AUDITORIA II

PROCESO ADECUADO DE UNA TOMA FISICA DE UNA EMPRESA

COMERCIAL SIMILAR A NOVEY, S. A.

INTEGRANTES
MARGARITA ROSARIO 8-894-91
ANABEL MORENO 8-833-1761
EYLEEN BUITRAGO 8-781-377

GRUPO
LC#53

PROFESOR
ALVARO MENDEZ

PANAMÁ, REPÚBLICA DE PANAMÁ

6 DE AGOSTO DE 2020
 INTRODUCCION

Los inventarios en una empresa son un aspecto muy relevante, ya que es una
partida muy importante en el balance general suele ser la partida más grande que
constituye las cuentas incluidas en el capital de trabajo.
La falta de un eficaz control interno, puede generar problemas financieros que
pueden llevar a la compañía tener pérdidas.

Para esta actividad las empresas, al igual que cualquier otro procedimiento
contable deben acogerse a normas o reglamento avalen la confiablidad de
estados financieros de las compañías.
PROCESO ADECUADO DE UNA TOMA FISICA DE UNA EMPRESA
COMERCIAL SIMILAR A NOVEY, S. A.

De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la

International Federation of Accountants (IFAC), el objetivo del auditor es obtener
evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición
del inventario.

PROCEDIMIENTOS SEGÚN LA NIA 501

Si el inventario es un rubro significativo en los estados financieros, el auditor

deberá obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada, respecto a la
existencia y condición del inventario por medio de:

a) Presencia en el conteo físico del inventario, a menos que no sea factible, para:

Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración para registrar y

controlar los resultados del conteo físico del inventario
Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración
Inspeccionar el inventario e identificar inventario dañado, obsoleto y/o de lenta
rotación
Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la compañía; y
b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del
inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los
resultados reales del conteo del inventario.

En caso de que el inventario sea realizado por la compañía con un corte diferente
al de los estados financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le
permitan verificar las entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la
fecha del conteo y la fecha de los estados financieros.
En los casos en donde el auditor no pueda asistir al inventario debido a
circunstancias imprevistas, el auditor deberá observar algunos conteos físicos en
una fecha alternativa y realizar procedimientos de auditoría de los movimientos del
periodo intermedio.
Si no es factible la asistencia del auditor al inventario físico, el auditor deberá
planear y ejecutar procedimientos alternos que le proporcionen evidencia valida y
suficiente respecto a la existencia y condición del inventario. En el caso en donde
el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen de acuerdo
con la NIA 705
El auditor deberá estar atento a identificar inventario en poder de terceros y cuyo
monto sea significativo en los estados financieros. Para estos casos, el auditor
deberá planear y ejecutar procedimientos que le proporcionen evidencia valida y
suficiente respecto a la existencia y condición del inventario, realizando ambos o
alguno de los siguientes procedimientos:
- Solicitar confirmación al tercero que tiene bajo su custodia y responsabilidad el
inventario, en cuanto a las cantidades y condición del inventario.
- Efectuar una inspección de las cantidades y condición del inventario que está en
poder del tercero.
Inventario por mercadería: Lo constituyen todos aquellos bienes que le
pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los
compran para luego venderlos sin ser modificados. En esta Cuenta se
mostrarán todas las mercancías disponibles para la Venta.
Todas las operaciones de una empresa tienen que estar orientadas a vender
más y mejor, por lo que un inventario físico debe ser una herramienta que nos
permita comprobar cuánto producto está en condiciones adecuadas para la
venta y darle el mejor acomodo posible para optimizar el surtido.
Un inventario físico no es solamente contar y comparar las existencias contra
lo teórico, sino determinar realmente los costos de la mercancía, comprobar su
desplazamiento, decidir sobre los artículos obsoletos y en general, asegurar el
control y adecuada administración de nuestros almacenes.
Pasos a seguir
1. Planificar el inventario
Si el inventario debe contribuye a la venta, no hace mucho sentido que cerrar
la empresa para realizar tareas administrativas. Se debe determinar cuál es el
mejor día para realizar el conteo, que afecte lo menos posible tu operación y
adelanta todas las tareas que puedas en los días previos: acomoda tus
productos, reunir todos los que son iguales en el mismo lugar, prepara
paquetes de los artículos pequeños, etiquetar la mercancía, verificar el buen
funcionamiento de los lectores de código de barras, etc.
Convoca con anticipación al personal y asegura que todos cuenten con los
materiales y papelería que necesitarán. Confirma que estén capacitados para
registrar la información debidamente. Puede parecer simple, pero reforzar el
procedimiento te llevará poco tiempo y así evitarás errores.
2. Ordenar las existencias por tipo de producto
Verifica que todos los productos se encuentran en el almacén y el área que les
corresponde antes de empezar a contar. Si todos tus artículos se encuentran
debidamente codificados, esta tarea no debería ser demasiado laboriosa.
Considera también todos los productos obsoletos, caducos o dañados para
que los separes en otro almacén antes de hacer el inventario.
Revisa también que las cajas no estén vacías o intercambiadas, es decir, que
cada empaque efectivamente contiene lo que dice, asegura que no tienes
productos dispersos por tu almacén y que todos los artículos iguales están
juntos.
3. “Limpia” todos los almacenes temporales
Los almacenes temporales para registrar productos en tránsito, deben estar
vacíos, tanto físicamente como en tu sistema, por ejemplo, artículos que los
clientes recién devolvieron y que deben revisarse antes de regresarlas a su
ubicación definitiva, productos que están en proceso de surtido o traspaso,
mercancía en áreas de recepción o carga.
Si no puedes detener la operación, procura al menos tener los mínimos
artículos posibles en estas áreas e identifícalos perfectamente para que no se
revuelvan con las existencias de tu almacén principal.
4. Simplifica la cuenta
Las unidades de medidas de cada artículo deben estar definida. Si se cuentan
con algún sistema de gestión esto será más fácil, pero lo importante es que
establezcas una unidad de medida que te resulte funcional. Por ejemplo, si
compras tambos de líquido de 20 litros, pero se venden en botellas de 1 litro,
pueden contar tambos o litros indistintamente, pero si usas litros evitarás tener
fracciones de unidad.
Sin embargo, si tienes una gran cantidad de piezas de un artículo de poco
valor que vendes por pieza (digamos clips de papelería), tendrías que invertir
demasiado tiempo en contar cada unidad. Utilizar una báscula para poder
estimar fácilmente cuántas piezas tienes sin tener que contarlas una por una,
ayudará ahorrar bastante tiempo y tu cálculo será lo suficientemente acertado.
Asegurarse que todo el personal que participará en el inventario tenga claro las
unidades para evitar confusiones.
5. Ejecuta el conteo de manera ordenada
Al contar las existencias lo ideal es hacerlo en una lista ciega, es decir, que el
personal encargado no pueda ver las existencias teóricas de los productos en
el almacén, para evitar que haga “trampas” y de por bueno un inventario que
no fue debidamente contado. Considera que, al hacer el conteo ciego, el
tiempo invertido será mucho mayor, así como la probabilidad de que se
requieran varios conteos adicionales, pero también será mucho más confiable
el resultado.
Es conveniente hacer el conteo en parejas y habiendo definido previamente las
áreas que cada pareja deberá contar. Asimismo, deberán marcar cada
ubicación o pasillo una vez que ha sido contado para evitar duplicidad y
retrabajo.
6. Ajusta las diferencias
Una vez realizado el conteo (lo ideal es que los hagan personas distintas),
habrá que comparar las cantidades físicas contra tu inventario teórico y hacer
en tu sistema o archivo los ajustes correspondientes para que reflejen la
realidad. Entre más pronto lo hagas, más pronto podrás reiniciar tus entradas y
salidas normalmente.
Como referencia, en los artículos de mayor valor la desviación debería ser
cero, y en los de menor valor la diferencia debería estar por debajo del 2%. Si
tienes desviaciones más graves, asegura primero que has considerado todos
los almacenes dentro o fuera de tu centro de distribución y revisa el histórico
de movimientos, puede ser que no estés considerando los productos colocados
en algún almacén temporal, en consigna con clientes, salidas para degustación
o muestras, etc. La disciplina con la que registres todos los movimientos de tus
almacenes será clave para disminuir estos porcentajes.
7.Validar las diferencias
Asegurar se la diferencia encontrada y que sea aceptada por el encargado del
almacen habiéndose agotado toda probabilidad de sustento de las diferencias,
evitándose las suspicacias en los sustentos posteriores. Sustentar las
diferencias observando posibles cruces. ¿Por dónde comenzar?, los errores
operativos son más frecuentes y de mayor acceso de información en artículos
con características similares en los cuales se deberá identificar si entre ellos se
justifica la diferencia.
8. Documentar las mermas adecuadamente
Contada la mercancía que, separada como inventario obsoleto, caduco o
dañado en el primer paso, se deberá consultar con el personal administrativo,
legal, fiscal y/o de control interno cuál es el proceso a seguir con esta
mercancía. Dependiendo de la naturaleza y valor del producto, es posible que
requieran fotografías, actas administrativas u otros documentos donde se
justifique la salida del almacén de estos productos o incluso un tratamiento
especial por personal calificado en el caso de materiales peligrosos.
Por supuesto esta salida física del almacén deberá coincidir con un ajuste de
las cantidades en el sistema.
Utilizar inventarios cíclicos e intermitentes continuamente, es decir, conteos
por ubicación para las ubicaciones de mayor rotación. Esto te permitirá
mantener todo el tiempo un inventario teórico muy acertado y que en el
inventario físico anual tus diferencias sean pequeñas.
 CONCLUSIÓN

Las información que recolectadas en los inventarios nos permiten identificar

la situación o el manejo de las mercancías, en las cuales ayudarán a
establecer mejores controles que permitan el uso de adecuado de los
materiales, cambios en la realización de inventarios (que sean más
frecuentes debido al movimiento que tiene la mercancía. Si es necesario),
así como la implementación de nuevas herramientas tecnológicas que
faciliten el manejo de información.