10 Planificacion Control Gestion

Planificación y Control de Gestión | Unidad 10
PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
Unidad 10: Carta Gantt y MS Project

como herramientas para el control de
Instituto Profesional IACC | 2016 1
tiempo y recursos
ÍNDICE
OBJETIVO ESPECÍFICO ......................................................................................................................... 3

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. CARTA GANTT .............................................................................................................................. 5
1.1. CONCEPTOS CLAVES ............................................................................................................ 6
1.2. ESTRUCTURA CARTA GANTT ............................................................................................... 6
1.3. ETAPAS DE ELABORACIÓN DE UNA CARTA GANTT ............................................................. 8
2. USO DE MICROSOFT PROJECT PARA LA GENERACIÓN DE CARTAS GANTT................................. 9
2.1. INSTALACIÓN MICROSOFT PROJECT ................................................................................... 9
2.2. ELABORACIÓN CARTA GANTT EN PROJECT. ...................................................................... 14
3. USO DE OTRAS HERRAMIENTAS PARA CONSTRUCCIÓN CARTA GANTT ................................... 24
3.1. MICROSOFT VISIO.............................................................................................................. 24
3.2. MICROSOFT EXCEL ............................................................................................................ 26
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 27
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 28

OBJETIVO ESPECIFICO
 Conocer y aplicar la herramienta de carta Gantt, apoyándose en su implementación

a través del uso del software MS Project, para el control de tiempos, recursos y tareas
en un proyecto o actividad determinada.

INTRODUCCIÓN
En la actualidad es fundamental que las Pasando a otras de las tareas del control de
empresas encuentren las fuentes de ventaja gestión, su doble función de planificación y
competitiva en sus estrategias y las control en las empresas requiere
fortalezcan. Debido a la constante herramientas que permitan realizar una
competencia en todos los mercados y rubros programación sistemática de actividades para
y a los cambios que han experimentado los lograr los objetivos trazados, definiendo
consumidores, ya no se conforman con tiempos de actividades y de procesos,
satisfacer sus necesidades básicas, si no que personas encargadas, etc. Para cumplir con
reclaman menores costos, mayor rapidez de esta labor la herramienta idónea es la Carta
entrega, más innovación, entre otros Gantt, que corresponde a un diagrama que se
atributos. De esta forma el control de gestión emplea para planificar y programar tareas a lo
requiere de herramientas que le ayuden a largo de un periodo de tiempo definido.
identificar cuáles son las actividades que
fortalecen su ventaja competitiva, cuáles no Esta semana se estudiará este diagrama que
son necesarias para el proceso, cuáles pueden es fundamental para planificar proyectos en
externalizarse, etc. La herramienta que le las empresas, permitiendo a los usuarios,
proporciona esta información es la cadena de tener una visión de las actividades y sus
valor, permitiendo evidenciar la estrategia de tiempos de duración, pudiendo realizar
las empresas a través de la desagregación de mejoras constantes en pro del cumplimiento
las actividades fundamentales relacionadas eficiente de los objetivos.
con la producción y comercialización e
.
identificar las fuentes de ventaja competitiva.
Cada vez que usted planea se arriesga, fracasa, revalúa o hace ajustes, está disponiendo de
otra oportunidad para volver a empezar, solo que en mejores condiciones que la primera
vez
John C. Maxwell, escritor y conferencista de liderazgo.

1. CARTA GANTT
La Carta Gantt es una herramienta de planificación y programación de proyectos a lo largo de un
período de tiempo definido.
Consiste en un diagrama donde es posible visualizar el detalle de tareas a realizar, los tiempos de
duración, las fechas de comienzo y término y las personas encargadas.
El objetivo principal de esta herramienta es medir, facilitar y emplear de un modo eficiente y eficaz
el recurso tiempo de las empresas.
Dado que la carta Gantt provee un sistema ordenado de información de avance del proyecto en
cuanto a actividades, recursos, tiempo y costos aporta a la administración de proyectos un método
que favorece el control y el análisis de las desviaciones del mismo, por lo tanto aporta al éxito de los
proyectos.
A continuación una carta Gantt tipo:
Imagen 1: Carta Gantt. Grafiscopio (2010) Recuperado de http://goo.gl/h6BV2j

1.1. CONCEPTOS CLAVES
Es necesario definir algunos conceptos para familiarizarse con esta herramienta, tales como:
 Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y planificadas para lograr un fin

específico. Constituye la base de la carta Gantt, ya que es elaborada en base a él.
 Tareas: corresponden al subconjunto de actividades de un proyecto, es el desglose de

cada paso a ejecutar para llevar a cabo un proyecto.
Por ejemplo para elaborar un queque básicamente las tareas serían:
- Reunir los ingredientes

- Elaborar la mezcla
- Batir en un bol
- Colocar en un recipiente
- Hornear durante unos minutos
- Retirar del horno y dejar enfriar.
 Encargados: son las personas a cargo de realizar cada actividad. Se deben registrar
para efectos de control de avances.
 Barra de tareas: corresponde a la barra que gráfica el tiempo que durará una actividad
y se localiza en el calendario abarcando la duración completa.
 Recursos: corresponden a todos aquellos elementos necesarios para realizar la

actividad como máquinas, insumos, materia prima, etc.
1.2. ESTRUCTURA CARTA GANTT
La carta Gantt en su estructura se conforma de dos grandes ejes:

 Vertical: corresponde a la columna donde son definidas principalmente las actividades

a realizar de un proyecto. Además es posible ver las fechas de inicio y término, los
tiempos de duración, recursos utilizados y encargados.
 Horizontal: presenta el calendario y la duración de cada actividad representada con

una barra.

1.3. ETAPAS DE ELABORACIÓN DE UNA CARTA GANTT
Una carta Gantt puede ser realizada en forma manual o mediante un software que facilite una gran
tarea como es la elaboración de esta herramienta. Existen tres programas que suelen utilizarse para
llevar a cabo esta labor, Microsoft Visio y Microsoft Project cuentan con un módulo especial para
crear una carta Gantt y Microsoft Excel que aunque no cuenta con la opción para crear la
herramienta, puede elaborarse a través de la opción de creación de gráficos de barras
personalizados.
Antes de utilizar algún programa, es necesario definir los pasos para la elaboración de una carta
Gantt. Son las siguientes:
1. Detallar las especificaciones del proyecto. Es decir, su nombre, a que área pertenece, qué
persona está a cargo, la fecha de inicio y término. Esto debe ser realizado en un recuadro
aparte de la carta Gantt.
2. En el eje horizontal se debe considerar el tiempo que durará el proyecto, descartando los
días inhábiles, las jornadas en que no se trabajará en el proyecto, los fines de semana, etc.
3. En el eje vertical se especifican las actividades y tareas a realizar para el proyecto, el

responsable de cada tarea, su duración, los recursos utilizados y toda columna de detalle
que se haya agregado con el fin de dar una mejor definición a cada tarea.
4. En el cruce de ambos ejes se encuentra el calendario de días, semanas o meses, donde será
posible visualizar a través de barras coloreadas la duración de cada tarea, además de la
simultaneidad de realización cuando corresponda. Algunas tareas no pueden comenzar sin
la terminación de una anterior, mientras que otras pueden realizarse simultáneamente. Es
necesario que al asignar los tiempos, siendo lo más realista posible con el fin de evitar
estancamientos o retrasos en el proceso.

2. USO DE MICROSOFT PROJECT PARA LA GENERACIÓN DE

CARTAS GANTT
Para efectos prácticos se explicará paso a paso la utilización de la herramienta Microsoft Project,
para la construcción de cartas Gantt, ya que este software es utilizado en forma constante en el
mundo laboral.
2.1. Instalación Microsoft Project

A continuación se mostrará paso a paso como se instala la versión de prueba de Microsoft Proyect:
Versión de prueba de Microsoft Project para Office 365
https://goo.gl/mlRMRf
 Dirigirse a la opción Probar ahora, como se indica en la siguiente imagen:

Imagen 2: Descarga versión de prueba de Project para Office 365. Microsoft (s. f.). Recuperado de
https://goo.gl/mlRMRf
 A continuación se solicitan algunos datos que deben ser completados por la persona que
descarga la versión, además de la creación de un email personal con la cuenta de Microsoft
para descargar la versión:
Imagen 3: Ingreso de datos para descarga versión de prueba Project. Microsoft (s. f.) Recuperado de
https://goo.gl/0XPB5o

Imagen 4: Ingreso de datos para descarga versión de prueba Project. Recuperado de https://goo.gl/0XPB5o
 No olvidar guardar estos antecedentes. De todas maneras, se recepcionará un correo

electrónico, proporcionado por la persona en los primeros pasos con esta información.
Dirigirse a la opción “Está listo”.
Imagen 5: Aviso de respaldo información. Microsoft (s. f.)

 El siguiente paso es la instalación del software, lo cual se realiza desde la opción mostrada a
continuación.
Imagen 6: Versión prelininar del centro de administración. Microsoft (s. f.)
 Dirigirse a la opción instalar
Imagen 7: Instalación de Microsoft Project en ordenador. Microsoft (s. f.)

 Dar clic en ejecutar y esperar la instalación
Imagen 8: Ejecución de instalación de Microsft Project. Microsoft (s. f.)

2.2. ELABORACIÓN CARTA GANTT EN PROJECT
Para comenzar, al iniciar Project, se mostrará una pantalla con variadas opciones, se debe hacer clic
en la opción “Plan de proyecto sencillo”.
Imagen 9: Inicio de Project. Microsoft (s. f.)
2.2.1. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO: DEFINIENDO LAS TAREAS
Las actividades corresponden a la subdivisión del proyecto, mientras las tareas son la subdivisión de
ellas. En esta etapa se deben definir en base al proyecto, de acuerdo al proyecto que quiere
plasmarse en la carta Gantt.
En la parte que dice Resumen #1 se colocará el nombre de la actividad y hacia abajo se listarán las
tareas correspondientes a cada actividad.
Se deben establecer las fechas de inicio y término para cada actividad y tarea. El programa
proporciona en forma automática la de término si se colocan las de inicio y la duración.
A modo de ejemplo se presentará un caso de construcción de un mueble en forma básica.
Fabricación de una mesa de madera:

RESUMEN DURACIÓN

Actividad 1: Diseño de la mesa 2 días

Tarea 1: Elaborar plano. 1 día
Tarea 2: Definir materiales necesarios. 1 día
Actividad 2: Construcción de la mesa 4 días
Tarea 1: Montar las partes de la mesa. 1 día
Tarea 2: Lijar la madera. 1 día
Tarea 3: Pintar la mesa. 1 día
Tarea 4: Barnizar la mesa. 1 día
Actividad 3: Embalar la mesa 1 día
Tarea 1: Embalar la mesa y dejarla lista para 1día
venta.
Tabla 1: Ejemplo fabricación de mesa de madera.
En el programa proyect quedaría de la siguiente manera:
Imagen 10: Construcción carta gantt en Project.

La columna “predecesoras” se refiere a las actividades o tareas que deben terminar para que
comience la siguiente. Si se coloca en esta columna el número de la actividad anterior se efectuará
un vínculo señalado con una flecha, que permite visualizar la relación de comienzo y término entre
tareas.
2.2.2. INSERTAR COLUMNAS DE ACUERDO A NECESIDAD DE USUARIO
Es posible a través del programa insertar más columnas de acuerdo a lo que el usuario necesite
visualizar. Se realiza pinchando el botón derecho del mouse sobre cualquier columna del eje vertical,
en la opción “insertar columna”, se despliega en forma inmediata un listado de los títulos que puede
tener esta columna, pero permite personalizarlo si así se desea.

Imagen 11: Cómo insertar una columna.
Imagen 12: Cómo definir contenido de nueva columna

2.2.3. ASIGNACIÓN DE RECURSOS
Se pueden definir los recursos que se utilizarán para cada tarea, dependiendo del nivel de detalle
que el usuario o empresa requiera.
Para hacerlo se debe ir a la siguiente opción y pinchar uso de recursos:
Imagen 13: Opción uso de recursos.
En esta opción se pueden definir la cantidad de horas que se designará a cada tarea, asimismo las
personas que trabajaran en ello y por cuanto tiempo lo harán medido en porcentaje.
Siguiendo el mismo ejemplo:

Imagen 14: Cómo designar horas a cada tarea.
Para asignar a cada tarea las personas que la realizaran y el porcentaje, en el diagrama Gantt ya
construido se debe hacer clic derecho sobre cada tarea e ir a la opción asignar recursos. Luego en el
recuadro que aparece a un costado, se debe colocar el nombre del trabajador en la columna nombre
del recurso, en unidades colocar el porcentaje que le corresponde y en costo se realiza doble clic
en cada trabajador para designar en un cuadro que se despliega su valor hora estándar y extra, de
la misma forma se hace con cualquier otro recurso que no sea trabajador.
A continuación las imágenes de ejemplo:

Imagen 15: Cómo asignar recursos a cada tarea.
Imagen 16: Cómo detallar cada recurso.

Imagen 17: Cómo asignar costos a cada recurso.
Una vez realizado esto, se hace clic en cerrar y se dirige a la opción uso de recursos mencionado
anteriormente, debiese verse de la siguiente manera:

Imagen 18: Visualización de tareas separadas por quien las realiza.
Elaborar planos era una actividad que duraba una hora y fue designada a dos personas con un 50%
cada uno, quedando en 0.5 horas.
Es importante considerar que cada aspecto es modificable en forma manual sobre la misma celda
del dato.
2.2.4. GESTIÓN Y SEGUIMIENTO A TRAVÉS DE INFORMES
A través de este programa es posible emitir diversos informes, los cuales se encuentran en la
pestaña superior “crear un informe”. En esta opción existen informes de costes, avances, gráficos,
tareas, recursos, etc. Solo basta con hacer clic en el informe que se requiere y el programa lo
generará automáticamente de acuerdo a los datos proporcionados por el usuario.

Imagen 19: Pestaña crear informe.
Un ejemplo de los informes es el flujo de caja, el cual se visualiza de esta manera:
Imagen 20: Ejemplo informe flujo de caja

Estos informes permiten ir realizando gestión y seguimiento respecto del proyecto que se está
visualizando, verificar los costes, si existen variaciones importantes de acuerdo a los presupuestos,
grados de avance de cada actividad, gestión de personas en cuanto a su desempeño, etc.
Estos informes permiten ir realizando las dos funciones primordiales del control de gestión:
PLANIFICACIÓN Y CONTROL.
El software Microsoft Project tiene variadas funciones para la

realización, gestión y seguimiento de proyectos. Constituye una
poderosa herramienta administrativa útil para el control de
gestión. Lo que se muestra en el contenido de esta semana refiere
solamente a la realización de cartas Gantt, siendo el programa
mucho más amplio en cuanto a funciones.
3. USO DE OTRAS HERRAMIENTAS PARA CONSTRUCCIÓN

CARTA GANTT
Como se mencionaba anteriormente, existen otras herramientas que facilitan la labor de
administrar el tiempo de los proyectos de una empresa, estos son Microsoft Visio y Excel.
3.1. MICROSOFT VISIO

Microsoft Visio posee un módulo específico para la construcción de esta herramienta, como se
muestra a continuación:

Imagen 21: Inicio Microsoft Visio.
Si se desea descargar Microsoft Visio para probarlo, se puede hacer

a través del siguiente link:
https://goo.gl/eXXlg3

3.2. MICROSOFT EXCEL
Si bien no posee un módulo específico para la realización de esta herramienta, si permite elaborarla
mediante otras opciones, como la que se muestra a continuación:
 Carta Gantt en Microsoft Excel, paso a paso.
https://goo.gl/FF7VuW

COMENTARIO FINAL
La carta Gantt constituye una herramienta muy eficiente al planificar y controlar un proyecto.
Su principal objetivo es la administración eficiente del tiempo, un recurso limitado para las personas
y las empresas.
A través de esta herramienta el control de gestión da cumplimiento a sus dos funciones más
importantes: planificar y controlar en las empresas, ya que la carta Gantt además de mostrar a los
usuarios los tiempos de duración de los proyectos permite visualizar recursos asignados, personas
responsables, grados de avance, desajustes, etc. El usuario puede modificar sus proyectos en la
práctica y mejorar continuamente en base a la información obtenida.
Existen en la actualidad herramientas que facilitan la elaboración de la carta Gantt, como las
nombradas esta semana, Microsoft Project, Visio y Excel, las cuales permiten automatizar los
procesos, cada una en distintos grados de dificultad pero todas adaptables a la realidad de cada
usuario.

REFERENCIAS
Anthony, R. (1998). El control de gestión: marco, entorno y proceso. 2.ª edición. Bilbao: Editorial
Duesto.
Experto Cartagantt.com. (2015) ¿Cómo hacer una carta Gantt. Artículo. Recuperado de
http://goo.gl/UFi3k8
Experto Grafiscopio.com. (s. f.). Carta Gantt para qué sirve y como hacerla. Artículo. Recuperado
de
http://goo.gl/YdrHrl
Kovacevic, A. y Reynoso, A. (2013). El diamante de la excelencia organizacional. 1.ª edición.
Santiago: Aguilar Chilena de Ediciones S. A.
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2016).Carta Gantt y MS Project como herramientas para el control de tiempos y recursos.
Planificación y Control de gestión. Unidad 10.


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A continuación una carta Gantt tipo:

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1.1. CONCEPTOS CLAVES

 Proyecto: conjunto de actividades coordinadas y planificadas para lograr un fin

 Tareas: corresponden al subconjunto de actividades de un proyecto, es el desglose de

Por ejemplo para elaborar un queque básicamente las tareas serían:

- Reunir los ingredientes

 Recursos: corresponden a todos aquellos elementos necesarios para realizar la

1.2. ESTRUCTURA CARTA GANTT

La carta Gantt en su estructura se conforma de dos grandes ejes:

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 Vertical: corresponde a la columna donde son definidas principalmente las actividades

 Horizontal: presenta el calendario y la duración de cada actividad representada con

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1.3. ETAPAS DE ELABORACIÓN DE UNA CARTA GANTT

3. En el eje vertical se especifican las actividades y tareas a realizar para el proyecto, el

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 Dar clic en ejecutar y esperar la instalación

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A modo de ejemplo se presentará un caso de construcción de un mueble en forma básica.

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En el programa proyect quedaría de la siguiente manera:

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Imagen 11: Cómo insertar una columna.

Imagen 12: Cómo definir contenido de nueva columna

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Para hacerlo se debe ir a la siguiente opción y pinchar uso de recursos:

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