Resumen de Lectura Comprensiva Sobre el Proceso Administrativo

Aprendiz Julio Cesa Hernández Tovar

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

2671812: Tecnología en Gestión Contable y de Información Financiera

Guía de Formación No. 1

Proceso de Estructuración de la Empresa de Acuerdo con la Normativa y el Entorno

Empresarial

Instructor Juan Carlos Bautista Cardoso

18 de febrero de 2023
 Introducción

La globalización que vive el mundo actual, además de los enormes avances en

conectividad y herramientas tecnológicas con que contamos hoy en día, ha provocado que las

organizaciones independientemente a la actividad económica a la que se dediquen, tengan que

evolucionar y adaptarse a nuevos entornos más competitivos y agresivos dentro del mercado

comercial y financiero, con el fin de mantenerse vigentes y ser mas eficientes a la hora de

enfrentarse a las nuevas necesidades de clientes, proveedores e inversionistas.

Es así que surge la necesidad de que todas las empresas y organizaciones, tengan que

planear, ordenar y organizar su estructura de dirección, administración y operación, para buscar

una mayor eficiencia y optimizar los recursos disponibles con los que cuenta, en pro de un

objetivo común, que generalmente resulta ser el de obtener mejores y mayores ingresos producto

de su actividad comercial o económica.

Y es en este sentido que las Empresas entienden el concepto de “Organizar” como el

proceso de ordenar administrativamente su personal y recursos, diseñando su “Estructura

Organizacional”, de acuerdo con el entorno en el que se desempeñan y compiten con otras

compañías del mismo sector económico.

Como consecuencia de este proceso administrativo organizativo, surgen unas necesidades

que los encargados de planear la organización y estructura organizacional de la Empresa, deben

considerar y evaluar, para que al final del proceso la organización pueda llegar a ser lo más

eficiente y competitiva posible.

Concepto de Organización y Estructura Organizacional

Dentro del ámbito empresarial, este concepto toma una importante relevancia, pues hace

referencia al proceso ordenado y lógico de ordenar administrativamente las personas y recursos

que hacen parte de la organización, con el fin de cada persona que la integra conozca cuales son

sus funciones dentro de la misma y con que recursos cuenta para desarrollarla; de igual forma se

establecen unas jerarquías o líneas de mando dentro de la empresa, que permiten dar un

direccionamiento a la misma y asignar la toma de decisiones en cabeza de los directivos.

Lógicamente este tipo de organización, que al final resulta en la estructura organizacional

de una empresa, debe obedecer a un planeamiento estricto, en el cual se haya contemplado los

objetivos estratégicos y la misión de la empresa, es decir tener claro para donde va y a que

objetivos apuntarle para que pueda ser eficiente, competitiva y exitosa dentro del mercado en el

que se desenvuelva.

Es decir que al final de este proceso de organización, una empresa establece unas

relaciones jerárquicas en quienes recaerá la toma de decisiones estratégicas que afecten la

empresa, los grupos o departamentos necesarios con funciones especificas para que cumplan con

su misión y los canales de comunicación que permitirán una constante comunicación y

coordinación entre los mismos, para que todos lo procesos lleven a buen término el objetivo

principal al que la empresa le apunte o se dedique.

Estructura Organizacional y el Entorno

El entorno en el que las empresas se desenvuelven es un factor determinante a la hora de

organizar su estructura, pues de ello depende su adaptación a los nuevos cambios que el mercado

globalizado trae día tras día. De ello depende en gran parte, que su modelo de negocios sea
exitoso y evolucione hacia las nuevas tendencias de mercadeo que hoy existen, sin embargo esto

se logra con un buen planeamiento donde se establezca exactamente que es lo que se quiere

lograr (Objetivos) y hasta donde se quiere llegar (Metas), lo que implica que para ello, deben

flexibilizar su estructura organizacional y salir de los modelos tradicionales verticales donde la

línea jerárquica o dirección de la empresa, es la que toma las decisiones sin tener en cuenta a sus

equipos de trabajo, partiendo de la premisa de que si han funcionado así por muchos años lo

seguirán haciendo con el mismo modelo.

Factores que Afectan la Estructura Organizacional

Son muchos los factores tanto internos como externos los que pueden afectar la estructura

organizacional de una empresa y estos dependen de la misma organización en sí, de sus

objetivos, de su tamaño, de su propia estructura organizacional, de cómo este empleando las

Tic’s, de los cambios en el propio mercado en el que compite y de la percepción que tengan sus

propios empleados y clientes de la empresa sobre su sistema organizativo y si es eficiente o no.

Estos factores, aunque no son los únicos que pueden afectar la organización, si son los

mas relevantes, pues del entendimiento que se tenga de los mismos, depende que la empresa se

mantenga vigente y competitiva en e mercado a largo plazo, optimizando al máximo todos sus

recursos en pro del crecimiento de la empresa y el cumplimiento de sus principales objetivos.

Diseño de la Estructura Organizacional

El diseño de una estructura organizacional involucra varios aspectos y en ella se pretende

lograr que dentro de la misma organización se definan las funciones especificas de cada grupo de

trabajo, departamento o dirección deba realizar dentro de la misma para su adecuado

funcionamiento, así como también las relaciones de dependencia jerárquica y de supervisión que

cada uno tendrá para saber a quien deben reportar los resultados de su trabajo.
 Dentro del diseño de la estructura organizacional de una empresa se involucran factores

como:

La División y Especialización del Trabajo. es decir, los cargos y funciones afines a un

proceso que se deben agrupar en una oficina, sección o departamento especifico, con

dependencia de un Gerente, director o jefe.

Por lo general es en este aspecto que las empresas buscan personal con conocimientos y

capacidades especificas para el desarrollo de un proceso especifico, y se da prelación a la

especialización del trabajo, que consiste en que las personas que la integren sean lo más

preparadas posibles en ese campo. La empresa se organiza en trabajo por áreas, por ejemplo,

Administrativo, Financiero y Contable, Marketing, Operaciones, Recursos Humanos, entre otros.

En este punto toma una relevancia importante la conectividad y excelentes canales de

comunicación para que entre Departamentos o área de trabajo, la información este siempre

disponible y actualizada para que los Jefes o Directivos puedan tomar decisiones de manera

oportuna y eficiente.

Las Jerarquías Administrativas. Es decir, el grado de importancia que tiene un grupo,

sección o departamento sobre otro y el nivel de responsabilidad que este tiene dentro de la

empresa, así como la prelación que tiene su proceso sobre los demás. Dentro de cada

Departamento o grupo se establece un jefe o gerente quien será el responsable de dicha

dependencia y ante quien deberán reportar los empleados que pertenezcan a su dependencia, para

que este posteriormente reporte a su jefe inmediato dentro de la empresa. En este tipo de

modelos de organización se suele decir que entre mas jefes o directores allá, será una

organización más jerárquica, donde ningún jefe puede tomar decisiones sin la autorización de

otro.
 La Línea de Autoridad o Cadena de Mando. Referente a los jefes o directivos sobre los

cuales recaerá la responsabilidad de la toma de decisiones que afecten a la empresa y a sus

empleados. Dentro de este aspecto es importante resaltar que los empleados deben tener claro

quien es su jefe y a quien deben reportar, pues se dice que cuando no hay claridad en este tema, o

los empleados deban reportar a mas de un jefe, habrá confusión y multiplicidad de órdenes, lo

que genera desorden administrativo y por ende mal funcionamiento de la empresa.

La autoridad o línea de mando recae sobre los cargos y no sobre las personas, pues son

los cargos los que la otorgan a la persona quien los ocupa, esta autoridad debe ser legitima y

reconocida por los empleados desde los niveles de dirección hacia abajo, por ello encontramos

varios tipos de autoridad:

Autoridad en Línea. Este tipo de autoridad consiste en que cada jefe de dependencia o

área, ejerce su autoridad solo en el personal que tiene bajo su cargo y no sobre el de otras

dependencias u oficinas.

Autoridad de Personal o de Staff. Este tipo de autoridad consiste en que asesores o

especialistas en algún área, asesoren o recomienden a algún jefe o director en un tema específico,

como por ejemplo una asesoría jurídica al director del departamento financiero.

Autoridad de Comité o de Equipo. Este tipo de autoridad recae sobre el equipo en

particular sobre el cual se asigna un objetivo o responsabilidad, como por ejemplo la creación de

una campaña publicitaria, en este modelo de autoridad se rompe la cadena de mando tradicional

y se dan facultades a los miembros del equipo para tomar decisiones hasta que cumplan con el

objetivo asignado.
 Amplitud de Control. Este aspecto se refiere a la capacidad que tiene una persona con

autoridad sobre otras de supervisa sus funciones y obligaciones dentro de un Departamento,

Oficina o Equipo de Trabajo. Esta amplitud de control dependerá de varios aspectos tales como:

“Naturaleza de la tarea, Ubicación de los trabajadores, Capacidad de delegación, Grado de

calificación, motivación y compromiso de los trabajadores, Grado de robotización o

automatización de las actividades de la organización”. Para cada organización su amplitud de

control dependerá de la capacidad del jefe, gerente o director, de establecer mecanismos

efectivos de control y supervisión, pero más importante será el grado de compromiso y el clima

organizacional de la empresa, donde los trabajadores desempeñen sus labores con sentido de

pertenencia y no por obligación.

Centralización o Descentralización en el Proceso de Toma de Decisiones. Este aspecto

toma una especial relevancia a la hora de diseñar la estructura organizacional de la empresa, pues

tradicionalmente esta responsabilidad se asigna a los directivos de la empresa sin tener en cuenta

a sus directivos de menor rango, sin embargo, con la evolución actual tanto del mercado como de

las telecomunicaciones, cada vez más las grandes compañías a nivel mundial, estan saliendo de

este tradicionalismo y estan implementando dentro de sus organizaciones, que los directivos o

jefes de departamentos se involucren de manera directa en la toma de decisiones importantes

para la empresa y que estos a su vez involucren a los empleados, creando una fuente de

innovación y compromiso con la misma organización.

Formalización de las Relaciones y de Normas y Procedimientos en el Trabajo. Este

aspecto hace referencia a la forma en como se organiza la empresa para desarrollar sus diferentes

actividades, de acuerdo a unas normas establecidas la cuales deben ser cumplidas por todos y

cada uno de sus empleados, desde el nivel directivo hasta el nivel de operarios. El cumplimiento
de estas normas garantiza que la empresa cumpla sus objetivos de manera eficiente y coadyuva a

que todas las actividades se cumplan de manera adecuada.

Departamentalización. Dentro del diseño de la Estructura Organizacional de la

Empresa, este es uno de los ítems que mayor relevancia ha tomado en los últimos tiempos, pues

de este depende la columna vertebral en la organización de la empresa. Esto se refiere a que las

empresas se organizan por grupos de empleados que cumplen funciones afines y se

departamentalizan con una dependencia jerárquica definida y unos objetivos particulares para

cada uno de ellos. Aunque este tipo de Departamentalización data de mucho tiempo atrás,

generalmente se ha venido haciendo de manera tradicional, lo que implica que cada

departamento tiene un jefe pero este depende de las decisiones de los directivos de la empresa,

sin embargo ningún tipo de departamentalización tradicional o sus diferentes formas, es aplicable

a todas las organizaciones o empresas, pues cada una de ellas tiene unos requerimientos y unos

objetivos diferentes en su funcionamiento, además de que también depende mucho de la visión

de negocios que tenga el empresario dueño o directivo de la empresa en cuestión.

Diseños de Departamentalización Tradicional.

Existen varios diseños de Departamentalización a saber, los cuales pueden ser aplicados

por una empresa de acuerdo con sus necesidades específicas y los requerimientos que tenga en

materia de organización y dirección:

Departamentalización Funcional. Es el tipo de organización más común dentro de las

empresas, donde se establecen los departamentos por habilidades de sus trabajadores de manera

funcional, es decir se agrupan por competencias laborales y afines, como por ejemplo:

Departamento de talento humano, Departamento financiero, Departamento de venta y marketing,

etc. Así mismo dentro de las empresas estos Departamentos pueden tomar nombres diferentes,

pero con las mismas funciones esenciales. Así mismo este modelo de Departamentalización

siempre estará presente en cualquier tipo de organización pues de manera directa o indirecta, este

modelo se aplica en toda estructura organizacional.

Su principal ventaja es que se adapta a cualquier tipo de organización empresarial y su

principal desventaja es que responde de manera lenta a los cambios de su entorno, debido a que

cada departamento se preocupa por sus funciones y productos y dejan de lado el ambiente

externo en que se desenvuelve la empresa.

Departamentalización por Productos o Divisional. Este diseño hace referencia a la

organización por Departamentos que cumplan una misma función dentro de la elaboración o

diseño de un producto especifico, es decir que dentro de la empresa se manejen varias líneas de

producción y sea necesario que para cada una de ellas se creen Departamentos que asuman la

responsabilidad de entregar el producto terminado.

Tiene como principal ventaja que cada línea de producto cuenta con el personal y

recursos disponibles para su optimo funcionamiento y tienen la flexibilidad de adaptarse a los

cambios.

Como su principal desventaja, tiene que no hay comunicación entre las divisiones de la

empresa.

Departamentalización por Procesos. Este tipo de organización se emplea generalmente

en empresas manufactureras donde se involucran varios procesos necesarios para su

funcionamiento. Se aplica para procesos donde se transforma materia prima y se hace necesario

que se cada proceso se responsabilice por una función especifica dentro de la cadena de
producción, por ejemplo: Departamento de adquisiciones, Departamento de Operaciones,

Departamento financiero y Departamento de ventas, todos articulados en la transformación y

comercialización de un producto especifico.

Tiene como principal ventaja la descentralización en la toma de decisiones y a la alta

calidad en cada uno de los productos terminados, pues cuenta con los recursos y personal

disponible altamente calificado para el desarrollo de sus funciones, además de la automatización

de su línea de producción.

Como desventaja tiene que cada Departamento se enfoca en su línea de producto sin tener

en cuenta los demás fabricados por la empresa, creando descoordinación en las demás fases de

producción.

Departamentalización Geográfica. Este tipo de organización se emplea generalmente

en compañías que tienen varias instalaciones en diferentes ciudades y que requieren conformar

estructuras de organización en cada una de sus sedes, sin embargo, aunque pertenecen a una

misma compañía, esto no quiere decir que deban adoptar el mismo modelo o diseño de

Departamentalización, sino que por el contrario se adaptan al entorno del lugar donde se

encuentren y las necesidades de la empresa.

Tiene como principal ventaja su adaptabilidad a las condiciones especificas de mercadeo

y clientes de la zona donde se ubica.

Como principal desventaja tiene la falta de coordinación entre las sucursales de la

empresa, pues cada una se dedica a su mercado objetivo y dejan de lado las demás.

Departamentalización por Proyectos. Este tipo de organización es empleada por

grandes compañías que desarrollan diferentes proyectos dentro de su actividad comercial, por
ejemplo las constructoras que realizan simultáneamente proyectos de vivienda, de infraestructura

vial o urbanística. Esto requiere que la compañía se organice por proyectos y que cada

responsable de proyecto defina su Departamentalización de acuerdo a sus necesidades

especificas en el desarrollo de sus tareas.

Tiene como principal ventaja que cada proyecto cuenta con los recursos de personal y

financieros suficientes para llevarlos a cabo.

Como desventaja principal tiene que se deben contratar personas con cargos iguales, pues

cada proyecto requiere por ejemplo de un contador o de un administrador, etc.

Departamentalización por Clientes. Dentro de este tipo de organización encontramos

generalmente las entidades financieras, que requieren esta Departamentalización para atender de

la mejor manera a sus clientes y fidelizarlos, haciendo de la atención al cliente su mayor valor

corporativo.

Tiene como ventaja principal que cada Departamento es flexible a la hora de tomar

decisiones y personaliza la atención a sus mejores clientes.

Como desventaja tiene que los Departamentos se enfocan en sus tipos de clientes,

generando competencia entre los mismos por atraerlos a su línea de producto.

Departamentalización Matricial. Este tipo de organización combina diferentes tipos de

Departamentalización relacionados anteriormente, como el geográfico o por proyectos, teniendo

en cuenta que las empresas que lo adoptan general mente son multinacionales con presencia en

varios países, lo que les conlleva a adaptarse al entorno de cada país. Sin embargo las decisiones

dependen de la Matriz de la empresa y de las políticas de los directivos de la misma.

Diseños organizacionales Mecanicistas y Orgánicos

Este tipo de diseños hace referencia a como la organización diseña su estructura

organizacional, si de un parte es rígida y poco adaptable a los cambios será considerada

mecanicista pero si por el contrario es flexible y abierta a los nuevos cambios del entorno será

considerada orgánica.

Diseños de Departamentalización Modernos

Este diseño se enfoca a los nuevos y constantes cambios en el entorno del mercado global

y se adapta de manera efectiva a los retos que se le presentan, generando estructuras

organizacionales flexibles y adaptadas a los nuevos estilos tecnológicos.

Es así que las empresas deben decidir si de adaptan a estos diseños modernos y

tecnológicos o se quedan en los modelos tradicionales y mecanicistas para continuar vigentes en

sus respectivos mercados y de ello depende en gran parte la visión que tengan sus directivos y la

flexibilidad que ofrezcan en la toma de decisiones y si en estas también participan los directivos

de menor jerarquía y empleados de la empresa.

Dentro de este tipo de Departamentalización moderna, se definen las siguientes:

Estructuras Organizacionales Planas

hace referencia al cambio de modelo de estructura jerarquizada donde solo los directivos

tomaban decisiones a un nuevo modelo de características planas, en donde todo el personal de la

empresa tiene la oportunidad de participar en estas decisiones. Si bien es cierto este tipo de

estructura también presenta jerarquías, los jefes o directivos son más abiertos a la participación

de todos los miembros de la empresa, promoviendo la innovación y el fortalecimiento de las

capacidades de estos, al sentirse parte de los cambios que se implementen y de las decisiones que

se tomen.

Estructuras Organizacionales Horizontales

En este tipo de organización se eliminan las jerarquías y se da la potestad a los

Departamentos a que funcionen como equipos, donde cada uno de ellos cumple una función

especifica dentro del proceso pero a la vez es indispensable a la hora de desarrollar el mismo. Se

entiende como una forma de hacer sentir a todos importantes y con poder de decisión dentro de

la empresa.

Estructuras Organizacionales por Equipos

Este tipo de organización involucra la creación de equipos con personas de diferentes

especialidades para el desarrollo de un objetivo o proyecto común, donde tienen autonomía para

decidir e implementar sus ideas. Generalmente al final del proyecto u objetivo el equipo se

disuelve y se crea otro para desarrollar un nuevo producto o cumplir otro objetivo de la empresa.

Estructuras por Redes o Modulares

Es uno de los diseños de Estructura Organizacional mas reciente dentro de las empresas y

consiste en que la empresa se dedica a su actividad donde mejor se desempeñe y subcontrata a

otras empresa para que cumplan las demás funciones que requiere; por ejemplo las casas

fabricantes de automotores se dedican al diseño de sus modelos pero la fabricación de sus partes

las delegan en otras compañías así como el ensamblaje de las mismas, dedicando todo su

esfuerzo al modelo de ventas y marketing.

 Estructuras con Enfoque Virtual

Este tipo de organización apoya la gran parte de su funcionamiento en las Tics, donde no

requiere de mayores espacios físicos para reunir a sus empleados en función de su trabajo si no

que delega a cada uno de ellos unos objetivos medibles y verificables a través de medios

tecnológicos y de telecomunicaciones.

Estructura Organizativa Para Negocios Internacionales

Como su nombre lo indica son estructuras que se crean y organizan en función de un

negocio internacional que requiere de diferentes equipos altamente técnicos en diferentes campos

para llevar a cabo sus negocios de carácter internacional. Por ejemplo una empresa dedicada a la

importación y exportación de productos, deberá construir una estructura organizacional enfocada

en la importación y otra en la exportación, pues los requisitos legales de cada país son diferentes

para este tipo de actividades y la empresa se debe adaptar a estos requisitos.

Estructura Organizacional de Trébol

Este tipo de estructura se adapta a las empresas que subdividen en tres partes su modelo

de negocio donde en una parte principal solo realizan su actividad principal o actividades

esenciales para la subsistencia de la empresa, en otra subcontratan empresas para que desarrollen

sus funciones u actividades consideradas no esenciales y en otra trasladan algunas de sus

actividades a los clientes.

 Estructura Organizacional Federal

Este modelo se caracteriza por tener un único nivel de dirección y toma de decisiones,

pero que crea filiales para el desarrollo de productos o proyectos los cuales son controlados

directamente por la Junta Directiva principal y sobre ella recae la función de control y dirección.

Este modelo es utilizado por empresas que diversifican su portafolio de servicios ya sea a nivel

nacional o internacional.

Estructura Organizacional Triple

Este tipo de organización hace referencia a la importancia de la toma de decisiones

basadas en consenso de equipos técnicos altamente calificados y de sus empleados, dando

prioridad al potencial humano de la empresa sobre otros temas no menos importantes como las

tecnologías de la información y la producción de la empresa.

Estructura Organizacional de Hipertexto

Este modelo hace referencia a un sistema donde la empresa enfoca sus actividades en la

capacidad de adaptarse a los nuevos cambios y que estos sean difundidos ampliamente por toda

la organización a fin de crear nuevas estrategias, garantizando así la vigencia y permanencia de

la empresa. Dedica una parte a la dirección de negocios, otra a los equipos de proyectos y una

ultima a la transformación del conocimiento que le permita a la empresa innovar y crear nuevas

formas de competir en los diferentes mercados.

 Conclusiones

Como pudimos evidenciar en el anterior resumen, no importa qué tipo de estructura o

modelo de organización se elija por parte de las empresas, todos son útiles e igual de importantes

para el óptimo funcionamiento de las mismas.

Es necesario entender que en el mundo globalizado que vivimos, las empresas deben estar

dispuestas a ser flexibles y adaptarse a los cambios que ello genera, de lo contrario su permanencia

en el largo plazo se vera amenazada.