TECNICO LABORAL AUXILIAR

ADMINISTRATIVO.
MÓDULO 1: Administración General, Organización de información y trámites
documentales
Introducción.

Estimado estudiante, en este módulo hallarás todas las temáticas

referentes al área de Administración General.

Esperamos que tomes atenta nota de cada una de las indicaciones

dadas y resuelvas asertivamente los diferentes ejercicios
propuestos.

Atentamente, Rector, Coordinador y docentes.

ADMINISTRACIÓN GENERAL.

El concepto de administración fue practicado por los egipcios en

la construcción de sus pirámides.

Cuando el hombre empezó a trabajar en grupo surgió

entonces administración, y, en este aspecto, los antiguos egipcios
fueron excelentes administradores, dado que organizaron y
controlaron a más de cien mil trabajadores por más de veinte años
en la construcción de sus pirámides

Etimología y concepto. El termino Administración proviene de los vocablos latinos Ad (dirección,

tendencia), y Minister (obediencia, subordinación), significando por lo tanto "aquel que realiza
una función para otro o aquel que presta un servicio a otro".

La administración es " el esfuerzo humano

coordinado para obtener la optimización
de los todos los recursos a través
del proceso administrativo, a fin de lograr
los objetivos constitucionales
Mediante el ejercicio de la
Administración, la humanidad ha logrado
desarrollo económico, político y social;
por lo que es imprescindible para el
adecuado funcionamiento de cualquier
organismo social, pues simplifica el
trabajo para lograr mayor productividad,
rapidez y efectividad; e incluso, en la vida
diaria es necesaria la administración
ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MEDIA.

En los últimos años del imperio Romano el centralismo se

debilito y la autoridad pasó al terrateniente, alrededor del
cual se agrupaban muchas personas abriendo las puertas al
surgimiento de la edad media, hubo una descentralización
del gobierno.

Se consolidaron instituciones como la iglesia católica. En ésta

época la administración recibe un gran impulso cuando
surgen en Italia, los fundamentos de la contabilidad moderna
y las transacciones comerciales.

El centralismo se fue debilitando durante los últimos años ya que el Imperio Romano dejo de tener
toda la autoridad real y pasó a manos de los terratenientes.

El rey retuvo grandes áreas para él y cedió el resto a la más alta nobleza. Estos retenían esos
feudos con la condición de rendir algunos servicios específicos, militares y financieros. Del mismo
modo, esos vasallos, a su vez, exigieron servicios análogos en clase de sus subvasallos.

Este sistema acabo en una secuencia hacia abajo hasta la más pequeña unidad feudal que eran los
siervos. El proceso de descentralización que surgió fue acentuado por el crecimiento de las
instituciones que tenían mayores privilegios. Con este sistema el vasallo gano su derecho a
gobernar su propio territorio.

El feudalismo

El feudalismo represento un factor más para la descentralización, ya que involucro problemas y

condiciones similares que sufrían las organizaciones de gobierno y de negocios. Durante esta
época no tuvo tanta prioridad la administración, ya que los feudos delegaban sus actividades mas
no la autoridad.

El principal problema fue determinar cómo preservar el equilibrio adecuado entre la

descentralización y la centralización. De acuerdo con Mooney y Reiley, “el equilibrio implica
también la forma de organización a través de la cual la administración puede operar mejor y
alcanzar efectividad”.

En 1340 en Italia, Lucas Pacioli establece el método de partida doble en la contabilidad, así mismo
sugirió las auditorias. Esto represento un gran impulso

En lo fundamento de la contabilidad y las transacciones comerciales. Técnicamente la metodología

contable sugerida se aplica en las empresas de la actualidad.

Por otra parte los hermanos Soranzo en 1410, hacen uso del libro diario y el mayor.
La iglesia Católica.

En la edad media la iglesia no aceptaba el lucro y el comercio como una actividad buena u
honesta, al ser así, nace una nueva corriente llamada ética protestantita que sí acepta y fomenta la
acumulación de la riqueza entre otros aspectos religiosos, Dentro de sus principales exponentes se
encuentra Max Weber, Martin Lutero y Benjamín Franklin.

Los mercaderes de Venecia.

La asociación y la empresa en comandita dos formas de organizar los negocios en el renacimiento

italiano. La asociación se usaba en un negocio permanente y la comandita fue continuamente
empleada en negocios empresas de riesgo.

La asociación consistía en que dentro de un negocio el propietario del monto mayor de capital,
atraería hacia él socios de menor riqueza, en estos se especificaba la duración de la sociedad,
frecuentemente de tres a cinco años y normalmente había renovación.

La comandita era que ella en la que los propietarios tenían responsabilidad limitada. Surgieron las
acciones quienes participaban proporcionalmente en los gastos y beneficios de la empresa.
LA ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD MODERNA.

Al inicio de ésta época surge en Prusia y Austria un

movimiento administrativo conocido como
cameralitas pioneros en el estudio científico de la
administración pública.

A mediados del siglo XVIII tuvo su inicio la revolución

Industrial Inglesa, la cual preciso de una nueva
generación de administradores.

Maquiavelo y Sun Tzu.

Maquiavelo creía firmemente en la república, esto se ve reflejado en su libro escrito en 1531, “Los
discursos”. Los principios que planteo se pueden adaptar y aplicar a la administración en las
organizaciones contemporáneas. Dentro de sus principios plantea que una organización será
estable cuando los miembros manifiesten sus problemas y resuelvan sus conflictos. Otro de ellos
es que una persona podrá emprender una organización, pero esta perdurara cuando este al
mando de muchas personas y estas deseen conservarla. El siguiente principio hace referencia que
los lideres deben tener autoridad para poder guiar a sus subordinados. Por último, uno de sus
principios aplicados a la administración es que cuando un gerente quiera cambiar una
organización ya establecida debe conservar parte de su estructura y costumbres antiguas.

Otra obra clásica “El arte de la guerra”, escrita por Sun Tzu, filósofo chino, hace más de dos mil
años. La obra fue modificada y usada por MaoTse Tung, quien fundó la república popular China en
1949. Algunos de sus postulados son los siguientes:

 Cuando el enemigo avanza, hay que retirarse

 Cuando el enemigo se detiene, hay que hostigarlo
 Cuando el enemigo pretende evitar combate, hay que atacarlo
 Cuando el enemigo se retira, hay que perseguirlo

La revolución industrial

Esta se época fue representativa por varios inventos y descubrimientos, por ejemplo lo que fue la
máquina de vapor, estos inventos dieron pie al desarrollo industrial. Desaparecieron los talleres
artesanales y aparecieron las fábricas, donde había un patrón y había trabajadores quienes
vendían su fuerza de trabajo. Se sustituyó al artesano por obreros especializados, y surgió la
producción en serie. La administración en sí no tuvo grandes avances o aportaciones, esta época
se caracterizó por la explotación del hombre por el hombre.

Por otra parte, la complejidad del trabajo creo la necesidad de algunos administradores, que se
encargaban de todos los problemas de la fábrica. Estos factores crearon la aparición de algunas
corrientes que apoyaban a los trabajadores, esto dio el inicio a investigaciones que
posteriormente originarían la administración científica y el avance de otras disciplinas
administrativas. Así mismo se crearon los sindicatos en defensa a los trabajadores.

ACTIVIDAD.

Elabora un ensayo mínimo de tres hojas, sobre la importancia de la revolución industrial

y la influencia de la misma en la era actual.

Para la presentación del presente trabajo, es necesario que recuerdes las normas y
pautas características de un ensayo.
LA ADMINISTRACIÓN EN LA EDAD CONTEMPORÁNEA.

Se asientan las bases para el desarrollo de la

administración como una verdadera ciencia, ya que como
fruto de las necesidades de la época, surgen teorías,
principios y funciones administrativas.

Enfoque clásico

Este enfoque marca la importancia de encontrar maneras de administrar las organizaciones y el

trabajo en forma más eficiente. El enfoque es denominado “clásico”, porque comprende las
primeras obras y las contribuciones que forma parte d las principales raíces del campo de la
administración.

ACTIVIDAD: Elabora un folleto informativo sobre la administración en la época

contemporánea. Te invitamos a profundizar el tema con una pesquisa a documentos
bibliográficos que traten sobre el tema abordado.
LA ADMINISTRACIÓN EN LA SOCIEDAD MODERNA.

A pesar de que la administración es una disciplina relativamente nueva, su desarrollo fue

muy rápido. La propia historia del pensamiento administrativo proporciona una
perspectiva de las contribuciones y de los problemas y situaciones con que se enfrentó en
los últimos setenta años en el mundo industrial. La administración es un fenómeno
universal en el mundo moderno, cada organización, cada empresa requieren toma de
decisiones, coordinación de múltiples actividades, dirección de personas, evaluación del
desempeño con base en objetivo previamente determinados, consecución y ubicación de
varios recursos.

La administración moderna de una organización, está centrada en la estrategia y

enfocada a las necesidades del cliente.
PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO.

El mundo de hoy es una sociedad compuesta de organizaciones. Todas

las actividades orientadas a la producción de bienes (productos) o la
prestación de servicios (actividades especializadas) son planteadas,
coordinadas, dirigidas y controladas dentro de organizaciones. Todas
las organizaciones están constituidas por personas y por recursos no
humanos y administrar dichos recursos ha sido desde siempre una
necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de organización
humana.

La administración es la conducción racional de las actividades de una

organización, con o sin ánimo de lucro e implica la planeación, la dirección y el control de todas las
actividades. Por lo tanto, la administración es imprescindible para la existencia, supervivencia y
éxito de las organizaciones.

En la administración las situaciones son muy diversificadas. No existen dos organizaciones iguales,
así como no existen dos personas idénticas. Cada una tiene sus objetivos, su campo de actividad,
sus directivos y su personal, sus problemas internos y externos, su mercado, su situación
financiera, su tecnología, sus recursos básicos, su ideología, su política de negocios y un sin
número de otros factores que la diferencian de las demás.

ACTIVIDAD DE INVESTIGACIÓN.

Consulta el siguiente link en internet:

https://youtu.be/m56od22vVq4

https://youtu.be/Ug8qUn2qj9I

https://youtu.be/YGKhPqEGRgo

Responde las siguientes preguntas:

1. Qué características priorizan un pensamiento administrativo.

2. Qué escuelas fundamentan un pensamiento administrativo.
3. Estás de acuerdo con este principio de pensamiento, justifica tu respuesta.
4. Elabora un resumen sobre la evolución del pensamiento administrativo.
TIPOS DE DESARROLLO QUE GENERA LA ADMINISTRACIÓN

Resulta innegable la trascendencia que tiene la administración en la vida del hombre, por lo que es
necesario apuntar la importancia de esta disciplina.

 Universalidad. Esto valida que la Administración es imprescindible para el adecuando funciona

-miento de cualquier organismo social.
 Simplificación del Trabajo. Esto se logra al :
Establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad.
 Productividad y Eficiencia. Ambas están en relación directa con la aplicación de una buena
administración.
 Bien común. Con los principios de administración se contribuye al bienestar de la comunidad,
pues ello proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos,
mejorar las relaciones humanas y generar empleos.

CARACTERÍSTICAS.

La administración posee las siguientes características que la diferencian de otras

ELEMENTOS ADMINISTRATIVOS.

El fin de todo empresario es obtener utilidades, pero el de la empresa es producir a partir de sus
componentes de producción (9):
- Bienes materiales. Es la infraestructura de la empresa.
- Hombres. Son los recursos humanos de la empresa.
- Sistemas. Son los procesos de entradas y salidas; sistemas contable, administrativo y
de producción.
- Con estos componentes, la empresa establece todo un aparato productivo que es
direccionado por los elementos administrativos siguientes (3):
- Objetivo. La administración siempre está enfocada a lograr determinados fines o
resultados.
- Eficacia. Los objetivos se deben lograr satisfaciendo los requerimientos del producto o
servicio en términos de cantidad y tiempo.
- Eficiencia. Esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos
disponibles al mínimo costo y con la máxima calidad.
- Grupo social. Es necesario que exista un grupo social para que se dé la administración.
- Coordinación de recursos. En la administración se requiere combinar, sistematizar y
analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin común.
- Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para producir un
determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de
recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Lo anterior confirma que la administración es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y

eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
Planificar: Es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una
organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas
organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en
cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del
contexto (DOFA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano
plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más
detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por factores sociales,
políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la
planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones
a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.

 Propiciar el desarrollo de la empresa.

 Reducir riesgos al máximo.
 Maximizar el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

La planeación es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya

que a través de ella se prevén las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y
se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.

Algunas características de esta etapa son:

- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional

de recursos.
- Reduce los niveles de incertidumbre que se puede presentar en el futuro, más no
los elimina.
- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, y con
mayores garantías de éxito.
- Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.
- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a través
de las cuales operará la empresa.
- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa
hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.

Al momento de planificar se deben contestar las interrogantes siguientes:

- ¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo?

- ¿Qué estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos?
 - ¿Qué objetivos se deben de formular a corto plazo?

- ¿Quiénes deben de formular la planeación?

Organizar: Responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar

el organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se
va a realizar la tarea?; ¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de
negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia
temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

Existen interrogantes que ayudan en esta etapa:

- ¿Qué nivel de centralización o descentralización debe

adoptarse?

- ¿Cómo deben diseñarse las tareas y los puestos?

- ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos?

- ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados?

- ¿Cuál es el diseño del trabajo?

Dirigir:

Es la influencia o capacidad de persuasión ejercida por medio del Liderazgo sobre los
individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado esto en la toma de
decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.

La comunicación es parte fundamental de esta etapa, aunque va implícita en todo el

proceso administrativo. Las siguientes interrogantes auxilian al administrador en el éxito
de la etapa de Dirección:

- ¿Cómo dirigir el talento de las personas?

- ¿Qué estilo de conducción es el adecuado?

- ¿Qué nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona?

- ¿Cómo orientar a las personas hacia el cambio?

- ¿Cómo solucionar los problemas y los conflictos?

- ¿Cómo se deben tomar las decisiones?

Controlar: Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos
y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para
corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la
organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro
lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las
diferentes áreas funcionales.

Las interrogantes que surgen en esta etapa son

- ¿Qué actividades necesitan ser controladas?

- ¿Qué criterios deben aplicarse para determinar los resultados?

- ¿Qué medios de control deben de utilizarse para controlar?

- ¿Qué herramientas o técnicas se pueden utilizar para medir el desempeño?

- ¿Qué actividades relevantes deben controlarse?

Henry Fayol:

Henry o Henri Fayol (Estambul, 1841 - París, 1925) fue uno de los principales
contribuidores al enfoque clásico de la administración, nació en Constantinopla. en el
seno de familia burguesa, vivió las consecuencias de la Revolución Industrial y más tarde,
la Primera Guerra Mundial. Se graduó en ingeniería de minas a los 19 años, en el año 1860
e ingresó a una empresa metalúrgica y carbonífera, donde desarrolló toda su carrera. A los
25 años fue nombrado gerente de las minas y a los 47 ocupó la gerencia general de la
Compagnie Commantry Fourchambault et Decazeville, que entonces se hallaba en
situación difícil. Su administración fue muy exitosa. En 1918 entregó la empresa a su
sucesor, en una situación de notable estabilidad.

En 1878 en el Congreso de París de la Sociedad Industrial Minera, celebrado con motivo

de la Exposición Universal, Fayol presentó un informe sobre la alteración y la combustión
espontánea de la hulla expuesta al aire. Este trabajo tuvo una gran acogida y consagró a
Fayol como un hombre de ciencia. En 1888 había alcanzado ya el puesto de director
general de la Commentry ferdinan. Se jubiló en 1918.

Es sobre todo conocido por sus aportaciones en el terreno del pensamiento

administrativo. Expuso sus ideas en la obra Administración industrial y general, publicada
en Francia en 1916. Tras las aportaciones realizadas por Frederick Winslow Taylor en el
terreno de la organización científica del trabajo, Fayol, utilizando una metodología
positivista, consistente en observar los hechos, realizar experiencias y extraer reglas,
desarrolló todo un modelo administrativo de gran rigor para su época. En otra de sus
obras, La incapacidad industrial del estado (1921), hizo una defensa de los postulados de
la libre empresa frente a la intervención del Estado en la vida económica.

Quien fue Frederick W. Taylor:

Frederick Winslow Taylor (20 de marzo de 1856 - 21 de marzo de 1915) fue un ingeniero
mecánico y economista estadounidense, promotor de la organización científica del trabajo
y es considerado el padre de la Administración Científica. En 1878 efectuó sus primeras
observaciones sobre la industria del trabajo en la industria del acero. A ellas les siguieron
una serie de estudios analíticos sobre tiempos de ejecución y remuneración del trabajo.
Sus principales puntos, fueron determinar científicamente trabajo estándar, crear una
revolución mental y un trabajador funcional a través de diversos conceptos que se intuyen
a partir de un trabajo suyo publicado en 1903 llamado Shop Management.

Según Antonio Serra Moneda, "Taylor desde su adolescencia comenzó a perder la vista,
además, su cuerpo era de contextura débil y no podía participar de los juegos que los
otros organizaban como el béisbol y el tenis. “Obligado al degradante, para un muchacho,
papel de espectador, dedicó su vida a concebir cómo mejorar el rendimiento del esfuerzo
físico derrochado por los jugadores mediante un diseño más adecuado de los
instrumentos por ellos utilizados”. Esta actitud lo marcaría de por vida, para él lo
importante era medir el esfuerzo, el lugar y los movimientos para obtener una vasta
información y, de ahí, sacar provecho de manera que se diera la mayor eficiencia posible
tanto en el deporte como en la producción. Sus biógrafos también lo califican como una
persona de actitud inflexible frente a las reglas del juego “incluso un juego de criquet
representaba para él una fuente de estudio y de análisis.”

Teoría de Frederick W. Taylor

Antes de las propuestas de Taylor, los trabajadores eran responsables de planear y

ejecutar sus labores. A ellos se les encomendaba la producción y se les daba la “libertad”
de realizar sus tareas de la forma que ellos creían era la correcta. El autor lo describe de
esta manera: “encargados y jefes de taller saben mejor que nadie que sus propios
conocimientos y destreza personal están muy por debajo de los conocimientos y destreza
combinados de todos los hombres que están bajo su mando. Por consiguiente, incluso los
gerentes con más experiencia dejan a cargo de sus obreros el problema de seleccionar la
mejor forma y la más económica de realizar el trabajo”. De ahí que sus principios “vistos
en su perspectiva histórica, representaron un gran adelanto y un enfoque nuevo, una
tremenda innovación frente al sistema”. Se debe reconocer aquí que Taylor representa el
sueño de una época, como lo es Estados Unidos de los primeros años del siglo XX donde
era imperativo alcanzar la mayor eficiencia posible, cuidando el medio ambiente aunado a
una explosión demográfica acelerada en las ciudades, una demanda creciente de
productos.

Existe una diferencia muy particular entre la teoría de Taylor y Henry Fayol, es el uso del
tiempo, ya que Fayol se enfoca más en la estructura general de la organización, mientras
que Taylor se enfocaba más en el método y herramientas del trabajo para una mejor
eficacia. Otra diferencia entre Taylor y Fayol es el área de la pirámide de la organización
que estudiaban, una es el nivel operario que es el área de estudio de Taylor mientras que
Fayol se dedicó al estudio del área superior de la organización, como él decía "el arte de
gobernar"

Ahora, es preciso retomar los cuatro principios del autor que darían el a la manera de
cómo se hacía el trabajo en aquella época, es así como las personas que administran la
producción deben adquirir nuevas responsabilidades como se verá a continuación. Según
él, los managers:
  Elaboran una ciencia para la ejecución de cada una de las operaciones del
trabajo, la
 cual sustituye al viejo modelo empírico.

2. Seleccionan científicamente a los trabajadores, les adiestran, les enseñan y les forman,
mientras que en el pasado cada trabajador elegía su propio trabajo y aprendía por sí
mismo como podía mejorar.

3. Colaboran cordialmente con los trabajadores para asegurarse de que el trabajo se

realiza de acuerdo con los principios de la ciencia que se ha elaborado.

4. El trabajo y la responsabilidad se reparten casi por igual entre el management y los

obreros. El management toma bajo su responsabilidad todo aquel trabajo para el que está
más capacitado que los obreros, mientras que, en el pasado, casi todo el trabajo y la
mayor parte de la responsabilidad se echaban sobre las espaldas de los trabajadores
(Taylor).

El estudio del trabajo se hace consultando al trabajador, sino en asociación con él.

El deseo de Taylor en aplicar su venerado “scientific management”, iba en la noble

dirección de conseguir la máxima prosperidad del empresario, así como la máxima
prosperidad para el trabajador , aun así, después contradice esta afirmación diciendo que
ha visto como los trabajadores que empiezan a tener aumentos en su sueldo en más de un
60% se convierten "tomadores de trago" y empiezan a disminuir su producción y, así, su
calidad de vida; de ahí que el 60% en el aumento de sueldo sea para él el tope máximo a
pagarle al que él califica como un trabajador tipo buey. Taylor describe una profunda
diferencia entre los que deben pensar y los que deben ejecutar “Un hombre mentalmente
despierto e inteligente es, por esta misma razón, completamente inadecuado para el
trabajo de esta clase … el hombre más idóneo… es incapaz de comprender la ciencia real
de este tipo de trabajo” , más adelante apoda a este tipo de personas vigorosas pero sin
formación académica alguna como “empleados tipo buey”, es decir, personas idóneas
para trabajos que implican la mayor fuerza muscular.

Para terminar con el texto, se deben citar algunos de los argumentos de Taylor para la
aplicación de sus propuestas. Para él, el hombre es, por naturaleza, perezoso e intenta
escudarse en ello para realizar lentamente su trabajo haciendo creer al empresario que
está dando lo mejor de sí. De ahí que se deben medir los tiempos y los movimientos de
estos trabajadores para estudiarlos y encontrar la mejor combinación de movimientos
musculares para elevar la producción y, también, dar uniformidad a los procesos, lo que
no ocurría en el antiguo sistema. Para ello era necesario dividir entre quienes piensan las
mejores maneras de hacer el trabajo y quienes tienen las fortalezas físicas para ejecutarlo,
a los primeros se les daba la responsabilidad de adiestrar a los segundos hasta obtener de
ellos el mayor rendimiento que su cuerpo pudiera dar. También habla de la
especialización de tareas, pues de esta manera, el trabajador gana más tiempo y destreza
haciendo lo mismo todos los días. La organización científica del trabajo según Taylor.

“El autor afirma, sin temor a que se le desmientan, que esta holgazanería constituye el
más agudo de los males que afectan a los obreros de Inglaterra y de América” El mismo
Taylor explicaba que las etapas para poner en funcionamiento su nueva organización
científica del trabajo:

1.- Hallar de diez a quince obreros (si es posible en distintas empresas y de distintas
regiones) que sean particularmente hábiles en el trabajo a analizar.

2.- Definir la serie exacta de movimientos elementales que cada uno de los obreros lleva a
cabo para ejecutar el trabajo analizado, así como los útiles y materiales que emplean.

3.- Determinar con un cronometro el tiempo necesario para realizar cada uno de estos
movimientos elementales y elegir el modo más simple de ejecución.

4.- Eliminar todos los movimientos mal concebidos, los lentos o inútiles.

5.- Tras haber suprimidos todos los movimientos inútiles, reunir en una secuencia los
movimientos más rápidos y los que mejor permiten emplear los mejores materiales y
útiles.

TIPOS DE ADMINISTRACIÓN

Administración de Negocios: se refiere a los principios y técnicas administrativas aplicables en las

actividades de carácter mercantil y en general a esa numerosa variedad de transacciones en
asuntos comerciales.

Administración de Empresas: se refiere al conjunto de principios y técnicas administrativas

aplicables tanto a la organización como a los procesos operativos en las empresas de toda clase:
industriales, ganaderas, agrícolas de servicios, etc.

Administración Pública: se refiere tanto al aparato del Estado, es decir, al ente Estado como a los
demás entes departamentales, municipales y del sector descentralizado. También denota el
conjunto de procesos y operaciones administrativos del sector público y frecuentemente, con esta
denominación nos referimos al conjunto de funcionarios que trabajan en las instituciones oficiales.

La Administración Internacional: Se centra en la operación de empresas internacionales en países

extranjeros. Trata temas administrativos que se relacionan con el flujo de personas, mercancías y
dinero con el propósito final de administrar mejor en situaciones.
La Administración Comparativa: Se define como el estudio y el análisis de la administración en
diferentes ambientes y de las razones por las cuales las empresas obtienen resultados diferentes
en diversos países. La administración es un elemento importante para el crecimiento
económico y el mejoramiento de la productividad.

La Administración Por Objetivos: Se practica en todo el mundo. Sin embargo, a pesar de sus
extensas aplicaciones, no siempre resulta claro lo que significa. Algunos siguen considerándola con
una herramienta de evaluación; otros la contemplan como una técnica de motivación; por ultimo
hay quienes la consideran como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las
definiciones y aplicaciones de la administración por objetivos varían ampliamente y, por
consiguiente es importante destacar los conceptos desarrollados por lo tanto se puede definir
como un sistema administrativo completo que integra muchas actividades administrativas
fundamentales de manera sistemática , dirigido conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente
de los objetivos organizacionales e individuales

Administración Municipal: la que compete a los municipios.

Administración Militar: conjunto de órganos y procesos destinados a la organización y

funcionamiento del ejército.

Administración de Justicia: conjunto de órganos y procesos mediante los cuales se ejerce la acción
de los tribunales y jueces.

Podría seguirse en una enumeración interminable de denominaciones de este tipo

como Administración hospitalaria, Administración escolar, Administración universitaria, etc.

El estudiante de Administración debe tener muy claro que este vocablo tiene numerosas
acepciones y usos. Importa distinguir el objeto a que nos estamos refiriendo en cada caso a fin de
no armar conceptualizaciones sobre administración fuera del contexto.

En todo caso no hay que perder de vista que el fin del estudio de la administración es conocer el
fenómeno administrativo en general y los principios y técnicas que son aplicables a esta actividad
en cualquiera de los ámbitos en donde ella ocurre. Este objetivo va ampliándose cada vez más a
medida que se avance en el aprendizaje de conocimientos, habilidades y destrezas que el
administrador puede poner en juego para lograr que la administración alcance un alto grado de
eficiencia.

LA ADMINISTRACIÓN POR ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.

Las finanzas corporativas son un área de las finanzas que se centra en las decisiones monetarias
que hacen las empresas y en las herramientas y análisis utilizados para tomar esas decisiones. El
principal objetivo de las finanzas corporativas es maximizar el valor del accionista.1 Aunque en
principio es un campo diferente de la gestión financiera, la cual estudia las decisiones financieras
de todas las empresas, y no sólo de las corporaciones, los principales conceptos de estudio en las
finanzas corporativas son aplicables a los problemas financieros de cualquier tipo de empresa.

La disciplina puede dividirse en decisiones y técnicas de largo plazo, y corto plazo. Las decisiones
de inversión en capital son elecciones de largo plazo sobre qué proyectos deben recibir
financiación, sobre si financiar una inversión con fondos propios o deuda, y sobre si
pagar dividendos a los accionistas. Por otra parte, las decisiones de corto plazo se centran en el
equilibrio a corto plazo de activos y pasivos. El objetivo aquí se acerca a la gestión del
efectivo, existencias y la financiación de corto plazo.

El término finanzas corporativas suele asociarse con frecuencia a banca de inversión. El rol típico
de un banquero de inversión es evaluar las necesidades financieras de una empresa y levantar el
tipo de capital apropiado para satisfacer esas necesidades en sí. Así, las finanzas corporativas
pueden asociarse con transacciones en las cuales se levanta capital para crear, desarrollar, hacer
crecer y adquirir negocios.

Conceptos clave en las finanzas

 El dilema entre el riesgo y el beneficio

Mientras más rentabilidad espera un inversionista, más riesgo está dispuesto a correr. Los
inversores son adversos al riesgo, es decir para un nivel dado de riesgo buscan maximizar el
rendimiento, lo que se puede entender también que para un nivel dado de retorno buscan
minimizar el riesgo.
 El valor del dinero en el tiempo

Es preferible tener una cantidad de dinero ahora que la misma en el futuro. Al dueño de un
recurso financiero se le tiene que pagar algo para que prescinda de ese recurso, en el caso del
ahorrador, es la tasa de interés, en el caso del inversionista la tasa de rendimiento o de retorno.

 El dilema entre la liquidez y la necesidad de invertir

El dinero en efectivo es necesario para el trabajo diario (capital de trabajo) pero a costa de
sacrificar mayores inversiones.

 Costos de oportunidad

Considerar que siempre hay varias opciones de inversión. El costo de oportunidad es la tasa de
rendimiento sobre la mejor alternativa de inversión disponible. Es el rendimiento más elevado que
no se ganará si los fondos se invierten en un proyecto en particular no se obtiene. También se
puede considerar como la pérdida que estamos dispuestos a asumir, por no escoger la opción que
representa el mejor uso alternativo del dinero.

 Financiamiento apropiado

Las inversiones a largo plazo se deben financiar con fondos a largo plazo, y de manera semejante
se deben financiar inversiones a corto plazo con fondos a corto plazo. En otras palabras, las
inversiones deben calzarse con financiación adecuada al proyecto.

 Apalancamiento (uso de deuda)

El buen empleo de fondos adquiridos por deuda sirve para aumentar las utilidades de una
empresa o del inversionista. Un inversionista que recibe fondos prestados al 15%, por ejemplo, y
los aporta a un negocio que rinde 20% en teoría, está aumentando sus propias ganancias con el
buen uso de recursos de otro, sin embargo también aumenta el nivel de riesgo de la inversión,
propio de un ejercicio de simulación financiera o proyecciones financieras.

 Diversificación eficiente

El inversionista prudente diversifica su inversión total, repartiendo sus recursos entre varias
inversiones distintas. El efecto de diversificar es distribuir el riesgo y así reducir el riesgo total.

Mercadotecnia.

En Administración el término mercadotecnia o mercadología. (En inglés marketing) tiene

diversas definiciones. Según Philip Kotler (considerado por algunos el padre de la mercadotecnia
moderna),1 es «el proceso social y administrativo por el que los grupos e individuos satisfacen sus
necesidades al crear e intercambiar bienes y servicios». También se le ha definido como
una filosofía de la dirección que sostiene que la clave para alcanzar los objetivos de la organización
reside en identificar las necesidades y deseos del mercado objetivo y adaptarse para ofrecer las
satisfacciones deseadas por el mercado de forma más eficiente que la competencia.

La mercadotecnia es también un proceso que comprende la identificación de necesidades y

deseos del mercado objetivo, la formulación de objetivos orientados al consumidor, la
construcción de estrategias que creen un valor superior, la implantación de relaciones con el
consumidor y la retención del valor del consumidor para alcanzar beneficios.

Marketing, en español se traduce como mercadotecnia o mercadología; a veces mercadeo, según

el contexto. Otros autores también lo traducen como estrategia comercial o como promoción y
propaganda. El profesional dedicado a la mercadotecnia se llama mercadólogo.

Por otra parte, la palabra marketing está reconocida por el DRAE, admitiéndose el uso de
este anglicismo. La adaptación gráfica de este término propuesta por la RAE es márquetin, si bien
la RAE recomienda usar con preferencia la voz española mercadotecnia.

EVOLUCIÓN DE LA DEFINICIÓN POR LA ASOCIACIÓN ESTADOUNIDENSE DE MERCADOTECNIA.

La mercadotecnia es la realización de actividades empresariales que dirigen el flujo de bienes y

servicios del productor al consumidor. La AMA ha establecido una política de revisión periódica de
este concepto y en sus últimas definiciones observamos como el término intercambio (que
aparecía en la de 1985) desaparece en la de 2004 y vuelve a surgir en la de 2007. Asimismo, cobra
protagonismo en las dos últimas definiciones la creación de valor en la oferta, junto con su
comunicación y distribución, y se deja de lado al clásico paradigma de las "cuatro P". Es
importante resaltar que en la última definición de 2007 la mercadotecnia se presenta como una
actividad más amplia. Ya no es una función, se trata de un proceso educativo.

1985: La mercadotecnia es el proceso de planificar y ejecutar la concepción, precio, promoción y

distribución de ideas, bienes y servicios para crear intercambios que satisfagan los objetivos de los
individuos y de las organizaciones.

2004: La mercadotecnia es una función organizacional y un conjunto de procesos para crear,

comunicar y distribuir valor a los consumidores y para gestionar las relaciones con los clientes de
forma que beneficie a la organización y a sus grupos de interés.

2007: La mercadotecnia es la actividad, conjunto de instituciones y procesos para crear,

comunicar, distribuir e intercambiar ofertas que tengan valor para los consumidores, clientes,
socios y la sociedad en general.

Es importante señalar que en esta evolución de la definición tiene importancia el

término "intercambio" que a pesar de que en un momento no se lo consideró relevante, se lo
retoma en el año 2007. El concepto que fortalece este particular es el de Santesmases (1996) que
dice "La mercadotecnia es un modo de concebir y ejecutar la relación de intercambio, con la
finalidad de que sea satisfactoria a las partes que intervienen la sociedad, mediante el desarrollo,
valoración, distribución y promoción, por una de las partes, de los bienes, servicios o ideas que a
otra parte necesita". Por tanto este proceso de doble sentido es la esencia de la satisfacción
conjunta, el cual es un aspecto fundamental inclusive en la concepción de la mercadotecnia como
un proceso educativo, en que deja de ser una simple función sino un componente de enseñanza -
aprendizaje para la sociedad en su conjunto, principalmente en las empresas, como por ejemplo
los negocios turísticos y todo el sistema que lo involucra. En definitiva, resulta esencial en la
mercadotecnia concebir esta relación de intercambio de “experiencias” que aporten “valor” para
todas las partes.

Actualmente el proceso de pensamiento de Mercadotecnia se desarrolla de la mano del modelo

de negocio. De esta manera se puede visualizar el entorno empresarial con mayor precisión y
establecer estrategias de mercadotecnia integral y efectiva. Existen varias herramientas que
facilitan este proceso de pensamiento, las cuales involucran factores o elementos como: Marca,
distribución, propuesta de valor y segmentos de mercado. Entre estas herramientas se
encuentran: Modelo Business Life por Santiago Restrepo o el Business Model Canvas (o Lienzo de
Modelos de Negocio) por Alexander Osterwalder.

El objetivo principal de la mercadotecnia es llevar al cliente hasta el límite de la decisión de

compra. Además la mercadotecnia tiene también como objetivo favorecer el intercambio de valor
entre dos partes (comprador y vendedor), de manera que ambas resulten beneficiadas. Según
Philip Kotler, se entiende por intercambio «el acto de obtener un producto deseado de otra
persona». Para que se produzca, es necesario que se den cinco condiciones:

1. Debe haber al menos dos partes.

2. Cada parte debe tener algo que supone valor para la otra.

3. Cada parte debe ser capaz de comunicar y entregar.

4. Cada parte debe ser libre de aceptar o rechazar la oferta.

5. Cada parte debe creer que es apropiado.

Si por algún motivo, alguna de las partes implicadas en el intercambio no queda satisfecha, evitará
que se repita de nuevo dicho intercambio.

Es el "conjunto de acciones cuyo objetivo es prever la demanda de bienes y servicios para obtener
la máxima eficacia en su comercialización", cabe destacar que la mercadotecnia en nuestros días
se ocupa más que cubrir necesidades del ser humano, ofrecerle bienes y servicios que le hagan
sentir bien, por ejemplo una necesidad básica sería dormir, para lo que encontramos que la
mercadotecnia nos ofrece y vende las ideas de una extensa gama de colchones, bases para el
colchón, ropa de cama con diferentes características que, nos hacen sentir el deseo de contar con
ellos para sentirnos bien. Como disciplina de influencias científicas, la mercadotecnia es un
conjunto de principios, metodologías y técnicas a través de las cuales se busca conquistar un
mercado, colaborar en la obtención de los objetivos de la organización, y satisfacer las
necesidades y deseos de los consumidores o clientes.
El mercadeo es la orientación con la que se administra el mercadeo o la comercialización dentro
de una organización. Así mismo, busca fidelizar clientes, mediante herramientas y estrategias;
posiciona en la mente del consumidor un producto, o una marca, etc. buscando ser la opción
principal y poder llegar al usuario final; el mercadeo parte pues de las necesidades del cliente o
consumidor, para diseñar, organizar, ejecutar, y controlar, la función comercializadora o mercadeo
de la organización.

El vocablo mercadotecnia se refiere también a una función o área funcional de la organización: el

área de la mercadotecnia, área comercial, el departamento de mercadotecnia, etc. Otra forma de
definir este concepto es considerar mercadotecnia todo aquello que una empresa puede hacer
para ser percibida en el mercado (consumidores finales), con una visión de rentabilidad a corto y a
largo plazo.

Una organización que quiere lograr que los consumidores tengan una visión y opinión positivas de
ella y de sus productos, debe gestionar el propio producto, su precio, su relación con los clientes,
con los proveedores y con sus propios empleados, la propia publicidad en diversos medios y
soportes, la presencia en los medios de comunicación (relaciones públicas), etc. Todo eso es parte
de la mercadotecnia.

La vida actual sería muy difícil comprenderla si no existiera la mercadotecnia. Cuantas veces
encontramos la respuesta a nuestros problemas con algún producto que nos anuncian; aunque es
cierto que muchas veces las empresas nos venden basura, también es cierto que con los estudios
de mercado, pueden generar grandes beneficios facilitando las actividades diarias. El objetivo de la
mercadotecnia es identificar las necesidades del consumidor y conceptualizarlas, para elaborar un
producto y/o servicio que satisfaga las mismas promoviendo el intercambio de los mismos con los
clientes, a cambio de una utilidad o beneficio.

La empresa necesita interiorizarse de las características de sus clientes y de las debilidades y

fortalezas de sus competidores; para luego, establecer un plan de acción que le permita
posicionarse, defenderse y atacar; esto genera un gran beneficio para los consumidores, ya que
encuentran una mayor oferta, calidad y un mejor precio por un producto el cual puede terminar
por cumplir plenamente las necesidades de las personas

ADMINISTRACIÓN DE LA PRODUCCIÓN.

La Administración de la producción o la administración de operaciones es la administración de

los recursos productivos de la organización. Esta área se encarga de la planificación, organización,
dirección, control y mejora de los sistemas que producen bienes y servicios. La Administración de
las Operaciones es un área de estudio o subciencia de la Administración.

Administración de la cadena de suministro.

La administración de redes de suministro (en inglés, Supply chain management, SCM) es el

proceso de planificación, puesta en ejecución y control de las operaciones de la red de
suministro con el propósito de satisfacer las necesidades del cliente con tanta eficacia como sea
posible.2La gerencia de la cadena de suministro atraviesa todo el movimiento y almacenaje
de materias primas, el correspondiente inventario que resulta del proceso, y las mercancías
acabadas desde el punto de origen al punto de consumo. La correcta administración de la cadena
de suministro debe considerar todos los acontecimientos y factores posibles que puedan causar
una interrupción.

Algunos expertos distinguen entre la gerencia de la red de suministro y a la gerencia de la logística,

mientras que otros los consideran términos intercambiables. Desde el punto de vista de una
empresa, el alcance de la primera está limitado, en lo relativo a los recursos, por los abastecedores
de su proveedor, y en el lado del cliente, por los propios contratistas.

Áreas

La administración de la cadena de suministro debe tratar los siguientes problemas:

 Configuración de una red de distribución: número y localización de proveedores,

instalaciones de producción, centros de distribución, almacenes y clientes.

 Estrategia de la distribución: centralizado contra descentralizado, envío directo, muelle

cruzado, tire o empuje de las estrategias, logística de terceros.

 Información: integra los sistemas y los procesos a través de la cadena de suministros para
compartir la información valiosa, incluyendo señales de demanda, pronósticos, inventario
y transporte.

 Gerencia de inventario: cantidad y localización del inventario incluyendo las materias

primas, productos en proceso y mercancías acabadas.

RECURSOS HUMANOS.

En la administración de empresas, se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el

conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. Pero lo más frecuente es llamar
así al sistema o proceso de gestión que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y
retener al personal de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o
departamento en concreto junto a los directivos de la organización.

El objetivo básico es alinear el área o profesionales de RRHH con la estrategia de la organización,

lo que permitirá implantar la estrategia organizacional a través de las personas, quienes son
consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional
y enfrentar los desafíos que hoy en día se percibe en la fuerte competencia mundial. Es
imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se
administra con las personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia,
creatividad y habilidades
Generalmente la función de Recursos Humanos está compuesta por áreas tales como
reclutamiento y selección, contratación, capacitación, administración o gestión del personal
durante la permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o institución donde la función
de Recursos Humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas
responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la
nómina de los empleados o el manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para poder
ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración de los Recursos
humanos, para lo cual se deben considerar conceptos tales como la comunicación organizacional,
el liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional.

Planificación de personal.

Podemos considerar la planificación de personal como el conjunto de medidas que, basadas en el

estudio de antecedentes relacionados con el personal y en los programas y previsiones de la
organización, tienden a determinar, desde el punto de vista individual y general, las necesidades
humanas de una industria en un plazo determinado, cuantitativa y cualitativamente, así como su
costo.

Finalidad.

La planificación personal tiene los siguientes fines:

1. Utilizar con eficacia los recursos

2. Colaborar con la empresa en la obtención de beneficios.

3. Prever estrategias y tácticas para los casos de ampliación o reducción del negocio.

La planificación de personal desde un punto de vista general tratará de asegurar

cuantitativamente y cualitativamente (personal obrero directo e indirecto, administrativo, cuadros
medios y directivos), las necesidades de personal a fin de secundar los planes generales de la
empresa.

Es conveniente que al elaborar las visiones, no solamente se estudien bajo un enfoque optimista
de desarrollo, sino que también se analice la posibilidad de una contracción económica que
obligue a tomar medidas restrictivas. Las previsiones deben abarcar todas las posibilidades que
pueden producirse. Su conveniente flexibilidad permitirá ir tomando las medidas necesarias en
cada momento para cada circunstancia. Amplitud y flexibilidad son, pues dos de sus características
esenciales.

Desde el punto de vista individual, la planificación comprende el desarrollo profesional, humano y

económico del personal, a través de la promoción basada en la oportuna formación, mediante el
estudio de las aptitudes y el potencial de cada persona, que permitan su clasificación en orden a
dicha posición..
La sistemática a utilizar para planificar el desarrollo del personal, individualmente considerado, a
fin de insertarlo formado y promocionado en los planes generales de la empresa comprende el
estudio de la estructura de la misma como punto de partida, el estudio y trazado del organigrama
a medio y largo plazo, la valoración o estimación de los hombres que forman la plantilla, es decir,
lo que se llama un inventario del potencial humano, política de sustitutos o reemplazos,
planificación salarial, planificación de la formación y selección y el estudio de los puestos de
trabajo.

SELECCIÓN DE PERSONAL.

Es la primera cuestión que en relación con el personal se le plantea a la empresa; selección que ha
de darse tanto para la entrada del personal en la empresa como para afectar el personal admitido
a los distintos puestos de trabajo a cubrir.

En el proceso de selección de personal se decide si se contratará o no a los candidatos

encontrados en la búsqueda realizada previamente. Es importante distinguir previamente entre la
competencia profesional, definida como el conjunto de capacidades de diferente naturaleza que
permiten conseguir un resultado; la competencia está vinculada al desempeño profesional, no es
independiente del contexto y expresa los requerimientos humanos valorados en la relación
hombre-trabajo. Y por otro lado hay que distinguir la cualificación profesional, definida como el
conjunto de competencias profesionales con significación para el empleo que pueden ser
adquiridas mediante formación modular u otros tipos de formación y a través de la experiencia
laboral. Por tanto una persona cualificada es una persona preparada, capaz de realizar un
determinado trabajo, que dispone de todas las competencias profesionales que se requieren en
ese puesto.

Esta selección tiene distintos pasos:

 Determinar si el candidato cumple con las competencias mínimas predeterminadas para el

puesto de trabajo.

 Evaluar las competencias y la cualificación profesional de los/as candidatos/as que

pasaron la etapa anterior, por medio de evaluaciones técnicas y/o psicológicas.

 Asignar un puntaje a las evaluaciones efectuadas en el punto anterior.

 En función del puntaje, decidir a quién se le ofrecerá el puesto.

Cuando se planifica este proceso se debe tener en cuenta la importancia de la confiabilidad en los
instrumentos de medición de las capacidades de los posibles candidatos, como los títulos
obtenidos, la trayectoria laboral, entrevistas, etc. Así como también la validación entre los
resultados de las evaluaciones a las cuales se les asignó un puntaje y la habilidad concreta para
hacer el trabajo. Para realizar el proceso de selección de personal se deben diseñar distintas
pruebas y tests confiables donde el postulante demuestre si es capaz de realizar el trabajo. A su
vez, estos instrumentos deben validarse en cuanto a los contenidos de conocimientos que los
postulantes deben tener y en cuanto a la práctica, en la aplicación de esos contenidos. De esta
forma se puede resaltar que no es posible que un método de selección sea válido si no es
confiable.

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN.

Como primer paso para el reclutamiento debe surgir una vacante. El departamento de Recursos
Humanos debe decidir si es necesario contratar a una persona por temporada, por contrato, a
tiempo parcial o completo. Luego de tomada la decisión, se da a conocer la vacante del puesto
para atraer a individuos con las características necesarias para este.

POLÍTICA SALARIAL.

La política salarial es el conjunto de orientaciones, basadas en estudios y valoraciones,

encaminadas a distribuir equitativamente las cantidades presupuestadas para retribuir al personal
en un período de tiempo determinado, de acuerdo con los méritos y eficacia de cada uno.

En general, la retribución percibida varía con arreglo a la dificultad del puesto de trabajo, con la
oferta y la demanda, con la habilidad, responsabilidad y educación requerida para su ejercicio.
Estas generalizaciones son ciertas, pero no sirven para aplicarlas a casos concretos y obtener
retribuciones específicas.

Para ello, se han creado varios sistemas de evaluación:

1. Sistema de graduación de puestos: supone que varias personas, por lo general en

reuniones de comité, evalúen las descripciones de los puestos de trabajo y los gradúen en
orden de importancia para la empresa. Entonces, se fijan las retribuciones de algunos
puestos dentro de la escala y se interpolan los restantes.

2. Sistema de clasificación: implica la implantación de grados o clases de trabajos en los

cuales se ajustan los puestos. Se usa poco en la empresa y sí en cambio, en la
Administración Pública y en las Fuerzas Armadas.

3. Sistema de comparación de factores: Consiste en evaluar cinco factores para cada puesto:
requisitos mentales, pericia, requisitos físicos, responsabilidades y condición de trabajo.
Una vez determinadas las cantidades monetarias para cada factor, se puede determinar el
sueldo sumando todas esas cantidades para obtener la retribución total.

4. Sistema de puntos: es el método más común. Se analizan los puestos evaluando la

cantidad de pericia, esfuerzo, responsabilidad, condiciones del puesto etc., involucrados
en cada uno de ellos. En vez de usar cantidades monetarias para determinar la valoración
de cada factor, como se hace en el sistema de comparación de factores, se utilizan puntos
para determinar esas ponderaciones.
COMPENSACIÓN.

Las organizaciones ofrecen compensaciones a sus empleados por los servicios prestados, es decir,
por el tiempo, intelecto y capacidad física que ponen a disposición mientras que podrían realizar
en su lugar otra actividad. La compensación no sólo se refiere al aspecto monetario, sino que
también incluye otros incentivos o beneficios no monetarios que complementan la remuneración
económica. Dependiendo del tipo de empresa y de sus políticas, pueden ser de diversos tipos,
tales como:

Monetarias

1. Sueldo.

2. Pago anual único.

3. Bonos.

4. Porcentajes de ganancias.

5. Créditos.

6. Asignaciones frente a nacimientos o casamientos.

No monetarias:

1. Descuentos en productos o servicios de la empresa.

2. Convenios con obras sociales.

3. Salas para cuidado de hijos.

4. Acceso a instalaciones de ocio como clubes o campings.

5. Planes de retiro.

6. Telefonía celular.

7. Uniformes.

8. Licencias aumentadas frente a las presente en la legislación o convenios laborales.

Cabe destacar que el empleado está dispuesto a continuar su relación laboral con la organización
mientras le resulte conveniente, es decir que sienta que lo que recibe a cambio de su trabajo sea
justo y acorde a sus necesidades. La compensación en este sentido juega un papel fundamental en
el compromiso racional del trabajador ya que es el motivador extrínseco por excelencia y es
determinante en cuanto a permanencia del mismo en la organización. No obstante, no implica
necesariamente una alta productividad o motivación por agregar valor a la empresa, cuestiones
que se encuentran más relacionadas con el compromiso emocional o intrínseco, es decir la pasión
y dedicación por lo que uno hace.

CAPACITACIÓN.

La capacitación en el área de trabajo es fundamental para la productividad. Este es el proceso de

adquirir conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que mejorarán el desempeño de los
empleados en sus tareas laborales.

La buena capacitación puede traer beneficios a las organizaciones como mejorar su imagen y la
relación con los empleados, además de que aumenta la productividad y calidad del producto. Para
los empleados, también hay beneficios como el aumento en la satisfacción del empleo y el
desarrollo de sentido de progreso.

El estudio de la Maestría en Desarrollo de Recursos Humanos, forma especialistas con habilidades

para diagnosticar, diseñar, aplicar y evaluar soluciones a la problemática de las organizaciones en
las áreas de desarrollo, administración y capacitación de recursos humanos; así como el desarrollo
de habilidades para la implementación de procesos de cambio en las organizaciones.

COACHING.

El coaching es una técnica que ha surgido para mejorar el desempeño de los empleados,
trabajando con ellos en diferentes áreas. El coaching desarrolla metódicamente las aptitudes y
habilidades de las personas, haciendo que mejore la autoestima de las personas y el desempeño
de las funciones y tareas del puesto de trabajo. El coaching ayuda de varias maneras dentro de la
empresa, como:

 Desarrollar las habilidades de los empleados.

 Identificar problemas de desempeño.

 Corregir el desempeño pobre.

 Diagnosticar y mejorar problemas de comportamiento.

 Fomenta relaciones laborales.

 Brinda asesoría.

 Mejora el desempeño y la actitud.

Recomendaciones para tener en cuenta con el personal.

 Conozca a cada uno sus Empleados

 Del valor a la Diversidad

 Equilibrio de trabajo
  Tener una Dirección Clara

 Proporcionar información oportuna y equilibrada

 Recompensar a sus Trabajadores

EL ESTADO DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS.

El estado de administración de empresas puede resumirse en cinco etapas diferentes, cada una de
las cuales destacan un aspecto importante de la administración, las cuales son:

Tarea. Es un enfoque microscópico implementado en todo trabajo del obrero y no en la totalidad

de la empresa y mecanicista porque involucra un conjunto de factores (estudio de tiempos y
movimientos, selección científica del obrero, aplicación del método planeado racionalmente,
medidas para reducir o neutralizar la fatiga, establecimiento de estándares de producción, etc.),
como si cada uno de ellos contribuyese de manera determinista a lograr la máxima eficacia; como
si fuesen piezas de un engranaje mayor.

El énfasis en las tareas del obrero representa el primer enfoque administrativo, aunque miope,
limitado y reducido a unas cuantas variables de la realidad empresarial.

Personas. Es la fase en que administrar es, sobre todo, tratar con personas. Este en foque de la
teoría administrativa intenta destacar las personas dentro de las empresas y es en segundo plano
la estructura y las tareas, y por ello se le denomina enfoque humanista y se puede dividir en dos
escuelas o teorías: la escuela de las relaciones humanas y la teoría del comportamiento en las
organizaciones.

Tecnología. Es la fase en que el administrar significa emplear la tecnología para obtener la máxima
eficiencia posible. Con la llegada de la cibernética, la mecanización
la automatización la computación y más recientemente la robótica la tecnología de
la información puesta al servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y a -condicionar
su funcionamiento. Por increíble que parezca, una de las más recientes áreas de estudio de la
teoría administrativa en el papel de la tecnología en la determinación d la estructura y del
funcionamiento de las empresas.

La tecnología se toma como variable independiente y la estructura organizacional de la empresa

que utiliza, como variable dependiente. aun dentro de la línea inglesa, la corriente de Tavistock
empezó a concebir la empresa como un énfasis socio técnico en el que interactúan dos
subsistemas estrechamente interdependientes: el sub sistema social o humano ( compuesto de
equipos y tareas), la teoría situacional se encarga de concentrarse en la tecnología, preocuparse
por el ambiente y definir un enfoque más amplio respecto al diseño organizacional: una manera
más reciente de concebir la forma y la estructura organizacional y sus funcionamiento.

Ambiente. Es la fase en que administrar es en especial enfrentar las demandas del ambiente y
obtener la máxima eficacia en la empresa. Debido a la influencia de la teoría de sistemas en la
teoría administrativa, se comprobó que estudiando solo las variables internas (variables
endógenas) no se lograba una amplia comprensión de la estructura y el comportamiento
organizacional. En consecuencia fue necesario estudiar las variables exógenas, situadas fuera de
los límites de la empresa, que influyen profundamente en sus aspectos estructurales y de
comportamientos. Las relaciones de la interrelación de las empresas y sus ambientes explicaron
mejor ciertos aspectos de la estructura organizacional y los procesos operacionales utilizados por
las empresas.

Las características estructurales se explican mejor mediante las características ambientales que las
determinan. Las variables ambientales son variables independientes y los aspectos de estructura
organizacional son variables dependientes las empresas exitosas son aquellas que logran
adaptarse de manera adecuada a las de -mandas ambientales.

Estructura. En esta fase, administrar se refiere sobre todo a planear y organizar la estructura de
órganos y cargos que componen la empresa, y dirigir y controlar sus actividades. Se comprueba
que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de la eficiencia de sus trabajadores, y
que ello debe alcanzar mediante la racionalidad, es decir, la adecuación de los medios (órganos y
cargos) a los fines que se deba alcanzar. La preocupación por la estructura de la organización
constituye una e - norme ampliación del objetivo de estudio de la teoría administrativa. El micro
enfoque en que la tarea de cada obrero se amplía a la estructura organizacional de toda la
empresa.

LOS COMPONENTES FUNDAMENTALES DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL.

Equipo. Equipó es el nombre del conjunto de los activos fijos que no incluyen el ter -reno ni las
instalaciones físicas de una compañía. Es la colección de utensilios, instrumentos y aparatos
especiales para un fin determinado. Aquí se consideran el equipo operante o
de manufactura (maquinaria), de almacenamiento, de mercadeo (transporte, etc.

Habilidades y roles administrativos

La administración es la principal actividad que marca diferencia en el grado que las organizaciones
les sirven a las personas que afectan. El éxito que puede tener una organización al alcanzar sus
objetivos, y también al satisfacer sus obligaciones sociales depende, en gran medida, de sus
gerentes. Si los gerentes realizan debidamente su trabajo es pro bable que la organización alcance
sus metas, ya que sobre ellos cae la responsabilidad de administrar todos los recursos con los
cuales cuenta la empresa

Habilidades que debe presentar o adquirir todo administrador.

Habilidades administrativas. La cantidad y el tipo de habilidades requeridas por los integrantes de

una organización varían de acuerdo al lugar que ocupa cada uno de ellos dentro de la misma. Se
observa que en los cargos directivos deben predominar las habilidades conceptuales por sobre las
habilidades técnicas. A medida que se desciende en la pirámide organizacional predominan las
habilidades técnicas sobre las conceptuales.
Entre estas habilidades están:

Habilidad Conceptual. Es la capacidad de ver la imagen del conjunto, de reconocer los elementos
importantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos - Habilidad De Diseño. Es la
capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa se beneficie; sirve para ser
eficiente, en particular, en los niveles organizacionales más altos. Los gerentes deben estar en
posibilidad de ser algo más que ver el problema; necesitan tener además la habilidad de un buen
ingeniero de diseño para encontrar una solución práctica para él

Habilidad Humana. Es la capacidad para trabajar con personas; es el esfuerzo cooperativo; es el

trabajo en equipo o la creación de un ambiente en que las personas se sienten seguras y libres
para expresar sus opiniones.

Habilidad Técnica. Es el conocimiento y pericia para realizar actividades que incluyen métodos,
proceso y procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con determinadas herramientas y
técnicas, por ejemplo los mecánicos trabajan con herramientas y sus supervisores deben tener la
capacidad de enseñarle cómo usarla.

Roles. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de gastos o una previsión
de ventas, como se construye un organigrama o flujo grama, como se interpreta un balance, como
se elabora la planificación y el control de producción, entre otros, ya que estos conocimientos son
valiosos para la administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo
utilizarlos y en qué situaciones aplicarlos de manera adecuada (16).

El canadiense Henry "el mosquito" Mintzberg (1939-…), realizo un estudio sobre la realidad del
trabajo de un manager con la teoría empresarial, y concluyó que "lejos de un trabajo ordenado,
enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes implicaba un manejo de las
situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, don- de no resulta sencillo distinguir lo trivial
de lo esencial; en realidad, el trabajo de un gerente implica adoptar diferentes roles en diferentes
situaciones, para aportar cierto grado de orden al caos que reina en las organizaciones humanas" .

Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles que
están muy relacionados entre sí. El término roles administrativos se refiere a categorías específicas
de comportamiento administrativo.
LA EMPRESARIALIDAD.

“La empresarialidad es el despliegue de la capacidad creativa de la persona sobre la

realidad que le rodea; es la potencialidad de todo ser humano para percibir e
interrelacionarse con su entorno” (Ley 1014 de 2006), identificando las oportunidades
y elaborando planes para crear empresas o unidades de negocio; gestionando la
consecución de recursos; desarrollando la capacidad para asumir riesgos y abordando
de manera amplia el concepto de empresarialidad, entendido éste no solamente como
la generación y producción de bienes y servicios, sino también como la creación de
riqueza cultural, deportiva, artística, ambiental, tecnológica.
ONCE CUALIDADES DE UN EMPRENDEDOR:

1. Emancipación

Es la búsqueda de la libertad y la independencia como principal motivación para emprender.

2. Moderación en la ambición

El emprendedor ve el dinero como una consecuencia inevitable, no como un objetivo en sí mismo.

3. Pasión.

Emprender es estar dedicado en mente, cuerpo y alma, todo el tiempo, al proyecto.

4. Resultados.

Los emprendedores sueñan, pero sobre todo hacen, hacen y hacen. Su foco siempre está puesto
en lograr resultados concretos.

5. Espiritualidad.

Los emprendedores suelen combinar su trabajo profesional con un profundo trabajo espiritual
consigo mismos. Mejorar como personas.

6. Novicio

El emprendedor muestra una voluntad permanente de aprender.

7. Disfrute del camino.

Es el equilibrio entre la dureza de sortear obstáculos y el placer y el humor de disfrutar cada paso
que se da día tras día.

8. Éxitos compartidos.

El emprendedor ve a los integrantes de su equipo como socios y busca formas de compartir con
ellos.

9. Determinación

Toma el tiempo necesario para las decisiones; muestra gran seguridad y firmeza en sus acciones.

10. Optimismo y sueños.

El emprendedor tiene esperanza y una clara visión sobre hacia dónde puede y quiere llevar su
futuro y el de su empresa.

11. Responsabilidad.

Asume una responsabilidad incondicional frente a su destino. Igualmente, frente a lo que implica
asumir riesgos.

“Hay una fuerza motriz más poderosa que el vapor, la electricidad y la energía atómica: la voluntad”.
Albert Einstein.

SER EMPRESARIO, UN PROYECTO DE VIDA.

En el mundo actual, crear empresa es el

primer motor que genera riqueza, y la
cantidad de opciones a las que se enfrenta
un emprendedor son enormes; entonces,
¿por qué todos no llegan al mismo fi n?
Porque ser empresario no es una profesión,
es un proyecto de vida.

Según el reciente estudio GEM en 42 países,

Colombia se sitúa en el quinto lugar en
creación de empresas, pero resulta, a su
vez, el segundo con mayores cierres de
empresas; se argumentan entre otras
razones, la gran competencia, la falta de
consumidores o los problemas financieros.

Montar una empresa es la primera idea que pasa por la mente de cualquier emprendedor.
Mejorar sus ingresos personales y alcanzar una mayor independencia, son las principales
motivaciones de los nuevos empresarios. (Estudio GEM Colombia). También alcanzar su realización
personal y profesional. Querer ser independiente autónomo, exitoso. Sin embargo, no es una
tarea fácil. Algo ocurre en este proceso que hace que unos lleguen y otros cierren. Y no es
suficiente poseer algunas de las características que determinan la personalidad de un empresario.

Hay que asumir a profundidad un estilo y un esquema de vida que van mucho más allá de un
simple querer. Esto muestra el alto nivel que debe presentar un empresario en el proceso de
consolidación de su carrera.

Un proyecto de vida empresarial es una búsqueda continua. Planeada estratégicamente.

Capacidades y habilidades se unen para estructurar un plan de negocios que configure un
horizonte de vida. Es una toma de decisión profunda.

Un empresario tiene claras sus aspiraciones, sus expectativas; además, es consciente de su

desarrollo familiar y social, de su educación y de sus valores. Familia y trabajo van de la mano.

Son personas cuya mayor riqueza está en su capacidad de transformar, de encontrar otros
caminos y de crear nuevas necesidades.

El mundo actual exige más retos. Eso supone, al mismo tiempo, nuevas visiones de empresarios.

La economía globalizada está determinada por nuevos factores de conocimiento, tecnología y

capital humano. El empresario de hoy debe tener la capacidad de ser altamente productivo y
competitivo, factor primordial de riqueza. La sociedad de mercado demanda, de modo más
exigente, profesionales auténticos que tengan un conjunto de características indispensables en lo
personal y empresarial, para afrontar los caminos que se ha señalado.

Ya no son negocios s pequeños e informales, o chispazos de ideas lo que hacen a un empresario.

Es la capacidad para visionar y estructurar a largo plazo.

Es frecuente encontrar que los empresarios no conocen detalles del mercado, que ignoran
características esenciales de los proveedores en su ramo, que desconocen la competencia. La
claridad con la que un empresario vislumbra su vida y su futuro hace que disponga de una mayor
facilidad en la puesta en marcha de sus proyectos empresariales. Sus competencias, disposición,
capacidad, habilidades, aptitudes y actitudes, configuran todo su capital humano.

Por eso, ser empresario no significa simplemente ejecutar una obra:

es prever un futuro personal y empresarial en forma optimista.

Desde luego, no existe una teoría única para que un empresario estructure su proyecto de vida,
porque así como cada empresa necesita su diseño, cada empresario necesita su estrategia Lo que
le sirve a uno puede no funcionarle a otro. En los negocios, las fórmulas exactas no siempre
funcionan y hay que estar dispuesto a una continua creación para no correr el riesgo de fracasar.
Los seres humanos tienen etapas claramente definibles y se pueden predeterminar en un orden
aproximado, pero las empresas no comparten ese desarrollo. Por esto, hay que saber combinar y
equilibrar muy bien estos dos factores para constituir un buen proyecto de vida, acorde con la
realidad personal y del mercado.

Ahora, si bien la fórmula exacta no existe, ¿qué ocurre? ¿Cómo prepararse para el cumplimiento
del objetivo de conseguir un proyecto de vida?

“Ser un emprendedor es vivir unos pocos años de tu vida como nadie

quiere, de tal forma que puedes disfrutar del resto de tu vida como nadie
puede”
Anonymous.
TIPOS DE EMPRESAS.

Conozca las características y responsabilidades que implica cada uno de los tipos de empresa,
dependiendo de si se trata de PERSONA NATURAL o PERSONA JURIDICA

Persona Natural

En esta clasificación no existen opciones de empresa. Para un emprendedor es la opción ideal, ya

que no tendrá que desplegar estructuras jurídicas ni de administración complejas y responderá
con su patrimonio ante cualquier acción realizada.

Persona Jurídica

Para esta clasificación existen siete tipos de empresa clasificadas como sociedades, éstas son:

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA

Se constituye mediante documento privado ante Cámara de Comercio o Escritura

Pública ante Notario con uno o más accionistas quienes responden hasta por el
monto del capital que han suministrado a la sociedad.

Se debe definir en el documento privado de constitución el nombre, documento de

identidad y domicilio de los accionistas; el domicilio principal de la sociedad y el de las
distintas sucursales que se establezcan, así como el capital autorizado, suscrito y
pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones representativas del capital y
la forma y términos en que éstas deberán pagarse.

La estructura orgánica de la sociedad, su administración y el funcionamiento de sus

órganos pueden ser determinados libremente por los accionistas, quienes solamente
se encuentran obligados a designar un representante legal de la compañía. Su razón
social será la denominación que definan sus accionistas pero seguido de las siglas
"sociedad por acciones simplificada"; o de las letras S.A.S.
SOCIEDAD LIMITADA:

Se constituye mediante escritura pública entre mínimo dos socios y máximo

veinticinco, quienes responden con sus respectivos aportes, y en algunos casos
según el Código de Comercio artículos 354, 355 y 357, se puede autorizar la
responsabilidad ilimitada y solidaria, para alguno de los socios.

Los socios deben definir en la escritura pública el tiempo de duración de la

empresa y podrán delegar la representación legal y administración en un gerente,
quien se guiará por las funciones establecidas en los estatutos.

El capital se representa en cuotas de igual valor que para su cesión, se pueden

vender o transferir en las condiciones previstas en la ley o en los respectivos
estatutos. Cualquiera que sea el nombre de la sociedad deberá estar seguido de la
palabra "Limitada" o su abreviatura "Ltda" que de no aclararse en los estatutos
hará responsable a los asociados solidaria e ilimitadamente

EMPRESA UNIPERSONAL:

Es el individuo, una y solo una persona que se constituye como empresario

mediante escritura o documento privado ante Cámara de Comercio o ante notario
con el debido reconocimiento de firma y contenido del documento. Basta con el
Registro Mercantil para que sea una persona jurídica, quien responderá
limitadamente con los activos, cuotas de igual valor nominal, descritos en el
documento constitutivo. Corresponde al constituyente, administrar la empresa o
delegar a un tercero, caso en el cual, el empresario inicial no podrá realizar actos
ni contratos a nombre de la empresa unipersonal. Esta podrá tener razón social
seguida de la frase "Empresa Unipersonal" o su abreviatura "E.U" so pena de que
el empresario responda ilimitadamente con su patrimonio.
SOCIEDAD ANÓNIMA:

Se constituye mediante escritura pública entre mínimo cinco accionistas quienes

responden hasta por el monto o aporte de capital respectivo que han
suministrado para la sociedad. Se debe definir en la escritura pública el tiempo
de duración de la empresa y que lo hayan expresado en su documento de
fundación o estatutos. La administración de ésta sociedad se desarrolla con la
asamblea general de accionistas quienes definen el revisor fiscal y la junta
directiva, quien a su vez define al gerente, quien es la persona que asume la
representación legal de la sociedad. El capital se representa en acciones de igual
valor que son títulos negociables, todo ello es el capital autorizado y se debe
aclarar cuánto de esto es capital suscrito y cuánto capital pagado. Su razón social
será la denominación que definan sus accionistas pero seguido de las palabras
"Sociedad Anónima" o su abreviatura "S.A."

SOCIEDAD COLECTIVA:

Se constituye mediante escritura pública entre dos o más socios quienes

responden solidaria, ilimitada y subsidiariamente por todas las operaciones
sociales. Cuando se constituye este tipo de sociedad, se debe definir en la
escritura pública el tiempo de duración de la empresa, el que deseen sus socios,
quienes a su vez podrán delegar la administración de la sociedad en otras
personas extrañas, pero perdiendo así la posibilidad de diligenciar o gestionar
negocios. Cada socio deberá entregar sus aportes en capital, especie o con
trabajo, definiendo de ésta manera el capital social de la empresa, el cual no
tiene ni un mínimo ni un máximo según la ley comercial. Es importante saber que
la razón social de estas sociedades se forma con el nombre completo o solo
apellido de uno de los socios, seguido de la palabra "y compañía", "hermanos" o
"e hijos". Esto quiere decir que no podrá ir un nombre de un extraño en la razón
social.
SOCIEDAD COMANDITA SIMPLE:

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y uno o
más socios comanditarios o capitalistas. Los socios gestores responden solidaria,
ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas o
comanditarios solo responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye
éste tipo de sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de
duración de la empresa. Solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o
delegar esta administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios
capitalistas. Los socios capitalistas o comanditarios aportan capital mientras los
gestores aportan la administración de los capitales y el desarrollo de los negocios.
Se debe tener claridad en la razón social de estas sociedades, la cual se forma
exclusivamente con el nombre completo o solo apellido de uno o más socios
colectivos comanditarios o gestores; seguido de la palabra "y compañía" o su
abreviatura "& Cia" y seguido de la abreviación "S. en C".

SOCIEDAD COMANDITA POR ACCIONES:

Se constituye mediante escritura pública entre uno o más socios gestores y por lo
menos 5 socios capitalistas o comanditarios. Los socios gestores responden
solidaria, ilimitada y directamente por las operaciones y los socios capitalistas solo
responden por sus respectivos aportes. Cuando se constituye éste tipo de
sociedad, se debe definir en la escritura pública el tiempo de duración de la
empresa, solo los socios gestores podrán administrar la sociedad o delegar esta
administración en terceros, cosa que no podrán hacer los socios capitalistas. El
capital se representa en acciones de igual valor, que son títulos negociables
aportados por los capitalistas e inclusive por los socios gestores, quienes separan
su aporte de industria el cual no forma parte del capital. Se debe tener claridad en
la razón social de estas sociedades, la cual se forma exclusivamente con el nombre
completo o solo apellido de uno o más socios colectivos, seguido de la palabra "y
compañía" o su abreviatura "& Cia" seguido en todo caso por las palabras
"Sociedad en Comandita por Acciones" o su abreviatura "SCA".
EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO:

Se constituye mediante escritura, acta de constitución o estatuto ante notario o

juez con el debido reconocimiento de firma y contenido del documento. Sus
miembros serán mínimo tres y máximo diez si es para producciones de bienes,
pues si es una empresa de servicios sus socios serán 20 máximo. Todos ellos
estarán representados por su aporte laboral y adicionalmente en especie o bienes
y responderán de acuerdo a la norma del Código de Comercio. Particularmente
ésta empresa constituida con su persona jurídica debe registrarse ante el
Ministerio de Protección Social. El tiempo de duración debe estar claramente
determinado y su capital esta expresado en aportes laborales, de tecnología,
propiedad industrial o intelectual debidamente registrada, en activos y dinero.
Será un director ejecutivo el representante legal de este tipo de empresa y hará lo
que le ordene los estatutos, creados por la junta de asociados, a su vez la razón
social debe acompañarse con la denominación "Empresa Asociativa de Trabajo".

ACTIVIDAD

Elabora un mapa conceptual sobre los diferentes tipos de empresas.

ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN .

La organización de la información constituye

actualmente un factor de éxito en las empresas.
La introducción del ordenador en el mundo
empresarial revolucionó por completo el sector.
Se desarrollaron más tarde bases de
datos y aplicaciones dedicadas a optimizar la
gestión de información, debido a la relevancia
de este aspecto en el mundo empresarial.

Años más tarde fue Internet quien revolucionó el sector empresarial, se pasó a controlar mucha
más información que debía ser organizada. Una buena organización garantiza disponer de la
información precisa al instante, haciéndola visible sólo a aquellos usuarios con
los permisos suficientes. Además, una buena organización permite una
gran coordinación y comunicación entre los miembros. Otros beneficios de la organización de la
información son la reducción de costes y esfuerzo en proyectos, al tener disponible de una manera
más eficaz la documentación de otros proyectos.

RECUPERACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La recuperación y organización de la información es un tema de vital importancia en la sociedad

actual. Desde buscadores en internet a sistemas operativos, se dispone de mucha información y es
necesaria una organización para poder realizar una correcta recuperación de las búsquedas que el
usuario solicita.

Esta página web, realizada para la asignatura de Recuperación y Acceso a la Información en

la Universidad Carlos III de Madrid, trata de cómo organizar la información mediante la utilización
de técnicas de aprendizaje automático para recuperar los datos que los usuarios necesitan.

EXTRACCIÓN Y RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Dentro de la recuperación y organización de la información, nos interesamos sobre todo por, dada
la gran cantidad de información almacenada en diversos elementos de información (archivos,
webs, documentos, etc.) con diversos atributos, intentar organizarlos de forma automática.

Para esto se utilizan técnicas de clasificación que organizan dichos elementos de información.

Para analizar las técnicas y ver su utilidad las dividimos en dos subconjuntos: clasificación
supervisada y clasificación no supervisada.
EXTRACCIÓN DE INFORMACIÓN CON CLASIFICACIÓN SUPERVISADA.

Una de las formas de extracción y recuperación de información a partir del aprendizaje, consiste
en realizarlo mediante una clasificación de forma supervisada. La clasificación supervisada consiste
en clasificar (etiquetar) nuevos objetos basándose en la información de una muestra ya clasificada.
Sin embargo, la clasificación no supervisada consiste en dada una muestra no clasificada encontrar
la clasificación de la misma.

Por ejemplo, en las redes neuronales con aprendizaje supervisado, por cada patrón (ejemplo)
presentado a la red existe una respuesta deseada, definida por elementos ya clasificados. La
respuesta que proporciona la red se compara con la salida deseada, y en base a esa comparación
se ajustan los pesos de la red.

MÉTODOS SUPERVISADOS DE CLASIFICACIÓN

A continuación se describen los distintos métodos utilizados para la extracción y recuperación de

la información de una manera supervisada:

 Modelo oculto de Markov (HMM): Es un modelo estadístico en el que se asume que el

sistema a modelar es un proceso de Markov de parámetros desconocidos. El objetivo es
determinar los parámetros ocultos a partir de los parámetros observables.

 Árboles de decisión: Algoritmo de clasificación y regresión basado en la construcción de

un árbol, en el que se parte de la raíz y a partir de los valores de la entrada se profundiza
hacia los nodos hoja, eligiendo un camino u otro dependiendo de los valores de la entrada.
Cada nodo hoja representa una clase de la clasificación.

Redes de cuantización vectorial (LVQ): Caso especial de una red de neuronas artificial, con más
precisión, en el que se aplica un winner-take-all basado en la teoría de Hebbian.

ACTIVIDAD.

Presenta un ensayo sobre la temática: Organización de la información.

No olvides utilizar las pautas asertivas para la redacción de un excelente ensayo.

ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN CON CLASIFICACIÓN NO SUPERVISADA.

Las técnicas de clasificación no supervisada son muy útiles para organizar la información puesto
que permiten hacerlo de forma automática sin necesidad de etiquetar los documentos que se
necesita clasificar de forma manual. De este modo se pueden dividir los documentos en categorías
sin necesidad de definir las categorías ni asignar los documentos a ellas.

SELECCIÓN DE ATRIBUTOS PARA LA CLASIFICACIÓN.

Sin embargo, a priori, parece complejo realizar un sistema que realice esta tarea de forma
automática en categorías. Para esto, es necesario definir una serie de atributos relevantes en los
documentos para, de éste modo, agrupar los documentos que tengan valores similares para
dichos atributos.

En este caso se pretende organizar los documentos en función de la información que contienen (la
semántica), por lo que no parece que los atributos más adecuados sean el tamaño del documento
o la cantidad de palabras (atributos que serían fácilmente obtenibles). Tiene más sentido intentar
obtener unos atributos que hagan referencia a la información semántica de los documentos.

Para esto, una opción puede ser seleccionar un conjunto de palabras que se consideren relevantes
para determinar el contenido y contar el número de veces que aparecen. De este modo se
representa la semántica de un documento en función de si aparecen unas palabras u otras.

En principio, la selección de las palabras relevantes para determinar el tipo de información que
contiene un documento, se podría realizar de forma manual o de forma automática. Para
realizarlo de forma automática, se podrían considerar palabras relevantes todas aquellas que:

1. Aparezcan en un número mínimo de documentos => Descartar todas las palabras que son
muy extrañas y no sirven para clasificar u organizar los documentos

2. No aparezcan en un número máximo de documentos => Descartar todas las palabras que
son tan comunes que apenas aportan significado (las preposiciones por ejemplo)

3. No considerar las palabras que no aparecen un número suficiente de veces en el

documento (1 vez por cada 200 palabras del documento por ejemplo) => El documento
menciona la palabra pero no trata sobre ese tema.

SELECCIÓN DEL NÚMERO DE CATEGORIAS PARA LA CLASIFICACIÓN

Una vez definidos los atributos por los que se representará la información del documento, otro
punto importante también es determinar el número de categorías en las que se clasificará la
información.
EJEMPLO DE ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN UN GESTOR DE NOTICIAS

Todo lo explicado anteriormente se comprenderá con el siguiente ejemplo. Imaginemos que

tenemos un conjunto de noticias recopiladas de un periódico y queremos clasificarlas en función
de si pertenecen a la categoría de deportes o de política. Una opción es aplicar alguna técnica de
aprendizaje supervisado pero, en ese caso, tendríamos que clasificar manualmente un amplio
conjunto de noticias, lo que puede ser costoso y ambiguo (algunas noticias no encajan en ninguna
categoría, por ejemplo).

Por lo tanto nos decidimos por utilizar una técnica de aprendizaje no supervisado. Como atributos
podemos seleccionar la aparición de diferentes palabras: deporte, gobierno, futbol, baloncesto,
jugador, presidente, etc. El número de categorías en los que se dividirán los documentos es de
dos.

Al aplicar una técnica de aprendizaje no supervisado, buscará dos categorías que separen lo más
posible los atributos. Dado que la palabra deporte aparecerá más veces con la palabra futbol,
jugador o baloncesto que con gobierno o presidente, probablemente las categorías quedarán
definidas del modo correcto. Se sigue necesitando un gran conjunto de ejemplos para aprender a
clasificar pero, en este caso, el recuento del número de veces que aparece cada palabra en un
documento puede realizarse de forma automática y todo el proceso es rápido y sencillo.

ADMINISTRACIÓN DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.

La Administración de las Tecnologías de Información tiene como objetivo el desarrollo de sistemas

de información que ayudan a resolver problemas de la administración.

Las organizaciones tanto lucrativas como no lucrativas deben mantenerse a la vanguardia en sus
diferentes campos de acción, y para poder realizar esto deben contar con lo último en sistemas de
información que puedan cubrir las necesidades tanto de su entorno interior como de su entorno
exterior. El rediseño de una organización basado en la adquisición de nuevas tecnologías de
información que den paso a un nuevo sistema de información no es tarea fácil, se tienen que
tomar en cuenta muchos aspectos de la organización (recursos humanos, económicos y
operativos) y se debe seguir un proceso previamente definido para poder hacer que este rediseño
sea todo un éxito.

PROCESO

Lo primero que se debe realizar en el rediseño de una organización con sistemas de información es
el análisis de las necesidades. Existen dos metodologías importantes para determinar las
necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad:

 El análisis de la empresa, el cual examina toda la organización en términos de sus

unidades, funciones, procesos y elementos de información
  El análisis de los factores críticos para el éxito, el cual se basa en la premisa de que las
necesidades de información de una organización están determinadas por un número
reducido de factores críticos para el éxito (CSF, del inglés critical success factors).

Existen cuatro clases de cambio estructural en las organizaciones que se pueden presentar en el
rediseño de una organización en base a sistemas de información:

1. Automatización, la forma más común de cambio en la organización que la tecnología de

información hace posible. Esta consiste en el uso de computadoras para acelerar el
desempeño de tareas existentes.

2. Racionalización, consiste en la agilización de los procedimientos operativos estándar

eliminando cuellos de botella obvios, de modo que la automatización haga más eficientes
los procedimientos operativos.

3. Reingeniería, esta implica rediseñar radicalmente el flujo de trabajo y los procesos de

negocios que se siguen para generar productos y servicios, con el objeto de reducir
radicalmente los costos del negocio

4. Cambios de paradigma, esta es la forma más radical de cambio en los negocios e implica
una re conceptualización de la naturaleza del negocio y de la organización misma.

Un sistema de información nuevo se construye como solución de algún tipo de problema o

conjunto de ellos que la organización percibe ante sí. El término desarrollo de sistemas se refiere a
todas las actividades implicadas en la producción de una solución de sistemas de información para
un problema u oportunidad de la organización. El desarrollo de sistemas es un tipo de resolución
de problemas estructurada con actividades bien definidas. Éstas consisten en:

1. El análisis de sistemas. Análisis de un problema que la organización tratará de resolver con

un sistema de información. Además de sugerir una solución el análisis de sistemas implica
un estudio de factibilidad para determinar si la solución es factible, para ello es preciso
analizar tres áreas de factibilidad:

1. Factibilidad técnica

2. Factibilidad económica.

3. Factibilidad operativa.

2. Diseño de sistemas. Detalla cómo un sistema satisfará los requisitos de información

determinados por el análisis de sistemas. El diseño puede ser lógico, el cual presenta los
componentes del sistema de información; y físico, el cual es el proceso de traducción del
modelo lógico al diseño técnico específico el sistema nuevo.
3. Programación. Proceso de traducir a código de programa las especificaciones del sistema
preparadas durante la etapa de diseño.
 4. Pruebas. Proceso exhaustivo y minucioso que determina si el sistema produce los
resultados deseados en condiciones conocidas.

5. Conversión. Proceso de cambiar del sistema antiguo al nuevo. Existen cuatro estrategias
de conversión principales:

1. Estrategia paralela. Enfoque de conversión seguro y conservador en el que tanto

sistema antiguo como posible sustituto operan juntos durante un tiempo hasta
que todos quedan convencidos de que el sistema nuevo funciona correctamente.

2. Estrategia de cambio directo. Enfoque de conversión riesgoso en el que el sistema

nuevo sustituye totalmente al antiguo en un día designado.

3. Estrategia de estudio piloto. Introduce el sistema nuevo en un área limitada de la

organización hasta que demuestre ser plenamente funcional; sólo entonces podrá
efectuarse la conversión al sistema nuevo en toda la organización.

4. Estrategia del método de fases. Introduce el sistema nuevo en etapas, ya sea por
funciones o por unidades de organización.

6. Producción y mantenimiento. Una vez que se ha instalado el sistema nuevo y se ha

terminado de efectuar la conversión, se dice que el sistema está en producción. En esta
etapa, tanto los usuarios como los especialistas técnicos revisan periódicamente el
sistema para determinar qué tan bien está cumpliendo con sus objetivos originales y
decidir si conviene efectuar alguna modificación. Los cambios con el fin de corregir
errores, cumplir con requisitos nuevos o mejorar la eficiencia del procesamiento reciben el
nombre de mantenimiento.

Los sistemas difieren en cuanto a su tamaño, complejidad tecnológica y los problemas de

organización que se supone van a resolver. Puesto que hay diferentes tipos de sistemas y de
situaciones en los que cada sistema se concibe o construye, se han desarrollado varios métodos de
construcción de sistemas, los cuales deben cumplir con la metodología explicada en este artículo

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

Como se comentó en un principio, el objetivo de

la Administración de las tecnologías de la
información tiene por objeto el desarrollo de
sistemas de información que permitan dar
solución a problemas de administración. En este
sentido existen herramientas informacionales que
se esmeran en proporcionar una infraestructura
para enfrentar las necesidades de gestión en las
organizaciones.
Una parte de la administración en los sistemas de información utilizado en muchas empresas es el
Sistema de Información Gerencial (SIG), el cual se constituye de la interacción colaborativa entre
personas, tecnologías y procedimientos, que en conjunto son llamados sistemas de información.
Su objetivo principal es solucionar los problemas empresariales que surjan día a día.

Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en inglés: Management Information
System) se diferencian de los sistemas de información comunes cuando al analizar la información
utilizan sistemas distintos para llevar a cabo las actividades operacionales de la organización. En
general un SIG es un sistema integrado usuario-máquina cuya finalidad es proveer de información
que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una
empresa, para ello toma como herramientas principales equipos de cómputo con un software
especializado, procedimientos, manuales y modelos para el análisis a su vez éstas herramientas
van de la mano con la planificación, el control y la toma de decisiones.

Planificación de sistemas informáticos

Una planificación de sistemas informáticos, también conocido como Plan Director de

Sistemas, Plan de Sistemas de información o Plan Estratégico de Sistemas, facilita a una
organización una correcta determinación del estado actual de los sistemas informáticos, de los
requisitos que la organización les demanda para identificar un estado futuro de dichos sistemas
alineados con los objetivos de la organización.

A partir de esta determinación del estado actual y futuro de los sistemas de la organización, se
realiza un Gap Analysis (análisis de diferencias) que permite identificar las acciones a tomar para
alcanzar dicho estado futuro, a nivel de organización, sistemas, procesos, personal y proyectos.
Posteriormente los planes tácticos (p.e. de carácter anual) programarán dichas acciones.

¿QUÉ SE DEBE TENER EN CUENTA?

Un Plan de sistemas informáticos debe tener en cuenta el resto de planes de negocio y las
indicaciones de la dirección de la organización para conseguir una alineación de ambas estrategias
y obtener así la máxima confianza del negocio en los sistemas de información como una fuente de
productividad y de ventaja competitiva.

Un proyecto de planificación estratégica de sistemas debe involucrar a toda la organización,

especialmente a la dirección ejecutiva, dirección intermedia y personal clave de los
departamentos.

Dada la velocidad de cambio de la tecnología, de su aplicación a la gestión empresarial y de la

innovación empresarial en general, es difícil que un Plan de sistemas informáticos esté vigente
más allá de 3 o 5 años, y se recomienda revisarlo anualmente.
COMPONENTES DE UN PLAN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS.

 Resumen ejecutivo

 Información actual de la organización

 Requisitos de negocio para los sistemas de información

 Estado actual de los sistemas de información

 Estado de la industria IT y de la competencia (benchmarking)

 Identificación de oportunidades de mejora

 Objetivos y estrategia de sistemas de información

 Gap Analysis (aplicaciones, infraestructuras, organización y procesos necesarios)

 Planificación de implementación (hoja de ruta, presupuestos, prioridades y fechas,

proyectos necesarios)

Artículo Como crear un Plan Director de Sistemas.

http://www.cynertia.es/sites/default/files/PDF/Cynertia_Planificacion_estrategica_sistemas_resu
men.pdf

ACTIVIDAD.

Elabora un Plan Director de Sistemas, guiándose en el documento que se encuentra en el anterior

link.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

La gestión del conocimiento (del inglés knowledge management) es un concepto aplicado en las
organizaciones el cual trata de "que cada uno en la empresa sepa lo que el otro conoce con el
objeto de mejorar los resultados del negocio" según Pablo Belly. Tiene el fin de transferir
el conocimiento desde el lugar dónde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear (BA
Fuentes, 2010),1 e implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de las
organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, así como para valorarlo y
asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas.
Antecedentes del estudio del conocimiento.

Los precursores Clásicos de la Teoría del Conocimiento se remontan a Protágoras (480-411 A.c.)
quien afirmaba que: “El hombre es la medida de todas las cosas, de las que son en cuanto que lo
son y de las que no lo son en cuanto que no lo son”.

A Platón (428-347 A.c.), quien afirmaba: “la existencia de un mundo de ideas, invariables e
invisibles sobre las que es posible adquirir un conocimiento certero.”

Pero es hasta Aristóteles (384-322 A.c.), que el conocimiento se ve como: “una adquisición vía
directa, mediante la abstracción, o de forma indirecta deduciendo nuevos datos de aquellos ya
sabidos, mediante las reglas de lógica”. Estas reglas, fueron expuestas sistemáticamente por él,
por primera vez, como ayuda para superar las trampas teóricas de los sofistas.

Entre los fundadores medievales se pueden mencionar filósofos como Valentine Fromm (1601-
1675) con su obra “Gnosteología”, de 1631, a J. Micraelius (1597-1658) con “Lexicon
philosophicum terminorum pilosophis usitatorum”, de 1653 y a Geor Gutke (1589-1634)
con “Habitus primorum principiorum seu intelligentiae”, de 1666.

Como se puede observar el conocimiento, como teoría formal, parte de los estudios medievales de
la "Gnosteología" como una de las disciplinas en que se dividía la Metaphysica. Durante algún
tiempo, la tendencia fue usar el vocablo “gnoseología”, que fue empleado por primera vez en el
siglo XVII, con preferencia al de “epistemología”, luego, por tendencias escolásticas, se usó
gnoseología en el sentido general de “teoría del conocimiento” y “epistemología” como la
disciplina que estudia los fundamentos de verdad que hacen objetivo el conocimiento, con lo que
se fundamenta la existencia y el principio del conocimiento científico, diferenciándolo del “saber”,
como algo que se conoce sin tener la certeza de su veracidad.

Es importante señalar que estas formas de utilizar los términos “gnoseología” y “epistemología”
para referirse a distintas ramas del estudio del conocimiento ha sido más frecuente en español,
italiano, alemán y francés que en el inglés, por lo que en este último idioma se usan los
vocablos “gnoseología” y “epistemología” indistintamente. (Véase Ferrater, 2002: II. p.1470)

Actualmente, el estudio del conocimiento se ha apartado de la línea “recta” de la investigación

gnoseológica, sobre todo en los estudios con el enfoque organizacional (BA Fuentes, 2010 pp.104-
105), y desde dicha visión Davenport y Prusak (1998: p.6), señalan que el conocimiento se produce
en y entre seres humanos ya que aunque un ordenador pueda captar y transformar datos en
información, sólo el ser humano puede convertir estos datos y esa información en conocimiento.

Como se puede intuir, el conocimiento es parte esencial del ser humano y aunque no se ha podido
definir en rigor, las investigaciones sobre el papel que juega dentro de las organizaciones y las
economías tiene un amplio repertorio de consecuencias en la teoría de la dirección y más
ampliamente en la teoría económica.
TÉCNICAS DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO.

Usualmente el proceso implica técnicas para capturar, organizar, almacenar el conocimiento de los
trabajadores, para transformarlo en un activo intelectual que preste beneficios y se pueda
compartir.

En la actualidad, las tecnologías de información permiten contar con herramientas que apoyan la
gestión del conocimiento en las empresas, apoyando en la recolección, la transferencia, la
seguridad y la administración sistemática de la información, junto con los sistemas diseñados para
ayudar a hacer el mejor uso de ese conocimiento.

En detalle, se refiere a las herramientas y a las técnicas diseñadas para preservar la disponibilidad
de la información llevada a cabo por los individuos dominantes y facilitar la toma de decisiones, así
como reducir el riesgo. Es un mercado del software y un área en la práctica de la consultoría,
relacionada a disciplinas tales como inteligencia competitiva. Un tema particular de la
administración del conocimiento es que el conocimiento no se puede codificar fácilmente en
forma digital, tal como la intuición de los individuos dominantes que viene con años de
experiencia y de poder reconocer los diversos patrones del comportamiento que alguien con
menos experiencia no puede reconocer.

El proceso de la Administración del Conocimiento, también conocido en sus fases de desarrollo

como "aprendizaje corporativo" o "aprendizaje organizacional", tiene principalmente los
siguientes objetivos:

 Identificar, recabar y organizar el conocimiento existente.

 Facilitar la creación de nuevo conocimiento.

 Apuntalar la innovación a través de la reutilización y apoyo de la habilidad de la gente a

través de organizaciones para lograr un mejor desempeño en la empresa.

La transferencia del conocimiento (un aspecto de la Administración del Conocimiento) ha existido

siempre como proceso en las organizaciones. De manera informal por medio de las discusiones,
sesiones, reuniones de reflexión, etc., y de manera formal por medio del aprendizaje, el
entrenamiento profesional y los programas de capacitación. Como práctica emergente de negocio,
la Administración del Conocimiento ha considerado la introducción del principal oficial del
conocimiento, y el establecimiento de intranets corporativos, de wikis, y de otras prácticas de la
tecnología del conocimiento y de información.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO PROFESIONAL.

Los profesionales de la Gestión del Conocimiento pueden utilizar un léxico específico para explicar
la dinámica de la transferencia del conocimiento. Por ejemplo en los diez años
pasados, Internet ha visto a grupos establecer discusiones sobre el uso del capital intelectual como
valor métrico; el significado tácito contra conocimiento explícito o más.
DILIGENCIAS DEL CAPITAL INTELECTUAL.

La gestión corresponde al conjunto de procesos y sistemas que permiten que el capital

intelectual de una organización aumente de forma significativa, mediante la gestión de sus
capacidades de resolución de problemas de forma eficiente, la manera de generar ventajas
competitivas a través del tiempo.

Si consideramos los mercados antiguos, el principal fuerte estaba sustentado en el manejo de

tierras, en otras palabras, la persona que más tierra poseía, era la que podía generar mejores
productos. Recordemos la Edad Media, los feudos y los señores feudales. En la actualidad nos
encontramos en una sociedad donde los cambios transcurren a un ritmo sorprendente. Lo que hoy
día es una ventaja competitiva, mañana se transformará en un requisito del mercado.

En la época actual, en la que mantener una ventaja es casi imposible, es donde las organizaciones
deben recurrir a métodos que permitan aumentar estas ventajas. Una de estas ventajas es
el conocimiento. La Gestión del Conocimiento tiene por objetivo administrar este conocimiento,
logrando que este sea una ventaja competitiva con respecto a sus similares. La Gestión del
Conocimiento analiza desde una perspectiva dinámica el conocimiento existente en la empresa.
Esta perspectiva se complementa con las aportaciones de la literatura de capital intelectual, que
aborda el análisis del conocimiento desde un enfoque dinámico.

En el campo empresarial, ciertas empresas como Unión Fenosa, Systematic, Carlo Bro o K3
Technologies LLC, desarrollan e implementan programas de gestión del conocimiento y medición
del capital intelectual.

MEMORIA CORPORATIVA.

La memoria corporativa (Corporate Memory) se puede definir como el cuerpo total de los datos,
de la información y de los conocimientos requeridos para dar a conocer los
objetivos estratégicos de una organización. Una memoria corporativa es la combinación de un
depósito (el espacio donde se almacenan los objetos y los artefactos), y la comunidad (la gente
que interactúa con esos objetos para aprender, tomar decisiones, y entender el contexto).

La memoria corporativa se puede subdividir en los siguientes tipos:

 Profesional (material de referencia, documentación, herramientas, metodologías).

 Compañía (estructura de organización, actividades, productos, participantes).

 Individual (estado, capacidades, conocimientos técnicos, actividades).

 Proyecto (definición, actividades, historias, resultados).

Las decisiones clave a tomar cuando exploramos la Memoria Corporativa son:

  ¿Qué representación del conocimiento se utilizará? (historias, patrones, casos, reglas,
lógica del predicado...).

 ¿Quiénes serán los usuarios? ¿cuál es su información y necesidades de aprendizaje?

 ¿Cómo cerciorar seguridad y a quién le será concedido el acceso?

 ¿Cómo integrarla de la mejor manera posible con fuentes existentes, almacenes y

sistemas?

 ¿Qué asegura que su contenido actual es correcto, aplicable, oportuno y escardado?

 ¿Cómo motivar a los expertos a que contribuyan?

 ¿Qué hacer sobre vivencias efímeras?, ¿cómo capturar escritos informales, por ejemplo e-
mail y mensajes instantáneos?

Los términos alternativos y relacionados son: memoria de organización, memoria del grupo, base
de conocimiento, depósito del conocimiento.

La mayoría de los esfuerzos comerciales de la administración del conocimiento han incluido la

construcción de una cierta forma de memoria corporativa para capturar destreza, para apresurar
el aprendizaje, para ayudar a la organización a recordar, para registrar el análisis razonado de la
decisión, logros del documento o para aprender de las últimas fallas.

ARQUITECTURAS Y HERRAMIENTAS.

En una arquitectura de GC encontramos distintas herramientas y servicios que configuran como

resultado final una solución GC completa.

Como herramientas que dan apoyo a la GC dentro de las empresas podemos diferenciar 3 grupos
o conjuntos:

 Grupo 1 - Herramientas de trasmisión inmediata: Son herramientas que permiten

transmitir el conocimiento explícito de forma fácil al conjunto de miembros de una misma
empresa. Las Wikis son buen ejemplo de este tipo de herramientas o la propia Wikipedia.
Estas pertenecerían a una arquitectura principal que podría estar en el grupo 2.

 Grupo 2 - Herramientas y servicios de gestión del conocimiento interno: Son aquellos

componentes dentro de una arquitectura que gestionan, analizan, buscan y distribuyen
información.

 Grupo 3 - Herramientas y servicios de gestión del conocimiento externo: Al igual que en el

grupo 2 son componentes que gestionan, analizan, buscan y distribuyen, pero en este caso
también hay que añadir que localizan y extraen, dado que su misión principal es la
localización y extracción de información relacionada con la empresa pero que está en el
exterior de ésta (principalmente en Internet o en otros soportes más tradicionales de
 contenidos) y que por lo tanto en algunas ocasiones la empresa puede ser ajena a esta y
no tener conocimiento de su existencia.

ACTIVIDAD.

Respondo y argumento:

Qué utilidad representan las herramientas de apoyo.

ARCHIVO DE DOCUMENTOS.

El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de
documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una
entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una
palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una

persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE UNA EMPRESA

Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva,
querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.

El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se
encuentran.

La labor de archivar, organizar y gestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un
profesional de la materia.

Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más
difícil.

Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y
merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la
importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.

LA IMPORTANCIA DE UN ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y su buen funcionamiento.

Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea
realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere
decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla,
archivarla, actuar sobre ella.

Tirar es la primera opción. Según Bárbara Hemphill “Si usted no sabe lo que tiene, o no puede
encontrarlo, no vale nada para usted”.

Nos es difícil tirar por los siguientes motivos: el hábito de ojear, no tener los objetivos claros y el
miedo a tirar.

Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas:

1. ¿Requiere esto alguna acción por mi parte?

2. ¿Puedo encontrarlo en otro sitio?

3. ¿La información es suficientemente reciente para ser útil?

4. ¿Para qué puedo utilizar esta información?

5. ¿Existen implicaciones legales o financieras?

6. ¿Qué es lo peor que me podría pasar si no tengo esta información?

7. ¿Necesita alguien esta información?

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas
básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de
inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.

 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.

 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

Los criterios para un archivo eficaz son: La organización básica de un archivo es la

siguiente:
- Inequívocos.
- Existencia de unas normas de
- Explícitos. archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Objetivos.
- Instalaciones.

Como me piden los documentos. Como necesitamos la información.

- Lógica. - Rigor.

- Sencillez.

El guion para un manual de archivo de departamento o central sería el siguiente:

1. Introducción general.

2. Relación de tipos de documentos más corrientes.

3. Proceso de llegada del documento al archivo.

4. Normas y sistemas de clasificación.

5. Tipos y niveles de archivos.

6. Tipos y criterios para documentos.

7. Conservación de la documentación en cada nivel.

8. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histórico.

9. Normas de eliminación y conservación.

10. Normas de retención o caducidad.

11. Normas de solicitud de documentación.

12. Normas para préstamos.

13. Medios materiales necesarios.

14. Medios personales necesarios.

Un índice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde
tenemos nuestra documentación, evitar duplicados, efectuar transferencias y
eliminación.
SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN.

Reglas básicas de los sistemas de archivo

Los conceptos básicos del archivo son:

- Título.

 Alfabético.

 Numérico.

 Alfanumérico.

- Unidad.

- Clasificar.

- Alfabetizar.

La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa y de la
manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único sistema de archivo,
ya que cada archivo tiene sus necesidades.

La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos y después el

nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones como aparecen registrados.

Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:

- Alfabéticos.

 Nominal.

 Geográfico.

 Temático.

- Numéricos.

 Natural.

 Cronológico.

 Codificado.

 Terminal.

- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e indiscutibles.
Tenemos cinco claves para el encabezamiento:

- Nombre de la empresa.

- Nombre de quien firma la carta.

- Nombre a quien está dirigida la carta.

- Nombre del tema de la carta.

- Nombre de la localidad geográfica.

Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil ampliación y
sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la búsqueda y la creación de
nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los existentes.

La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos son:

1. Guías primarias.

2. Guías secundarias.

3. Carpetas individuales.

Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías secundarias se usan para
subdividir una sección y destacar los nombres importantes.

El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.

El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división geográfica y el

nombre o tema.

En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.

Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes ampliaciones, ampliar
archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y un gran inconveniente es que
necesita un índice auxiliar alfabético.

El archivo numérico consta de:

1. Índice numérico.

2. Índice auxiliar.

3. Índice alfabético.

El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas individuales.

Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.

MECANICA DEL ARCHIVO

Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:

1. Inspección.

2. Clasificación.

3. Codificación.

4. Prearchivo.

5. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a

tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.

Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:

1. Archivar sobre la marcha.

2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.

3. Usar separadores.

4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.

5. Sujetar los papeles con grapas.

6. Unir las copias de las respuestas.

7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.

8. No recargar cajones.

9. Archivar la correspondencia por asuntos.

10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.

11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.

12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.

13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.

14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.

15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.

16. Destinar un sitio a cada cosa.

Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables a los procedimientos
informáticos.

CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y
que se encargará de establecer:

 Normas para el funcionamiento del archivo.

 Normas para el control de los documentos.

 Normas para transferencia de documentos.

 Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo,
teniendo en cuenta sus necesidades.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer
que se sigan las normas.

Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar
información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar
este control podemos disponer de:

 Archivo recordatorio.

 Archivo de asuntos pendientes.

Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:

 Formulario de registro de salida.

 Formulario de comprobante.

 Hojas de colores.

 Archivo recordatorio.

 Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de
transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de
documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los
archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se
tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son:

1. Preparar lista de carpetas transferidas.

2. Preparar cajas de transferencia.

3. Sacar un índice de lo que se transfiere.

El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico. Todos

los documentos obsoletos se deben de eliminar.

El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia jurídica y
administrativa, de consulta continua.

El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia
jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.

El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos que
tienen menos uso.

El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de
fuente para la investigación histórica.

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas
consideraciones fundamentales que son las siguientes:

 Estandarización de los equipos.

 La colocación de los despachos.

 Tipo de documentos.

 La durabilidad.

 La estética.

Para guardar los documentos tenemos:

 Archivos verticales.

 Archivos horizontales.

 Archivos de anillas.

 Carpetas colgantes.
  Subcarpetas.

 Guías para el archivo.

También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes ventajas:

1. La información puede ser intercalada.

2. Se puede suprimir información.

3. Se puede arreglar la información.

La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar espacios.

Sus ventajas son:

 Menor capacidad de espacio.

 Ahorro de tiempo.

 Mayor seguridad.

 Mayor economía.

Sus inconvenientes son:

 Es un procedimiento costoso.

 Hay que utilizar compañías externas.

 Se necesitan lectores para los documentos.

 Las películas tienen una vida relativa.

ARCHIVO (INFORMÁTICA).

Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits que son almacenados en un dispositivo.

Un archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo
contiene. A los archivos informáticos se les llama así porque son los equivalentes digitales de los
archivos escritos en libros, tarjetas, libretas, papel o microfichas del entorno de oficina tradicional.

Operaciones sobre ficheros completos.

Las operaciones sobre ficheros completos con el fichero como unidad, sin tener en cuenta sus
registros. Sin embargo, la organización del fichero y la estructura lógica de sus registros sí debe ser
tenida en cuenta al operar con él.
Creación de un fichero.

El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos ficheros. Mediante
esta operación se indican las propiedades y las características del fichero para que el sistema de
ficheros pueda reconocerlo y procesarlo. En el proceso de creación del fichero debe registrarse la
información necesaria para que el sistema pueda localizar el fichero y manipular sus registros
lógicos. Para ello, el método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de
los registros lógicos y físicos, la identificación del fichero, la fecha de creación, su posible tamaño,
su organización, aspectos de seguridad, etc.

Apertura de un fichero.

En esta operación el método de acceso localiza e identifica un fichero existente para que los
usuarios o el propio sistema operativo puedan operar con él. En algunos sistemas la operación de
creación no existe como tal, y es la operación de apertura de un fichero no existente, la que
implícitamente, crea un nuevo fichero. Los errores que pueden producirse en la apertura de un
fichero son los siguientes:

 El fichero no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio, nombre).

 El fichero se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al mismo.

 El fichero no se puede leer por errores en el hardware del dispositivo de almacenamiento.

Cierre de un fichero.

Esta operación se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un fichero determinado.
Mediante esta operación el método de acceso se encarga de "romper" la conexión entre el
programa de usuario y el fichero, garantizando la integridad de los registros. Al ejecutar esta
operación, el sistema se encarga de escribir en el dispositivo de almacenamiento aquella
información que contienen los búfer asociados al fichero y se llevan a cabo las operaciones de
limpieza necesarias. Tras cerrar el fichero, sus atributos dejan de ser accesibles para el método de
acceso. El único parámetro necesario para realizar esta operación es el identificador del fichero
devuelto por el método de acceso al crear o abrir el fichero. Los errores que se pueden producir al
cerrar un fichero son los siguientes:

 El fichero no está abierto.

 No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero, debido a fallos

en el hardware.

 No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero por falta de

espacio en el dispositivo de almacenamiento.
Extensión del fichero.

Esta operación permite a los programas de usuario aumentar el tamaño de un fichero asignándole
más espacio en el dispositivo de almacenamiento. Para realizar esta operación el método de
acceso necesita conocer el identificador del fichero y el tamaño del espacio adicional que se debe
asignar al fichero. En función de la organización del fichero, el método de acceso determinará si el
espacio adicional que debe asignar debe ser contiguo al fichero o no. Mediante esta operación el
atributo que indica el tamaño del fichero será modificado y se devolverá al programa de usuario
con un código de estado. El único motivo para que esta operación no se lleve a cabo con éxito es
que no haya suficiente espacio disponible en el lugar adecuado (no contiguo).

Protección de archivos.

Muchos sistemas informáticos modernos proporcionan métodos para proteger los archivos frente
a daños accidentales o intencionados. Las computadoras que permiten varios usuarios
implementan permisos sobre archivos para controlar quién puede o no leer, modificar, borrar o
crear archivos y carpetas. A un usuario dado se le puede conceder solamente permiso para
modificar un archivo o carpeta, pero no para borrarlo; o a un usuario se le puede conceder
permiso para crear archivos o carpetas, pero no para borrarlos. Los permisos también se pueden
usar para permitir que solamente ciertos usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta. Los
permisos protegen de la manipulación no autorizada o destrucción de la información de los
archivos, y mantienen la información privada confidencial impidiendo que los usuarios no
autorizados vean ciertos archivos.

Otro mecanismo de protección implementado en muchas computadoras es una marca de sólo

lectura. Cuando esta marca está activada en un archivo (lo que puede ser realizado por un
programa de computadora o por un usuario humano), el archivo puede ser examinado, pero no
puede ser modificado. Esta marca es útil para información crítica que no debe ser modificada o
borrada, como archivos especiales que son usados solamente por partes internas del sistema
informático. Algunos sistemas incluyen también una marca oculta para hacer que ciertos archivos
sean invisibles; esta marca la usa el sistema informático para ocultar archivos de sistema
esenciales que los usuarios nunca deben modificar.

Protección legal de datos de archivos.

La protección de datos personales y velar por la privacidad de la información es un tema de suma

importancia a nivel de empresas y de países. El mal uso de información personal puede constituir
un delito.

Algunos países han creado organismos que se encargan del tema y de legislar respecto del acceso,
uso y confidencialidad de los datos establecidos.
Respaldo de archivos.

Cuando los archivos informáticos contienen información que es extremadamente importante, se

usa un proceso de respaldo (back-up) para protegerse contra desastres que podrían destruir los
archivos. Hacer copias de respaldo de archivos significa simplemente hacer copias de los archivos
en una ubicación separada de modo que se puedan restaurar si le pasara algo a la computadora, o
si fueran borrados accidentalmente.

Hay muchas maneras de hacer copias de respaldo de archivos. La mayoría de los sistemas
informáticos proporcionan utilidades para ayudar en el proceso de respaldo, que puede llegar a
consumir mucho tiempo si hay muchos archivos a salvaguardar. Copiar los archivos a otro disco
duro en la misma computadora protege contra el fallo de un disco, pero si es necesario protegerse
contra el fallo o destrucción de la computadora entera, entonces de deben hacer copias de los
archivos en otro medio que puede sacarse de la computadora y almacenarse en una ubicación
distante y segura.

Sistemas de archivos y gestores de archivos.

La manera en que un sistema operativo organiza, da nombre, almacena y manipula los archivos se
denomina globalmente como su sistema de archivos. Todos los sistemas operativos tienen al
menos un sistema de archivos; algunos sistemas operativos permiten usar varios sistemas de
archivos diferentes. Por ejemplo, en Microsoft Windows 7, se reconocen los antiguos sistemas de
archivos FAT y FAT32 de las versiones antiguas de Windows, además del sistema de
archivos NTFS que es el sistema de archivos normal en las versiones recientes de Windows. NTFS
no es más moderno que FAT32; ha existido desde que Windows NTse publicó en 1993.

Cada sistema de archivos tiene sus propias ventajas y desventajas. La FAT estándar solamente
permite nombres de archivo de ocho bytes (u ocho caracteres de sólo 1 byte) sin espacios (más
una extensión de tres bytes/caracteres), por ejemplo, mientras que NTFS permite nombres mucho
más largos que pueden contener espacios, y tener varias letras Unicode. Se puede llamar a un
archivo "Registros de nóminas" en NTFS, mientras que en FAT estaría limitado a algo como
"nominas.dat" (salvo que estuviera usando VFAT, una extensión de FAT que permite nombres de
archivo largos).

Los programas gestores o administradores de archivos son utilidades que le permiten manipular
archivos directamente. Le permiten mover, crear, borrar y renombrar archivos y carpetas, aunque
no le permiten realmente leer el contenido de un archivo o almacenar información en él. Cada
sistema informático proporciona al menos un programa gestor de archivos para su sistema de
archivos nativo. En Windows, el gestor de archivos usado más comúnmente es Windows Explorer.

SISTEMA DE ARCHIVOS.

El sistema de archivos o ficheros (en inglés:filesystem) es el componente del sistema operativo

encargado de administrar y facilitar el uso de las memorias periféricas, ya sean secundarias o
terciarias. Sus principales funciones son la asignación de espacio a los archivos, la administración
del espacio libre y del acceso a los datos resguardados. Estructuran la información guardada en
una unidad de almacenamiento(normalmente un disco duro de una computadora), que luego será
representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de
los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos.1

Lo habitual es utilizar dispositivos de almacenamiento de datos que permiten el acceso a los datos
como una cadena de bloques de un mismo tamaño, a veces llamados sectores, usualmente de
512 bytes de longitud (También denominados clústers). El software del sistema de archivos es
responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro
de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un
sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente,
como los recibidos a través de una conexión de red (sin la intervención de un dispositivo de
almacenamiento).

Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar
tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces
adicionales a un directorio o archivo (enlace duro en Unix) o renombrar enlaces padres (".." en
Unix).

El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de
control de acceso o capacidades. Las listas de control de acceso hace décadas que demostraron
ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el acceso por
capacidades. Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con listas de control de acceso.

RUTAS Y NOMBRE DE ARCHIVOS.

La estructura de directorios suele ser jerárquica, ramificada o "en árbol", aunque en algún caso
podría ser plana. En algunos sistemas de archivos los nombres de archivos son estructurados, con
sintaxis especiales para extensiones de archivos y números de versión. En otros, los nombres de
archivos son simplemente cadenas de texto y los metadatos de cada archivo son alojados
separadamente.

En los sistemas de archivos jerárquicos, usualmente, se declara la ubicación precisa de un archivo

con una cadena de texto llamada "ruta" —o path en inglés—. La nomenclatura para rutas varía
ligeramente de sistema en sistema, pero mantienen por lo general una misma estructura. Una ruta
viene dada por una sucesión de nombres de directorios y subdirectorios, ordenados
jerárquicamente de izquierda a derecha y separados por algún carácter especial que suele ser una
diagonal ('/') o diagonal invertida ('\') y puede terminar en el nombre de un archivo presente en la
última rama de directorios especificada.

COPIA DE SEGURIDAD.

Una copia de seguridad, copia de respaldo o backup (su nombre en inglés) en tecnologías de
la información e informática es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de
disponer de un medio para recuperarlos en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles
ante distintos eventos y usos: recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe
informática, natural o ataque; restaurar una pequeña cantidad de archivos que pueden
haberse eliminado accidentalmente, corrompido, infectado por un virus informático u otras
causas; guardar información histórica de forma más económica que losdiscos duros y además
permitiendo el traslado a ubicaciones distintas de la de los datos originales; etc..

El proceso de copia de seguridad se complementa con otro conocido como restauración de los
datos (en inglés restore), que es la acción de leer y grabar en la ubicación original u otra
alternativa los datos requeridos.

La pérdida de datos es muy común, el 66% de los usuarios de Internet han sufrido una
seria pérdida de datos en algún momento.

Ya que los sistemas de respaldo contienen por lo menos una copia de todos los datos que vale la
pena salvar, deben de tenerse en cuenta los requerimientos de almacenamiento. La organización
del espacio de almacenamiento y la administración del proceso de efectuar la copia de seguridad
son tareas complicadas. Para brindar una estructura de almacenamiento es conveniente utilizar un
modelo de almacenaje de datos. Actualmente (noviembre de 2010), existen muchos tipos
diferentes de dispositivos para almacenar datos que son útiles para hacer copias de seguridad,
cada uno con sus ventajas y desventajas a tener en cuenta para elegirlos, como duplicidad,
seguridad en los datos y facilidad de traslado.

Antes de que los datos sean enviados a su lugar de almacenamiento se lo debe seleccionar,
extraer y manipular. Se han desarrollado muchas técnicas diferentes para optimizar el
procedimiento de efectuar los backups. Estos procedimientos incluyen entre otros optimizaciones
para trabajar con archivos abiertos y fuentes de datos en uso y también incluyen procesos
de compresión, cifrado, y procesos de duplicación, entendiéndose por esto último a una forma
específica de compresión donde los datos superfluos son eliminados. Muchas organizaciones e
individuos tratan de asegurarse que el proceso de backup se efectúe de la manera esperada y
trabajan en la evaluación y la validación de las técnicas utilizadas. También es importante
reconocer las limitaciones y los factores humanos que están involucrados en cualquier esquema
de backup que se utilice. Las copias de seguridad garantizan dos objetivos: integridad y
disponibilidad

ELECCIÓN, ACCESO, Y MANIPULACIÓN DE DATOS.

Decidir qué se va a incluir en la copia de seguridad es un proceso más complejo de lo que parece
a priori.

Si copiamos muchos datos redundantes agotamos la capacidad de almacenamiento disponible

rápidamente. Si no realizamos una copia de seguridad de los suficientes datos, podría perderse
información crítica.
La clave está en guardar copias de seguridad sólo de aquello que se ha modificado.

Archivos a copiar

Sólo copiar los ficheros que se hayan modificado.

Depósito del sistema de ficheros

Copiar el sistema de ficheros que tienen los ficheros copiados. Esto normalmente implica
desmontar el sistema de ficheros y hacer funcionar un programa como un depósito. Esto es
también conocido como copia de seguridad particionada en bruto. Este tipo de copia de seguridad
tiene la posibilidad de hacer funcionar una copia más rápida que la simple copia de ficheros. El
rasgo de algunos software de depósitos es la habilidad para restaurar ficheros específicos de la
imagen del depósito.

Control de Cambios

Algunos sistemas de ficheros poseen un bit de archivo para cada fichero este nos indica si
recientemente ha sido modificado. Algunos software de copia de seguridad miran la fecha del
fichero y la comparan con la última copia de seguridad, para así determinar si el archivo se ha
modificado.

Incremental a nivel de bloque

Un sistema más sofisticado de copia de seguridad de ficheros es el basado en solamente copiar los
bloques físicos del fichero que han sufrido algún cambio. Esto requiere un alto nivel de integración
entre el sistema de ficheros y el software de la copia de seguridad.

Incremental o diferencial binaria

Son tecnologías de backup que se desarrollan en la década de 2000. El método es similar a la

Incremental a nivel de bloque, pero basada en reflejar las variaciones binarias que sufren los
ficheros respecto al anterior backup. Mientras las tecnologías a nivel de bloque trabajan con
unidades de cambio relativamente grandes (bloques de 8Ks, 4Ks, 1K) las tecnologías a nivel de
byte trabajan con la unidad mínima capaz de ahorrar espacio para reflejar un cambio. Otra
diferencia importante es que son independientes del sistema de ficheros. Actualmente son las
tecnologías que consiguen la máxima compresión relativa de la información y ofrecen así una
ventaja importante en las copias de seguridad a través de la Internet.

Versionado del sistema de ficheros

El versionado del sistema de ficheros se mantiene atento a los cambios del fichero y crea estos
cambios accesibles al usuario. Esta es una forma de copia de seguridad que está integrada al
ambiente informático.
Copia de seguridad de datos en uso.

Si un ordenador está en uso mientras se ejecuta su copia de seguridad, existe la posibilidad de que
haya ficheros abiertos, ya que puede que se esté trabajando sobre ellos. Si un fichero está abierto,
el contenido en el disco posiblemente no refleje exactamente lo que el usuario ve. Esto es
especialmente frecuente en ficheros de bases de datos.

Cuando se intenta entender la logística de la copia de seguridad de ficheros abiertos, uno debe
considerar que el proceso de copia de seguridad puede llevar varios minutos en copiar un gran
fichero como una bases de datos. A fin de copiar un fichero en uso, es vital que la copia de
seguridad entera represente un único paso. Esto representa un reto cuando se está copiando un
fichero en continua modificación. Aunque el archivo de base de datos esté bloqueado para evitar
cambios, se debe implementar un método para asegurar que el original snapshot sea preservado
con tiempo de sobra para ser copiado, incluso cuando se mantengan los cambios.

TRAMITES DOCUMENTALES.

Trámite es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo,
o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto. Habitualmente los trámites se
realizan en las administraciones públicas y en menor escala en el sector privado, los mismos son
de diversas índoles, el ciudadano tiene que hacer trámites en forma permanente para
desenvolverse en una sociedad organizada, es por ello que existen muchos organismos
públicos creados a tal fin.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son

inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y
con las formalidades que establezca la ley. Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos,

ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia, radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el
propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como:
mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro

Medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y
deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo

electrónico, página web, otros.

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos

 Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el

artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o
de envío.

 Impresión de rótulo de la radicación.

 Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.

 Constancia de recibo.

 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.

 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos

recibidos y enviados.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios

La Unidad de Correspondencia, devuelve el

¿El documento es NO
documento al remitente o lo redirecciona a la
competencia de entidad competente, dejando constancia mediante
la entidad? comunicación escrita.

SI

La Unidad de Correspondencia hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la
competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se
deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del
mismo. Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su
contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se
determinarán las acciones a seguir.

La Unidad de Correspondencia analiza el documento con base en la Tabla de Retención Documental para determinar su
direccionamiento e imprime el rótulo de radicación y consigna en la planilla de registro y radicación los datos (Nombre de
la persona y/o Entidad Remitente, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, fecha
y hora de recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita)) y
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

La Unidad de Correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros,
revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación. Para
estos documentos cada entidad diseñará formatos de control de entrega

La Unidad de Correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación
destinadas para cada dependencia.

FIN
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

INICIO

La Dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su trámite, consulta o

información, utilizando los diferentes medios y soportes de la Entidad. Estos documentos pueden corresponder

a las series y subseries documentales registradas en la TRD o en su defecto ser documentos de apoyo.

¿El documento es NO La Dependencia receptora, devuelve el

competencia de
documento al remitente o lo direcciona a la
la dependencia?
dependencia competente.

SI

La Dependencia receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos y todos aquellos datos que la entidad haya
regulado en procedimientos o reglamentos, además observa el estado de conservación documental. Si el
documento está incompleto se determina si se puede recibir y pedir lo faltante o devolver a la dependencia
remitente el documento.

La Dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento,

señalando datos como (Nombre y código de la dependencia remitente, Número de radicación, fecha y hora de
recibo, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de Respuesta, si lo amerita), y
adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en procedimientos vigentes.

FIN
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

(GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995

Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001.

Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales.

ACTIVIDADES

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin
interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control
y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

1. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.

 Clasificación de las comunicaciones.

 Organización de documentos en buzones o casilleros.

 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

 Reasignación de documentos mal direccionados.

 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.

 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.

 Registro de control de entrega de documentos internos.

3. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico,

apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

 Control del cumplimiento de requisitos del documento.

 Métodos de empaque y embalaje.

 Peso y porteo de documentos.
 Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la

entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS

INICIO

La Unidad de Correspondencia genera planilla para la distribución de los documentos a

las dependencias correspondientes.

NO
¿Conoce la
Consultar: Directriz para la distribución de
directriz para la
distribución? documentos recibidos.

SI

La Unidad de Correspondencia aplica la directriz para la entrega de los documentos a las dependencias.

Se devuelve a la Unidad de
¿Es competencia NO
de la Correspondencia para su re
Dependencia?
direccionamiento.
SI

La Dependencia deja constancia de recibo de los documentos en la planilla de registro de comunicaciones

recibidas.

FIN
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS

INICIO

¿Conoce el
procedimiento
para la Consultar, manual de procedimientos de cada
NO
distribución de dependencia según el caso.
documentos
Internos?

SI

Hace entrega de los documentos con sus respectivos anexos si los

hay, a la Dependencia destinataria.

La Dependencia destinataria recibe el documento, verifica y da

constancia de recibido (Ver 4 Trámite de Documentos)

FIN
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADOS

INICIO

La Dependencia productora remite a la Unidad de Correspondencia para su distribución, los documentos

elaborados en su respectivo soporte, con el número de copias requeridas, sus anexos y el sobre.

No La Unidad de Correspondencia consulta

¿Conoce la
directriz para la directriz establecida en la entidad para
la la distribución de documentos enviados.

SI

La Unidad de Correspondencia verifica cumplimiento de requisitos conforme a manual de procedimientos

(código de serie documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos, sobre y demás
datos regulados por la entidad)

No
¿El documento
cumple Devuelve a la dependencia para complementar
requisitos? requisitos

Si

La Unidad de Correspondencia realiza la radicación y el registro con los siguientes datos básicos: radicación, fecha,
hora, nombre de la persona o entidad destinataria, nombre y cargo del funcionario remitente y anexos.

La Unidad de Correspondencia realiza las actividades de alistamiento físico, peso y porteo para el envío por los
diferentes medios y diligencia y firma planillas para el control de entrega.

La Unidad de Correspondencia realiza la distribución de los documentos utilizando medios como entrega personal, fax,
correo tradicional, correo electrónico, página Web, entre otros.

La Unidad de Correspondencia hace constar a la dependencia del envío de los documentos.

¿El documento
Se entrega a la dependencia el documento devuelto
fue devuelto?
para confirmar, realizar ajustes y volver a enviar.

La Unidad de Correspondencia da por concluido el trámite de entrega FIN

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

DEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su

función administrativa. (GRGA)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política.

Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por
motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 6, 16, 17, 22.

Artículo 25. Establece que las entidades de la Administración Pública deberán facilitar la recepción
y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado,
el cual es un servicio exclusivo de ADPOSTAL.

Decreto 1222 de 1999

Artículo 33. Derecho de turno.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las comunicaciones, numeración de actos

administrativos.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de

trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos
máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

En este proceso se señalan las actividades de:

1. Recepción de solicitud o trámite

 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

 Identificación del trámite.

 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

  Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

2. Respuesta

 Análisis de antecedentes y compilación de información.

 Proyección y preparación de respuesta.

 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del
asunto.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS

INICIO

La Dependencia recibe documento de la Unidad de Correspondencia o de otra dependencia

¿Amerita No Se ubica el documento en la carpeta

trámite? de la serie documental
correspondiente
SI

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proceda con el
trámite, las anotaciones de chequeo y control y se entregue el documento a la dependencia
respectiva para continuar con el trámite.

¿Amerita
respuesta?
No Se ubica el documento en la
carpeta de la serie documental
correspondiente

Si

El Jefe de la dependencia entrega el documento al funcionario competente para que proyecte

respuesta

El funcionario de la Dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza

la solicitud
 Se solicita ampliar o precisar la
No información.
¿La
solicitud es
clara?

No
Si

¿Aporta la
Archiva documento y
información
proyecta respuesta
necesaria?

El funcionario competente hace acopio de la información necesaria, proyecta

respuesta y entrega al Jefe de la dependencia para revisión

El Jefe de la Dependencia recibe, revisa y firma la respuesta

¿La respuesta Si Aplica directriz para la distribución de

es para una documentos internos.
dependencia?

No

Aplica el procedimiento para la distribución y envío

de documentos externos.

FIN
 TALLER EVALUATIVO

Para resolver el presente taller evaluativo es necesario que profundices sobre la

temática propuesta. Además, tengas en cuenta las normas establecidas en la
presentación de un trabajo.

 Elabora un trabajo sobre la temática de: trámites documentales