PROCEDIMIENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO.
Este procedimiento establece las características fundamentales para la elaboración, presentación y
control de los documentos y registros relativos al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo la empresa.

2. ALCANCE.

Este procedimiento se aplica sobre todos los documentos y registros generados en las áreas de la
empresa que tienen responsabilidad en el SG-SST.

3. RESPONSABLES

El responsable del SG-SST, los responsables de cada área o proceso de la empresa se encargarán
de aplicarlo en su respectiva área.

4. GENERALIDADES.

Los documentos y registros de relevancia del SG-SST se dividen en los siguientes grupos:

 Documentos Internos
 Documentos Externos

En los puestos de trabajo solo podrán hallarse los documentos y registros vigentes o válidos, es decir,
que deberán estar en estado de revisión actualizado o último. Para poder realizar un seguimiento de
los estados de revisión, se llevará al día la “Matriz control de documentos y registros del SG-SST.
(MTZ.SST.001)

Independientemente de la revisión de los documentos y registros nuevos o de las modificaciones de

los ya existentes, se realizará una revisión de toda la documentación cada año a no ser que exista otra
especificación particular más restrictiva.

Los documentos y registros que sean solicitados ya sean por un cliente o proceso interno a manera de
información, son autorizados por el responsable del SG-SST.

NOTA: El responsable del SG-SST, anualmente, realizará copias de seguridad de los documentos y
registros del SG-SST, almacenados en el computador, o en el momento que se crea conveniente dado
a que se realicen cambios sustanciales en el SG-SST.

5. PROCEDIMIENTO.

Se han establecido las siguientes codificaciones para cada uno de los tipos de documentos del SG-
SST. En la tabla 1 están los códigos de identificación del documento.
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Tabla 1. Códigos de identificación del documento

CÓDIGO NOMBRE
MAN Manual
P Procedimiento
I Instructivo
FR Formato/Registro
PRG Programa
PLAN Plan
CRO Cronograma
LISTA Lista
GUIA Guía
FT Ficha Técnica
MTZ Matriz

ELABORACIÓN ENCABEZADO
Columna 1 Columna 2

LOGO TITULO DEL DOCUMENTO

Nombre de la empresa

 En la primera columna del encabezado está el logo de la empresa

 La segunda columna se coloca el nombre del documento en cuestión el cual ira en letra
ARIAL NARROW tamaño 12. mayúscula fija.
 La fecha de emisión (año, mes, día) y las páginas que contiene el documento, el código
de identificación del documento, y la versión, estará ubicado en el pie de página.
 El cuerpo del documento con letra ARIAL NARROW tamaño 12

Para la codificación del documento se tendrá en cuenta lo siguiente:

XX: La primera letra indica el tipo de documento. Ver Tabla1.

YYY: Las siguientes letras indican que el documento hace parte del sistema de gestión con sus
siglas SST.
ZZZZ: Los últimos caracteres numéricos identifican el consecutivo del documento.
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6. CONTROL DE CAMBIOS Y APROBACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los cambios se registran en la portada que deben tener todos los documentos con el objetivo de
registrar todos los cambios que sufra, por su parte los cambios que sufran los registros se reflejaran en la
versión vigente en la “Matriz de control de documentos y registros del SG-SST. (MTZ.SST.001)

En el Anexo 1, se observa el formato de la portada que deberán tener todos los documentos, donde se
registrará la información concerniente al nombre del documento, número, los cargos y nombres de las
personas que emiten, revisan y aprueban; la distribución, así como las actualizaciones (revisiones) de los
documentos. Las modificaciones sean totales o parciales a los documentos deben ser registradas en la
portada.

Las portadas se convierten en una parte importante de los documentos ya que en ellas se mantiene
registrada su historia respecto a las revisiones que ha sufrido.

Cada vez que se realiza una revisión total o parcial a un documento, es posible solo cambiar desde una
página si se requiere, esto implica que es un nuevo documento, por lo cual la portada deberá registrar el
cambio y adjudicar el siguiente número de revisión.

7. REGISTROS

Todos los registros deben ser legibles y se almacenan de acuerdo con las condiciones de
almacenamiento y los tiempos de retención y el lugar está especificado en la “Matriz control de cambios
del SST. (MTZ.SIG.003)

En los puestos de trabajo solo podrán hallarse los registros vigentes o válidos, los cambios que sufran
los formatos sea cual sea la razón se reportara en la “Matriz de control de documentos y registros del
SST. (MTZ.SST.001)

8. CONTROL DOCUMENTOS Y REGISTROS

Todos los documentos y registros tendrán su estado de vigencia establecido en la “Matriz de control
de documentos y registros del SST. (MTZ.SST.001)

La documentación es revisada anualmente con la finalidad de conocer el estado de actualización de

los respectivos documentos. (Esta revisión es una entrada para la revisión por la alta dirección)

Nota.

1. Solo los documentos tendrán portada. Los documentos en forma impresa deben coincidir con
los documentos en el sistema. Una vez realizada la modificación en el sistema, se debe
imprimir el documento y registrar el cambio en el listado maestro.

2. Solo los documentos tendrán control de páginas existentes en el mismo, los registros no
contarán con dicho conteo.
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3. El responsable del SG-SST se asegurará por medio de la Matriz de control de documentos y

registros (MTZ.SST.001) que las ediciones autorizadas de documentos y registros apropiados
se encuentren disponibles en todos los lugares donde se desempeñen operaciones esenciales
para el funcionamiento efectivo de los procesos, de retirar los documentos y registros sin
validez.

4. Los documentos como procedimientos, instructivos y formatos deben ser revisados en forma
periódica (mínimo 1 vez al año) en caso de ser necesarios actualizarlos a fin de asegurar la
continua adaptabilidad y cumplimiento con los requisitos aplicables.

La realización de un cambio en un documento y/o un registro en el sistema se realizará por el

responsable del SG-SST.

Para la distribución y control de los documentos y registros realizara se bajó lo estipulado en este
procedimiento.

Los cambios que se realicen en los documentos se registran en el documento modificado y en la

portada del mismo y se actualizan en la matriz de control de documentos, colocando la nueva versión
y la fecha de entrada en vigencia de este.

9. CREACION, ACTUALIZACION Y CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

 Para la elaboración, modificación y/o anulación de documentos se debe realizar la solicitud de
esta vía correo electrónico diligenciando el formato de creación, modificación y/o anulación de
información documentada, al responsable del SG-SST adjuntando el borrador del documento.
 Así mismo al momento de solicitar la elaboración, modificación y/o anulación de documentos en el
SG-SST, se debe especificar en el formato de creación, modificación y/o anulación de información
documentada si existen documentos anexos que requieran ser modificados con el fin de garantizar
la trazabilidad, idoneidad de los documentos del proceso.
 Pueden elaborar, modificar y solicitar eliminación de documentos SG-SST todo el personal de la
empresa que así lo considere pertinente. Más sin embargo es potestad del responsable SG-SST
y/o del Gerente aprobar las mismas posteriores a su debida revisión.
 Para las revisiones de documentos se cuenta con 3 días a partir de la fecha de ser aprobada la
solicitud de elaboración, modificación y anulación de los mismos por parte del dueño de proceso
y/o jefe inmediato. Para las aprobaciones se cuenta con 3 días calendario a partir de la fecha de
revisión. En caso de no recibir observaciones y/o correcciones en el tiempo estipulado para la
revisión o aprobación se asume que están de acuerdo con lo descrito en el borrador del
documento. Cuando un documento se corrige y va por segunda vez a revisión o a aprobación solo
se cuenta con 1 día para verificar dichas correcciones.
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10.
TIEMPO DE ARCHIVO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los siguientes documentos y registros se deben conservar los siguientes 20 años como evidencia a
partir de que se dé por terminada la relación del colaborador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los colaboradores, así como los
conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los colaboradores, en caso de
que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en
el trabajo.
 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el
trabajo, los resultados de las evaluaciones medicas ocupacionales de ingreso, periódicos y de
egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos,
pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general,
las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a
peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;
 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los
programas de vigilancia, control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en
el trabajo.
 Registro del suministro de equipos y elementos de protección personal.

Estos documentos se archivarán en la responsable SG-SST, el resto de documentación en archivo

activo será de 05 años, cumplido este tiempo se procederá con su eliminación
11. RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Para recuperar un documento se va al lugar especificado en la matriz de control de documentos y

registros. (MTZ.SST.001)
12. ALMACENAMIENTO ELECTRÓNICO DE LOS DOCUMENTOS.

Los documentos electrónicos se encuentran almacenados en el DRIVE de correo electrónico de

luz.rincon@agenciafuller.com y en una carpeta del servidor AGENCIA FULLER S.A.S llamada SG-
SST, a la cual solo tiene acceso el responsable del SG-SST para la modificación de los mismos. Los
jefes de cada área tendrán acceso a los documentos correspondientes a su área de procesos.

13.INDICE DE MODIFICACIONES
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Índice de Revisión/
Página Modificada Fecha de Modificación Observaciones
Versión

14.REVISIÓN Y APROBACIÓN

Número de revisión / Versión 01

Responsable por elaboración Nombre
Luz Marina Rincón Gómez
Profesional en Salud Ocupacional Firma
Lic. No. 3819
Responsable por revisión y aprobación Nombre
Gerente
Firma
Oscar Lacouture Daza
Fecha de Aprobación 2021/07/01