Á REA DE AUTOMATIZACIÓ N DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizació n de Procesos Administrativos 2

CASO DE ESTUDIO.

Nombre: Tania Alejandra Avendaño Huezo Carné: 19011741

CEI: San Miguel Petapa Tutor: Dennys Daniel Campa Álvarez
Fecha: 25/05/2021 Día: Martes Hora: 6pm

INSTRUCCIONES GENERALES:
En el siguiente caso se muestra la estructura de un proceso, el cual deberá de representar por medio
del diseño de formatos de salidas y entradas.

 Tema: Diseño de salidas y entradas para la Gestión documental.

 Valor: 05 puntos.
 Forma de entrega: individual, entregar por medio de evaluanet en la séptima
semana.

Objetivos:

 Aprender la forma en que la gestión documental interrelaciona todos los procesos de la

organización.
 Comprender cómo el adecuado manejo de los documentos libera al personal de tareas
operativas y le permite concentrarse en actividades más productivas.

Instrucciones: a continuación, se describe un sistema, léalo detenidamente y determine lo siguiente:

Para el proceso control de inventarios de la empresa de Dulces “Dulcinea” se lleva a cabo un

sistema de inventario constante, en donde el encargado de bodega realiza un inventario continuo
a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta
al cliente.

De esta forma, la empresa posee una actualización constante del inventario de la empresa y puede
conocer el coste del inventario y los productos que ya se han vendido para ello el encargado de
bodega registra en el sistema los pedidos solicitados, y verifica la existencia de los mismos
conforme al inventario de producto físico se despacha y se hace la actualización de inventarios
despachando orden de pedido al cliente.

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De acuerdo a lo anterior, y conforme al contenido de los capítulos 6 y 7 del texto
realice lo siguiente:

1) Explique qué entradas son necesarias en el sistema presentado y diseñe una forma de captura
de datos para la entrada del sistema. 1.5 puntos.
R// Se ingresa la información relevante para poder dar paso a un proceso. Las entradas son Datos, sistema
de inventarios, registro

2) Explique y diseñe un formato de salida, clasifíquelo según su destino (salidas internas, externas
o ambas vías) y el tipo de información que proporciona. 1.5 puntos
R// En este formato se obtiene información relevante de los productos que se vendieron y los que se
encuentran en existencia. Se clasifica como una salida interna y externa. Como tipo de salida es la
detallada.

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3) ¿En qué medida contribuyen los formularios a mejorar la gestión de una organización? 1
punto.
R// Es una herramienta que sustenta la información relacionada con las operaciones de la empresa y así
también sirven como medio para recolectar datos y son un elemento que circula por la organización de
manera rápida.

4) ¿De qué manera la gestión documental interrelaciona sistemas, procesos y procedimientos? 1

punto.
R// el conjunto técnicas y prácticas que una organización utiliza para administrar los documentos de todo
tipo, recibidos y creados, facilitar la recuperación de información, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los
documentos más valiosos. Se mantiene un inventario actualizado y ordenado.