Organización , Sistemas

y Procesos Empresariales

Tema :Organización
Integrantes:
 Germán Candia
 Diana Florentin
 Yanina Soto
 Ana Romero
 Sirlei Jimenez
 Jadiyi Cohene
 Olga Alderete
 Introducción
 La complejidad de un mundo globalizado y la velocidad de los cambios exigen hoy
en día las organizaciones estrategias diferentes para enfrentar los desafíos de
mercados competitivos y lograr sus objetivos cumpliendo su responsabilidad social.
 A estos efectos los directivos, gerentes y el profesional Organización y Procesos
Empresariales deben saber percibir, detectar, conectarse, y reaccionar ante los
acontecimientos del entorno empresarial, por o que deben mantener actualizados
sus conocimientos, habilidades y actitudes para enfrentar con éxito tales desafíos.
 De ahí la importancia de evaluar los escenarios actuales y futuros probables a
nivel nacional, regional y mundial, para responder con rapidez los cambios que se
originan en el entorno y dar respuesta a las crecientes expectativas de los
clientes, proveedores, directivos, gerentes y empleados de la empresa.
Interacción de empresas con sus clientes
y proveedores
Toda empresa se relaciona e interactúa con sus clientes y proveedores en entornos
Dinámico y cambiantes que condicionan sus acciones. Uno de los principales objetivos
de la empresa es la satisfacción de sus clientes externos, por Io que debe mantener
una interacción constante con el mercado de manera a mejorar los procesos y
conservar la fidelidad de los mismos. Por otra parte, la empresa depende de sus
proveedores para disponer de materias primas, insumos, materiales y servicios
necesarios para la producción de bienes y servicios y satisfacer las necesidades de sus
clientes.
La relación de la empresa con sus proveedores es tan importante como la relación con
sus clientes. Esta premisa es fundamental pues si los proveedores no cumplen con su
responsabilidad la empresa no podrá cumplir con sus clientes. De ahí la importancia
de que la empresa comparta su visión, misión, filosofía, objetivos y políticas con sus
proveedores, y mantener un ámbito de cooperación y confianza mutua, para
maximizar lograr los objetivos comunes.
 Conceptos de Organización
La organización es el proceso que consiste en identificar y agrupar ornadamente
las actividades o procesos de una empresa, definir los sectores o áreas y las
interrelaciones e interacciones entre estos, delimitar y escalonar la autoridad y
responsabilidad de cada cargo. Además , establecer adecuado sistemas y Canals
d comunicaron y coordinación, entre las diferentes unidades de modo a conseguir
los objetivos deseados, considerando las variables o condiciones del entorno
empresarial y los recursos humanos, financieros, tecnológicos, infraestructura
física y otros, disponibles, en esta definición se pone énfasis en la actividad
organizadora, ósea que todo comienza con la identificación y sistematización de
todas las actividades y procesos que deben ser realizados para alcanzar
determinados objetivos.
Objetivos e importancia de la
organización
 El objetivo del proceso organizativo es proporcionar a los directivos gerentes
supervisores y empleados, las condiciones adecuadas para que puedan
desarrollar sus tareas de la mejor forma que saben hacer para lograr los
resultados deseados.
 La organización es fundamental para la gestión de empresas, sean éstas
grandes, medianas o pequeñas. En nuestro país, desde hace varios años, el
principal detonante de la crisis empresarial de los sectores público y privado
es la falta de organización y consecuentemente la mala administración.
Relación de los conceptos de
organización y administración
 La Organización es una entidad constituida por personas que tiene como
objetivos producir bienes o servicios, servir y satisfacer Ias necesidades de
clientes (personas que sirven a personas) y obtener rentabilidad. Está
integrada por un conjunto de órganos o sectores interrelacionados,
interactivos e interdependientes, en constante interacción con el entorno
empresarial para lograr sus objetivos.
 La Administración es el proceso de realizar eficientemente las actividades
mediante el uso adecuado de los recursos humanos, financieros, tecnológicos,
materiales, infraestructura física, etc., para conseguir los objetivos
organizacionales.
Algunas cuestiones básicas a considerar
para organizar una empresa
 La visión, misión y filosofía empresarial, así como los objetivos, las políticas y
estrategias, están claramente definidos.
 La estructura organizacional conduce al logro de los objetivos previstos.
 Las tareas y responsabilidades están claramente definidas, distribuidas y
coordinadas, de manera a optimizar la eficiencia y eficacia del personal.
 Los sistemas y procesos operacionales, están actualizados y son flexibles.
 El espacio físico está adecuadamente distribuido.
Organizaciones que aprenden
(empresas inteligentes)
 Las organizaciones que aprenden son aquellas que obtienen beneficios
económicos, sus recursos humanos están contentos, motivados y con ganas de
seguir trabajando. En ellas se trabaja en equipo y se lleva a la acción lo
aprendido.

Organización virtual
 La organización virtual forma parte de la estrategia empresarial e incorpora
prácticas e instrumentos de la moderna Tecnología de Información (TIC). Esta
forma de organización permite la posibilidad real de abrir potenciales
mercados a un costo relativamente bajo para la comercialización de cualquier
tipo de producto o servicio, sea de entrega o prestación inmediata online o
diferida, de acuerdo con Ios convenios establecidos entre las partes,
eliminando los papeles y agilizando los procesos.
 La empresa virtual es toda organización en que su estructura de negocios es
operacionalizada a través del proceso electrónico, donde las informaciones
fluyen por cualquier lugar y en cualquier instante.
 Calidad de la organización
 La calidad de la organización implica, entre otros:
 Visión, misión y filosofía empresarial claramente definidas.
 Objetivos claros y precisos.
 Políticas y estrategias de gestión y control claramente definidas.
 Estructura organizacional acorde con las necesidades-flexible (actualmente achatada o plana).
 Canales y sistemas de comunicación claramente definidos.
 Infraestructura tecnológica bien dimensionada.
 Métodos, sistemas y procesos operacionales actualizados-flexibles.
 Niveles de responsabilidad claramente definidos.
 Adecuado soporte para la toma de decisiones, en tiempo y forma.
 Sistema de Información Gerencial (SIG) eficaz.
 Recursos humanos calificados y motivados.
 Clima laboral apropiado.
 Trabajo en equipo.
 Estilo gerencial participativo.
 Capacitación y desarrollo constante de los recursos humanos.
 Mecanismos de coordinación y control claros y precisos.
 Atención preferencial a todo lo relacionado con clientes, proveedores y stakeholders.
 Atención y adaptación a los cambios del entorno empresarial (globalización)·
Organización formal e informal
 LA ORGANIZACIÓN FORMAL de una empresa o institución esta basada en la
división del trabajo, realizada en forma racional y planificada. En este tipo de
organización la estructura organizacional, los sistemas y procesos o
procedimientos operacionales son resultados de un diagnostico y planificación
consiente. Estos, con la visión, misión, filosofía, objetivos, políticos y
estrategias empresariales, están explícitos en un documento aprobado
formalmente por autoridades competentes.

 Esta organización formal esta representada gráficamente en un organigrama

en el que se determina las funciones formales entre distintos sectores o áreas
que componen la estructura organizacional, mediante líneas que representan
las canales formales de comunicación y las relaciones de mandos entre
diversos niveles jerárquicos.
 LA ORGANIZACIÓN INFORMAL es el resultado del inter-relacionamiento y de la
interacción espontanea de los miembros de una organización. Esta forma de
relacionamiento puede tener efectos positivos o negativos, según el estilo de
gerenciamiento, y puede favorecer o dificultar el logro de los objetivos de la
empresa.

 La organización informal es aquella en la que no existe una estructura

organizacional formalmente definida y de las relaciones, comunicaciones, los
niveles de autoridad y responsabilidad existen sin ninguna formalización. Este tipo
de organización se rime por normas implícitas por lo que consta en ningún
documento escrito.
 Centralización y Descentralización
 Se tiene una CENTRALIZACIÓN administrativa cuando todas o la mayoría de Ias
decisiones son tomadas en el nivel superior de una organización, ya sea por una
persona o un grupo de personas.
 Cuando el poder de decisión se concentra en un único punto de la organización, en
la mayoría de los casos se presentan serios problemas en la gestión empresarial,
por lo que hoy en día no es recomendable el uso de este escrito.

 Se habla de DESCENTRALIZACIÓN cuando gran parte de las decisiones relacionadas

con el funcionamiento de la organización se toman en los niveles inferiores de La
descentralización.
 La descentralización implica delegación de la autoridad y responsabilidad
utilización de los recursos empresariales, el procesamiento, distribución,
recuperación y disponibilidad de informaciones y documentos en los niveles
inferiores de las organizaciones, de manera a facilitar la toma de decisiones y la
consecución de los objeticos de cada sector o área de Ias misma.
Aspectos Básicos a considerar para realizar una
descentralización administrativa.
 La descentralización representa un factor fundamental para lograr la
excelencia en la organización y gestión empresarial. Por consiguiente, se
debe contemplar una serie de aspectos esenciales para establecer el grado de
descentralización que sea apropiado para cada situación especifica.
 Según William Newman, algunas preguntas que pueden ayudar a realizar una
adecuada descentralización son:
1. Los titulares de los niveles jerárquicos superiores, ¿están muy sobrecargados
de trabajo? Siempre que fuere posible se debe evitar que los ejecutivos de los
niveles jerárquicos superiores tengan exceso de trabajo.
2. Los individuos ubicados en los niveles jerárquicos inferiores de la estructura
organizacional, ¿tienen suficiente capacidad para decidir? O sea, antes de
efectuar la descentralización se debe determinar si los individuos ubicados en los
niveles inferiores tienen suficiente conocimiento, habilidades y actitud para
tomar decisiones sensatas.
 Grado de Descentralización

 El grado de descentralización, en cualquier tipo de organización, puede ser

determinado por el grado de delegación de la autoridad y responsabilidad
existente en la misa, pues toda descentralización administrativa requiere
para su funcionamiento de un sistema definido de delegación.
 Por tanto, un gerente, jefe o supervisor de línea puede tener autoridad para
decidir sin consultar con nadie o puede decidir después de consultar con su
superior jerárquico o con el asesor antes de aplicar sus recomendaciones.
 Delegación de Autoridad y
Responsabilidad
 El origen de la delegación de autoridad y responsabilidad es de larga data, ha
sido practica desde hace tiempo, como lo demuestra la Biblia, sin embrago
aun hoy día existen directivos y gerentes que rehúsan esta práctica tan
beneficiosa para una adecuada administración.
La delegación consiste en la transferencia total de algunas tareas y
responsabilidades del responsable de un nivel superior a otro de nivel inferior de
la organización.
REQUISITOS PARA UNA ADECUADA DELEGACION DE LA AUTORIDAD Y
RESPONASBILIDAD
 Debe existir un organización formal, con descripción de tareas y
responsabilidades para cada puesto o cargo.
 Deben ser definidas en forma clara y precisa, las tareas y responsabilidades a
delegar.
 Debe efectuarse mediante un documento escrito.
ALGUNOS MOTIVOS QUE IMPIDEN LA DELEGACION DE AUTORIDAD Y
RESPONSABILIDAD
 La falta de confianza en sus subordinados o colaboradores.
 El deseo de hacer resaltar su ego.
 Porque simplemente no quiere correr riesgos.
 Por no contar con funcionarios competentes que puedan cumplir con la
responsabilidad y autoridad delegada.
 Conclusión

 Las empresas con los cambios y un mercado competente es importante que

tomen medidas para desarrollarse. La Organización como parte del proceso
administrativo es de suma importancia porque es cuando ya se tienen los
objetivos y metas claros a lograr.
 La Organización tiene sus formas de realizar su función y utiliza herramientas
como técnicas que hacen principalmente que el trabajo de un empleador sea
más eficiente y rápido.
GRACIAS POR SU
ATENCION!!!