TEMA No.

INTRODUCCION A LA AUDITORIA OPERATIVA

CONTENIDO

1.1.Importancia de la Administración

1.1.1.Concepto de Administración- la Administración y su importancia

1.1.2.El proceso administrativo

1.1.3.Causas del fracaso de las empresas

1.1.4. empresa y sus recursos

1.2. Importancia de la auditoria operativa

1.3. Conceptos y terminología de la auditoría operativa

1.3.1. Otros conceptos

1.3.2 objetivos

1.3.3. propósitos de la auditoría operativa

1.3.4. La auditoría operativa y la auditoría financiera

1.3.5 La Auditoria Interna y su Importancia

1.4 Complejidad de la Auditoria Operativa

1.5 Alcance de la Auditoria Operativa

1.6 Aspecto Normativo de la Auditoria Operativa

1.6.1.Normas de la Auditoria

1.6.2 Normas de la Auditoria Operativa

1.6.3 Normas de la Auditoria Interna

1.6.4 Técnicas, Procedimientos y Programas de Auditoria

1.7 Enfoque de la Auditoria Operativa

1.8 Metodología y Fases de la Auditoria Operativa

1.9 Características de la Auditoria Operativa

1.10 Actividades de la Auditoria Operativa

1.1. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración en la auditoría operativa es importante porque el auditor, en primer lugar,

no solo debe ver si los objetivos están bien establecidos o no, también las normas y las
políticas, planes de acción y la estructura de la organización, también lo deben estar. Pero no
basta con determinar la existencia de aquellas directrices generales (o de referencia), sino que
es necesario profundizar mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que
bases e informaciones, mediante que procesos oportunidades y con que participación.
Interesa además conocer que coherencia guardan los planes, el grado en que la estructura
organizativa y la delegación de autoridad ayudan o dificultan el cumplimiento de los objetivos
y políticas. Es fundamental evaluar el proceso de toma de decisiones y el estilo de administrar
(quien toma las decisiones más importantes, cuando y como).

Estas directrices traslucen las intenciones e ideas que desean seguir los ejecutivos. Además se
debe saber que relación tienen los dueños con los administrativos, para determinar la
adecuación que tiene ante las contingencias.

En segundo lugar, la implementación de las decisiones para lograr los objetivos y determinar
las actividades a desarrollar.

Estas directrices para la implementación también deben guardar estrecha cohesión entre sí,
pues no entendemos un programa cuya meta sea desconocida o procedimientos y técnicas de
trabajo sin una coordinación y planificación previas.

Es también punto obligado de análisis para el auditor la consistencia que exista entre el nivel
de referencia (sistema) y el de implementación (subsistema), donde se evidenciará que
relación hay entre las declaraciones de la gerencia general y las medidas tomadas para hacer
cumplir sus decisiones. Aquí se requiere entrar ya en la operatividad de las directrices, en el
sentido de imprimir acción al sistema y llegar a resultados reales.

Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que ellas dan las conductas de los
sistemas, para el logro de los objetivos generales y esto no es una tarea fácil.

Los sistemas de comunicación de la información proveerán los antecedentes para este tipo de
coordinación por lo tanto también debe interiorizarse en este sistema (la información es una
entrada con la cual se toma una decisión).

Estos sistemas de comunicación e información dan las condiciones para una buena
interrelación entre las partes de la empresa, además de una retroalimentación para la misma.
Por lo tanto el auditor debe conocer las interacciones del sistema, su intensidad, tipo,
dirección, oportunidad, costo y frecuencia de estas informaciones, de esta forma el auditor
tendrá una visión global del sistema.

La motivación de los administrativos hacia su personal es muy importante, ya que estos

últimos son los que llevan a cabo las decisiones que toman los directivos superiores. Este tema
también es de importancia para el auditor operativo.

Además es de importancia la forma y el grado de control que tienen los administrativos para
evaluar los objetivos, en los diversos niveles del sistema. Esto implica un análisis de la eficacia
de los resultados y de la economía y eficiencia en la obtención y uso de los recursos. La
dirección debe procurar que todas las salidas de los sistemas sean las correctas para la
organización. Interesa conocer que mecanismos de control existen, quien y como fueron
establecidos, que pautas de comparación utilizan y quien las fijó; cuales son los puntos de
control identificados en la estructura y como fueron definidos. En seguida, hay que evaluar el
funcionamiento de tales mecanismos de control, como asimismo identificar labores concretas
de evaluación. Esta puede ser una parte del control, en la medida que se analizan las
diferencias entre el logro real y la pauta; pero una situación también puede evaluarse desde el
punto de vista de la moral interna o de una decisión, a las cuales es difícil aplicar un concepto
de control. Incluso puede, y a menudo debe, evaluarse el propio mecanismo de control y sus
normas de comparación.
. 1.1.1.CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN

Administrar es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar a través de la gerencia”. (Henri

Fayol). “La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

1.1.2.EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo se compone de una serie de etapas que nos ayudarán a conseguir los
objetivos propuestos. El proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una
de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. Normalmente
se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para
proyectos menores.

Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas de las que se
que compone el proceso administrativo:

Planificar.

Organizar.

Dirigir.

Controlar.

Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial. Todo
equipo directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto. Con todo,
Fayol nunca fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para
la flexibilidad y la adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han
ido completando, mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de
empresas que han ido naciendo durante las últimas décadas.

1.1.3.CAUSAS DEL FRACASO DE LAS EMPRESAS

• Asumir costes excesivos

• No testear el negocio

• Depender de un tercero para desarrollar el producto o servicio

• No saber delegar.

• Conflictos entre socios

• Falta de un plan de negocio.

1.1.4. EMPRESA Y SUS RECURSOS

Los recursos de una empresa son todos los elementos necesarios para llevar a cabo las
operaciones cotidianas y lograr las metas establecidas. Pueden ser humanos, materiales,
económicos, tecnológicos como programas de computadora.

1.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La auditoria inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un negocio, y se

le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemáticos de la contabilidad,
también detectaba fraudes y malversación de fondos.
La auditoria se orientaba a los aspectos de la contabilidad (mostrar la situación
del capital aportado por los inversionistas). Cuando cambio la visión de la contabilidad, se
considero como una información que permite una buena gestión administrativa, los auditores
ampliaron su ámbito de revisión, como a los análisis financieros y las evaluaciones de control
interno.

De aquí la Auditoria Operativa surge como necesidad de evaluar las decisiones adoptadas en
los distintos
niveles jerárquicos respectos de los objetivos, políticas, planes, estructuras, presupuesto,
canales de comunicación, sistemas de información, procedimientos, controles ejercidos, etc.

A través de la auditoria operativa se pueden conocer las verdaderas causas de las desviaciones
de los planes originales trazados. La administración superior necesita conocer objetivamente
en que medida se están cumpliendo los objetivos y como se están utilizando los recursos en
todas las unidades de la empresa. Por esto se necesitan profesionales que informen en forma
objetiva e independiente de la situación de la empresa.

Entonces la atención de la auditoria operativa recae sobre el ejecutivo, entendiendo como este
la persona que toma decisiones y por ende determina, afecta o encauza el desempeño de un
grupo humano que persigue un objetivo.

De esto trata este trabajo de explicar que es la Auditoria Operativa, se trataran temas como
las normas y las metodologías, tratando una en particular.

1.3. CONCEPTOS Y TERMINOLOGÍA DE LA AUDITORÍA OPERATIVA

La auditoria operativa es el examen critico, sistemático e imparcial de la administración de una

entidad, para determinar la eficacia con que logra los objetivos pre-establecidos y
la eficiencia y
economía con que se utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de sugerir las
recomendaciones que mejoraran la
gestión en el futuro.

1.3.2 objetivos

La auditoría operativa es:

Crítica: el auditor no debe aceptar lo que se le presente a la primera, debe buscar todas las
evidencias posibles para tener un buen juicio.

Sistemático: porque se elabora un plan para lograr los objetivos (este plan debe ser
coherente).

Imparcial: nunca debe dejar de ser objetivo e independiente (tanto en lo económico como en
lo personal).

La auditoría operativa necesita determinar la eficacia (grado de cumplimiento de la meta) en el

logro de los objetivos pre-establecidos y la eficiencia y economía en la obtención y uso de los
recursos.

La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.

Medir eficiencia es más complejo que medir eficacia, ya que no existe un padrón de
comparación.
El auditor debe apoyarse en la teoría sobre la administración de los recursos humanos y
financieros para saber si están o no bien, además debe tener criterio y experiencia para poder
comparar la teoría con la realidad.

Economía: Saber si los recursos se obtienen con los menores costos posibles. Por lo tanto el
auditor debe conocer los precios del medio y la tecnología que existe y además de otros
valores políticos, sociales, culturales, etc.

Evaluar (diagnóstico): Conocer las verdaderas causas de los problemas.

Estimar (pronóstico): La situación administrativa futura.

1.3.3. PROPÓSITOS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA0

i. Ayuda a reformular los objetivos y políticas de la organización.

ii. Ayuda a la administración superior a evaluar y controlar las actividades de la organización.

iii. Ayuda a tener una visión de largo plazo a quienes toman las decisiones, así ellos pueden
planificar mejor.

iv. De acuerdo a las circunstancias puede practicarse la auditoría operativa en forma parcial,
considerando una o más áreas específicas periódica y rotativamente.

v. La Auditoría Operativa debe ser hecha por un grupo multidisciplinario, donde cada
profesional se debe incorporar en la medida que se necesiten sus conocimientos.

El Auditor Operativo, debe basar su preparación en administración general, teoría de la

organización, auditoría, economía, costos, psicología general y social, comercialización,
finanzas, administración de personal, producción política y estrategia de empresas entre otras
mas.

vi. No debe entorpecer las operaciones normales de la empresa.

Las características del medio externo y sus iteraciones con la empresa, caen dentro del ámbito
de la auditoria operativa.

1.3.4. LA AUDITORÍA OPERATIVA Y LA AUDITORÍA FINANCIERA

La auditoría financiera enfatiza si se registró de forma correcta la información histórica, es

decir verifica registros contables. La auditoría operacional, en tanto, enfatiza la efectividad y la
eficiencia. La auditoría financiera está orientada al pasado, mientras que una auditoría
operacional tiene que ver con el desempeño de la operación para el futuro.

1.3.5 LA AUDITORIA INTERNA Y SU IMPORTANCIA

La auditoria interna es una función de control interno posterior de las entidades públicas, que
se realiza a través de una unidad especializada, cuyos integrantes no participan en las
operaciones y actividades administrativas. Su propósito es contribuir al logro de los objetivos
de la entidad, analizando los resultados y la eficiencia de las operaciones.

1.4 COMPLEJIDAD DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La auditoría operativa se basa en normas para verificar la eficiencia, eficacia de las operaciones
administrativas por lo tanto las etapas que sigue están enmarcadas en ellas.
1.5 ALCANCE DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Se refiere al periodo auditado, así como la cobertura del trabajo para cumplir con el objetivo
de la auditoría

1.6.1.NORMAS DE LA AUDITORIA

Normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad los que se derivan de la naturaleza
de la actividad de auditoría y de sus características específicas.

En conclusión, la normalización de una actividad establece un conjunto de formalidades y

características fundamentales que forman la identidad de dicha disciplina y constituyen los
requisitos de calidad en las etapas de planificación, ejecución y comunicación de resultados de
la auditoría.

1.6.2 NORMAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

1.6.4 TÉCNICAS, PROCEDIMIENTOS Y PROGRAMAS DE AUDITORIA

Técnicas

Dentro de las técnicas tenemos:

Cuestionarios, entrevistas, observación, Documentales, informáticas, otras tales

como árboles de decisión, y otras mas ayudados por las estadísticas, matemáticas,
probabilidades, programación lineal ,etc. Estas las utiliza el auditor operativo en el trabajo de
auditoría para obtener evidencia.

Procedimientos de Auditoria

El auditor en general, no forma a su juicio de una sola técnica, sino que aplica muchas de ellas
para un mismo hecho.
El Instituto Mexicano de Contadores Públicos, ha definido los procedimientos de auditoria,
diciendo que son: "el conjunto de técnicas que forman el examen de una partida o un conjunto
de hechos o circunstancias".

Se pueden formular programas generales y pormenorizados, según el grado de detalle. Los

primeros se limitan a un enunciado genérico de los procedimientos y técnicas a aplicar, los
segundos son mas detallados en la descripción de los procedimientos y técnicas de la auditoria
(procedimientos es el curso de acción y de las tareas a realizar).

Programas de Auditoria

Es planificar el trabajo general, además debe ser una guía de las tareas del examen en forma
precisa y orientadas a hechos o áreas especificas, con explicación de lo que debe hacerse.

El programa de auditoria es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los

procedimientos de auditoria que han de emplearse y en que oportunidad se aplicaran.

1.7 ENFOQUE DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La auditoría operacional permite evaluar la calidad de las operaciones enfocando su examen,

herramientas y metodología, a la contribución de una mayor eficiencia operativa y a la
optimización en el uso de los recursos organizacionales.

1.8 METODOLOGÍA Y FASES DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de la entidad

auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para el examen recaiga en un
determinado subsistema de la organización, la metodología que usaremos pera examinar la
entidad será:

i. Etapa Preliminar: conocimiento previo de la empresa.

ii. Etapa de Estudio General: definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las causas
últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos
administrativos y gestión de cada área.

iii. Etapa de Estudio Especifico: se puede establecer la relación entre los problemas visibles y
potenciales y las causas que en verdad lo originaron

El auditor debe generar un modelo de control.

Con el material ordenado se procede aun análisis del problema, con el fin de formular los
juicios que conozcan al diagnostico real de la situación y también a un pronostico.

iv. Etapa de comunicación de Resultados: es un informe que proporciona una opinión

meditada, experta e independiente en relación a la materia sometida a examen, con su
evidencia correspondiente

1.8 METODOLOGÍA Y FASES DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La estructura del informe debe contener:

Objetivo de la auditoria.

Metodología.
Alcance del trabajo

Diagnostico.

Recomendaciones.

Pronostico.

Anexos.

v. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido solucionadas.

Si el auditor es de la empresa no tiene para que conocer y se salta esta etapa.

1.9 CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Toda auditoria operativa tiene las siguientes características:

Estratégicas. Se enfocan en los aspectos críticos o relevantes que se identifiquen en el

desarrollo de la auditoría.

Objetivas. Al desarrollarlas se debe asegurar que los hallazgos y las conclusiones se

fundamenten, en lo posible, en evidencia verificable.

Confiables. La información que presente y reporte la auditoría debe ser veraz y exacta, de
manera que minimice los riesgos de interpretación.

Diligentes. Se deben atender, con diligencia y oportunidad, los requerimientos del organismo
competente de control.

Efectivas. Las recomendaciones y acciones correctivas, preventivas o de mejoramiento a

aplicar, respecto de las situaciones detectadas deben mejorar el sistema de control.

1.10 ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA OPERATIVA

Con este marco las etapas o actividades a seguir para tener un conocimiento preciso de la
situación, el contexto en que se encuentra la obtención de las evidencias, la formación de
juicios y opiniones, proposiciones y pronósticos por parte del auditor:

• Etapa de estudio preliminar.

• Etapa de estudio general.

• Etapa de estudio específico.

• Etapa de comunicación de resultados.

• Etapa de seguimiento.
TEMA No. 2 METODOLOGIA Y REALIZACION DE ACTIVIDADES EN LA
AUDITORIA OPERATIVA

FASES DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL

Las fases son:

PLANIFICACIÓN Que comprende:

FASE I Estudio Preliminar,

FASE II Comprensión de la Entidad Auditada,

EJECUCIÓN que comprende:

FASE III Selección de Áreas Críticas o Débiles,

FASE IV Examen Detallado de las Áreas Críticas y

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS Que comprende:

FASE V comunicación de resultados.

MODELO METODOLÓGICO DE LA AUDITORIA OPERATIVA

i Introducción
Este modelo es general y debe adaptarse a cada caso a la profundidad de cada etapa
dependerá de cada auditor.
Este método tiene dos supuestos:
La auditoría operativa realizara por parte de auditores externos, que no conocen
mayormente la entidad.
La administración superior de ella no muestra ninguna preferencia para efectuar el
examen en algún subsistema determinado de la organización.
Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento preciso de la situación, el
contexto en que se encuentra la obtención de las evidencias, la formación de juicios y
opiniones, proposiciones y pronósticos por parte del auditor:
_ Etapa de estudio preliminar.
_ Etapa de estudio general.
_ Etapa de estudio específico.
_ Etapa de comunicación de resultados.
_ Etapa de seguimiento.

PLANIFICACIÓN

ii. Etapa de Estudio Preliminar

a. Introducción
En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio externo.
Esto es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades
formular un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un acuerdo con él para
realizar la auditoria operativa.
Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del trabajo, su extensión, el tiempo
estimado de duración, el grupo que se haría cargo de la labor y ciertos elementos
materiales requeridos.
Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:
_ Recopilación de antecedentes.
_ Establecimientos de objetivos.

b. Recopilación de Antecedentes
Las primeras actividades deben encaminarse a obtener información en relación a
aspectos tales como
_ Razón social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y sucursales.
_ Objetivos fundamentales.
_ Giro de la empresa y productos que fabrica.
_ Naturaleza jurídica y reglamentación orgánica.
_ Sector económico al que pertenece y organismo a cuya fiscalización está sometida.
_ Conexión con grupos económicos.
_ Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del directorio y origen de su
representación.
_ Composición del patrimonio.
_ Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas, número de personas, dispersión y
cobertura geográfica, número de clientes y proveedores, participación en el mercado.
_ Posición económica y financiera.
_ Estadísticas respecto a ventas, producción, endeudamiento y otras.
_ Diversificación de productos.
_ Principales proyectos de inversión.
_ Características de la competencia.
_ Variables políticas, culturales, sociales y económicas que la afectan.
Con toda esta información el auditor delinea el diseño general del trabajo como la
duración del examen, cantidad de personas y costo de ellas y aspectos que le interesen al
cliente.
Los antecedentes anteriores señalados pueden ser obtenidos, entre otras, de las
siguientes fuentes:
_ Memorias de la entidad.
_ Balances y otros estados financieros y económicos públicos.
_ Actas del directorio.
_ Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores de la empresa.
_ Instituciones financieras y otros acreedores.
_ Informes de otras auditorias.
_ Informes de trabajos de consultoría.
_ Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro.
_ Revistas especializadas.
_ Organizaciones gremiales.
_ Carpeta permanente de la empresa.

c. Establecimiento de los Objetivos

Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para
determinar:
_ Que espera el cliente de la auditoria.
_ Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoria.
_ Que se va a buscar concretamente (objetivos y alcance).
_ Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y en qué momento.
_ Cuáles son las fechas tentativas de inicio y termino del trabajo.
_ Otros aspectos.
Todo esto marca un plan de acción y de presupuesto, que de ser aceptada por el cliente
se da el inicio a la auditoria operativa.

iii. Etapa de Estudio General

a. Introducción
En esta etapa se definen las áreas críticas o estrategias en las cuales se va a profundizar
el estudio, para después llegar a la raíz de los problemas o situaciones conflictivas
detectadas.
Con este objeto, debemos conocer el sistema de administración aplicado; los principales
subsistemas de la organización, sus conductas y la forma como contribuyen al logro de
los objetivos totales; los sistemas de control existentes en general, y toda otra
información que se considere útil para el desarrollo de la auditoria.
En grandes organizaciones es casi imposible que la investigación recaiga
simultáneamente sobre toda la organización, y por lo tanto se debe aplicar en una parte
de ella.
En esta etapa se comprende de las siguientes fases:
_ Fase de conocimiento general de la unidad.
_ Fase de evaluación del control de gestión y del control interno administrativo.

_ Fase de análisis.
_ Fase de determinación de áreas críticas.
b. Conocimiento General de la Entidad.
Es profundizar la información general recopilada para obtener un marco de acción para
así poder desarrollar las fases siguientes.
Entonces el auditor aumentara su conocimiento en aspectos como:
_ Objetivos operativos de la empresa y de sus principales unidades.
_ Políticas generales y de cada área.
_ Estrategia y tácticas en uso.
_ Utilización de índices de gestión.
_ Nombre y características de sus principales ejecutivos.
_ Estructura formal de la organización.
_ Estructura informal y características del personal de la empresa.
_ Estado de la relación entre el personal y la gerencia.
_ Estructura de los sistemas de información y de comunicaciones.
_ Productos de fábrica y/o comerciales.
_ Canales de distribución.
_ Volúmenes de producción y/o de compras y ventas por producto.
_ Márgenes de contribución.
_ Ubicación geográficas de las plantas.
_ Clasificación y ubicación de los clientes.
_ Características del mercado y naturaleza de la competencia.
_ Nivel de los inventarios.
_ Tipos de procesamientos de la información utilizados.
_ Sistemas de autorizaciones por nivel.
_ Nivel y estructura del endeudamiento.
_ Situación de caja y proyecciones.
_ Proyectos de inversión.
_ Características del proceso productivo.
_ Características de la tecnología en uso.
- Fuentes de materias primas e insumos.
_ Influencias políticas, económicas, sociales y culturales del medio, etc.
El auditor debe verificar en forma directa el funcionamiento de la empresa (como los
computadores, procesos productivos, productos que fábrica, plantas, etc.) como también
entrevistarse con los principales ejecutivos.
Además puede tener información de documentos en los cuales hagan referencia a
decisiones tomadas, organigramas, manuales de procedimientos y organización, de las
relaciones industriales, balances, costos, listado de cumplimiento de metas, etc.

c. Evaluación del Control de Gestión y Administrativo

El control de la gestión abarca todos los subsistemas de la empresa y sus conductas y el
sistema de control debe reflejar cualquier desviamiento de estos subsistemas respecto a
sus proyecciones. Así se puede ver que subsistemas son los que necesitan un examen.
El control de gestión se apoya en una efectiva planificación y en un sistema organizado
de información, a la vez que está integrado en el proceso decisional, evaluar dicho
control como parte de la auditoria implica necesariamente examinar la existencia y
funcionamiento de estos elementos, que son las expresiones primarias del proceso de la
administración de cualquier ente.
Además debe evaluarse el sistema de control interno administrativo, no solo en relación
a la protección de los activos y confiabilidad de la información financiero y contable,
sin que también en la eficiencia en las operaciones y la adhesión a las políticas. Se
requerirá examinar si la administración ha adoptado las acciones tendientes a
implementar el sistema en su estructura y operación.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta fase son:
_ La existencia de un sistema de planificación y sus principales características.
_ La existencia de un sistema de información administrativo y sus principales
características.
_ La implementación de los dos sistemas anteriores por niveles, que permita actuar por
excepción.
_ La existencia de herramientas de control para evaluar la gestión por áreas clave de la
empresa.

_ El grado de integración del sistema de control de gestión en uso y los elementos de

que se compone.
_ El uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la gestión.
_ Las características del proceso de toma de decisiones y su relación con el control y la
planificación.
_ Los controles establecidos acerca de toda la información que circula en la entidad
(recopilación, proceso, análisis y comunicación).
_ La adecuación de la estructura formal a los objetivos operativos del sistema empresa.
_ La flexibilidad en el diseño de dicha estructura.
_ La implantación de procedimientos formales para la necesaria integración y
coordinación entre las diferentes unidades administrativas.
_ La subordinación de estos procedimientos a los objetivos y políticas del ente.
_ La formulación de presupuestos y de un sistema de control presupuestario que cubran
todas las áreas de importancia.
_ La existencia de un sistema de costos para medir la contribución de cada producto a
las utilidades, valorizar los inventarios y ayudar a determinar precios de venta.
_ La existencia de análisis de cargos, con su respectiva descripción y especificación.
_ La implantación de políticas y programas coherentes de selección, capacitación y
evaluación del personal.
_ La existencia de una unidad de auditoria interna, cuyos programas incluyan la
evaluación de la gestión administrativa; el conocimiento de los mencionados programas
y su aplicación.
La evaluación de estos controles se tienen que comparar con los principios del control,
la teoría administrativa y organizativa, así puede ver las fortalezas y debilidades del
control de la empresa.

d. Análisis
Se debe comparar lo observado con los requisitos mínimos de calidad que aseguran un
adecuado control de desviaciones en cada área y su impacto en la gestión total.
De esta forma se señala que subsistema de la administración falla en el control.
e. Determinación de las Áreas Críticas
Con la información que el auditor posee, puede jerarquizar las áreas críticas para
profundizar el examen.
Los antecedentes a considerar son:
_ El resultado de la evaluación del control interno administrativo y de gestión.
_ El interés de los directivos de la organización.
_ La importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus operaciones, su
complejidad y los riesgos que involucra.
_ Los resultados de otras auditorias.
_ Los juicios que adicionalmente se haya formado el auditor respecto de la calidad de la
administración
Con esta información se puede hacer un pre diagnóstico de la situación y cambiar el
rumbo de la investigación si es necesario (previa conversación con el cliente).

iv. Etapa de Estudio Especifico

a. Introducción
El objetivo de esta etapa es determinar cuáles son las causas de los problemas
detectados, además de las operaciones realizadas en ellas, sus relaciones con la empresa
y con el medio. Además debe evaluarse el control de dicha área.
Las fases de esta etapa son:
_ Fase del conocimiento específico del área(s) crítica(s).
_ Fase de evaluación del control interno administrativo y del control de gestión
específicos.
_ Fase de búsqueda de relaciones causa-efecto.

_ Fase de análisis y evaluación de evidencias probatorias.

_ Fase de preparación del diagnóstico y pronóstico.

b. Conocimiento Específico del Área Crítica

El objetivo de esta fase es obtener información sobre todas las características internas de
ella, para establecer un marco de acción.
Se debe saber:
_ Los objetivos, planes y políticas establecidos por la gerencia para el área.
_ Sus metas, programas y presupuestos de operación, a mediano y largo plazo.
_ La coordinación entre objetivos, planes, políticas, metas, programas y presupuestos.
_ La estructura formal del área.
_ La estructura informal de la misma y su interrelación con lo formal.
_ La concordancia entre la estructura formal y los objetivos, metas y políticas definidos.
_ La información que emite, procesa y recibe el área.
_ Las características de sus ejecutivos y personal correspondiente.
_ Las relaciones con otras áreas, con la administración superior y con el entorno.
_ El tipo y cantidad de recursos que emplea.
_ La autonomía relativa al área y su importancia en el sistema total.
_ Los procedimientos y métodos de trabajo.
_ La motivación del personal.
_ Etc.
Ahora con esta información el auditor debe formular un modelo teórico de control
interno administrativo y de gestión del control para el área. Después con este modelo se
compara con la realidad. Además este modelo debe asegurar el logro eficiente, eficaz y
económico del área.
Llegado a este punto, el auditor está en condiciones de especificar los requerimientos de
control del área, para luego proceder a verificar si realmente se cumplen.

c. Evaluación del Control Interno Administrativo y de Gestión Especifico

El objetivo de esta fase es definir el alcance y profundidad de los procedimientos de
auditoria a aplicar.
Para evaluar el control se deben basar en los componentes del sistema y su operación, a
través de su estructura.
Con el modelo teórico del control formulado y los datos recopilados se deberá proceder
a definir en forma generalizada el problema, para poder en seguida definir el programa
de auditoria a seguir.
d. Búsqueda de Relaciones Causa-Efecto
En esta fase se reúnen las evidencias suficientes para los juicios que el auditor va
formular.
Se define el programa de auditoría, este servirá como guía en la evaluación de los
problemas. Además los objetivos de este programa es la búsqueda de las fallas.
El alcance del programa específico de auditoria estará determinado básicamente por:
_ Los resultados de la evaluación del control interno administrativo.
_ Las tendencias que señale la evaluación del control de gestión y los propios
indicadores de gestión.
_ La experiencia del equipo de auditoria.
El programa puede ir variando en la medida que se necesite.
Los procedimientos y técnicas del programa de auditoria deben ser los más adecuados
para reunir las evidencias. Para la elección de estos es muy importante la experiencia
del auditor.
Se deben acumular las evidencias que permitan emitir una opinión, ello implica obtener
antecedentes del área auditada y comprobar la su veracidad y confiabilidad.
La veracidad y confiabilidad de los antecedentes se comprueba a través de los
procedimientos y técnicas que el auditor eligió. El auditor en este punto debe estar
satisfecho y una vez que está listo para emitir un juicio sobre la situación.

e. Análisis y Evaluación de las Evidencias

Una vez finalizado el programa de auditoria hay que evaluar las evidencias reunidas (tal
como se dijo en la fase anterior).
Los antecedentes se estudian separadamente. Este examen comprende:
_ Evaluar el alcance del trabajo realizado.
_ Evaluar la representatividad de los antecedentes reunidos.
_ Evaluar la correspondencia existente entre los antecedentes en cuestión y la materia
motivo de análisis.
El alcance determina la suficiencia de las evidencias como para sustentar un juicio.
La representatividad de los antecedentes establece si ellos son válidos, es decir, si
reflejan verdaderamente la situación real del área.
La correspondencia entre evidencias y materias bajo análisis revela si las primeras son
pertinentes, en el sentido de referirse al área en estudio y no a otra.

f. Preparación del Diagnóstico y Pronóstico

Una vez verificados los antecedentes se tiene un panorama preciso de la realidad
auditada y así poder emitir un diagnóstico de la situación.
Este diagnóstico debe incluir causas que ocasionaron el problema y la eficacia,
eficiencia y economía con que este problema afecta a la empresa y los juicios del
auditor.
Con esta base el auditor señalara recomendaciones que permitan solucionar los
problemas y sus consecuencias, para que los administrativos adopten las medidas
pertinentes, además estas recomendaciones deben ser aplicables en la empresa, por lo
que el auditor debe tener mucho criterio en sus proposiciones.
Luego, ha de preparar su pronóstico. Para ello, debe estimar conversando con el cliente,
la evolución del marco externo que más efectué a la organización a mediano y largo
plazo, y una vez hecho esto, proyectar el manejo de la entidad en términos de las
variables que ella control, en la alternativa de considerar descartar las recomendaciones
a la dirección.
Ahora se confecciona un borrador que debe ser discutido con el cliente y los afectados
por este informe, así se pueden evitar los malos entendidos y sorpresas, además con las
conversaciones con estas personas, le podrán decir al auditor la existencia de algunas
evidencias que el no considero.

v. Etapa de Comunicación de Resultados

Ahora ya se está en condiciones de hacer el informe de la auditoria operativa. En él se
explicaran los objetivos y alcance del trabajo, la metodología utilizada, áreas críticas
(con los problemas y causas) y el enjuiciamiento de ellas en términos de eficacia,
eficiencia y economía, también las soluciones y recomendaciones.
El ordenamiento del informe podría ser:
_ Objetivo de la Auditoria: al clasificar el propósito del y la necesidad que satisface, es
más fácil darle un sentido de unidad al informe y lograr una mejor recepción de él por
quienes no estaban cabalmente informados del origen del examen.
_ Metodología Utilizada: este punto expone la rigurosidad científica da la auditoria y la
validez de los juicios que emite.
_ Alcance y Limitaciones del Trabajo: es importante señalar cual fue el ámbito
sometido a la evaluación y la muestra analizada, para que el receptor conozca el marco
de referencia utilizado para los juicios que se formulan.
Es igualmente importante consignar las razones que han podido impedir una plena y
libre realización de la auditoria, limitando de esta forma las opiniones, del equipo
profesional.
_ Diagnóstico: deben dejarse establecidos los hechos y circunstancias que caracterizan
la situación en estudio y su aspecto positivo y negativo, latente y evidente.
Estos hechos pueden clasificarse en: generales de la entidad y específicos de ciertas
áreas, en orden descendentes de urgencia y relevancia para la entidad.
En este punto, debe incluirse el juicio sobre el grado de eficacia, eficiencia y economía
de la gestión.
El diagnóstico de la situación es la base para formular las sugerencias y
recomendaciones del caso.
_ Sugerencia y Recomendaciones: son las medidas que, a juicio del grupo de trabajo,
permitirán a la organización lograr más eficaz, eficiente y económicamente sus
objetivos, solucionando sus actuales problemas, previendo otros y aprovechando al
máximo las posibilidades que el medio externo y sus propios recursos le ofrecen.

_ Pronostico: la auditoria operativa debe formar un juicio orientado hacia el futuro, a

fin de ayudar al usuario a visualizar cual será la situación del ente evaluado si se
adoptan las medidas correctivas propuestas, o se toma la decisión de no considerarlas o
de hacerlo solo parcialmente.
Esta proyección de una situación en el tiempo es uno de los mayores aportes que pueda
realizar el equipo de la auditoria operativa a la dirección superior y, para ello debe
ponderar cuidadosamente las variables internas como las externas que determinaran el
contexto futuro.
Cuando se entrega el informe el auditor da constancia del cumplimiento del trabajo
y la dirección evalúa el trabajo que él hizo, su utilidad, valorización de resultados y
conveniencia de haber hecho la auditoria.
Es importante que el informe cumpla los requisitos expuestos en las normas.

vi. Etapa de Seguimiento

Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe ver que el
informe llegue a todos los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan, además
debe controlar sus decisiones para que estas no se desvíen.
Esta etapa debe ser fijada con el cliente.

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA OPERATIVA

La primera norma de auditoría operacional es: La auditoría debe planificarse de tal

forma que los objetivos del examen sean alcanzados eficientemente.

La planificación de la auditoría debe permitir un adecuado desarrollo del resto de las

etapas del examen, facilitando su administración y una utilización eficiente de los
recursos humanos y materiales involucrados.

La planificación de la auditoría no puede tener un carácter rígido. El auditor

gubernamental puede modificar el alcance y la metodología cuando en el desarrollo del
mismo se encuentre con circunstancias no previstas o elementos desconocidos, y cuando
los resultados del trabajo indiquen la necesidad de hacer variaciones a lo previamente
establecido. Toda modificación debe justificarse y documentarse en una adenda al
Memorándum de Planificación de Auditoría. La planificación no debe entenderse
únicamente como una etapa inicial anterior a la ejecución del trabajo, sino que ésta debe
continuar a través de todo el desarrollo de la auditoría.

Al planificar la auditoría deben definirse los objetivos del examen, el objeto, el alcance
y la metodología. Los objetivos, individualmente o en conjunto, pueden ser: evaluar la
eficacia de los sistemas de administración y control interno; eficacia, eficiencia,
economía de las operaciones y/o sobre la efectividad. El alcance está relacionado con
las entidades, sistemas, operaciones y período de cobertura de la auditoría. La
metodología se refiere a la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de
auditoría a ser aplicados para obtener evidencia competente y suficiente, necesaria para
alcanzar los objetivos definidos.

El auditor gubernamental debe obtener una comprensión de las entidades, sistemas y

operaciones a ser auditadas, actividades, unidades organizacionales y/o programas de la
entidad auditada, con el fin de establecer la trazabilidad de las operaciones que serán
objeto de auditoría, así como de la normativa aplicable. Para obtener dicha
comprensión, el auditor gubernamental debe considerar, entre otros y según
corresponda, los aspectos que se indican a continuación:

a) El ordenamiento jurídico administrativo y otras normas legales aplicables. Entender

las leyes y la normativa aplicables es esencial para comprender los sistemas y
operaciones de la entidad.

b) Los objetivos y metas de los planes, programas y presupuestos de la entidad. Es

esencial que el auditor gubernamental conozca los objetivos estratégicos, de gestión y
las metas para determinar en forma preliminar si éstos son consistentes respecto a la
misión de la entidad, y si están debidamente difundidos entre los funcionarios
responsables de su logro. c) Las políticas generales de la entidad, para evaluar su
consistencia con la misión y los objetivos estratégicos y de gestión. d) Los criterios que
permitan establecer en qué medida se han alcanzado los objetivos institucionales en
términos de eficacia, eficiencia, economía y/o de efectividad. El auditor gubernamental
es responsable de identificar los criterios de medición aplicables a los objetivos
específicos de la auditoría. Los criterios identificados son los medidores de rendimiento
usados para determinar si la entidad, el sistema y la operación, objeto de la auditoría,
satisfacen o superan las expectativas; estos criterios proporcionan el entorno para
entender los resultados de la auditoría. Algunos ejemplos de posibles criterios son:
propósito o metas establecidos por ley o regulación o fijados por la administración,
impactos esperados, normas técnicas, opiniones de expertos, desempeño en años
anteriores y desempeño de entidades similares. En el caso de que la entidad auditada no
haya definido criterios de medición que le permitan evaluar la gestión, el auditor
gubernamental debe desarrollar los criterios de medición para el examen, los cuales
deben ser puestos en conocimiento de los ejecutivos de la entidad auditada previa
coordinación, explicando la forma en que se aplicarán en el desarrollo del examen. e) La
cantidad de recursos empleados, la naturaleza de las operaciones, los bienes y servicios
que produce o presta la entidad y los resultados alcanzados. f) La información contable
y gerencial. g) La determinación del riesgo de auditoría. h) Los hallazgos y
recomendaciones significativos detectados en auditorías previas. i) La evaluación del
control interno relevante a los fines del examen, que se desarrolla en la Norma de
Auditoría Operacional 233. j) La identificación de los sistemas de administración y
control relacionados con el objeto de la auditoría. Con base en el análisis de la
información obtenida sobre la trazabilidad de las operaciones y la evaluación del control
interno, se deben identificar las áreas críticas, riesgos y efectos, que serán objeto de la
auditoría.

Como resultado del proceso de planificación, se debe elaborar el Memorándum de

Planificación de Auditoría, documento que debe contener todos los aspectos detallados
en la presente norma y aquéllos que se consideren necesarios incluir, y que tengan
relación con los objetivos del examen, el objeto, el alcance y la metodología.
METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA OPERATIVA- NECESIDAD DE UNA
METODOLOGÍA PROPIA

La metodología propuesta es un conjunto armónico de métodos debidamente

estudiados para el desarrollo de la auditoria operativa. Es un programa de acción, un
camino a utilizar por el auditor para el logro, de los objetivos de la evaluación.
Una metodología propia para la auditoria operativa, es necesaria para un mejor
aprovechamiento de los recursos.

La auditoría operativa debe ser hecha por un equipo multidisciplinario. Una buena
metodología permite aprovechar al máximo las capacidades de cada miembro.

La auditoría operativa es un proceso sistemático de evaluación y por esto deben ocupar

estrategias, tácticas y métodos, recursos, etc. y se debe documentar durante el proceso.

CARACTERÍSTICAS DE LA METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA

OPERATIVA

La metodología propuesta para la auditoría operativa sigue el método de las

aproximaciones sucesivas, en tal forma que cada una de sus etapas le permite al auditor
acercarse más a las soluciones buscadas y a los hechos que el intenta conocer. Las
etapas a desarrollar implican la ejecución de un plan de conocimiento gradual de la
materia bajo examen, obteniendo cada vez mayor precisión sometidas a un proceso de
revisión y control realimentador, en virtud del cual detecta sus errores y los corrige
sobre la marcha. Esta metodología separa los problemas para analizarlos
individualmente, pero en forma simultánea, los combina e interrelaciona bajo distintos
criterios. El proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual es dividida en áreas y
funciones (subsistemas) para una vez identificados los problemas parciales, busca las
interacciones con la organización total. Ello habilita al auditor para integrar los
elementos estudiados a la luz de las características de sinergia y recursividad, pudiendo
así llegar a conclusiones y recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la
entidad.

NORMAS SOBRE PLANEACIÓN

NA-1 Normas Básicas de Auditoría (CNTAC)

NIA-300 Planeación de la auditoría
NAG Relativas a la planificación
Normas de auditoria operacional versión 3

CONTROL INTERNO

La tercera norma de auditoría operacional es: Debe obtenerse una comprensión del
control interno con relación a los objetivos del examen. El control interno es un proceso
implementado por la dirección y todo el personal, diseñado con el objeto de
proporcionar una seguridad razonable para el logro de objetivos institucionales.
Comprende los instrumentos de control interno previo y posterior incorporados en el
plan de organización, incluyendo la Unidad de Auditoría Interna y todos los métodos
coordinados y procedimientos adoptados en la entidad para la consecución de los
objetivos institucionales. La auditoría operacional otorga fundamental importancia a las
actividades de control que tienen relación directa e importante con los objetivos de la
auditoría, con el propósito de: a) Identificar las áreas críticas de mayor significación que
merezcan un examen profundo y cuyos resultados pueden ofrecer mayores beneficios
para la entidad. b) Establecer la naturaleza, extensión y oportunidad de las pruebas a ser
aplicadas en las siguientes fases de la auditoría. c) Determinar los recursos humanos
necesarios para las siguientes fases o parte de ellas, tanto de auditores gubernamentales,
así como de personal de apoyo especializado. El estudio y evaluación del control interno
incluye dos fases: a) Conocimiento y comprensión de los procedimientos establecidos
en la entidad, al término del cual, el auditor gubernamental debe ser capaz de hacer una
evaluación preliminar del control interno. b) Comprobación de que los procedimientos
relativos a los controles internos están siendo aplicados tal como fueron observados en
la primera fase.

EVIDENCIA DE AUDITORÍA

La cuarta norma de auditoría operacional es: Debe obtenerse evidencia competente y

suficiente como base razonable para sustentar los hallazgos y conclusiones del auditor
gubernamental. El trabajo del auditor gubernamental consiste en obtener y examinar
evidencia para arribar a conclusiones e informar sobre los objetivos del examen. La
evidencia obtenida en el desarrollo del examen debe sustentar los atributos de los
hallazgos de auditoría a saber: condición, criterio, causa y efecto. Respecto a las
características de competencia, suficiencia y clasificación de la evidencia, y a los
papeles de trabajo que la contienen, deben considerarse los aspectos mencionados en la
Norma de Auditoría Financiera 224.

EVALUACIÓN, CONCLUSIÓN Y VALIDACIÓN

Una vez obtenida la evidencia debe ser evaluada y validada en suficiente y relevante de
los hallazgos para facilitar su comprensión, y para que su exposición sea convincente y
objetiva, bajo una perspectiva apropiada.

b) Las conclusiones que surgen de inferencias lógicas, basadas en los hallazgos de

auditoría. Tales conclusiones dependerán de lo persuasiva que resulte la evidencia que
sustenta los hallazgos y lo convincente de la lógica utilizada para formularlas.

c) Las recomendaciones que se consideren apropiadas para eliminar o reducir las causas
del problema y mejorar los sistemas y las operaciones auditadas de la entidad.

d) Los comentarios de la entidad auditada.

e) Las conclusiones respecto al cumplimiento de los objetivos de la auditoría.

TEMA No. 3 PROGRAMA DE AUDITORIA OPERATIVA

TRABAJOS PRELIMINARES
Proceso y operaciones
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar
alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su
organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le
permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto.
Elementos Principales de esta Fase
 Conocimiento y Comprensión de la Entidad
 Objetivos y Alcance de la auditoria

Conocimiento y Comprensión de la Entidad para auditar

Previo a la elaboración del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con
la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe
contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio,
capital, estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable
que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender
exactamente cómo funciona la empresa.
Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer
diferentes mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras:
• Visitas al lugar
• Entrevistas y encuestas
• Análisis comparativos de Estados Financieros
• Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
• Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
• Árbol de Objetivos. -Desdoblamiento de Complejidad.
• Árbol de Problemas
• Etc.

Objetivos y Alcance de la auditoria

Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoría, qué se
persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la
gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos
que mandan efectuar auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el
objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación
encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.
El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a
examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte
de uno de ellos, o más específicamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por
ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)
Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar: puede ser
de un año, de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios años.
Actividades
Actividades preliminares al inicio de una planeación de Auditoría de Información
Financiera
Las principales actividades consideradas al inicio de la planeación de un trabajo de
auditoría son las siguientes:
 • Pre planeación
 • Continuidad de la relación con el cliente
MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE III
(IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS CRITICAS O DÉBILES A
SER AUDITADAS O EXAMINADAS EN DETALLE)
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIAS
AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad)
MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE III
(IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS CRITICAS O DÉBILES A
SER AUDITADAS O EXAMINADAS EN DETALLE)
AUDITORES RESPONSABLES:
TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS REF. EJE. TOTAL

P/T POR HORAS

1. OBJETIVO DE LA FASE III

El propósito de esta Fase es el de identificar las áreas
débiles o críticas de la entidad, mediante la evaluación
del control interno contable financiero y operacional o
gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y
seleccionar las más importantes para orientar hacia ellas
los esfuerzos de auditoría. Las limitaciones de tiempo y
de recursos pueden limitar el alcance de la auditoría
operacional a una sola área, en cuyo caso se
seleccionarán las operaciones o actividades más
importantes que de acuerdo a la disponibilidad de
recursos puedan ser examinadas a profundidad.

2. PROCEDIMIENTOS
2.1 Identifique los ciclos de transacciones de la entidad,
elabore los flujo gramas respectivos y efectúe pruebas de
recorrido.
2.2 Analice el diseño de los sistemas de administración
financiera.
2.3 Identifique los controles clave y deficiencias y
formule conclusiones al respecto.
2.4 Compruebe el funcionamiento de los sistemas.
2.5 Evalúe el control interno operacional o gerencial.
2.6 Elabore un informe sobre la efectividad y
cumplimiento de los sistemas de administración y la
efectividad del control gerencial u operacional,
formulando las recomendaciones pertinentes para
mejorar.
2.7 Identifique las áreas débiles o críticas, con base en
los resultados de la evaluación del control interno.
2.8 Seleccione según su importancia el área débil o
crítica hacia la cual se orientarán los esfuerzos de
auditoría y dentro de ésta las operaciones que se
examinarán en detalle.
Nota 1: Los programas detallados para desarrollar los
procedimientos generales, serán elaborados a la medida
por el auditor encargado del trabajo y revisados y
aprobados por el supervisor.
Nota 2: Para la ejecución de los puntos 2.1 a 2.4 los
auditores deberán consultar el Capítulo 2 de la Parte II
del presente Manual, sobre Evaluación del Control
Interno (Enfoque de Auditoría de los Sistemas de
Administración).

FECHA DE FINALIZACIÓN:
REVISADO: FECHA:
FASE IV - EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS
Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoría operacional. Tiene por objetivo
evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas
seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y eficiencia
de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho grado. Sin
embargo, cuando los recursos humanos de auditoría son limitados para examinar en
detalle todas las operaciones del área o existen limitaciones de tiempo para la ejecución
del examen detallado, el alcance del trabajo se podrá limitar a algunas de las
operaciones más significativas, de tal forma que se puedan obtener resultados en un
tiempo prudencial.
Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor operacional
tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean significativos y
tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va a
proponer en su informe.
ACTIVIDADES QUE COMPRENDE EL EXAMEN DETALLADO DE LAS
ÁREAS CRÍTICAS O DÉBILES
Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deberá desarrollar las
siguientes actividades:
 Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que tenga
relación con el área crítica seleccionada.
 Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones
físicas, observación directa de las operaciones, consulta de literatura especializada, etc.
 Determinación de la precisión, confiabilidad y utilidad de la información del
área para uso de la gerencia o dirección de la entidad.
 Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse (Leyes,
decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas en el
presupuesto programático o en el Programa Anual de Operaciones PAO, estándares de
desempeño, indicadores de rendimiento).
 Determinación de la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista que
no esté involucrado en las operaciones examinadas.
 Selección de la operación u operaciones que se consideren más importantes o
significativas y dentro de estas las más viables, para ser examinadas a profundidad.
 Identificación y desarrollo de las características de los posibles hallazgos de
auditoría operacional (HAO), para establecer si las operaciones seleccionadas del área
examinada están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los objetivos
generales del área o unidad y de la entidad y para establecer la economía y eficiencia en
la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros involucrados en las
áreas críticas.
 Formulación de las conclusiones e identificación de las recomendaciones para
mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia de las operaciones involucradas
en los hallazgos de auditoría operacional.
Los anteriores puntos serán la base para elaborar el Programa general de la Fase, el cual
contemplará como último procedimiento la discusión de los resultados de los HAO con
los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.
PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL EXAMEN DE LAS ÁREAS CRÍTICAS

Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos

generales de auditoría operacional para desarrollar la Fase IV, pero será necesario
elaborar programas de trabajo detallados y a la medida, que contengan los pasos a
seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, según sean el tipo y la naturaleza del
área, unidad u operaciones que serán evaluadas.
Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a alcanzar
los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas (efectividad) o a
reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y mejorar el nivel de
eficiencia. Como ya se indicó en la sección dedicada a la metodología, en auditoria
operacional los programas deberán ser lo suficientemente flexibles que le permitan al
auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las circunstancias imprevistas que
pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación.
A continuación se presenta un modelo de Programa General de la Fase IV de una
auditoría operacional (Cuadro Nº 7), en el cual se incorporan las actividades básicas
mencionadas y que deberá desarrollarse mediante la elaboración de programas a la
medida para la ejecución de cada uno de los procedimientos.
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIAS
AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad)
PROGRAMA GENERAL DE LA FASE IV
(EXAMEN DETALLADO DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRITICAS)
AUDITORES RESPONSABLES:
TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS REF. EJE. TOTAL

P/T POR HORAS

1. OBJETIVO DE LA FASE IV
Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el
área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el
grado de efectividad, economía y eficiencia de las
operaciones y para formular las conclusiones y
recomendaciones para mejorar dicho grado.

2. PROCEDIMIENTOS
2.1 Revise detenidamente la información recopilada en
las Fases anteriores que tenga relación con el área crítica.
2.2 Recopile información adicional sobre el área por
medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación
directa de las operaciones y por otros medios que
considere
conveniente.
2.3 Determine la precisión, confiabilidad y utilidad de la
Información para uso de la gerencia o dirección.
2.4 Clasifique los posibles criterios de medición que se
podrán utilizar (Leyes, decretos, resoluciones, normas,
políticas, objetivos y metas establecidas en el
presupuesto programático o en el Programa Anual de
Operaciones PAO, estándares e indicadores)
2.5 Determine la necesidad de obtener asesoría técnica
de un especialista que no esté involucrado en las
operaciones
examinadas.
2.6 Seleccionar la operación u operaciones que se
consideren más importantes o significativas para ser
examinadas a profundidad.
2.7 Identifique y desarrolle las características de los
posibles Hallazgos de Auditoría Operacional (HAO).
2.8 Establezca sí las operaciones seleccionadas del área
Examinada están logrando los objetivos y metas
establecidas, dentro de los objetivos generales del área o
unidad y de la entidad.
2.9 Establezca la economía y eficiencia de las
operaciones
2.10 Redacte las conclusiones de los HAO.
2.11 Identifique las recomendaciones para mejorar la
eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las
operaciones involucradas en los HAO.
2.12 Discuta los HAO con los funcionarios responsables
de las operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los
mismos.
Nota: Los programas detallados para desarrollar los
procedimientos generales, serán elaborados a la medida
por el Auditor Encargado del trabajo y revisados y
aprobados por el supervisor.

FECHA DE FINALIZACION:
REVISADO: FECHA:
3.6.5 Programa de Evaluación de un Hallazgo
La evaluación de los Hallazgos de Auditoría Operacional debe efectuarse mediante el
desarrollo de programas específicos. A continuación se presenta en el Cuadro Nº 8 un
modelo de programa de evaluación de un posible Hallazgo.
MODELO DE PROGRAMA PARA LA EVALUACIÓN
DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
ENTIDAD:
ÁREA :
FECHA: (Fecha de la evaluación)
POSIBLE HALLAZGO :
TIEMPO PREVISTO__________________ FECHA DE
INICIO____________________
AUDITOR
RESPONSABLE:__________________________________________________
1. OBJETIVOS DE LA EVALUACIÓN REF. EJEC. TOTAL
P/T POR HORAS

Determinar la efectividad de la atención de pacientes

en el consultorio No. 1, obtener evidencias al respecto
y formular las recomendaciones pertinentes.
2. PROCEDIMIENTOS
2.1 Establezca la cantidad de pacientes atendidos, a la
fecha de evaluación.

2.2 Seleccione el criterio de medición que considere

más adecuado para medir la condición anterior.
2.3 Establezca el efecto absoluto y determine su
impacto en la misión principal de la entidad
2.4 Identifique las causas de los resultados negativos
obtenidos de la comparación entre la condición y el
criterio establecido.
2.5 Resuma con impacto el hallazgo, en una o dos
frases de no más de cuatro renglones.
2.6 Analice si el efecto negativo es recuperable total o
parcialmente.
2.7 Identifique y analice las causas del efecto Absoluto
establecido.
2.8 Si el efecto negativo es recuperable en el futuro
Determine la recomendación o recomendaciones
Necesarias para lograrlo.
2.9 Establezca la recomendación o recomendaciones
necesarias para evitar que las causas identificadas se
repitan en el futuro
2.10 Discuta con el personal de la empresa auditada el
hallazgo, las conclusiones y las recomendaciones
FECHA DE FINALIZACIÓN:
REVISADO: FECHA:
TEMA No 4 LOS PAPELES DE TRABAJO EN LA AUDITORIA OPERATIVA

DEFINICIÓN

Los papeles de trabajo en auditoría operacional son el conjunto de cédulas y

documentos que el auditor utiliza para dejar constancia o evidencia de:
 La Información obtenida en el transcurso del examen.
 La Evaluación de la efectividad del control interno contable financiero y
operacional, y de la identificación y selección de las áreas críticas.
 La evaluación o desarrollo de los hallazgos.
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida
por el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditoria aplicados, con ellos se sustentan las observaciones, opiniones y conclusiones
contenidas en el informe correspondiente

PROPÓSITOS U OBJETIVOS

1. Ayudar a organizar y coordinar las fases de la auditoria

2. Proporcionar información que será incluida en el informe de auditoria
3. Servir como respaldo de la opinión del auditor
4. Servir como evidencia en casos de demandas legales, etc.

CONSTANCIA DE LAS EVIDENCIAS DE LA EVALUACIÓN DE LOS HAO

EN PAPELES DE TRABAJO

La esencia de la ejecución de la Fase de examen detallado de las áreas críticas es la

evaluación de los hallazgos. Le corresponde por lo tanto al auditor operacional dejar
constancia de las evidencias de esta evaluación en papeles de trabajo, en
concordancia con las Normas de Auditoría Gubernamental de Nicaragua, NAGUN.
La teoría general de los Papeles de Trabajo en auditoría financiera es aplicable y
adaptable a los requerimientos de papeles de trabajo en auditoría operacional. A
continuación se presentan los aspectos más significativos de dicha adaptación.
CÉDULAS

Son los papeles de trabajo preparados directamente por el auditor y se dividen en

sumarias y analíticas. Las cédulas sumarias resumen todo lo concerniente al HAO
(condición, criterio, efecto, causa, conclusión y recomendación). Las cédulas analíticas
sustentan, fundamentan o demuestran los Hallazgos de auditoría operativa.

DOCUMENTOS

Son los papeles de trabajo preparados o suministrados por personas distintas al Auditor
(la entidad, terceros, etc.), que sirven para soportar o demostrar las aseveraciones del
Auditor.

UTILIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO

En auditoría operacional los papeles de trabajo sirven para:

 Sustentar y demostrar competentemente los hallazgos de auditoría operacional,
las conclusiones y recomendaciones para mejorar la efectividad o eficacia, economía y
eficiencia.
 Suministrar información suficiente para la preparación del Informe de Auditoría
Operacional
 Demostrar la solidez y calidad profesional del trabajo de Auditoría.
 Permitir la supervisión del trabajo de Auditoría.
 Guiar la conducción de Auditorías Operacionales subsiguientes.

ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

 Debe tener un encabezamiento que indique el área bajo examen o evaluación, la

fecha de la evaluación y el título de su contenido.
 Deben ser redactados con claridad, objetividad y adecuada gramática.
 Deben ser elaborados con limpieza y matemáticamente exactos
 Deben incluir las evidencias que sustentan las afirmaciones del Auditor.
 Deben contener las informaciones que demuestren la realización de las pruebas
y procedimientos realizados.
 Deben estar totalmente terminados, referenciados y cruzados de tal forma que su
revisión no requiera de la presencia de quien los elaboró.

ÍNDICE O REFERENCIAS Y CORREFERENCIAS

Es la codificación de las áreas y de los diferentes hallazgos, sirve para referenciar,

cruzar y archivar adecuadamente los papeles de trabajo.

MARCAS

Son signos convencionales que el Auditor utiliza para indicar el trabajo realizado o para
efectuar notas, observaciones y explicaciones.

ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO

 Archivo corriente está compuesto por los papeles de trabajo de interés exclusivo
para una Auditoría determinada y por lo tanto no son de uso continuo en auditorías
posteriores, como son los análisis que respaldan las pruebas realizadas, la
correspondencia relativa al examen, los programas de auditoría, etc.
 Archivo Permanente está integrado por los papeles de trabajo de utilización
continua o necesarios en auditorías posteriores como son: disposiciones legales,
políticas, procedimientos, organización de la entidad, evaluación de control interno, etc.
Este archivo es similar al Expediente Continuo de Auditoría (ECA) que actualmente
utiliza la Contraloría.
Finalmente, es importante señalar que en auditoría operacional es posible utilizar
papeles de trabajo de auditorías financiera ya elaborados, como cédulas analíticas o de
soporte de la sumaria de un Hallazgo de auditoría operativa. Esta circunstancia
generalmente se da cuando la auditoría operacional es parte de una auditoría con
enfoque integral.
TEMA No. 5 ESTUDIO Y DIAGNOSTICO PRELIMINAR

PROPÓSITO DEL ESTUDIO PRELIMINAR

Determinar el grado de eficacia, economía y eficiencia de las operaciones para formular

las recomendaciones para corregir deficiencias o para mejorar dicho grado de eficacia,
economía y eficiencia.

Contribuir al logro de la prosperidad razonable de la empresa o entidad.

CARACTERÍSTICAS DEL ESTUDIO PRELIMINAR

La fase de estudio preliminar presenta las siguientes características:

 ➢No es una lectura detallada de información o de manuales

 ➢Es un proceso rápido de recopilación de información escrita y mediante
entrevistas con funcionarios.
 ➢Si en la ejecución de esta fase se observan indicios de áreas críticas, no se debe
examinar solamente se dejará constancia en los papeles de trabajo para ser tenidos en
cuenta posteriormente.

FUENTES DE INFORMACIÓN

Las fuentes de información representan las instancias internas y externas a las que se
puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del
auditor.

Estas pueden ser Internas o Externas:

➢Fuentes de información internas

 • Órganos de gobierno
 • Órganos de control interno
 • Socios
 • Niveles de la organización
 • Unidades estratégicas de negocio
 • Sistemas de información

➢Fuentes de información externas.

 • Competidores actuales y potenciales

 • Proveedores actuales y potenciales
 • Clientes/usuarios actuales y potenciales
 • Grupos de interés
 • Organismos nacionales e internacionales que dicten lineamientos o normas
regulatorias y de calidad.
 • Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro.

PROCESOS, OPERACIONES, ACTIVIDADES Y FUNCIONES

➢Proceso y operaciones
En esta fase se establecen las relaciones entre auditores y la entidad, para determinar
alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situación de la entidad, acerca de su
organización, sistema contable, controles internos, estrategias y demás elementos que le
permitan al auditor elaborar el programa de auditoria que se llevará a efecto.

➢Elementos Principales de esta Fase

 • Conocimiento y Comprensión de la Entidad

 • Objetivos y Alcance de la auditoria

➢Conocimiento y Comprensión de la Entidad para auditar

Previo a la elaboración del plan de auditoria, se debe investigar todo lo relacionado con
la entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este análisis debe
contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio,
capital, estatutos de constitución, disposiciones legales que la rigen, sistema contable
que utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender
exactamente cómo funciona la empresa.

Para el logro del conocimiento y comprensión de la entidad se deben establecer

diferentes mecanismos o técnicas que el auditor deberá dominar y estas son entre otras:

 • Visitas al lugar
 • Entrevistas y encuestas
 • Análisis comparativos de Estados Financieros
 • Análisis FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades, amenazas)
 • Análisis Causa-Efecto o Espina de Pescado
 • Árbol de Objetivos. -Desdoblamiento de Complejidad.
 • Árbol de Problemas
 • Etc.

➢Objetivos y Alcance de la auditoria

Los objetivos indican el propósito por lo que es contratada la firma de auditoría, qué se
persigue con el examen, para qué y por qué. Si es con el objetivo de informar a la
gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por cumplimiento de los estatutos
que mandan efectuar auditorias anualmente, en todo caso, siempre se cumple con el
objetivo de informar a los socios, a la gerencia y resto de interesados sobre la situación
encontrada para que sirvan de base para la toma de decisiones.

El alcance tiene que ver por un lado, con la extensión del examen, es decir, si se van a
examinar todos los estados financieros en su totalidad, o solo uno de ellos, o una parte
de uno de ellos, o más específicamente solo un grupo de cuentas (Activos Fijos, por
ejemplo) o solo una cuenta (cuentas x cobrar, o el efectivo, etc.)

Por otro lado el alcance también puede estar referido al período a examinar: puede ser
de un año, de un mes, de una semana, y podría ser hasta de varios años.

➢Actividades
Actividades preliminares al inicio de una planeación de Auditoría de Información
Financiera

Las principales actividades consideradas al inicio de la planeación de un trabajo de

auditoría son las siguientes:

 • Pre planeación
 • Continuidad de la relación con el cliente
 • Requisitos éticos

➢Comprensión del trabajo (NIA 210)

➢Funciones

El auditor entrevista a unas pocas personas para obtener algunos datos básicos
relacionados con la función y el área.

Clasificará los datos de la manera más práctica posible, además se cerciorará de que la
persona entrevistada sepa en verdad de lo que está hablando, de hecho un auditor sabe y
tiene completamente entendido que cualquier información que no se compruebe corre el
riesgo de que no sea verídica y que solo esté basada en rumores.

Tal vez, la tarea que desempeña involucre varias funciones y un número de áreas que
exija observaciones de un modo más minucioso. Por lo tanto podemos decir que la
dimensión y volumen del trabajo de cada función, pueden ser objeto de estudio a fondo
por parte del auditor.

En este documento pretendo plasmar los elementos fundamentales que rigen las
investigaciones preliminares que realizan las auditorías internas, así como las
administraciones, haciendo uso del pensamiento y doctrina establecida por destacados
profesionales que han escrito y estudiado el tema, de diversa jurisprudencia
administrativa y judicial, pero en particular desde el punto de vista de las funciones y
responsabilidades del auditor y de su equipo de trabajo.

RESULTADO DEL ESTUDIO PRELIMINAR

➢Introducción

En esta etapa se tiene un conocimiento general de la entidad y del medio externo. Esto
es necesario para iniciar las conversaciones con el cliente, analizar sus necesidades
formular un plan muy general de acción y eventualmente llegar a un acuerdo con él para
realizar la auditoria operativa. Este plan debe incluir, a lo menos, el objetivo del trabajo,
su extensión, el tiempo estimado de duración, el grupo que se haría cargo de la labor y
ciertos elementos requeridos. Dentro de esta etapa se distinguen dos fases:

 • Recopilación de antecedentes.
 • Establecimientos de objetivos.

➢Recopilación de Antecedentes
Las primeras actividades deben encaminarse a obtener información en relación a
aspectos tales como:

 • Razón social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y sucursales.

 • Objetivos fundamentales.
 • Giro de la empresa y productos que fabrica.
 • Naturaleza jurídica y reglamentación orgánica.
 • Sector económico al que pertenece y organismo a cuya fiscalización está sometida.
 • Conexión con grupos económicos.
 • Nombre de los ejecutivos superiores, miembros del directorio y origen de su
representación.
 • Composición del patrimonio.
 • Tamaño de la entidad: capital, volumen de ventas, número de personas, dispersión
y cobertura geográfica, número de clientes y proveedores, participación en el mercado.
 • Posición económica y financiera.
 • Estadísticas respecto a ventas, producción, endeudamiento y otras.
 • Diversificación de productos.
 • Principales proyectos de inversión. Características de la competencia.
 • Variables políticas, culturales, sociales y económicas que la afectan.

Con toda esta información el auditor delinea el diseño general del trabajo como la
duración del examen, cantidad de personas y costo de ellas y aspectos que le interesen al
cliente.

Los antecedentes anteriores señalados pueden ser obtenidos, entre otras, de las
siguientes fuentes:

 • Memorias de la entidad.
 • Balances y otros estados financieros y económicos públicos. Actas del directorio.
 • Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores de la empresa.
 • Instituciones financieras y otros acreedores.
 • Informes de otras auditorias.
 • Informes de trabajos de consultoría.
 • Confederaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro.
 • Revistas especializadas.
 • Organizaciones gremiales.
 • Carpeta permanente de la empresa.

➢Establecimiento de los Objetivos

Tal como se ha señalado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para
determinar:

 • Que espera el cliente de la auditoria.

 • Que de ello es posible satisfacer y cuan factible es la auditoria.
 • Que se va a buscar concretamente (objetivos y alcance).
 • Que recursos deben estar en condiciones de proporcionar el cliente y en qué
momento.
 • Cuáles son las fechas tentativas de inicio y término del trabajo.
 • Otros aspectos.
Todo esto marca un plan de acción y de presupuesto, que de ser aceptada por el cliente
se da el inicio a la auditoria operativa.

TÉRMINOS DE REFERENCIA EN EL ESTUDIO PRELIMINAR

Los términos de referencia contienen las especificaciones técnicas, objetivos y

estructura de cómo ejecutar la auditoría, Describe el ámbito espacial donde ha de
ejecutarse el estudio o trabajo. Define el objetivo general y los objetivos específicos.

PROCESO DEL ESTUDIO PRELIMINAR

A continuación, se relacionan los procedimientos de carácter general que deben

desarrollarse durante esta fase de la auditoria.

 -Entrevista con el titular de la entidad, organización o empresa (Ministro, Director o

Gerente) y demás funciones de importancia, para obtener información sobre los 7
aspectos.
 -Recopilación de la información sobre dichos aspectos.
 -Visita de familiarización a las oficinas e instalaciones de la entidad, organización o
empresa, para: conocer su ubicación física, apreciar su tamaño y conocer brevemente a
los funcionarios responsables.

En síntesis, la fase de estudio preliminar en auditoria operacional es similar a la

auditoría financiera y solamente se diferencia en la diversidad y cantidad de la
información a recopilar, especialmente cuando se trata de la primera auditoria y en que
para su revisión y análisis existe una fase especifica en el proceso.

PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL ESTUDIO PRELIMINAR

En el siguiente cuadro presentamos el modelo de programa de auditoria para el

desarrollo de la Fase I del proceso de auditoria operacional de una entidad u
organización pública.

Este programa debe ser preparado por el supervisor del equipo de auditoria con la
colaboración del Auditor encargado del trabajo y sometido a la aprobación de la
dirección específica a la cual corresponda la entidad que se está auditando, igualmente
deberá ser adaptado a las características de la entidad, organización o entidad pública.

AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre de la Organización o Entidad)

MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE I

(Estudio Preliminar o Recopilación de Información)

AUDITORES RESPONSABLES:

TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

Ref. Ejec.
OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS BÁSICOS
P/T Por
 1. OBJETIVO DE LA FASE I
Recopilar información, clasificarla y referenciarla.
 2. PROCEDIMIENTOS
 2.1Prepare un calendario para las entrevistas con el Ministro y
viceministros o Auditores de la entidad (si este procedimiento no se
cumplió en la reunión inicial de presentación del equipo de Auditoria) y
con los Directores de Áreas y sub-áreas, con el fin de explicarles el
objetivo de la auditoria e identificar y solicitar información adicional a la
ya identificada en la elaboración de los Términos de Referencia y que no
esté en los archivos de la Contraloría.
 2.2Recopilación escrita sobre: a) Antecedentes b) Marco legar c)
Organización
 d) Operaciones, Proyectos y Programas
 e) Financiamiento
 f) Control
 g) Información Adicional
 2.3Obtenga información verbal sobre los aspectos que no Existiere información
escrita (Elabore un calendario de entrevistas y tramítelo con el Coordinador de la
entidad).
 2.4Visite las instalaciones de la Entidad u organización a nivel central y establezca
con claridad en que otros lugares o regiones tiene instalaciones, anotando la respectiva
dirección. En esta visita salude a los funcionarios responsables de las dependencias y
explíqueles brevemente el enfoque constructivo de esta auditoría. Deje constancia por
escrito de esta visita.
 2.5Clasifique la información recopilada

Nota: Los programas detallados para desarrollar los procedimientos generales, serán
elaborados a la medida por el auditor encargado del trabajo y revisado y aprobados por
el supervisor.

REVISADO:

FECHA:

Fuente “Auditoría Interna Operacional”

EXPLICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL ESTUDIO

PRELIMINAR

El motivo de la etapa Examen preliminar, es obtener un conocimiento general del objeto

de la organización, de sus principales características, su funcionamiento interno y del
medio externo en que se desenvuelve, con el fin de determinar qué programas y
procedimientos de auditorías se ajustan más a la entidad, cantidad de auditores a
emplear, tiempo estimado de ejecución y determinar el costo para reformular el
presupuesto de auditoria.

Los medios recomendables para el desarrollo de este estudio son por ejemplo: las
entrevistas programadas en cada una de las áreas funcionales, considerando los
manuales administrativos y el programa de auditoria Operacional.
Puede incluirse, además, un examen limitado de documentos, registros, informes o una
revisión de métodos y procedimientos de prueba, todo lo cual podrá servir de base para
sustentar el estudio preliminar y poder canalizar posteriormente las otras fases de la
auditoria administrativa.

Investigación preliminar: una vez definido la dirección y los factores que se auditaran,
la secuencia lógica para su desarrollo requiere de un reconocimiento o investigación
preliminar para determinar la situación administrativa de la organización.

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura técnica y legal, información del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una reformulación de los objetivos, estrategias,

acciones a seguir o tiempos de ejecución. Así mismo, permite perfilar algunos de los
problemas que podría seguir y brindar otra perspectiva.

Este acercamiento inicial demanda mucha precisión, ya que la información tiene que
analizarse con el mayor cuidado posible para no propiciar confusión cuando se
interprete su contenido.

 • Determinar las necesidades específicas.

 • Identificar los factores que requieren de atención.
 • Definir estrategias de acción.
 • Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.
 • Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
 • Especificar el perfil del auditor.

RESULTADOS DEL ESTUDIO PRELIMINAR

Los estudios preliminares son aquellos que nos permiten reconocer el terreno para
recabar información, datos y antecedentes necesarios para poder definir los diseños y
procedimientos del proyecto de construcción, obteniendo así un diseño más completo,
alcance económico y tiempo de ejecución.

La etapa preliminar en una auditoria de estados financieros tiene como objetivo

identificar y sentar las bases sobre las cuales se llevará a cabo un examen de estados
financieros. ... Iniciar los trabajos de auditoria de resultados de operación y otras a fin
de reducir la carga de trabajo en la etapa final.

El resultado preliminar es el, juicio o hecho que es consecuencia lógica de lo

demostrado o sucedido anteriormente, la consecuencia fruto de una determinada
situación o de un proceso el concepto se emplea de distintas maneras de acuerdo con el
contexto.

INFORME DE AUDITORÍA. VER TEMA

TEMA No. 6 EXAMEN Y EVALUACIÓN DE ÁREAS CRÍTICAS
Etapa de Estudio General donde se identifican las áreas críticas
a. Introducción En esta etapa se definen las áreas críticas o estrategias en las cuales
se va a profundizar el estudio, para después llegar a la raíz de los problemas o
situaciones conflictivas detectadas.

Con este objeto, debemos conocer el sistema de administración aplicado; los

principales subsistemas de la organización, sus conductas y la forma como
contribuyen al logro de los objetivos totales; los sistemas de control existentes
en general, y toda otra información que se considere útil para el desarrollo de la
auditoria.

En grandes organizaciones es casi imposible que la investigación recaiga

simultáneamente sobre toda la organización, y por lo tanto se debe aplicar en
una parte de ella. En esta etapa se comprende de las siguientes fases:

 Fase de conocimiento general de la unidad.

 Fase de evaluación del control de gestión y del control interno
administrativo.
 Fase de análisis.
 Fase de determinación de áreas críticas.

b. Conocimiento General de la Entidad.

Es profundizar la información general recopilada para obtener un marco de

acción para así poder desarrollar las fases siguientes. Entonces el auditor
aumentara su conocimiento en aspectos como:
 Objetivos operativos de la empresa y de sus principales unidades.
 Políticas generales y de cada área.
 Estrategia y tácticas en uso.
 Utilización de índices de gestión.
 Nombre y características de sus principales ejecutivos.
 Estructura formal de la organización.
 Estructura informal y características del personal de la empresa.
 Estado de la relación entre el personal y la gerencia.
 Estructura de los sistemas de información y de comunicaciones.
 Productos de fábrica y/o comerciales.
 Canales de distribución.
 Volúmenes de producción y/o de compras y ventas por producto.
 Márgenes de contribución.
 Ubicación geográfica de las plantas.
 Clasificación y ubicación de los clientes.
 Características del mercado y naturaleza de la competencia.
 Nivel de los inventarios.
  Tipos de procesamientos de la información utilizados.
 Sistemas de autorizaciones por nivel.
 Nivel y estructura del endeudamiento.
 Situación de caja y proyecciones.
 Proyectos de inversión.
 Características del proceso productivo.
 Características de la tecnología en uso.
 Fuentes de materias primas e insumos.
 Influencias políticas, económicas, sociales y culturales del medio, etc.
El auditor debe verificar en forma directa el funcionamiento de la empresa
(como los computadores, procesos productivos, productos que fábrica, plantas,
etc.) como también entrevistarse con los principales ejecutivos. Además puede
tener información de documentos en los cuales hagan referencia a decisiones
tomadas, organigramas, manuales de procedimientos y organización, de las
relaciones industriales, balances, costos, listado de cumplimiento de metas, etc.

c. Evaluación del Control de Gestión y Administrativo El control de la gestión

abarca todos los subsistemas de la empresa y sus conductas y el sistema de
control debe reflejar cualquier desviamiento de estos subsistemas respecto a sus
proyecciones. Así se puede ver que subsistemas son los que necesitan un
examen. El control de gestión se apoya en una efectiva planificación y en un
sistema organizado de información, a la vez que está integrado en el proceso
decisional, evaluar dicho control como parte de la auditoria implica
necesariamente examinar la existencia y funcionamiento de estos elementos, que
son las expresiones primarias del proceso de la administración de cualquier ente.
Además debe evaluarse el sistema de control interno administrativo, no solo en
relación a la protección de los activos y confiabilidad de la información
financiero y contable, sin que también en la eficiencia en las operaciones y la
adhesión a las políticas. Se requerirá examinar si la administración ha adoptado
las acciones tendientes a implementar el sistema en su estructura y operación.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta fase son:

 La existencia de un sistema de planificación y sus principales características.

 La existencia de un sistema de información administrativo y sus principales
características.
 La implementación de los dos sistemas anteriores por niveles, que permita
actuar por excepción.
 La existencia de herramientas de control para evaluar la gestión por áreas
clave de la empresa.
 El grado de integración del sistema de control de gestión en uso y los
elementos de que se compone.
  El uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la
gestión. Las características del proceso de toma de decisiones y su relación
con el control y la planificación.
 Los controles establecidos acerca de toda la información que circula en la
entidad (recopilación, proceso, análisis y comunicación).
 La adecuación de la estructura formal a los objetivos operativos del sistema
empresa.
 La flexibilidad en el diseño de dicha estructura.
 La implantación de procedimientos formales para la necesaria integración y
coordinación entre las diferentes unidades administrativas.
 La subordinación de estos procedimientos a los objetivos y políticas del ente.
 La formulación de presupuestos y de un sistema de control presupuestario
que cubran todas las áreas de importancia.
 La existencia de un sistema de costos para medir la contribución de cada
producto a las utilidades, valorizar los inventarios y ayudar a determinar
precios de venta.
 La existencia de análisis de cargos, con su respectiva descripción y
especificación. La implantación de políticas y programas coherentes de
selección, capacitación y evaluación del personal.
 La existencia de una unidad de auditoria interna, cuyos programas incluyan
la evaluación de la gestión administrativa; el conocimiento de los
mencionados programas y su aplicación.
 La evaluación de estos controles se tienen que comparar con los principios
del control, la teoría administrativa y organizativa, así puede ver las
fortalezas y debilidades del control de la empresa.

d. Análisis Se debe comparar lo observado con los requisitos mínimos de calidad

que aseguran un adecuado control.
Además se debe establecer el número de desviaciones en cada área y su impacto
en la gestión total. De esta forma se señala que subsistema de la administración
falla en el control.

e. Determinación de las Áreas Críticas Con la información que el auditor posee,

puede jerarquizar las áreas críticas para profundizar el examen. Los
antecedentes a considerar son: El resultado de la evaluación del control interno
administrativo y de gestión. El interés de los directivos de la organización. La
importancia relativa de cada área, en cuanto a la naturaleza de sus operaciones,
su complejidad y los riesgos que involucra. Los resultados de otras auditorias.
Los juicios que adicionalmente se haya formado el auditor respecto de la calidad
de la administración Con esta información se puede hacer un pre diagnóstico de
la situación y cambiar el rumbo de la investigación si es necesario (previa
conversación con el cliente).

iv. Etapa de Estudio Específico

a. Introducción

El objetivo de esta etapa es determinar cuáles son las causas de los problemas
detectados, además de las operaciones realizadas en ellas, sus relaciones con la
empresa y con el medio. Además debe evaluarse el control de dicha área.

Las fases de esta etapa son:

 Fase del conocimiento específico del área(s) crítica(s).

 Fase de evaluación del control interno administrativo y del control de gestión
específicos.
 Fase de búsqueda de relaciones causa-efecto.
 Fase de análisis y evaluación de evidencias probatorias.
 Fase de preparación del diagnóstico y pronóstico.

b. Conocimiento Específico del Área Critica El objetivo de esta fase es obtener

información sobre todas las características internas de ella, para establecer un
marco de acción.
Se debe saber:
 Los objetivos, planes y políticas establecidos por la gerencia para el área.
 Sus metas, programas y presupuestos de operación, a mediano y largo plazo.
 La coordinación entre objetivos, planes, políticas, metas, programas y
presupuestos. La estructura formal del área.
 La estructura informal de la misma y su interrelación con lo formal.
 La concordancia entre la estructura formal y los objetivos, metas y políticas
definidos.
 La información que emite, procesa y recibe el área.
 Las características de sus ejecutivos y personal correspondiente.
 Las relaciones con otras áreas, con la administración superior y con el
entorno. El tipo y cantidad de recursos que emplea.
 La autonomía relativa al área y su importancia en el sistema total.
 Los procedimientos y métodos de trabajo.
 La motivación del personal. Etc.
Ahora con esta información el auditor debe formular un modelo teórico de
control interno administrativo y de gestión del control para el área. Después con
este modelo se compara con la realidad.
Además este modelo debe asegurar el logro eficiente, eficaz y económico del
área. Llegado a este punto, el auditor está en condiciones de especificar los
requerimientos de control del área, para luego proceder a verificar si realmente
se cumplen.
c. Evaluación del Control Interno Administrativo y de Gestión Especifico El
objetivo de esta fase es definir el alcance y profundidad de los procedimientos
de auditoria a aplicar. Para evaluar el control se deben basar en los componentes
del sistema y su operación, a través de su estructura. Con el modelo teórico del
control formulado y los datos recopilados se deberá proceder a definir en forma
generalizada el problema, para poder en seguida definir el programa de auditoria
a seguir.
d. Búsqueda de Relaciones Causa-Efecto En esta fase se reúnen las evidencias
suficientes para los juicios que el auditor va a formular. Se define el programa
de auditoría, este servirá como guía en la evaluación de los problemas. Además
los objetivos de este programa es la búsqueda de las fallas. El alcance del
programa específico de auditoria estará determinado básicamente por: Los
resultados de la evaluación del control interno administrativo. Las tendencias
que señale la evaluación del control de gestión y los propios indicadores de
gestión. La experiencia del equipo de auditoria. El programa puede ir variando
en la medida que se necesite. Los procedimientos y técnicas del programa de
auditoria deben ser los más adecuados para reunir las evidencias. Para la
elección de estos es muy importante la experiencia del auditor. Se deben
acumular las evidencias que permitan emitir una opinión, ello implica obtener
antecedentes del área auditada y comprobar la su veracidad y confiabilidad. La
veracidad y confiabilidad de los antecedentes se comprueba a través de los
procedimientos y técnicas que el auditor eligió. El auditor en este punto debe
estar satisfecho y una vez que éste está listo para emitir un juicio sobre la
situación.
e). Análisis y Evaluación de las Evidencias Una vez finalizado el programa de
auditoria hay que evaluar la evidencias reunidas (tal como se dijo en la fase
anterior). Los antecedentes se estudian separadamente. Este examen comprende:
Evaluar el alcance del trabajo realizado. Evaluar la representatividad de los
antecedentes reunidos. Evaluar la correspondencia existente entre los
antecedentes en cuestión y la materia motivo de análisis. El alcance determina la
suficiencia de la evidencia como para sustentar un juicio. La representatividad
de los antecedentes establece si ellos son válidos, es decir, si reflejan
verdaderamente la situación real del área. La correspondencia entre evidencias y
materias bajo análisis revela si las primeras son pertinentes, en el sentido de
referirse al área en estudio y no a otra.
f. Preparación del Diagnóstico y Pronóstico Una vez verificados los
antecedentes se tiene un panorama preciso de la realidad auditada y así poder
emitir un diagnóstico de la situación. Este diagnóstico debe incluir causas que
ocasionaron el problema y la eficacia, eficiencia y economía con que este
problema afecta a la empresa y los juicios del auditor. Con esta base el auditor
señalara recomendaciones que permitan solucionar los problemas y sus
consecuencias, para que los administrativos adopten las medidas pertinentes,
además estas recomendaciones deben ser aplicables en la empresa, por lo que el
auditor debe tener mucho criterio en sus proposiciones. Luego, ha de preparar su
pronóstico. Para ello, debe estimar conversando con el cliente, la evolución del
marco externo que más efectué a la organización a mediano y largo plazo, y una
vez hecho esto, proyectar el manejo de la entidad en términos de las variables
 que ella control, en la alternativa de considerar descartar las recomendaciones a
la dirección. Ahora se confecciona un borrador que debe ser discutido con el
cliente y los afectados por este informe, así se pueden evitar los malos
entendidos y sorpresas, además con las conversaciones con estas personas, le
podrán decir al auditor la existencia de algunas evidencias que el no considero.

HALLAZGOS DE AUDITORÍA OPERACIONAL

En estas secciones del Informe deben presentarse suficientemente sustentados y
en orden de
importancia, respecto a las áreas críticas examinadas, los hallazgos desarrollados
durante la Auditoría.
Debe tenerse en cuenta que para cada hallazgo de Auditoría es conveniente
destinar una sección o capítulo en esta parte del Informe, siguiendo el siguiente
orden:

a. Condición
b. Criterio
c. Efecto
d. Causa

CARACTERÍSTICAS DEL HALLAZGO DE AUDITORÍA

OPERACIONAL
Las operaciones o actividades que se encuentran afectadas en la efectividad,
economía o eficiencia, constituyen los denominados hallazgos de auditoría
operacional.
En cumplimiento del examen detallado de las áreas críticas o débiles (4ta.fase o
etapa del proceso), el auditor debe evaluar dichos hallazgos lo cual consiste en
desarrollar e identificar con claridad cada una de sus características.
Las características del hallazgo de auditoría operacional son cuatro a saber:

La Condición
Esta característica está dada por la situación actual encontrada por el auditor (
Lo que es ) .

El Criterio
El criterio, está dado por las unidades de medida, las disposiciones legales o
normas aplicables, los indicadores o índices y en general por los parámetros
que el auditor utiliza para comparar o medir la situación actual. Puede
decirse que ¨ el criterio ¨ es ¨ lo que debe ser¨, es decir la situación ideal.

El Efecto
Es el resultado adverso de la comparación de la condición contra el criterio.
Hay efectos que se pueden rescatar en el futuro, pero también hay efectos
irrescatables.

La Causa
Es el motivo o razón de las evaluaciones o efectos establecidos al comparar
la condición contra el criterio; es el porqué del efecto o de la condición.
 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SOBRE LOS HALLAZGOS

Una vez que el auditor operacional haya desarrollado las características de un

hallazgo estará en condiciones de concluir sobre el mismo y de proceder a
identificar la mejor solución, para formular finalmente la recomendación o
recomendaciones, propósito de su trabajo.

La Conclusión es la síntesis redactada con objetividad y con impacto, de las

características del hallazgo (condición, criterio, efecto y causa). Dicha síntesis
no debe exceder de dos frases presentando la gravedad del problema.

Las Recomendaciones son las sugerencias presentadas por el Auditor para

corregir o mejorar la eficacia, economía y eficiencia de las operaciones
involucradas en el hallazgo. Las recomendaciones estarán orientadas a evitar que
la causa del hallazgo se repita en el futuro y a rescatar los efectos cuando estos
sean recuperables. Igualmente las recomendaciones de auditoria operacional,
deben ser practicables, útiles y costeables.

LECTURAS ADICIONALES SOBRE EL TEMA

IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRÍTICAS
QUE SERÁN AUDITADAS
Aspectos Básicos

El alcance ilimitado de la auditoria operacional enfrenta el problema respecto a una

entidad determinada, que para poder evaluarla en su totalidad se requieren varios
años de auditoría. Por lo tanto, para llevar a cabo esta clase de auditoría es necesario
reducir la cantidad de operaciones o actividades de la entidad a un número que
razonablemente pueda ser medido en términos de eficacia, economicidad y eficiencia
en un tiempo también prudencial o razonable, generalmente de cuatro a seis meses,
con un grupo no menor de cinco auditores calificados.

El hecho de que la auditoria operacional se aplique a solo una parte de las

operaciones de una entidad no reduce su utilidad y beneficio. Además tratándose del
sector público, una adecuada planificación del control externo posterior a mediano o
largo plazo permite que una entidad pública de significativa importancia pueda ser
evaluada operacionalmente en sus áreas más importantes en el transcurso de varios
años, que se contemplarían en el plan general.

La realidad respecto a una entidad específica es que se hace necesario identificar

cuales áreas deben ser auditadas y entre estas seleccionar aquélla que tendrá la
prioridad en la evaluación. Por principio de auditoría operacional, los esfuerzos
deben orientarse hacia las áreas débiles o críticas y dentro de estas seleccionar las
más significativas o importantes para dirigir hacia ellas, prioritariamente la
aplicación de la auditoría operacional.

El grado de dificultad en la identificación y selección de las áreas depende de las

circunstancias. Por ejemplo: la entidad auditada puede tener razones válidas y
justificadas para sugerir el área a ser examinada; o la Contraloría conoce
previamente problemas o debilidades específicas en la entidad; o en la entidad
 existen áreas que por la naturaleza de sus operaciones no han sido sujetas de
auditoría financiera y sea conveniente un examen operacional; o los resultados e
informes de auditoría financiera indican que áreas se consideran críticas para ser
sometidas a auditorías operacionales.

Si no existe ninguno de los indicios mencionados se debe recurrir a la evaluación del

sistema de control interno para establecer las áreas con debilidades en el sistema de
control, lo cual resulta un buen camino pues es fácilmente demostrable que en una
unidad, área, operación o actividad que presente deficiencia de controles internos, el
logro de las metas no se da (efectividad o eficacia), los costos son excesivos
(economicidad) y consecuencialmente la eficiencia no será óptima.

Además, la evaluación del sistema de control interno, como medio de identificación

de áreas críticas, reduce la subjetividad y garantiza la independencia de la acción de
auditoría. De otra parte, si la Contraloría ha realizado auditoría financiera
previamente a la auditoría operacional que se practicará, la evaluación del control
interno que se haya efectuado debería indicar las áreas débiles de la entidad,
resultado que sería utilizado en la auditoria operacional, evitando repetir dicho
trabajo y permitiendo que en esta fase se reduzca a la selección del área a examinar y
evaluar.

Por tanto, es conveniente que la evaluación de la eficacia del sistema de control

interno que efectúe la Contraloría en ejercicio de la auditoría financiera, no solo se
enfoque a los propósitos de este tipo de auditoría, sino que también debe
proporcionar resultados útiles a futuras auditorías operacionales.

De no ser así, en esta fase o etapa del proceso de auditoría operacional se revisaría y
evaluaría el sistema de control interno a efecto de identificar las debilidades
importantes en la organización administrativa que amerite orientar hacia ellas la
acción de auditoría operacional.

Para el efecto con base en la información acumulada en las fases anteriores, se

seleccionarán operaciones típicas y representativas de todas las actividades,
examinándolas para obtener evidencias prácticas sobre:

· Forma en que se efectúan las operaciones en la realidad.

· Necesidad o utilidad de los distintos pasos en el procesamiento

· Resultados de las transacciones según los objetivos, políticas y normas .

El auditor operacional considerará en la evaluación, con respecto a cada área de

actividades, los elementos básicos del control interno para lo cual es conveniente
enfocar la evaluación del control interno auditando la efectividad y cumplimiento de
los sistemas de administración y de los controles internos incorporados en ellos,
mediante el análisis de los ciclos de transacciones. Igualmente evaluará los
elementos relativos al proceso de control interno de carácter gerencial u operacional
que se señalan a continuación.

CONTROL INTERNO OPERACIONAL

 El control interno operacional para una entidad o de un área determinada, implica un
proceso cuyos elementos son los siguientes:

 El Desarrollo de los Objetivos

El Primer paso es determinar lo que se quiere lograr. Se deben señalar los objetivos
de la Unidad y las metas periódicas a alcanzar, que deben estar dentro del marco de
los objetivos y políticas generales de la organización como conjunto.

La Efectividad del control interno operacional está relacionada directamente con la

forma como se establecen los objetivos y las metas.

· La medición de los resultados

Una vez establecidos los objetivos y metas es necesario proveer la medición del
rendimiento actual para determinar si la unidad está progresando hacia el logro de
dichos objetivos. Esta información tiene que estar disponible oportunamente.

· Comparación del rendimiento actual o real con los Objetivos y metas

propuestas

Esta comparación hace posible la identificación de diferencias o desviaciones que se

pueden emplear para determinar los puntos débiles en el proceso.

· Análisis de las causas de las diferentes desviaciones

Determinar porque resultaron las desviaciones significativas.

· La determinación de la acción gerencial apropiada

Al analizar la situación es necesario determinar qué acción correctiva debe tomar la

gerencia respecto a las desviaciones de los objetivos.

· La toma de acción

La acción correctiva debe ser tomada lo más rápido posible para concordar las
operaciones reales con los objetivos.

· Revisión continua

Después de haber efectuado la acción correctiva es necesario efectuar un

seguimiento para asegurar si ha sido efectiva y si han surgido otras desviaciones.

SELECCIÓN DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRÍTICAS

Al finalizar la evaluación del control interno, el auditor con base en los resultados de
esta evaluación establecerá las áreas débiles o críticas, que son las que presentan
debilidades de control interno y seleccionará dentro de éstas las de mayor
importancia relativa y que tengan las condiciones necesarias para orientar hacia ellas
los esfuerzos de auditoría operacional.
 El alcance del examen detallado estará relacionado con los recursos disponibles para
efectuar el examen y la disponibilidad de criterios de medición y de información
sobre los resultados obtenidos en la ejecución de las operaciones o actividades a
examinar, por lo tanto también podrá reducir su examen a las operaciones o
actividades más importantes del área crítica seleccionada para efectuar su evaluación
en un tiempo razonable.

Para poder identificar las áreas Débiles o Críticas, el auditor operacional debe
elaborar una matriz que le permita ver de una manera objetiva el impacto que las
desviaciones o deficiencias de los controles internos tienen en los sistemas de
administración y en las áreas tanto de administración como sustantivas.

En dicha matriz presentará a la izquierda las deficiencias de control, ya sea porque

no existen controles, porque existen y no funcionan, o porque existen y son
innecesarios. A la derecha se titularán los objetivos del Control Interno, los sistemas
de administración y las áreas de la entidad. Con una x se marcará, en las casillas de
la derecha que corresponda, el impacto de la deficiencia de control de tal forma que
en el último renglón se pueda totalizar la cantidad de x que han afectado cada
sistema de administración y cada área de la entidad. Los sistemas y áreas con
más x serán los sistemas y las áreas débiles o críticas de la entidad auditada entre las
cuales el auditor operacional seleccionará las más importantes de acuerdo a los
criterios derivados de los resultados de la Fase II y dentro de estas, escogerá las más
propicias para el examen detallado.

MODELOS DE PROGRAMA GENERAL PARA LA EJECUCIÓN

A continuación se presenta un modelo de Programa General para la Ejecución de esta

Fase

ÍNDICE:__________
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIAS
AUDITORIA OPERACIONAL DE (Nombre del Ministerio o Entidad)
MODELO DE PROGRAMA GENERAL DE LA FASE III
(IDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ÁREAS CRITICAS O DÉBILES A
SER AUDITADAS O EXAMINADAS EN DETALLE)
AUDITORES RESPONSABLES:
TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS REF. EJE. TOTAL

P/T POR HORAS
1. OBJETIVO DE LA FASE

El propósito de esta Fase es el de identificar las áreas

débiles o críticas de la entidad, mediante la evaluación
del control interno contable financiero y operacional o
gerencial, obteniendo evidencias sobre su efectividad, y
seleccionar las más importantes para orientar hacia ellas
los esfuerzos de auditoría. Las limitaciones de tiempo y
de recursos pueden limitar el alcance de la auditoría
operacional a una sola área, en cuyo caso se
seleccionarán las operaciones o actividades más
importantes que de acuerdo a la disponibilidad de
recursos puedan ser examinadas a profundidad.
2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Identifique los ciclos de transacciones de la entidad,

elabore los flujo gramas respectivos y efectúe pruebas de
recorrido.

2.2 Analice el diseño de los sistemas de administración

financiera.

2.3 Identifique los controles clave y deficiencias y

formule conclusiones al respecto.

2.4 Compruebe el funcionamiento de los sistemas.

2.5 Evalúe el control interno operacional o gerencial.

2.6 Elabore un informe sobre la efectividad y

cumplimiento de los sistemas de administración y la
efectividad del control gerencial u operacional,
formulando las recomendaciones pertinentes para
mejorar.

2.7 Identifique las áreas débiles o críticas, con base en

los resultados de la evaluación del control interno.

2.8 Seleccione según su importancia el área débil o

crítica hacia la cual se orientarán los esfuerzos de
auditoría y dentro de ésta las operaciones que se
examinarán en detalle.

Nota 1: Los programas detallados para desarrollar los

procedimientos generales, serán elaborados a la medida
por el auditor encargado del trabajo y revisados y
aprobados por el supervisor.

Nota 2: Para la ejecución de los puntos 2.1 a 2.4 los

auditores deberán consultar el Capítulo 2 de la Parte II
del presente Manual, sobre Evaluación del Control
Interno (Enfoque de Auditoría de los Sistemas de
Administración).
FECHA DE FINALIZACIÓN:
REVISADO: FECHA:

EXAMEN DETALLADO DE ÁREAS CRÍTICAS

Esta etapa es la más extensa en un proceso de auditoría operacional. Tiene por

objetivo evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el área o áreas críticas
seleccionadas, para determinar el grado de eficacia o efectividad, economía y
eficiencia de las operaciones y para formular recomendaciones para mejorar dicho
grado. Sin embargo, cuando los recursos humanos de auditoría son limitados para
examinar en detalle todas las operaciones del área o existen limitaciones de tiempo
para la ejecución del examen detallado, el alcance del trabajo se podrá limitar a
algunas de las operaciones más significativas, de tal forma que se puedan obtener
resultados en un tiempo prudencial.

Al terminar el examen detallado de las áreas críticas o débiles, el auditor operacional

tendrá identificados plenamente los hallazgos de auditoría que sean significativos y
tendrá competentemente fundamentadas las conclusiones y recomendaciones que va
a proponer en su informe.

ACTIVIDADES QUE COMPRENDE EL EXAMEN DETALLADO DE LAS

ÁREAS CRÍTICAS O DÉBILES

Para alcanzar el objetivo de esta fase, el auditor operacional deberá desarrollar las
siguientes actividades:

· Revisión detenida de la información recopilada en las fases anteriores que

tenga relación con el área crítica seleccionada.

· Recopilación de información adicional por medio de entrevistas, inspecciones

físicas, observación directa de las operaciones, consulta de literatura
especializada, etc.

· Determinación de la precisión, confiabilidad y utilidad de la información del

área para uso de la gerencia o dirección de la entidad.

· Clasificación de los posibles criterios de medición que podrán utilizarse

(Leyes, decretos, resoluciones, normas, políticas, objetivos y metas establecidas
en el presupuesto programático o en el Programa Anual de Operaciones PAO,
estándares de desempeño, indicadores de rendimiento).

· Determinación de la necesidad de obtener asesoría técnica de un especialista

que no esté involucrado en las operaciones examinadas.
 · Selección de la operación u operaciones que se consideren más importantes o
significativas y dentro de estas las más viables, para ser examinadas a
profundidad.

· Identificación y desarrollo de las características de los posibles hallazgos de

auditoría operacional, para establecer si las operaciones seleccionadas del área
examinada están logrando los objetivos y metas establecidas, dentro de los
objetivos generales del área o unidad y de la entidad y para establecer la
economía y eficiencia en la utilización de los recursos humanos, materiales y
financieros involucrados en las áreas críticas.

· Formulación de las conclusiones e identificación de las recomendaciones para

mejorar la efectividad o eficacia, economía y eficiencia de las operaciones
involucradas en los hallazgos de auditoría operacional.

Los anteriores puntos serán la base para elaborar el Programa general de la Fase, el
cual contemplará como último procedimiento la discusión de los resultados de los
HAO con los funcionarios responsables, para llegar a un acuerdo sobre los mismos.

PROGRAMAS DE AUDITORÍA PARA EL EXAMEN DE LAS ÁREAS

CRÍTICAS

Las actividades anteriores pueden plasmarse en un programa de procedimientos

generales de auditoría operacional para desarrollar la Fase de examen de áreas
críticas, pero será necesario elaborar programas de trabajo detallados y a la medida,
que contengan los pasos a seguir en el desarrollo de dichos procedimientos, según
sean el tipo y la naturaleza del área, unidad u operaciones que serán evaluadas.

Los programas de trabajo deberán tener una estructura lógica que conduzca a
alcanzar los objetivos de establecer y mejorar el logro de las metas propuestas
(efectividad) o a reducir el costo de las operaciones (economía) o a determinar y
mejorar el nivel de eficiencia. Como ya se indicó en la sección dedicada a la
metodología, en auditoria operacional los programas deberán ser lo suficientemente
flexibles que le permitan al auditor desarrollar la iniciativa profesional ante las
circunstancias imprevistas que pueden presentarse en el desarrollo de la evaluación.

A continuación se presenta un modelo de Programa General de la Fase IV de una

auditoría operacional (Cuadro Nº 7), en el cual se incorporan las actividades básicas
mencionadas y que deberá desarrollarse mediante la elaboración de programas a la
medida para la ejecución de cada uno de los procedimientos.

ÍNDICE:__________
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO
DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORIAS
AUDITORIA OPERACIONAL DE (NOMBRE DEL MINISTERIO O ENTIDAD)
PROGRAMA GENERAL DE LA FASE IV
(EXAMEN DETALLADO DE LAS ÁREAS DÉBILES O CRITICAS)
AUDITORES RESPONSABLES:
TIEMPO TOTAL PREVISTO: FECHA DE INICIO:

OBJETIVO Y PROCEDIMIENTOS REF. EJE. TOTAL

P/T POR HORAS
1. OBJETIVO DE LA FASE IV

Evaluar los posibles hallazgos que puedan existir en el

área o áreas críticas seleccionadas, para determinar el
grado de efectividad, economía y eficiencia de las
operaciones y para formular las conclusiones y
recomendaciones para mejorar dicho grado.

2. PROCEDIMIENTOS

2.1 Revise detenidamente la información recopilada en

las Fases anteriores que tenga relación con el área crítica.

2.2 Recopile información adicional sobre el área por

medio de entrevistas, inspecciones físicas, observación
directa de las operaciones y por otros medios que
considere
conveniente.

2.3 Determine la precisión, confiabilidad y utilidad de la

Información para uso de la gerencia o dirección.

2.4 Clasifique los posibles criterios de medición que se

podrán utilizar (Leyes, decretos, resoluciones, normas,
políticas, objetivos y metas establecidas en el
presupuesto programático o en el Programa Anual de
Operaciones PAO, estándares e indicadores)

2.5 Determine la necesidad de obtener asesoría técnica

de un especialista que no este involucrado en las
operaciones
examinadas.

2.6 Seleccionar la operación u operaciones que se

consideren mas importantes o significativas para ser
examinadas a profundidad.

2.7 Identifique y desarrolle las características de los

posibles Hallazgos de Auditoría Operacional (HAO).

2.8 Establezca sí las operaciones seleccionadas del área

Examinada están logrando los objetivos y metas
establecidas, dentro de los objetivos generales del área o
unidad y de la entidad.

2.9 Establezca la economía y eficiencia de las

operaciones

2.10 Redacte las conclusiones de los HAO.

2.11 Identifique las recomendaciones para mejorar la

eficacia o efectividad, economía y eficiencia de las
operaciones involucradas en los HAO.

2.12 Discuta los HAO con los funcionarios responsables

de las operaciones, para llegar a un acuerdo sobre los
mismos.

Nota: Los programas detallados para desarrollar los

procedimientos generales, serán elaborados a la medida
por el Auditor Encargado del trabajo y revisados y
aprobados por el supervisor.
FECHA DE FINALIZACION:
REVISADO: FECHA:
TEMA No. 7 EL INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL
BIBLIOGRAFIA. Normas básicas de auditoría operacional versión 3 CGE.

RESUMEN EJECUTIVO DE UN INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

 Resúmen Ejecutivo

Entidad: Hospital Universitario Municipal San Juan de Dios de Santa

Informe: ES/OP04/F08 O1
Fecha Emisión: 31/12/2008
Gestión:
Tipo de trabajo: AUDITORIA OPERACIONAL

Principales Ejecutivos responsables del período auditado:

Walter Saucedo Soleto, ex Director Ejecutivo

Marcelo Cuéllar Crespo, Director Ejecutivo

Principal Ejecutivo a la fecha de emisión del presente informe:

Marcelo Cuéllar Crespo, Director Ejecutivo

Referencia: Auditoría operacional para determinar la eficacia de los servicios

hospitalarios y cumplimiento de normas del Hospital Universitario Municipal San Juan
de Dios de Santa Cruz.

Objetivo:

Expresar una opinión independiente sobre la eficacia de los servicios ambulatorios:

Consulta Externa y Emergencia; Auxiliares de Diagnóstico y Tratamiento: Laboratorio
Clínico y Rayos X, Tomografía y Medicina Nuclear; de Medicina Interna: Terapia
Intensiva, y cumplimiento de las normas y requisitos establecidos por la Organización
Panamericana de la Salud, el Manual de Acreditación de Hospitales de Bolivia y otros.

Resultados:

De la evaluación de las operaciones, surgieron 27 recomendaciones dirigidas a:

Administración Hospitalaria

Los principales hallazgos identificados al respecto, son los siguientes:

 Tiempo de espera excesivo en el Servicio de Consulta Externa.

 Insuficiente tiempo para la atención de pacientes.
 Exámenes solicitados no procesados por el Servicio de Laboratorio Clínico.
 Observaciones por parte del INLASA a las pruebas procesadas por el área de
Química Sanguínea del Servicio de Laboratorio Clínico.
 Incumplimientos en el manejo de residuos sólidos hospitalarios.
 Baja producción en los Servicios de Laboratorio Clínico y Rayos X.
 Deficiencias en los registros de pacientes y el archivo de informes emitidos.
 Pacientes privados en el Servicio de Terapia Intensiva.
 Deficiencias en la elaboración y archivo de las historias clínicas.
  Bajo porcentaje de informes médicos emitidos por el Servicio de Rayos X y
Tomografía.
 Deficiente control de placas radiográficas y tomografías.
 Deficiencias en el archivo de documentación en el Servicio de Trabajo Social.
 Bajo porcentaje de elaboración de ficha social e inexistencia de visitas
domiciliarias.
En el informe constan 13 recomendaciones orientadas a fortalecer las operaciones
relacionadas con la administración hospitalaria.

Administración de Recursos Humanos

Los principales hallazgos identificados al respecto, son los siguientes:

 Inexistencia de un control adecuado sobre asistencia del personal.

 Deficiencias en el archivo de expedientes del personal.
 Deficiencia en la elaboración y distribución de horas médicas del rol de turnos
de los Servicios de Consulta Externa Emergencia.
 Incumplimiento al rol de turnos de médicos del Servicio de Consulta Externa.
 Insuficiencia de personal de enfermería en los Servicios de Terapia Intensiva y
Consulta Externa.
 Inexistencia de licencias otorgadas por el Instituto Boliviano de Tecnología
Nuclear.
En el informe constan 6 recomendaciones orientadas a fortalecer las operaciones
relacionadas con la administración de recursos humanos.

Administración de Bienes y Servicios

Los principales hallazgos identificados al respecto, son los siguientes:

 Deficiencias en el manejo de los activos fijos.

 Inexistencia de un programa de mantenimiento preventivo y correctivo.
 Insuficiencias e inutilización de equipos médicos.
 Deficiencias en la administración de Jefatura de Almacén.
 Observaciones a los ambientes físicos de los Servicios de Consulta Externa,
Emergencia, Terapia Intensiva, Rayos X, Tomografía y Archivo Clínico.
En el informe constan 5 recomendaciones orientadas a fortalecer las operaciones
relacionadas con la administración de bienes y servicios.

Aspectos de Control Interno

Los principales hallazgos identificados al respecto, son los siguientes:

 Deficiencias en el POA.
 Inexistencia del Manual de Procedimientos.
 Estudios realizados de Densitometría que no cuentan con el recibo de caja.
En el informe constan 3 recomendaciones orientadas a fortalecer las operaciones
relacionadas con la administración hospitalaria.

FUENTE: CGE de Bolivia.

TEMA No. 8 SEGUIMIENTO

DEFINICIÓN

El seguimiento de las recomendaciones es una actividad independiente que aumenta el

valor del proceso de auditoría mediante el fortalecimiento del impacto de la auditoría, y
la definición de las bases para mejorar un posible trabajo de auditoría futuro.

El seguimiento se hace cuando se ha entregado el informe a los directivos superiores.

Esta etapa debe ser fijada con el cliente.

Una vez comentado y entregado el informe, con el cliente el auditor debe ver que el
informe llegue a todos los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan, además
debe controlar sus decisiones para que estas no se desvíen.

La labor más importante del auditor operativo es implementar sus propuestas. Una vez
terminado el análisis y el informe el paso siguiente es implementarlas.

El auditor debe colaborar en todo este proceso, es decir en cada uno de estos cambios.

Según la novena norma de auditoría gubernamental de Bolivia la 219 de Seguimiento

establece al respecto:

01. La Contraloría General del Estado y las Unidades de Auditoría Interna de las
entidades públicas deben verificar oportunamente el cumplimiento de las
recomendaciones contenidas en sus informes. Además, las Unidades de Auditoría
Interna deben verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por las
firmas privadas de auditoría y profesionales independientes.

02. El cumplimiento de las recomendaciones debe ser considerada de la siguiente

manera:
Cumplida: cuando las causas que motivaron la recomendación fueron anuladas o
minimizadas, asegurando que los efectos no se repitan; y se hayan cumplido los
procesos institucionales para ponerlas en práctica.

No cumplida: cuando no se ha realizado ninguna acción para el efecto o cuando las

actividades realizadas no aseguran la eficacia de la solución planteada por la entidad
(por ejemplo, un manual de funciones elaborado pero que no tiene la capacidad de
anular la causa que originó la recomendación, ya sea porque es incompleto, no cumple
la normativa vigente, etc.). En este caso, deberá identificar las causas de la falta de
cumplimiento.

No aplicable: Son aquellas recomendaciones que al momento de su seguimiento

presentan situaciones que imposibilitan su cumplimiento o aplicabilidad, tales como:

 Modificaciones del marco normativo que rige el accionar de la entidad.

 El proyecto, unidad o proceso se hayan cerrado o eliminado al momento del

seguimiento.
Las situaciones señaladas precedentemente no son limitativas, pudiendo surgir otras
situaciones; a tal efecto, toda recomendación no aplicable deberá ser debidamente
justificada y documentada.

03. Como resultado del seguimiento, se emitirá un informe que debe contener como
mínimo lo siguiente:

Antecedentes,
Objeto,
Objetivo,
Alcance,
Resultados,
Conclusión y
Recomendación.

04. El incumplimiento injustificado al cronograma de implantación de las

recomendaciones aceptadas, constituye una causal para la determinación de indicios
de responsabilidad por la función pública.

05. No debe realizarse más de dos evaluaciones al cumplimiento de las

recomendaciones. En caso de establecerse en el segundo seguimiento recomendaciones
no cumplidas, la organización de auditoría deberá analizar la pertinencia de efectuar una
nueva auditoría de similar naturaleza con un alcance actualizado.