HISPANO PERUANA DE CONSTRUCCION 2011 CÓDIGO: P-PDR-

S.A.C 010

PROCEDIMIENTO FECHA:
16/12/2019
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA VERSION: 01

PROCEDIMIENTO
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

ELABORADO REVISADO APROBADO

Nombre: Luis Ruiz Arica Nombre: Luis Ruiz Arica Nombre: Jaime Terrones Leon

Cargo: Supervisor de SST Cargo: Prevencionista de Riesgo Cargo: Gerente de Ingeniería

Firma:
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PROCEDIMIENTO FECHA:
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COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA VERSION: 01

1. OBJETIVO
Establecer los mecanismos de participación y consulta de las partes interesadas de HISPANO
PERUANA DE CONSTRUCCIÓN 2011 S.A.C. en materia de prevención de riesgos laborales y
SST, que determine e implemente disposiciones eficaces para la comunicación interna y
externa, así como para la recepción, documentación y respuesta.

2. ALCANCE
El presente procedimiento se aplica a todo el personal de HISPANO PERUANA DE
CONSTRUCCIÓN 2011 S.A.C., así como a los contratistas que realicen trabajos en sus
instalaciones y a las partes interesadas.

3. DEFINICIONES
3.1. Comunicaciones. - Entiéndase a toda información, reclamo, consulta y sugerencia
realizada a través de un medio de comunicación.
3.2. Comunicación interna. - Es la comunicación que se establece entre los diversos niveles y
funciones de la organización.
3.3. Comunicación externa. - Es la comunicación que se establece entre las partes
interesadas.
3.4. Partes interesadas. - Individuo o grupo interesado o afectado en el desempeño del
Sistema Integrado de Gestión. Estas partes interesadas incluyen a los trabajadores,
contratistas, proveedores, clientes, población, autoridades, visitas.
3.5. Consulta. - Es un requerimiento de información o inquietud, recepcionado por la empresa,
referido a temas de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente, y efectuado
de parte de una persona natural o jurídica.
3.6. Reclamo. - Es la inquietud, recepcionada por la empresa informada por las partes
interesadas referida a la presunción de violación o lesión de un derecho en su perjuicio por
parte de la empresa, vinculado directamente a los productos o servicios prestados por la
empresa.
3.7. Quejas. - Manifiesto del descontento de algo que no tiene relación con los productos o
servicios que entrega la organización.
3.8. Sugerencia. - Toda idea referida a mejorar nuestros procesos, los cuales involucran temas
de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional, Medio Ambiente y Responsabilidad Social.
3.9. Inconformidad del Cliente: Falta de satisfacción del cliente.
3.10. SST: Seguridad y Salud en el Trabajo.

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4. DESARROLLO
COMUNICACIÓN
REGISTRO/
ETAPAS RESP. DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
RELACIONADO
COMUNICACIÓN Establece procesos de comunicación interna
INTERNA que apoyan la eficacia del Sistema de
Seguridad y Salud en el Trabajo, para los
cuales provee de:
 Comunicaciones escritas (informes,
Gerente de memorando, cartas) Lista de asistencia
Ingeniería  Comunicación oral (teléfono o de manera (en caso aplique)
personal)
 Correos electrónicos, redes sociales, etc.
 Periódicos murales
 Reuniones mensuales con los responsables
de los procesos y áreas.
Se han establecido reuniones periódicas con el
personal, a fin de comunicar las estrategias
Prevencionista para el logro de los objetivos, estadísticas y
Supervisor de revisar los procedimientos relacionados a F-PDR-009 Lista
SST seguridad y salud en el trabajo, así como para de asistencia
fomentar el trabajo en equipo dentro de la
empresa.
Se realizarán reuniones anuales con la Alta
Dirección para ver el desempeño del Sistema F-PDR-052 Acta
de SST, se realizarán reuniones extraordinarias de revisión por la
ALTA
si por algún motivo o circunstancia algún alta dirección
DIRECCIÓN
miembro de la Alta Dirección lo vea necesario,
registrándolo en F-PDR-052 ACTA DE
REVISION POR LA ALTA DIRECCIÓN
Prevencionista Cuando se trabaje en obra el Prevencionista F-PDR-009 Lista
deberá realizar charlas diarias de seguridad de asistencia
con una duración de 5 – 10 minutos en el

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horario de ingreso, que estarán y tendrán como

objetivo concientizar permanentemente a todos
los colaboradores sobre la importancia de
trabajar de manera segura.
La ejecución de la charla de seguridad diaria se
evidenciará mediante el registro F-PDR-009
LISTA DE ASISTENCIA, dando conformidad
de su participación.
Se realizarán reuniones internas para la
investigación de accidentes con el fin de
determinar su causalidad y tomar las medidas
de control pertinentes.
Cuando la comunicación es dirigida a una
persona en concreto, se seguirá la cadena
jerárquica, pero considerando que, si la
comunicación es interrumpida en alguna etapa
Jefe de PDR
por algún motivo, la comunicación se tratara
Prevencionista
directamente con el responsable. Y si la
comunicación amerita se realizarán reuniones
con los implicados y la alta gerencia para su
tratamiento.
DIFUSIÓN DE Se realizarán mediante:
LOS  Comunicaciones escritas (Informes, cartas,
DOCUMENTOS Supervisor contratos, licitaciones, entre otros)
Y TEMAS DE SST  Comunicación oral (teléfono o de manera
INTERÉS A LAS Prevencionista personal)
PARTES  Correos electrónico, redes sociales, etc.
INTERESADAS  Periódicos murales
CONTACTO Trabajadores Las comunicaciones (quejas/reclamo/consultas)
CON LAS Público en más relevantes y de gran implicancia para el
PARTES General óptimo desarrollo de las actividades de la
INTERESADAS Prevencionista empresa provenientes de las partes
Supervisor interesadas se realizará mediante:
SST  Comunicaciones escritas y/o verbales de
forma personal o vía telefónica. La persona
que reciba la información trasferirá al área
responsable para su tratamiento, el área
responsable evaluará la información en el
formato F-PDR-054 RECEPCIÓN DE
COMUNICACIONES EXTERNAS, si
considera que el documento es relevante
proseguirá con el levantamiento de las
observaciones.
Las comunicaciones (Sugerencias)

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provenientes de los trabajadores y público en

general se realizarán mediante:
 El formato F-PDR-053 HALLAZGOS Y
SUGERENCIAS el cual se encontrará a
disposición del público.

El Prevencionista y/o Supervisor SST será el

encargado de recoger las sugerencias de los
buzones semanalmente, y llenará el formato F-
PDR-054 RECEPCIÓN DE
COMUNICACIONES EXTERNAS en el cual
evaluará la relevancia del documento, si
considera que el documento es relevante, lo
derivará al Responsable del Área según el
tema relacionado para tomar las acciones del
caso.

Las comunicaciones (Quejas y reclamos) se

registrarán en el formato F-PDR-054
RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES
EXTERNAS y se tratarán según lo establecido
en el P-PDR-011 PROCEDIMIENTO DE
ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS.
Todas las comunicaciones que ameriten
tratamiento se deberá de informar al
RESPUESTA Prevencionista y/o Supervisor SST para su
control y seguimiento en el formato F-PDR-
055 SEGUIMIENTO DE COMUNICACIONES

PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
REGISTRO/
ETAPA RESP. DESCRIPCIÓN DOCUMENTO
RELACIONADO
ELECCIÓN DEL Se realizan elecciones del supervisor SST y/o
SUPERVISOR constitución del comité de seguridad, con una
SST Y/O frecuencia de cada dos (2) años o al inicio de
CONSTITUCIÓN Gerente de cada obra.
DEL Ingeniería El Comité de Seguridad estará constituido en
COMITÉ DE forma paritaria, con un 50% de personal en
SEGURIDAD Área PDR representación de la parte empleadora y un 50%

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en representación de la parte trabajadora. El

número total de personas que componen el
Comité puede variar de 4 a 12 miembros.
F-PDR-027 Acta
de Instalación del
Comité SST
La elección del supervisor SST y/o constitución
del comité de seguridad se registra en el F-PDR-
F-PDR-028 Acta
SSST/ CSST 027 ACTA DE INSTALACIÓN DEL COMITE
de Instalación del
SST o F-PDR-028 ACTA DE INSTALACIÓN
Supervisor de SST
DEL SUPERVISOR DE SST según corresponda.

Libro de actas.
RESPONSABILID SSST/ CSST El Supervisor SST o Comité de Seguridad y P-PDR-001
ADES Y Prevencionista Comité Técnico se reúne con el Prevencionista Procedimiento
FUNCIONES DEL Comité Técnico en forma ordinaria una (1) vez por mes para IPERC.
SUPERVISOR definir y actualizar cuando considere necesario:
SST Y/O COMITÉ  La identificación de los peligros, la Procedimientos
DE SEGURIDAD evaluación de riesgos y la determinación relacionados a la
de los controles de acuerdo al P-PDR- seguridad de los
001 Procedimiento IPERC. trabajadores.

 Elaboración o modificación de Políticas y

procedimientos relacionados a la objetivos de
seguridad de los trabajadores. seguridad y salud
 Políticas y objetivos de seguridad y salud ocupacional.
ocupacional.
 Consulta cuando haya cualquier cambio F-PDR-006- Matriz
que afecta a su sistema de seguridad y IPERC
salud ocupacional.
 Revisión de temas relacionados a la RE-PDR-001
seguridad y salud propuestos. Reglamento
 Aprobación de la Matriz IPERC, interno SSOMA
Programa Anual de Seguridad y
Objetivos de Seguridad al inicio del año F-PDR-026 Acta
en curso. de Reunión de
En periodos planificados se reunirán el Supervisor y/o
Supervisor SST y/o Comité de SST para realizar Comité SST.
las consultas respecto a:
Libro de actas.
 Actividades que la empresa esté
realizando en materia de prevención de
F-PDR-029
riesgos y salud ocupacional.
Funciones del
 Desempeño de seguridad y salud
Comité, Sub

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ocupacional.
 Indicadores de los objetivos
establecidos.
 Necesidad de recursos y de formación
 Recomendaciones para la mejora
continua
 Cumplimiento legal.
 Quejas y sugerencias.
Esta reunión deberá ser registrada en el F-PDR- Comité o
026 ÁCTA DE REUNIÓN DE SUPERVISOR Y/O Supervisor SST
COMITÉ SST misma que deberá ser firmada por
los participantes y también deberá ser registrada
en el Libro de actas. De existir alguna urgencia
de ver asuntos importantes y urgentes, se
deberá convocar a una reunión con carácter de
extraordinaria la misma que deberá ser
registrada como tal en el acta.
Las funciones del supervisor SST y de cada
integrante del Comité de Seguridad se detallan
en el F-PDR-029 FUNCIONES DEL COMITÉ,
SUB COMITE O SUPERVISOR SST.
P-PDR-008
En caso que ocurriera algún incidente; dicho
Procedimiento
INVESTIGACIÓN Prevencionista incidente es investigado de acuerdo al P-PDR-
Reporte E
DE INCIDENTES SSST/ CSST 008 PROCEDIMIENTO REPORTE E
Investigación De
INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES.
Incidentes.
PARTICIPACIÓN SSST/ CSST El Supervisor SST o Prevencionista y Comité
Y CONSULTA DE Prevencionista Técnico de Seguridad es el encargado de lograr
LOS Comité Técnico la participación de todos los trabajadores en
TRABAJADORES temas de seguridad y salud en el trabajo, y para
ello recoge las iniciativas de los trabajadores de
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2011 S.A.C. para ser tratadas en las reuniones,
con la debida antelación, la adopción de las
decisiones relativas a:
 La planificación y la organización del
trabajo en los proyectos.
 La organización y desarrollo de las
actividades de protección del Medio
Ambiente, la salud y prevención, incluida
la designación de trabajadores o
recursos para esa actividad.
 La designación de trabajadores

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encargados de las medidas de

emergencia.
 Los procedimientos de información y
documentación.
 Cualquier otra acción que pueda tener
efectos sustanciales sobre la seguridad y
la salud.
Si en un plazo de 15 días, no hubiera reclamos
por parte de los trabajadores a través de sus
representantes, el Supervisor de Seguridad y/o
comité de seguridad, asumirá la conformidad de
los consultados. En el caso de que los
representantes de los trabajadores, hagan
alegaciones al respecto, el Supervisor de
Seguridad deberá estudiar y valorar las mismas.
HISPANO PERUANA DE CONSTRUCCIÓN
2011 S.A.C. comunica a los contratistas sobre
el estado del área donde van a realizar sus
actividades, mediante una capacitación sobre
Seguridad y Salud en el Trabajo antes que estos
inicien sus actividades.
IDENTIFICACIÓN Asimismo, se consulta a los contratistas a través
F-PDR-010
DE PELIGROS del formato F-PDR-010 ANALISIS DE
Prevencionista Análisis De
POR LOS TRABAJO SEGURO la toma de decisiones
Trabajo Seguro
CONTRATISTAS relativas a la identificación de peligros,
evaluación de riesgos y determinación de
controles. Al completar dicho formato los
contratistas identifican sus peligros y evalúan sus
riesgos, determinando las medidas preventivas y
de control que van a aplicar al realizar sus
tareas.
PREMIACIÓN AL Ingeniero La organización premiará al trabajador más
TRABAJADOR Residente seguro en obra de manera trimestral tomando en
MAS SEGURO cuenta el cumplimiento de las políticas y
Prevencionista procedimientos de Seguridad y Salud
establecidos.
Las cualidades a resaltar quedarán plasmadas
en un certificado de reconocimiento preparado
por el Departamento de Prevención de Riesgo.
Además, en el periódico mural que se da
trimestralmente se publicará las fotos de los
trabajadores más destacados en dicho período.
El empleado seleccionado en cada mes podrá

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recibir uno de los siguientes incentivos:

 Un bono en dinero
 Certificado de Regalo
 Un día libre
 Otros