Un manual de funciones o manual de organizaciòn comprende las funciones o responsabilidades

de cada àrea de la empresa, por ejemplo gerencia, producciòn, ventas, etc, describiendo como se
intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visiòn, misiòn, los objetivos,
metas y la descripciòn de cada àrea asì como sus responsabilidades.

Por otra parte existe el manual de procedimientos, , es la descripciòn de todos y cada uno de los
procesos que integran la secuencia de producciòn, o servicio que otorga la empresa, con las
actividades que le corresponden a cada puesto, en algunas empresas contiene hasta la descripciòn
del manejo de equipo.Muy comunmente se manejan por àrea.

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de
grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el
personal que conforma la compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo
de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de
cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo, por eso en ​jobandtalent vamos a
dedicar este post para informar sobre la importancia de un manual de funciones.

Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa. Engloba

el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de
coordinación entre ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo,
interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:

1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de

información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las
características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.
2. Análisis del estado de la organización de la empresa.
3. Documentación y racionalización del estado actual de la organización.
4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
6. Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.
7. Presentación del manual de funciones de la empresa.

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:

1. Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite que

las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la
empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.
 2. Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones,
cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…
3. Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible
variación de los puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera.
4. Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar el manual de
funciones.

1.
MANUAL
DE
FUNCIONES
1.1 Definición:
Es un instrumento
o herramienta
de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas
que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y
será elaborado técnicamente
basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las
rutinas o labores cotidianas,
sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía
propia e independencia
mental o profesional de
cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que
estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por
las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las
obligaciones que cada uno
de los cargos co
nlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que
deben
ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se
indique cualitativa y
cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el
período, los problemas e
inconveniente
s y sus respectivas soluciones tanto los informes como los
manuales deberán
ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para
garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.
1.2
Importancia:
Hoy en día las herramientas de gestión han
tomado una enorme relevancia en la
consecución de la productividad en las organizaciones a todo
nivel, dentro de estas
herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una
enorme
relevancia
al
convertirse en una herramienta de toma de decisiones y
el ordenamiento de la organización
en sus diferentes niveles jerárquicos.
También es muy importante mencionar q
ue hoy en día se hace mucho más necesario tener
este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc), lo
requ
ieran, a su vez por su uso interno y diario, minimiza los conflictos
de áreas, marca
responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Además, e
s el factor
fundamental para im
plementar otros sistemas organizacionales muy efectivos como:
evaluac
ión de desempeño, escalas salariales, líneas de carrera y otros. El
Manual de
Organización y Funciones
debe de estar en constante modificación y actualización para
adaptarse a los nuevos tiempos, esto
permite una mejor selección
y desempeño
de
l
personal
y
la consolidación de la cultura organizacional; actualmente esta
herramienta viene siendo
usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el
nuevo enfoque en la Gestión
del Talento Humano en las empresas.
2.
La ficha ocupacional
La ficha ocupacion
al es un documento o formato que tiene como principales
componentes
los siguientes datos de un puesto de trabajo:
-
Funciones del trabajador
-
Requisitos:
a.
Habilidades
:
Educación
, Experiencia,
iniciativa e ingenio.
b.
Esfuerzo: Mentales y físicos
c.
Responsabilidades: sobre maquinarias y equipos, Materiales o
productos, trabajo de
otros.
d.
Condiciones de trabajo: Ambiente y riesgo

Es el instrumento administrativo que contiene la información detallada respecto de las misiones,

funciones y responsabilidades que corresponden a cada una de las unidades administrativas que
integran la Dirección General de Rentas

Es un elemento del Sistema de Control

Interno, que se convierte en un
documento instrumental de información
detallado e integral. Contiene, en forma
ordenada y sistemática, instrucciones,
responsabilidades e información sobre
políticas, sistemas y reglamentos de las
distintas operaciones o actividades que se
deben realizar individual y colectivamente
en una empresa, en todas sus áreas,
secciones, departamentos y servicios.
(Rodríguez, 2002).
Requiere identificar y señalar el ¿Quién?
¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Con quién? y ¿Para
qué? de cada uno de los cargo

procedimientos : ​Son módulos homogéneos, que especifican

y detallan un proceso, los cuales conforman
un conjunto ordenado de operaciones o
actividades determinadas secuencialmente
en relación con los responsables de la
ejecución. Éstos deben cumplir políticas y
normas establecidas, señalando la duración
y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nómina, cobro
de cuentas por servicios prestados, compra
y suministro de materiales, entre otros.
Es del caso mencionar, que un manual de
procedimientos se levanta para aclarar el
paso a paso de la función y esto se hará en
un documento aparte, según las normas
que rijan su elaboración

como hacer un manual de funciones

para entender cómo hacer un manual de funciones empieza por definir los puestos de
trabajo. Para ello puedes utilizar una ​ficha de puesto de trabajo​.

En esta ficha se distingue lo que es una ​función ​de lo que es una ​responsabilidad​. Dos
personas pueden trabajar en funciones semejantes, pero tener responsabilidades distintas.
Por ejemplo, un operario desarrolla funciones de producción, y un jefe de línea también,
pero ambos tienen responsabilidades distintas.

Nuestro manual de funciones puede tener un ​organigrama​, donde cada cajita será un puesto
de trabajo. La ficha de puesto de trabajo define qué funciones desempeña ese cargo y qué
responsabilidades tiene en cada función.

Por ejemplo, yo puedo trabajar en funciones administrativas, de compras y de producción.

Y mi cargo se puede denominar: "responsable de logística". Realmente ​podemos llamar a
cada cargo como queramos​.

No es necesario que un sistema ISO 9001 tenga un manual de funciones como documento
físico. Puede existir como agrupación imaginaria de una serie de documentos.

En cualquier caso, el eje fundamental es tener un organigrama (algo que relacione los
cargos entre sí) y un conjunto de fichas de trabajo, o lo que sea, donde se defina cada cargo.
Elaborar un manual de funciones
Ca​da día se hace más evidente tanto en las organizaciones públicas como privadas, como
estas están adoptando ​modelos​ de Gestión por competencias con el fin de integrar más
efectivamente sus estrategias competitivas y de desarrollo con las tendencias globales y sus
requerimientos de talento humano.

Una excelente gestión del talento humano, se basa en la visión futurista de los
colaboradores y su capacidad de manejar todos los tipos de situaciones y cambios, por los
que muchas empresas no sobreviven, es por esto de suma importancia manejar
una estructura organizacional sólida y bien definida.

Las decisiones sobre el talento humano que toma una organización o institución determinan
su éxito. Gestionar el talento humano significa conquistar y mantener personas en la
organización que trabajen en pro del logro de objetivos y metas de la organización.

Es importante tener en cuenta que nos encontraremos día a día con un ambiente lleno de
inconvenientes, por ende debemos poder en práctica todos los conocimientos para resolver
cualquier tipo de problemas.

Es por esto que las organizaciones modernas deben estar estructuradas por un conjunto de
cargos funcionales y jerárquicos que deben ir alineados con el direccionamiento estratégico
de la organización.

Contar en nuestras organizaciones con los perfiles de cargos y manual de funciones es

asegurar a esta poder elegir y preparar de una manera adecuada a ese nuevo colaborador
que hará parte de nuestra familia.

Para este proceso es claro tener en cuenta que rol va a ejercer el colaborador y cuáles son
las funciones y responsabilidades que este va a ejecutar dentro de la organización. Para esto
el responsable de talento humano debe contar con un manual descriptivo de los perfiles de
cargos, ya que esta herramienta puede ayudar al personal nuevo a familiarizarse con su
trabajo y también será útil para relacionar al personal existente con nuevos programas,
objetivos y metas de la organización.

En este sentido es necesario la realización de un proceso de revisión fundamental y un

rediseño de sus procesos para alcanzar mejoras en aspectos, tales
como: costo, calidad, servicio y rapidez, lo que nos llevara a
lograr más productividad y eficiencia.

De hecho, un cargo debe ser diseñado (o rediseñado) con los parámetros establecidos por la
organización, dentro de los cuales podemos encontrar el nivel de estudio y las experiencias
laborales que haya tenido anteriormente en un cargo similar al que va ejercer dentro de la
organización este proceso va de la mano con el manual de funciones el cual dejara claro al
nuevo colaborador que funciones y responsabilidades deberá cumplir para llevar a cabo un
desempeño excelente que brinde estabilidad laboral y aporte a la empresa una
productividad mayor de la que se esperaba

como se elabora un perfil por competencia

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Cómo elaborar un perfil por competencias

 Uno de los aspectos que sin duda
debemos mejorar en España y en concreto en los Departamentos de Recursos Humanos es
la implantación de la Gestión por Competencias. Y derivado de ello, saber como se elabora
un perfil por competencias de un trabajador.

Según Boyatzis (1982) debemos entender por competencia lo siguiente: “Una competencia
es una característica subyacente en una persona que está causalmente relacionada con un
desempeño bueno o excelente en un puesto de trabajo concreto y en una organización
concreta.”

Además introduce la distinción entre ​competencias umbral, que es la que todo trabajador
debería poseer a un nivel mínimo, y ​competencias superiores​, que caracterizarían al 10%
de los mejores trabajadores.

Hay otra definición que aparentemente es casi idéntica a la anterior,pero que introduce un
matiz fundamental: ​comportamientos observables​. Para que una persona pueda llevar a
cabo los comportamientos incluidos en las competencias que conforman el perfil de
exigencias del puesto es preciso que en ella estén presentes una serie de componentes:

● Saber (conocimientos)​:​ el conjunto de conocimientos

● Saber hacer (habilidades / destrezas):​ q​ ue la persona sea capaz de aplicar los
conocimientos que posee a la solución de los problemas que le plantea su trabajo.
● Saber estar (actitudes / intereses):​ q
​ ue los comportamientos se ajusten a las normas
y reglas de la organización.
● Querer hacer (motivación):​ ​si un trabajador comprueba que sus esfuerzos por
conseguir una utilización más eficaz del tiempo no se valoran puede llegar a decidir
que no merece la pena esforzarse por hacerlo.
● Poder hacer (medios y recursos):​ se ​ trata de que la persona disponga de los medios
y recursos necesarios para llevar a cabo los comportamientos incluidos en la
competencia.

Debemos distinguir a su vez entre ​competencias profesionales y competencias

personales; la combinación de ambas nos lleva a la eficiencia profesional.​ Esto nos
sirve para explicar como haríamos un perfil de competencias para buscar a un
trabajador​ para un puesto determinado.

Esta es una de las máximas diferencias que se introduce en un modelo de gestión por
competencias; antes, se seleccionaba a las personas por sus competencias profesionales
únicamente, es decir por (aptitudes); ahora y afortunadamente, hay que introducir las
competencias personales, es decir (actitudes).

Un ejemplo sencillo: un trabajador cualificado en el aspecto técnico, que sabe muy bien su
trabajo (su tarea), pero que carece de una serie de habilidades y de competencias personales
como por ejemplo empatía, resiliencia, capacidad de trabajar en equipo, creatividad, es un
trabajador al que según el modelo de gestión de competencias le falta una “pata”; es un
trabajador “cojo”. Imaginaros si además es una persona que trabaja de cara al cliente, podrá
saber hacer su trabajo, pero no es una buena imagen para la empresa. Es decir, el modelo de
gestión por competencias, deja de poner el foco en la tarea del trabajador; para poner el
foco directamente sobre la persona.

Lo primero que tendríamos que hacer es el diseño del puesto de trabajo para saber a que
persona queremos contratar, y una vez diseñado el puesto de trabajo, el segundo paso sería
elaborar un ​perfil de competencias ​sobre el trabajador que buscamos.
Este sería un ejemplo de formato para elaborar un perfil de competencias.
Como vemos este Perfil está compuesto por lo que llamamos Perfil Hard (Aptitudes) y el
Perfil Soft (Actitudes).
Podríamos destacar algunas​ competencias que todas las organizaciones deberían
preocuparse por valorar y desarrollar en todos sus empleados:

● Orientación al cliente
● Escucha activa
● Capacidad para la relación
● Anticipación
● Toma de decisiones
● Orientación al logro
● Empatía
● Resolución de problemas
● Flexibilidad
● Proactividad
● Compromiso
● Autocontrol

Si esto lo hiciéramos así, sin duda, los departamentos de recursos humanos, las empresas y
sobre todo los trabajadores seríamos mucho más eficientes y eficaces.