Sistemas de información ejecutiva

Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es una

herramienta software, basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso
sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus
factores clave de éxito.
La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo
del estado de los indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también
la posibilidad de analizar con detalle aquellos que no estén cumpliendo con las
expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más adecuado.

Un EIS (Executive Informations System) es cualquier sistema de software que muestra

información ejecutiva a la gente que toma decisiones de manera fácil, sencilla y con la
mayor cantidad de información para monitorear la empresa.
Presenta la información a través de indicadores empresariales con cualidades específicas
que dependen del comportamiento del análisis. La información de un EIS trabaja a
través de matrices multidimensionales (cubos) y formatos de datos no típicos como Data
Mart o Data Warehouse. Dentro de las características de un EIS se encuentran las que se
enumeran a continuación.
De forma más pragmática, se puede definir un EIS como una aplicación informática que
muestra informes y listados (query & reporting) de las diferentes áreas de negocio, de
forma consolidada, para facilitar la monitorización de la empresa o de una unidad de la
misma.
El EIS se caracteriza por ofrecer al ejecutivo un acceso rápido y efectivo a la
información compartida, utilizando interfaces gráficas visuales e intutivas. Suele incluir
alertas e informes basados en excepción, así como históricos y análisis de tendencias.
También es frecuente que permita la domiciliación por correo de los informes más
relevantes.
A través de esta solución se puede contar con un resumen del comportamiento de una
organización o área específica, y poder compararla a través del tiempo. Es posible,
además, ajustar la visión de la información a la teoría de Balanced Scorecard o Cuadro
de Mando Integral impulsada por Norton y Kaplan, o bien a cualquier modelo
estratégico de indicadores que maneje la compañía.

Sistemas de soporte de la decisión – DSS

Se refiere a cualquier sistema de software que permite el análisis de las diferentes
variables del negocio para apoyar una decisión, permite al usuario procesar la
información a través de OLAP para conocer indicadores que están asociados a las
jerarquías dentro de los conceptos de los cubos del Data Warehouse.

Herramientas de Consulta y Reportes

Las herramientas de consulta y reportes son componentes que dan soporte a la
plataforma de BI, las consultas y reportes permiten al usuario consultar y publicar los
que las bases de datos poseen mediante técnicas y herramientas de software.
Estas herramientas mejoran la obtención de información y reducen los tiempos de
respuesta afianzando al usuario final un reporte basado en la concepción del negocio
para su entendimiento.

Una herramienta de reportes puede publicar datos que se encuentran almacenados en un

Data Warehouse cumpliendo las características de un DSS, además el uso de estas
herramientas son factibles para cualquier usuario, en especial para los directivos que son
usuarios potenciales de dichas herramientas.

Requerimientos:
Si lo que estás buscando es una forma poderosa de proporcionar datos de gestión del
trabajo a tus ejecutivos, busca cumplir con estos cinco requisitos:

Visibilidad de datos precisos en tiempo real.

Los datos obsoletos son incorrectos. El entorno empresarial actual es muy acelerado, y
por eso los ejecutivos no pueden permitirse el lujo de tomar decisiones sobre datos de
un día, de una semana, o peor aún, datos de un mes. En otras palabras, necesitan la
información en tiempo real.
Si pones en marcha un sistema de información ejecutiva con importantes retrasos en los
informes, es evidente que se paralizará la capacidad de tu empresa de aprovechar las
condiciones dinámicas del mercado, responder de manera oportuna a problemas críticos
o hacer correcciones de curso urgentes. Por tanto, debes renunciar a todo sistema que
esté desactualizado.

Recuerda que quienes toman las decisiones en tu organización necesitan visibilidad de

la información procesable que sea precisa y actual. Si un sistema de información ofrece
visibilidad en tiempo real de las actividades de gestión del trabajo, los gerentes pueden
ver cuán efectivamente se utilizan los recursos en toda la organización. Asimismo,
pueden ver cuántas personas están trabajando en cada proyecto individual, en qué está
trabajando cada miembro del equipo, dónde podrían estar ocurriendo cuellos de botella
y si es necesario ajustar las prioridades de trabajo.

La visibilidad en tiempo real es altamente valiosa porque permite a los ejecutivos tomar
decisiones informadas con información fresca y precisa y les da la agilidad para hacer
correcciones de curso de manera oportuna.

Indicadores de rendimiento consistentes.

Por lo general en una empresa cada grupo proporciona diferentes servicios o produce
diferentes tipos de entregables, pero los indicadores de desempeño o estado del trabajo
deben presentarse en el sistema de información ejecutiva de manera consistente.
La falta de coherencia en la métrica y el informe de estado pueden afectar
negativamente la toma de decisiones, porque no hay una visión real del rendimiento del
negocio. Las métricas y los indicadores de desempeño deben formalizarse y definirse
dentro del sistema de información ejecutiva y luego ser utilizados de manera consistente
por todos los diferentes grupos, para asegurar los resultados.
La estandarización de las métricas y los indicadores de rendimiento se puede lograr
mejor si la organización define primero los flujos de trabajo y los procesos estándar
dentro de cada uno de sus diferentes departamentos y equipos. Es un gran esfuerzo, pero
se puede facilitar si el sistema tiene la capacidad de crear y personalizar flujos de
trabajo automatizados.

Gestión unificada y automatizada del trabajo y esfuerzos de informes.

Muchas empresas se apoyan en una combinación de hojas de cálculo, utilidades de

gestión de proyectos, presentaciones de PowerPoint, creadores de informes y una
variedad de otras herramientas para la gestión del trabajo y la presentación de informes.
Todo esto se traduce en una entrada manual significativa, recopilación, clasificación y
copia de información entre estas diferentes herramientas. Y en consecuencia, la
demanda de mano de obra es excesiva y se presta para muchos errores humanos.
Un sistema de información ejecutiva debería ser capaz de unificar y automatizar todos
estos esfuerzos de gestión del trabajo al proporcionar a las organizaciones un lugar
único para el seguimiento, la gestión y la presentación de informes sobre el trabajo.

Vistas ejecutivas fáciles de usar

Tiene que ser fácil de usar, pues de lo contrario nadie querrá usarlo. Quienes están a
cargo de las decisiones quieren que sea intuitivo, rápido y fácil, además de
completamente personalizado.

Al mismo tiempo, por simple que parezca el diseño del sistema, debe proporcionar
información importante de forma profunda y detallada.

Accesibilidad basada en la nube

Para satisfacer las necesidades de los ejecutivos altamente móviles y las organizaciones
desembolsadas geográficamente, un sistema de información ejecutiva debe estar
impulsado por la nube.
Las nuevas tecnologías en la nube rompen las distancias geográficas, ofrecen
información instantánea para la toma de decisiones y conectan la información con
dispositivos móviles como tablets o Smartphones.
Estos requisitos combinados en un sistema de información ejecutiva proporcionan
beneficios grandes a los ejecutivos, y de forma menos centralizada a los equipos. Con
los datos recopilados y agregados de manera consistente y rápida, los ejecutivos pueden
tomar decisiones clave, y las empresas pueden estar confiadas en la consistencia de sus
decisiones.
sistemas de control de procesos de negocio

Un sistema de control de procesos de negocio es un modelo de gestión organizacional,

que usa una serie de herramientas e instrumentos que analizan los procesos de negocio
para optimizarlos.
En este sentido, el BPM orienta sus esfuerzos a estandarizar y automatizar la mayor
cantidad posible de tareas, con la finalidad de conseguir un mejor aprovechamiento de
los recursos. Para lograrlo, este modelo se vale de programas tecnológicos diseñados
para tal fin.
De esta manera, a través de estas tecnologías se puede monitorear constantemente la
evolución y resultado de los procesos de negocio ya implementados, para detectar
cualquier oportunidad de mejora y así poder aprovecharla.

Entre las características del sistema de control de procesos de negocio se

pueden destacar las siguientes

Cada paso tiene un propósito. Un sistema de control de procesos de negocio hace un

mapeo de procesos, para determinar cuáles se llevan a cabo y si son realmente
necesarios.
Se adapta a las necesidades de los usuarios. Por ejemplo, cuando un abogado lleva a
cabo procesos administrativos, va siguiendo una serie de pasos que conoce. Entonces, el
sistema de control de gestión toma esa información y la usa para optimizar el flujo de
trabajo del profesional.
Analiza cada proceso. Esto permite que se produzca la estandarización de procesos y,
por lo tanto, se aprovechen cada uno de los recursos disponibles de la mejor manera
posible.
Conecta los procesos para generar resultados. La gestión y organización mediante estas
tecnologías en una firma jurídica, permite tener un seguimiento claro y continuo de cada
juicio en que se está trabajando. Así, cada proceso va llevando al siguiente hasta obtener
el resultado esperado.
Mide el éxito. Es importante establecer los elementos de control que permiten saber si el
proceso que se lleva a cabo está logrando el objetivo para el que ha sido creado.
Se reinventa para mejorar. Aun cuando parezca que cada proceso administrativo de una
empresa o de una firma de abogados está funcionando adecuadamente, el sistema de
control de proceso de negocios hace un monitoreo constante para optimizar lo que haga
falta.

Entre las principales ventajas del sistema de control de procesos de negocio

destacamos las siguientes

 Reduce el tiempo que se dedica a cada proceso, ya que se optimizan para ser
aplicados con una inversión mínima de recursos.
 Mejora la atención del cliente gracias a una adecuada gestión del conocimiento,
la cual se logra mediante el uso del sistema de control de procesos de negocio.
Esto permite tener todo lo concerniente a cada juicio, debidamente organizado y
accesible.

 Logra que los recursos sean aprovechados de la mejor manera y, por lo tanto,
reduce gastos innecesarios, lo que redunda en mayor rentabilidad a largo plazo.
 Permite que la empresa se adapte rápidamente a los cambios, puesto que
constantemente se hace un seguimiento de los resultados que se están
obteniendo, y se proyectan mejoras con base en estos.

Desventajas del sistema de control de procesos de negocio

Por lo general, las desventajas del sistema de control de procesos de negocio se

presentan por la mala implementación del mismo. Por lo tanto, estas desaparecen si
cada paso se lleva a cabo con precisión.
  No se obtienen resultados si no se siguen al pie de la letra las especificaciones de
cada caso.
 Los gastos se multiplican, puesto que es necesario invertir recursos en una
revisión exhaustiva para determinar dónde están las fallas a corregir.
 Se aumentan los errores en las actividades que se realizan dentro la firma.
 Potencial pérdida de clientes, por falta de atención adecuada a cada uno de sus
requerimientos.

Microsoft Power Automate: Es un BPMS desarrollado por la empresa Microsoft, que

ofrece a sus usuarios un modelo de trabajo orientado a automatizar los procesos de
negocio y crear un flujo de trabajo más ágil. Especialmente útil para las firmas jurídicas,
puesto que se enfoca en el trabajo conjunto en documentos y todo lo que esto conlleva.
SAP Intelligent Business Process Management: Una de las múltiples herramientas
desarrolladas por SAP. Este BMPS, entre otras cosas, permite la integración de todos
los procesos de negocio de la organización, buscando así que la totalidad del personal
tenga acceso a la información de manera completa y rápida.

BMP implica adoptar una serie de pasos o acciones que modifican la forma de trabajar
de la empresa con el objetivo de mejorar los procesos y facilitar la colaboración con un
enfoque hacia el cliente.
Este método de trabajo surge en los años 80 del modelo productivo utilizado por la
empresa japonesa Toyota. Con el paso del tiempo y la aparición de normas
internacionales de buenas prácticas y calidad, se consolidó este sistema basado en la
gestión de procesos.
Optimizar los procesos, mejorar la eficiencia, facilitar la toma de decisiones y, en
definitiva, ser más competitivos, son los principales motivos por los que las empresas
deben implementar un BPM.
Cuando se produce una restructuración empresarial se utiliza la metodología BPM para
poder coordinar de forma adecuada los procesos y departamentos de las distintas
organizaciones.
Muchas empresas empiezan a utilizar BPM cuando quieren conseguir una certificación
y necesitan optimizar sus procesos para poder cumplir con las exigencias requeridas en
la misma.
sistemas funcionales de negocio
Los Sistemas Funcionales del Negocio son una variedad de tipos de Sistemas de
Información (conocidos como: procesamiento de transacciones, información gerencial,
soporte de decisiones, etc.) caracterizados por el soporte a las funciones del negocio de
contabilidad, finanzas, mercadeo, operaciones gerenciales y, gerencia de recursos
humanos.

Procesos de negocios y sistemas de información

Los sistemas de información hacen posible que las empresas administren toda la su
información, tomen mejores decisiones y mejoren la ejecución de sus procesos de
negocios.
Los procesos de negocios se refieren a la forma en que se organiza, coordina y enfoca el
trabajo para producir un producto o servicio valioso. También se refiere a las formas
únicas en que las organizaciones coordinan el trabajo, la información y el conocimiento,
y cómo la gerencia elije coordinar el trabajo.
El desempeño de una empresa depende de qué tan bien están diseñados y coordinados
sus procesos de negocios, los cuales pueden ser una fuente de solidez competitiva si le
permiten innovar o desempeñarse mejor que sus rivales. Los procesos de negocios
también pueden ser desventajas si se basan en formas obsoletas de trabajar que impidan
la capacidad de respuestas eficientes.

Podemos ver a toda empresa como un conjunto de procesos de negocios.

Muchos procesos de negocios están enlazados con un área funcional específica, por
ejemplo, la función del área de recursos humanos es de contratar empleados. Otros
procesos de negocios cruzan muchas áreas funcionales distintas y requieren de una
coordinación entre los departamentos, por ejemplo la realización de un pedido de un
cliente, el cual, pasa por diferentes áreas para la aprobación del mismo.
Para desempeñar con eficiencia todo el proceso de cumplimiento de los pedidos se
requiere una gran cantidad de información la cual debe fluir con rapidez, los sistemas de
información basados en computadora hacen esto posible.

Cómo mejorar la tecnología de la información los procesos de negocios

Los sistemas de información automatizan muchos de los pasos en los procesos de
negocios que antes se realizaban en forma manual, como verificar el crédito de un
cliente o generar una factura y una orden de envío. La nueva tecnología puede incluso
cambiar el flujo de la información, con lo cual es posible que muchas más personas
tengan acceso a la información y la compartan, para reemplazar los pasos secuenciales y
eliminar los retardos en la toma de decisiones. La nueva tecnología de la información
cambia con frecuencia la forma en que funciona una empresa.
Los ejemplos tales como descargar un libro electrónico, comprar una computadora en
línea y bajar una pista musical son procesos nuevos de negocios.

SISTEMAS DE MERCADOTECNIA

La función de negocio de la mercadotecnia se encarga de la planeación, promoción y

venta de productos existentes en mercados reales, y el desarrollo de nuevos productos y
de nuevos mercados para atraer y servir mejor a los clientes presentes y potenciales.
Así, la mercadotecnia desempeña una función vital en la operación de una empresa.
Por ejemplo, los sitios Web y los servicios de Internet/ intranets hacen posible un
proceso de mercadotecnia interactiva, en el que los clientes puedan llegar a ser socios en
la creación, comercialización, adquisición, y mejora de productos y servicios.

Mercadotecnia Interactiva:
Este término describe un proceso de mercadotecnia enfocado en el cliente, se basa en
utilizar Internet, intranets y extranets para establecer transacciones de dos vías entre un
negocio y sus clientes o sus clientes potenciales. El objetivo es posibilitar que una
empresa utilice de una manera rentable esas redes para atraer y mantener clientes,
quienes llegarán a ser socios con la empresa en la creación , adquisición y mejora de
productos o servicios.
Los clientes no son sólo participantes pasivos que reciben publicidad, sino que están
comprometidos de manera activa en procesos interactivos que motiva a los clientes a
involucrarse en cuestiones de desarrollo de productos, entrega y servicios. Esto es
posible mediante conversaciones electrónicas, formularios, grupos de discusión,
cuestionarios Web, mensajes instantáneos y correos electrónicos.
Mercadotecnia Dirigida:
Esta es una herramienta importante en el desarrollo de estrategias de publicidad y
promoción para fortalecer las iniciativas de comercio electrónico de una empresa. La
mercadotecnia dirigida es un concepto de administración de publicidad y promoción
que comprende cinco componentes dirigidos:
Comunidad: Las empresas pueden diseñar a la medida sus mensajes de publicidad y
métodos de promoción en Web para ser atractivos a las personas. Pueden ser
comunidades de interés, como comunidades virtuales de entusiastas a los deportes, o
comunidades geográficas formadas por sitios Web de una ciudad.

Automatización de la fuerza de ventas:

Las computadoras e internet están proporcionando las bases para una automatización de
las fuerzas de ventas. En muchas empresas, se está equipando con computadoras
portátiles, navegadores Web, y software de administración. esto no sólo incrementa la
productividad personal de los vendedores, sino que acelera de manera significativa la
captura y el análisis de los datos de ventas, desde el área de actividad hasta los
administradores de mercadotecnia en las oficinas centrales. A cambio, permite a la
administración de mercadotecnia y de ventas mejorar la entrega de información y el
apoyo que ellos proporcionan a sus vendedores. Muchas empresas la están viendo como
una forma de obtener una ventaja estratégica en la productividad de ventas y en la
capacidad de respuesta de mercadotecnia.
Las computadoras se utilizan para ayudar a los ingenieros a diseñar productos mejores
mediante el uso de sistema de ingeniería asistida por computadora y procesos de
producción mejores con planeación de procesos asistida por computadora. También se
utilizan para ayudar a planear tipo de materiales necesarios en el proceso de producción,
denominado planeación de requerimientos materiales y para integrarla con la
programación de producción y las operaciones de planta de producción que se conoce
como planeación de recursos de manufactura.

SISTEMAS DE CONTABILIDAD.

Los sistemas de información de contabilidad son los sistemas de información más

antiguos y más utilizados en los negocios. Registran y reportan transacciones de
negocio y otros eventos económicos. Los sistemas de contabilidad basados en
computadoras registran y reportan el flujo de fondos de una organización sobre una base
histórica y producen importantes estados financieros proyectados. El desempeño
financiero de una empresa se mide contra estos pronósticos mediante otros reportes
analíticos de contabilidad.
Los sistemas operativos de contabilidad enfatizan el mantenimiento de registros legales
e históricos, y la generación de estados financieros precisos. Por lo general, estos
sistemas comprenden sistemas de procesamiento de transacciones tales como sistemas
de procesamiento de pedidos, de control de inventarios, de cuentas por cobrar, de
cuentas por pagar, de nóminas y del libro mayor. Los sistemas de administración de
contabilidad se enfocan en la planeación y el control de las operaciones de negocio.
Enfatizan los reportes de contabilidad de costos, el desarrollo de presupuestos y de
estados financieros proyectados, y los reportes analíticos que comparan el desempeño
real con el pronosticado.

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Los sistemas administración financiera basadas en computadoras dan soporte a la

administradores y profesionales de negocio en la toma de decisiones referentes a:
financiamiento de una empresa
asignación y control de recursos financieros dentro de un negocio.
Los principales sistemas de administración financiera comprende :
Administración de efectivo pronóstica y analiza la posición de efectivo
Administración de inversiones: administra los valores de corto plazo y de otro tipo
Presupuestos de capital: evalúa el riesgo/ retorno de los gastos de capital
Planeación financiera: pronostica el desempeño financiero y las necesidades de
financiación.
Ejemplo: el proceso de presupuesto de capital implica la rentabilidad y el impacto
financiero de los gastos de capital propuestos. Las propuestas de gastos para
instalaciones y equipos pueden analizarse mediante distintas tecnicas de evaluacion de
retorno sobre la inversión. Esta aplicación reutiliza en gran medida los modelos de hojas
de cálculo que incorporan un análisis del valor presente de los flujos de efectivo
esperados y un análisis de probabilidad de riesgo para determinar la mezcla óptima de
proyectos de capital para un negocio.
Por lo general los analistas financieros utilizan hojas de cálculo financiero y otro
software de planeación financiera para evaluar el desempeño financiero presente y
proyectado de un negocio. También ayudan a determinar las necesidades financieras de
un negocio y analizan métodos alternativos de financiamiento.