Ejecución del Inventario Físico

El inventario físico se puede definir en un primer contexto como el inventario físico mismo presente en
las instalaciones del almacén o centro de distribución y en otro contexto, también como la determinación
de la cantidad de inventario a través del conteo real. El inventario físico puede ser tomado de manera
continua, periódica o anual.

Existen diferentes enfoques sistemáticos para realizar un inventario físico:

Inventario cíclico. Es una técnica de auditoria en la cual algunos componentes son contados cada día
en vez de contar todos los ítem en una actividad realizada en un periodo corto de tiempo. Puede
reemplazar en algunas ocasiones al inventario físico.
Consistencia de procesos. En organizaciones con procesos continuos,  se refiere al concepto de tener
procesos de inventario que son lo suficientemente robustos para mantener la exactitud en el curso
normal de los negocios.
El inventario físico implica que todos los ítem serán contados (de pared a pared), que las
actualizaciones de los balances de inventario para cada ítem serán realizadas durante cada solamente al
final del inventario físico o en circunstancias especiales y no serán corregidas de nuevo hasta la
realización del próximo inventario físico. Al mismo tiempo la realización de un inventario físico implica un
compromiso muy importante de recursos y tiempo en ese corto periodo de tiempo en el cual se realizará,
tomando normalmente entre 1 y 2 días para su ejecución.
Es muy importante recalcar que la mayor satisfacción de realizar un inventario físico debe ser hacerlo de
manera correcta y no hacerlo únicamente porque está programado, ya que los beneficios de la exactitud
en el inventario se evidencian claramente en las finanzas de la organización.

A pesar de que el inventario físico puede reemplazarse con los enfoques vistos arriba, algunas
organizaciones tendrán la necesidad de realizar un inventario físico ya que el robo y el deterioro de los
ítem no se reportan a medida que ocurren.

Prepararse para ejecutar el inventario físico implica:

 Preparación de los materiales a ser contados.

El tiempo invertido en la preparación se multiplica como tiempo ganado en la ejecución. Si es posible
consolide los ítem en ubicaciones donde se pueda realizar el conteo fácilmente. Remueva los ítem que
están en circunstancias especiales como rechazos, que sea la propiedad del cliente, inventario en
consignación y establezca como deben reflejarse estos ítem en el sistema de inventario. Pueden estar
reflejados en categorías especiales o pueden no estar reflejados del todo. Identifique y marque los
números de parte en los contenedores/bins/cajas, etc., para reducir el tiempo perdido durante el conteo.

 Prepare y habilite el sistema.

En esta fase, imprima las tarjetas en blanco o con información (pre-impresas). La preferencia sobre esto
se debe definir en la organización. Las tarjetas pre-impresas son muy útiles cuando los ítem son seguidos
por locación / ubicación en el sistema, de manera que puede imprimir las tarjetas en secuencia. Esta
técnica reduce dramáticamente el tiempo de alistamiento  y los errores durante el conteo. Si es posible
imprima la lista de ítem a contar con su costo unitario y el costo total según las cantidades que debería
haber en existencia y clasifique en orden descendiente, puede ser una herramienta valiosa para sus
auditores internos más adelante.

 Preparación de las facilidades y equipos.

Una buena gerencia del almacén incluye tener todos los bins claramente identificados. Muy
frecuentemente se asignan códigos de 3 o 4 dígitos a las ubicaciones con un significado. Por ejemplo el
código A436 pudiera significar pasillo A, rack 4, repisa 3 y posición 6.

De la misma manera es bueno desarrollar un mapa del almacén para asignar las ubicaciones a las
personas en el conteo y resaltar un área que por haya sido completamente contada.

Almacenes remotos.
 Se debe considerar también la misma preparación y control para los almacenes remotos. Se deben
realizar mapas del almacén y asegurar la disponibilidad de equipos y suministros necesarios que
generalmente no se encuentran en el almacén.

Planes de contingencia.
Sin importar que también se prepare para el inventario físico, las cosas pueden salir mal. Una buen
practica de la gerencia es realizar planes de contingencia donde pueden incluirse aspectos como equipos
de respaldo para el de apoyo en la realización del inventario, etiquetas en blanco, personas para el
conteo, operadores de ingresos de datos,  equipos para ubicaciones remotas, asegurar la disponibilidad
de energía con plantas de energía, baterías de respaldo para computadoras y servidores, entre otros.

Preparación de proveedores y clientes.

La cantidad de tiempo que usted espere va a tomar el inventario físico, determinará el nivel de
notificación que deberá tener para sus clientes y proveedores. Usted querrá por lo menos que sus
clientes y proveedores sepan que durante la ejecución del inventario cíclico los despachos y entregas
podrán estar retrasados. Para evitar esto usted puede ajustar la capacidad en fechas próximas a la
ejecución del inventario físico y adelantar despachos y entregas para satisfacer la demanda durante el
tiempo en el cual se ejecuta el inventario.

Preparando al personal.
La parte más importante de un inventario físico es la gente. Los empleados que idealmente deben
conformar el equipo del inventario físico son los que se dedican normalmente a dicha actividad
(almacenistas, operarios dedicados al conteo cíclico, montacargas). Des afortunadamente, eso no es
suficiente en muchas ocasiones para completar el inventario en el tiempo permitido. Probablemente lo
más importante que deben entender los contadores del inventario es la precisión que se debe tener
durante la tarea, por lo que la preparación debe incluir el uso de tarjetas de papel de una o dos partes.

Evalúe también los siguientes aspectos para una correcta ejecución del inventario físico:

 Tarjetas de conteo.

 Técnicas de conteo.

 Procedimiento operativo para ejecución del inventario físico.

 Conciliación de los datos.

 Auditoria al proceso.

 Gestión de situaciones de excepción.

 Confirmación del inventario físico.

 Medición de los resultados a través de indicadores de gestión como:

             Total del impacto financiero.

             Total de ítem contados.
             Valor absoluto de los errores.
             Costo de realización del inventario.
             Lecciones aprendidas.
Los detalles de estos aspectos serán publicados en un nuevo proyecto, el cual está en curso.

Espero haber contribuido con un grano de arena para que la ejecución del inventario físico en su
organización siga un marco de referencia para la obtención de los resultados esperados.

¡Gracias por la lectura y sus comentarios!

¡Un gran saludo!

  Inventory Control
 Inventory Accuracy
 Inventory Management