Universidad Tecnológica de Santiago (UTESA)

Sistema Corporativo

Análisis de sistema

Análisis de sistema de Estación De Combustible Texaco

Presentado a:
Cesar David Rodríguez C.

Presentado Por:
Rudelvi Alexander Valenzuela 117-1005
Maycol Steven Baret Santos 113-2054
Enmanuel Rodríguez 114-2040

Santiago, Rep. Dom.

27/07/2017
Índice General Páginas
o Introducción…………………………………………………………………………..... 2
o Procedencia de la empresa………………………………………………………….. 3
o Investigación preliminar ………………………………………………………………. 3
o Organización de la empresa …………………………………………………. 3
o Objetivos de la empresa ……………………………………………………… 4
 Generales...……………………………………………………………….... 4
 Específicos...……………………………………………………………….. 4
 Misión...……………………………………………………………………... 4
 Visión...……………………………………………………………………… 4
 Valores...……………………………………………………………………. 4
o Proceso actual del sistema.…………………………………………………………... 5
o Requerimiento de funcionamiento del sistema………………………………………6
o Objetivos del sistema …………………………………………………………………..6
o Razones para desarrollar un nuevo sistema ………………………………………..6
o Orígenes de la investigación ………………………………………………………….7
o Determinación de los requerimientos básicos del sistema actual ………………...7
o Limite o alcance del sistema …………………………………………………………..8
o Diagrama de descomposición ………………………………………………………...9
o Diagrama de flujo de datos 1er y 2do 3er nivel ……………………………………10
o Mini especificación de los procesos ……..………………………………………….13
o Diagrama de Structure Chart ………………………………………………………..14
o Diagrama de Entidad/Relación……………………………………………………….14
o Diccionario de Datos ………………………………………………………………….15
o Prueba de Factibilidades ……………………………………………………………..15
o Lista de los objetivos que tendrá el nuevo sistema ……………………………….18
o Técnicas utilizada para levantar la información y porque se usaron…………….19
o Recomendaciones y justificación del sistema propuesto …………………………20
o Técnica a utilizar para la instalación de sistema …………………………………..20
o Conclusión ……………………………………………………………………………..21
o Conclusiones …………………………………………………………………………..22

1
01. Introducción

La presente investigación se refiere al tema sistemas de estaciones de combustible,

que se pude definir como análisis de los procedimientos automatizados de una estación
de abastecimiento de combustibles. La Texas Petroleum Company, llamada también
Texaco Petroleum Co, es una empresa petrolera estadounidense con sede en Nueva
York. Fundada en 1902 con el nombre de The Texas Company, adoptó la
denominación actual en 1959. Actualmente es una filial de Chevron Corporation. Su
objetivo social es la producción y comercialización de petróleo y productos derivados.

La característica principal de este tipo de comercio es el abastecimiento de

combustibles. En este análisis tocaremos todos los aspectos operacionales de la
empresa, detectar que procesos se pueden mejorar para hacer de esta una
organización más eficiente. Para este análisis se emplearon varios métodos de
investigación y recopilación de datos, con el fin de brindar un enfoque objetivo a pesar
de las limitaciones y restricciones a la información que pueda haber en el transcurso de
la misma.

2
02. Procedencia de la empresa

La Texas Petroleum Company, llamada también Texaco Petroleum Co, es una

Empresa petrolera estadounidense con sede en Nueva York. Fundada en 1902.
Esta estación surge por la necesidad de los habitantes para abastecerse de
combustible en un lugar que le sea de fácil de acceso. He aquí cuando hace 25 años
se decide comprar el nombre o franquicia de Texaco, la misma alquila una licencia por
20 años.

03. Organización de la empresa

Propietario

Administrador

Supervisor Supervisor

Despachador Despachador
Despachador Despachador

3
3.1 Objetivos de la empresa

 3.1.1 Generales
 Vender siempre el combustible de calidad con los más altos estándares y
mejores rendimientos a los consumidores.

 3.1.2 Específicos
 Mantener motivado a nuestros empleados para que ofrezcan un buen
servicio a nuestros clientes.
 Ofrecer un servicio integrado de calidad en la distribución, venta y
comercialización de combustibles y derivados del petróleo.
 Cumplir y superar las expectativas de nuestros clientes a través de un
servicio excelente, con la finalidad de crear fidelidad entre ellos.
 Ser una organización que logre resolver problemas y aprovechar
oportunidades mediante el cumplimiento de nuestros sistemas de valores y
aprendizaje continuo.
 Realizar acuerdo y alianzas estratégicas con empresas de misión, visión, y
valores en sintonía con los nuestros para poder juntos lograr nuestra misión y
valores.

3.1.3 Misión
Nuestra empresa, está dedicada a satisfacer las necesidades de los clientes a través
de personas capacitados en cuanto a la atención, venta de combustible y derivados del
petróleo.

3.1.4 Visión
Trabajar con el detalle del producto, ser el detallista principal del país en combustible.

3.1.5 Valores
 Honestidad
 Respeto.

4
04 proceso del sistema actual detallado
Usted llega elige el bombero o dispensador, le indica el combustible que va a consumir
y la cantidad, el bombero selecciona el dispensador del combustible indicado por el
cliente y especifica la cantidad que va a depositar en el vehículo. A continuación,
pregunta si desea algo adicional (Culán, aceite, hidráulico, agua de batería, etc.).
Después el bombero se pregunta si es factura fiscal, se procede a registrar la factura y
se cobra. Sino es el caso se hace factura, pero sin comprobante fiscal.

Cada día se le asigna una estación diferente a cada despachador, pues el mismo no
puede estar 2 días seguidos en el mismo turno. Cada estación tiene 8 mangueras las
cuales despachan 4 tipos de combustibles

En el día se realizan 3 cuadres, es decir cada vez que termina un turno (8 horas al día
por despachador) de la siguiente manera:

1) Se toma el balance inicial de cada dispensador de las diferentes estaciones, y el

balance final de lo mismo. Se determina la cantidad vendida de cada
combustible por estación, es decir lo que vendió cada despachador en total.
Cada combustible tiene un código asignado de identificación para la toma de los
cuadres, por ejemplo, el Gasoil tiene como código el número 1.
2) Multiplicar la cantidad vendida de cada combustible por el precio del mismo,
para saber cuánto vendió el despachador en un día.
3) El dinero faltante se le descuenta al despachador cuando se hace el cuadre por
turno. Y los excedentes son guardados en la caja fuerte, es decir se le quita al
despachador.
4) En el cuadre participan el supervisor y 2 despachadores, en el que entra en
turno y el que sale.

5
4.1 Requerimiento de funcionamiento del sistema actual
 El sistema debe permitir registrar facturas.
 El sistema debe permitir hacer cuadre una vez concluido un turno de trabajo.
 El sistema debe generar reportes dinámicos de las ventas diarias
 El Sistema debe controlar el combustible vendido por estación
 El sistema debe tener un control del inventario.
 El sistema debe identificar cada combustible con un código único.
 El sistema debe permitir facturar tanto a crédito como a contado.

4.2 Objetivos del sistema

 4.2.1 General
 Tener un control del combustible vendido en cada estación de la
bomba Texaco.

 4.2.2 Específicos
 conocer la venta diaria de cada despachador.
 Determinar si hubo excedente o faltante, al momento del cuadre.
 Monitorear la cantidad restante de cada combustible.


4.3 razones para desarrollar un nuevo sistema.

 El sistema actual esta manual, hay que automatizarlo.
 Ahorrar tiempo al momento de realizar un cuadre.
 La empresa está preparada económicamente para desarrollar este
sistema.
 La administración quiere tener la información digital.
 La empresa quiere tener una alerta en tiempo real, de cuando se está
agotando un tipo de combustible especifico.

6
4.4 Orígenes de la investigación
La información fue suministrada por el Sr. Víctor Díaz, administrador de la bomba
Texaco, Cuyo número de teléfono es 809-226-0336.

05. Determinación de los requerimientos básicos del sistema

actual.
5.1 Requerimientos de transacción de usuario
La información que se utiliza para tomar decisiones son:

Usuario vendedor: tipo de combustible que desea adquirir, calidad del combustible,
método de pago. Esta información se obtiene al momento de un cliente pide comprar
combustible por lo que el vendedor hace las preguntas correspondiente para poder
tomar las decisiones pertinentes.

Usuario administrador: Nivel de combustible en cisterna. Esta información la obtiene en

el sistema el cual le dice el nivel de combustible almacenado con esta información el
usuario debe determinar cuándo es el momento de recargar las cisternas y evitar
desabastecimiento.

5.2 Requerimientos de decisión de usuario

Que forma parte de la transacción: El cobro, despacho y manejo de las bombas,
formaran parte de la transacción que realizara el usuario.

Que es lo que inicia en la transacción: al momento del pago.

Quien la inicia: el usuario, con el tipo de combustible a despachar.

Con que propósito: Terminar la venta del combustible pedido.

Que puede afectar el proceso: El mal manejo de las bombas o falta de orientación para
el uso de las bombas.

Que datos son necesario y no son posibles obtenerlo por el sistema: Inventario general
diario de los dispensadores, el sistema no lo muestra, acabo del mes.

7
Que datos se guardan: órdenes, facturas, inventarios, datos de personal, ventas y
compras.

5.3 Requerimientos para toda la empresa.

Los datos se van a recolectar en el departamento de Operaciones que en este caso
está compuesto por el despachador, que se encarga de generar la factura, para luego
enviar esta información al departamento de contabilidad para proceder a hacer
proceder a hacer el cuadre y un resumen de las ventas diarias.

Por último esta información pasara al departamento administrativo para conocer

las ganancias generada durante un periodo de tiempo determinado, así como también
los despachadores con mejores ventas.

06. Límite o alcance del sistema

El sistema trabajara con los procesos de facturación de la empresa, así como también
con el inventario. Desde que el cliente solicita el combustible hasta que él se hace el
cuadre en contabilidad.

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07. Diagrama de descomposición

Sistema de Control De
Ventas De Combustibles #0

Compra #1 Venta #2 Cuadre #3

Demanda #1.1 Inventario #3.1

Facturación #2.1

Calidad #1.2 Rentabilidad #3.2

Despacho #2.2

Precio #1.3

9
08. Diagrama de flujo de datos 1er, 2do 3er nivel.

Diagrama de nivel 1

10
Diagrama de flujo de nivel 2

11
Diagrama de nivel 3
Cliente Vendedor

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09. Mini Especificación de los procesos
Nombre del proceso: Venta de combustible.
Número de proceso: 1.0
Entrada: Información del cliente y vendedor.
Salida: Venta total y combustible disponible.
Descripción: permite realizar la venta de combustible.

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10. Diagrama de Structure Chart

Cliente Venta

Forma de Pago Combustible

Calidad

Tipo De inventario
Combustible

11. Diagrama de Entidad/Relación

14
12. Diccionario de datos
Despachador: persona encargada de administrar una estación.
Estación: está compuesta por 8 mangueras, de 4 combustibles diferentes.
Manguera: Objeto utilizado para dispensar el combustible.

13. Prueba de factibilidades

13.1 Factibilidad Técnica
Personal de trabajo del sistema

 Técnico de redes: se necesita para el mantenimiento e instalación de las redes

de comunicación, con el departamento de administración y estaciones de
servicios.
 Técnico sistemas eléctricos: es el encargado de mantener los sistemas
eléctricos en línea y sin interrupciones.
 Programador: Creador del sistema para el control de la contabilidad de la
estación.
 Administrador de base de datos: Supervisara los ingresos, gastos e inventario de
la estación en general.
 Auxiliar en ventas: Encargado del despacho del combustible y derivados en la
estación.

Equipos de trabajo para la empresa

 Bombas o dispensadores de servicio: Encargada de la distribución del

combustible, calificado por mangueras y calidad.
 Servidores: Para el manejo del sistema en las estaciones.
 Terminales o Computadoras: Para el manejo del sistema, por parte del usuario
primario y administrador.
 Cámaras: Seguridad para el entorno de la estación
 Equipo de oficina: Para el uso de administrador o supervisor, entorno al sistema
o facturas manuales.

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13.2 Factibilidad Económica
En el estudio de la Factibilidad Económica, determinamos el presupuesto de costos de
los recursos técnicos, humanos y materiales tanto para el desarrollo como para la
implantación del Sistema.

Además, nos ayudara a realizar el análisis costo-beneficio de nuestro sistema, el

mismo que nos permitirá determinar si es factible a desarrollar económicamente el
proyecto.

A continuación se describe los costos del recurso necesario para el desarrollo de

nuestro Sistema de Información:

Recursos humanos
Numero Cargo Costo Individual Costo total
01 Analista 120,000.00 120,000.00
02 Analista programador 180,000.00 180,000.00
03 Analista programador 180,000.00 180,000.00
480,000.00

Recursos tecnológicos
Hardware

Numero Equipo Cantidad Precio unitario Total

01 Very Phone Pax S90 3G 20 18,000.00 36,000.00
02 Router Cisco 1 40,000.00 40,000.00
03 Cable UTP 5 2,000.00 6,000.00
82,000.00

Software
Numero Software Cantidad Precio unitario Total
01 Linux Debian 8 LTS 30 300.00 9,000.00
Sistema de estacion 1 500,000.00 500,000.00
509,000.00

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Flujo de pago
Numero Recursos Costo Total
01 Recursos 480,000.00 480,000.00
humanos
Recursos 509,000.00 + 591,000.00
Tecnológicos 82,000.00
1,071,000.00

Beneficios:
Los beneficios que serán obtenidos en nuestro proyecto los hemos clasificado en dos
tipos que son:

Beneficios Tangibles:
· Información actualizada y agilizada

· Generación de reportes

Beneficios Intangibles:
· Buen servicio

· Buena imagen de la institución

· Satisfacción de los clientes
· Control adecuado de la Información
Con estos beneficios especificados, hemos estimado que el total de los beneficios que
la empresa obtendrá por los funcionamientos del sistema serán bastantes ya que
mejorara en un 30% el rendimiento de los vendedores y un 15% el control de
almacenaje de combustible.

17
13.3 Factibilidad Operativa
Los usuarios están de acuerdo con el desarrollo de este nuevo sistema. Y están
dispuestos a cooperar y capacitarse en el uso de esta tecnología.

Es importante señalar que muchos de los usuarios tienen experiencia en el uso de

computadora, por lo que el aprendizaje será más rápido.

14. Haga una lista de los objetos que tendría un nuevo

sistema
 Control de los inventarios del galonaje vendido y comprado
 Control de horario, para los turnos de colaboradores, en las áreas asignadas
 Comunicación con los puntos de ventas
 Control de los puntos de ventas
 Calculo de los combustibles despachados en los puntos de vetas
 Manejo flexible para usuarios y administradores
 Optimización en los resultados de beneficios del combustible vendido
 Asignación de ID(identificador), para cada combustible y derivado de petróleo
vendido en la estación
 Control del cálculo, sobre la rentabilidad de los combustibles y derivados del
petróleo, vendidos en la estación
 Reporte periódico de los datos procesados por el sistema.
 Facilidad para la introducción de datos manuales por pedidos o pagos
adelantados, hechos por el usuario fuera del sistema
 Almacenaje (BackUp), de los datos procesados por el sistema

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15. Diga cual o cuales técnicas utilizo para levantar
información y por qué explique
Durante el recaba miento o levantamiento de información de este proyecto se usaron
diversas técnicas de levantamiento de información con el objetivo de ser lo más
objetivos posible, tales como la entrevista que consiste en obtener información sobre
hechos, personas, o culturas está conformada por 2 tipos la estructurada y la no
estructurada. La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se
han preparado previamente un conjunto de preguntas.

Las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos; el

interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código. La
entrevista no estructurada: Deja al entrevistado mayor margen de libertad e iniciativa,
se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.

También fue utilizado los cuestionarios o encuesta son serie de preguntas ordenadas
que buscan obtener información de parte de quien las responda. Con la revisión de
registro en búsqueda de un historial de lo que ha sucedido anteriormente. Con la
observación examinamos e investigamos los hechos y fenómeno que nos encontramos
con el fin de poder describir lo que se está detallando también identificando la
información disminuyendo la estática y agilizando a que la dinámica surja a la luz.

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16. Recomendaciones y justificación del sistema propuesto.
En razón de que el sistema actual funciona de manera manual, los despachadores
tienen que digitar las facturas, hacer los cálculos de ventas, recomiendo que el sistema
sea automatizado para ahorrar tiempo, dinero y eficiencia para ofrecer el servicio.

17. Cuál es la técnica a utilizar para la instalación del sistema

La técnica a utilizar será sustituir el sistema viejo por el nuevo, ya que es una empresa
pequeña, por tanto cualquier anormalidad puede ser resuelta en poco tiempo.
Además el sistema que están utilizando no es muy rentable para ellos en cuestión de
tiempo y dinero, por dicha razón quieren sustituirlo de inmediato y eliminar el viejo.

20
18. Conclusión.
En conclusión este análisis fue llevado acabo utilizando todos los métodos de
recopilación de datos necesarios aprendidos en esta asignatura, por lo que gracias a
los conocimientos brindados por el Ingeniero Cesar Rodríguez profesor en la
universidad tecnológica de Santiago (UTESA) por sus siglas en español, pudimos
asumir el reto con la suficiente preparación y madurez necesarias para el mismo.

En torno a la empresa esta es una muy competitiva en el mercado por lo que se

mantiene en continuo cambio y modernización de sus estaciones de servicios en el
país podemos encontrar estaciones de servicios mejor equipadas en algunas ciudades
que en otras e incluso dentro de la misma ciudad. Nos expresaron su intención de
mejorar en este aspecto. El sistema implementado actualmente es uno de los mejores
del mercado dentro del área.

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19. Conclusiones
Rudelvi Alexander Valenzuela 117-1005
En el análisis de este sistema de control de combustible para la estación Texaco. Se
puede apreciar como los diferentes procesos funcionan de manera correcta, pero con
la particularidad de que muchos de ellos se hacen de manera manual.

En el análisis expuesto se trazan nuevas técnicas para optimizar el trabajo de los

empleados de esta estación, de una manera automatizada, lo que va a significar para
ellos, ahorro de tiempo, dinero y mayor rapidez para realizar los diferentes procesos.

Maycol Steven Baret Santos 113-2054

Con este análisis podemos concluir que el nuevo sistema será un éxito en la estación,
con la optimización y flexibilidad para el manejo del usuario reduciría los errores de
sistemas y de manejo. Ya que te tomaría el control de la mayor parte de la estación y
de sus finanzas, mantenidos y el buen funcionamiento de la empresa y la ordenación
exacta de los datos procesados por el sistema.

Alexis Rodriguez Pérez 114-2040

Este sistema funciona con un servidor en las nubes el cual recaba información de todas
las estaciones permitiendo de esta forma recabar información más precisa por lo que la
convierte en una de las organizaciones más eficientes dentro de su mercado.

En nuestro país se mantienen los estándares de seguridad necesarias es todas sus

instalaciones haciendo de esta una compañía de las más seguridad brindan al cliente.
En conclusión su sistema es eficiente aunque en algunas estaciones del país falten por
actualizar algunos aspectos en comparación con las últimas estaciones que se vienen
construyendo, falta en algunas plantas la automatización del nivel de la cisterna y
servicio de bombas de aire con medidor de presión de las llantas incluido. Es un
sistema eficiente en comparación con otros en el mercado aunque se podría mejorar
como ya planteamos en nuestro análisis conjunto.

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