Unidad II

Inventario Físico
Es cuando se cuenta de forma manual el total de las existencias de una
compañía, tomando en cuenta los suministros, artículos en proceso,
capitales obtenidos, los Activos financieros concretos, entre otros. En otras
palabras, realizar inventarios físicos es parecido a realizar un estudio sobre
la población de un país, y además tienen la finalidad que servir como ejemplo
para tomar alguna decisión.

Importancia del levantamiento físico de inventarios

Algunas importancias de la toma física de inventario son las siguientes:

• Ayuda a verificar que lo plasmado en los registros contables,
mayormente son digitalizados, realmente existe.
• Permite verificar la movilidad de los artículos, es decir lo rápido que
se venden.
• Da a conocer daños de los artículos o si están en malas condiciones,
que puede ser muy importante en casos de comidas o algo
relacionado.
• La empresa puede encontrar bienes de capital que ya no sirven, a las
cuales deben eliminar.
•
¿En qué consiste?
Consiste en el conteo de artículos que hay en un lugar, se necesita realizarlo
periódicamente para que sea más fácil percibir, revisar y comparar lo
existente que hay registrado con lo que realmente se encuentra. Es decir
un inventario físico de almacén o de una empresa funciona para
contrastar el stock de una compañía con el número de artículos que hay en
la computadora.
Pero la única finalidad que tiene un inventario físico no es solo para contar,
sino que también ayuda a hallar la posibilidad de algún error que se haya
realizado en el transcurso del conteo que registra los artículos en el
instrumento software de inventario, y a la vez realizar cálculos de la
coincidencia de partidas y así investigar el origen de esa falla.

Proceso del inventario físico

En el proceso de realizar inventarios físicos nos permite descubrir si hubo

algún robo, productos rotos o productos que vinieron con algún defecto. La
manera de cómo hacer un inventario físico de mercancías, posee una
variedad de labores que hay que realizar, entre ellas están:

• Dar información y relacionar a los trabajadores

• Establecer fechas para realizar la numeración, buscando temporadas
de poca actividad de la compañía.
• Tener limpieza y orden de los almacenes para que sea más fácil
el control del inventario físico.
• Diferenciar los atributos de la totalidad de los bienes, inicialmente su
clase y tamaño.
• Fijar los artículos respecto al sistema de surtido.
•
Calificación del inventario físico
El inventario físico se califica con relación a su precio, o sea, al costo de
compra por parte de los insumos. Para los artículos totales y que están en
proceso, se usa alguno de las 3 técnicas siguientes:

1. Técnica de calificación FIFO: el costo del capital se considera

teniendo en cuenta que la Materia prima que se utilizó era la más vieja.
2. Técnica de calificación LIFO: pasa lo inverso a la técnica pasada, en
esta los insumos que se compraron de forma más reciente, son los que
se utilizaron para la fabricación de la mercancía.
3. Técnica del costo medio ponderado: aquí se realiza un cálculo de la
media, sacando el costo de la materia prima que se registró al
comienzo del proceso de producción entre la que fue introduciéndose
en el proceso de producción del bien final.

Tipos de inventario físico

Para el inventario físico puede haber dos tipos:

1. El inventario cíclico: en este se enumera la cantidad de ciertos

artículos determinados pertenecientes a un segmento, se da más
importancia a los conteos de artículos que tienen un Costo de
venta más grande, y esto se hace constantemente, ya sea a diario o
cada semana.

2. El inventario general: este se realiza en un período de un año,

generalmente se hace cuando termina el ejercicio económico y se
procede a contar todo lo existente que hay en una compañía, aquí
muchas compañías aprovechan días de poca actividad para realizar
este trabajo.
Como hacer un inventario físico efectivo

Todas las operaciones de una empresa tienen que estar orientadas a

vender más y mejor, por lo que un inventario físico debe ser una
herramienta que nos permita comprobar cuánto producto está en
condiciones adecuadas para la venta y darle el mejor acomodo posible
para optimizar el surtido.

Un inventario físico no es solamente contar y comparar las existencias

contra lo teórico, sino determinar realmente los costos de la mercancía,
comprobar su desplazamiento, decidir sobre los artículos obsoletos y en
general, asegurar el control y adecuada administración de nuestros
almacenes.

Planifica el inventario

Si un inventario debe contribuir a la venta, no hace mucho sentido que

cierres la empresa para realizar tareas administrativas. Determina cuál
es el mejor día para realizar el conteo, que afecte lo menos posible tu
operación y adelanta todas las tareas que puedas en los días previos:
acomoda tus productos, reúne todos los que son iguales en el mismo
lugar, prepara paquetes de los artículos pequeños, etiqueta tu
mercancía, verifica el buen funcionamiento de los lectores de código de
barras, etc.

Convoca con anticipación al personal y asegura que todos cuenten con

los materiales y papelería que necesitarán. Confirma que estén
capacitados para registrar la información debidamente. Puede parecer
simple, pero reforzar el procedimiento te llevará poco tiempo y así
evitarás errores.

Ordena tus existencias por tipo de producto

Verifica que todos los productos se encuentran en el almacén y el área

que les corresponde antes de empezar a contar. Si todos tus artículos se
encuentran debidamente codificados, esta tarea no debería ser
demasiado laboriosa.

Considera también todos los productos obsoletos, caducos o dañados

para que los separes en otro almacén antes de hacer el inventario.

Revisa también que las cajas no estén vacías o intercambiadas, es decir,

que cada empaque efectivamente contiene lo que dice, asegura que no
tienes productos dispersos por tu almacén y que todos los artículos
iguales están juntos.

“Limpia” todos los almacenes temporales

Si utilizas almacenes temporales para registrar productos en tránsito,

trata de que estas áreas estén vacías, tanto físicamente como en tu
sistema, por ejemplo, artículos que los clientes recién devolvieron y que
deben revisarse antes de regresarlas a su ubicación definitiva,
productos que están en proceso de surtido o traspaso, mercancía en
áreas de recepción o carga.

Si no puedes detener la operación, procura al menos tener los mínimos

artículos posibles en estas áreas e identifícalos perfectamente para que
no se revuelvan con las existencias de tu almacén principal.
Simplifica la cuenta

La unidad de medida de cada artículo deberá estar definida. Si cuentas

con algún sistema de gestión esto será más fácil, pero lo importante es
que establezcas una unidad de medida que te resulte funcional. Por
ejemplo, si compras tambos de líquido de 20 litros pero los vendes en
botellas de 1 litro, puedes contar tambos o litros indistintamente, pero
si usas litros evitarás tener fracciones de unidad.

Sin embargo, si tienes una gran cantidad de piezas de un artículo de poco

valor que vendes por pieza (digamos clips de papelería), tendrías que
invertir demasiado tiempo en contar cada unidad. Utiliza una báscula
para poder estimar fácilmente cuántas piezas tienes sin tener que
contarlas una por una, ahorrarás bastante tiempo y tu cálculo será lo
suficientemente acertado.

Asegura que todo el personal que realizará el inventario tiene claras las
unidades para evitar confusiones.

Ejecuta el conteo de manera ordenada

Al contar las existencias lo ideal es hacerlo en una lista ciega, es decir,

que el personal encargado no pueda ver las existencias teóricas de los
productos en el almacén, para evitar que haga “trampas” y de por bueno
un inventario que no fue debidamente contado. Considera que al hacer
el conteo ciego, el tiempo invertido será mucho mayor así como la
probabilidad de que se requieran varios conteos adicionales, pero
también será mucho más confiable el resultado.

Es conveniente hacer el conteo en parejas y habiendo definido

previamente las áreas que cada pareja deberá contar. Asimismo,
deberán marcar cada ubicación o pasillo una vez que ha sido contado
para evitar duplicidad y retrabajo.

Ajusta las diferencias

Una vez que has realizado al menos dos conteos (lo ideal es que los
hagan personas distintas), deberás comparar las cantidades físicas
contra tu inventario teórico y hacer en tu sistema o archivo los ajustes
correspondientes para que reflejen la realidad. Entre más pronto lo
hagas, más pronto podrás reiniciar tus entradas y salidas normalmente.

Como referencia, en los artículos de mayor valor tu desviación debería

ser cero, y en los de menor valor la diferencia debería estar por debajo
del 2%. Si tienes desviaciones más graves, asegura primero que has
considerado todos los almacenes dentro o fuera de tu centro de
distribución y revisa el histórico de movimientos, puede ser que no estés
considerando los productos colocados en algún almacén temporal, en
consigna con clientes, salidas para degustación o muestras, etc. La
disciplina con la que registres todos los movimientos de tus almacenes
será clave para disminuir estos porcentajes.

Documenta las mermas adecuadamente

Una vez contada la mercancía que separaste como inventario obsoleto,

caduco o dañado en el primer paso, consulta con el personal
administrativo, legal, fiscal y/o de control interno cuál es el proceso a
seguir con esta mercancía. Dependiendo de la naturaleza y valor del
producto, es posible que requieras fotografías, actas administrativas u
otros documentos donde se justifique la salida del almacén de estos
productos o incluso un tratamiento especial por personal calificado en
el caso de materiales peligrosos.

Por supuesto esta salida física del almacén deberá coincidir con un
ajuste de las cantidades en el sistema.

Por último, te recomendamos realizar inventarios cíclicos

continuamente, es decir, conteos por ubicación para las ubicaciones de
mayor rotación. Esto te permitirá mantener todo el tiempo un
inventario teórico muy acertado y que en el inventario físico anual tus
diferencias sean pequeñas.

Ejemplo de algunos de los documentos para la realización de

inventario
Fuentes:
https://mediavueltadigital.com/inventario-fisico/

http://www.emprendedores.es/gestion/como-hacer-un-inventario