El inventario: qué es y cómo hacerlo

Para muchas empresas, el inventario es una obligación engorrosa. De hecho,

muchas startups y pymes tienen dificultades con estas evaluaciones periódicas, ya
que suelen involucrar a una gran cantidad de personal. Para ayudarte a llevar a
cabo un buen inventario, te explicamos este término y los detalles a los que debes
prestar atención. Además, te damos consejos para desarrollar satisfactoriamente
todo este proceso, así como a ahorrar tiempo y dinero con tu inventario anual.

Los inventarios no son necesarios solo porque el legislador así lo exija; su

importancia radica principalmente en que ayudan a estimar el valor de tu empresa.
Pero esto no es ninguna novedad, el matemático de origen italiano Luca Pacioli
(amigo de Leonardo da Vinci) lo descubrió hace más de 500 años. En su obra,
Pacioli describe no solo la contabilidad por partida doble –que los comerciantes
italianos ya aplicaban por aquel entonces– sino que recomendó a los empresarios
de su tiempo el inventario como base de su propio balance.
Índice
1. Definición de inventario
2. ¿Quién tiene que hacer inventario?
3. ¿Cuándo hay que hacer el inventario?
4. Cómo hacerlo: tipos de inventario
5. Sistemas de control de inventario
6. Después del inventario ¿qué ocurre?
7. Consejos para tu inventario

Definición de inventario

El inventario es el documento más simple en contabilidad y consiste en una relación

detallada, ordenada y valorada de todos los bienes, derechos y deudas de una
empresa. Sirve para comprobar cuáles son los elementos que componen el
patrimonio de una empresa en un momento determinado. Hay que tener en cuenta
que dependiendo de las necesidades del negocio deberá realizarse diaria, semanal
o mensualmente. Antiguamente, los inventarios se realizaban por medios físicos (en
un papel) pero ahora, lo más común, es que se mantengan de manera centralizada
en bases de datos.

Gracias al inventario se pueden corregir posibles errores anotados en los registros

de entradas y salidas. Las tres funciones principales del inventario son:

1. Es la base de las cuentas anuales.

2. Sirve para detectar posibles pérdidas por robo, mermas, etc.
3. Con él se pueden corregir posibles errores registrados en la contabilidad de
existencias.
Para llevar a cabo correctamente un inventario es importante tener en cuenta que
la información contable, al tener una finalidad explicativa, debe cumplir con una serie
de características:

• Integridad: hay que incluir todas las existencias con su cantidad correcta.
• Precisión: la naturaleza, la cantidad y el valor de los activos deben ser
enumerados correctamente.
• Eficiencia: en aquellos casos en los que no pueda determinarse la cantidad
exacta de un activo, esta puede ser estimada.
• Claridad: es necesario identificar claramente las existencias para que
puedan asignarse posteriormente.
• Verificabilidad: esta característica permite que la información pueda ser
revisada con posterioridad a su emisión.
• Puntualidad: los empresarios tienen que presentar el libro de inventario en
un momento determinado, normalmente durante el plazo previsto para ello.
• Partida individual: básicamente, cada activo y cada deuda se registran
individualmente en el inventario.

Hecho
Según lo establecido en el Plan General de Contabilidad español, los activos son
bienes, derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa,
resultantes de sucesos pasados, de los que se espera obtener beneficios o
rendimientos económicos en el futuro.

¿Quién tiene que hacer inventario?

La legislación española sobre la obligación de llevar los libros contables

(documentos o archivos donde se recopila la información financiera y económica de
manera periódica) es un poco compleja. La norma general, no obstante, es la que
se establece en el artículo 25 del Código de Comercio (Cco): “todo empresario está
obligado a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su
empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así
como la elaboración periódica de balances e inventarios”. Es decir, que una de
las primeras obligaciones de cualquier empresario (ya sea una persona física o
jurídica) es la gestión de la contabilidad, y para cumplir con ello es imprescindible
realizar un inventario para poder conocer correctamente la situación de las
existencias.

Las pymes, al ser personas jurídicas, tienen la obligación de llevar la contabilidad

de acuerdo a lo establecido en el Cco y a proceder a la legalización de los libros
obligatorios en el Registro Mercantil. Los trabajadores autónomos, por su parte,
deben llevar la contabilidad pero no están obligados a legalizar los libros contables,
ni a presentar las cuentas anuales.

Nota
Es recomendable llevar la contabilidad aunque no se esté obligado a ello. Solo así
conseguirás tener una visión clara de la situación financiera de tu empresa.

¿Cuándo hay que hacer el inventario?

De acuerdo con lo previsto en la legislación española, el plazo para elaborar los

libros contables es de 3 meses después del cierre del ejercicio. Como para la
mayoría de las empresas el ejercicio contable coincide con el año natural, el cierre
del ejercicio tendrá lugar 31 de diciembre y el plazo para la elaboración de los libros
se extenderá hasta el 30 de marzo del año siguiente (arts. 27 Cco y 333 del
Reglamento del Registro Mercantil).

La legalización de los libros, por su parte, puede llevarse a cabo hasta 4 meses
después del cierre del ejercicio (30 de abril en caso de año natural). Si se presenta
fuera de esta fecha, figurará la expresión “fuera de plazo” pero no conllevará sanción
alguna.

Consejo
El inventario físico puede realizarse antes o después del cierre. No obstante, es
aconsejable hacerlo después o poco tiempo antes del plazo de vencimiento pues
cuanto más lejos de dicha fecha, mayor esfuerzo deberás realizar para actualizar
los datos.

Hecho
El cierre del ejercicio no tiene que coincidir con el año natural. Le legislación
española señala que el período de tiempo al que se refiere el ejercicio contable es
de 12 meses pero para aquellas empresas que por su actividad no se produzca tal
coincidencia, se permite cerrar el ejercicio en otros meses del año. Por ejemplo, una
empresa dedicada a la agricultura puede cerrar cuando el ejercicio lógico de su
actividad lo determine.

Cómo hacerlo: tipos de inventario

Es importante tener en cuenta que las empresas disponen de activos tangibles e

intangibles. Los activos tangibles son, como su propio nombre indica, aquellos que
se pueden tocar porque tienen una forma física. Los intangibles, en cambio, son
aquellos que no son materiales pero que constituyen recursos muy valiosos para
las empresas. Entre los diferentes tipos de activos intangibles podemos encontrar,
por ejemplo, las patentes, las marcas, los derechos de autor, etc.

Dependiendo de si los activos son tangibles (físicos) o intangibles, el tipo de

inventario que debemos realizar será diferente:
El inventario físico
Es el inventario propiamente dicho. Consiste en verificar las existencias de
materiales, equipo, muebles e inmuebles con los que cuenta la compañía. Como
mínimo, debe llevarse a cabo una vez en cada ejercicio, para comprobar si las
cantidades registradas en la base de datos coinciden con la cantidad física real
que hay en los almacenes. Una vez se sepa la cantidad física, esta debe
registrarse en la contabilidad. En definitiva, se trata de hacer un recuento: hay que
contar y anotar todos y cada uno de los bienes o mercancías de la empresa. En el
caso de que proceda, también habrá que pesar y medir.

Es sumamente importante que los empleados –a pesar de la tediosa carga de

trabajo que esto supone– procedan con cuidado. No se debe olvidar que el
inventario es un mecanismo de control: para poder corregir la contabilidad, no puede
incluir errores. De lo contrario, estarás comparando una lista supuestamente
errónea con otra inexacta y obtendrás dudosos resultados.

Nota
Al hacer el inventario no olvides incluir las mercancías en tránsito; aquellas que ya
han sido pagadas pero aún que no se encuentran físicamente en el almacén.
Inventario de bienes intangibles

Existen bienes que no pueden contarse porque no son físicos; son conocidos como
bienes intangibles. Como los activos intangibles, los activos corrientes y las deudas
no se pueden contar físicamente, deben registrase en un inventario contable.
También se incluyen los saldos de cuentas bancarias, así como las cuentas por
cobrar y los pasivos. Asimismo, forma parte de él el llamado “capital intelectual de
la empresa”, que son activos intangibles de una empresa basados en el
conocimiento y que poseen y pueden producir valor (patentes, software y marcas).

Para llevar a cabo este tipo de inventario, deberás revisar los registros contables y
los recibos. En cuanto a los documentos a los que deberás recurrir en su
elaboración se encuentran los extractos bancarios, libros de caja y otros
comprobantes que puedan ser relevantes.
Esquema sobre la forma de agrupar los bienes de una empresa según sean
tangibles o intangibles.

Sistemas de control de inventario

Existen dos sistemas de control de inventarios:

• periódico, que se lleva a cabo administrativamente y

• permanente, que se realiza periódicamente mediante el recuento físico.

Inventario periódico

Tal y como su nombre indica, por medio de este sistema se recuentan, físicamente
y cada cierto tiempo, las existencias propiedad de la empresa con independencia
de donde se encuentren localizadas. La ventaja de este sistema es que su coste es
bajo; la desventaja, que las existencias solo pueden conocerse por medio de un
recuento físico y ello plantea inconvenientes como la necesidad de cerrar los
almacenes mientras se lleva a cabo el recuento. Además, esto da lugar a una
carencia de información del valor de este activo durante los períodos en que no se
realice el inventario y, consiguientemente, el desconocimiento del resultado.
Inventario permanente
Bajo un sistema de inventario permanente, las cuentas de inventarios y las bases
de datos se actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un
producto. El desarrollo del inventario permanente ha sido posible gracias a las
aplicaciones informáticas, pues requiere unos medios superiores al inventario físico.
Estos sistemas hacen un seguimiento al instante de cada movimiento del inventario
y envían actualizaciones electrónicas a las bases de datos centrales desde
cualquier lugar. Es decir, permite el conocimiento en todo momento del valor de las
existencias.

Los sistemas de inventario permanentes son los más adecuados para los
vendedores con múltiples puntos de venta, ya que la realización de recuentos físicos
del inventario en este tipo de empresas puede ser lento y costoso.

Además, hay que hacer hincapié en que la realización de un inventario permanente

no exime a la empresa de la necesidad de hacer un recuento físico periódico para
comprobar y ajustar las diferencias detectadas por causa de deteriores, pérdidas
y/o robos.

Después del inventario ¿qué ocurre?

El resultado de llevar a cabo el ejercicio de inventario es el inventario propiamente

dicho. La probabilidad de encontrar errores, al comparar los resultados de este con
los que estaban anotados en los libros, es muy alta. Especialmente para aquellos
artículos de poco valor que pueden haberse extraviado o roto sin que ningún
empleado haya tomado nota de ello, por ejemplo, si se trata de tornillos oxidados o
de pérdidas de aceite que no afectan y que pasan desapercibidos en el estrés diario.
A veces, al anotar mal la entrada de mercancías, figuran cantidades mayores a las
que existen realmente. Las diferencias de inventario se corrigen finalmente en la
contabilidad, se incluyen en la cuenta de pérdidas y ganancias y se reflejan en el
balance general.

Consejos para tu inventario

Hacer un inventario es, especialmente cuando se cuenta con un gran stock, una
tarea laboriosa y prolongada. Para evitar que el conteo, la medición y el pesaje sean
un caos, lo más acertado es llevar a cabo una buena planificación y ejecutarlo de
forma estructurada. El primer paso es la programación de una fecha, seguidos de
la compilación del personal, pero incluso con la ejecución de la tarea en sí, este no
habrá terminado.
Plazo: el momento indicado para hacer el inventario

No existe un momento obligatorio para la realización del inventario, más bien

dependerá de la organización interna de la empresa, de la funcionalidad y, en
algunos casos también, de la temporalidad. Es aconsejable, no obstante, realizar
como mínimo un inventario anual.
Esto no significa que la legislación de total libertad al empresario sobre el momento
en que debe realizar el inventario. Como mencionamos anteriormente, el
empresario tiene cuatro meses, contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio,
para elaborar los libros contables. Y, como en la mayoría de los casos el cierre del
ejercicio coincide con el año natural, el plazo suele empezar a contar a partir del 31
de diciembre y se extiende hasta el 30 de abril. Normalmente, tiene sentido llevar a
cabo un inventario físico cuando la lista de pedidos en espera no es muy amplia o
cuando los almacenes están poco abastecidos.

En el caso del comercio minorista, por ejemplo, tendría sentido realizar el inventario
justo después de la campaña de Navidad pues ya se ha dejado atrás el estrés de
esas fechas y gran parte de las existencias se han vendido. Hay que tener en
cuenta, no obstante, que realizar un inventario mientras el negocio está abierto a la
clientela es prácticamente imposible. Imagina que durante el conteo de productos
un cliente toma un artículo de la estantería donde estabas llevando a cabo el
inventario. Esto llevaría al traste todo tu trabajo y te obligaría a empezar de nuevo.
Por este motivo, los inventarios se llevan a cabo siempre durante las horas o en los
días en los que el negocio se encuentra cerrado. Muchas empresas, de hecho,
cesan su actividad por completo durante uno o dos días para hacer un inventario.

Por este motivo, es importante no solo programar una fecha para llevar a cabo el
inventario, sino también elaborar un calendario detallado y una estimación real del
esfuerzo requerido. ¿Cuántos días y horas necesitarás para hacer el inventario?
Para el cálculo del tiempo que emplearás en llevar a cabo esta tarea es mejor que
seas generoso. De lo contrario, te quedarás sin tiempo y tus ayudantes deberán
realizar horas extras, con el riesgo que esto implica sobre el resultado. Para evitar
errores, tanto tú como tus empleados deben realizar un trabajo meticuloso y esto no
es compatible con la presión del tiempo.
Personal: organiza a los trabajadores correctamente

Ten presente que deberás planificar al personal con suficiente antelación. Además,
es muy probable que tengas que contratar a asistentes para que te echen una mano
con el inventario, con las ventajas e inconvenientes que esto entraña. Por un lado,
supondrá un aumento de los costes y del tiempo, ya que estos trabajadores no
conocen tu empresa y seguramente nunca antes hayan realizado un recuento de
existencias. La ventaja es que el tiempo y los costes pueden traducirse en rapidez
a la hora de llevar a cabo el inventario. Cuando más personal trabaje en el
inventario, más rápido se efectuará.

Además, necesitarás formar equipos y establecer áreas de trabajo. De esta

manera, conseguirás que no se pase nada por alto. Si no vas a llevar a cabo tú
mismo esta tarea, es aconsejable que determines qué persona será la encargada
de la gestión del inventario. Esta coordinará el proceso, asignará tareas, supervisará
los tiempos y llevará a cabo el control de verificaciones.

Desde el punto de vista de los trabajadores, puede ser beneficioso formar equipos
de dos personas. Esto tiene dos ventajas: primero, porque mientras una persona
cuenta la otra puede anotar, acelerando así el trabajo; en segundo lugar, porque los
empleados pueden alternarse entre sí para aliviar el cansancio. Si puedes pagarlo,
tiene sentido que cada elemento sea rastreado por dos equipos separados,
minimizando así los errores.
Preparación: trabajo previo, inventario rápido

Incluso antes de empezar con el inventario propiamente dicho, debes ordenar el

almacén y las zonas de trabajo. Pues si el día señalado tus trabajadores se dedican
a ordenar y limpiar el recuento se extenderá demasiado y el ánimo caerá por los
suelos. Los días previos a la fecha elegida ocúpate no solo de ordenar sino de
agrupar productos en lugares determinados y de estructurarlos. Mientras haces
esto, puedes comprobar el etiquetado para que durante el inventario todos los
artículos estén correctamente identificados.

Es conveniente también diferenciar las áreas de trabajo a través de cinta adhesiva

de colores, por ejemplo. Asegúrate de que pones a disposición de los trabajadores
todo el material de trabajo que sea necesario: blocs de notas, cúter, pesas,
calculadoras y –a pesar de la obviedad– grandes cantidades de bolígrafos para tus
trabajadores. Las listas de inventario son uno de los elementos más importantes
con los que debes contar: puedes elaborarlas tú mismo, comprarlas o descargarlas
gratuitamente de Internet.

Si no puedes cerrar tu negocio durante la realización del inventario existen también

listas de entrada y salida de mercancías para que tu personal pueda incluirlas
correctamente.
Puesta en marcha: instrumentos y métodos

Un dato importante que debes tener en cuenta es que el personal que va a llevar a
cabo el recuento no puede conocer el stock objetivo. Pues podrían producirse
errores para hacer coincidir el resultado con la cantidad supuesta. También ha
quedado demostrado que el procedimiento es más efectivo, si los equipos
encargados del recuento lo hacen contando de izquierda a derecha y de arriba a
abajo. Cuando se haya realizado el recuento de un grupo de artículos, deberás
marcar claramente esa área para que no haya equivocaciones. También puedes
poner por escrito las reglas para el desarrollo del inventario e imprimirlas para
todos los equipos.

Es recomendable que fijes un punto donde los trabajadores podrán encontrar al

supervisor del inventario en caso de que tengan dudas; también será allí donde
deberán entregar sus listas de inventario ya cumplimentadas. En estas listas debe
anotarse la fecha, el nombre del contador, del que anota y de los que revisan. Para
ahorrar papel, existen herramientas electrónicas que hacen que el inventario sea
más efectivo. Especialmente para aquellos casos en los que los artículos cuentan
con código de barras, tus empleados podrán usar escáneres manuales para recabar
los resultados. Existen empresas que alquilan este tipo de dispositivos y que, a
pesar de que no libran a los trabajadores de la tarea de contar, simplifican
tremendamente el proceso.

Es recomendable, además, contar con la ayuda extra de una balanza para

inventario. Cuando debas contemplar grandes cantidades de pequeños productos
o piezas, vale la pena incluir una o más balanzas de recuento. En la balanza podrás
introducir datos e información relativa al almacén, de forma que el aparato sabrá
cuál es el peso de cada uno de los artículos. Al colocar estos en la balanza, esta
señalará el peso y la cantidad de artículos que contiene.

Consejo
Externalización: existen compañías que se encargan de la realización del inventario
de principio a fin. Estas cuentan con su propio personal y con todas las herramientas
y materiales necesarios. Por lo tanto, si cuentas con el presupuesto para ello, esta
inversión puede ser muy útil.
Concluir el inventario satisfactoriamente

Nunca está de más que tu contable esté presente durante la realización del
inventario, puesto que así podrá controlar el proceso, su ejecución y dar fe de su
visita. También es importante que cuides las listas de inventario para que estén
ordenadas; de esta forma conseguirás crear una buena impresión a los
funcionarios.

Recuerda que tienes la obligación legal de conservar los documentos contables

durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros. El artículo 30 del
Cco señala que deberás guardar ordenadamente los libros, la correspondencia,
documentación y justificantes de tu negocio. Aunque lo cierto es que Hacienda
establece un período de conservación menor, en concreto de 4 años, ya que este
es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias.

Antes de dar por finalizado el inventario, anota las diferencias. En principio, se

considera que el resultado del inventario realizado tiene más autoridad que lo que
figura en los libros. Las diferencias pueden deberse a cambios en la cantidad no
reconocidos (por ejemplo, por pérdida o por robo). Anota los déficits al final del
inventario.