TEMA 2: COORDINACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH

1. LA COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Es fundamental para realizar nuestro trabajo, para recibir o transmitir órdenes y preguntar o
resolver dudas.
INTERNA VERTICAL DESCENDENTE: emisor es la dirección y la información
desciende hasta llegar a la base operativa. (órdenes)
ASCENDENTE: emisor es la base operativa y la información va
ascendiendo hasta llegar a la dirección. (peticiones)
HORIZONTAL Emisor y receptor en el mismo nivel, tratan de coordinar
actividades para que el resultado sea eficiente. Se comunican
mediante reuniones.
INFORMAL Es espontánea de las relaciones interpersonales. Pueden ser
fuente de rumores.
EXTERNA AMBIENTAL Receptora de información (necesidad de clientes)
CORPORATIVA Transmite información al exterior (publicidad)

1.1. TIPOS Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

¿CON QUIÉN? ¿PARA QUÉ? MEDIOS

INTERNA Trabajadores -Transmitir información (procesos Tablón de anuncios
de selección, promoción, etc.) Avisos
-Resolver dudas (nóminas, Correo electrónico
contrato, etc)
EXTERNA Posibles candidatos -Procesos de selección Teléfono
SEPE -Cumplir exigencias legales de la Correo
Seguridad Social Administración Pública Internet (SEPE, SS,
Agencia Tributaria (contrataciones SEPE, ingreso Agencia Tributaria)
cotizaciones, IRPF)

1.2. ESTRATEGIAS Y TÉCNICAS EN LA COMUNICACIÓN ORAL

Tendremos que desarrollar habilidades sociales y personales que nos permitan una comunicación
efectiva.

1. ASERTIVIDAD: Expresar opiniones de una manera amable, clara, directa y adecuada. Favorece la
confianza en uno mismo y el respeto de los demás.
Técnicas:
- Disco rayado: “Entiendo, pero no estoy interesado”
- Banco de niebla: “es posible que tengas razón en eso, pero…”
- Aserción negativa: “tienes razón, siempre llego tarde. Tengo que salir antes de
casa”
- Asertividad confrontativa: “me temo que esto no es lo que habíamos acordado”

2. ESCUCHA ACTIVA: Escuchar con atención, cuidado y entender mensaje completo, crea confianza
y elimina tensiones. Técnicas: clima adecuado, escuchar con empatía, evitar distracción, etc.
 3. CONDUCTAS NO VERBALES: Cuidar comunicación no verbal. Consejos: postura correcta, mirar a
los ojos sin intimidar, gesticulación de manos sin exagerar y evitar tics.

1.3. COMUNICACIÓN ESCRITA

Documento debe ser claro, conciso, correcto gramaticalmente y tener cuidado con su presentación.
No debe de contener faltas de ortografía. Con ello, se transmite la imagen de la empresa o del
profesional.

2. SISTEMAS DE CONTROL DE PERSONAL

Métodos y procedimientos para controlar la asistencia de los trabajadores y evaluar su rendimiento.

2.1. CONTROL DEL ABSENTISMO

Procedimiento que aplica la empresa para controlar la asistencia de los trabajadores con diferentes
herramientas como: huella digital, tarjetas de control de presencia, etc.

 El absentismo laboral: índices de absentismo

Ausencia del trabajador en su puesto de trabajo dentro de su jornada laboral.
Supone un coste importante para las empresas, por ello, tratan de controlarlo y reducirlo.

- Justificado: Permisos retribuidos y bajas por maternidad, paternidad e

incapacidad temporal. Trabajador sigue percibiendo remuneración de la empresa o
de la SS. Tiene que estar avalado el justificante.

- Injustificado: Ausencias que no tiene derecho el trabajador o no están justificadas.

Las más frecuentes son: Faltas de puntualidad, ausencia injustificada y ausencia
justificada de forma fraudulenta.
No percibe remuneración y en algunos casos, podría ser objeto de sanción o
despido.

 Causas y consecuencias del absentismo laboral

Los índices de absentismo laboral están relacionados con las condiciones de trabajo.
Si estas, son precarias, el índice tiende a aumentar y se incrementan los costes directos y
los indirectos.
Consecuencia: Incremento de costes.
  Medidas de control y prevención del absentismo

- Medidas de control: Establecer mecanismos para saber la hora de entrada y de

salida exacta. Mediante:
 Observación directa: No efectivo, no se suele registrar hora exacta.
Depende del supervisor o responsable.
 Elementos de control: Efectivo, determina el tiempo exacto y no depende
de otra persona. Podría ser riesgo de fraude porque una persona puede
“fichar” en lugar de otro.
 Huella digital: Sistema cómodo y seguro, evita que acceda personal ajeno
y elimina el riesgo de fraude.
 Otros métodos: Se registra la puesta en marcha y detención de las
herramientas de trabajo. Método discreto.

- Medidas de prevención: Complementan las medidas de control.

 Mejorar la comunicación interna: Mecanismo interno de trasmisión de
información entre trabajadores y superiores, el posible malestar de
situaciones llegue a los responsables y tomen decisiones.
 Mejorar la motivación: Reconocimiento y valoración de la labor del
trabajador, plan de formación, expectativas de promoción, etc.
 Mejorar el clima laboral: Relación e integración de trabajadores, así,
disminuye el índice de absentismo. Los nuevos trabajadores deben
encajar con la plantilla, política salarial y promoción justa, igualdad entre
hombre y mujeres.
 Mejorar las condiciones de seguridad laboral: Menos número de
accidentes y enfermedades profesionales reducen índices de absentismo.
 Mejorar la flexibilidad horaria: permite conciliar mejor vida laboral y
personal. Disminuye índices de absentismo.

 Formulario de recogida de datos sobre absentismo laboral

Responsable del departamento comunica al Dpto. de RRHH las ausencias producidas en su
sección. Éste, archiva el formulario y justificante en el expediente y, toma medidas (dto. En
nómina, sanción, etc).

2.2. EVALUACIÓN DE RESULTADOS

Su finalidad es comprobar si se alcanzan los objetivos inicialmente planteados. Es un seguimiento
continuo y sistemático, resulta motivador y mejora resultados.

2.3. AUDITORÍAS
Proceso de evaluación, revisión o inspección de una organización o departamento.
La auditoría concluye con la presentación de un informe que detalla el resultado de la evaluación, así
se plantean recomendaciones y propuestas de mejora.
  Auditorías de Recursos Humanos
Observación, medición y comprobación de procedimientos, indicadores y datos estadísticos
con la finalidad de detectar deficiencias y áreas de mejora.
Nos permiten detectar problemas y plantear soluciones. Para que sean efectivas, deben
realizarse de manera periódica.

3. REGISTRO Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

La empresa trabaja con grandes flujos de información y documentación. Se deberá proceder de una
manera ordenada, respetando criterios de confidencialidad, seguridad y diligencia.

3.1. EL EXPEDIENTE DE PERSONAL

Se agrupan en un fichero o archivo de personal. La gestión del archivo de personal es función de gran
relevancia para el departamento. No hay norma de gestionarlo, cada empresa tiene su estilo,
normalmente, se ordenan alfabéticamente.
El expediente personal recoge el historial laboral ordenado cronológicamente, ficha personal y una
hoja resumen que se relaciona con los documentos que contiene.

3.2. PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Trabajar con los datos personales obliga a respetar la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de
Datos de Carácter Personal (LOPD).
La Agencia Española de Protección de Datos es órgano de aplicación y verificación del
cumplimiento de la ley y responsable de sancionar infracciones.
Es importante la conservación y realización de copias de seguridad de los ficheros
informáticos.

3.3. LA PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE: GESTIÓN DE RESIDUOS

Las empresas deben aplicar procesos para minimizar el impacto medioambiental, así como asegurar
una correcta gestión de residuos y prestar atención a los materiales susceptibles de reciclaje y a los
que tienen componentes contaminables.
Principales problemas del Dpto. de RRHH: gasto excesivo de papel y eliminación de cartuchos de
tinta y tóner.
Consejos para ahorrar:
 Luz natural.
 Climatización a temperaturas recomendadas.
 Aislamiento de fachadas, paredes y ventanas.
 Bombillas de bajo consumo y apagar luces cuando no se utilicen.
 Sistema de detección de presencia en zonas de paso para ahorrar iluminación.
 Contenedores.
 Equipos informáticos eficientes.
 Desenchufar aparatos eléctricos.
 Apostar uso de energías renovables.
 La técnica de las tres erres en la gestión de documentación

1. REDUCIR: Evitar actividades que generen desperdicios innecesarios.

2. REUTILIZAR: Volver a usar producto o material varias veces. Máxima utilidad antes de
destruirlos.
3. RECICLAR: Residuos como recursos, minimizando así la utilización de recursos naturales.