INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P.

Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL HSEQ

NORMA NTC-ISO 9001: 2015

NORMA NTC-ISO 14001:2015
NORMA NTC-OHSAS 18001:2007

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

REQUISITOS

DOCUMENTO CONTROLADO

Este documento no será reproducido, distribuido, modificado ni prestado en todo

o en parte sin previa autorización de la empresa

Reviso: Aprobó:
ANGIE MICHELL YAURIPOMA ERIKA VIVIANA VARGAS BOCANEGRA
coordinador HSEQ Gerente.
Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
31-01-2015 CREACION DEL DOCUMENTO 01
01-08-2018 ACTUALIZACION DEL
02
DOCUMENTO

Página 1 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

1. OBJETIVO

Establecer los medios de comunicación a usar entre los diferentes niveles de la organización,
de las partes y grupos de interés, y la metodología para la participación y consulta de los
trabajadores en la implementación y mantenimiento del sistema de gestión integral.

2. ALCANCE

Aplica para todos los trabajadores directos de la empresa, los contratistas y grupos humanos
cuando estos se encuentren afectados por actividades y cambios en la empresa.

3. DEFINICIONES

 Peligro: Fuente o situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o

lesión a las personas o una combinación de estos.

 Riesgo: Combinación de la probabilidad(es) de que ocurra un(os) evento(s) o

exposiciones peligrosas(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que pueda ser causada
por el evento o exposición.

 Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o
afectado por el desempeño ambiental, en seguridad, salud ocupacional y en la calidad del
producto.

 Política: intenciones y dirección general de una organización relacionados con su

desempeño integral, como las ha expresado formalmente la alta dirección

 Objetivo: fin de carácter general coherente con la política que una organización establece.

4. RESPONSABLES

Los responsables de la implementación del procedimiento son El Administrador y el

Coordinador HSEQ y se apoyan por el Administrador de obra y el Supervisor HSEQ en los
proyectos.

5. PROCEDIMIENTO

Se inicia el procedimiento con la inducción del personal que ingresa a la empresa, en esta se
le comunica a los trabajadores las funciones de cada cargo, las de realización del producto,
los peligros y riesgos a que está expuesto, los aspectos e impactos ambientales que se
pueden presentar en el desarrollo de las actividades y las actividades en Responsabilidad
Social que se realiza la empresa. También se notifican los controles que se tienen para
minimizar o eliminar el riesgo e impacto. Adicionalmente se comunican las políticas, objetivos,
normas, procedimientos de trabajo y reglamentos de la empresa.

La Coordinación HSEQ comunicará durante la inducción de los trabajadores quien es el

representante de los trabajadores en cuanto a seguridad, salud ocupacional.

Página 2 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

 COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.

 Como medios de comunicación que la empresa tiene

 Comunicación directa
 Comunicación telefónica
 Correo electrónico
 Página web, Internet.
 Oficios, memorandos
 Reuniones de personal
 Publicaciones en carteleras
 Folletos
 Durante Inducción y capacitaciones.
 Reuniones de revisión por la dirección.
 Comités específicos

En los proyectos, se continúa adicionalmente con las capacitaciones en las que comunica la
metodología para identificar, valorar y controlar los riesgos.

En las reuniones diarias se dará participación al personal para identificar los peligros, se hará
una valoración conjunta, se revisan los controles y con las conclusiones se complementará la
matriz de riesgos cuando se requiera. Las reuniones pueden ser coordinadas por el Gerente,
Director de obra, residente y supervisores y pueden participar todo el personal o el que sea
solicitado.

Para el personal de oficina, se capacitará al personal en la metodología de identificación de

peligros, valoración y control de riesgos, de acuerdo al programa de capacitaciones.

La comunicación con contratistas comenzará desde antes de iniciar al contrato ya que se le

indicarán las políticas, normas, procedimientos que tiene que cumplir el contratista y sus
trabajadores para la realización de las diferentes actividades del contrato, una vez aceptado el
contratista en la minuta del contrato se indica el compromiso y los controles que se van a tener
durante la realización de las actividades.

Durante la ejecución de las actividades habrá comunicación verbal directa y telefónica y en

medio escrito en oficios o correo electrónico al personal directivo del contratista. Los
trabajadores del contratista participaran de las reuniones diarias que se hace con todos los
trabajadores de la empresa, teniendo en cuenta temas de calidad del producto, seguridad
industrial, salud ocupacional y medio ambiente y participan de la encuesta de identificación de
peligros.

Visitantes

Página 3 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

La empresa cuenta con un boletín de visitantes, en el cual se comunica a los visitantes los
riesgos a que pueden estar expuestos por el ingreso a las instalaciones de la empresa, se le
indica los Equipos de protección personal que deben usar, los cuidados y prevenciones que
se deben tener y las acciones que se deben tomar en el caso de presentarse una emergencia
durante su permanencia en el proyecto.

Partes externas, inquietudes, peticiones, quejas o reclamos

Todas las comunicaciones pertinentes, que lleguen de partes externas interesadas sea en
medio físico, magnético o verbal, deben ser respondidas en medio escrito, su control se
llevará en el control de correspondencia recibida y enviada. Los aspectos registrados en
bitácora o durante comités de obra pueden ser respondidos en los mismos comités o en los
siguientes, su registro quedará en el acta de comité del cliente, en bitácora del proyecto o en
oficio al cliente.

La organización tendrá comunicación con entidades reguladoras, públicas, entidades de

control en salud ocupacional, ambiental, calidad y de control de emergencias en los casos
que lo requieren o que la legislación lo exija para el desarrollo de las actividades de la
empresa teniendo en cuenta plazos establecidos.

El cliente es el responsable de la socialización del proyecto y solo cuando este lo requiere se

harán reuniones de socialización con la comunidad y reuniones de contratistas para
divulgación de aspectos ambientales significativos, riesgos y de HSE y calidad, experiencias
e incidentes y otros aspectos relevantes, los registros son del cliente.

Plan De Comunicación.

CON EL CLIENTE

QUIEN
Gerente General, Director de obra, Administrador, Coordinador HSEQ

MEDIO Comités de obra por medio de actas, correspondencia escrita, correos

electrónicos, actas de comités, Bitácora

CON LOS PROVEEDORES

QUIEN Gerente General, Administrador de obra, Auxiliar Administrativo

MEDIO Correspondencia escrita, órdenes de compra.

Página 4 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

INTERNA

QUIEN Todo el personal.

Correspondencia escrita, correos electrónicos, telefonía, actas de comités,

MEDIO
cartelera, Bitácora, reuniones.

CON LA COMUNIDAD

QUIEN Gerente General, Director de obra.

Reuniones de socialización (al inicio del proyecto) y cierre (al final) con
MEDIO
representantes de la comunidad, correspondencia escrita.

 PARTICIPACIÓN.

Para la participación de los trabajadores se cuenta con la encuesta de peligros y su manejo

se establece en el procedimiento de identificación de peligros, evaluación y control de
riesgos.

Adicionalmente se tiene como fuente de comunicación y participación, el reporte de actos y

condiciones inseguras que es una fuente para alimentar la matriz de riesgos y el Buzón de
sugerencias que se tiene frente al escritorio de recepción, el cual permitiría generar mejoras
para el desarrollo de actividades de la empresa.

Investigación de incidentes

Dentro del procedimiento de investigación de incidentes se establece como participa el

personal y los interesados.

Revisión de indicadores y revisión gerencial del sistema.

El responsable de los indicadores o dueños de procesos del sistema de gestión hacen

seguimiento a indicadores y objetivos, los cuales se presentan al personal de cada proceso y
a la gerencia para la revisión del sistema, sus resultados se comunican al personal por medio
de comunicación directa o publicándola en las carteleras de la empresa.

La gerencia, directores de procesos, coordinadores y supervisores de obra pueden programar

reuniones en las que se den directrices de procedimientos, comunicar cambios, dar
resultados de gestión e indicaciones en general de acuerdo a las necesidades que se
presenten en cada proceso.

Página 5 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

Previo a la revisión del sistema el Coordinador HSEQ hará una reunión con los trabajadores
para la revisión de las políticas y objetivos del sistema de gestión de la empresa y si se
presentan propuestas se llevarán a la revisión por la dirección. Igualmente, cualquier
trabajador puede presentar su inquietud a su jefe inmediato en cualquier momento si así lo
amerita para que este la presente al Coordinador HSEQ, para ser tratada en alguna reunión
con la alta dirección.

Durante la revisión gerencial se revisará la política y los indicadores y los resultados de la

revisión gerencial serán publicados en la cartelera de oficina o proyecto.

 CONSULTA.

COPASST

Mantendrá su objetivo de supervisar el cumplimiento de las actividades en seguridad y salud

en el Trabajo, representando a los trabajadores y comunicará a estos los acuerdos y los
resultados de su participación según lo registrado en las actas mensuales de reunión.

Contratistas

Cuando los cambios puedan afectar la salud o seguridad de los contratistas la organización
se reunirá con ellos para consultar los cambios que se van a presentar, la forma como estos
puedan afectar y como se van a controlar, se atenderán las observaciones que se presenten.

Página 6 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

MATRIZ DE COMUNICACIÓN EXTERNA

DONDE SE GENERA QUIEN

QUE COMUNICAR A QUIEN COMO CUANDO DONDE /REGISTRO
LA INFORMACION COMUNICA

Informes acordados
GERENTE Informes, Según lo definido en * Informes, correo
en el cronograma de
GERENCIA GENERAL Y GENERAL Dueños de reuniones, e- cronograma de electrónico(e-mail),
contratos - proyecto-
COORDINACION HSEQ COORDINACION Proceso mail, Pliegos de trabajo o licitaciones *Actas de reunion
licitaciones o
HSEQ licitacion en curso *En forma verbal
servicios prestados

Funciones y A clientes y
* Evaluaciones de
Responsabilidades personal
Capacitación, y desempeño.
del personal COORDINACION contratado en Según lo definido en
COORDINACION HSEQ Perfiles de *Manual de perfiles de
involucrado en los HSEQ servicios o el plan de trabajo
cargo. cargo.
servicios, contratos proyectos
* Plan de trabajo.
o licitaciones, ejecutados
A clientes y
Instructivo Listado personal Entrega de
COORDINACION
de Requisitos para contratado en requisitos para Requisitos al inicio * Listado de requisitos.
COORDINACION HSEQ HSEQ DUEÑOS
contratistas y servicios o contratistas y del contrato * Instructivo
DE PROCESO
proveedores proyectos proveedores
ejecutados
Reuniones
A clientes y
mensuales
personal *Reuniones
Identificación de Cartelera *Registro en formato de
COORDINACION contratado en periodicas.
riesgos e impactos COORDINACION HSEQ informativa asistencia.
HSEQ servicios o *Comités,
ambientales inducción, re *Actas de reunion
proyectos *Capacitaciones
inducción,
ejecutados
comités

Página 7 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

DONDE SE GENERA QUIEN

QUE COMUNICAR A QUIEN COMO CUANDO DONDE /REGISTRO
LA INFORMACION COMUNICA
A clientes y Reuniones
* Acta de reunión,
personal Cartelera *Informes de
Actos, Condiciones COORDINACION HSEQ COORDINACION *Registro en formato de
contratado en informativa, incidentes, reuniones
inseguras, HSEQ asistencia.
servicios o Forma verbal, periodicas,
Incidentes * Informes de mejora
proyectos acciones de capacitaciones
*Análisis estadísticos
ejecutados mejora

A clientes y
Informe de acciones * Acta de reuniones,
personal Informe con
Acciones preventivas, * Planes de acción
COORDINACION contratado en resultados y
Correctivas y COORDINACION HSEQ correctivas y de * Informe de análisis de
HSEQ servicios o recomendacion
Preventivas mejora, planes de AC/AP, preventivas y
proyectos es
accion de mejora.
ejecutados

Página 8 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA

QUE DONDE SE GENERA LA QUIEN

QUE COMUNICAR A QUIEN COMO
COMUNICAR INFORMACION COMUNICA
Pol
ític
a
HS
EQ
,
Pol
itic
a
de
no
Política HSEQ, alc
GERENTE Induccion
Politica de no oh
GERENCIA GENERAL A todo el Reinduccion
alcohol, drogas y ol,
COORDINACION HSEQ DUEÑOS DE personal Capacitacione
tabaco, Politica de dro
PROCESOS Publicada
Calidad gas
y
tab
aco
,
Pol
itic
a
de
Cal
ida
d
Objetivos Sistema Obj GERENCIA GERENTE A todo el Reuniones
HSEQ etiv COORDINACION HSEQ GENERAL personal Cartelera informa

Página 9 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

os
Sis
te
ma
HS
EQ
Obj
etiv
os
Objetivos esp
específicos de ecíf COORDINACION
Programas de ico HSEQ Informes
Gestion s
de
Pro
gra
ma
s
de
Ge
stio
n
Re
qui
sito
s
Requisitos legales leg COORDINACION A todo el Reuniones,
COORDINACION HSEQ
en HSEQ ale HSEQ personal Capacitacione
s
en
HS
EQ
Ma COORDINACION Personal a Programa de

Página 10 de 14
INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

nu
ale COORDINACION HSEQ
s,
inst
ruc
tivo
Capacitacion p
s,
Competencias
pro HSEQ
Cartelera informa
ced DUEÑOS DE cargo
imi PROCESO
presentación d
ent
informes
os
y
est
an
dar
es
Fu
nci
on COORDINACION HSEQ
es
y
res COORDINACION
Comunicación
po HSEQ A todo el
directa Docume
nsa DUEÑOS DE personal
escrito
bili PROCESO
da
des
del
car
go
Re GERENCIA TODOS LOS Área de Comunicación
qui GENERAL Y COORDINACION RELACIONADOS gerencia, directa en reunio

Página 11 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

sito Jefe de
s Planta.
CON LOS documento escr
del HSEQ Trabajadores
CLIENTES (e-mail)
clie involucrados
nte en el tema

Desempeño del
procesos
(consultorías, * Informe escrit
capacitaciones, COORDINACION A todo el Análisis de
DUEÑOS DE PROCESOS
formación, HSEQ personal indicadoresreuni
entrenamiento del s
sistema de
gestión integral)

Acciones
GERENCIA Reuniones.
Correctivas, DUEÑO DE LOS A todo el
GENERAL Y COORDINACION Análisis de plane
Preventivas y de PROCESOS personal
HSEQ acción.
mejora

Auditores
Programa de GERENCIA internos ó Programa de
COORDINACION
auditorias (internas GENERAL Y COORDINACION entidad auditorias intern
HSEQ
y externas) HSEQ externa y/o externas
contratada

Resultados de las AUDITORES EXTERNOS COORDINACION Dueños de Informes Escrito

auditorias internas AUDITORES INTERNOS HSEQ procesos reuniones

Página 12 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

GERENTE Líderes de
Resultados de
GENERAL proceso
revisiones por la GERENCIA GENERAL Informe
COORDINACION Personal en
gerencia
HSEQ general
Resultados de
evaluación de
desempeño de los DUEÑOS DE A todo el *Informes Escrit
COORDINACION HSEQ
trabajadores PROCESO personal reuniones
(funciones y
responsabilidades)

Cartelera informa
Identificación de
COORDINACION A todo el Reuniones,
riesgos e impactos COORDINACION HSEQ
HSEQ personal inducción, re
ambientales
inducción, comi

Reuniones
Cartelera informa
Programas de COORDINACION A todo el
COORDINACION HSEQ
gestión HSEQ personal
Inducción, re
inducción, comi

Programas y
ReunionesCarte
planes de COORDINACION A todo el
COORDINACION HSEQ informativa re
emergenciainform HSEQ personal
inducción
e de simulacros

Cualquier
Reuniones, investigaciones e integrante GERENTE De forma verbal
Informes Vigía
inspecciones de Vigía designado del HSEQ reuniones, cartel
Vigía
Actos, TODOS LOS PROCESOS COORDINACION A todo el Reuniones

Página 13 de 14
 INSTRUCTIVO COMUNICACIÓN, P. Gestión HSE
HSE-I-02
PARTICIPACION Y CONSULTA Versión 02
01-08-2018

Cartelera
Condiciones
HSEQ informativa, For
Inseguras, personal
Vigía HSE verbal, acciones
Incidentes
mejora

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA O ASOCIADOS

Acta de elección y comités del COPASST
Reporte de actos y condiciones inseguras
Boletín de visitantes

7. ANEXOS
Matriz de Peligros
Actas de reunión
Control de visitantes

Página 14 de 14