CONFIPETROL

HSEQ-GEN1-P-3

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL

CAMBIO Documento No Controlado
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para identificar y gestionar de manera planificada cualquier cambio que se
presente en la organización, asegurando el propósito, consecuencias potenciales, integridad del
Sistema Integrado de Gestión, disponibilidad de recursos y asignación de responsabilidades y
autoridades.

2. ALCANCE

Aplica a todos los cambios temporales, permanentes o de emergencia que se presenten en los procesos
de CONFIPETROL, igualmente para actividades administrativas y operativas que puedan generar un
impacto significativo en el sistema integrado de gestión, entre ellos encontramos:

➢ Cambio en personal crítico

➢ Cambio en la documentación del Sistema Integrado de Gestión y/o Direccionamiento estratégico
➢ Cambio en instalaciones y/o adquisición equipos
➢ Cambio en Procesos
➢ Cambio por normatividad
➢ Cambios tecnológicos
➢ Cambio por accidente Fatal
➢ Adquisición de empresas, entre otros.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 Cambio: Referente a cualquier adición, eliminación, modificación temporal o permanente realizada a
un sistema existente.
3.2 Cambio Permanente: Aquel que implica cambios en un documento de Ingeniería (instalaciones fiscas,
redes eléctricas, cambios estructurales de los vehículos, entre otros).se considera que permanecerá
indefinidamente.
3.3 Cambio Temporal: Una modificación que es planeada y efectuada con la intención de retornar a las
condiciones de diseño originales después de un tiempo específico.
3.4 Cambio de emergencia: Cambio que sigue un camino corto a través del procedimiento normal de
manera que se pueda ejecutar rápidamente. La documentación detallada requerida se completará
posteriormente y solo entonces el cambio se clasificará como temporal o permanente.
3.5 Cambio Interno: Introducción de nuevos procesos, cambios de métodos de trabajo, cambio en
instalaciones, cambio de maquinaria, equipos o herramientas y cambio de mobiliario.
3.6 Cambio Externo: Cambio en la legislación y evolución del conocimiento en seguridad y salud en el
trabajo.

4. RESPONSABILIDADES

4.1 Funcionario Originador del Cambio: Realizar el diligenciamiento del formato de gestión del
Cambio de acuerdo los lineamientos dados en el numeral 8. de este presente documento.

4.2 Responsable HSEQ: Revisar y aprobar la valoración de riesgos e identificación de aspectos y

evaluación de impactos ambientales del Cambio realizado.

4.3 Responsable del área: Revisar y aprobar la gestión del cambio de acuerdo a los lineamientos

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establecidos en el presente procedimiento.

5. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS

➢ Equipo Computo.
➢ Software y hardware de la organización.

6. PRECAUCIONES DE SALUD Y SEGURIDAD

➢ Evitar posturas inadecuadas a la hora realizar la planificación y ejecución de cambio.

➢ Realizar pausas activas para propender por la mitigación del estrés laboral, traumas acumulativos a
nivel osteomuscular como el síndrome del túnel del carpo y la exposición a radiaciones lumínicas
generados por el uso de computador y demás equipos electrónicos en sus actividades cotidianas que
generan fatiga visual.

7. ASPECTOS AMBIENTALES

➢ Evaluar el impacto ambiental que se pueda generar por el cambio.

➢ El reciclaje, manejo y desecho del papel, carpetas y objetos de almacenamiento utilizado en el
desarrollo de las actividades definidas en este procedimiento seguirán las actividades
definidas en el procedimiento manejo integral de residuos sólidos HSEQ-GAM1-P-2 establecido por
CONFIPETROL.

8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Identificar cambios que afecten al SIG, es vislumbrar y registrar aquellos aspectos o variables que en un
plazo no mayor debe ser asegurados con relación a la ejecución o realización y puedan variar o afectar el
cumplimiento de los requisitos definido para el Sistema Integrado de Gestión de la organización, con el
objetivo de minimizar su impacto. Los factores y o variables que lo generan son:

➢ Internas: que surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas
de solución; como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a actividades internas, ingreso o rotación
de personal.

➢ Externas: que provienen por los cambios del entorno de la organización y conllevan la necesidad de
cambios a su interior, tales como: el estado con su normatividad, actualizaciones de la normatividad en
su versión vigente, cambios tecnológicos, sociales y económicos.

8.1 Planificación de los Cambios

Identificar los cambios que van a producirse en la organización tales como: Cambios en la legislación, en
procesos, en tecnología, en infraestructura (adecuaciones de sitios de trabajo) y adquisición de equipos,
en personal crítico para HSEQ, en procedimientos y métodos de trabajo, en requisitos normativos, entre
otros.

Cada responsable de proceso debe identificar los cambios que se consideran críticos para el
funcionamiento del proceso y la configuración del Sistema Integrado de Gestión, es decir que puede alterar
la funcionalidad del proceso, esta identificación se debe realizar a través del formato de planificación de
cambios críticos en la configuración del SIG GG-GEN1-F-3. Esta Planificación se recomienda hacer
iniciando el año, en donde el responsable del proceso identifique de manera general los cambios que se
pueden generar durante el año o durante el periodo establecido. En esta identificación se debe:

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1. Identificar los Cambios

2. Establecer el Responsable del Cambio
3. Definir la Fecha de aplicación del Cambio
4. Identificar las condiciones que se deben tener en cuenta para la aplicación del Cambio
5. Definir como se verificar que los cambios generados no presenten desviaciones negativas en el
proceso.

8.2 Tratamiento de los Cambios según Variables

8.2.1 Cambios por variables Internas

Tipo de Cambio Actividad Registro

Toda Gestión del Cambio que se genere por
CAMBIO EN restructuración de un proceso, cambio en 1. Formato para la gestión de
PROCESOS proceso organizacionales, cambio en el cambio HSEQ-GEN1-F-3.
ORGANIZACIONALES, direccionamiento estratégico (Indicadores, 2. CAS con acciones si se
DIRECCIONAMIENTO Mapa de Procesos, Objetivos estratégicos, requiere.
ESTARTEGICO, BSC), Cambio en instalaciones y/o e 3. Divulgación al personal
INFRAESTRUCTURA adquisición de se deberá documentar involucrado sobre la gestión
Y/O EQUIPOS mediante el Formato para gestión del del cambio.
Cambio HSEQ-GEN1-F -3.
1.Registros generados por los
procedimientos de
Esta gestión del Cambio aplicará cuando se
reclutamiento y selección TH-
presente ausencia del personal crítico
AP1-P-2 y vinculación de
(Presidente, vicepresidente, y/o líderes de
personal TH-AP1-P-1.
proceso de la compañía y/o creación de
nuevo cargo. Perú: Gerente General,
CAMBIO DE Perú: PE6-P-1 Procedimiento
Gerentes de Línea, Gerentes de área, líderes
PERSONAL Reclutamiento y Selección
de servicios. La gestión de este tipo del
TH-AP1-P-6 Contratación y
cambio se genera y asegura mediante la
Renovación de contratos
aplicación de los procedimientos de
reclutamiento y selección TH-AP1-P-2 y
2.. Inclusión Perú: Programa
vinculación de personal TH-AP1-P-1.
de desarrollo de posiciones
criticas
1. Registros solicitados
Los cambios en la documentación del SIG se
CAMBIOS EN LA mediante el Procedimiento
aseguran mediante la aplicación del
INFORMACIÓN para la elaboración y
procedimiento para la elaboración y
DOCUMENTADA DEL actualización de información
actualización de información documentada
SIG documentada HSEQ-GCA1-P-
HSEQ-GCA1-P-1.
1
Toda Gestión del Cambio que se genere por
la adquisición de empresas se deberá
1. Formato para gestión del
documentar mediante el Formato para
cambio HSEQ-GEN1-F-3
gestión del Cambio HSEQ-GEN1-F -3.
2. CAS con acciones si se
AQUISICIÓN DE
requiere
EMPRESAS NOTA: Ante la adquisición de empresas y en
3. Divulgación al personal
los casos que exista confidencialidad, la
Involucrado sobre la gestión
gestión de cambio y su respectiva
del Cambio
documentación será asegurada por el equipo
que analice directamente la compra.

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8.2.1 Cambios por variables Externas

Tipo de Cambio Actividad Registro

Los cambios generados por la actualización de

requisitos legales o normatividad se aseguran
según lo descrito en el Procedimiento para
identificación y acceso a requisitos legales y de
otra índole en HSEQ - HSEQ-GEN1-P-1. 1.Formato gestión del cambio
HSEQ-GEN1-F-3(Al inicio del
Debido a los cambios constantes en la año)
normatividad, la organización define generar 2.Registros generados
CAMBIOS EN LA
una gestión de cambio de manera general, la mediante el Procedimiento para
LEGISLACIÓN
cual debe ser asegurada mediante el formato identificación y acceso a
de Formato para gestión del cambio HSEQ- requisitos legales y de otra
GEN1-F-3; esta gestión del cambio solo se índole en HSEQ HSEQ-GEN1-
realizará al inicio de cada año. Los cambios P-1
presentados durante este año se asegurarán
mediante la metodología establecida en el
Procedimiento para identificación y acceso a
requisitos legales y de otra índole en HSEQ
HSEQ-GEN1-P-1.
1. Formato para gestión del
cambio HSEQ-GEN1-F-3
Toda Gestión del Cambio que se genere por 2. CAS con acciones si se
adquisición tecnológica de Plataforma, requiere
CAMBIOS
antivirus entre otros se deberá documentar 3. Divulgación al personal
TECNOLÓGICOS
mediante el Formato para gestión del Cambio Involucrado sobre la gestión del
HSEQ-GEN1-F -3. Cambio
4. Registros de Aplicación del
Cambio
El adquirir un nuevo contrato representa
cambios significativos para la organización, por
tal razón es considerado como gestión del 1. Firma del Contrato y/o Acta
ADJUDICACIÓN DE
Cambio, de inicio
UN NUEVO
El aseguramiento de este cambio se debe 2. Plan HSEQ y/o de Calidad
CONTRATO
realizar mediante la firma del contrato y/o acta según corresponda
de inicio del contrato y Plan HSEQ y/o de
Calidad según corresponda

Nota: Toda gestión del cambio que se genere como resultado de un accidente fatal debe contar con el
plan de acción de este accidente y la documentación solicitado de acuerdo a la legislación.

8.3 Diligenciamiento Formato de Gestión del Cambio

8.3.1 Identificación del Cambio:

Se deberá documentar el cambio que se ha visto necesario realizar, para esto se dispondrá del Formato
para gestión del Cambio HSEQ-GEN1-F -3 en donde se deberá definir:

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➢ Fecha de cuando se sugiere el Cambio

➢ Nombre y Firma del funcionario que ha solicitado el cambio
➢ Título del Cambio
➢ Origen del cambio solicitado

El Funcionario que ha originado el cambio deberá hacer una descripción detallada donde defina:

➢ Solución del Problema

➢ Costo Estimado (Si está disponible) Alternativas Consideradas
➢ Justificación del cambio (Consecuencias de no llevar a cabo esta modificación)
➢ Documentos Relacionados

Nota: Toda identificación de Cambio, debe ser reportada al proceso HSEQ-RSE

8.3.2 Evaluación Técnica, Valoración de Riesgos HS, Identificación de Aspectos y evaluación

de impactos Ambientales, análisis de calidad (Q).

Se hará evaluación técnica, valoración de riesgos e Identificación de aspectos y evaluación de impactos

Ambientales, y análisis de los riesgos en el proceso de calidad, mediante estas evaluaciones le permitirá
al funcionario que ha originado el cambio determinar si es viable y no traerá consecuencias adversas a la
empresa al momento de aplicarlo.

El funcionario que ha originado el Cambio, deberá solicitar apoyo al profesional HSEQ del área, para
realizar la valoración de riesgos y la identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales, y
análisis del impacto Calidad (Q), teniendo en cuenta la Matriz de identificación de peligros, evaluación y
control de riesgos y la matriz de identificación aspectos y evaluación de impactos ambientales definidas
para área donde se aplicará el cambio.

La aprobación de estas evaluaciones deberá quedar registradas en el formato para Gestión del Cambio
HSEQ-GEN1-F -3.

8.3.3 Aprobar el cambio

Para la aprobación del cambio, en primera instancia se verifica si el procedimiento definido para aplicar la
actividad con los requisitos mínimos en HSEQ en el paso a paso de acuerdo con las condiciones técnicas,
este deberá ser nuevamente revisado.

El cambio deberá ser aprobado por parte del responsable del área, el responsable de HSEQ del área, la
persona encargada de revisar la evaluación técnica y aprobación de algún miembro activo del COPASST.
Como requisito para aprobar el cambio, se define que todos los riesgos asociados al cambio deben ser
aceptables para la organización.

9. CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

➢ Firma de aprobación técnica

➢ El riesgo debe ser aceptable para la organización, según el procedimiento para de Peligros, Evaluación
y Control de Riesgos [HSEQ-S&SO1-P-1]
➢ Aprobación del Gerente de área, responsable HSEQ, y COPASST.

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DOCUMENTOS DE REFERENCIA

➢ HSEQ-GEN1-F -3. FORMATO PARA GESTIÓN DEL CAMBIO.

➢ HSEQ-S&SO1-F-1. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN Y CONTROL DE
RIESGOS.
➢ HSEQ-GAM1-F -20. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE
IMPACTOS AMBIENTALES.
➢ HSEQ-S&SO1-F -73 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, VALORACIÓN Y CONTROL DE
RIESGOS PERÚ

10. ANEXOS

N.A

11. REGISTRO DE APROBACIÓN

Fecha Fecha de Fecha de

Elaboró Revisó Aprobó Custodio
elaboración revisión aprobación
Comité de
Líder de 20-ene- Representante 18-mar- Soporte de Gestión
Sistemas de 18-mar-2014
Proceso 2015 HSEQ 2014 Documental
Gestión
Comité de
Líder de 20-ene- Representante 12-jun- Soporte de Gestión
Sistemas de 12-jun-2016
Proceso 2015 HSEQ 2016 Documental
Gestión
Comité de
Líder de 20-ene- Representante Soporte de Gestión
31-jul-2017 Sistemas de 31-jul-2017
Proceso 2015 HSEQ Documental
Gestión
Comité de
Líder de 20-ene- Representante 13-feb- Soporte de Gestión
Sistemas de 13-feb-2018
Proceso 2015 HSEQ 2018 Documental
Gestión
Comité de
Líder de 20-ene- Representante 13-feb- Soporte de Gestión
Sistemas de 04-jul-2018
Proceso 2015 HSEQ 2018 Documental
Gestión

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