¿Qué es Microsoft Project?

Microsoft Project (MSP) es la herramienta ideal para planificar y controlar

proyectos. Este software de Microsoft fue lanzado en 1988 y desde entonces
no para de evolucionar y mejorar. Esta herramienta favorece la productividad
entre el equipo de trabajo y reduce el tiempo de calendarizar y organizar
tareas. Con Microsoft Project podrás evitar retrasos y asegurar que los
proyectos se entreguen a tiempo y dentro de lo previsto.

Mediante el uso de esta herramienta puedes generar, por ejemplo,

un diagrama de Gantt que te permite visualizar las actividades en forma de
barras en un periodo de tiempo determinado, pudiendo plasmar las
necesidades de tu cliente y del proyecto en la programación, tales como horas
hombre, duración, costos, entregables, actividades, recursos, calendarios, etc.

El origen de Microsoft Project

Microsoft compró originalmente el software de otra compañía y lanzó su propia
versión en 1984. La versión más reciente del software es MS Project 2016. Se
hizo por primera vez públicamente disponibles en 1985. Fue inicialmente usado
como una herramienta interna dentro de Microsoft para racionalizar y
seguimiento de las tareas en curso .
Revisiones rápidas salieron para el entorno operativo de MS-DOS en los
próximos años. Microsoft Project fue único, ya que proporcionó herramientas
específicas para los gerentes de proyectos. Los trabajadores usarían lápiz y
papel u otros programas para rastrear y administrar recursos, presupuestos,
tiempo y otras tareas .
El éxito del proyecto motivó una nueva generación de soluciones de gestión de
proyectos. Sin embargo , Project tuvo un gran impulso con la marca de
Microsoft, especialmente con el éxito explosivo de Windows 3.0 y Windows 95
y más .
Descripción general de Microsoft Project

Microsoft Project permite al gerente de proyecto ingresar las tareas de un

proyecto (también conocido como » estructura de desglose del trabajo » o
WBS) y asignar trabajadores (conocidos como » recursos «) a esas tareas, así
como información de costos.

Microsoft Project también proporciona una funcionalidad que le permite al

usuario crear informes que comunican el estado y el progreso de un proyecto.

Versiones de Microsoft Project

Microsoft Project tiene varias ediciones o versiones diferentes, según las

necesidades de los usuarios y la organización. A continuación se muestra una

breve descripción de las últimas versiones

¿Para qué sirve Microsoft Project?

• Crear proyectos organizados.
• Mejorar la calidad en la creación y gestión de proyectos.
• Planificar tareas más detalladas y organizadas.
• Mejorar la toma de decisiones, a partir de una visión de todo el proyecto.
• Organizar el trabajo de tu empresa.
• Mejorar la colaboración entre diferentes compañeros de equipo o
departamentos.
• Detectar errores de un proyecto.

Esta herramienta te permitirá dar seguimiento a los proyectos de manera

colaborativa y generar reportes de avance, Microsoft Project contiene varios
reportes predeterminados, pero también permite personalizar reportes y vistas
con el objetivo de cubrir las necesidades de información de tus stakeholders.
¿Cómo funciona Microsoft Project?

Llegó el momento de hablar sobre cuáles son las funciones de Microsoft

Project, para ello, te compartimos un interesante review escrito por el blog
de The Digital Project Manager acerca de las funciones de Microsoft Project.
Funciones de gestión y planificación

 Priorización de tareas y programación: Microsoft Project utiliza lista de

tareas, tableros kanban, hojas de ruta de proyectos y diagramas de Gantt.
Los usuarios pueden enumerar las tareas, establecer la duración y agregar
cualquier detalle adicional.
 Calendario de equipo compartido: Microsoft Project brinda a los usuarios
la facilidad de crear calendarios personalizados para una o varias tareas y,
además, todos los miembros del proyecto pueden usarlo y visualizarlo.
 Gestión de recursos: Ejecuta un seguimiento de los recursos de trabajo, de
los recursos de materiales, de los recursos de costos y de los recursos de
gastos utilizando gráficos en Microsoft Project.
 Seguimiento del tiempo: Establece periodos de duración para la
finalización de las tareas cuando las planificas en lista y en la sección de
Gantt. Esta acción te permite medir los plazos propuestos frente al tiempo
de finalización real.

Funciones de colaboración

 Uso compartido de archivos: Exporta tu proyecto creado en Microsoft

Project y envíalo por correo electrónico.
 Aplicación móvil: Microsoft Project ofrece una versión móvil de su software
para usuarios de iOS y Android. Sincroniza tu proyecto y permanece en
contacto con los miembros de tu equipo para que puedan coordinar las
tareas del proyecto en ejecución.

Funciones de seguridad

 Autenticación de dos factores (2FA): Microsoft Project te permite

configurar una verificación de identidad adicional a través de 2FA.
 Integraciones de inicio de sesión único (SSO): Microsoft Project es parte del
ecosistema de Office 365, esto quiere decir que puedes aprovechar las
capacidades de SSO de Azure.

 Permisos de cuenta: protege tus activos mediante el uso de controles

granulares de permisos (tarea, equipo y proyecto), para restringir el acceso
solo a los usuarios correctos.
Funciones presupuestarias

 Informes presupuestarios: las funciones presupuestarias de Microsoft

Project utilizan campos de costos presupuestarios personalizados en los
resúmenes de los proyectos. Estos informes presupuestarios se pueden ver
en el panel del proyecto y, además se pueden exportar.
 Hojas de tiempo: Microsoft Project te permite crear y enviar hojas de
tiempo personalizadas para que puedas realizar la facturación y la nómina
dentro de una sola solución.

Características destacadas de Microsoft Project

Planificación del proyecto

A la hora de empezar y planificar un proyecto, Microsoft Project te puede
ayudar con las funciones de marcar qué tareas son más importantes, cuáles
son esenciales para seguir al siguiente paso y ver cómo está el global del
proyecto dividido en las diferentes tareas. Dispone de gráficos de Gantt y de
menús desplegables que simplifican todo el proceso de planificación de los
proyectos.

Informes en tiempo real

Microsoft Project realiza informes a tiempo real sobre la evolución del proyecto
para poder analizarlo más fácilmente. Este informe se puede compartir tanto en
formato de texto como en gráficos.

Plantillas personalizables
Microsoft Project dispone de plantillas personalizables, con un sinfín de
modelos de proyectos para tener una base e ir modificando. Podrás calcular los
costos y controlar los recursos asignados para cada persona y tarea, para
evitar el uso de material innecesario. También realiza listados de costes, tanto
de los recursos usados como de la mano de obra, global del proyecto y para
cada tarea en individual.
 Control de recursos y cálculo de costos

Este programa de gestión de proyectos facilita el control de los recursos

asignados a cada tarea y a cada persona. Evita el uso de recursos
innecesarios y, por tanto, favorece la economía.  Calcula los costes de los
recursos y de la mano de obra, una vez que han sido distribuidos por tareas.

Resumen de situación con escalas diversas de tiempo

Con esta función, Microsoft Project permite al encargado del proyecto
centralizar la información de tareas realizadas y pendientes, en relación al
calendario establecido. Aporta una visualización rápida de todas las
actividades del proyecto.

Estos ayudan a analizar diversos aspectos de un reporte, por ejemplo:

 La ruta crítica. Sirve para evaluar tareas y las secuencias en las que deben
elaborarse, con el objetivo de estimar la duración del proyecto. Sus
indicadores impulsan una planificación óptima.
 Control de proyecto. Una vez se haya incorporado los datos de la ruta crítica,
el control permitirá comparar toda la información con las posteriores
modificaciones que se realicen.
 Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los
colaboradores. Así se evitarán excesos.

La administración de proyectos generalmente no es un trabajo fácil. Microsoft

Project es ideal para evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la
empresa. Este software pone a disposición las siguientes opciones para la
gestión de proyectos:

 Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos,

presupuesto, etc.
 Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de
participantes.
 Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos,
necesidades del personal, entre otros detalles.
 Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o
plantillas utilizadas por otros gestores de negocios similares.
 Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos,
cambiarles propiedades, asignar personas encargadas, etc.
 Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems
anteriores, el proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a
través de varias vistas fáciles de revisar.
 Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin
embargo, con esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener
en cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya
asignados.
 Realizar un seguimiento. ¿Alguien se ha retrasado? ¿Se cumplirá con el
presupuesto? ¿La fecha límite es la adecuada? En cualquier momento se
 puede revisar la planificación de manera virtual para comprobar estos
factores.
 Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos.
Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas
problemáticas con anticipación.

El crecimiento de una empresa se basa en los proyectos que incorporen

nuevos programas, productos, servicios, tecnologías o procesos en la
organización. A través de la capacitación teórica y práctica de esta herramienta
virtual, la gestión de proyectos contará con la debida planificación, control y
ejecución.

¿Cuánto cuesta instalar Microsoft Project?

Microsoft Project se presenta en dos modalidades: soluciones basadas en la
nube y soluciones locales.  Los precios son diferentes.
Precios de Microsoft Project en la nube
 Online Profesional: 25,30€ (por usuario y mes)
 Online Premium: 46,40€ (por usuario y mes)
La versión Premium incorpora funcionalidades de evaluación de ideas,
administración de propuestas, métricas de análisis e informes de cartera

Ventajas y desventajas de Microsoft Project

Ventajas

 Una de las mayores ventajas es que es Microsoft, y por eso se integra

con los otros productos de la empresa, sobre todo con Office 365, pero
también con Skype y Sharepoint.
 Tiene una interfaz similar a la de otros productos de MS.
 Ha existido por mucho tiempo, y sus características se han desarrollado
con el tiempo.
Es parte de Microsoft y tiene la confiabilidad y el soporte que representa
el hecho de provenir de una compañía tan establecida.
 Tiene herramientas de gestión financiera que ayudan a los directores de
proyectos a estimar los presupuestos.
 Puede ser licenciado como una aplicación de escritorio. Aunque esto
podría hacerlo parecer más como un dinosaurio, todavía hay
organizaciones que querrán esto en lugar de una solución en la nube.
Tiene plantillas para ayudar a los usuarios a empezar, lo que ahorra
tiempo.
Desventajas

 Es una aplicación de escritorio. Sí, también era un profesional, pero el

número de organizaciones que quieren un software de gestión de
proyectos que está aislado es raro.
Aunque MS Project tiene una solución basada en la nube, no es muy
ágil. Incluso con Sharepoint, que está diseñado para aprovechar la nube,
MS Project tiene grandes limitaciones en la nube.
 Es difícil de aprender y usar. Hay mucho tiempo y esfuerzo, e incluso
formación intensiva, que debe ser invertido primero en el software antes
de que los directores del proyecto y sus equipos se sientan cómodos
utilizando el software. Esto añade tiempo al proyecto durante la etapa de
implementación.
 Es costoso. Los precios mencionados anteriormente, de nuevo, son por
persona, por mes. Esto se suma rápidamente al comprar licencias para
los miembros del equipo que deben tener acceso al software para poder
aprovechar sus características de colaboración. De lo contrario, es más
bien una herramienta costosa sólo para el jefe de proyecto.
 No se puede compartir. Como se mencionó anteriormente, los archivos
se guardan como MPP, un formato propietario, de modo que si no estás
usando MS Project, no puedes leer esos archivos. Esto sería menos
problemático si el software fuera menos costoso, pero si debes tener
una licencia de MS Project para ver un archivo MPP, entonces se suma.
Esto crea muchos obstáculos innecesarios cuando se comparten
archivos de proyectos.

Conclusión
MS Project inspiró muchos productos de la competencia, aunque el más
reciente y el mejor de ellos adopta un enfoque completamente diferente para
ayudar a los gerentes de proyectos en sus tareas diarias .

Muchas nuevas soluciones de gestión de proyectos simplificaron el proceso,

permitiendo que incluso equipos no técnicos accedan a los beneficios de
programas más complicados como Microsoft Project .

Si bien Microsoft Project conservó el enfoque básico y la funcionalidad del hito,

todo el paradigma de las soluciones de administración de proyectos se ha
modificado para permitir una mayor movilidad, seguridad y estabilidad .

Los equipos que buscan los beneficios de Microsoft Project sin el costo o la
complejidad tienen más opciones hoy que cuando se lanzó Project por primera
vez.