Instituto Universitario de Tecnología

“José Leonardo Chirino”

Administración

Mención: Aduana

Punto Fijo – Estado Falcón

INVESTIGACIÓN

SISTEMA Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Profesor: Bachiller:

Oscar Chacín Odalys Medina

C.I 27.503.812

Lunes 18 de Noviembre del 2020.

Estructura de los procedimientos administrativos:

El procedimiento administrativo es un mecanismo mediante el cual la

administración genera efectos jurídicos sobre el administrado. Es un conjunto de
actuaciones que tienen como fin último la generación de un acto administrativo.

Estructura:

Interna: Está compuesta de los siguientes elementos:

o Relaciones de autoridad o poder.

o Relaciones de trabajo: funciones a nivel de cargo, actividades de las
unidades organizacionales, tareas individuales.
o Flujo de información y comunicación.

Autoridad: Es poder legitimizado, es la capacidad coactiva de dar órdenes y los

mecanismos de poder para hacer cumplir órdenes.

Tipos de autoridad:

o Formal: consiste de acuerdo con Weber en la autoridad racional

legítimamente establecida, esta se hace legítima mediante la aceptación,
por consenso y formalización a través de las normas, de los estatutos.
o Técnica o funcional: se refiere al poder que se deriva del conocimiento
especializado en un área determinada.
o Informal: es el poder que aparece espontáneamente por la relación entre
dos o más personas y la posibilidad de una de ellas de influir en la acción
de la otra.
o Recursos:

Los medios o factores que utilizan las organizaciones en su proceso de producción

se pueden clasificar en:

o Humanos: Las personas proporcionan la mano de obra, la fuerza de

trabajo intelectual y física, el capital humano que requieren las
organizaciones.
 o Técnica: requiere de conocimientos y trabajos especializados.
o Económica: el trabajo se orienta a la producción racional de bienes y
servicios y genera un salario o contraprestación.
o Psicológica: del trabajo se deriva un comportamiento mental, o de actitud,
un estado de satisfacción o insatisfacción, colectivamente determinada el
clima de motivación de la organización.
o Fisiología: El trabajo origina desgaste, fatiga y consecuencia física en el
largo plazo, por ello es necesario estudiar los movimientos y posiciones
repetitivas en la jornada normal del trabajador.

Simbología:

Los símbolos utilizados para diagramar organigramas en las estructuras de

empresas son: las casillas y las líneas.

1. Las casillas

Son figuras geométricas rectangulares que hacen representación de unidades de

la organización. Al interior de ella se debe colocar el nombre de la unidad o área
que representa.

2. Las líneas continuas

Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección,

asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se
presentan al interior de la organización. La línea principal de la organización se
diferenciará de las demás por ser de mayor espesor.

3. Líneas punteadas entre dos unidades

Señalan la existencia de relaciones de coordinación entre ambas unidades.

4. Los puentes

Son líneas con un realce semicírculo que son utilizados cuando se cruza una línea
entre dos unidades que se relacionan.
Ejemplo: Estructura Administrativa “Espidel.C.A”

GERENTE
GENERAL

ASESOR

COORDINADOR
COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR
GENERAL
OPERACIONAL GENERAL ADMINISTRATIVO
COMPRA Y VENTA

Formulario: Un Formulario es un documento utilizado para la recolección de datos

de manera estructurada. Se designa con el término de Formulario a aquella
plantilla que contiene espacios vacíos, los cuales están destinados para ser
rellenados por algún individuo con un propósito específico.

Control de Formulario: Todas las organizaciones necesitan ejercer un control de

formularios, la forma de organizar el programa puede variar, según sea el (los)
problemas(s) que confronta cada organización en particular. Existes varios
aspectos importante, entre ellos tenemos:

o Registro y Clasificación del Formulario

o Análisis de sus Fines, Contenidos y Procedimientos Relacionados.
o Elaboración de las Normas de Diseño
o Identificación del Formulario.
 o Desarrollo de Normas y Procedimientos para la Reproducción,
Almacenamiento y Distribución de los Formularios.
o Evaluación del Programa de Control

Diseño de Formulario:

Es importante tener en cuentas los siguientes puntos para el buen diseño de un

formulario:

o Debe existir una Unidad Responsable del Control de Formularios.

o Solicitar de la Alta Gerencia la Prohibición de que se impriman formularios
sin la aprobación previa de la Unidad de Control.
o Auditoria de Formularios.
o Establecimiento de un Sistema Único de Codificación.
o Diseño e implantación del Procedimiento de Control.
o Control sobre la Reproducción de Formularios