Un 

manual de políticas y procedimientos, reviste una importancia trascendente para

las empresas, porque le permite establecer lineamientos a todos sus integrantes;
desde ejecutivos hasta trabajadores y demás personas interesadas en conocer el
funcionamiento de una organización. Por medio de los manuales, se puede fomentar
el trabajo en equipo, encausar iniciativas e innovación, permitiendo coordinar los
esfuerzos de todos los departamentos de una empresa en la misma dirección y
finalidad. El uso de los manuales es fundamental para cumplir los objetivos
institucionales, mismos que generalmente están expuestos en lo que se conoce como
visión, misión y valores. Permite y promueve la mejora en los procesos internos,
incrementando con ello sus niveles de productividad, eficiencia y desde luego en su
eficacia de gestión. Mediante los manuales de procedimientos administrativos, se
puede generar una cultura y filosofía de trabajo, se establecen criterios propios
enfocados a los procesos de todas las áreas, incluyendo las relacionadas con el
marketing y las políticas de venta, además de ser un documento idóneo para reforzar
los valores éticos y morales que deben caracterizar a toda empresa responsable e
innovadora. Una de las principales finalidades de los manuales es facilitar los procesos
de actualización y mejora permanente de la compañía, mismos que implícitamente
permitirán alcanzar de una manera ordenada los objetivos estratégicos y tácticos de la
corporación.

El uso de los manuales tanto en aspectos personales como empresariales, es un tema

casi desconocido y desvalorado. Alrededor de un 80% de las personas, no utilizan los
manuales con la finalidad con la que fueron creados. Ocasionalmente, algunas
personas abren y leen superficialmente un manual cuando el mismo se trata de alguna
tecnología o instrumento poco conocido o desconocido. Desafortunadamente en la
misma proporción, las compañías no poseen un manual de políticas y procedimientos.
En muchos de los casos, la empresa no cuenta con ellos por parecerle oneroso su
diseño y creación por parte de un experto en el tema, en otros de los casos y
comúnmente la causa más generalizada, es que el empresario considera innecesario e
irrelevante contar con tan preciado documento.
Las políticas y los procedimientos son una parte esencial de cualquier organización.
Juntas, proporcionan una hoja de ruta para las operaciones diarias. Aseguran el
cumplimiento de las leyes y regulaciones, brindan orientación para la toma de
decisiones y simplifican los procesos internos.

Pero no servirán de nada a tu organización, si tus trabajadores no los siguen.

A los trabajadores no es habitual que les guste la idea de tener que seguir las reglas.
Pero la implementación de políticas no es solo una cuestión de obligar arbitrariamente
a los empleados a hacer cosas que no quieren hacer. Seguir las políticas y los
procedimientos es bueno para los empleados y la organización en general.
A medida que los líderes de la organización crean y aplican políticas, es importante
asegurarse de que sus trabajadores entiendan porqué es esencial seguir las políticas y
los procedimientos.
 

 
Ventajas de aplicar políticas y procedimientos empresariales
 
Procesos y estructura consistentes
Las políticas y los procedimientos evitan que el trabajo del día a día, se convierta en un
caos completo.
Cuando todos en la empresa siguen las políticas y procedimientos establecidos, tu
organización puede funcionar sin problemas. Las estructuras de gestión y los equipos
operan como deben. Y los errores y las dificultades en los procesos se pueden
identificar y resolver rápidamente.
En el momento que todo el equipo de trabajo sigue las políticas y procedimientos de tu
empresa, tanto el tiempo como los recursos se utilizarán de una manera más eficiente
y de este modo podrás crecer y alcanzar los objetivos que te hayas marcado.
La consistencia en las prácticas también es adecuada para los trabajadores
individualmente. Saben de qué son responsables, qué se espera de ellos y qué pueden
esperar de sus supervisores y compañeros de trabajo. Esto los libera para hacer su
trabajo con confianza y excelencia.
 

Servicio de mejor calidad.

Los trabajadores que siguen los procedimientos, realizaran sus tareas correctamente y
brindaran un servicio excelente al cliente. Mejorando así la calidad de los productos y
servicios de tu empresa. Y, a su vez, mejorará la reputación de tu empresa.
 
Un lugar de trabajo más seguro
En una empresa que los trabajadores siguen las políticas y procedimientos marcados,
es menos probable que ocurran accidentes e incidentes laborales.
Esto reduce los riesgos de responsabilidad para tu empresa y limita las interrupciones
del trabajo. Los trabajadores se sienten más seguros y cómodos en su lugar de trabajo,
sabiendo que su seguridad es un factor importante para la Dirección de la empresa.
Además de la tranquilidad que supone que el resto de tus compañeros sepan cómo
actuar en caso de accidente.
 

Y una vez que hemos visto la importancia de las políticas y de los procedimientos
empresariales, te preguntarás ¿mis políticas y procedimientos son las adecuadas?
Para poder determinar si tus políticas y procedimientos deben revisarse y actualizarse,
puedes tener en cuenta los siguientes aspectos clave:
 Un aumento en el número de accidentes, mayores tasas de fracaso o
sobrecostes.
 Más preguntas del personal sobre «operaciones normales» o un sentimiento
de confusión general dentro de un departamento o división.
 Los trabajadores también pueden estar demostrando inconsistencia en su
desempeño laboral y puede haber un aumento en los niveles de estrés laboral.
 Y, por último, un aumento en el número de quejas de los clientes.