca en los productos Arroz Zulia y Arroz Oro, a finales de este año se inició
el proyecto de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, trayendo consigo la compra
de equipos de alta tecnología, cambio del Sistema contable, mejoramiento de las
comunicaciones, remodelación de infraestructura de la planta de producción Molino Oro y
oficinas administrativas.
En el mes de Agosto del año 2013 Coagronorte logro certificarse bajo la norma NTC ISO
9001:2008, reconocimiento otorgado por la entidad ICONTEC, demostrando el compromiso de
toda la familia Coagronorte.
La historia de la Coagronorte ha sido entonces una historia de progreso, desarrollo y crecimiento,
no sólo en sus aspectos físicos y financieros sino también en el aspecto humano y de atención a
la base social; sin embargo nuestro reto es bien importante, pues para el sector arrocero, el TLC
firmado con Estados Unidos se constituye en una amenaza, y es nuestro deber buscar tecnologías
apropiadas y ajustadas a nuestras condiciones que nos convierta en un sector competitivo y
además encontrar alternativas rentables de diversificación para los agricultores de la región.
Por todo lo anterior Coagronorte es un ejemplo palpable de que en el Norte de Santander si
podemos crear empresas que progresen, generen empleo y bienestar para nuestros campesinos.
Coagronorte es una empresa competitiva, innovadora y comprometida con la calidad.

DIAGNOSTICO

Área Jurídica: El área legal o jurídica de la empresa está compuesta por un asesor jurídico,
abogado especialista en derecho administrativo y laboral quien se encarga de todos los asuntos
que puedan afectar de una u otra forma la estabilidad económica de la compañía, además de
contar con asesores en caso de la necesidad de la Empresa.

Área Administrativa: El área administrativa de la empresa está conformada por: Recursos

humanos, Financiero, Cartera, Extensión Rural, Cuerpos directivos, compras y almacén, cada
gestión con funciones independientes y personal capacitado para el desempeño de cada función
en pro de alcanzar los objetivos fijados por la compañía.

Gestión de recursos humanos: Compuesta por la directora de Recursos humanos y un auxiliar

cuyas funciones radican en reclutacion, selección, inducción, capacitación, remuneraciones,
motivación y clima laboral del personal de la compañía.
Gestión financiera: Esta área está integrada por el Contador, Tesorero y tres auxiliares
contables cada uno con funciones diferentes pero todo orientados al mismo objetivo, en esta área
tienen las siguientes funciones: control de la contabilidad, manejo de costos, presupuestos,
planes de inversión, la administración de los recursos que posee la compañía.

Gestión de Cartera: Esta área está divida en dos: Cartera asociados y cartera comercial, la
primera encargada de tramitar y gestionar los créditos de los asociados de la cooperativa
incluyendo el cobro del crédito en caso de ser aprobado, además de presentar al asociado las
facilidades de acceso a cada línea de crédito que maneja la empresa, la segunda se encarga del
cobro y recaudo de carteras que cumplen con el objeto social de la compañía como son las ventas
de arroz blanco y subproductos, ventas de insumos ya sea asociados o terceros dándole un buen
manejo con el objetivo de mantener carteras sanas y de buena rotación.

Gestión Extensión Rural: Conformada por la Directora de extensión rural, una auxiliar, dos
promotores sociales y nueve ingenieros agrónomos, esta área se encarga de la base social de la
empresa es decir de sus asociados, la prestación de asistencia técnica para sus cultivos,
reclutamiento de nuevos asociados, acceso a cada beneficio del portafolio de servicios que tiene
la compañía, al acompañamiento desde la siembra hasta la corta del producto, asesoramiento en
caso de presentar algún inconveniente durante el cultivo, programación de actividades sociales,
recreativas y culturales para la base social entre otras.

Cuerpo Directivos: Conformada por el presidente del consejo, una secretaria, esta área es la
encargada de notificar la correspondencia de los asociados correspondiente a solicitudes,
ingresos, salidas entre otras, elaboración de resoluciones que castiguen o beneficien a la base
social dependiendo la decisión del máximo órgano de la compañía quien es el consejo de
asociados representante de voz y voto de los asociados, poder asignado en la asamblea general de
asociados.

Gestión de compras y almacén: Tienen varias sucursales un almacén se encuentra en la sede

administrativa, uno en pedregales y otro en la floresta para suplir las necesidades de cada uno de
los asociados de la empresa, la función principal de esta área es la gestión de compras de cada
uno de los insumos necesarios para el cultivo del arroz, como cada uno de los repuestos,
suministros y demás utilizados para la reparación y buen manejo del molino.

Área comercial: Conformado por la directora comercial, tres asesores comerciales que cubren el
nororiente del país, cada zona con el apoyo de mercaderistas para el impulso de la marca de sus
productos, la funciones principales radican: atención personalizada y telefónica de clientes,
asesorías frente al producto, captación de nuevos clientes, alianzas comerciales con otras
empresas, crecimiento económico de la compañía entre otras.

Área de Sistemas: Esta área se encuentra conformada por el ingeniero de sistemas y el auxiliar
encargados del mantenimiento de los equipos de la empresa, instalación y ejecución de
programas, actualizaciones del software, atención a los usuarios internos de la empresa,
actividades de soporte técnico y buen manejo de las TICS.

Área de Gestión de Calidad: A esta área pertenecen la Directora de Gestión de calidad y el

auxiliar de Gestión de calidad cuyas funciones se basan en cuatro pasos: apoyar, asegurar,
coordinar y promover en el modelo de sistema de gestión de Calidad implementado por la
compañía unas funciones específicas como: Apoyar a la alta dirección a definir, difundir y
mantener la política de calidad y los principios de gestión de la calidad, asegurar el correcto
procesamiento y uso de la información referente al sistema de Gestión de Calidad, coordinar la
realización de auditoria internas y externas que evalúen los procesos, promover con el personal
la mejora continua con cada uno de los procesos.

Área de Control Interno: A esta área pertenece la Directora de control interno Y El auxiliar, las
actividades en esta área giran en torno al acompañamiento y asesoría en la gestión de la alta
gerencia, evaluación del sistema de control interno, fomento de una cultura de autocontrol en la
organización.
 ORGANIZACIÓN

VISION
Ser en el 2022 una empresa competitiva, sostenible e innovadora, líder en el sector agropecuario
del Norte de Santander, reconocida en el nororiente colombiano por su diversidad de productos y
servicios de excelente calidad, para generar eficiencia, eficacia y efectividad, con el fin de
consolidar el mejoramiento social, económico y cultural de los asociados y el entorno social.

MISION
En Coagronorte nos dedicamos al cultivo, producción y comercialización de productos
agropecuarios, a proveer tecnología, maquinaria agrícola, a la fabricación de abonos orgánicos y
enmiendas; nos comprometemos a representar el interés de los asociados mediante la gestión
democrática, solidaria y participativa. Apoyados en un talento humano competente que genera
productos y servicios de calidad para satisfacer las necesidades del mercado y su entorno social.

POLITICA DE CALIDAD
Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes, ofreciéndoles arroz blanco,
subproductos del mismo y los servicios complementarios, apoyados en la mejora continua de los
procesos, talento humano competente, protección del medio ambiente,
Generando solidez económica a la Cooperativa, para contribuir al mejoramiento social,
económico y cultural de los asociados y su entorno social.

OBJETIVOS DE CALIDAD
Ofrecer productos y servicios que cumplan con las expectativas del cliente, conservando los
parámetros de calidad establecidos.

Mejorar continuamente los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

Incrementar la solidez económica de la cooperativa y los beneficios a nuestra base social.

Proporcionar al asociado la facilidad de acceso al portafolio de servicios de la cooperativa.

Conservar el medio ambiente mediante acciones que reduzcan el impacto del mismo.

CONCLUSIONES

Se realizó la correspondiente auditoria física en el proceso en el recibo de paddy la verificación

del cumplimiento del proceso en la realización de las muestras de laboratorio los días domingos
en el horario de recibo del Molino ORO, haciendo un seguimiento en todo el proceso,
concluyendo lo siguiente:

Se observa que las primeras muestras que se deben tomar del primer arrume de cada camión, el
operario o muestrador la toma aleatoriamente del arrume y no cumple con el proceso que indica
que es cada 5 bultos.

Los sacos de fique en los que viene el arroz paddy en un 60% vienen contaminados por objetos
externos como hojas, maleza, barro, tierra, cabulla entre otros que contaminan y alteran la
muestra.

Al momento de que el operario que está realizando el descargue en la tolva de recibo y tira el
saco de fique a la bodega, este arroja suciedad y demás objetos que contamina la muestra.

El recipiente en el que se toma la muestra de arroz paddy no es el adecuado ya que este no

presenta ninguna protección para la misma al no contar con una tapa o algún mecanismo que
cubra la muestra durante el proceso de descargue y recolección de la misma alterando así los
resultados de laboratorio.
 RECOMENDACIONES

Después de terminada la auditoria se recomienda lo siguiente:

Capacitar e instruir a los operarios encargados de la toma de muestra indicándoles nuevamente el

proceso y la importancia para la empresa de la buena toma de la muestra de arroz paddy.

Recomendar a los asociados y agricultores que al momento de empacar el arroz paddy a los
sacos de fique lo hagan con la mayor limpieza y sanidad posible ya que al llegar contaminado a
la hora del descargue esto afecta la muestra en laboratorio y por ende la liquidación del pago
para el mismo.

Se recomienda incorporar un nuevo recipiente para la toma de la muestra que incluya tapa fácil
y/o algún mecanismo para proteger la muestra durante este proceso.

Se recomienda estudiar la posibilidad de cambiar el mecanismo de transporte del arroz paddy por
traslado en granel ya que actualmente se realiza por saco de fique, así se evitaría contaminar el
arroz y sería más fácil y eficiente el descargue del mismo
ANEXOS
 BIBLIOGRAFIA

WWW.COAGRONORTE.COM.CO